LAPPEENRANNAN KAUPUNKIKONSERNIN TYTÄR- JA OSAKKUUSYHTIÖT Taloushallinnon ohjekokoelma Ohje on hyväksytty yhtiön hallituksessa XX.XX.2014
Sisällys 1 YLEISTÄ 4 2 MYYNTI 4 2.1 Yleistä 4 2.2 Laskutusmyynti 5 2.3 Myynnin katko 5 2.4 Myyntisaatavien seuranta ja perintä 5 2.5 Myyntireskontran täsmäytys 5 3 HANKINTA 6 3.1 Yleistä 6 3.2 Hankintavaltuudet 7 3.3 Luotto- ja maksukortit 8 3.4 Ostolaskujen tarkastus ja hyväksyminen 8 3.5 Edustus-, neuvottelu- ja kokouskulut 9 3.6 Ostojen katko 9 3.7 Ostoreskontran täsmäytys 10 4 PALKAT JA MATKAKULUT 10 4.1 Yleistä 10 4.2 Palkanlaskennan tiedot 10 4.3 Matkalaskut 11 4.4 Palkanlaskennan tietojen täsmäytys kirjanpitoon 11 5 KASSA JA PANKKITILIT 11 5.1 Kassa 11 5.1.1 Yleistä 11 5.1.2 Kassan laskenta ja tilitykset pankkiin 12 5.1.3 Täsmäytys pääkirjanpitoon 12 5.2 Pankkitilit 12 5.2.1 Yleistä 12 5.2.2 Pankkitilien täsmäytys kirjanpitoon 12 5.2.3 Tilien käyttöoikeudet 12 6 INVENTAARI 13 6.1 Yleistä 13 6.2 Inventaari käytännössä 13 6.3 Hinnoittelu 13 7 PANTTIVELKAKIRJOJEN, OSAKEKIRJOJEN SEKÄ MUIDEN ARVOPAPEREIDEN SÄILYTTÄMINEN 13 8 KIRJANPITO 14 8.1 Muistiotositteet 14 8.2 Poistosuunnitelma ja pysyvät vastaavat 14 2
9 ETUUKSIEN VASTAANOTTAMINEN 14 9.1 Yleistä 14 10 HANKKEET 15 10.1 Yleistä 15 LIITTEET Liite 1 Työnjako/vastuuhenkilöt -taulukko Liite 2 Hankintavaltuudet -taulukko 3
1 YLEISTÄ Kaupungin hallintosäännön mukaan konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat konserniyhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta ja tuloksellisuudesta. Konserniyhteisöt ovat velvollisia raportoimaan konsernijohdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävien riskien hallinnasta. Konsernijohto eli kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja vastaavat konserniyhteisöjen ohjauksesta sekä niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuuden ja tuloksellisuuden valvonnasta (konsernivalvonta). Konserniohjetta noudatetaan soveltuvin osin myös osakkuusyhteisöjen, yhteisyhteisöjen ja kuntayhtymien omistajaohjauksessa. Lappeenrannan kaupungin konserniohjeessa luodaan puitteet ensisijaisesti kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen omistajaohjaukselle kaupungin tavoitteiden mukaisesti. Konserniohjeen mukaan tytäryhteisöt noudattavat taloushallinnon ohjekokoelman määräyksiä. Konserniohjeessa määritellään mm. konserniraportoinnin periaatteet, keskitetyt konsernitoiminnot, henkilöstöpolitiikka, hyvä hallintotapa, esteellisyys ja matkustusohjeistus. Em. lisäksi konserniohjeessa määritellään mm. toimenpiteet, joihin tytäryhteisöjen tulee saada kaupunginhallituksen konsernijaoston tai kaupunginhallituksen ennakkohyväksyntä. Taloushallinnon ohjekokoelmassa annetaan tarkempaa ohjeistusta yhtiöiden taloushallintoon ja viitataan kaupungin olemassa olevaan muuhun ohjeistukseen. 2 MYYNTI 2.1 Yleistä Tämä ohje koskee kaikkia yhtiöstä myytäviä palveluita ja tuotteita. Laskutus tulee suorittaa viivytyksettä ja perintä on hoidettava tehokkaasti ja dokumentoidusti. Myyntitulojen tulee ensisijaisesti tapahtua laskuttamalla. Myynti-/vuokrasopimukset yhtiön puolesta allekirjoittaa toimitusjohtaja tai hänen tehtävään valtuuttamansa henkilö. Yhtiössä on varmistuttava siitä, että kaikki mitä myydään, tulee myös laskutettua. Mikäli myyntijärjestelmästä saa tiedon suoriteperusteen mukaan luovutetuista, mutta laskuttamattomista eristä, tulee laskutuksen aukottomuutta kontrolloida kuukausittain. Kontrolli tulee dokumentoida asianmukaisesti. 1 Jos yhtiössä ei ole käytössä luotettavaa myynnin täydellisyyden kontrollia, tulee myyntiä seurata analyyttisesti useamman kerran vuodessa. Myyntijärjestelmien myynnit on kirjattava pääkirjanpitoon vähintään kerran kuukaudessa. 1 Asianmukainen dokumentaatio: jälkikäteen on selvitettävissä, mitä on tehty (esim. mitä on täsmätty), kuka on tehnyt ja milloin on tehnyt (ts. allekirjoitus tai nimikirjaimet ja pvm). 4
Laskulle myynnissä tulee huomioida luottotappioriski. Laskulle myytäessä asiakkaiden maksukykyisyydestä tulee mahdollisuuksien mukaan varmistua. Hyvityslaskut tulee aina hyväksyttää yhtiön toimitusjohtajalla tai hänen tähän tehtävään valtuuttamallaan henkilöllä. Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa soveltuvin osin myös Lappeenrannan kaupunkikonsernin myyntitoimintoa koskevia ohjeistuksia mm. luottotappiokirjauksia / saatavien poistamista ja perintäohjetta. 2.2 Laskutusmyynti Myyntilaskut tulee tehdä viipymättä, vähintään kerran kuukaudessa (pääsääntö). Laskutuskustannusten vähentämiseksi voidaan pienet erät laskuttaa harvemmin. Joissakin tapauksissa laskutus voi tapahtua esim. puolivuosittain, jos tämä katsotaan yhtiön kannalta järkeväksi. Kausilaskutuksissa voidaan noudattaa toimialan yleistä käytäntöä. Laskun eräpäivä tulee olla 14 päivää laskun lähettämisestä, mikäli sopimuksesta tms. ei muuta ilmene. Myyntituotot kohdistetaan tiliotteilta päivittäin. 2.3 Myynnin katko Myynnin oikeasta katkosta (ajallinen kohdistaminen) tulee huolehtia erityisesti tilinpäätöshetkellä. Myyntilaskut kuuluvat sille kaudelle, jolla tavara/palvelu on toimitettu. Laskulla tulee olla tavaran/palvelun toimituspäivä tai aikaväli, jota laskutus koskee. Yhtiön tulee huolehtia siitä, että laskutus tulee oikealle kaudelle. Mikäli tämä ei ole mahdollista, yhtiön tulee ilmoittaa asiasta kirjanpitoon. 2.4 Myyntisaatavien seuranta ja perintä Työnjako/vastuuhenkilöt taulukossa mainitun henkilön/tahon tulee seurata myyntisaatavien tilannetta vähintään kerran kuukaudessa. Maksun viivästyessä tulee saatavista tehdä maksumuistutus vähintään kuukauden päästä saatavan eräpäivästä. Muistutus tulee tehdä kirjallisesti. Tarvittaessa perintä tulee siirtää perintätoimistolle tai hakea ulosottopäätös käräjäoikeudelta. Siirto tai hakemus tulisi tehdä kuukauden kuluessa maksumuistutuksen eräpäivästä, ellei velallisen kanssa tehdä erillistä maksusuunnitelmaa maksun suorittamiseksi. Luottotappiokirjaukset tulee aina hyväksyttää toimitusjohtajalla ja luottotappiokirjaukset tulee viedä hallituksen tietoon vähintään kerran vuodessa. Saatavien perintää tulee mahdollisuuksien mukaan jatkaa luottotappiokirjauksesta huolimatta. 2.5 Myyntireskontran täsmäytys Myyntireskontran avoimet saamiset (+pankkikortti- ja luottokorttisaamiset) täsmäytetään pääkirjanpitoon kerran kuukaudessa. Täsmäytys tulee tehdä ilman 5
viivytystä ja dokumentoida asianmukaisesti. 1 Täsmäytyksen tekee yhtiön kirjanpitäjä. 3 HANKINTA Tämä ohje koskee kaikkia yhtiöön ostettavia tuotteita ja palveluita sekä esimerkiksi kaluston vuokrausta. 3.1 Yleistä Jokaisen hankintoja tekevän henkilön tulee varmistaa, että hankinta on yhtiön kannalta tarkoituksenmukainen ja kokonaistaloudellisesti järkevä. Hankintoja tehtäessä tulee huomioida yhtiölle ja kaupunkikonsernille aiheutuva mahdollinen maineriski. Jos hankintoja tehdään johdon tai päättävässä asemassa olevien työntekijöiden lähipiiriin kuuluvilta tahoilta tulee erityisesti miettiä ja dokumentoida hankintojen kilpailutus, vastuullisuus ja hankinnan valintaperusteet. Hankintoja tehtäessä on huomioitava myös lainsäädännön ja säädösten edellyttämät asiat mm. rakennuttamispalveluiden käännetty arvonlisävero, tilaajavastuulaki, toimittajan kuuluminen YEL:n ja ennakkoperintälain piiriin sekä EU-hankkeisiin liittyvät säännökset (tositteiden säilytys yms.). Koneita ja laitteita hankittaessa tulee aina tapauskohtaisesti harkita, että ostetaanko kone tai laite omaksi vai onko se kokonaistaloudellisesti järkevämpää vuokrata. Hankintojen yhteydessä suoritettu kilpailutus tai tehty hintojen vertailu tulee dokumentoida. Tiedot kilpailutuksesta tulee arkistoida tai liittää ostolaskuun (ostolaskun kommenttikenttä). Jos kilpailutusta ei tehdä, tulee siihen olla perusteltu syy. Syyt tulee dokumentoida (suorahankintamuistio). Hankintoja saavat tehdä vain siihen valtuutetut henkilöt hankintavaltuuksiensa puitteissa. Laskut maksetaan ajallaan ja mahdolliset kassa-alennukset käytetään, jos tämä on mahdollista. Toimitusjohtajan luottokorttilaskut ja muut kulut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja tai hänen siihen valtuuttamansa henkilö. Maksullisiin koulutuksiin saa osallistua vain esimiehen luvalla. Toimitusjohtajan koulutuksiin tulee olla yhtiön hallituksen hyväksyntä. Tämän ohjeen lisäksi hankinnoissa tulee ottaa huomioon Lappeenrannan kaupunkikonsernissa voimassa olevat hankintaohjeet ja mahdolliset yhtiössä olevat erilliset hankintaohjeet. Lisäksi hankinnoissa tulee huomioida se, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348) ja hankinta-asetuksessa (Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 24.5.2007/614) säädetään sekä kaupungin taloussäännössä määrätään. Yhtiöiden tulee myös noudattaa Etelä-Karjalan maakunnallista hankintaohjetta, jossa ohjeet mm. kilpailutuksesta. Edellä mainittujen ohjeistusten lisäksi Lappeenrannan 1 Asianmukainen dokumentaatio: jälkikäteen on selvitettävissä, mitä on tehty (esim. mitä on täsmätty), kuka on tehnyt ja milloin on tehnyt (ts. allekirjoitus tai nimikirjaimet ja pvm). 6
kaupungin konserniohjeessa on ohjeistusta mm. hankintoihin liittyen. Saita Oy on antanut oman ohjeensa mm. ulkomaan maksujen maksamisesta. Kaupunkikonsernin Hankeohjeessa on toimintamallit ja pelisäännöt Lappeenrannan kaupunkikonsernissa toteutettaville hankkeille sekä kaupungin rahoittamille hankkeille. 3.2 Hankintavaltuudet Hankintoja saavat tehdä hankintarajojensa puitteissa vain henkilöt, joille yhtiön hallituksessa on määritelty hankintavaltuudet. Hankintarajat on vahvistettu yhtiön hallituksessa. Vain hallitus ja toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan tähän tehtävään valtuuttama henkilö saa allekirjoittaa yhtiötä koskevia sopimuksia. Myös hallituksen hyväksymät prokuristit, kaksi yhdessä, voivat tehdä sopimuksia. Kilpailutus Hankintojen kilpailutuksessa tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista ja Etelä- Karjalan maakunnallista hankintaohjetta. Ns. pienhankintoja (kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat) koskevia maakunnallisen hankintaohjeen määräyksiä on Lappeenrannan kaupunkikonsernin osalta täydennetty seuraavasti: 1. Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle 5.000 euron suuruinen eli hankintaa ei tarvitse kilpailuttaa. 2. Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-, terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa sekä yksittäisissä tietotekniikkaan (tms.) perustuvien kysely-/arviointipalvelujen hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankinnoissa alle 10.000 euron suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. 3. Myös edellä tarkoitetuissa suorahankinnan piiriin kuuluvissa hankinnoissa tulee ennen hankinnan suorittamista varmistua esimerkiksi puhelimitse suoritetulla hintavertailulla siitä, että tavara tai palvelu hankitaan toimittajalta, joka tarjoaa sen edullisimmalla hinnalla. Maakunnallisen ohjeen mukaisia menettelytapoja tulee soveltuvin osin noudattaa myös ns. pienhankinnoissa. Hankintojen kilpailutus tulee dokumentoida. Dokumentoinnin pienhankintojen osalta voi tehdä esimerkiksi sähköisen ostolaskujen kommenttikenttään. Mikäli hankinta tapahtuu tilauksena kaupungin tai yhtiön aiemmin kilpailuttamasta hankintapaikasta, kilpailutusta tai hintavertailua ei tarvitse dokumentoida. Mikäli pienhankintoja syntyy tiettyjen tuotteiden tai palveluiden osalta usein, tulee harkita näiden tuote- tai palveluryhmien kilpailuttamista puitejärjestelynä. Pienhankintaa tehtäessä on tarkistettava onko tuotteesta tai palvelusta olemassa puitesopimusta, jota voitaisiin hyödyntää. 7
3.3 Luotto- ja maksukortit Yhtiön henkilöstöön kuuluvalle luotto- ja maksukorttia hakee yhtiön toimitusjohtaja. Toimitusjohtajan korttihakemukset hyväksyy yhtiön hallitus. Luottamushenkilöille ei haeta luottokortteja, vaan heidän tulee laskuttaa kulunsa kulukorvausmenettelyllä. Korteilla voidaan maksaa vain työhön liittyviä hankintoja, joissa tulee noudattaa konsernin hankintaohjeita. Korttien käyttö yksityisiin menoihin on kielletty. Kortin käyttäjän tulee ehdottomasti säilyttää saamansa kuitti ja se on skannattava laskun liitteeksi. Maksupäätteestä saatu kuitti ei riitä laskun liitteeksi, jos siitä ei ilmene riittäviä arvonlisäverovähennykseen oikeuttavia alv-tietoja. Alkuperäisiä kuitteja ei tarvitse säilyttää, elleivät ne liity esim. EU-hankkeisiin. Jos kuittia ei löydy, niin ostaja maksaa hankinnan itse (Kirjataan saatavaksi yhtiön kirjanpitoon ja yhtiö laskuttaa ostajalta ko. hinnan tai se peritään palkasta). Liitteenä olevasta kuitista tulee selkeästi ilmetä kulun luonne ja sen liittyminen yhtiön liiketoimintaan. Jos korttiostos on edustamiseen tai neuvotteluun liittyvää ruoka- tai juomatarjoilua tai matkustuskulua, niin maksukuittiin tai ravintolalaskuun merkitään tilaisuuden tarkoitus, vieraat ja isäntä. Liitteenä olevasta kuitista tulee selkeästi ilmetä kulun luonne ja sen liittyminen yhtiön liiketoimintaan. Käytettäessä maksukorttia edustuskuluihin on noudatettava Lappeenrannan kaupunkikonsernin edustus-, neuvottelu- ja kokouskulujen hyväksymisohjetta. Luotto- ja maksukortin käytöstä ja säilyttämisestä vastaa kortin haltija. Käteisnostot ja verkkokauppa yhtiön luottokortilla ovat pääsääntöisesti kielletty. Poikkeustapauksista on tarkemmat ohjeet Lappeenrannan kaupunkikonsernin Luotto- ja maksukorttiohjeessa. Toimitusjohtajan luotto- ja maksukorttilaskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja tai hänen siihen valtuuttamansa henkilö. Työntekijöiden luotto- ja maksukorttilaskut hyväksyy toimitusjohtaja. Muut tarkemmat ohjeet maksu- ja luottokorttien käyttöön löytyvät Lappeenrannan kaupunkikonsernin luotto- ja maksukorttiohjeesta. 3.4 Ostolaskujen tarkastus ja hyväksyminen Ostolaskujen kiertoa järjestettäessä tulee huomioida seuraavat periaatteet: Jokaisella ostolaskulla tulee olla asiatarkastaja ja hyväksyjä. Ostolasku maksetaan tällä hyväksymismerkinnällä. Tavaran tai palvelun tilaaja/vastaanottaja toimii laskun asiatarkastajana tai laskun asiatarkastajan tulee varmistaa laskun tietojen oikeellisuus häneltä. Jos laskujen tiliöinti tapahtuu yhtiön asiatarkastajien tai hyväksyjien toimesta, tulee yhtiössä olla käytössä tiliöinti- ja aktivointiohjeet, joilla varmistutaan siitä, että tiliöintikäytännöt ovat yhtenäiset. Laskun hyväksyjän tulee tarkastaa myös tiliöinnin oikeellisuus. 8
Jotta laskujen kierto sujuisi myös asiatarkastajien ja hyväksyjien poissa ollessa, tulee yhtiössä huolehtia varamiesjärjestelmän toimivuudesta. Ostolaskujen asiatarkastajan on liitettävä tarvittaessa laskuun selvitys kulun luonteesta (esim. asiakastilaisuuden luonne yms.) ja samalla liittää laskuun tarvittavat liitteet (esim. osallistujalistat, kutsut, muut tarkennukset, kuitit ja tarvittaessa selvitys kilpailutuksesta). Laskun hyväksyjän tulee huolehtia siitä, että laskussa on asianmukaiset liitteet. Ostolaskun asiatarkastajat ja hyväksyjät on määritelty yhtiön työnjako/vastuuhenkilöt-taulukossa. Laskusta tulee tarkastaa seuraavat asiat: lasku on osoitettu yhtiölle, laskutettu erä vastaa tilattua/toimitettua määrää (tarkastettu lähetyslista), hinta vastaa sovittua hintaa, rahti, alennukset, arvonlisäveron oikeellisuus. Laskujen maksun pääperiaatteena tulee pitää sitä, että laskuja ei makseta, ennen kuin ne on asianmukaisesti tarkastettu ja hyväksytty. Yhtiössä tulee tarkkailla ostolaskujen kiertoa sisäisellä valvonnalla. 3.5 Edustus-, neuvottelu- ja kokouskulut Edustus-, neuvottelu- tai kokouskulun tulee liittyä kaupunkikonsernin asioiden edistämiseen. Edustettaessa tulee ensisijaisesti käyttää joko kaupunkikonsernin myöntämää luotto- tai maksukorttia tai pyytää lasku tilaisuudesta, mikäli se on kohtuullisella vaivalla mahdollista ja summa ei ole vähäinen. Hyvin pienet menot voidaan liittää matka- ja kulukorvauslaskuun. Luottamushenkilöiden itse maksamat menot hoidetaan aina kulukorvausmenettelyllä. Kulujen hyväksymisestä ja ohjeiden noudattamisesta vastaa esimies. Henkilö ei voi hyväksyä laskua, jonka sisältämään tarjoiluun tai muuhun palveluun hän on itse osallistunut. Henkilö ei voi hyväksyä kortillaan maksettua esimiehensä vastaanottamaa tarjoilua tai palvelua, vaan hyväksyjä on tässä tapauksessa molempien esimies. Jos on tilanne, että toimitusjohtaja ja hallituksen jäsenet ovat vastaanottamassa etuutta, niin laskun hyväksyy yhtiön hallitus. Yhtiöissä tulee noudattaa verottajan ohjetta edustus-, neuvottelu- ja markkinointikulujen luokittelussa. Laskun liitteistä tai lisätiedoista tulee käydä ilmi kulun luonne. Tytäryhteisön hallitus antaa määräykset alkoholitarjoilussa noudatettavista menettelyistä. 3.6 Ostojen katko On tärkeää, että ostolaskun tiliöijä kirjaa ostolaskut oikealle kaudelle erityisesti tilinpäätöshetkellä tai ostojen/kulujen kirjautumisesta oikealle kaudelle 9
tilinpäätöshetkellä tulee huolehtia muulla tavalla. Ostolaskut kuuluvat sille kaudelle, jolloin tavara tai palvelu on toimitettu. Laskun päiväys ei kerro välttämättä kautta, jolle lasku kuuluu, vaan tavaran tai palvelun toimitusaika. 3.7 Ostoreskontran täsmäytys Ostoreskontra tulee täsmäyttää pääkirjanpitoon kerran kuukaudessa. Täsmäytys tulee tehdä ilman viivytystä ja dokumentoida asianmukaisesti. 1 Täsmäytyksen tekee yhtiön kirjanpitäjä. 4 PALKAT JA MATKAKULUT 4.1 Yleistä Tämä ohje koskee palkkoja, palkkioita ja matkakuluja. Henkilöstön osalta noudatetaan soveltuvin osin kaupungin henkilöstöpoliittisia periaatteita. Tytäryhteisön tulee saada kaupunginhallituksen konsernijaoston hyväksyntä merkittäviin henkilöstöpoliittisiin ratkaisuihin, toimitusjohtajan tai vastaavan valintaan sekä tulospalkkiojärjestelmän käyttöönottoon ja muutoksiin. Työsopimukset allekirjoittaa yhtiön puolesta aina toimitusjohtaja. Kaikilla työntekijöillä tulee olla kirjallinen työsopimus. Toimitusjohtaja hyväksyy työntekijöiden palkankorotukset (allekirjoitus + päiväys). Toimitusjohtajan palkankorotukset käsitellään aina hallituksessa. Palkankorotuksista ja -muutoksista ilmoitetaan aina kirjallisesti palkanlaskentaan. Myös muut palkanlaskentaan liittyvät muutokset tulisi tehdä kirjallisesti ja/tai palkanlaskennan ohjeita/käytäntöjä noudattaen (esim. Essi-järjestelmä). Pääsääntöisesti palkkaennakoita ei makseta. Palkkaennakkoa maksetaan vain toimitusjohtajan kirjallisella luvalla. Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa soveltuvin osin myös Lappeenrannan kaupungin henkilöstökäsikirjassa olevia ohjeistuksia. 4.2 Palkanlaskennan tiedot Tuntilistat, palkkiot ja ylityöt hyväksyy ohjeistuksen liitteenä olevassa työnjako/vastuuhenkilöt listassa mainittu henkilö. Listojen hyväksyminen tulee tapahtua aina ennen palkanmaksua. Hyväksyntä tulee päivätä. Palkkojen maksatuslista tulee hyväksyttää (allekirjoitus + päiväys) toimitusjohtajalla. Hyväksynnän tulisi tapahtua ennen maksua. Maksun jälkeen tarkastetaan, että pankkitililtä lähtenyt palkkasumma vastaa palkanmaksukauden palkka-aineistoa. 1 Asianmukainen dokumentaatio: jälkikäteen on selvitettävissä, mitä on tehty (esim. mitä on täsmätty), kuka on tehnyt ja milloin on tehnyt (ts. allekirjoitus tai nimikirjaimet ja pvm). 10
4.3 Matkalaskut Matkakorvaukset maksetaan vain hyväksyttyä kirjallista matkalaskua vastaan. Matkalaskut hyväksyy työnjako/vastuuhenkilöt listassa mainittu henkilö (allekirjoitus + päiväys/sähköinen hyväksyntä). Toimitusjohtajan matkalaskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja tai hänen tehtävään valtuuttamansa henkilö ennen maksua. 4.4 Palkanlaskennan tietojen täsmäytys kirjanpitoon Palkanlaskennan tiedot täsmätään pääkirjanpitoon (vähintään) kerran vuodessa esim. työnantajan vuosi-ilmoitusten teon yhteydessä. Täsmäytys tulee dokumentoida asianmukaisesti. 1 Täsmäytyksen tekee yhtiön kirjanpitäjä tai palkanlaskija. 5 KASSA JA PANKKITILIT 5.1 Kassa 5.1.1 Yleistä Jokaiselle kassalle on määritelty vastuuhenkilö, jonka vastuulla on kassan hoitaminen ja asianmukainen säilyttäminen. Kassanhoitajan loma-aikoina kassasta vastaa kassanhoitajan varahenkilö. Vastuu- ja varahenkilö on määritelty ohjeistuksen liitteenä olevassa työnjako/vastuuhenkilöt taulukossa. Vastuuhenkilö ei saa siirtää kassanhoidon tehtäviä muille ilman toimitusjohtajan lupaa, lukuun ottamatta loma-aikaansa. Kassasta tulee pitää kassakirjaa, joka on oltava aina täsmättävissä kassan rahoihin, ellei ole käytössä kassajärjestelmää. Kirjaukset kassakirjalle tulee tehdä päivittäin. Kassaan panoista ja otoista tulee olla aina asianmukaiset kuitit. Käteismyynnistä on jäätävä aina asianmukainen juoksevasti numeroitu kuitti/lasku, arvomerkinnällä varustettu erikoislipuke (pääsyliput, ruokaliput yms.) tai myynti on kirjattava kassamyyntijärjestelmään (kassakone). Kassan rahat tulee säilyttää turvallisesti lukitussa paikassa. Turvallisia paikkoja ovat esimerkiksi kassakaappi, arkistoholvi tai muu turvallinen, lukittu paikka. Kun kassassa oleva rahamäärä ylittää sille määritellyn maksimimäärän tai pohjakassan, rahat tulee tilittää viipymättä pankkiin. Käteismyynnin rahat on laskettava ja täsmättävä päivittäin kassakirjalle tai myyntijärjestelmän kassaraportille. Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa soveltuvin osin myös Lappeenrannan kaupungin käteiskassojen hoitoa koskevaa ohjetta. 11
5.1.2 Kassan laskenta ja tilitykset pankkiin Kassa tulee laskea päivittäin. Jos kassaa ei käytetä päivittäin tai kassatapahtumat ovat vähäisiä, riittää että kassa lasketaan vähintään kerran kuukaudessa ja täsmätään kassakirjalle. Kassanlaskenta ja täsmäytys tulee dokumentoida asianmukaisesti. 1 Käteismyynnissä käytettävän myyntijärjestelmän tiedot (kassaraportti) tulee täsmätä kassan rahoihin. Täsmäytys tulee dokumentoida. Kassan vastuuhenkilön on allekirjoitettava rahojen tilityslomake. Aina kassan vastuuhenkilön vaihtuessa tulee suorittaa kassanlaskenta ja rahojen täsmäytys kassakirjalle. Laskenta tulee dokumentoida. Mahdollisen kassaeron syyt tulee aina selvittää ja dokumentoida. 2 Yli 20 euron kassaerot tulee hyväksyttää toimitusjohtajalla. Varsinaisen kassanhoitajan lisäksi on tähän tehtävään nimetyn henkilön laskettava kassa vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tarkastuslaskenta tulee dokumentoida asianmukaisesti. 1 Rahojen tilitykset pankkiin tulee jälkikäteen dokumentoidusti täsmätä pankin tiliotteelle. 5.1.3 Täsmäytys pääkirjanpitoon 5.2 Pankkitilit Kassakladi tulee täsmätä pääkirjanpitoon vähintään kerran kuukaudessa. Täsmäytyksen tekee yhtiön kirjanpitäjä. Täsmäytys tulee dokumentoida asianmukaisesti. 1 5.2.1 Yleistä Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa soveltuvin osin muita Lappeenrannan kaupungin kyseistä toimintoa koskevia ohjeistuksia. 5.2.2 Pankkitilien täsmäytys kirjanpitoon Tiliotteet täsmätään kirjanpitoon kerran kuukaudessa tähän nimetyn henkilön toimesta. Täsmäytys tulee dokumentoida ja tehdä ilman aiheetonta viivettä. 5.2.3 Tilien käyttöoikeudet Yhtiöstä pois lähtevien henkilöiden tilinkäyttöoikeudet tulee poistaa välittömästi työsuhteen päättymisen jälkeen. Tilinkäyttöoikeudet tulee pitää ajan tasalla. Pankkiohjelmien salasanat eivät saa olla yleisesti henkilökunnan tiedossa. Pankkiohjelmia saa käyttää vain valtuutuksen saaneet henkilöt. 1 Asianmukainen dokumentaatio: jälkikäteen on selvitettävissä, mitä on tehty (esim. mitä on täsmätty), kuka on tehnyt ja milloin on tehnyt (ts. allekirjoitus tai nimikirjaimet ja pvm). 2 Eron syy, selvityksen tekijä, päiväys 12
6 INVENTAARI Ohje koskee yhtiöissä mahdollisesti olevien raaka-aine-, tuote- tai varaosavarastojen inventaareja. 6.1 Yleistä Inventaari tulee tehdä vähintään kerran vuodessa, mahdollisimman lähellä tilinpäätöshetkeä. Tarvittaessa inventaari tulee tehdä useamman kerran vuodessa. Inventaarin jälkeiset muutokset varastossa tulee huomioida tilinpäätöksessä. Inventaaria tehtäessä on noudatettava äärimmäistä huolellisuutta. Inventaarin tulee kattaa kaikki tuotteet. Inventaarieroista tulee laatia asianmukaiset selvitykset ja olennaiset inventaarierot tulee hyväksyttää toimitusjohtajalla. Tämän ohjeen lisäksi tulee noudattaa soveltuvin osin muita Lappeenrannan kaupungin vaihto-omaisuutta koskevia ohjeistuksia. 6.2 Inventaari käytännössä 6.3 Hinnoittelu Inventaarin tulee edetä järjestelmällisesti varastopaikoittain. Lasketut tuotteet tulee merkitä, jotta tuotteita ei lasketa useampaan kertaan. Laskijan tulee allekirjoittaa inventaarilista. Käyttökelvottomat varastotuotteet tulee poistaa varastosta (romutus). Hinnoittelu tapahtuu alimman arvon periaatetta noudattaen (hankintahinta tai sitä alempi myynti- tai jälleenhankintahinta). 7 PANTTIVELKAKIRJOJEN, OSAKEKIRJOJEN SEKÄ MUIDEN ARVOPAPEREIDEN SÄILYTTÄMINEN Yhtiössä tulee pitää yhtiön omistamista arvopapereista listaa, jossa arvopaperit on yksilöity, ellei listausta saada ulkopuoliselta säilyttäjältä (esim. pankki). Listalla tulee mainita arvopaperin säilytyspaikka. Arvopaperit tulee säilyttää turvatussa paikassa, mieluiten kassakaapissa. Yhtiössä tulee määrittää vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluu ylläpitää arvoparilistausta. Lisäksi vastuuhenkilön tulee huolehtia, että arvopaperit inventoidaan vähintään kerran vuodessa. Vastuuhenkilön ja yhtiön toimitusjohtajan tulee allekirjoittaa inventaarilistaus. 13
8 KIRJANPITO 8.1 Muistiotositteet Muistiotosite on kirjanpitovelvollisen itsensä laatima tosite, joka koskee esim. jaksotusta, oikaisua, siirtoa tai tiliöinnin korjausta. Muistiotositteesta tulee käydä selkeästi ilmi, millä oletuksilla ja laskentasäännöillä luvut on laskettu, se tulee asianmukaisesti varmentaa eli siitä tulee käydä ilmi, kuka muistiotositteen on laatinut. Yhtiön toimitusjohtajan tai hänen valtuuttamansa henkilön tulee hyväksyä yhtiön kirjanpitoon kirjattavat olennaiset ja poikkeukselliset muistiotositteet. Poikkeuksellisiksi ja olennaisiksi tositteiksi voidaan määritellä mm. olennaiset pysyvien vastaavien alaskirjaukset ja olennaiset myynnin oikaisut. 8.2 Poistosuunnitelma ja pysyvät vastaavat Yhtiön pysyvien vastaavien poistosuunnitelman asianmukaisuus tulee käydä läpi tilinpäätöksen teon yhteydessä ja päivittää tarvittaessa. Lisäksi käyttöomaisuuteen tulee tehdä tarvittavat alaskirjaukset. Poistosuunnitelman ajantasaisuus tulee käydä yhtiössä läpi aina tp-hetkellä ja hyväksyttää yhtiön hallituksessa aina päivityksen yhteydessä. Yhtiössä tulee olla kirjallinen aktivointiohje, jolla määritetään aktivointiperiaatteet. Aktivointiohje tulee hyväksyttää yhtiön hallituksessa. 9 ETUUKSIEN VASTAANOTTAMINEN 9.1 Yleistä Kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden työntekijöiden, toimitusjohtajien ja hallituksen jäsenten tulee noudattaa kaupunkikonsernin etuuksien vastaanottamista koskevaa ohjeistusta. Ohjetta ei sovelleta siltä osin, kuin kaupunkikonserni tai henkilö itse maksaa tarjoilun, tilaisuuteen liittyvän pääsy- tai osallistumismaksun tai matkakustannukset. Lahjan, matkan tai muun etuuden hyväksyttävyyden arviointi on tapauskohtaista. Etuuden hyväksyminen heikentää luottamusta menettelyn tasapuolisuuteen, jos se ulkopuolisen silmin vaikuttaa toiminnan puolueettomuuteen ja riippumattomuuteen. Tässä arvioinnissa on otettava huomioon henkilön asema, tehtävät sekä hänen mahdollisuutensa vaikuttaa etuuden tarjoajaa koskeviin asioihin. Arviointiin vaikuttaa myös etuuden laatu, arvo, toistuvuus ja muut tapauksen olosuhteet, esimerkiksi vireillä olevat asiat ja niiden valmisteluvaihe. Tavanomaisen ja kohtuullisen vieraanvaraisuuden vastaanottaminen ei yleensä horjuta luottamusta toiminnan asianmukaisuuteen. Tavanomaista vieraanvaraisuutta on tavanomaiseen virka- tai työtoimintaan liittyvään yhteydenpitoon, tilaisuuksiin ja neuvotteluihin liittyvä tavanomainen ja kohtuullinen tarjoilu ja ohjelma. Tilaisuuteen osallistumisen tulee olla tarpeellista virka- tai työtehtävien kannalta. 14
Yksityisiltä henkilöiltä ja yrityksiltä voi ottaa vastaan vähäarvoisia mainos- tai muita lahjoja. Vierailujen yhteydessä voi ottaa vastaan konserniyhteisölle osoitettuja niin sanottuja liikelahjoja silloinkin, jos lahja jää käytännössä sen vastaanottaneen henkilön käyttöön. Lahjan voi hyväksyä myös, jos se liittyy merkkipäivään ja on arvoltaan kohtuullinen. Tarkempi ohjeistus etuuksien vastaanottamisesta löytyy Lappeenrannan kaupunkikonsernin etuuksien vastaanottaminen ohjeesta. 10 HANKKEET 10.1 Yleistä Kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden tulee noudattaa Lappeenrannan kaupunkikonsernin hanke ohjetta. Hanke ohjeessa sanoilla hanke ja projekti tarkoitetaan samaa. Hankeohjeen on laatinut Lappeenrannan kaupunkikonsernin hanketoimintaa seuraava EU- ja elinkeinotyöryhmä. Hankeohje on laadittu sen vuoksi, että vaikka Lappeenrannan kaupunkikonsernin eri toimialoilla ja yhtiöissä toteutettavien hankkeiden sisällöt ovat usein hyvinkin erilaisia, on niiden toteutusprosessi hyvin samankaltainen ja samantapaisiin sääntöihin perustuva. Hankeohje luo yhtenäiset toimintamallit ja pelisäännöt Lappeenrannan kaupunkikonsernissa toteutettaville sekä kaupungin rahoittamille hankkeille. Hankeohjeen tarkoituksena on toimia myös Lappeenrannan kaupunkikonsernin hanketoimintaan perehdyttävänä ja toimintaa ohjaavana oppaana. Hankeohje on jokaisen hankepäällikön käsikirja, jota tulee noudattaa. Mikäli EU säädökset tai rahoittajan antamat ohjeet kuitenkin poikkeavat tästä ohjeesta, ovat ne aina ensisijaisia. 15