TARJOUSPYYNTO Sä hko inen pälvelupolku eppu jä rjestelmä. Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTO Sä hko inen pälvelupolku eppu jä rjestelmä Tarjouspyyntö

2 Sisällys 1. Hankinnan perustiedot Asiakirjojen tarkoitus ja rakenne YTHS hankintayksikkönä Hankinnan yleiskuvaus ja laajuus Hankinnan arvo Sopimuskausi Hankintamenettely Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Asiakirjajulkisuus Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Hankintamenettelyn kieli Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen tekemisen muut ehdot Hankintamenettelyn kulku Hankintapäätös Tarjoajien soveltuvuusehdot Alihankkijat Tarjoukselle asetetut vaatimukset Hintojen ilmoittaminen Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset ja sopimusehdot Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjouksen voimassaoloaika Voittavan tarjouksen valinta Hankintasopimus Päiväys ja allekirjoitus LIITELUETTELO... 11

3 1. Hankinnan perustiedot ja hankinnan kohteen kuvaus 1.1 Asiakirjojen tarkoitus ja rakenne Tässä tarjouspyynnössä on kuvaus Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (jatkossa YTHS) sähköisen palvelupolku järjestelmän (jatkossa eppu järjestelmä) hankinnasta ja hankintamenettelystä. Hankintaan liittyviä kuvauksia on seuraavissa liitteissä: 1. prosessikuvaus vaihe 1 ja sen kirjallinen kuvaus 2. prosessikuvaus vaihe 2 ja sen kirjallinen kuvaus 3. YTHS arkkitehtuuriperiaatteet 4. toimintamalli ehkäisyasiat 5. toimintamalli syömishäiriö 6. ajanvarauksen kuvaus vaiheessa yksi Seuraavat liitteet ovat lomakkeita, jotka tarjoajan tulee täyttää tarjouksensa jättämiseksi: 7. tekniset ja toiminnalliset vaatimukset 8. tarjouslomake 9. pakollinen referenssi- ja henkilöstölomake 1.2 YTHS hankintayksikkönä Hankintayksikön toiminnan yleiskuvaus Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö tarjoaa yleisterveyden, mielenterveyden sekä suunterveyden palveluja. YTHS toimii aktiivisesti yhteistyössä mm. opiskelijajärjestöjen, yliopistojen sekä muiden terveydenhuollon alan järjestöjen kanssa. Opiskeluterveydenhuoltoon sisältyy lakisääteisesti 1) oppilaitoksen opiskeluympäristön terveellisyyden ja turvallisuuden sekä opiskeluyhteisön hyvinvoinnin edistäminen sekä seuranta; 2) opiskelijoiden terveyden ja hyvinvoinnin sekä opiskelukyvyn seuraaminen ja edistäminen, sekä kaikille opiskelijoille terveystarkastukset yksilöllisen tarpeen mukaisesti; 3) terveyden- ja sairaanhoitopalvelujen järjestäminen opiskelijoille, mielenterveys- ja päihdetyö, seksuaaliterveyden edistäminen ja suun terveydenhuolto mukaan lukien; 4) opiskelijan erityisen tuen tai tutkimusten tarpeen varhainen tunnistaminen sekä opiskelijan tukeminen ja tarvittaessa jatkotutkimuksiin tai -hoitoon ohjaaminen.

4 Toiminnan laajuus YTHS on valtakunnallinen organisaatio, toimipisteitä on 14 paikkakunnalla. Yliopistojen ja korkeakoulujen sivutoimipistekaupungeissa YTHS:n palvelut tuotetaan ostopalveluina. Toimipiiriin kuuluu yhteensä noin opiskelijaa ja YTHS:n palveluksessa työskentelee yli 600 terveydenhuollon ammattilaista, muun muassa yleis- ja erikoislääkäreitä, terveydenhoitajia, sairaanhoitajia, perushoitajia, hammaslääkäreitä, suuhygienistejä, hammashoitajia, psykiatreja ja psykologeja. YTHS:n toiminta voi laajentua lähivuosina kattamaan myös ammattikorkeakouluopiskelijoiden opiskeluterveydenhuollon. Ammattikorkeakoulun opiskeluterveydenhuoltoa on pilotoitu alkaen YTHS-mallilla Seinäjoella ja Lappeenrannassa. Kokeilun mahdollinen laajennus ja vakinaistaminen edellyttävät vielä jatkoselvityksiä ja lainsäädännön muutoksia. Hallitus päätyi budjettiriihessään jatkamaan kokeilua heinäkuun 2015 loppuun. Toteutuessaan laajennuksen jälkeen YTHS:n palveluiden piirissä olisi n opiskelijaa. Ammattikorkeakoulukenttä on hajaantuneempi kuin yliopistojen verkosto. Toimipisteitä perustettaisiin lisää kappaletta ja henkilöstön määrä nousisi henkilötyövuodella. Ajankohtaista eppu-järjestelmän hankintaan vaikuttaa YTHS:n käynnissä oleva potilastietojärjestelmähankinta, josta odotetaan saatavan hankintapäätös vuoden 2014 ensimmäisellä kvartaalilla, ja jonka odotettavissa oleva käyttöönotto tapahtuu vuoden 2015 aikana. Potilastietojärjestelmähankkeen edetessä tarkentuu sisältyisikö myös nyt hankittava eppu järjestelmä jatkossa hankittavaan potilastietojärjestelmään. Uuden potilastietojärjestelmän ohella nyt hankittavan eppu järjestelmän laatu ja hinta vaikuttavat siihen jatketaanko eppu järjestelmän sopimusta ensimmäisen 24 kuukauden (kts kohta 6.1) jälkeen vai ei. 1.2 Hankinnan yleiskuvaus ja laajuus Tausta YTHS:n sähköisten palveluiden strategia tähtää tehokkaaseen ennaltaehkäisevään terveydenhuoltoon ja hoidon tarpeen mahdollisimman varhaiseen havaitsemiseen. Ns. kansalaiskeskeisessä toiminnassa on terveydenhuollon organisaation kannalta kaksi keskeistä tekijää: 1) palveluntarjoajan omaa toimintaa tehostetaan niin, että resurssit riittävät paremmin kansalaisten palvelemiseen ja 2) tuetaan kansalaisen edellytyksiä ja mahdollisuuksia ottaa enemmän vastuuta omasta terveydestään ja osallistua terveytensä ylläpitoon ennaltaehkäisevästi omahoitoratkaisujen avulla. YTHS:n nykyisessä toimintamallissa YTHS:n terveydenhuollon ammattilainen tekee opiskelijalle hoidon tarpeen arvioinnin kun opiskelija ottaa puhelimitse yhteyttä. Hankinnan taustalla on sellainen lähtökohta, että terveydenhuollon ammattilaisten määrä ei tule jatkossa riittämään nykytoiminnan ylläpitämiseen ja on välttämätöntä tehostaa mm. hoidon tarpeen arvioinnin ja ajanvarauksen prosesseja.

5 Hankinnan kohde ja tavoite Hankinnan tavoitteena on mahdollistaa tietyille erikseen valituille potilasryhmille sähköiseen asiointiin perustuva vuorovaikutteinen optimaalisen palvelupolun arviointi- ja ajanvarausjärjestelmä, jonka pyrkimyksenä on: - Nopeuttaa ja helpottaa potilaiden yhteydensaantia YTHS:lle - Vapauttaa terveydenhuollon ammattilaisten työpanosta varsinaiseen hoitotyöhön - Vakioida ja parantaa hoitoon ohjauksen laatua - Yhdessä muiden sähköisten palveluiden kanssa auttaa asiakkaita itsenäisesti tai ohjatusti tunnistamaan oma terveydentilansa ja käyttämään terveyspalveluita tarkoituksenmukaisemmin Ratkaisu hankintaan Software as a Service (SaaS) palveluna. Hankinnan kohdetta on kokeiltu rajatulla mallilla Töölön toimipisteessä. Tarjoajia kehoitetaan perehtymään pilotin sisältöön, sillä siitä ilmenee nykyisen palveluratkaisun monipuolisuuden, käytettävyyden ja visualisen ilmeen taso, joka hankittavan ratkaisun tulee ylittää. ( Tarjottavan palveluratkaisun tulee olla ominaisuuksiltaan vähintään samalla vähintään samalla tasolla pilotin kanssa, jollei tarjouspyynnössä tai sen liitteissä erikseen määrätä toisin. Hankittavan ratkaisun toimintamalli on tiivistetysti seuraavanlainen: - opiskelija löytää palvelun YTHS www sivuilta, jossa siihen viitataan useammassa paikassa, mm ajanvarausyhteystietojen yhteydessä - opiskelija vastaa vuorovaikutteiseen kyselyyn hänen tilansa selvittämiseksi - vastausten perusteella opiskelijalle esitetään erilaisia suosituksia tai vaihtoehtoja, esimerkiksi toiminta- tai hoito-ohjeita, reseptin uusintaa tai ajan varaamista - jos suosituksena tai vaihtoehtona on reseptin uusinta tai ajan varaaminen tarjotaan tähän mahdollisuutta sähköisesti. Sähköisen ajanvarauksen toteutustapa on ennen uuden potilastietojärjestelmän käyttöönottoa seuraava: (1. toteutusvaihe) hankittava ratkaisu toimii itsenäisesti eikä ole integroituna YTHS potilastietojärjestelmään. Tässä vaiheessa reseptin uusinnat ja ajanvaraukset vaativat käsityötä tiedon siirtämisestä YTHS potilastietojärjestelmän ja hankittavan ratkaisun välillä. Käsityön johdosta eppu järjestelmällä tulee olemaan arviolta YTHS henkilöstöstä koostuvaa käyttäjää. Tämän vaiheen käyttökuvaus on esitetty liitteessä 1. Vaiheessa 1 järjestelmä on käytettävissä YTHS:llä valtakunnallisesti ja se sisältää pälvelupolut ehkäisypotiläs (liite 4) jä syömishäiriö (liite 5) Järjestelmä tulee toimittaa tarjouspyynnön vaatimukset täyttävänä hankintayksikön hyväksymistestiin mennessä. Ratkaisu tulee voida ottaa tuotannolliseen käyttöön viimeistään YTHS päättää itse millä aikataululla ratkaisu otetaan missäkin sen toimipisteissä käyttöön, mutta hinnan tulee kattaa koko YTHS:n toiminnan nykyinen laajuus.

6 1.3 Lisähankintamahdollisuudet eli optiot Lisäpalvelut YTHS voi tilata ratkaisukuvaukseen kuulumattomia hoitopolkuja ja lisäominaisuuksia toteutettuun järjestelmään erillisillä tämän hankinnan alaisilla projektitoimitussopimuksin. Lisäominaisuudet voivat olla myös uusia polkuja. (vaihe 2) Integraatio potilastietojärjestelmään ja lisäpolut Uuden potilastietojärjestelmän käyttöönoton jälkeen ratkaisu voidaan integroida potilastietojärjestelmään esim Microsoft BizTalk tai vastaavan palvelun kautta. Tässä vaiheessa palvelu on reaaliaikainen ja tiedonsiirto automaattista. Erillistä ajanvaraustoiminnallisuutta ei eppu järjestelmässä enää tarvita vaan ajanvaraus voidaan hoitaa luvituksin (ns. tikettiajanvaraus) potilastietojärjestelmän sähköisen ajanvarauksen kautta. YTHS henkilöstökäyttäjille ei ole tässä vaiheessa enää tarvetta. Tämän vaiheen käyttökuvaus on esitetty liitteessä 2. Erityisesti tässä vaiheessa, kun järjestelmästä saadaan reaaliaikainen, on YTHS:llä halua laajentaa palvelun käyttöä muihinkin terveysongelmiin. Mahdollisiksi uusiksi poluiksi on ideoitu mm. seuraavia (aakkosjärjestyksessä). Näiden toteuttamisesta sovitaan erikseen. - alkoholi- ja päihdeongelmat - astma - automatisoitu sähköinen terveyskysely - hampaan lohkeama - masennus - matkailuneuvonta - purentafysiologiset ongelmat - raskauden ehkäisyn aloitus (palvelun nykyinen polku on suunnattu pääosin raskauden ehkäisyä jo käyttäneille) - sosiaalisten tilanteiden pelko - suun terveyden tutkimuskäynnin tarve 1.4 Hankinnan arvo Hankinnan arvo ylittää kansallisen kynnysarvon, mutta alittaa EU kynnysarvon. Hankinnan optioita ei käytetä, jos se johtaisi EU-kynnysarvon ylittymiseen. 1.5 Sopimuskausi Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimuskauden pituus on 24 kk, jonka jälkeen sopimus voi jatkua toistaiseksi voimassa olevana

7 6kk irtisanomisajalla. Sopimuksen jatkamisesta päätetään viimeistään 4 kuukautta ennen 24kk sopimuskauden päättymistä. 2. Hankintamenettely Hankinnassa ja sopimuksen laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja soveltuvin osin. Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. YTHS pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 2.1 Hankinnasta ilmoittaminen ja lisätiedot Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-tietokannassa Tarjouspyyntö julkaistaan myös YTHS:n kotisivuilla Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset esitetään sähköpostilla kehittämispäällikkö Kimmo Kääriälle (kimmo.kaaria(at)yths.fi). Aihekenttään tulee merkitä: eppu kilpäilutus. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Lisäkysymykset on esitettävä klo mennessä, ja niihin vastataan yllä mainituilla verkkosivuilla viimeistään Tarjouspyynnön muista mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa verkkoosoitteessa samalla, kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. 2.2 Asiakirjajulkisuus YTHS:ään sovelletaan hankintalain 84.2 perusteella rajoitetusti julkisuuslakia. Hankinnan asiakirjat ja päätökset eivät ole kokonaan julkisia, vaan ainoastaan asianosaisjulkisia. Päätökset ja niitä koskevat asiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi, kun ne on allekirjoitettu. Tarjoukseen ja muihin hankintayksikölle toimitettuihin asiakirjoihin sisältyvät liike- ja ammattisalaisuudet eivät tule asianosaisjulkisiksi. YTHS sitoutuu huolehtimaan siitä, että liike- ja ammattisalaisuudet pysyvät luottamuksellisina. Toimittaessaan asiakirjoja hankintayksikölle tarjoajan on toimitettava ne kahtena eri versiona: 1. Asianosaisjulkinen versio. Versiosta tulee olla poistettu kaikki tarjoajan liikeja ammattisalaisuuksinaan pitämät tiedot. Versiosta ei saa poistaa mitään muita kuin salassa pidettäviä liike- ja ammattisalaisuustietoja.

8 2. Salassapidettävä versio. Versio sisältää kaikki asiakirjakokonaisuuden osat (mukaan lukien liike- ja ammattisalaisuudet). Tähän versioon on myös merkittävä, mitkä tiedot ovat sellaisia, joita ei ole asianosaisjulkisessa versiossa. Eri versioiden on oltava aina erillisiä niteitä (jos ne toimitetaan paperisina) ja sähköisessä muodossa niiden on oltava erillisissä sähköisissä kansioissa. Jos liike- ja ammattisalaisuuksia ei ilmoiteta edellä vaaditulla tavalla, YTHS:llä on oikeus katsoa, että asiakirjan tietoihin ei sisälly liike- ja ammattisalaisuuksia. Se, ovatko liike- tai ammattisalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot salassa pidettäviä tietoja, vai asianosaisjulkisia, ratkaistaan julkisuuslain perusteella. Hinta ei voi olla liikesalaisuus. 2.3 Tarjouksen jättäminen ja tarjousten avaamistilaisuus Vastaukset tulee antaa kaikkiin liitteiden 7, 8 ja 9 edellyttämiin kohtiin. Lomakkeiden sisältöä ei saa muuttaa, jollei ohjeistuksessa toisin todeta. Pyydämme, että ette toimita mitään mainos- tai vastaavaa materiaalia tarjouksenne liitteenä. Ylimääräistä materiaalia ei voida ottaa huomioon, joten sen liittäminen ei tuota teille etua. Tarjous liitteineen tulee olla suomenkielellä. Tarjous liitteineen on lähetettävä kahtena erillisenä versiona siten kuin kohdassa 2.2 äsiäkirjäjulkisuus todetään. Tarjoaja, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien tietojen antamiseen toimittaessaan pyydettyjä tietoja, voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa yhtenä (1) kappaleena paperille tulostettuna sekä yhtenä kappaleena tallennettuna sähköisessä muodossa USB-tikulle. Tarjoukset tulee toimittaa suljetuissa kirjekuorissa klo mennessä YTHS:lle. Kuoreen tulee merkitä eppu kilpailutus sekä tarjoajan nimi. Toimitusosoite: Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Kehittämispäällikkö Kimmo Kääriä Töölönkatu 37 A HELSINKI Määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa , joka ei ole julkinen. 2.4 Hankintamenettelyn kieli

9 Hankintamenettely tapahtuu suomen kielellä. Tarjouksen ja kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen on oltava suomenkielisiä. 2.5 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia. 2.6 Tarjouksen tekemisen muut ehdot Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 2.7 Hankintamenettelyn kulku 2.8 Hankintapäätös Saatuaan ja avattuaan kirjalliset tarjoukset YTHS käsittelee tarjoukset seuraavasti: 1. tarkistaa tarjoajien soveltuvuuden 2. tarkistaa tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 3. vertailee tarjouksia tarjouspyynnön kohdan 5. mukaisesti ja valitsee näistä voittavan tarjouksen 4. tekee hankintapäätöksen, jossa soveltuvuusehdot täyttävä tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt ja tarjousvertailussa parhaat pisteet saanut tarjoaja valitaan tarjouskilpailun voittajaksi. 5. neuvottelee hankintasopimuksen tekemiseksi voittaneen tarjoajan kanssa. Jos neuvotteluissa ei päästä tarjouspyynnön ja voittaneen tarjouksen mukaiseen sopimukseen, oikaisee YTHS hankintapäätöstään siten, että se hylkää voittaneen tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana ja valitsee voittajaksi toiseksi tulleen tarjouksen. 6. allekirjoittaa hankintasopimuksen vasta kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintapäätös toimitetaan kaikille asianosaisille sähköpostitse. Tätä varten tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto toimitetaan. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 8) sille varatussa kohdassa. Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi YTHS ottaa yhteyttä tarjouskilpailun voittajaan hankintasopimuksen laatimista varten. 3 Tarjoajien soveltuvuusehdot Tarjoajien soveltuvuusehtoihin liittyvät vaatimukset kuvataan tarjouslomakkeella liitteessä 8.

10 3.1. Alihankkijat Jos tarjoaja vetoaa alihankkijansa referensseihin, ei tarjoaja saa vaihtaa tällaista alihankkijaa ilman YTHS:n lupaa. Alihankkijoiden toiminnasta tarjoaja vastaa kuin omastaan. 4 Tarjoukselle asetetut vaatimukset Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. 4.1 Hintojen ilmoittaminen Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjouslomakkeelle (liite 8). Hinta on esitettävä arvonlisäverottomana palvelun kuukausihintana. Maksu tapahtuu kuukausittain siitä alkaen, kun palvelu on hyväksytysti käyttöönotettu. Hintojen tulee olla kiinteitä 24 kuukauden sopimuskauden ajan. Hinnan tulee kattaa koko YTHS:n toiminnan nykyinen laajuus. Jos YTHS:n toiminta laajene uusiin oppilaitoksiin, korotetaan hintaa 0,1 % tuhatta uutta toimipiiriin kuuluvaa opiskelijaa kohti. 4.2 Palvelun laadulle asetetut vähimmäisvaatimukset ja sopimusehdot Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikki tässä tarjouspyynnössä kuvatut palvelut. Palvelun pitää sisältää liitteissä tässä tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteissä kuvatut toiminnot ja vaatimukset. 4.4 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan sähköpostiosoitteensa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouslomakkeella (liite 8) sille merkityssä kohdassa. 4.5 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 6 kuukauden ajan tarjouksen allekirjoittamisesta. 5. Voittavan tarjouksen valinta 6. Hankintasopimus Parhaan tarjouksen valintaperusteena on edullisin hinta. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta toisiaan täydentävää tulkintajärjestystä seuraavasti: 1. hankintapäätös

11 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. JIT2007 sopimusehdot soveltuvin osin 4. toimittajan tarjous liitteineen Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen muutoin, paitsi että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. Hankintasopimus laaditaan suomen kielellä ja yhteydenpito sopimuskauden aikana tapahtuu suomen kielellä. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. 7. Päiväys ja allekirjoitus Helsingissä Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Jukka Männistö toimitusjohtaja Olli-Pekka Luukko talousjohtaja LIITELUETTELO 1. prosessikuvaus vaihe 1 ja sen kirjallinen kuvaus 2. prosessikuvaus vaihe 2 ja sen kirjallinen kuvaus 3. YTHS arkkitehtuuriperiaatteet 4. toimintamalli ehkäisyasiat 5. toimintamalli syömishäiriö 6. ajanvarauksen kuvaus vaiheessa yksi 7. tekniset ja toiminnalliset vaatimukset 8. tarjouslomake 9. pakollinen referenssi- ja henkilöstölomake