Risto Pelin Microsoft Project 2002 projekti- ja yritystason järjestelmänä PROJEKTIJOHTAMINEN OY RISTO PELIN
3 Sisällysluettelo ESIPUHE 7 OSA I PROJEKTIN HALLINTA PROJEKTITASOLLA 1 JOHDANTO 11 1.1 Projektiohjelmien käyttömahdollisuudet 11 1.2 Yritystason projektihallinta ja standardit 13 1.3 Microsoft Project 2002 uudet piirteet 15 2 MICROSOFT PROJECT PERUSTOIMINNOT 17 2.1 Project ohjelman tiedonhallinta 17 2.2 Työkalurivit 21 2.3 Organizer-toiminto 22 2.4 Projektin perusasetukset 23 2.5 Project Guide 26 3 TAULUKOIDEN JA NÄKYMIEN LAADINTA 27 3.1 Taulukon mukautus 27 3.2 Janakaavion mukautus 28 3.3 Näkymien laatiminen 33 3.4 Sivuasetukset ja tulostaminen 34 4 PROJEKTIAIKATAULUN LAADINTA 39 4.1 Uuden projektin perustaminen 39 4.2 Projektin tehtävien antaminen 41 4.3 Tehtävien kestojen määrittäminen 43 4.4 Riippuvuuksien määrittäminen 45 4.5 Aikataulun laskenta 48 4.6 Kalenterin asettaminen 52 4.7 Projektin ositus / outlining 54 4.8 Projektin keston lyhentäminen 56 5 RESURSSISUUNNITTELU 59 5.1 Peruskäsitteet 59 5.2 Resurssien yleistiedot 62 5.3 Resurssien nimeäminen tehtäville 63 5.4 Vaihtuvat kuormitusprofiilit 65 5.5 Resurssilaskenta 67 5.6 Resurssitasaus 69 5.7 Moniprojektihallinta 73 6 KUSTANNUSOHJAUS 79 6.1 Projektibudjetti 79 6.2 Kustannusseuranta 82 6.3 Tuloksen arvo -menetelmä 83
4 7 PROJEKTIN VALVONTA JA RAPORTOINTI 89 7.1 Ohjausprosessi 89 7.2 Perussuunnitelman tallentaminen 91 7.3 Aikataulun ylläpito 93 7.4 Tietojen lajittelu ja suodattaminen 97 7.5 Raporttien laatiminen 101 8 TIEDON SIIRTO MUIHIN OHJELMIIN 105 8.1 Tiedon siirtotavat 105 8.2 Graafisen kuvan siirto 107 8.3 Tiedon siirto taulukko-ohjelmaan 108 8.4 Tallentaminen tietokantaan 115 8.5 Integrointi muihin sovelluksiin 118 9 PROJECT OHJELMAN MUKAUTUS 121 9.1 Työkalurivien mukautus 121 9.2 Valikoiden mukautus 124 9.3 Tietokenttien mukautus 125 9.4 Outline codes 129 9.5 Ryhmittely (grouping) 131 9.6 Custom Forms 133 9.7 Makrojen nauhoitus 134 OSA II YRITYSTASON PROJEKTIHALLINTA 10 PROJECT SERVER 139 10.1 Vaatimukset yritystason projektihallinnalle 139 10.2 Enterprise Global 141 10.3 Enterprise-tietokentät 146 10.4 Yhteistyöasetukset 148 10.5 Käyttäjätunnusten luonti 151 10.6 Enterprise-resurssipooli 152 10.7 Projektin tallentaminen tietokantaan 154 10.8 Resurssien nimeäminen tehtäville 155 10.9 Projektin julkaiseminen 160 11 WEB CLIENT 165 11.1 Projektin tietojen tarkastelu 165 11.2 Toteutumien raportointi ja hyväksyntä 167 11.3 Tehtäväluettelon luonti / Web Access 170 11.4 Kalenterin muuttaminen 171 11.5 Tilanneraportin luominen 173 11.6 Dokumenttien hallinta 175 11.7 Outlook yhteydet 176
5 12 SHAREPOINT TEAM SERVICES 179 13 PROJEKTISALKUN ANALYSOINTI 185 13.1 Online raportointi OLAP kuutiota käyttäen 185 13.2 Resource Center 186 13.3 Portfolio Analyzer 189 13.4 Portfolio Modeler 193 14 OHJELMAN KÄYTTÖÖNOTTO 199 14.1 Käyttöönotto on projekti 199 14.2 Projektitoimisto (Project Office) 202 14.3 Yhteistyöprojektit 204 15 OHJELMAN ASENNUS JA YLLÄPITO 207 15.1 Project Server asennus 207 15.2 Pääkäyttäjä (Administrator) 209 15.3 Käyttäjät ja ryhmät 210 15.4 Tietoturva 212 15.5 Näkymien määrittely 215 15.6 Organisaation ylläpito 216 15.7 SharePoint Team Services 217 15.8 Yrityskohtaiset ominaisuudet 218 15.9 Project Web Access asetukset 221 15.10 Tietokannasta poistaminen 225 Liitteet Liite 1 Kirjallisuutta ja internet tietolähteitä 227 Liite 2 Hakemisto 228 Liite 3 Sanasto 229 Liite 4 Windows perusteita 230 Liite 5 Neuvoja ja niksejä 231 Liite 6 Tietokentät (fields) 233 Tässä teoksessa käsitellään Microsoft Project 2002 ohjelman englannin kielistä versiota. Project Standard ohjelmasta on myös suomen kielinen versio.
ESIPUHE Projektitoiminta on vakiintunut yritystason johtamisjärjestelmäksi kattaen varsin suuren osan yritystoimintaa. Ulkopuolelle jäävät samanlaisena toistuvat prosessit kuten myyntitoiminta, tuotantotoiminta jne. Näihinkin liittyvät muutokset (investoinnit, kehittäminen jne) toteutetaan projekteina. On lukuisia yrityksiä, joissa lähes kaikki työ tehdään projekteina. Voisi varmaan olettaa, että myös projektin hallinta on jo hyvin ohjattua. Vaan eipä ole. Projektien suunnittelu ja valvonta kyllä ymmärretään hyvin tärkeäksi ja on hyviä suunnitelma- ja raporttipohjia. Sen sijaan projektihallinnan tietojärjestelmissä vasta otetaan ensiaskelia. Tavallista on, että on ostettu Microsoft Project ohjelma. Sitten yksittäiset projektipäälliköt yrittävät ottaa ohjelman käyttöön parhaan taitonsa mukaan. Tämä ei ole oikea tie. Projektihallinnan ohjelmat ovat monimutkaisia ja vaativat paljon perusmuokkausta. On aivan turhaa projektipäälliköiden ajan haaskausta, että he rakentavat sivuasetuksia, janakaavion tyylejä ja kalentereita. Puhumattakaan niistä lukuisista asetuksista ja parametreista (options), jotka on asetettava oikein, jotta ohjelma laskee projektiaikataulun ja resurssit juuri halutulla tavalla. Tarvitaan yritystason standardi. Yksi yleisimpiä syitä miksi asiantuntijaorganisaation projektiaikataulut pettävät, on resurssihallinnan puute. Ei ole välinettä, jolla saadaan yhteenlaskettu henkilöstön kuormitus kaikista projekteista ja muista töistä. Tämä on yksi tärkeimpiä syitä käyttää projektihallintaohjelmaa. Näyttää siltä, että yritysten projektihallinnan tietotekniikan taso on useita vuosia jäljessä siitä, mitä ominaisuuksia ohjelmissa on. Voidaan kuitenkin arvioida, että tämä on vain lyhyen tähtäimen tilanne. Projektihallinnan ohjelmat ovat vasta viime vuosina kehittyneet vastaamaan vaativiakin projektihallinnan tarpeita. Kun nyt rakennetaan projektien johtamisjärjestelmiä, nämä antavat perustan, jolle jatkossa kehitetään vaativampia integroituja tietojärjestelmiä.
8 Teos on jaettu kahteen osaan: OSA I PROJEKTIN HALLINTA PROJEKTITASOLLA Tässä käsitellään ohjelmaa yhden projektin työkaluna. Tämä osa sisältää kaikki projektisuunnittelun ja Project ohjelman käytön perusasiat. OSA II YRITYSTASON PROJEKTIHALLINTA Tämä osa on yrityksille, jotka rakentavat Project Server tietokantaan perustuvan kokonaisvaltaisen projektihallinnan ratkaisun. Monet asiat tehdään ohjelmassa eri tavalla riippuen siitä, tallennetaanko projektit tiedostona vai tietokantaan sekä ovatko resurssit tiedostona vai tietokannassa. Tässä käsitellään myös yritystason ominaisuudet, kuten projektisalkun analysoinnin työkalut. Luvut 1-7 kuvaavat projektisuunnittelun vaiheet. Luvussa 8 on annettu esimerkkejä tiedon siirrosta eri ohjelmien välillä. Luku 9 kuvaa ohjelman muokkausta ja on tarkoitettu asiantuntijoille, jotka tekevät yrityskohtaiset käyttöstandardit. Luvussa 13 käsitellään yritystason projektisalkun analysointia. Nämä ovat ohjelmassa uusia ominaisuuksia. Luku 14 käsittelee Enterprise-tason projektihallintajärjestelmän käyttöönottoa. Luku 15 on tarkoitettu ohjelman asennuksesta ja ylläpidosta vastaaville henkilöille. Kun asennukset ja muokkaukset on tehty valmiiksi, eivät projektipäälliköt joudu paljoakaan tekemisiin luvun 15 sisältämien asioiden kanssa. Helsingissä 2003 Risto Pelin