OPPITUNTI 101 Tämän oppitunnin jälkeen osaat: muuttaa projektin työaikaa ja määrittää päiviä vapaa-ajaksi luoda tehtäväkalenterin ja käyttää sitä tehtävissä ARVIOITU KESTO 0 min. syöttää limitysaikoja ja viiveitä ja muuttaa tehtävien riippuvuussuhteita muuttaa tehtävän lajia ja todeta, miten tämä vaikuttaa Microsoft Projectin tehtävien ajoitustapaan jakaa tehtävän työssä tapahtuneen keskeytyksen kirjaamiseksi syöttää kiinteän kustannuksen ja määrittää sen kertymistavan määrittää projektiaikatauluun toistuvan tehtävän käyttää tehtävässä rajoitusta muuttaa tehtävien järjestystä kirjata tehtävien määräajat tunnistaa kriittisen polun tehtävät kirjata tehtävän tietoja huomautuksiin ja lisätä hyperlinkin Web-sisältöön. Osassa 1 luotiin lyhytelokuvaprojektin alkuperäinen tehtäväluettelo ja varattiin resursseja. Tämän osan oppitunneilla tarkennetaan projektisuunnitelmaa tehtävien tiedoista aloittaen.
102 Microsoft Project 2000 Trainer Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 0 (Short Film Project 0). Tiedosto sisältää oppitunnilla 1 syötetyt projektin alkamispäivän ja ominaisuudet sekä muita tehtäviä, resursseja ja varauksia. Etsi ennen oppitunnin aloittamista kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset - kansion Osa 2 -kansio. Avaa tiedosto A ja tallenna se perusaikatauluineen Osa 2 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 0. Projektin työajan muuttaminen Kalenterit määrittävät koko projektin, eri resurssien ja tehtävien työajan. Microsoft Project käyttää kalenteria, samoin kuin tehtävien suhteita ja muita tietojakin projektin aikataulun kokoamiseen. PROJ2000E-3-4 Kalentereita on kahdenlaisia: peruskalentereita ja resurssikalentereita. Peruskalentereita voi: " käyttää koko projektin kalenterina. Kun niitä käytetään tässä tarkoituksessa, niitä sanotaan projektikalentereiksi. Projektikalenteri määrittää niiden tehtävien, joille ei ole varattu resursseja, sekä kiinteäkestoisten tehtävien työ- ja vapaa-ajat. " käyttää tietyn tehtävän kalenterina. Kun niitä käytetään tässä tarkoituksessa, niitä sanotaan tehtäväkalentereiksi. Tehtäväkalenteri määrittää tietyn tehtävän työ- ja vapaa-ajan projektikalenterista riippumatta. Tehtäväkalenteri luodaan seuraavassa osiossa. " käyttää osoittamaan resurssien oletustyöajat. Oppitunnilla 7 opitaan päivittämään resurssikalentereita. Microsoft Projectin kolme peruskalenteria ovat: " Vakio: sisältää tavallisen työpäivän, maanantaista perjantaihin klo 9.00-17.00 (engl. versiossa 8:00 AM - 5:00 PM, tunnin lounastauko) " 24 tuntia: ei vapaa-aikaa " Yövuoro: sisältää yövuoron aikataulun maanantai-illasta lauantaiaamuun klo 23.00-8.00, yhden tunnin tauko. Projektin kalenterina käytettävä peruskalenteri valitaan Tietoja projektista - valintaikkunassa. (Valintaikkunan voi avata valitsemalla Projekti-valikosta Tietoja projektista (Project Information).) Microsoft Project käyttää oletusarvon mukaan projektikalenterina Vakio-peruskalenteria.
Oppitunti 103 Voit valita kalenterin sarakeotsikot hiirellä vetämällä M- sarakeotsikosta P-sarakeotsikkoon. Peruskalenterien työaikoja voi mukauttaa Muuta työaikaa -valintaikkunassa. (Valintaikkunan voi avata valitsemalla Työkalut-valikosta Muuta työaikaa (Change Working Time).) Voit myös luoda uuden peruskalenterin, jos mikään peruskalenteri ei sovi projektin tarpeisiin. Tässä harjoituksessa muutetaan projektikalenterin työaikaa ja määritetään joitakin lomapäiviä koko projektin vapaa-ajaksi. 1 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. Esiin tulee Muuta työaikaa -valintaikkuna. Elokuvaprojektin normaali työaika on klo 10.00-19.00 maanantaista perjantaihin ja lounastauko on klo 13.00. Erityistehtävien omat työajat määritetään seuraavassa osiossa. 2 Varmista, että Kohde-ruudussa (For) näkyy Vakio (projektin kalenteri) (Standard (Project Calendar)). Valitse Valitse päivämäärät -otsikon (Select Date(s)) alla olevasta kalenterista sarakeotsikot maanantaista perjantaihin. 3 Syötä Mistä- ja Mihin-ruutuihin (From ja To) seuraavan sivun kuvan mukaiset ajat (huomaa, että kuukausi voi olla toinen). VIHJE Voit siirtyä Mistä- ja Mihin-ruutujen välillä helposti sarkaimen avulla.
104 Microsoft Project 2000 Trainer Nyt projektikalenteri ja kaikki resurssikalenterit käyttävät näitä aikoja oletustyöpäivänä. Merkitset samalla Muuta työaika -valintaikkunassa joitakin lomapäiviä vapaa-ajaksi projektikalenteriin. 4 Vieritä Valitse päivämäärät -otsikon alla ylös- tai alaspäin marraskuuhun 2001. 5 Valitse marraskuun 22. ja 23. päivä. Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta (Set Selected Date(s) To) Vapaa-aika -valintanappi (Nonworking Time). 7 Vieritä joulukuuhun 2001. 8 Valitse joulukuun 24. ja 25. päivä. 9 Valitse Määritä valitut päivämäärät -kohdasta Vapaa-aika -valintanappi. Nämä lomapäivät ovat nyt koko projektin vapaa-aikaa.. Myös eräitä toisia aikaan liittyviä asetuksia täytyy muuttaa: alkamis- ja päättymisaikoja, joita Microsoft Project käyttää, kun tehtävälle syötetään alkamis- tai päättymispäivä mutta aikaa ei määritetä. 10 Napsauta Muuta työaikaa -valintaikkunassa Asetukset-painiketta (Options). Esiin tulee Asetukset-valintaikkuna, jossa on aktiivisena vain Kalenterivälilehti (Calendar). Tämä valintaikkuna tulee näkyviin myös, kun Työkalutvalikosta valitaan Asetukset. 11 Syötä Oletusalkamisaika-ruutuun (Default Start Time) 10.00. 12 Syötä Oletuspäättymisaika-ruutuun (Default End Time) 19.00.
Oppitunti 105 VIHJE Nämä oletusaika-asetukset eivät vaikuta kalenterien työ- ja vapaa-aikoihin. 13 Sulje Asetukset-valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta ja sulje sitten Muuta työaikaa -valintaikkuna napsauttamalla uudelleen OK-painiketta. Yksittäisten tehtävien työajan muuttaminen PROJ2000-1-7 AND PROJ2000-1-12 Toisinaan tehtäviä halutaan määrittää ajoille, jotka eivät kuulu projektin työaikaan. Tällöin näissä tehtävissä käytetään tehtäväkalenteria. Ensin määritetään, mitä peruskalenteria käytetään tehtäväkalenterina. Tehtäväkalenteria tarvitaan vain, jos tehtävälle halutaan eri työ- ja vapaa-ajat kuin projektikalenterissa on määritetty. Tehtäväkalenteria voi tarvita esimerkiksi näissä tilanteissa: " projektikalenterina käytetään Vakio-peruskalenteria ja tehtävä on tehtävä yön aikana " tehtävä on tehtävä viikonloppuna. Toisin kuin resurssien ja resurssikalenterien kohdalla, Microsoft Project ei automaattisesti luo tehtäväkalentereita, kun tehtäviä luodaan. Jos erityistä tehtäväkalenteria tarvitaan, tehtävään liitetään jokin Microsoft Projectin mukana toimitettu peruskalenteri (tavallisemmin kuitenkin uusi, itse luotu peruskalenteri). Tehtäväkalenteri määritetään Tehtävän tiedot -valintaikkunan
10 Microsoft Project 2000 Trainer (Task Information) Lisäasetukset-välilehdessä (Advanced). (Valintaikkunan voi avata valitsemalla Projekti-valikosta Tehtävän tiedot.) Jos esimerkiksi tehtävään liitetään 24 tunnin peruskalenteri, Microsoft Project ajoittaa tehtävän 24-tuntisen työpäivän eikä projektikalenteriin määritetyn työajan mukaan. VIHJE Kun tehtävään liitetään peruskalenteri, voidaan valita, että kaikkien tehtävälle varattujen resurssien resurssikalenterit ohitetaan. Tällöin Microsoft Project ajoittaa tehtävän varaukset työskentelemään tehtävän kalenterin mukaan omien resurssikalenteriensa asemesta (esimerkiksi 24 tuntia vuorokaudessa). Jos tämä johtaa siihen, että resurssit joutuvat töihin normaalilla vapaa-ajallaan, asiasta kannattaa keskustella ensin kyseisten resurssien kanssa. Lyhytelokuvaprojektissa muutama kohtaus täytyy kuvata yöllä. Projektikalenterissa ei kuitenkaan ole työaikaa niin myöhään, että se kattaisi näiden kohtauksien kuvauksen. Koska nämä tehtävät ovat poikkeuksia projektin normaaliin työaikaan, projektikalenteria ei kannata muuttaa. Tässä harjoituksessa luodaan uusi peruskalenteri ja käytetään sitä tarvittavissa tehtävissä. 1 Valitse Työkalut-valikosta Muuta työaikaa. 2 Napsauta Muuta työaikaa -valintaikkunassa Uusi-painiketta (New). Esiin tulee Luo uusi peruskalenteri -valintaikkuna (Create New Base Calendar). 3 Kirjoita Nimi-ruutuun (Name) Iltakuvaukset. 4 Varmista, että Luo kopio kalenterista -ruudussa (Make A Copy Of) on valittuna Vakio (Standard) ja napsauta sitten OK-painiketta. 5 Valitse Valitse päivämäärät -otsikon alla olevasta kalenterista sarakeotsikot maanantaista perjantaihin. Kirjoita ylärivin Mistä- ja Mihin-ruutuihin 19.00 ja 0.00 ja poista toisen rivin arvot. Muuta työaikaa -valintaikkunan pitäisi näyttää tältä:
Oppitunti 107 7 Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Seuraavaksi käytetään Iltakuvaukset-kalenteria kahdessa tehtävässä. 8 Valitse tehtävän 22 nimi, Kohtaus 2 kuvaus. Pidä alhaalla Ctrl-näppäintä ja valitse tehtävän 23 nimi, Kohtauksen 4 kuvaus. Molemmat kohtaukset täytyy kuvata illalla. 9 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta (Task information). Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. Valintaikkunan otsikossa lukee Useiden tehtävien tiedot (Multiple Task Information), koska valittuna on useita tehtäviä ja ikkunassa tehtävät asetukset vaikuttavat kaikkiin valittuihin tehtäviin. 10 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä (Advanced). 11 Valitse Kalenteri-ruudun (Calendar) luettelosta Iltakuvaukset. 12 Napsauta Ajoittaminen ohittaa resurssikalenterit -valintaruutua (Scheduling Ignores Resource Calendars) kahdesti, jolloin se tulee valituksi. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project käyttää Iltakuvaukset-kalenteria tehtävissä 22 ja 34. Niiden tunnussarakkeeseen tulee kalenterikuvake, joka muistuttaa, että tehtävissä käytetään tehtäväkalentereita. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta:
108 Microsoft Project 2000 Trainer Koska edellisessä vaiheessa ohitettiin resurssikalenterit, näille tehtäville varatut resurssit ajoitetaan kellonaikoihin, jota muuten olisivat resurssien vapaa-aikaa. Huomasit ehkä, että myös muissa tehtävissä oli käytetty kalentereita. Kalentereita kannattaa käyttää, kun halutaan tehdä poikkeuksia projektin normaaliin työaikaan eikä haluta määrittää uudelleen koko projektin työaikaa. Tehtävien suhteiden muuttaminen Muistat ehkä oppitunnilta 3, että tehtävien välisiä riippuvuuksia eli suhteita on neljänlaisia: PROJ2000-2-11 " Lopusta alkuun (LA) (Finish-to-start (FS)) Edeltäjän päättymispäivä määrää seuraajan alkamispäivän. " Alusta alkuun (AA) (Start-to-start (SS)) Edeltäjän alkamispäivä määrää seuraajan alkamispäivän. " Lopusta loppuun (LL) (Finish-to-finish (FF)) Edeltäjän päättymispäivä määrää seuraajan päättymispäivän.
Oppitunti 109 " Alusta loppuun (AL) (Start-to-finish (SF)) Edeltäjän alkamispäivä määrää seuraajan päättymispäivän. Kun Microsoft Projectiin syötetään tehtäviä ja ne linkitetään Linkitä tehtävät - painikkeen avulla, tehtäville määritetään lopusta alkuun (LA) -riippuvuussuhde. Tämä sopiikin useimpiin tehtäviin, mutta joitakin tehtävien suhteita täytyy luultavasti muuttaa. Tehtäviä, joissa tarvitaan jokin muu suhde kuin alusta loppuun, ovat esimerkiksi seuraavat: " Kohtauksen valaistusta voi alkaa tehdä heti, kun rekvisiitan järjestäminen alkaa (alusta alkuun -suhde). Näiden kahden tehtävän tekemiseen tarvittava kokonaisaika lyhenee, koska ne tehdään samanaikaisesti. " Kohtauksen kuvausjärjestyksen suunnitteleminen voi alkaa ennen käsikirjoituksen valmistumista, mutta se voi valmistua vasta käsikirjoituksen valmistuttua. Näiden tehtävien täytyy loppua suunnilleen samaan aikaan (lopusta loppuun -suhde). Tehtävien riippuvuuksien pitäisi noudattaa työskentelyjärjestystä. Kun oikeat tehtävien riippuvuudet on määritetty, aikataulua voi tarkentaa syöttämällä siihen päällekkäisyyttä (eli limitysaikaa) tai viivettä edeltäjä- ja seuraajatehtävien päättymis- ja alkamispäivien väliin. Mikäli kahdella tehtävällä on lopusta alkuun -riippuvuus: " limitysajan johdosta seuraaja alkaa ennen edeltäjän päättymistä " viiveajan johdosta seuraaja alkaa vasta jonkin aikaa edeltäjän päättymisen jälkeen. Seuraava kuva selventää limitys- ja viiveaikojen vaikutusta tehtävien suhteisiin. Oletetaan, että seuraavat kolme tehtävää suunniteltiin alun alkujaan lopusta alkuun -suhteiden avulla:
110 Microsoft Project 2000 Trainer Ennen kuin tehtävä 8 voi alkaa, on varattava päivä tehtävässä 7 käytetyn maalin kuivumiselle. Aikaa ei haluta lisätä tehtävän 7 kestoon, koska sinä päivänä ei tapahdu todellista työtä. Tehtävien 7 ja 8 väliin lisätään yhden päivän viive: Tehtävä 9 voi kuitenkin alkaa heti, kun tehtävä 8 on puolivälissä, joten tehtävien 8 ja 9 väliin lisätään 50 % limitysaikaa: Limitys- ja viiveajat voidaan syöttää aikayksikköinä (esimerkiksi 2 päivää) tai osuutena edeltäjän kestosta (esimerkiksi 50 %). Limitysaika syötetään positiivisena arvona, viive negatiivisena (esimerkiksi -2 päivää tai -50%). Limitys- tai viiveaikaa voi käyttää kaikenlaisissa tehtävien riippuvuuksissa: lopusta alkuun, alusta alkuun ja niin edelleen. Limitys- tai viiveaikoja voi syöttää esimerkiksi Tehtävän tiedot -valintaikkunassa tai syöttötaulukon Edeltäjät-sarakkeessa. Tässä harjoituksessa muutetaan tehtävien suhteita ja syötetään seuraaja- ja edeltäjätehtävien väliin limitys- tai viiveaikaa.
Oppitunti 111 Tehtävän tiedot -valintaikkuna aukeaa kaksoisnapsauttamalla tehtävän nimeä. 1 Kaksoisnapsauta syöttötaulukossa tehtävän 8 nimeä, Kuvauslupien hakeminen. Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 2 Napsauta Edeltäjät-välilehteä (Predecessors). 3 Kirjoita edeltäjätehtävän 7 Viive-kenttään (Lag) -50% ja paina Enteriä. Kun viive syötetään negatiivisena lukuna, se on limitysaikaa. 4 Sulje Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 5 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta (Go To Selected Task) nähdäksesi, miten viive vaikuttaa seuraajan ajoitukseen. Microsoft Project vierittää Gantt-kaaviota siten, että näkyviin tulee tehtävän 8 Gantt-palkki. Tehtävä 8 on nyt ajoitettu alkamaan, kun puolet tehtävästä 7 on tehty. Jos tehtävän 7 kesto muuttuu, Microsoft Project ajoittaa
112 Microsoft Project 2000 Trainer tehtävän 8 alun uudelleen. Seuraavaksi muutetaan kahden tehtävän riippuvuussuhdetta. Kaksoisnapsauta syöttötaulukossa tehtävän 10 nimeä, Äänityskaluston varaaminen. Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 7 Napsauta edeltäjätehtävän 9 Laji-kenttää (Type). Valitse Alusta alkuun (AA) (Start-to-Start (SS)) ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project muuttaa tehtävien 9 ja 10 suhteen alusta alkuun - suhteeksi. 8 Muuta seuraavat tehtävätiedot Tehtävän tiedot -valintaikkunan Edeltäjätvälilehdessä. Tehtävä Muutos 5, Raakaleikkaus Syötä 5 päivän limitysaika edeltäjätehtävään 4 nähden. (Muista syöttää limitys negatiivisena lukuna: -5pv (-5d).) 70, Lopullisen musiikin lisääminen Muuta riippuvuus edeltäjätehtävän 9 kanssa alusta alkuun - suhteeksi. 9 Napsauta vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. Kun olet tehnyt tämän, näytön pitäisi näyttää seuraavalta:
Oppitunti 113 Sekä alusta alkuun -suhteiden määrittäminen tehtäville että limitysaikojen käyttö ovat oikein käytettyinä erinomaisia keinoja lyhentää projektin kokonaiskestoa. Microsoft Project ei kuitenkaan osaa tehdä tällaisia aikataulumuutoksia puolestasi. Projektipäällikkönä tehtäväsi on analysoida tehtävien järjestyksiä ja suhteita ja tehdä tarvittaessa muutoksia. PROJ2000-1-13 Tehtävien lajien muuttaminen Muistat ehkä oppitunnilta 5, että Microsoft Project käyttää tehtävän työn laskemiseen seuraavaa ajoituskaavaa: Työ = Kesto Käyttöaste Kukin ajoituskaavan arvo vastaa yhtä tehtävälajia. Tehtävälaji määrittää, mikä ajoituskaavan muuttujista pysyy vakiona, kun muut kaksi arvoa muuttuvat. Oletusarvon mukainen tehtävälaji on kiinteät resurssit: kun tehtävän kestoa muutetaan, Microsoft Project laskee työn uudelleen. Jos taas tehtävän työtä muutetaan, Microsoft Project laskee tehtävän keston uudelleen. Molemmissa tapauksissa käyttöaste pysyy vakiona. Muut tehtävälajit ovat kiinteä kesto ja kiinteä työ. Kun tehtävällä on kiinteä kesto, tehtävän resursseja tai työtä voidaan muuttaa, jolloin Microsoft Project laskee uudelleen toisen arvon. Kun tehtävällä on kiinteä työ, tehtävän kestoa tai työtä voidaan muuttaa, jolloin Microsoft Project laskee uudelleen toisen arvon. Huomaa, että tämän tehtävälajin työmäärään perustuvaa ajoitusta ei voi poistaa käytöstä. Mitä tehtävälajia kannattaa käyttää eri tehtävissä? Se riippuu siitä, miten Microsoft Projectin halutaan ajoittavan tehtävän. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto siitä, miten eri tehtävälajien eri arvojen muuttaminen vaikuttaa.
114 Microsoft Project 2000 Trainer Valitun tehtävän tehtävälajin saa selville napsuttamalla vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta ja napsuttamalla sitten Lisäasetukset-välilehteä. Tehtävälajit näkyvät myös tehtävälomakkeessa. (Gantt-kaavionäkymässä tehtävälomakkeen saa esiin valitsemalla Ikkuna-valikosta Jaa.) Tehtävälajia voi muuttaa koska tahansa. Huomaa, että vaikka tehtävälajia kuvataan kiinteänä, tehtävän kestoa, resursseja tai työtä voi kuitenkin muuttaa. Kaikkia näitä arvoja voi muuttaa kaikilla tehtävälajeilla. Tässä harjoituksessa muutetaan kahden tehtävän tehtävälajia. 1 Valitse syöttötaulukosta tehtävän 2 nimi, Käsikirjoituksen tarkistaminen. 2 Valitse Ikkuna-valikosta (Window) Jaa (Split). Tehtävän syöttö -lomake tulee ikkunan alaosaan. Siitä näkyy, että tehtävän 2 laji on Kiinteät resurssit ja kokonaistyömäärä 80 tuntia (eli 40 tuntia kahdelle resurssille), kummankin resurssin käyttöaste on 100 % ja tehtävän kesto yksi viikko. Seuraavaksi muutetaan tehtävän kestoa ja havaitaan sen vaikutus muihin arvoihin. 3 Kirjoita tai valitse tehtävälomakkeen Kesto-kenttään arvo 2vko (2w) ja napsauta sitten lomakkeen oikeassa yläkulmassa olevaa OK-painiketta. Kuten olettaa saattaa, kummankin resurssin käyttöaste pysyy 100 prosentissa ja työn määrä kasvaa 10 tuntiin (80 tuntia / resurssi). Tehtävälajit ja työmäärään perustuva ajoitus Monet ihmiset ymmärtävät väärin tehtävälajit ja työmäärään perustuvan ajoituksen ja päättelevät, että asiat liittyvät toisiinsa enemmän kuin ne todellisuudessa liittyvät. Molempien asetukset vaikuttavat työn, keston ja käyttöasteen arvoihin. Työmäärään perustuva ajoitus vaikuttaa aikatauluun kuitenkin vain silloin, kun tehtäville varataan tai niistä poistetaan resursseja.
Oppitunti 115 Tehtävälajin muuttaminen vaikuttaa vain tehtävään varattuihin resursseihin. Lisätietoja työmäärään perustuvasta ajoituksesta on oppitunnin 5 kohdassa Useiden resurssien varaaminen tehtävälle. 4 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Kumoa Syötä (Undo Entry). Microsoft Project palauttaa tehtävän 2 kestoksi yhden viikon. Keskusteluissa käsikirjoituksen tarkistamiseen osallistuvien resurssien kanssa todetaan, että tehtävän keston pitäisi tuplata, mutta tehtävän tekemiseen tarvittava työmäärä voi pysyä ennallaan. Seuraavaksi muutetaan tehtävälajia kiinteistä resursseista kiinteäksi työksi ja pidennetään näin tehtävän kestoa. 5 Valitse tehtävälomakkeen Tehtävän laji -ruudusta (Task Type) Kiinteä työ (Fixed Work) ja valitse sitten OK. Microsoft Project muuttaa tehtävän 2 lajiksi kiinteä työ. Seuraavaksi muutetaan tehtävän kestoa ja havaitaan sen vaikutus muihin arvoihin. Kirjoita tai valitse tehtävälomakkeen Kesto-kentän arvoksi 2vko (2w) ja napsauta OK-painiketta. Kummankin resurssin käyttöaste laskee arvoon 50 % ja työmääränä pysyy 80 tuntia (40 tuntia / resurssi). Kun kiinteä työ -lajisen tehtävän kestoa pidennetään, resurssien käyttöaste tehtävässä laskee. Toisin sanoen resurssit tekevät saman määrän työtä pidemmällä aikavälillä. Seuraavaksi muutetaan tehtävälajia Tehtävän tiedot -valintaikkunassa. 7 Valitse ikkunan yläosan syöttötaulukosta tehtävän 7 nimi, Muodollisen hyväksymisnäytöksen järjestäminen.
11 Microsoft Project 2000 Trainer VIHJE Syöttötaulukossa voi vierittämisen lisäksi liikkua myös napsauttamalla syöttötaulukkoa, painamalla Ctrl+G (tai valitsemalla Muokkaa-valikosta Siirry (Go To)), jolloin esiin tulee Siirry-valintaikkuna. Syötä siihen arvo 7 ja valitse OK. 8 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta. Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna. 9 Napsauta Lisäasetukset-välilehteä. Valittu tehtävä edustaa elokuvan muodollisen hyväksymisnäytöksen järjestämistä projektin taloudellisille tukijoille. Tehtävän kestoksi on ajoitettu koko päivä, vaikkakin osa siihen varatuista resursseista tekee työtä puolen päivän verran. Tämän vuoksi (sekä tehtävän resurssikustannusten hallitsemiseksi oikein) tehtävästä tehdään kiinteäkestoinen ja joidenkin siihen varattujen resurssien työmääriä muutetaan. 10 Valitse Tehtävän laji -ruudusta Kiinteä kesto (Fixed Duration). 11 Napsauta Resurssit-välilehteä. 12 Määritä Käyttöaste-sarakkeessa (Units) Janne Mikkosen ja Taavi Kaarron käyttöasteiksi 50 %. 13 Sulje Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Näiden resurssien päivitetyt työt näkyvät näytön alaosan tehtävälomakkeessa.
Oppitunti 117 Käyttömieltymyksien mukaan tämänkin harjoituksen olisi voinut tehdä tehtävälomakkeessa tai Tehtävän tiedot -valintaikkunassa. 14 Valitse Ikkuna-valikosta Poista jako. PROJ2000-1-4 Saat esimerkin tehtävien jakamisesta kaksoisnapsauttamalla MS Project 2000 SBS -CD-levyn Multimediakansion SplitTasks.avi - kuvaketta. VIHJE Yhteenvetotehtävän laji on aina kiinteä kesto, eikä sitä voi muuttaa. Koska yhteenvetotehtävä perustuu alitehtäviensä ensimmäiseen alkamispäivään ja viimeiseen päättymispäivään, sen kesto lasketaan alitehtävien perusteella eikä kestoa voi suoraan muuttaa. Voit tarkistaa tämän kaksoisnapsauttamalla tehtävää 1, Jälkituotanto ja tarkastelemalla Tehtävän tiedot -valintaikkunan Lisäasetukset -välilehteä. Tehtävän töiden keskeyttäminen Projektitehtävien suunnitteluvaiheessa voi olla tiedossa, että tietyn tehtävän työ joudutaan keskeyttämään. Tehtävän voi jakaa, jolloin siitä näkyy keskeytysjakso ja milloin tehtävän tekemistä voidaan jatkaa. Tehtävän voi joutua jakamaan esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: " tehtävässä on odotettu katko. Resurssi voi esimerkiksi olla varattuna viikon kestävään tehtävään, mutta sen täytyy keskiviikkona osallistua tapahtumaan, joka ei liity tehtävään. " tehtävässä on odottamaton katko. Kun tehtävä on aloitettu, resurssi joutuu ehkä keskeyttämään työt toisen, tärkeämmän tehtävän takia. Kun toinen tehtävä on tehty, resurssi voi palata ensimmäisen tehtävän tekemiseen.
118 Microsoft Project 2000 Trainer VIHJE Molemmissa tapauksissa kannattaa kirjata tehtävän jakamisen syy tehtävähuomautukseen. Siitä on apua, jos tehtävää joudutaan myöhemmin tarkastelemaan. Lisätietoja tehtävähuomautuksista on tällä oppitunnilla myöhemmin kohdassa Tehtävän tietojen tallentaminen huomautusten ja hyperlinkkien avulla Tässä harjoituksessa jaetaan tehtävä. 1 Valitse syöttötaulukosta tehtävän 4 nimi, Tuotantohaitarien tekeminen. Tiedät, että tehtävän työt keskeytyvät kolmen päivän ajaksi 1. toukokuuta alkaen. VIHJE Aikajana on jaettu pää- ja apuaikajanaan. Aliaikajanan muuttaminen on tärkeää tehtävien jakamisessa: apuaikajanan tarkkuus määrittää pienimmän ajanjakson, johon tehtävä voidaan jakaa. Kun aikajanan yksiköksi on määritetty päivät, tehtävä on jaettava vähintään päivän ajaksi. Jos tehtävä halutaan jakaa tuntitasolla, apuaikajanan asteikkoa täytyy muuttaa (Muotoile-valikon (Format) Aikajana-komennolla (Timescale)). 2 Ota tehtävän 4 Gantt-palkki näkyviin napsauttamalla vakiotyökalurivin Siirry valittuun tehtävään -painiketta. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Jaa tehtävä -painiketta (Split Task). Esiin tulee työkaluvihje ja hiiren osoittimen muoto muuttuu. 4 Siirrä hiiren osoitin tehtävän 4 Gantt-palkin päälle.
Oppitunti 119 Työkaluvihje on välttämätön tehtävän jakamiseksi tarkkaan. Siinä näkyy tehtävän toisen jakson alkamisaika, kun hiiren osoitinta liikutetaan Ganttpalkin päällä. Kun liikutat hiirtä Gantt-palkin päällä, työkaluvihjeessä oleva alkamispäivä muuttuu. 5 Siirrä hiiren osoitinta, kunnes työkaluvihjeessä näkyy alkamispäivänä ti 5.1.2001. Vedä hiirtä oikealle, kunnes työkaluvihjeessä näkyy alkamispäivänä pe 5.4.2001 ja vapauta sitten hiiripainike. Microsoft Project lisää tehtävään jaon, joka näkyy Gantt-kaaviossa pisteviivana tehtävän osien välillä. Tehtävien jakamisessa kannattaa muistaa myös seuraavat asiat: " tehtävän voi jakaa haluttuun määrään osia " jaetun tehtävän katkon kestoa voi muuttaa vetämällä tehtävän osaa vasemmalle tai oikealle " tehtäväkatkon (pisteviiva) kestoa ei lasketa tehtävän kestoon (paitsi jos tehtävä on kiinteäkestoinen), koska katkon aikana ei tehdä työtä " jos jaetun tehtävän kesto muuttuu, tehtävän viimeisen osan kesto pitenee tai lyhenee " jos jaettu tehtävä ajoitetaan uudelleen (esimerkiksi alkamispäivä muuttuu), koko tehtävä keskeytyksineen ajoitetaan uudelleen. Tehtävän jako osiin ja keskeytykseen säilyy. " jaetun tehtävän osat voi yhdistää uudelleen vetämällä yhtä osaa, kunnes se koskee toista osaa
120 Microsoft Project 2000 Trainer " jos keskeytyksiä ei haluta näyttää katkoviivoilla, Muotoile-valikosta (Format) voi valita Asettelun (Layout) ja poistaa Näytä palkkien jaot - valintaruudun (Show Bar Splits) valinnan. Myös muut toimet, esimerkiksi resurssivarausten ja resurssien tasojen muuttaminen voivat aiheuttaa tehtävän jakamisen. Lisätietoja resurssivarausten muuttamisesta on oppitunnilla 8. Lisätietoja resurssien tasoista on oppitunnilla 7. Kiinteiden kustannusten syöttäminen Useimmissa projekteissa suurin osa kustannuksista aiheutuu työ- tai materiaaliresurssien kustannuksista. Oppitunnilla 4 syötettiin resursseille tuntija viikkokustannuksia. Tehtävään liittyvien resurssikustannusten lisäksi (tai toisinaan niiden asemesta) tehtävällä voi olla kiinteä kustannus. Kiinteä kustannus on tietty rahasumma, joka on budjetoitu tehtävälle. Kiinteät kustannukset pysyvät samoina tehtävän suorittamiseen käytetystä ajasta tai resursseista riippumatta. Projektien kiinteitä kustannuksia ovat esimerkiksi seuraavat: " konsultin matkakustannukset, jotka maksetaan tunti- tai päivähinnan lisäksi " valmistelumaksu, joka veloitetaan laitteen päivävuokran lisäksi " lupa kuvata yleisellä paikalla. Jos tehtävälle määritetään sekä resurssikustannuksia että kiinteitä kustannuksia, Microsoft Project määrittää kokonaiskustannukset laskemalla ne yhteen. Jos projektisuunnitelmaan ei syötetä kustannustietoja (esimerkiksi koska ei tiedetä resurssien hintoja), projektin kokonaiskustannuksia voi kuitenkin hallita tehtäväkohtaisten kiinteiden kustannusten avulla. Kiinteiden kustannusten kertymäajankohdaksi voidaan määrittää: " alussa: Koko kiinteä kustannus ajoitetaan tehtävän alkuun. Kun etenemistä seurataan, tehtävän koko kiinteä kustannus tapahtuu heti tehtävän alkaessa. " lopussa: Koko kiinteä kustannus ajoitetaan tehtävän loppuun. Kun etenemistä seurataan, tehtävän koko kiinteä kustannus tapahtuu vasta tehtävän valmistuttua. " jaettu: Kiinteä kustannus jaetaan tasaisesti tehtävän keston ajalle.
Oppitunti 121 Kun etenemistä seurataan, projekti kerää tehtävän kustannuksia sen etenemistä vastaavalla vauhdilla. Jos esimerkiksi tehtävän kiinteä kustannus on 100 mk ja 75 % tehtävästä on tehty, projektille on kertynyt tehtävästä kustannuksia 75 mk. Projektia suunniteltaessa kiinteiden kustannusten kertymistapa määrittää sen, miten kustannukset ajoitetaan. Tällä voi olla merkitystä budjetti- ja kassavirtatarpeiden ennustamisessa. Microsoft Project määrittää oletusarvon mukaan kiinteille kustannuksille jaetun kertymätavan. Sen voi kuitenkin muuttaa organisaation kirjanpitokäytäntöjen mukaiseksi. Elokuvaprojektissa tiedetään kokemuksesta, että kuvausluvat maksavat 3 000 mk, mikä on maksettava luvan hakuvaiheessa. Tässä harjoituksessa määritetään tehtävälle kiinteä kustannus ja määritetään sen kertymäajankohta. 1 Valitse Näytä-valikosta (View) Taulukko: Syöttö (Table: Entry) ja valitse sitten Kustannukset (Cost). Esiin tuleva kustannustaulukko korvaa syöttötaulukon. 2 Valitse tai kirjoita tehtävän 8, Kuvauslupien hakeminen Kustannuskenttään (Fixed Cost) 3000 ja paina sarkainta. 3 Valitse Kertymä-kentästä Alussa ja paina Enteriä. 4 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Kustannukset ja valitse sitten Syöttö (Entry). Microsoft Project palaa syöttötaulukkoon. Microsoft Project ajoittaa nyt tehtävän Kuvauslupien hakeminen 3 000 mk kustannuksen tehtävän alkamispäivään. Tämä kustannus syntyy projektille tehtävän alkaessa. Kustannus ei riipu tehtävän kestosta tai tehtävälle varattujen resurssien kustannuksista.