NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2013 Tarkastuslautakunta 2013 2016 KOKOUSTIEDOT Aika Paikka Keskiviikko 10.4.2013 klo 13.00 14.26 Kaupunginhallituksen kokoushuone, Harjukatu 23, 2. kerros OSALLISTUJAT Esa Martikkala puheenjohtaja Jukka Pulakka varapuheenjohtaja Marianne Karttinen Iinu Kuusento Markku Niskanen Pauli Schadrin Sari Suomi POISSA MUUT OSALLISTUJAT Hanna Kuhanen Sami Salonen JHTT, KHT, vastuunalainen tilintarkastaja avustava JHTT-tarkastaja, tarkastuslautakunnan sihteeri ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri E s a M a r t i k k a l a S a m i S a l o n e n KÄSITELLYT ASIAT 9 17 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Aika ja paikka Nokialla M a r k k u N i s k a n e n J u k k a P u l a k k a päivänä kuuta 2013 päivänä kuuta 2013 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVÄNÄPITO Aika ja paikka Nokialla, 31. päivänä toukokuuta 2013 Todistaa Sami Salonen, sihteeri
NOKIAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2013 Tarkastuslautakunta 2013 2016 KOKOUSTIEDOT AIKA Keskiviikko 10.4.2013 klo 13.00 14.26 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone, Harjukatu 23, 2. kerros KÄSITELTÄVÄT ASIAT Pykälä n:o 9 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 10 Pöytäkirjan tarkastajat 11 Tarkastuslautakunnan sihteeristä päättäminen 12 Tarkastuslautakunnan ten ja tilintarkastajien esteellisyydet 13 Nimikkolautakuntien nimeäminen tarkastuslautakunnan ille 14 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen 15 Tarkastuslautakunnan kirjahankinta 16 Muut asiat 17 Huomioita PUHEENJOHTAJA Esa Martikkala
Tarkastuslautakunta 9 Tarkastuslautakunta 10 Tarkastuslautakunta 11 10.4.2013 3 9 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallintosäännön 32 :n 7 momentissa todetaan seuraavasti: Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 10 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Lautakunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tarkastusvuorossa ovat Markku Niskanen ja Jukka Pulakka. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Markku Niskanen ja Jukka Pulakka. 11 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERISTÄ PÄÄTTÄMINEN Edellisen tarkastuslautakunnan (toimikausi 2009 2012) toimintatapana oli, että avustava tilintarkastaja, JHTT Sami Salonen toimi tarkastuslautakunnan sihteerinä ja valmisteli asioita puheenjohtajalle. BDO Audiator Oy:n tarjouksessa (päivätty 12.2.2013) on esitetty tarkastuslautakunnan sihteeriksi avustava tarkastaja Taneli Toikkaa. Lautakunta valitsee toimikaudekseen sihteerin sekä määrittelee sihteerille kuuluvat tehtävät. 11 jatkuu
Tarkastuslautakunta 11 Tarkastuslautakunta 12 10.4.2013 4 11 jatkuu Vilkkaan keskustelun jälkeen tarkastuslautakunta päätti, että JHTT Sami Salonen toimii jatkossakin tarkastuslautakunnan sihteerinä. Sihteerille määriteltiin seuraavia tehtäviä: esityslistojen ja pöytäkirjojen laatiminen, kokousten järjestelyyn liittyvät tehtävät, erilliset lautakunnan määräämät selvitystyöt ja muut lautakunnan erikseen määrittelemät tehtävät. 12 TARKASTUSLAUTAKUNNAN JÄSENTEN JA TILINTARKASTAJIEN ES- TEELLISYYDET Tarkastuslautakunnan ten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä kuntalaissa ja hallintolain 5. luvussa säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan ten on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet toimikauden alkaessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan ten tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Päävastuullisen tilintarkastajan on varmennettava oma ja tarkastusryhmänsä riippumattomuus asiakkaasta. Tarkastuslautakunnan ten osalta todetaan mahdolliset esteellisyydet ja tilintarkastajat selvittävät oman riippumattomuutensa asiakasyhteisöstä (Nokian kaupungista). Tarkastuslautakunnan ten osalta todettiin seuraavat esteellisyydet: Jukka Pulakka, varapuheenjohtaja vapaa-aikalautakunta Vastuunalainen tilintarkastaja antoi suullisesti selvityksen tilintarkastusryhmän riippumattomuudesta.
Tarkastuslautakunta 13 Tarkastuslautakunta 14 10.4.2013 5 13 NIMIKKOLAUTAKUNTIEN NIMEÄMINEN TARKASTUSLAUTAKUN- NAN JÄSENILLE Tarkastuslautakunnan käytännön työn kannalta on pidetty hyvänä menettelytapana sitä, että kullekin elle määritellään nimikkolautakunta. Käytäntö on ollut, että tarkastuslautakunnan ille on toimitettu oman lautakuntansa pöytäkirjat mahdollisine liitteineen. Päätetään tarkastuslautakunnan ten nimikkolautakunnat. Päätettiin tarkastuslautakunnan ille seuraavat nimikkolautakunnat: puheenjohtaja Martikkala kaupunginhallitus varapuheenjohtaja Pulakka rakennus- ja ympäristö- sekä tekninen lautakunta Karttinen perusturvalautakunta Kuusento vapaa-aikalautakunta Niskanen kasvatus- ja opetuslautakunta Schadrin perusturvalautakunta Suomi tekninen lautakunta 14 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOULUTTAUTUMINEN Esityslistan liitteenä toimitetaan kolmesta eri koulutuksesta esitteet. Koulutukset ovat: - FCG Koulutus ja konsultointi Oy:n järjestämä Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä (esim. Tampereella 16.4.2014) - BDO Audiator Oy:n ja FCG Koulutus ja konsultointi Oy:n järjestämä Auditio 2013 -konferenssi (14. 16.5.2013) ja - PwC:n järjestämä Arviointiseminaari 2013 (25. 26.9.2013) Käydään keskustelua tarkastuslautakunnan kouluttautumisesta ja päätetään yllä oleviin koulutuksiin osallistumisesta. 14 jatkuu
Tarkastuslautakunta 14 Tarkastuslautakunta 15 10.4.2013 6 14 jatkuu Tarkastuslautakunta kävi vilkasta keskustelua kouluttautumisesta. Tarkastuslautakunta oli sitä mieltä, että koulutukselle on tarvetta, mutta päätti, että tässä vaiheessa ei osallistuta koulutuksiin. Tarkastuslautakunnan kouluttautumiseen palataan uudelleen lautakunnan syksyn 2013 kokouksissa. 15 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KIRJAHANKINTA Esityslistan liitteenä toimitetaan esite kirjasta Tarkastuslautakunta osana kunnan valvonta- ja arviointijärjestelmää tehtävät muuttuvassa kuntaympäristössä. Kirjassa käsitellään mm. tarkastuslautakunnan tehtäviä, arviointityötä, tuloksellisuuden arviointia, vaikuttamista arviointiraportin kautta ja tarkastuslautakunnan työtä yhteistoiminta-alueella. Päätetään kirjahankinnasta. Tarkastuslautakunta päätti tilata viisi Tarkastuslautakunta osana kunnan valvonta- ja arviointijärjestelmää tehtävät muuttuvassa kuntaympäristössä -kirjaa. Tarkastuslautakunnan sihteeri Salonen hoitaa tilaukseen liittyvät järjestelyt.
Tarkastuslautakunta 16 Tarkastuslautakunta 17 10.4.2013 7 16 MUUT ASIAT Käsitellään lautakunnan esille ottamat mahdolliset muut asiat. Lautakunta päätti, että seuraava kokous pidetään ma 22.4.2013 klo 8.30 alkaen. Kokous pidetään kaupunginhallituksen kokoushuoneessa. Kokoukseen pyydetään kuultavaksi työsuojelupäällikkö Reijo Jokinen. 17 HUOMIOITA Kirjattiin muistiin lautakunnan ten esille tuomia seikkoja, joita mahdollisesti tullaan tarkastamaan perusteellisemmin tai huomioidaan arviointikertomusta laadittaessa.