Taloushallinnonrunkoverkko-hanke (Taru)- Tuloksia ja aloitteita Fredrik Jansson 11.11.2015
Taloushallinnon runkoverkko-hanke (TARU) on osittain Tekes-rahoitteinen verkostoinnovaatiohanke, jonka keskiössä on taloushallintopalveluiden ja viranomaisraportoinnin sähköistäminen ja automatisointi Hanke kestää kaksi vuotta v. 2014-2015 Hankkeen budjetti on 2.44 milj. euroa Hankkeen omistaja on konsortio, joka muodostuu neljästä yrityksestä: Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj ja Tikon Oy. Hankkeen tavoitteena on lisätä taloushallinnon ja raportoinnin tehokkuutta, kehittää uusia lisäarvopalveluita ja parantaa yleensäkin taloustiedolla johtamista yritys- ja kuntapuolella sekä pyrkiä harmonisoimaan pirstaloituneita markkinoita www.taloushallinnonrunkoverkko.fi TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) 2
HANKKEEN TAUSTA Real-Time Economy-ohjelma 2006-2013 Full SEPA 2006-2007 Full Value Chain 2008 Fully Integrated Accounting 2009 Fully Integrated Accounting 2 2010-2011 SME50 2012-2013 ICT2015 Polku 2 TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) Taloushallinnon runkoverkkohanke (TARU) 2014-2015 Neljä omistajayritystä Osittain TEKES-rahoitteinen Kaksivuotinen hanke 3
Osapuolet ja niiden rooli projektissa Administer Oy Yritysten reaaliaikainen tilitoimisto Kunnan Taitoa Oy Kuntien reaaliaikainen tilitoimisto Tilitoimisto-osaaminen Asiakaspalvelua, palveluprosesseja ja toimintamalleja osaavat osapuolet Tikon Oy Tilitoimistojen ja pk-yritysten järjestelmien toimittaja Tieto Oyj Johtava pohjoismainen B2B integraatioratkaisuiden toimittaja Taloushallinnon ohjelmistotalo osaaminen Tilitoimistoille sekä pk-yrityksille ohjelmistoa ja palveluita toimittava taho B2B Integraatio osaaminen Finanssialan operaattori, alusta ja integraatioratkaisuja osaava osapuoli TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) 4
HANKKEEN YHTEISTYÖTAHOT TUKIMUS- JA OPPILAITOKSET SEKÄ PK-YRITYKSET LIITOT, VOITTOA TAVOITTELEMATTOMAT YHDISTYKSET, MINISTERIÖT, JULKISHALLINTO JA MUUT KUMPPANIT Why-Advisory TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) 5
Tavoitetila. Tikonin TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) 6
Digital First asenne - Tahtotila oltava kaikilla tasoilla - Niin julkisella kuin yksityiselläkin puolella - Asiakkaat avainasemassa 1 2 Digitaalinen Raaka-aine - Verkkolaskut - E-kuitit - Tiliotteet - E-palkka Digitaalinen interaktio Taloushallinnon digitalisointi (G2B B2G) - Sähköinen tilinpäätös - Asiointi 4 3 - Automaatio - Mobiliteetti - Tiedolla johtaminen
Reaaliaikaista tietoa ja käytännön hyötyjä, kaikille osapuolille. Mitä valtio saa? Ajantasainen taloustieto "sivutuotteena": ALVverotustiedot, palkkatiedot... reaaliaikaiset suhdanneennusteet Yritys A Taloushallinto Mitä yritys saa? reaaliaikainen kassavirran hallinta ja automatisoitu kirjanpito Ilmoittamisen tuomat automatisointi-mahdolllisuudet, esim. tilinpäätöstiedot ja alvraportointi Riskienhallinta ja rahoitus Sidosryhmäraportoinnin Digitaalinen raaka-aine + Automaatio Kansallinen palveluväylä Valtionhallinto Yritys B Taloushallinto TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy)
Miltä tämä näyttää käyttäjän silmin. TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) 9
Digital First asenne Digitaalinen Raaka-aine - Tahtotila oltava kaikilla tasoilla - Digialoite - Niin julkisella kuin yksityiselläkin puolella - Asiakkaat avainasemassa 1 2 - Verkkolaskut - Laatutesti (käsitelty jo) - Vähimmäistietosisältö - E-kuitit - Standardit - Eesti-Suomi yhteistyö - Kokeilu - VTT tutkimus Digitaalinen interaktio Taloushallinnon digitalisointi (G2B B2G) - Sähköinen tilinpäätös - Asiointi - Pohjaa tiedolla johtamiseen laajemmin 4 3 - Automaatio - Alv-ilmoittaminen - Mobiliteetti - Tiedolla johtaminen (yritykset)
Automatisoitu Alv-raportointi Palvelut yrittäjille Myyjä Myynti Osto Tietojen poiminta verkkolaskulta - Näköislomakkeen koostaminen ja esitäyttö - Lisätietojen täyttö käyttäjän toimesta - Kausiveroilmoituksen hyväksyminen - Ilmoituksen lähettäminen Ostaja Esim. Ilmoitin.fi 11
VTT-tutkimus (löydökset) Haastattelujen yhteenveto (tutkimuksen liite) Tämä on yhteenveto niistä haastatteluista, jotka VTT teki TARU-hankkeen tilauksesta osana Maksusta kirjanpitoon prosessin nykytila ja kehitysajatuksia -tutkimusta kesällä 2015. Haastattelut järjestettiin 18.5.2015 15.6.2015 välisenä aikana, ja haastattelijoina toimivat VTT:ltä Päivi Parviainen (kaikki haastattelut) ja Jari Heikkinen (n. puolet haastatteluista). Haastatteluja järjestettiin 15 kappaletta ja kukin haastattelu kesti puolesta tunnista tuntiin. Haastateltavina oli kolme tilitoimistojen edustajaa, neljä pk-yrittäjää, viisi kassa- ja maksupäätejärjestelmätoimittajaa/sovelluskehittäjää, kaksi luottokorttiyhtiötä sekä yksi matkalaskujärjestelmätoimittaja. 1. Prosessin nykytila lyhyesti Ostotapahtumassa maksu voidaan suorittaa käteisellä, credit/debit kortilla tai laskulla. Yritysten ja toimialojen välillä on suuria eroja maksutapojen käytössä, mutta laajemmassa mittakaavassa suurin osa yritysten ostoista on laskutusmyyntiä. Korttiostoksessa maksupääteoperaattori (acquirer) välittää tapahtuman luottokorttiyhtiölle (issuer), joka velottaa kortinhaltijaa. Korttiostoista välitetään vain perusdata (summa, ostopaikka jne.). Korttinumeroa ei saa lähettää, eikä tallettaa (PCI säännöstön takia), siksi myös kuitille tulostuu vaan osittainen korttinumero. Kirjanpidon kannalta tarvittava kuitti tulostetaan kassajärjestelmästä ja verkkolaskumaksutyypeissä lähetetään verkkolasku. On myös pieniä yrittäjiä, jotka kirjoittavat kuitin käsin. Digitaalista kuittia ei ole käytössä, mutta kuitin kuvan voi saada sähköisenä (pdf) eri järjestelmiin tai sähköpostiin. Verkkolaskujen tiedot välittyvät usein suoraan kirjanpitoon. Kirjanpitoon kuitit välittyvät verkkolaskujen osalta suoraan (Finvoice, Teapps), korttiostoista taas kortin käyttäjä liittää paperiset tai skannatut kuitit korttilaskuun. Suuri osa pienistä yrityksistä tuo edelleen paperikuitteja kirjanpitäjälle. Jotkut yritykset myös tuovat tai lähettävät sähköpostilla raportit omasta järjestelmästään. Uutena on viime aikoina tullut käyttöön matkapuhelinsovelluksia, joilla kuitista otetaan kuva ja mahdollisesti lisätään lisätietoja tapahtumasta.
VTT-tutkimus (löydökset) 2. Pullonkaulat ja tärkeimmät kehityskohteet Tärkeimpiä pullonkauloja nykyprosessissa ovat kuittien manuaalinen käsittely tilitoimistossa ja yrittäjän toimesta. Digitaalinen kuitti oli kaikkien haastateltujen mielestä tärkeä, useimpien mielestä tärkein kehitettävä asia. Välittäjäorganisaatiosta (olisiko kuitti saatavilla pankin, luottokorttiyhtiön tai kauppiaan järjestelmässä) oli useampia mielipiteitä. Digitalisaation edellytyksinä mainittiin masterdatan perustamisprosessi (eri toimittajien tuotekoodien yhdistäminen omaan järjestelmään). Nykyisellään tämä on automatisaation jarru ja edellyttää standardia (EAN-koodin käyttö?). Digitaalisen kuitin yleiseen käyttöönottoon liittyen tarvitaan katalysaattori, joka saa aikaan sen, että digitaalisen kuitin välitysjärjestelmä tulee kannattavaksi kaikille. Lisäksi ihmisluonne tuo haasteita, asenne digitalisaatioon muuttuu uusien sukupolvien myötä. Maksusta kirjanpitoon-prosessin nykytila ja kehitysajatuksia -tutkimus Haastatteluyhteenveto Tekijä: VTT Toimeksiantaja: Taloushallinnon runkoverkko-hanke 3. Kehitysajatuksia Digitaalisen kuitin tiedot lähetettäisiin kassajärjestelmistä ja pankin järjestelmistä (esim. lainoihin ja palveluihin liittyvät maksut) Finvoice-standardin mukaisessa formaatissa kuittioperaattoreille ja kuittiarkistoihin. Matkalaskujärjestelmät ja kirjanpitäjät saisivat kuitit kuittiarkistoista ja liittäisivät tapahtumat matkalaskuille ja kirjanpitoon. Maksutapahtuman liittäminen kuittitapahtumaan pitäisi tapahtua kirjanpitojärjestelmässä (tähän voitaisiin luoda automaattitiliöintejä). TARU-hankkeen ja FK:n yhteistyössä ollaan laatimassa soveltamisohjetta kuittien välittämiseen Finvoice-muodossa.
Kuittityö
Kysymys tietosisällön riittävyydestä ja muuntumattomuudesta. Oikean tietosisällön perusteella on mahdollista: Automatisoida hankinnasta maksuun ketjua Myyjän laskutusohjelma Myyjä Ostajan ohje Myynti Osto Tietojen poiminta Verkkolaskulta Vastaanottotilanteessa tai matkalla Verkkolasku sanomia (Muunnoksia formaattien välillä) Ostaja Automatisoida kirjanpitoa Automatisoida raportointia Oikea tietosisältö on pohja kaikelle laskupohjaiselle automatisoinnille. Valtion ja virastojen rajapinnat 15
Ehdotuksia/aloitteita Uuden Vähimmäistietosisällön käyttöönoton varmistaminen Laajemman laatutestin läpivienti Kansallinen testauspalvelu ehdotamme tätä! Tuki ja Vaatiminen (tietosisältö kuntoon) Finvoice ver. 2.01 ja TEAPPSXML ver. 2.7.2 vaaditaan Uuden vähimmäistietosisällön vaatiminen
Kiitos! Tehdään TARU:sta totta..
Yhteystiedot Hankekoordinaattori: Terhi Aspola p. 050 575 9705 ext.terhi.aspola@tieto.com Administer Oy Pirjo Mäkelä (hankejohtaja) p. 040 504 1304 pirjo.makela@administer.fi Kunnan Taitoa Oy Maria Vuontisvaara (hankejohtaja) p. 040 060 2939 maria.vuontisvaara@taitoa.fi Tieto Oyj Fredrik Jansson (hankejohtaja) p. 040 344 6631 fredrik.jansson@tieto.com Tikon Oy Johnny Branders (hankejohtaja) p. 040 550 9350 johnny.branders@tikon.fi TARU-hanke (Administer Oy, Kunnan Taitoa Oy, Tieto Oyj, Tikon Oy) 18