Case Paperitehtaan hyödyt talousosaston ja ERP:n ulkoistuksesta! Talousjohtaja Jussi Leskinen, Pankaboard Oy Toimitusjohtaja Juha Tommila, Staria Oyj

Transkriptio

1 Case Paperitehtaan hyödyt talousosaston ja ERP:n ulkoistuksesta! Talousjohtaja Jussi Leskinen, Pankaboard Oy Toimitusjohtaja Juha Tommila, Staria Oyj

2 Staria aktiivinen uudistaja Riippumaton Suomalainen Oyj Liikeidea Talousosastojen kehittäminen sekä ulkoistus- ja tietojärjestelmäratkaisut siantuntijayritys Kumppani, joka aidosti kehittää asiakkaan toimintaympäristöä Starian toimintamalli Integroidut modernit järjestelmäratkaisut Tehokkaat talousprosessit ja sähköiset, mobiilit toimintatavat Osaava ja sitoutunut henkilöstö Senior ammattilaisia; 5-15 vuoden kokemus vaativista liiketoimintaratkaisuista Helsinki Lahti Tampere Turku Stockholm

3 siakasreferenssejä kasvuyrityksiä, keskisuuria yrityksiä sekä pörssiyhtiöitä Bob Helsinki Upcast Oy Helsinki Lahti Tampere Turku Stockholm

4 Staria Pankaboard Oy palveluratkaisu Talousosastoratkaisut Design - prosessien ja menetelmien kehittäminen Talousosastopalvelut Pääkirjanpito Myyntireskontra Ostoreskontra Maksuliikenne VT raportointi Viranomaisraportointi Konsernitilinpäätös Järjestelmäratkaisut Toiminnanohjaus ostot, materiaalihallinto, talous Jeeves Enterprise, ERP Sähköinen ostolaskujen käsittely Maksuliikenne Kumppanuus Helsinki Lahti Tampere Turku Stockholm

5 Pankaboard Oy Pankaboard Oy:n kartonkitehdas sijaitsee Pohjois-Karjalassa Lieksan kaupungin Pankakosken kylässä. Tehdas valmistaa korkealaatuisia kartonkeja mm. pakkaus-, elintarvike- ja graafisen teollisuuden tarpeisiin. Henkilöstö 180 henkeä Liikevaihto 60 MEUR Pankakoski Vuonna 2006 Dermot Smurfitin johtama kansainvälinen sijoittajaryhmä osti Pankakosken tehtaan Stora Ensolta

6 Stora Ensolta peritty tilanne Taloushallinto hoidettiin Stora Enson taloushallinnon palvelukeskuksessa Kotkassa SP:lla ja Baswaren IP:llä Palkkalaskenta hoidettiin SE;n Palkkahallinnon palvelukeskuksessa Kemissä SP:lla Tilauksesta toimitukseen prosessia hoidettiin Stora Enson Fenix:llä ja useammalla paikallisella sovellutuksella Ostot ja sisään tuleva materiaalihallinto hoidettiin SP:lla Kunnossapito on ulkoistettu Fortek Oy:lle (SE ja BB), joka käytti SP:ia Käytössä oli myös SE:n Heti matkalaskujen käsittelyyn Raportointiin käytettiin Hyperionia Kaupan yhteydessä oli sovittu, että Pankaboard itsenäistyy kaikilta osin vuoden 2007 loppuun mennessä

7 Prosessit ja IT tuki Pankaboard:lla S I K S siakastarpeet Tuotteet Operatiivinen ydinprosessi Stora Enson Fenix + useita paikallisia järjestelmiä Myynti ja Sopimukset Toimitukset laskutus Tilausten käsittely Tuotanto Tuotannon suunnittelu Materiaali- ja palvelutarpeet Materiaalit ja palvelut SP Tukiprosessit Ostaminen Operatiivinen hankinta T O I M I T T J T Maksut Heti Kunnossapito Kassan hallinta Basware IP Maksut Kirjanpito, kustannuslaskenta, palkkalaskenta

8 Prosessit ja IT Tuki Pankaboard:lla - Tavoitetila S I K S siakastarpeet Tuotteet Operatiivinen ydinprosessi Tietoenator TIPS Myynti ja Sopimukset Toimitukset laskutus Tilausten käsittely Tuotanto Tuotannon suunnittelu Materiaali- ja palvelutarpeet Materiaalit ja palvelut Tukiprosessit Jeeves SP palveluna Ostaminen Operatiivinen hankinta T O I M I T T J T Maksut Taloushallinto Staria + Pankaboard Yhdessä M2 Maksut Kassan hallinta Kirjanpito, kustannuslaskenta Kunnossapito Fortek - SP Palkkalaskenta Silta Oy

9 Taloushallinnon laajuus 2 yhtiötä Holding + Operatiivinen yhtiö Myyntilaskut kpl/v Ostolaskut kpl/v Muistiot 300 kpl/v siakkaita noin 400 kpl Toimittajia kpl Matkalaskuja 150 kpl/v Myyntiä - maita kpl

10 Taloushallinnon ratkaisu Emme halunneet rakentaa omaa taloushallintoa Pankakoskelle Resurssien saatavuus Osaston koko Pankaboardin kokoisen yrityksen itsenäisestä taloushallinnosta tulee helposti haavoittuva Töitä on vain muutamalle ihmiselle => lomitusten järjestäminen / sairastumisien tuuraaminen Ei haluttu itse satsata prosessien ja järjestelmien kehittämiseen Oman SP:n hankkiminen ja pyörittäminen olisi ollut kallis ratkaisu Kokemukset SE:n taloushallinnon palvelukeskuksesta olivat hyvät Sähköistetty taloushallinto tekee mahdolliseksi ottaa mukaan prosessiin ulkopuolisia palvelujen tarjoajia Haluamme olla hyviä kartonkibusineksessa - emme taloushallinnon rutiineissa =>Päätimme siirtää taloushallinnon prosessit SE:n Kotkan palvelukeskuksesta Staria Oyj:lle Lähtökohtana oli 1:1 siirto työnjako Pankaboardin ja taloushallinnon palvelujen tarjoajan välillä säilyi samana

11 Miksi Staria Oyj Halusimme hoitaa itse samalla, yhteisellä, ERP:llä myös ostot / materiaalihallinnon Jeeves SP sovellutuksena teki sen mahdolliseksi Staria oli toimittanut Jeeves-projektit kahteen paperitehtaaseen aikaisemmin => Tunsivat paperitehtaan materiaalihallintoa Uskoimme, että meidänkin taloushallintomme on helposti hoidettavissa Jeeveksellä Starian talousosastopalvelut käyttää Jeevestä Saimme sovittua projektiin kokeneet resurssit olivat olleet mukana em. paperitehtaiden projekteissa Tarjous oli taloudellisesti OK Itse palvelun hinta ei muuttunut merkittävästi aiemmasta SE:n hinnasta IT kustannukset putosivat selvästi Partnerina Staria Oyj tuntui riittävän uskottavalta

12 Projekti Pankaboard irtosi Stora Ensosta Ratkaisun valmistelu aloitettiin elokuussa Itse aloitin Pankaboardilla Hallitus hyväksyi taloushallinnon siirron Sopimus allekirjoitettiin Projekti käynnistyi lähes välittömästi Juokseva kirjanpito Stora Ensolla v Saldot siirrettiin Maksuliikenne ja 2007 juokseva kirjapito käynnistyi Tilinpäätös tehtiin Jeevesiin Stariassa Tilin päätös tuli tutuksi Starialle Saimme ehjän avaavan taseen Hallitus allekirjoitti tilinpäätöksen

13 Työnjako Pankaboard Budjetointi Kustannuslaskenta Tuotekalkyylit Laskutus Rahoituksen suunnittelu Valuuttakauppa Tuotevaraston arvostus Laskujen hyväksyntä Matkalaskujen teko Kustannuspaikkatiliöinti Poikkeavat jaksotusimpulssit Perintä Shekit Kehitystarpeet Staria LV ilmoitukset myös ulkomaiset Veroilmoitukset Tilinpäätös Reskontrien hoito Rutiini jaksotukset Juokseva kirjanpito Maksatus Kirjanpidon tiliöinti LV/VT -koodit Käyttöomaisuuskirjanpito Tietojärjestelmien kehittäminen Yhteinen vastuu Toiminnan kehittäminen

14 Pankaboard Hallinto - Resurssit Talous Talousjohtaja Sisäinen laskija / raportoija Staria Oyj Osto Ostaja Laskukäsittelijä IT Infra palvelut - Fujitsu oy (Stora Enso) / Tietoenator Oy operatiivinen järjestelmä) Staria Oyj - Jeeves Osa-aikainen vuokra IT-päällikkö (Moduco oy) Palkkahallinto Yhteyshenkilö (tekee myös muita töitä) Silta Oyj

15 Kokemuksia projektista Projektin läpimenoaika oli lyhyt ja se vaati intensiivistä paneutumista Kokonaisuus ensisijalla Samanaikaisesti palkkahallinnon ulkoistamisprojekti Starian projektin aikataulu piti, tilinpäätös valmistui aikataulussa Vaativa projekti, ammattitaitoisia ihmisiä Haettiin alusta asti win-win projektia, jolloin ei vastakkainasettelua hyvä henki

16 Kokemuksia palvelusta Ei siirtynyt historian painolastia -> ETU, eikä karttunutta hiljaista tietoa -> HSTE Kiinnitettävä aidosti huomiota kommunikointiin ja formalisoitava se Henkilöriippumattomuuden toteutuminen Haaste suuryrityksen järjestelmistä palveluun, materiaalihallinnon ymmärtäminen Raportit saadaan ajallaan kk:n 3.työpäivä tulos selvillä

17 Yhteenveto Ulkoistus on yksilöllinen tilanne yrityksen omista lähtökohdista Harkittava ovatko tietojärjestelmät hyvässä kunnossa, henkilöstön ikärakenne, onko taloushallinto tehokas, kannattaako lähteä Pankaboard: Jotain oli pakko tehdä, koska vanhasta irtautuminen ja omaa talousosastoa ei ollut SP ei ollut järkevä vaihtoehto, Jeeves - järjestelmän hinta-laatusuhde kohdallaan

18 Yhdessä onnistumme! Esitys myös