Jämsän kaupungin konserniohje. Hyväksytty: Kaupunginvaltuusto Voimaantulo:

Transkriptio

1 Jämsän kaupungin konserniohje Hyväksytty: Kaupunginvaltuusto Voimaantulo: Jämsän kaupunki Kaupunginvaltuusto

2 Sisällysluettelo 1 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Konsernin johto Konserniohjeen soveltamisala Keskitetyt konsernitoiminnot Talous Henkilöstö Viestintä ja tiedottaminen Konserniraportointi ja tiedonantovelvollisuus Konsernitilinpäätös Ennakkolupamenettely Ulkoinen ja sisäinen tarkastus Yhtiön toimielinten valinnat Hyvä hallinto- ja johtamistapa kaupunkikonsernissa Ohjeen voimaantulo... 5

3 Jämsän kaupungin konserniohje 2 Konserniohje 1 Konserniohjeen tarkoitus ja tavoite Konserniohjeella ohjeistetaan kaupunginvaltuuston tytäryhteisölle asettamien omistajapoliittisten linjauksien sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteuttaminen. Ohjeella määritellään myös, miten tytäryhteisöjen ohjaus, seuranta, raportointi ja valvonta on järjestetty Jämsän kaupunkikonsernissa. 2 Konsernin johto Konsernijohto vastaa kuntakonsernin ohjauksesta ja valvonnasta. Konsernijohdolla tarkoitetaan toimielimenä kaupunginhallitusta. Jämsän kuntakonsernia johtaa kaupunginjohtaja ja hänen apunaan talousjohtaja. 3 Konserniohjeen soveltamisala Konserniohje koskee kaupunkikonserniin kuuluvia tytäryhteisöjä. Tytäryhteisöksi katsotaan osakeyhtiö, säätiö tai muu sellainen yhteisö, jossa kaupungilla on kirjanpitolain 1 luvun 5 :ssä tarkoitettu määräysvalta. Kaupunki tytäryhteisöineen muodostaa kaupunkikonsernin. Konserniohje on käsiteltävä tytäryhteisön hallituksessa tai vastaavassa toimielimessä. Konserniohjetta noudatetaan tytäryhteisössä, jollei sitä koskevasta lainsäädännöstä; osakeyhtiölaista tai muusta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä muuta johdu. Osakkuusyhteisöjen, kuntayhtymien sekä kaikkien niiden yhtiöiden, yhteisöiden ja säätiöiden ohjaukseen konserniohjetta noudatetaan soveltuvin osin, joissa Jämsän kaupunki on omistajana tai joissa kaupungilla on määräysvalta. 4 Keskitetyt konsernitoiminnot Kaupunkikonsernissa hyödynnetään eri tukipalvelujen hankinta- ja volyymiedut sekä ammatti- ja erityisosaaminen. Tilapalvelu hallinnoi ja omistaa palvelutuotantoon käytettäviä tiloja ja koordinoi kaupunkikonsernin tilojen käyttöä kokonaisuutena. Tytäryhteisöt sijoittuvat ensisijaisesti konsernin omistamiin tiloihin ja toissijaisesti itse omistamiinsa tiloihin. Tytäryhteisöt ovat mukana kaupungin hankintasopimuksissa ja noudattavat kaupungin hankintaperiaatteita sekä hankinnoista erikseen sovittuja ohjeita. Kaupungin ko. toiminnan hankintavastuullisten kanssa neuvotellaan ja sovitaan tarkoituksenmukaisesta yhteistyöstä taloudellisten hyötyjen aikaansaamiseksi. Kaupunkikonsernissa haetaan taloudellisia hyötyjä sekä tuotannollisia volyymietuja kiinteistönhoitoon, työterveyteen, talous- ja rahatoimeen, henkilöstö- ja palkkahallintoon sekä toimistotehtäviin liittyvissä palveluissa. Kaupungin tietohallinto koordinoi kaupunkikonsernin ICT-palveluja ja vastaa tietohallintostrategian toteuttamisesta. Kaupunkikonsernissa käytetään yhteisiä tietojärjestelmiä mahdollisimman kattavasti.

4 Jämsän kaupungin konserniohje 3 5 Talous 6 Henkilöstö Tavara- ja palveluhankintojen, energia, vakuutus yms. hankintojen osalta tytäryhteisöt ovat velvoitettuja osallistumaan konsernin järjestämiin tarjouskilpailuihin. Kaikkien tytäryhteisöjen tilikausi on kalenterivuosi. Tytäryhteisöt käyttävät konsernin talousjohdon hyväksymää tilinpitopalvelua ja noudattavat konsernin antamia ohjeita rahoituksen suunnittelussa ja järjestämisessä. Kaupungin tytäryhteisöt liittyvät konsernin sisäisen pankin ja konsernitilin käyttäjiksi konsernijohdon päätösten mukaisesti. Tytäryhteisöjen investoinnit, rahoitus-, laina-, takaus- ja vakuusasiat valmistellaan yhteistyössä talousjohdon kanssa. Kuntakonsernin taloushallinto ohjaa tytäryhteisöjen lainojen ja muiden rahoitusjärjestelyiden kilpailuttamista. Konsernin sisäisissä urakka- ja rahoitussopimuksissa tytäryhteisöiltä edellytetään pääsääntöisesti vastaavaa vakuudenantoa kuin ulkoisilta tarjoajilta ja asiakkailta. Tytäryhteisöillä on velvollisuus liittyä konsernitiliin konsernijohdon määrittämin periaattein. Tytäryhteisöt noudattavat kaupungin yleisiä henkilöstöpolitiikan periaatteita ja peruslinjauksia. Merkittävistä henkilöstöön liittyvistä asioista on neuvoteltava etukäteen konsernijohdon kanssa. Tytäryhteisöt liittyvät Kuntien eläkevakuutuksen jäsenyhteisöiksi. 7 Viestintä ja tiedottaminen Yhteisön viestinnän on tuettava kaupungin asettamia tavoitteita ja toimintapolitiikkaa sekä noudatettava kaupungin viestinnän ja tiedotuksen ohjeistusta. Tytäryhteisöä koskevasta viestinnästä vastaa yhteisön puolella hallitus ja toimitusjohtaja sekä kaupungin puolella konsernijohto. Laajemmat markkinointi- ja imagokampanjat tehdään yhteistyössä kaupungin kanssa. Yhteistyötä edellytetään erityisesti merkittävissä tytäryhteisön muutos- ja kriisitilanteissa. Tytäryhteisön on tiedotettava organisaationsa viestinnän strategisista suunnitelmista, muutoksista ja toiminnasta kaupungille. 8 Konserniraportointi ja tiedonantovelvollisuus Tytäryhteisön hallituksen tai vastaavan toimielimen on annettava konsernijohdolle kaupunkikonsernin taloudellisen aseman arvioimiseen ja sen toiminnan tuloksen laskemiseen tarvittavat tiedot. Tytäryhteisö noudattaa talousarvion ja tilinpäätöksen laadinnassa sekä raportoinnissa konsernin talousjohdon antamia ohjeita ja aikatauluja.

5 Jämsän kaupungin konserniohje 4 Konsernijohto käy vuosittain konsernikeskustelut tytäryhteisöjen kanssa toukokuun loppuun mennessä. Tytäryhteisöt ovat velvollisia raportoimaan valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta konsernikeskustelujen yhteydessä sekä tilinpäätöstä laadittaessa. 9 Konsernitilinpäätös Kaupunki laatii konsernitilinpäätöksen kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeiden mukaisesti. Yksityiskohtaiset ohjeet konsernitilinpäätökseen tarvittavien tietojen sisällöstä, muodosta ja aikataulusta annetaan tytäryhteisöille vuosittain ennen tilikauden päättymistä. 10 Ennakkolupamenettely Tytäryhteisön on etukäteen hankittava kaupunginhallituksen suostumus seuraavissa asioissa: 1. liiketoiminnan merkittävä tai toiminta-ajatuksen poikkeuksellinen laajentaminen tai supistaminen tai taloudellisesti merkittävä toiminnan muutos 2. toiminnan muuttaminen siten, että yhtiö menettää lainsäädäntöön tai oikeuskäytäntöön perustuvan sidosyksikköaseman suhteessa kaupunkiin 3. osakeanti, osakkeiden merkintä tai muu pääomarakenteen muuttaminen 4. merkittävä tai poikkeuksellinen investointi 5. kiinteistö- ja yrityskaupat tai huomattavat irtaimistokaupat 6. liiketoiminnan tai sen osan myyminen tai muu liiketoiminnan uudelleenjärjestely 7. yhtiöjärjestyksen ja sääntöjen muuttaminen 8. lainanotto ja -anto sekä vakuuden tai takauksen antaminen taikka muiden yhtiötä sitovien rahavelvoitteiden antaminen tai niiden ehtojen muuttaminen. 9. hakeutuminen selvitystilaan tai konkurssiin taikka saneerausmenettelyyn hakeutuminen 10. muu yhtiön tulokseen, pääoman tuottoon, rahoitukseen tai riskiin olennaisesti vaikuttava tapahtuma. Tytäryhteisön on ennen sisäistä päätöksentekoa hankittava kaupunginjohtajan suostumus seuraavissa asioissa (viranhaltijapäätös): 11. tuloksen käsittely ennen yhteisön hallituksen tilinpäätöskäsittelyä 12. vaikutuksiltaan merkittävän oikeudellisen prosessin aloittaminen 13. toimitusjohtajan valinta ja palkkaus sekä toimitusjohtajalle maksettavat muut toimitusjohtajasopimuksesta poikkeavat taloudelliset etuudet 14. palkkauspolitiikan ja henkilöstön vuosisuunnitelmasta poikkeavat määrälliset muutokset sekä muu henkilöstöpolitiikka 15. tulospalkkiojärjestelmän käyttöönotto ja siinä tehtävät muutokset 16. muu tavanomaisesta yhtiön toiminnasta ja toimialasta poikkeava sopimus tai ehtojen muutos 17. yhtiön varsinaiseen toimintaan kuulumattoman järjestön, henkilön tai yhteisön sponsorointi ja tukeminen.

6 Jämsän kaupungin konserniohje 5 11 Ulkoinen ja sisäinen tarkastus Valtuuston asettama tarkastuslautakunta huolehti kaupungin ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Tarkastuslautakunta arvioi valtuuston kaupungille ja tytäryhteisöille asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutusta. Kaupungin tilintarkastusyhteisö/tilintarkastaja toimii myös kaupunkikonserniin kuuluvien merkittävimpien tytäryhteisöjen tilintarkastajana. Kaupungin sisäisellä tarkastuksella ja konsernijohdolla on oikeus tarkastaa tytäryhteisön toimintaa tarvittavassa laajuudessa. Yhteisö on velvollinen antamaan tarpeelliset tiedot ja avustamaan niiden saannissa. 12 Yhtiön toimielinten valinnat Tytäryhteisöjen ja huomattavimpien osakkuusyhteisöjen hallituksiin ja yhtiökokousedustajaksi valitaan vähintään yksi henkilö kaupungin johtavista viranhaltijoista. Muiden kuin em. yhtiöiden yhtiökokousedustajan nimeää kaupunginjohtaja tarvittaessa. Kaupungin edustajaksi nimettyjen henkilöiden tehtävänä on varmistaa tiedon kulku yhtiön ja konsernijohdon välillä sekä varmistaa näiden ohjeiden toteutuminen. 13 Hyvä hallinto- ja johtamistapa kaupunkikonsernissa Konserniohjeeseen liitetään Jämsän kaupunkikonsernin hyvää hallinto- ja johtamistapaa koskeva ohje, joka määrittelee tytäryhteisöjen johdon eli hallituksen ja palkattujen johtajien roolia, velvollisuuksia ja suhdetta kaupunkiin osakkeenomistajana. 14 Ohjeen voimaantulo Kaupunginvaltuusto hyväksyy konserniohjeen. Tarkistettu konserniohje astuu voimaan välittömästi hyväksymisen jälkeen. Kaupunginhallitus hyväksyy konserniohjeen pohjalta hyvän hallinto- ja johtamistavan ohjeistuksen Jämsän kaupunkikonsernissa, joka tarkentaa menettelytapoja valtuuston hyväksymän konserniohjeen pohjalta.