Kansallinen elektroninen kirjasto

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 1/2000 Kansallinen elektroninen kirjasto Ohjausryhmän kokous 1/2000 Aika: klo Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Fabiania neuvotteluhuone. Yliopistonkatu 1. Läsnä: Ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Jäsen: Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Jyväskylän yliopiston kirjasto Professori Paul Fogelberg, Helsingin yliopisto Kirjastonjohtaja Riitta Huuhtanen, Kuopion yliopiston kirjasto Ylikirjastonhoitaja Sinikka Koskiala, TKK:n kirjasto Kehityspäällikkö Leif Laaksonen, CSC-Tieteellinen laskenta Oy Vararehtori Raija Sollamo, Helsingin yliopisto Tietopalvelupäällikkö Iris Tahvanainen, Espoon-Vantaan teknillinen AMK Informaatikko Maija Miettinen, Suomen Akatemia Asiantuntijat: Esittelijä Anne Luoto-Halvari, OPM Ylikirjastonhoitaja Esko Häkli, Helsingin yliopiston kirjasto Poissa: Ylitarkastaja Annu Jylhä-Pyykönen, OPM Osastonjohtaja Inkeri Salonharju, Helsingin yliopiston kirjasto ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus 2. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Esityslista hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun yhteydessä (Liite 1.).

2 Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin 4. Ohjelmakauden raportti Raportti vuoden 1999 varojen käytöstä on jätettävä opetusministeriölle mennessä. Kansallisen elektronisen kirjaston toiminta on päätetty vakinaistaa osaksi kansalliskirjaston toimintaa vuodesta 2000 alkaen. Näin ollen toiminta ohjelmana päättyy. Kokonaiskäsityksen muodostamiseksi koko ohjelmakauden toiminnasta ja merkityksestä on syytä laatia koko ohjelmakautta koskeva katsaus (Liite 2). Vuoden 1998 toiminta ja saavutukset on raportoitu erikseen. Päätösesitys: Käydään läpi ohjelmakauden raportti ja tehdään siihen tarvittavat lisäykset ja muutokset. Päätös: Ohjelmakauden raportista käytiin monipuolinen keskustelu. Raporttia täydennetään käydyn keskustelun mukaisesti. Raportti lähetetään opetusministeriölle ja rehtorien neuvostolle tiedoksi. 5. Aineistohankinnat Vuoden 2000 määrärahoista aineistohankintoihin on budjetoitu markkaa. Määrärahasta on sidottu nykyisten sopimusten jatkamiseen noin 8,1 miljoonaa ja vapaana uusien aineistojen hankintaan on noin 6,9 miljoonaa markkaa. 5.1 Aineistohankinnat - suunnitelma aineistohankinnoista vuotta 2001 ajatellen Tieteenaloittaiset ryhmät ovat jättäneet raporttinsa helmikuun lopussa. Ryhmiä pyydettiin myös arviomaan suurten hankintojen, kuten Elsevier ja Web of Science, tärkeyttä tieteenaloittaiseen aineistoon verrattuna. Työryhmien esityksiä on käsitelty myös kirjastonjohtajista kootussa aivoriihessä. Kyseessä ovat aineistot, joiden käyttö alkaa vuoden 2001 alussa. Käytettävissä olevin varoin ei voi hankkia sekä tieteenaloittaista aineistoa, että Elsevier-aineistoa tai ISI-aineistoa. Mikäli Elsevier lehtiä päätettään hankkia, siihen täytyy varata kaikki vapaana olevat vuoden 2000 rahat. Sekä Elsevierin että ISI:n hinnoittelupolitiikka myös on osoittautunut ongelmalliseksi. Elektroninen julkaisutoimi on myös muutosprosessissa. Esimerkiksi SPARC- hanke tukee ns. vaihtoehtoista julkaisemista, josta voi nousta kilpailutekijä kaupalliselle kustannustoimelle. Työryhmien esitysten ja aivoriihessä käydyn keskustelun perusteella esitetään, että vuonna 2000 hankitaan keskeistä yleis- ja monitieteistä aineistoa sekä tieteenaloittaista aineistoa ja selvitetään Elsevier-lehtien hankitaan vuotta 2002 ajatellen.

3 Työryhmien esittämät yleis- ja monitieteiset aineistot Annual Reviews-lehdet (n. 26 lehteä eri tieteenaloilta) Nature Oxford English Dictionary (mahdollisesti kertaosto) Science Suomen kielen perussanakirja (mahdollisesti kertaosto) Työryhmien esittämät tieteenaloittaiset aineistot ACM (Association of Computing Machinery)-lehdet ja konferenssijulkaisut Compendex-tietokanta Econlit ( EBSCO-liittymällä) Lexis-Nexis American hearth Association-lehdet (5 kpl) Cell Press (4 kpl) Blackwell Science (yli 200 kpl) Current Biology Publications: Current Biology Journals (3) Current Opinion Journals (9) Trend Journals (16) IIPA (International Index to Performing Arts); Chadwyck- Healey The New Grove Dictionary of Music and Musicians Art Abstracts ;Wilson tekniikka hallinto lääketiede luonnontieteet taide Päätösesitys: Vuonna 2000 hankitaan mahdollisuuksien mukaan työryhmien esittämää yleis- ja monitieteistä aineistoa sekä tieteenaloittaista aineistoa ja selvitetään Elsevier-lehtien hankitaan vuotta 2002 ajatellen. Päätös: Valmistellaan aineistohankintoja vuotta 2001 varten työryhmien esittämällä tavalla ja selvitetään Elsevier-lehtien hankitaan vuotta 2002 ajatellen. 5.2 ELEKTRA ELEKTRA on kotimaisten tieteellisten aikakauslehtien ja väitöskirjojen tietokanta, jossa on lähes artikkelia 32 kotimaisesta tieteellisestä aikakauslehdestä sekä useita kymmeniä väitöskirjoja. Tieteellisten seurain valtuuskunta koordinoi ELEKTRA-toimintaa vuodesta 2000 alkaen. Palvelun ylläpitäjä on Helsingin yliopiston kirjasto. Kopiosto ry edustaa teosten oikeudenhaltijoita. FinELib on saanut yliopistot ja ammattikorkeakoulut kattavan tarjouksen ajanjaksolle Yliopistojen maksuosuus olisi ja ammattikorkeakoulujen markkaa. Mikäli kaikki ammattikorkeakoulut eivät liity sopimukseen, hinta on noin 5000 markkaa/ ammattikorkeakoulu/vuosi. ELEKTRA-aineisto kuuluu yleis- ja monitieteiseen aineistoon. FinELib-palvelussa

4 on toistaiseksi varsin vähän kotimaista tietosisältöä, joten ELEKTRA täydentäisi kotimaista aineistotarjontaa. Päätösesitys: Hankitaan ELEKTRA tietokanta kaikkien yliopistojen käyttöön mikäli sopimusehdot täyttävät lisenssipolitiikkamme ehdot. Hankita maksetaan yliopistojen osalta täysimääräisesti keskitetyillä varoilla. Kootaan ammattikorkeakoulukonsortio mahdollisimman pian. Päätös: ELEKTRA-aineiston hankinnasta osaksi FinELib-aineistotarjontaa käytiin vilkas keskustelu. Päätettiin hankkia ELEKTRA-aineisto yliopistojen käyttöön koeajaksi PsykInfo PsykInfo-tietokannan hankkiminen osaksi FinELib-aineistotarjontaa on humanistityöryhmän esityslistalla vuodesta 1998 lähtien. PsykInfo kuuluu tieteenaloittaisiin aineistoihin, joista FinELib maksaa 50% ja yliopistot 50%. FinELib on saanut kolme tarjousta PsykInfo-tietokannasta. Ovid tarjous on niin paljon kahta muuta tarjousta kalliimpi, että se ei tule kyseeseen. SilverPlatter ja CSA-tarjoukset ovat varsin lähellä toisiaan. Ratkaiseva tekijä on toisen vuoden hinta. Konsortioon on ilmoittautunut 8 yliopistoa ja 9 ammattikorkeakoulua. Sekä SilverPlatter että CSA-tarjoukset ovat tarjouksia koko konsortiolle. Kustannukset yliopisto ja ammattikorkeakoulukonsortion kesken voidaan jakaa FTE-lukujen suhteessa. Mikäli hyväksytään CSA-tarjous, yliopistojen maksuosuus olisi $ ja ammattikorkeakoulujen $ FinELib maksusosuus olisi $20 000/vuosi. Vuonna 2000 saadaan hyvitys niistä kuukausista, jolloin käyttöä ei ole ollut. SilverPlatter 1. vuosi 2. vuosi CSA 2. vuosi $ $ $ $ $ ilmoittautuneet yliopistot ja amk:t kertamaksu ilmoittautuneet yliopistot ja amk:t kertamaksu OVID $ ilmoittautuneet yliopistot Päätösesitys: Valitaan halvempi vaihtoehto, joko SilverPlatter tai CSA. Solmitaan sopimus vuoden 2001 loppuun. Liitetään tutkimuslaitoksia mukaan konsortioon vuoden 2001 alusta. Hankitaan takautuvat vuosikerrat koko konsortion käyttöön, vaikka aineisto onkin monissa yliopistoissa käytettävissä. Hankkimalla koko vuosikerta verkkokäyttöön, taataan hyvin kattava tämän alan palvelu pysyvästi konsortion käyttöön. Takautuva hankinta on kertaosto. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti.

5 5.4 CA, SciFinder Scholar Chemical Abstracts, CA on laajin kemia alan tietokanta. Se on ollut sekä tekniikka että luonnontieteet- ryhmän prioriteettilistoilla monena vuonna. Keväällä 1998 järjestettiin SciFinder Scholar- tuotteen esittelyjä kemisteille eri puolilla Suomea. Kemistit pitivät tuotetta erittäin hyvänä, joten aineistohankinnan valmistelua jatkettiin. Huomion keskipisteessä neuvotteluissa ovat olleet sopimusehdot, joista paikallisasiakkaiden rooli ja aineiston pysyvän käytön järjestäminen ovat olleet keskeisiä. Molemmissa kohdissa on päästy eteenpäin. Tietokanta on kallis. Hintaa voidaan saada alemmaksi muodostamalla pohjoismainen konsortio. Konsortion muodostaminen on ollut hidasta. On kuitenkin oletettavaa, että saamme 10-15% alennuksen kokonaishinnasta konsortion laajuuden perusteella. Tarjous: Toistaiseksi konsortioon on ilmoittautunut 5 yliopistoa, joista yksi voi aloittaa HY.n päätös on käytettävissä kokouksessa. Osa yliopistoja harkitsee vielä hankintaa. Tarjous pienille laitoksille (ammattikorkeakouluille) on valmisteilla. Mikäli 6 yliopistoa päättäisi liittyä aineistokonsortioon FinELibille tuleva kustannus olisi luokkaa $ Mikäli alennus on 10% maksettavaksi jää $ ja 15% alennuksella $ Hinta on laskettu siten, että FinELib maksaa 50% kahden yhtäaikaisen käyttäjän lisenssistä. Päätösesitys: Hankitaan SciFinder Scholar Suomen yliopistojen käyttöön, mikäli lisenssiehdot vastaavat tyydyttävästi lisenssipolitiikkamme ehtoja. Päätös: Menetellään päätösesityksen mukaisesti.

6 5.5 Erikoissanakirjat Joulukuun 1999 kokouksessa päätettiin hankkia NetMot yleissanakirjoja kaikkien yliopistojen käyttöön. Tällöin päätettiin myös, että selvitetään yliopistojen kiinnostusta osallistua erikoissanakirjojen hankintaan. Kielikone on antanut alustavan tarjouksen erikoissanakirjoista. Tarjous: Enteka mk mk Ruteka mk mk Sateka mk mk Rateka mk mk Lääketiede mk mk Elektron.& tietotek mk mk Sähköalan standardit mk mk Laki mk mk Tällä hetkellä 5 yliopistoa on ilmoittautunut osallistuvansa yhden tai useamman erikoissanakirjan hankintaan. Todennäköisesti uusia yliopistoja ilmoittautuu yhteishankintaan. Aineisto kuuluu tieteenaloittaisen aineostoon, josta FinELib maksaa 50% ja yliopistot 50%. Kielikone on tarkentanut tarjoustaan siten, että kaikki TeKa-sanastot voidaan niputtaa yhteen. Samoin lääketieteen, elektroniikan& tietotekniikan, sähköalan ja lain sanakirjat voidaan niputtaa yhteen. Hintaporrastus muuttuu siten, että mikäli 1-15 yliopistoa hankkii sanakirjat, hintaluokka on TeKa sanakirjoissa markkaa/sanakirja /organisaatio ja mikäli yli 15 organisaatiota muodostaa konsortion, hinta on markkaa/sanakirja/organisaatio. Tällä hetkellä yliopistot ovat ilmoittaneet 10 TeKa- sanakirjan hankinnasta ja 10 muun erikoisanakirjan hankinnasta. Tällöin hinnaksi/yliopisto tulee ,-, josta FinELib maksaa 50%. Yksittäisen yliopiston maksettavaksi jää ,-/sanakirja. Vastaavaa porrastusta voidaan käyttää myös lääketieteen ja muiden erikoissanakirjojen kohdalla. FinELibille tuleva kustannus on luokkaa ,-. Kyseessä on kertaosto. Yhteishankinnasta tuleva säästö on noin ,- verrattuna siihen, että kukin yliopisto olisi hankkinut aineiston itse. Päätösesitys: Hankitaan erikoissanakirjoja yliopistojen käyttöön. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti.

7 6. Kehittämistoiminta 6.1. Käyttöliittymän kehittäminen Hankekilpailu käyttöliittymän toteuttamiseksi järjestettiin Hankekilpailun tuloksena saatiin 5 tarjousta. TARJOAJA KONSORTIO HINTA MUUTA Acta systems Acta Systems CSC HYK Kuopion yliopisto (kirjasto ja oppimiskeskus) Lapin yliopisto taiteiden tk Oulun yliopisto 1,6 milj mk Inberg Jyväskylän yliopiston kirjasto TietoEnator Turun yliopiston kirjasto (kirjasto,kasvatustieteen yksikkö ) Inberg Oy Kuopion kaupunginkirjasto Lahden kaupunginkirjasto Päijät-Hämeen koulutuskonserni Jyväskylän yliopiston kirjasto Nedecon Delta Piktori Oy TietoEnator Visual Systems Oy Yliopistokirjasto Turun yliopiston kirjasto Laboris Poutapilvi Web Design Oy 1,6 milj. mk 1,2 milj. mk 1,5 milj. mk - Yliopistokirjastoosapuolta ei määritelty, koska osa yliopistoista on sitoutunut muihin tarjouksiin Kiinnostuksen osoitus, ei tarjous Tarjousten käsittelyyn on koottu asiantuntijaryhmä. Ryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran On todennäköistä, että päätöksentekoa varten tarvitaan vielä lisätietoja eri tarjouksista, joten päätösesitys ei ole valmis mennessä. On myös käynyt ilmi, että monet ohjausryhmän jäsenet ovat jäävejä päätöksenteossa. Päätösesitys: Asiantuntijaryhmä tekee esityksen siitä, mitä hanketta tulisi rahoittaa.

8 Helsingin yliopiston kirjasto rahoittaa asiantuntijaryhmän esittämää hanketta. Päätös: Asiantuntijaryhmä tekee esityksen kansalliskirjastolle siitä hankkeesta, joka tulisi valita käyttöliittymän toteuttajaksi. Hanketta rahoitetaan FinELib-budjetista. 6.2 Hankeraportit Tiedonhakijan sampo Tiedonhakijan sampo on FinELibin tilaama opastuspalvelu FinELib-aineistojen käytön tueksi. Tilaus perustuu vuoden 1998 syksyllä järjestettyyn hankekilpailuun. Tiedonhakijan sammon ovat FinELibille toimittaneet Jyväskylän yliopiston kirjasto ja Jyväskylän yliopiston tietojenkäsittelytieteiden laitoksen multimedia-opintokokonaisuus. Sampoa voi testata osoitteessa: Tiedonhakijan sampohankkeen loppuraportti ja raportti sammon testauksesta liitteenä (Liite 3). Päätösesitys: Hyväksytään Tiedonhakijan sammon loppuraportti ja maksetaan Jyväskylän yliopiston kirjastolle viimeinen rahoituserä. Päätös: Hyväksyttiin Tiedonhakijan sammon loppuraportti ja maksetaan Jyväskylän yliopiston kirjastolle viimeinen rahoituserä. Linkkilistasta virtuaalikirjastoksi "Linkkilistasta virtuaalikirjastoksi" on FinELibin tilaama Virtuaalikirjaston rakentajan opas. Tilaus perustuu vuoden 1998 syksyllä järjestettyyn hankekilpailuun. Opas kertoo virtuaalikirjastojen eli internetiin sijoitettujen laadukkaiden aihehakemistojen, rakentamisesta ja ylläpidosta. Oppaassa on Virtuaalikirjastoprojektin kokemus toimitettu julkaisuksi, jonka pohjalta kirjastot ja tietopalvelut voivat laatia omia aihehakemistopalveluja. Opas on 96-sivuinen, ja se löytyy pdf-dokumenttina osoitteesta Julkaisun ovat FinELibille toimittaneet Jyväskylän yliopiston kirjasto, CSC - Tieteellinen laskenta Oy, Kuopion yliopiston kirjasto, Teknillisen korkeakoulun kirjasto ja Viikin tiedekirjasto. Myös Oulun yliopiston kirjasto on tuottanut materiaalia oppaaseen.

9 Loppuraportti on liitteenä (Liite 4). Päätösesitys: Hyväksytään loppuraportti ja maksetaan Jyväskylän yliopiston kirjastolle viimeinen rahoituserä. Päätös: Hyväksyttiin loppuraportti ja maksetaan Jyväskylän yliopiston kirjastolle viimeinen rahoituserä. Conexor Kieliteknologiahanke valmistuu sovitussa aikataulussa. Kieliteknologiaohjelmisto asennetaan paikalleen maaliskuun lopussa. Vastaanottotarkastus tehdään huhtikuun loppuun mennessä. Ohjelmisto asennetaan NWI:n ( Nordic Web Index) yhteyteen. Tästä syystä tuotteen tarkastus on syytä tehdä yhdessä CSC:n asiantuntijoiden kanssa. Päätösesitys: Kieliteknologiahankkeen loppuraportin ja tuotteen hyväksyminen tehdään yhteistyössä CSC:n asiantuntijoiden kanssa. Viimeinen maksuerä maksetaan Conexorille tämän jälkeen. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti. 7. Toimintasuunnitelma ja määrärahojen käyttösuunnitelma vuodelle 2000 Edellisessä kokouksessa käytiin lähetekeskustelu vuoden 2000 toimintasuunnitelmasta. Toimintasuunnitelma liitteenä. Päätösesitys: Hyväksytään toimintasuunnitelma. Päätös: Toimintasuunnitelma hyväksyttiin pienin lisäyksin 8. Ilmoitusasiat FinELib-päivät järjestetään Suunnittelija esittelee ohjelmaluonnosta kokouksessa. 9. Muut asiat Opetusministeriölle lähetetään kannanotto virallisen FTE-luvun saamiseksi osaksi KOTA-tilastoa. Tarve virallisen FTE-luvun saamiseksi on ilmeinen. Sitä tarvitaan yliopistojen hallinnossa sekä erilaisia lisenssejä hankittaessa. Rehtorien neuvostolle lähetetään ohjelmakauden raportti saatekirjeellä varustettuna. Saatekirjeessä mainitaan ohjelman hyödyt ja vaikuttavuus, verrataan tuloksia vastaaviin kansainvälisiin hankkeisiin ja korostetaan yhteyttä virtuaaliyliopiston palveluihin. Kirjeessä ehdotetaan, että yliopistot harkitsisivat mahdollisuuksia tarkistaa omaa sisäistä määrärahojen jakokäytäntöä siten, että lisenssihankintoja

10 varten saataisiin yhteinen määräraha. Ohjausryhmän viimeinen kokous päätettiin klo Päivi Kytömäki Puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen suunnittelija