ELY-keskuksen OPAL- / ARVI -vastuuhenkilön käsikirja

21.11. 2014 ELY-keskuksen OPAL- / ARVI -vastuuhenkilön käsikirja SISÄLLYS ELY-keskuksen OPAL- / ARVI -vastuuhenkilön tehtävät... 2 OPAL -tiedonvälitys... 2 Vastuuhenkilön toiminta välipalautteen hälytystilanteessa... 3 Koulutustietojen ylläpito... 4 Taustaa... 5 Koulutusten haku rästipoimintaan... 6 Koulutusten poisto... 6 Käyttäjätunnusten hallinnointi... 7 Omien tietojen ylläpito Opalusermanagerissa... 7 Uuden vastuuhenkilön luominen Opalusermanagerissa... 9 TE-toimiston tunnusten ylläpito Opalusermanagerissa... 12 Tapauksen poisto Opalusermanagerista... 13 OPAL -Vastuuhenkilön rooli ARVI-ohjelman suhteen.... 16 ARVIn perusteet... 16 Yleisiä tietoturvaperiaatteita:... 17

2 ELY-keskuksen OPAL- / ARVI -vastuuhenkilön tehtävät ELY-keskuksen OPAL ARVI -vastuuhenkilön (jatkossa ELY -vastuuhenkilön) tehtävät voidaan jakaa seuraaviin pääryhmiin: * Tiedonvälitys ja työnjaosta sopiminen ELY-vastuuhenkilö on omalla alueellaan OPAL - ARVI -järjestelmän tuntija, jolta alueen muut käyttäjät voivat kysyä ohjeita. * Toiminta hälytystilanteissa OPAL-järjestelmän välipalautteeseen on liitetty hälytys- ja kiitosmenettely. Vastuuhenkilöllä on pakollisia tehtäviä silloin, kun ELY-keskuksen alueella oleva koulutus hälyttää. * Koulutustietojen ylläpito Vastuuhenkilöllä on mahdollisuus ylläpitää OPAL -tietoja buyer -tunnuksin. (Uusimpana mahdollisuutena ylläpitää yhteishankintakoulutuksen yhteishankintalaji). Vastuuhenkilöllä on mahdollisuus viedä puuttuvan koulutuksen tiedot rästipoimintaan sivulla https://asiointi.mol.fi/opal/poimintatilaus/. - Tämä mahdollisuus on myös kaikilla viranomais- ja kouluttajakäyttäjillä, joten ELYvastuuhenkilön tarvitsee harvoin toteuttaa rästipoimintaa. * Käyttäjätunnusten hallinnointi Vastuuhenkilö hallinnoi ELY-keskusalueen työ- ja elinkeinohallinnon virkailijoiden käyttäjätunnuksia ja salasanoja Opalusermanager -sovelluksessa. Pääsääntö on, että kaikilla OPAL-käyttäjillä pitää olla henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. TEtoimistoilla säilyy edelleen toimistokohtainen kollektiivinen käyttäjätunnus ja salasana. Sen rinnalla voi olla myös henkilökohtaisia tunnuksia. OPAL -tiedonvälitys TEMin OPAL-pääkäyttäjät pitävät yhteyttä ELY-keskusten vastuuhenkilöihin sähköpostitse. Vastuuhenkilöt tulevat saamaan tiedoksi myös kaiken koulutuksen järjestäjille menevän tiedotuksen. Yhteys koulutuksen järjestän vastuuhenkilöihin hoidetaan sähköisellä viestitoiminnalla. ELY-keskusten vastuuhenkilöiden yhteystiedot ovat esillä OPAL-järjestelmän Ajankohtaista -sivulla. Vastuuhenkilöt ohjaavat kyselyn tarvittaessa TEM:n OPALpääkäyttäjille. Osatakseen vastata koulutuksen järjestäjän tai työvoimavirkailijoiden OPAL-kysymyksiin pitää ELY-keskuksen vastuuhenkilön tuntea koulutuksen järjestäjän ja viranomaisen OPAL

-toiminnot. Nämä toiminnot kuvataan koulutuksen järjestäjän ja viranomaisen ohjeissa, jotka löytyvät OPAL-järjestelmästä ko. käyttäjätyypin sisäänkirjautumissivulta. 3 Vastuuhenkilön toiminta välipalautteen hälytystilanteessa Nähdäkseen välipalautteita ja reagoidakseen tarvittaessa hälytyksiin vastuuhenkilön pitää kirjautua OPALiin henkilökohtaisella viranomaisen (authoritive) tunnuksella. Vastuuhenkilöllä on tehtäviä OPAL-hälytyksissä. Hälytys esiintyy välipalautteessa, jos välipalautteessa on ongelmia. Hälytys on kolmivaiheinen ja se tulee kunkin vastaanottajan sähköpostiin: - ensimmäisessä vaiheessa hälytys menee sekä sille kouluttajalle, joka on aktivoinut kyseisen välipalautteen että ko. koulutuksen vastuutoimistolle. Kouluttaja ja koulutuksen vastuuvirkailija sopivat keskenään mitä toimenpiteitä hälytys aiheuttaa. Kumpikin kirjoittaa kommentin välipalauteraporttiin. - toisessa vaiheessa kahden viikon viiveen jälkeen hälytys menee koulutusorganisaation vastuuhenkilölle ja ELY-vastuuhenkilölle. Hälytysviesti näkyy ELY-keskuksen käyttäjille, joilla on buyer-rooli. Koulutusorganisaation pääkäyttäjä ja ELY vastuuhenkilö sopivat keskenään mahdollisista toimenpiteistä ja kumpikin kirjoittaa kommentin välipalauteraportin kommenttikenttään. ELY-vastuuhenkilön näkymässä on myös erillinen kenttä johon pitää merkitä hälytyksen tila. Vaihtoehdot ovat Asia on kesken ja Asia on loppuunkäsitelty. Kun vastuuhenkilö kuittaa asian loppuunkäsitellyksi näkyy tieto välipalauteraportilla:

4 Vastuuhenkilön Opalusermanageriin talletetun viranomaistunnuksen organisaatioyksikön kaksi viimeistä numeroa ovat 98. Tämä loppuosa viranomaistunnuksissa ilmaisee sen, että nämä ovat tunnukset joilla voi kommentoida hälytyksiä. - kolmannessa vaiheessa tietyn viiveen hälytys menee TEM-pääkäyttäjille. Kun postilaatikkoosi tulee hälytys, toimi seuraavasti: - Kirjaudu OPAL-järjestelmään viranomaistunnuksellasi. Hälytysviestissä kerrotaan, mistä koulutuksesta on kysymys. - Hae OPALista esiin ko. koulutus: (Viranomaisen pääsivu Välipalauteraportti, jossa hakuehdoksi asetetaan ko. koulutuksen numero. Jos listalle tulee useita välipalautteita, löytyy oikea välipalaute päivämäärien perusteella). - Avaa välipalauteraportti. Raportista ilmenee, mikä hälytyksen on aiheuttanut. Raportissa myös näkyy kouluttajan ja TE-toimiston aikaisemmat kommentit. - Ota yhteyttä koulutuksen järjestäjään (tai hän ottaa yhteyttä sinuun). Tarkistakaa yhdessä mikä on tilanne ja tarvitaanko lisätoimenpiteitä. - Kirjoita näkemyksesi tilanteesta "kommentti" -kenttään. Jos asia on kunnossa, laita rasti kenttään "hälytys OK ". Lähetä kommenttisi "Tallenna" -painikkeella. Kirjoita kommenttisi kahden viikon kuluessa hälytyksestä. Sen jälkeen hälytys siirtyy Työja elinkeinonoministeriöön. Koulutustietojen ylläpito Koulutustietojen ylläpito tapahtuu kirjautumalla OPALiin buyer-roolin tunnuksin. Tällöin voit hakea esille haluamasi koulutuksen ja ylläpitää tarpeellisia tietoja ja tallettaa ne.

5 Taustaa OPALin tietosisältöön kohdistuu monenlaista ylläpidon tarvetta. Kokonaisuuden hahmottamiseksi on syytä tarkastella URAn ja OPALin välistä suhdetta: - OPAL -tiedot muodostuvat ensin URAssa. Päivittäin siirretään URAsta OPALiin perustiedot kaikista uusista alkaneista koulutuksista. Tiedonsiirron yhteydessä siirtyvät seuraavat tiedot: KOULUTUKSEN TIEDOT: Numero: 571759 Nimi: 3t osaamis- ja soveltuvuuskartoitus keittiö- ja laitossiivousalalle Järjestäjä: PV-Process Valmennus Oy Tavoiteammatti: Ohjaava koulutus Kunta: ALAVUS Vastuutoimisto: Alavuden TE -toimisto Nonstop: Ei Yhteishankintalaji - Koulutustyyppi: ESR, Muu ESR-koodi: S01608 Kuusinkäsin - moniammatillisella yhteistyöllä työmarkkinoille. Alkamispäivämäärä: 31.01.2005 Päättymispäivämäärä: 11.02.2005 Opiskelijoiden lukumäärä: 8 Tiedonsiirtoon liittyy seuraavia virhemahdollisuuksia: - Koulutuksella voi olla väärä järjestäjä. (Koulutus voi olla kirjattu virheellisesti kuntayhtymän tietoihin; koulutus voi olla kirjattu TE-toimistolle [kun koulutuksen toteuttajaa ei vielä tiedetä] tms.). - Tavoiteammatti voi olla väärin tai puuttua. - Yhteishankintalaji voi olla väärä tai puuttua. - Koulutuksen alkamispäivä on OPALissa pääsääntöisesti väärin. Tarkka alkamispäivä ei ole URAssa pakollinen kenttä. OPAL lukee vain alkamiskuukauden ja kirjaa aloituspäiväksi ko. kuun 1. päivän. - Koulutuksen järjestäjän tehtäviin kuuluu tarkistaa päivämäärät siinä vaiheessa kun hän aktivoi palautelomakkeen. - Koulutuksen päättymispäivämäärä saattaa puuttua tiedonsiirtovaiheessa tai se saattaa elää matkalla (monia koulutuksia päätetään jatkaa koulutuksen kuluessa). Tämänkin ylläpito kuuluu koulutuksen järjestäjän tehtäviin. Opiskelijoiden lukumäärä elää koulutuksen aikana. Koulutuksen järjestäjä päivittää tiedot. - Nonstop -koulutusten opiskelijamäärä kasvaa jatkuvasti kun uusia opiskelijoita tulee koulutukseen (opiskelijamääränä näytetään summautuvasti kaikki koulutuksen suorittaneet). - Rintamakoulutuksissa opiskelijamäärä saattaa pienentyä koulutuksen aikana keskeytysten vuoksi. Päättöpalautteen antohetkellä opiskelijoiden lukumäärän kuuluu Opalissa olla se määrä, jolta odotetaan päättöpalautetta.

Kun tieto on muutettu, se vahvistetaan Tallenna-painikkeella. 6 Tietojen päivityksen yhteydessä pitää muistaa URAn ja OPALin välinen suhde: - Tieto haetaan URAsta OPALiin vain kerran. Sen jälkeen kumpikin tietokanta elää omaa elämäänsä. Jos tieto päivitetään URAssa eivät muutokset päivity OPALiin, vaan ne on päivitettävä siellä erikseen. Vastaavasti OPALiin tehdyt tietojen päivitykset eivät siirry URAan, vaan tieto on tarvittaessa korjattava siellä erikseen. URA- ja Opal-tietojen ei tarvitse aina ja kaikilta osin olla yhteneväiset. Molemmilla järjestelmillä on omat tehtävänsä, joiden kannalta tulee kulloinkin harkita tietojen muuttamisen tarpeellisuus. Koulutusten haku rästipoimintaan Koulutus saattaa puuttua kokonaan OPALista. Puuttuminen johtuu useimmiten siitä, että koulutus ei ole tiedonsiirtohetkellä URAssa tilassa "alkanut". Asian korjaamiseen ei riitä koulutuksen tilakoodin muuttaminen, vaan se pitää hakea erikseen ns. rästipoiminnalla. Rästipoiminta on hyvin yksinkertainen tekninen toimenpide. Poimintaa varten on oma sovellus osoitteessa https://asiointi.mol.fi/opal/poimintatilaus/. Sivulla on käyttöohje. Rästipoiminta ajetaan päivittäin työajan jälkeen. Aika vaihtelee sen mukaan, miten paljon muita automaattiajoja illalla tehdään. Myöhemmin illalla koulutukset latautuvat OPAL - tietokantaan. - Rästipoiminnan tilaus voi tulla TE-toimistosta tai koulutuksen järjestäjältä. Ennen koulutuksen laittamista rästipoimintaan on syytä tarkistaa, puuttuuko koulutus varmasti OPALista. Se voi esim. olla väärän kouluttajan koulutuksena tai tiedon etsijä ei ehkä ole löytänyt sitä. Jos koulutus on OPALissa (mutta eri paikassa kuin mistä hakija sitä etsii) ei rästipoiminta muuta tilannetta miksikään. TE-toimiston ihmisiltä kannattaa varmistaa, hakivatko he varmasti oikein. Viranomainen voi tarkistaa itse, onko koulutus OPALissa. Kun laittaa hakuehdoksi perusraportin haku - ikkunassa koulutuksen numeron ja lisäksi rastin kohtaan "Hae kaikki koulutukset" niin näkee, onko haettu koulutus OPALissa vai ei. Koulutusten poisto OPAL-järjestelmässä saattaa olla koulutuksia, joista ei kerätä OPAL- ARVI - tai yrityspalautetta. Tarpeettomat koulutukset rasittavat kyseisen koulutuksen järjestäjän tilastoja (ne näkyvät aktivointiasteessa aktivoimattomina). Tarpeettoman koulutuksen voi poistaa. - Poistopainike on sivun yläreunassa kun haet esiin koulutuksen perustiedot buyer - tunnuksin.

7 Poistojen suhteen on oltava varovainen, jotta varmasti oikeat koulutukset poistetaan. Pääsääntö on se, että koulutus voidaan poistaa OPALista jos koulutuksen järjestäjä toivoo poistoa (ja koulutus ei edellytä minkään palautteen keruuta). Kun koulutuksen järjestäjä ottaa yhteyttä ja pyytää poistamaan koulutuksen, on syytä tarkistaa ko. koulutuksen tiedot. Jos koulutus täyttää poistokriteerit sen voi poistaa (jos paikallisesti ei ole muuta sovittu). Huom: Koulutusta ei voi poistaa, jos siihen on jo annettu palautteita. Tällöin poistotehtävä pitää siirtää TEM -pääkäyttäjille, joilla on oikeus poistaa palautteita. Käyttäjätunnusten hallinnointi OPAL-asioiden käsittelyyn vastuuhenkilöllä pitää itsellään olla kaksi eri tunnusta OPALissa: - Buyer tunnus. Tällä tunnuksella kirjaudutaan OPAL -järjestelmään ELY - vastuuhenkilönä (tietojen ylläpitäjänä). Tällä samalla tunnuksella kirjaudutaan myös Opalusermanageriin, jossa ylläpidetään omia ja muiden ELY-keskusalueen käyttäjien käyttäjätietoja. - Viranomaisen (authoritive) tunnus. Tämän tunnuksen pitää olla henkilökohtainen, tai ainakin vastuuhenkilön viranomaistunnuksessa pitää olla nimetyn henkilön sähköpostiosoite. Täällä tunnuksella kirjaudutaan OPAL-järjestelmään viranomaisena. Viranomaistunnuksia tarvitaan OPAL-raporttien hakuun ja välipalautteiden hälytysten kommentointiin. ELY-keskuksen OPAL-vastuuhenkilö hallinnoi käyttäjätunnusten jakoa. Vastuuhenkilö ylläpitää tunnuksia itselleen, ELY-keskuksen OPAL-virkailijoille ja TEtoimistoille. Tehtävät kuvataan seuraavassa osa-alueittain. Omien tietojen ylläpito Opalusermanagerissa Kirjoittaudu opalusermanageriin. Kannattaa käyttää reittiä: OPAL-järjestelmän aloitussivu -> linkki "Ajankohtaista" -> linkki Opalusermanageriin sivun alareunassa. Tulet sisäänkirjautumissivulle. Kirjaudu sisään, käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ovat samat joilla kirjaudut OPAL-järjestelmään. (Jos tunnuksesi eivät toimi, ota yhteys TEM-pääkäyttäjiin Ostajan pääsivun tukipyyntö - linkistä)

8 Kun olet kirjoittanut tunnuksesi, napsauta OK Tulet alla olevaan näkymään. (Kuvan esimerkki on Satakunnasta, jonka hakuikkunassa on kiinteästi numero 14). Kirjoita käyttäjätunnuksesi hakuehdoksi kenttään "Käyttäjä" (esimerkkinä testitapaus Testik1): Tietoja päivitetään napsauttamalla painiketta Muokkaa. Silloin tietosi näkyvät lomakkeella, jonka voi päivittää: Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Etunimi = oma nimesi Sukunimi = oma sukunimesi

9 Asema = tehtäväsi organisaatiossa (yksikön päällikkö, toimialasihteeri, suunnittelija tms...) Postinumero -kenttään kirjoitetaan vain numeroita; postitoimipaikka kirjoitetaan kenttään "Paikkakunta" Sivulla on myös toinen välilehti "Rooli". Sinulla on vastuuhenkilönä rooli "buyer" eli ELYvastuuhenkilö. Kun olet tarkistanut että rooli on oikein, palaa takaisin lomakesivulle. Jos muutat omia tietojasi, hyväksyt tekemäsi muutokset lomakesivun painikkeella OK. Silloin tulet takaisin listanäkymään: Tässä näkymässä pitää vielä hyväksyä tehty muutos painikkeella "Hyväksy". Hyväksymisen jälkeen palaat takaisin aloitusikkunaan. Jos yrität lopettaa sovelluksen hallitusti hyväksymättä muutosta (siirtymällä Päävalikkoon) ohjelma huomauttaa: Jos vastaat OK, muutos ei tallennu. Jos haluat tallettaa muutokset, paina "Peruuta" ja talleta muutokset "Hyväksy" -painikkeella. Ohjelmasta poistutaan hallitusti siirtymällä ensin päävalikkoon. Napsauta päävalikossa "Uloskirjautuminen", jolloin sovelluksen käyttö lopetetaan. Uuden vastuuhenkilön luominen Opalusermanagerissa (ELY-keskuksen vastuuhenkilö) Kirjaudu Opalusermanageriin omilla tunnuksillasi (edellä kuvatulla tavalla). Tulet organisaatiosi pääsivulle.

10 Napsauta näytössä olevaa tekstiä "Uusi". Nyt tulet tyhjälle lomakkeelle. Siinä on valmiina vain organisaation numero ja nimi. Kaikki muu tieto pitää syöttää; ennen kaikkea tähdellä merkityt pakolliset tiedot. Tiedon syöttämisen ohje on kuvattu edellä. Kun luot uuden vastuuhenkilön tiedot, sinä määrittelet hänelle myös käyttäjänimen ja salasanan. Sinun tehtäväsi on myös ilmoittaa ne hänelle. Kun olet täyttänyt tarvittavat tiedot, sinun pitää myös antaa käyttäjälle tarvittava rooli. Napsauta välilehteä "Rooli". Saat seuraavan näkymän: Käyttäjällä ei ole rooleja. Napsauta painiketta "lisää". Saat alla olevan näkymän jossa näkyy roolien alasvetovalikko. Alla olevassa valikossa näkyy valintana "buyer". Näet kaikki valinnat kun napsautat valikon auki.

11 Alla olevassa kuvassa valikko on avattuna. ELY-vastuuhenkilö voi antaa käyttäjälle kahdenlaisia rooleja: "authoritive " eli viranomainen ja "buyer" eli vastuuhenkilö. Vastuuhenkilölle ja hänen varamiehilleen annettava rooli on "buyer". Valitse vaihtoehdoksi "buyer" ja napsauta OK. Kun olet valinnut, valinta näkyy ikkunassa (ks. alla). Hyväksy rooli napsauttamalla OK. Tulet näkymään, jossa rooli näkyy valittuna ja alhaalla lukee himmeänä "Rooli Lisääminen onnistui": Hyväksy roolien liittäminen napsauttamalla OK. Tulet Listanäkymään, jonka alaosassa sanotaan: "käyttäjän lisääminen onnistui": Muista vielä painaa "Hyväksy". Poistu sitten Opalusermanagerista siirtymällä ensin Päävalikkoon ja napsauttamalla siinä painiketta "Uloskirjautuminen".

TE-toimiston tunnusten ylläpito Opalusermanagerissa 12 TE-toimistojen toimistokohtaiset tunnukset ovat valmiina OPAL-järjestelmässä. ELY-keskuksen vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu näiden tunnusten ylläpito. Yleisperiaate on seuraava: - OPAL noudattaa samaa toimistorakennetta kuin URA. Muutokset tehdään ensin URAssa, sitten vasta OPALissa. - OPAL-järjestelmässä on oma OPAL-koodisto; siitä vastaavat TEM vastuuhenkilöt - ELY-keskuksen ja TE-toimistojen käyttäjätiedoista LDAP-hakemistossa vastaavat ELYkeskuksen vastuuhenkilöt. Tietojen haku Jos haluat listalle kaikki ELY-keskuksen OPAL-käyttäjät, napsauta painiketta "Selaa". (Sinun ei tarvitse antaa hakuehtoja). Jos haluat hakea nimetyn toimiston tietoja, kirjoita hakuikkunan organisaatioyksikkö - kenttään toimiston numeron kaksi viimeistä numeroa (kaksi ensimmäistä siinä on valmiina) ja napsautat painiketta "Selaa" (ks. kuva, jossa Satakunnan TE-toimisto, jonka organisaatiokoodi on 1499) Tämä haku tuottaa vastauksena ko. toimiston tiedot: Perusylläpito (kaikille toimistoille) TE-toimiston tunnus näyttää tällaiselta; esimerkkinä Satakunnan seudun TE-toimisto:

13 Toimistolle on annettu valmiiksi käyttäjätunnus ja salasana; tunnus näkyy myös kentissä etunimi ja sukunimi. Organisaatiokuvauksena on toimiston nimi. Pakollisia tietoja salasana, etu- ja sukunimi (joihin riittää toimiston käyttäjätunnus), organisaatioyksikkö, puhelin, sähköpostiosoite ( = ko. toimiston organisaatiopostilaatikko), katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka. Toimiston roolina on "Authoritive"; sen näet kun napsautat välilehteä "Rooli". Sille ei tarvitse tehdä mitään. Nimitiedoille ei tarvitse tehdä mitään, koska tieto on kollektiivinen, Tarkista toimiston yhteystiedot ja korjaa tarvittaessa. Tärkeä tarkistettava ja tarvittaessa lisättävä tieto on toimiston organisaatiopostilaatikko. Sitä tarvitaan OPAL -hälytyskäytännöissä. Jos se on väärin korjaa tieto ja napsauta painiketta "OK". Muista myös hyväksyä muutos seuraavassa näkymässä painikkeella "Hyväksy". Nyt tiedot on korjattu ja voit poistua järjestelmästä. TE-toimiston yhteystiedoksi voi kirjata myös henkilön sähköpostiosoitteen, jos ko. henkilö seuraa OPAL-posteja. TE-toimistolla voi olla useita käyttäjiä, joilla on kaikilla oma sähköpostiosoite. Tapauksen poisto Opalusermanagerista Kummassakin tietoryhmässä (vastuuhenkilö ja TE-toimisto) voi tulla vastaan käyttäjätiedon poisto. - Tietoturvaohjeiden mukaan käyttäjätunnukset poistetaan silloin, kun henkilö lähtee pois organisaatiosta tai ei enää hoida ko. tehtävää. - TE-toimistojen tietoja joudutaan mahdollisesti poistamaan, jos toimistoverkkoa muutetaan. Poistomenettely on kaikissa tapauksissa samankaltainen: - Ensin haetaan esiin poistettava tapaus - Avataan ko. tapauksen lomake - Siirrytään välilehdelle "Rooli"

- Poistetaan roolit yksi kerrallaan (Viranomaisrooliin authoritive on liitetty myös rooli Activator. Se syntyy automaattisesti kun viranomaistunnus luodaan. Activator-rooli mahdollistaa yrityspalautteen aktivoinnin). (ohjelma kysyy kunkin roolin kohdalla: "Poistetaanko rooli käyttäjältä") Siihen vastataan kyllä. - Kun roolit on poistettu, palataan takaisin lomakkeelle - Poistetaan lomake painikkeesta "Poista" - Hyväksytään poisto painikkeella "Hyväksy" Mikäli poiston kaikkia vaiheita ei tehdä täsmälleen oikein, tapaus ei poistu vaan ilmestyy näkyviin seuraavalla hakukerralla. 14 Seuraavassa käydään poisto vaihe vaiheelta, esimerkkitapauksena on "Testikäyttäjä", jolla on ELY-keskuksen vastuuhenkilön oikeudet. Haetaan esiin poistettava tapaus: Kun tiedetään ko. tapauksen käyttäjätunnus, kirjoitetaan hakukenttään sen alkuosa, tässä tapauksessa "Tes" Kun napsautetaan "Selaa" näkyy ko. tapaus listalla Listalta valitaan haluttu tapaus napsauttamalla ko. rivin painiketta "Muokkaa" Napsautetaan lomakkeen välilehteä "Rooli", koska rooli on poistettava ensin. Roolin poisto tehdään niin, että napsautetaan painiketta "muokkaa" roolin kohdalla.

15 Alla olevassa esimerkkitapauksessa rooli on "buyer" Nyt napsautetaan Poista, jolloin rooli poistuu. Ohjelma kysyy "Poistetaanko rooli käyttäjältä". Siihen vastataan "OK". Poiston jälkeen rooli -välilehti osoittaa, että rooleja ei ole. Nyt napsautetaan välilehteä "Käyttäjä" ja päästään takaisin lomakkeelle: Nyt poistetaan lomake napsauttamalla lomakkeen alla olevaa painiketta "Poista": (Ohjelma kysyy: Poistetaanko käyttäjä, vastataan "OK") Nyt näkyy taas listanäkymä, jossa ei enää näy poistettua tapausta. Napsauta vielä painiketta "hyväksy", jotta muutos todella tallentuu. Nyt palaat uudelleen alkunäkymään ja voit poistua ohjelmasta.

16 OPAL -Vastuuhenkilön rooli ARVI-ohjelman suhteen. Vastuuhenkilöt tai te-toimiston asiantuntija eivät käytä itse ARVI sovellusta. He voivat vain katsoa ARVI palautteita, jotka heijastetaan URAn henkilöasiakkaan tietojen valmiudet-ikkunan kartoitus-kortilla. ELY-keskuksen OPAL vastuuhenkilöllä ei ole aktiivista roolia ARVIn suhteen. Riittää kun hän on tietoinen ARVIn keskeisistä perusteista (jotka kuvataan alla) ja osaa ohjata kysyjät oikean tietolähteen luo. Jos koulutusorganisaation edustaja kysyy ARVIsta hänet ohjataan joko organisaation pääkäyttäjän luokse tai jos sellaista ei ole, ARVIn aloitussivun (http://asiointi.mol.fi/arvi/) linkkiin Tukipyyntö ja uuden käytäjän rekisteröinti. Jos te-toimiston asiantuntija kysyy ARVIn käytöstä, hänelle kerrotaan ARVin toimintaperiaate. ARVI tietojen näkymisestä URA järjestelmässä voi kysyä URApalautelaatikon kautta internetissä osoitteessa http://palaute.mol.fi. ARVIn perusteet ARVI on TE-toimistojen ja koulutusorganisaatioiden käyttöön luotu sähköisen henkilöarvion välittämisen järjestelmä. Tämän järjestelmän avulla kouluttaja tai valmentaja voi antaa sähköisesti ja suojatusti henkilökohtaisen arvion niistä asioista, joista arviointia on pyydetty. Arvio näkyy TE-toimiston virkailijalle URA-tietojärjestelmän kautta. Sähköisestä arvioinnin laadinnasta sovitaan koulutuksen tai muun palvelun hankinnan yhteydessä. Arvioinnin tekevällä henkilöllä (arvioinnin syöttäjällä) on käyttäjätunnus ja salasana, joilla hän kirjautuu ARVI-järjestelmään. Kullakin arviointeja tekevällä organisaatiolla on OPALjärjestelmän pääkäyttäjä, joka auttaa myös Arvi-käryttäjiä. Organisaation pääkäyttäjä huolehtii siitä, että jokaisella arvion syöttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja asiaankuuluva käytön opastus. Jos palvelun tarjoaja ei ole aikaisemmin käyttänyt OPAL- tai ARVI -järjestelmää, voi käyttäjätunnuksen tilata ARVIn sisäänkirjautumissivun Tukipyyntö-linkin kautta.

17 Yleisiä tietoturvaperiaatteita: Luottamuksellisia tietoja käsiteltäessä on erittäin tärkeätä, että kaikki noudattavat hyvän tietoturvan käytäntöjä. Salasanoista on seuraavia yleisiä ohjeita: - Salasanassa on oltava vähintään yksi numero tai erikoismerkki. Älä käytä skandinaavisia merkkejä (ä, ö, å) äläkä ns. kiellettyjä merkkejä (? \ : / * < > ). - Salasana on vaihdettava säännöllisin välein. - Käyttäjätietojen hallinnoijan antama salasana vaihdetaan henkilökohtaiseksi (vain kyseisen käyttäjän itsensä tietämäksi) kun kirjaudutaan ensimmäistä kertaa annetulla salasanalla järjestelmään - Kollektiivinen salasana tulee vaihtaa aina kun joku ryhmän jäsenistä siirtyy toisiin tehtäviin. - Uusi kollektiivinen salasana tulee välittää ryhmän jäsenille muuten kuin sähköpostitse. - On muistettava, että salaamaton sähköposti on julkisessa verkossa selkolukuinen.