1 SOPIMUS TIETOHALLINTOTEHTÄVISTÄ 1. SOPIMUKSEN OSAPUOLET Tampereen, Nokian ja Ylöjärven ja Oriveden kaupungit sekä Hämeenkyrön, Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnat. Myöhemmin käsitteellä Sopijapuoli tarkoitetaan yhtä edellä mainituista sopimuksen osapuolista ja käsitteellä Sopijapuolet kaikkia sopimuksen osapuolia. Myöhemmin käsitteellä kehyskunnat tarkoitetaan Nokian, Ylöjärven ja Oriveden kaupunkeja sekä Hämeenkyrön, Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntia. 2. YHTEYSHENKILÖT JA SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT TIEDONANNOT Tampereen yhteyshenkilönä toimii XXX, @tampere.fi, puh. XXX. Hämeenkyrön yhteyshenkilönä toimii XXX, @kangasala.fi, puh XXX Kangasalan kunnan yhteyshenkilönä toimii XXX, @kangasala.fi, puh XXX Lempäälän kunnan yhteyshenkilönä toimii XXX, @lempaala.fi, puh XXX Nokian kaupungin yhteyshenkilönä toimii XXX, @nokiankaupunki.fi, puh XXX Oriveden kaupungin yhteyshenkilönä toimii XXX, @orivesi.fi, puh XXX Pirkkalan kunnan yhteyshenkilönä toimii XXX, @pirkkala.fi, puh XXX Vesilahden kunnan yhteyshenkilönä toimii XXX, @vesilahti.fi, puh XXX Ylöjärven kaupungin yhteyshenkilönä toimii XXX, @ylojarvi.fi, puh XXX Kaikki tämän sopimuksen edellyttämät tiedonannot on toimitettava Sopijapuolen yhteyshenkilölle kirjallisesti tai sähköpostilla. Tiedonannon lähettävä Sopijapuoli vastaa viestin perille menosta. Sopijapuolten on ilmoitettava viipymättä toisilleen sellaisista järjestelyistä tai olosuhteissa tapahtuneista muutoksista, joilla voi olla vaikutusta tämän sopimuksen mukaisten velvollisuuksien täyttämiseen. 3. SOPIMUKSEN TAUSTA, TARKOITUS JA TOTEUTUS Sopijapuolet ovat sopineet 1.1.2008 voimaan tulleella sopimuksella tietohallintoyhteistyöstä. Yhteistyö on ollut hyvin toimivaa ja seudullisesti on rakennettu yhteistä tietoteknistä infrastruktuuria. Toimintaympäristö on tuon sopimuksenteon jälkeen muuttunut, ja mm. kehyskunnissa on vuonna 2013 aloittanut tietohallintojohtaja, joka johtaa kehyskuntien tietohallinnon kehittämistä. Tällä sopimuksella korvataan 1.1.2008 allekirjoitettu sopimus. Sopimuksen tarkoituksena on määrittää Sopijapuolten välinen yhteistyö tietohallinnon seudullisesta johtamisesta ja muusta yhteistyöstä Sopimuksella tavoitellaan Sopijapuolten tietoteknisen ympäristön yhteistä järjestämistä sekä sen kehittämistä kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti. Sopimuksessa sovitaan myös siitä, että Tampereen kaupunki tuottaa osan tietohallinnon palveluista kehyskunnille.
2 4. SOPIMUSYHTEISTYÖN SISÄLTÖ Tämän sopimuksen mukaiseen yhteistyöhön kuuluvia tietohallintopalveluja ovat: Seudullisen tietohallinnon strateginen koordinointi ja ohjaus Tietohallinnon hallintopalvelut Tietoturva ja suoja Kehittämishankkeitten johtaminen ja hallinta sekä kehittämistyö tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä sovitussa laajuudessa Pääkäyttäjäpalvelut Tietoteknisten laitteiden ja palvelusten hankinnat Järjestelmätoimittajien kanssa tehtyjen seudullisten toimitussopimusten hallinta ja valvonta Sovitut konsultointipalvelukset Mikäli syntyy epäselvyyttä siitä, kuuluko tietty toiminto tämän sopimuksen tarkoittamaan tietohallinnon alaan, asia pyritään ratkaisemaan neuvotteluteitse tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä. 5. HANKINTOJEN TEKEMINEN Tällä sopimuksella valtuutetaan Tampereen kaupunki valmistelemaan ja päättämään muiden sopimuskumppanien puolesta tietoteknisten päätelaitteiden, palvelimien ja niiden oheislaitteiden ja niihin liittyvien rahoituspalveluiden sekä tietojärjestelmien ja sovellusten sekä tietotekniikan palveluntuottajapalvelujen hankinnoista siinä laajuudessa, kun tietohallinnon seudullinen johtoryhmä harkitsee. Valtuutukseen sisältyy - kilpailutuksen tai muun hankinnan käynnistys, hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön tekeminen sekä tarjousvertailun laadinta ja hankintapäätöksen tekeminen, - hankintaa vastaavien hankintasopimusten hyväksyminen, mihin liittyen sopimusehdoista päättäminen ja sopimusten allekirjoittaminen Kukin kunta vastaa hankintojen kustannuksista omalta osuudeltaan tilausten mukaisesti. Päätöksenteosta ei suoriteta korvauksia puolin eikä toisin. Mahdollisten markkinaoikeusriitojen oikeudenkäyntikustannuksista vastaavat kaikki Sopijapuolet viimeisten vahvistettujen asukaslukujen suhteessa, lukuun ottamatta tilanteita, jolloin voidaan selvästi osoittaa ylimääräisten kustannusten aiheutuneen hankintayksikön tai Sopijapuolen toiminnasta. 6. YHTEISTYÖN HALLINNOINTI 6.1. TIETOHALLINNON SEUDULLINEN JOHTORYHMÄ Tämän sopimuksen mukaista tietohallinnon yhteistyötä kehittää ja ylläpitää sopimusosapuolten edustajista muodostettu tietohallinnon seudullinen johtoryhmä. Kunkin sopimusosapuolen hallitus nimeää enintään yhden viranhaltijaedustajansa ja varaedustajansa johtoryhmään. Lisäksi johtoryhmässä on puheenjohtaja, jona toimii Tampereen kaupungin tietohallintojohtaja ja varapuheenjohtajana
3 muiden sopimuskuntien yhteinen tietohallintojohtaja. Puheenjohtaja voi kutsua asiantuntijajäseniä osallistumaan johtoryhmän työskentelyyn. Tietohallintoyksikkö nimeää sihteerin ja esittelijän. Johtoryhmä kokoontuu tarvittaessa ja käsitellyistä asioista pidetään pöytäkirjaa. Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun vähintään puolet johtoryhmän jäsenistä tai näiden varajäsenistä on läsnä. Johtoryhmä pyrkii tekemään päätökset hyvässä yhteisymmärryksessä yksimielisesti. Johtoryhmän tehtäviä ja valtuudet: Johtoryhmä - asettaa sopimuksen tavoitteiden edistämiseksi tarvittavat ohjaus-, työ- ja seurantaryhmät - hyväksyy seudullista kehittämistä koskevat tietohallinnon kehityssuunnitelmat - määrittelee seudullisen yhteen toimivuuden kannalta tarvittavat laite- ja ohjelmistovakioinnit ja tietoturvan vähimmäiskriteerit - käsittelee ja antaa lausunnon seudullisista tietotekniikan laite- ja palveluhankinnoista Koska johtoryhmä ei ole viranomaiselin eikä sille näin ollen kuulu viranomaistoimintaan kuuluvaa päätösvaltaa, niin tällaiset päätökset tehdään varsinaisissa sopimusosapuolten viranomaisvaltaa käyttävissä asianomaisissa toimielimissä. Johtoryhmä voi kuitenkin päättää tehtäväalueeseensa kuuluvista ratkaisuista kuntia ja omaa kuntaa sitovasti siinä laajuudessa kuin kullekin johtoryhmän jäsenelle on asianomaisesta kunnasta siirretty ratkaisuvaltaa. Johtoryhmän ja kunkin sopimusosapuolena olevan kunnan välinen yhteydenpito toteutetaan siten, että Tampereen kaupungin tietohallintojohtaja ja kehyskuntien tietohallintojohtaja toimivat tiedonvaihdon pääasiallisina välittäjinä. Tietohallintoyhteistyön seuranta, tavoitteet ja resurssit esitellään sopimusosapuolten kaupungin- ja kunnanhallituksille ja kuntajohtajakokoukselle vähintään kerran vuodessa. 6.2. HENKILÖSTÖ Tässä sopimuksessa tarkoitetuista valmistelu- ja täytäntöönpanotehtävistä huolehtii Tampereen tietohallintoyksikkö. Lisäksi hankitaan ostopalveluja siten, kuin siitä erikseen sovitaan. Yhteisesti sovitun henkilöstön kustannukset jaetaan sopimusosapuolten kesken jäljempänä tässä sopimuksessa mainitulla tavalla. 7. KUSTANNUSTEN JAKAUTUMINEN Tampereen kaupungilla on oikeus saada tosiasiallisia kustannuksia koskeva korvaus tämän sopimuksen mukaan määräytyvien tietohallintopalveluiden tuottamisesta. Tietohallintopalvelujen tuottamiskustannuksista sopimuskunnat vastaavat viimeisten vahvistettujen asukaslukujen suhteessa. Sopimusosapuolet vastaavat kukin omista johtoryhmän työskentelyyn liittyvistä kustannuksistaan. Sopimusosapuolet sopivat erikseen, mitä tietohallinnon palvelukustannuksia ja tieto- ja viestintätekniikan kehittämiskustannuksia sekä tietohallintohenkilöstön kus-
4 tannuksia kuuluu tietohallintopalveluiden tuottamiseen. Tässä tarkoitettuina tietohallintokustannuksina otetaan huomioon kaikki toiminnasta Tampereen kaupungille aiheutuvat kustannukset, joita ovat muun muassa palkkakustannukset, tilakustannukset, toimistokustannukset, koulutuskustannukset sekä muut vastaavat tietohallintoa tukevat hallintopalvelukustannukset. Kustannusarviot ja kustannusjaon perusteet esitetään vuosittain seudullisen tietohallinnon johtoryhmän talousarviossa. Tampereen kaupunki laskuttaa vuosittain jälkikäteen 31.12. tai viimeistään seuraavan tammikuun 31. päivään mennessä sille aiheutuneet tietohallintopalvelukustannukset. Lasku ja selvitys kustannuksista käsitellään tietohallinnon seudullisessa johtoryhmässä. Varsinaiset hanke-, konsultti- ja hankintakustannukset suorittaa kukin kunta erikseen sovittavalla tavalla joko Tampereen kaupungin laskutuksesta tai suoraan toimittajalle. 8. SOPIMUKSEN VOIMAANTULO Sopimus tulee voimaan 1.1.2015 alkaen ja on voimassa toistaiseksi. Tällä sopimuksella korvataan 1.1.2008 voimaantullut alkuperäinen sopimus. Sopimus tulee muiden osapuolten osalta voimaan, vaikka jokin sopimusosapuolena oleva kunta ei sitä mahdollisesti hyväksyisikään. 9. SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN Sopimus voidaan irtisanoa tekemällä sitä tarkoittava kirjallinen ilmoitus muille osapuolille vähintään yhtä (1) vuotta ennen kalenterivuoden päättymistä. Irtisanoutuminen tapahtuu aina kalenterivuoden vaihtuessa. Mikäli joku muu Sopijapuoli kuin Tampere irtisanoo sopimuksen, jää sopimus silti voimaan Tampereen kaupungin ja muiden Sopijapuolten välillä. Mikäli Tampere irtisanoo sopimuksen, se purkautuu kokonaan irtisanomisajan puitteissa. 10. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Jos Sopijapuoli rikkoo tätä sopimusta olennaisesti eikä toisen Sopijapuolen kirjallisesta kehotuksesta huolimatta toimi sopimuksen edellyttämällä tavalla, toisella Sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus päättymään välittömästi. Mikäli tämä sopimus purkautuu ennen kalenterivuoden loppua, Tampereen kaupunki on velvollinen maksamaan saamansa korvauksen takaisin siltä osin kuin se kohdistuu sopimuksen purkautumisen jälkeiseen kalenterivuoden osaan. 11. MUUT EHDOT Sopimusta voidaan muuttaa vain kaikkien osapuolten yhteisellä sopimuksella. Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja Sopijapuolten on ne allekirjoitettava. Yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta. Muutokset tulevat voimaan, kun Sopijapuolet ovat ne allekirjoituksillaan hyväksyneet, ellei muutosasiakirjoissa ole toisin sovittu. Sopijapuolet eivät ole vastuussa toisilleen tämän sopimuksen perusteella mahdolli-
5 sesti syntyvistä välillisistä tai epäsuorista vahingoista. Mikäli tämän sopimuksen piiriin kuuluvassa yksittäistä hanketta koskevassa sopimuksessa on erityinen ehto, joka poikkeaa tämän sopimuksen ehdoista, syrjäyttää erityinen ehto tämän sopimuksen ehdon yksittäistä sopimusta tulkittaessa. Tämä sopimus tulee yksittäistä Sopijapuolta lopullisesti sitovaksi sen jälkeen, kun kyseinen kunta on sopimuksen hyväksynyt ja sen sopimusta koskevat päätökset ovat saaneet lainvoiman. Tätä sopimusta on tehty kahdeksan yhtäpitävää kappaletta, yksi kullekin osapuolelle. Allekirjoitukset: Tampereella xx.xx.2014 TAMPEREEN KAUPUNKI Kangasalla KANGASALAN KUNTA Lempäälässä LEMPÄÄLÄN KUNTA Nokialla NOKIAN KAUPUNKI Orivedellä ORIVEDEN KAUPUNKI
6 Pirkkalassa PIRKKALAN KUNTA Vesilahdella VESILAHDEN KUNTA Ylöjärvellä YLÖJÄRVEN KAUPUNKI