D 1390 PETS 2010 Tietotekniikka klubihallinnon ja viestinnän tukena 2010 / MKa Suomen Rotary 2009-2010 1
Klubin tietovirtoja Kirjeet ja laskut RI SR Klubipressa / kuvernööri Sihteeri Jäsenistö Rahastonhoitaja Suomen Rotary 2009-2010 2
Miten hallitset klubisi tietovirtoja? Näinkö.. vai näin? Suomen Rotary 2009-2010 3
Tietotekniikka ja sähköinen viestintä Sähköposti Klubien tavoitettavuus sähköpostin välityksellä. - Presidentin ja sihteerin aktiivinen s-postin käyttö klubin sisäisessä viestinnässä. - RI:n tiedotteet, kuvernöörin kuukausikirjeet, Rotarytoimiston tiedotteet jne. kulkevat suurelta osin sähköpostin välityksellä. Klubin nettisivut Tarkoitettu omille jäsenille, vieraileville ja ulkopuolisille. (viikko-ohjelmat, projektit, yhteystiedot..) Palvelevat myös Rotaryn tunnetuksi tekemistä. Tällä hetkellä yli 90 % Suomen klubeista on omat nettisivustot Suomen Rotary 2009-2010 4
Rotaryn tietojärjelmien perusosat Läsnäoloraportit kuukausittain Puolivuotisraportit heinäkuussa ja tammikuussa Uudet klubivirkailijat joulukuussa SR:n Matrikkelitietojen päivitys Jäsenluetteloiden ja klubin yhteystietojen jatkuva ylläpito RI Official Directory tiedot joulukuussa Suomen Rotary Jäsentietojärjestelmä Rotary International Member Access (MAP) Eivät integroidu keskenään! Suomen Rotary 2009-2010 5
RI:n nettisivut www.rotary.org RI:n nettisivut www.rotary.org Sisäänmeno kaikille RI:n verkkopalveluille. Valtava rotarytietouden lähde. Paikoitellen amerikkalaisen kulttuurin leima, suodata kansallisella suodattimella. Suomen Rotary 2009-2010 6
RI / Rotary Member Access (MAP) Klubeilla (pesidentti ja sihteeri) ja kuvernööreillä on mahdollisuus (jopa välttämättömyys) liittyä RI:n klubi- ja jäsentietojen hallintajärjestelmään. Kuvernöörillä on vain oman piirinsä tietojen lukuoikeus. Järjestelmän suomen- ja ruotsinkieliset kieliset rekisteröitymis- ja käyttöohjeet löytyvät SR:n nettisivuilta. Suomen Rotary 2009-2010 7
RI Member Access- toiminnot Rotaryklubit (presidentti, sihteeri) Jäsen- ja klubitietojen päivittäminen juoksevasti Kunkin seuraavan rotaryvuoden presidentin ja sihteerin tietojen päivittäminen Official Directory:a varten Puolivuotisraportin (SAR) jäsentietojen päivittäminen Jäsenraporttien tulostaminen Rotary Official Directory-hakemiston selailu Rotarysäätiölahjoitusten tilanneseuranta Järjestelmä korvaa raportoinnin paperilomakkeet Kuvernöörin toiminnot Selailu- ja tulostusoikeudet piirinsä klubien ja jäsenten em. tietoihin. DGE:llä ja TRF-puheenjohtajalla hieman rajoitetummat valtuudet. Suomen Rotary 2009-2010 8
Rotary Member Access päävalikko Suomen Rotary 2009-2010 9
Suomen Rotaryn tietotekniikkapalvelut Suomen Rotaryn nettisivut www.rotary.fi Julkinen osa Sisäiset jäsensivut (tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana) Nuorisovaihdon nettisivut www.ryefinland.com Suomen Rotaryn Lääkäripankki www.rdbf.fi Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä (Online matrikkeli) Klubeille ja piireille tarjottavat nettipalvelut SR:n webbihotellissa Suomen Rotary 2009-2010 10
Suomen Rotaryn nettisivut www.rotary.fi Suomen Rotary 2009-2010 11
Suomen Rotaryn sisäiset jäsensivut Suomen Rotaryn sisäisiltä jäsensivuilta löytyy runsaasti aineistoa sekä klubi- että piirihallinnon tueksi : www.rotary.fi/suoja (tunnus: rotary, salasana: ratas) Suomen Rotaryn tiedotteita, ohjeita ja lomakkeita Rotary Internationalin suomennettuja ohjeistoja Suomen Rotaryn tuottamat koulutusaineistot RI:n ja SR:n tietojärjestelmiin liittyvät suomenkieliset kuvaukset ja ohjeet Osa aineistosta on myös ruotsinkielellä Klubeissa ei kovin hyvin tunneta näitä sivuja SR:n toimikunnat vastaavat sivustojen aineistojen ajantasaisuudesta Suomen Rotary 2009-2010 12
SR:n sisäiset jäsensivut Suomen Rotary 2009-2010 13
SR:n sisäiset jäsensivut Suomen Rotary 2009-2010 14
www.ryefinland.com Suomen Rotary 2009-2010 15
www.rdbf.fi Suomen Rotaryn Lääkäripankki Rotary Doctor Bank Finland (RDBF) Suomen Rotary 2009-2010 16
SR:n jäsentietojärjestelmä Klubit / tietojen päivitys Järjestelmän hallinta / Rotarytoimisto On-line matrikkeli Tietoja omalle koneelle JÄSENTEDOT Matrikkelit kirjapainosta Suomen Rotary 2009-2010 17
SR:n jäsentietojärjestelmä Internetin kautta nettiselaimella käytettävä keskitettyyn verkkotietokantaan perustuva ajantasajärjestelmä SISÄÄN: - klubi- ja jäsentietojen päivittäminen - klubivirkailijatietojen päivittäminen - kuukausittaisten läsnäoloilmoitusten raportointi ULOS: - lukuisia raportteja ja tilastoja klubin ja piirin toiminnan tueksi - online-hakutoiminnot - tietojen alaslataukset omalle koneelle - vuosittaisen matrikkelikirjan perusta Em. toimintojen käytettävyydet on määritelty eri käyttöoikeus-tasoille (jäsen, klubi, piiri,sr). Yksityiskohtainen järjestelmäkuvaus ja käyttöohjeet löytyvät SR:n kotisivuilta Suomen Rotary 2009-2010 18
SR:n jäsentietojärjestelmä Suomen Rotary 2009-2010 19
SR:n jäsentietojärjestelmän raportteja Suomen Rotary 2009-2010 20
Suomen Rotaryn webbihotelli o Hotellin ovet avattiin klubeille alkuvuodesta 2005, Tällä hetkellä hotellissa yli 100 klubia ja piirit o Sopimus antaa piireille ja klubeille mahdollisuuden sivustojensa rakentamiseen ja ylläpitoon yhteisessä rotarywebbihotellissa. o Sopimus sisältää myös sähköpostin sekä mahdollisuuden käyttää sivustojen ylläpidossa webselaimella käytettävää julkaisujärjestelmää. o SR tarjoaa piireille ja klubeille veloituksetta Rotary-look sivustopohjat Suomen Rotary 2009-2010 21
Yksi esimerkki klubin nettisivuista Piirien ja klubien omat nettisivut Suomen Rotary 2009-2010 22
Piirin 1390 nettisivut Suomen Rotary 2009-2010 23
Kuvernöörin kuukausikirjeet netissä Suomen Rotary 2009-2010 24
Verkkokokoukset Uusia mahdollisuuksia - verkkokokoukset Nykyisin on mahdollista pitää kokouksia myös verkkokokouksina Varsinaisia verkkoklubeja voidaan perustaa yksi / piiri. Suomessa tällä hetkellä vain yksi verkkoklubi RI on tehnyt sopimuksen verkkokousalustasta sekä omaan käyttöönsä että tarjoten sitä myös piireille ja klubeille. Firma on amerikkalainen Citrix ja tarjollaolevat palvelut ovat kokouskäyttöön ja etätukeen GoToMeeting ja seminaareihin Webinar. Suomen Rotary 2009-2010 25
Uusia mahdollisuuksia sosiaaliset verkostot Rotaryn sosiaaliset verkostot netissä Suomen Rotary 2009-2010 26
Rotaryn videoita netissä Suomen Rotary 2009-2010 27
Rotaryn sosiaalinen verkosto Suomen Rotary 2009-2010 28
Suomen Rotary 2009-2010 29
Rotaryn ammatilliset verkostot Suomen Rotary 2009-2010 30
Mitä teet tällä hetkellä? Suomen Rotary 2009-2010 31
Jaa kuvia klubisi toiminnasta Suomen Rotary 2009-2010 32
Uusia mahdollisuuksia Blogit Suomen Rotary 2009-2010 33
Klubipresidentin ja sihteerin kotitoimisto Rotary International Suomen Rotary Suomen Rotary 2009-2010 34
Suomen Rotary 2009-2010 35