1(8) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 14/2014 Aika: 15.10.2014 klo 18:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Olga Penkkilä, varapuheenjohtaja Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Mari Teinilä Kari Tuominen Paula Talonen Anna Zitting Poissa: Juhani Takkunen Iina Jokilaakso 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen kello 18:16. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Työjärjestyksen kohdat 17 ja 12 olivat vahingossa samat, poistettiin kohta 17. Säätiön valtuuskunnasta ei tehdä mitään suositusta joten poistettiin kohta 16. Siirrettiin kohta 14 kohdaksi 18. Hyväksyttiin tehdyin muutoksin. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) Korjattiin kohta toiminnanohjaajan asioista. Kohdassa 7 korjattiin kirjoitusvirhe. Kohdassa 9 korjattiin sanamuoto. Kohdasta 12 poistettin maininta paheksunnasta. Kuraattori totesi, että hyväksytään pöytäkirja tehdyin muutoksin.
2(8) 5. Ilmoitusasiat a. Lakiasian eteneminen (liite 2) Sihteeri valisti hallitusta lakimies Ikosen lähettämästä päivityksestä testamenttiasian etenemisessä. Lisättiin liite jälkikäteen. Päätettiin siirtää keskustelu asiasta seuraavaan kokoukseen. 6. Tehdyt edustusvierailut ESO:n vuosijuhlilla kävivät Jenni Rönkkö, Laura Kylliäinen, Olga Penkkilä ja Teemu Laakso. Jatkoilla oltiin pitkään. Lahjaksi vietiin kolmen tähden jallua. VSO:n rapu ja kuraattorijuhlassa kävi kuraattori Hassinen. Lahjaksi hän vei tervasnapsia, Osakuntamme laulukirjan ja säätiön historiikin. Mari Teinilä oli Hao ry:n vuosijuhlilla. Hän vei lahjaksi lastenkirjan, jossa seikkaili ilves. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Laakso kertoi, että hälyttimet on asennettu sähkökaappeihin. Unionin Rengastusbileet olivat edellisenä lauantaina ja menivät hyvin, paitsi että osakunnan hieno kaasulämmitin oli kaatunut ja vääntynyt. Valtuutettiin toiminnanohjaaja halutessaan lähettämään korvauspyynnön. Turvatiimin edustaja kävi ja vartiointireitti käytiin läpi. Säätiö on käynyt arkkitehtien ja keittiösuunnittelijoiden kanssa Osakunnalla useasti arvioimassa tulevan pintaremontin kohteita ja arkkitehti alkaa saada käsitystä siitä, mitä hän aikoo ehdottaa remontissa tehtäväksi. Keittiön remonttisuunnitelma on myös kehittynyt. Kierrokset on toteutettu Säätiön budjettia varten, jotta saadaan arvioitua remontin hintaluokka. YVK:n kokouksessa on käsitelty asiaa. Virkailijasitsit järjestetään 31.10., jonne virkailijat saavat kutsua aveciksi vanhempansa tai muita perheenjäseniä.
3(8) Säätiön kokoukselle tehtiin ruokaa hallituksen voimin. Kiitettiin Iina Jokilaaksoa erityisesti. Tiensuu oli myös ilmoittanut, että huoltoyhtiö vaihtuu tulevana perjantaina. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja kertoi, että hän ja toiminnanohjaaja kävivät Osakunnan tallelokerolla. Se oli tyhjä. He ajattelivat viedä sinne osakunnan kassakaapin vara avaimet. Myös osakunnan yösäilöä etsittiin ympäri Kamppia. Sinne voi jättää rahaa, joka viedään pankkiin. Taloudenhoitaja kyseenalaisti, tarvitaanko yösäiliötä enää. Todettiin, että taloudenhoitaja voi lakkauttaa sen myös ilman hallituksen päätöstä. Osakunnan harrastus ja ansiomerkkejä tekevä yritys on lopettamassa; pohdittiin, pitäisikö ostaa merkkejä varastoon. Päätettiin keskustella asiasta budjetti iltakoulussa. Määräraha anomuksia puuttuu vielä joiltakin kerhoilta, mutta aikaa on vielä. Puheenjohtajattomat kerhot ovat kyseenalaisia hallitus keksii niille määrärahan. Taloudenhoitaja pyysi hallitusvastaavia katsomaan, että kerhot ja valiokunnat käsittelevät määräraha anomukset kokouksissaan. 9. Saapunut posti a. HYY kiittää kutsusta vuosijuhlaan. b. Filiae Patriae kiittää kesäretkestä ja vieraanvaraisuudesta. 10. Saapuneet kutsut i. KyO:n Rajanylitys 1.11. (liite 3) Paula Talonen päätti osallistua, Olga Penkkilä harkitsee. Pekka Hassinen päätti osallistua, mikäli Penkkilä ei osallistu. ii. Pohjalaisten osakuntien Porthan juhla 8.11. (liite 4) Kyseessä on kolmen pohjalaisen osakunnan yhteinen vuosijuhla, joka on peräisin ajalta, jolloin ne olivat vain yksi osakunta. Kari Tuominen kommentoi, että samana viikonloppuna myös Korp! Neo Lithuanialla on vuosijuhlat. Olga Penkkilä ilmoittautui, Jenni Rönkkö ja Mari Teinilä harkitsevat.
4(8) iii. Filiae Patriaen 94 vuosijuhlat 24.10. (liite 5) Juristikerhon sitsit ovat samana iltana. Olga Penkkilä ilmoittaa UAV:lle, että juhlia voi mainostaa virkailijalistalla. iv. Karjalaisen Osakunnan Praasniekat juhla 15.11. (liite 6) Osakunnan vuosijuhlat ovat samana iltana. Päätettiin laittaa kutsu virkailijalistalle. v. VO:n Burn My Turku 31.10. (liite 7) Virkailijasitsit ovat samana iltana. Päätettiin laittaa kutsu virkalijalistalle. vi. Pohjalaisten Harry Potter sitsit 31.10. (liite 8) Ilmoittautuminen oli jo täynnä. Sitsit olivat virkailijasitsiemme päällä. Kari Tuominen ilmoitti lisäksi, että 1.12. on Tarton yliopiston vuosijuhlat, jonne tullaan kutsumaan sankoin joukoin hämäläis osakuntalaisia. 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 9) Anna Zitting lisäsi HOS:in kuulumisiin, että puheenjohtaja Sopenlehto ei ole aktiivinen syksyllä. Zitting sanoi etsivänsä kerholaisista jonkun muun, joka voisi antaa kuulumisia. Muutamia uusia soittajia on rekrytoitu, mutta heidän osakuntalaisuudestaan ei ole tietoa. HOS aikoo osallistua Puhallus tapahtumaan syksyllä 2015. Kerho on etsinyt tuottajan tehtävää hoitavaa henkilöä, joka tekisi keikkamyyntiä yms. Syyskokousta kerho ei ole vielä pitänyt. Mari Teinilä lisäsi, että VVK on ollut epätietoinen Hälläpyörän toimitusneuvoston tilanteesta. VVK on pohtinut, kuka valitsee Hälläpyörän päätoimittajan jatkossa. Päätettiin keskustella tästä kohdassa 19. Paula Talonen oli lisännyt edellisiltana, että LVK:lta tullut kuuluminen koskee maanantailenkkien vähäistä osallistujamäärää. Maanantaijumpassa sen sijaan käy hyvin väkeä.
5(8) Olga Penkkilä kertoi, että maakuntavastaavalla on edelleen tulossa paljon abi infoja ja paljon on jo pidettykin. Abi infoista on saatu hyvää palautetta, varsinkin pieniltä paikkakunnilta. Maakuntavastaava jutteli myös inspehtori Pellikan ja edellisten inspehtorien kanssa siitä, että marraskuussa aletaan järjestää tiedeinfoja teeiltojen yhteydessä. Puhuttiin myös HOS:in määrärahoista. Kuraattori pyysi keskustelun siirtämistä budjettikeskusteluun. Olga Penkkilä kertoi YVK:n pitäneen kokouksen ja päättäneen, että Hikiän uudet sohvat tilataan. Sohvien pitäisi saapua kuuden viikon kuluessa. 12. Ympäristövastaavan viran lakkauttaminen ja virkailijaohjesäännön muuttaminen Kokonaista sääntömuutosehdotusta ei oltu ehditty toimittaa kokoukselle. Päätettiin kuitenkin lakkauttaa ympäristövastaavan virka ja laatia sääntömuutosehdotus erikseen. Ehdotetaan ympäristövastaavan viran lakkauttamista lokakuun yleiskokoukselle, sääntömuutosehdotus ehtii vasta marraskuun yleiskokoukseen. 13. Ehdotus stipendien pisteyttäjistä (liite 10) Lista käytiin läpi ja poistettiin muutamia päällekäisyyksiä ja ylimääräisyyksiä. Korjattu lista hyväksyttin. 14. Riemuylioppilasjuhlien järjestäminen vuosittain (liite 11) Sihteeri luki yhdessä jäsensihteerin kanssa laatimansa ehdotuksen. Riemuylioppilasjuhlat olisi perusteltua järjestää vuosittain vuodesta 2015 alkaen, sillä suurten ikäluokkien kirjautuminen Osakuntaan nosti vuosittaisten kutsuttavien määrää useilla sadoilla. Järjestettiin äänestys. Ehdotusta kannatettiin, hyväksyttiin ehdotus. 15. Ulkojäsenhakemukset a. Ulkojäsenhakemus (liite 12) Hyväksyttiin ulkojäsenhakemus. 16. Määräraha anomukset
6(8) Määräraha anomuksia ei ollut tullut. 17. Tilahakemukset Toiminnanohjaaja kertoi, että Tuomas Koivula hakee Osakunnan saunatiloja Anssi Heiliön polttareita varten lauantaiksi 25.10. Tapahtumaan osallistuisi noin 10 henkilöä, joista Koivula on ainoa nykyjäsen. Muista osallistujista 4 on entisiä hämisläisiä. Samaan aikaan on tanssikerhon bileet, mutta he eivät ole varanneet Hikiää. Kuraattori sanoi, että jos toimari ei näe ongelmaa, hyväksytään tilahakemus. 18. Toimikuntien nykyisyys ja tulevaisuus Toiminnanohjaaja alusti. Ehdotus olisi tehdä periaatepäätös toimikunnista, joka velvoittaisi toimikunnat ilmoittamaan toimintansa edistymisestä yleiskokoukselle. Nykyjärjestelmässä läpinäkyvyyttä ei ole eikä toimikunnista tiedoteta missään. Nettisivuille tulisi julkistaa toimikunnan jäsenet ja kuvaus tehtävästä. Toimikunnilla on nykyisellään myös oikeus täydentää itseään ilman yleiskokouksen päätöstä jatkossa jäsenten lisäyksestä pitäisi ilmoittaa yleiskokoukselle. Lisäksi toimikunnat tulisi lopettaa virallisesti yleiskokouksessa, kun tehtävä on suoritettu. Pohdittiin käytännön kysymyksiä. Päädyttiin pitämään parhaana valita jokin yleiskokous vuodessa, joissa toimikuntia ja niiden edistymistä käsiteltäisiin. Toukokuun ja joulukuun yleiskokoukset olisivat sopivia tähän tarkoitukseen, joten niihin päätettiin sijoittaa toimikuntien säännöllinen käsittely. Sääntömääräiset toimikunnat perustetaan yleiskokouksessa aina tiettyyn aikaan vuodesta, joten uudistus ei koskisi niitä. Päätettiin, että joulukuun yleiskokouksessa käydään läpi, mitä toimikuntia on olemassa. Aloitetaan yllämainittu käytäntö ja lisätään se myös hallituksen toimintatapadokumenttiin. 19. Muut asiat Keskusteltiin siitä, mikä taho valitsee jatkossa Hälläpyörän päätoimittajan, kun toimitusneuvosto on lakkautettu. Nykyinen päätoimittaja Samu Vuorinen oli lähettänyt ehdotuksen sääntömuutoksesta virkailijaohjesääntöön päätoimittajan valitsemisen suhteen (liite 13). Marraskuun yleiskokous voisi valita päätoimittajan. Päätettiin hyväksyä Vuorisen ehdotuksen
7(8) suora muoto. Lopetetaan viimeinen kappale sanaan keskuudesta. Huomautettiin, että muissa asioissa ei voi hyväksyä sääntömuutosta, joten asia siirrettiin seuraavaan kokoukseen. Kyseessä on jo toinen tuleva muutos virkalijaohjesääntöön. Päätettiin laittaa muutosehdotus yksiin YVK:ta koskevan sääntömuutoksen kanssa, joka hyväksytään seuraavassa hallituksen kokouksessa. Sääntömuutosehdotus viedään marraskuun yleiskokoukselle. Paula Talonen ehdotti, että kossufestareita ei enää järjesttäisi fuksisitsien aikana. Kossufestareita usein järjestänyt Kari Tuominen ehdotti, että festarit voitaisiin aloittaa tavallista myöhemmin. Keskusteltiin asiasta. Kaikkien toivomus olisi tapahtuman siisteys. Todettiin, ettei hallitus voi lakkauttaa kossufestareita. Jyrki Eriksson oli kysynyt, onko historiankirjoittajalle lähetetty kutsu vuosijuhliin. Historiankirjoittaja ei ollut kutsulistassa. Kristian Juvonen oli tuonut esille idean aloittaa projekti ja selvittää, missä kaikkialla säilytetään Osakunnan taidetta. Sihteeri Rönkkö ilmaisi olevansa asiasta kiinnostunut ja lupasi informoida hallitusta, mikäli idea etenee. Olga Penkkilä sanoi, että maakuntavastaavan viran valinta siirretään marraskuun yleiskokoukselle, koska virkaan ei valittu ketään syyskuun yleiskokouksessa. Teemu Laakso kertoi, että vanhoilta osakuntalaisilta oli tullut viesti, jossa valitettiin sitä, että nykyään osakunnan kuvagalleria ei ole kovinkaan salainen, sillä salasana ilmoitetaan samalla sivulla, jolla salasanaa kysytään. Se on ollut nettisivutoimikunnan tekemä ratkaisu. Päätettiin poistaa kuvagallerian salasana nettisivuilta. 20. Kokouksesta tiedotettavat asiat Virkailijalistalle laitetaan mainosta juhlista. Ilmoitetaan lokakuun yleiskokouksessa Riemujen muuttamisesta jokavuotiseksi juhlaksi ja että toimikunnat pääsevät tulevaisuudessa seurannan alaisiksi.
8(8) 21. Seuraava kokous Seuraavan kokouksen ajankohta oli jo päätetty, to 23.10. Päätettiin talousiltakoulun päivämääräksi ke 22.10. klo 17. 22. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen kello 20:16. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Jenni Rönkkö Sihteeri