Johtoryhmä 1 (6) JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 09 / 2017 Aika 30.10.2017 klo 9.00 11.00 KÄSITELTÄVÄT ASIAT Kiinteistöallianssisopimusliitteiden hyväksyminen Kiinteistöallianssin sopimuksen liitteet tarkistetaan vuosittain. Tänä vuonna myös varsinaisen pääsopimuksen tekstit on katselmoitu ja päivitetty vastaamaan nykyhetken tilannetta mm. Jatsi yhtiön osalta. Samalla on päivitetty tulevan vuoden budjetti. Asiaa on valmisteltu Antti Peltolan, Veikko Simunaniemen, Tuija Heinosen, Petro Pöyhösen ja Matti Sivusen vetämänä. Hyväksyttiin allianssisopimuksen liitteet. Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Terveysasema myllytie 13 C Kiinteistö jäänyt tyhjilleen syyskuusta alkaen, joten palvelumaksua 1201,92 /kk ei enää laskuteta. Päätettiin hyvittää palvelumaksut kaupungille 1.9.2017 takautuvasti. Valtuustonkatu 11 Kiinteistö on myyty elokuussa. Palvelumaksua 162,00 ei enää peritä 1.9.2017 alkaen. Päätettiin hyvittää palvelumaksut kaupungille 1.9.2017 takautuvasti. Investointiohjelma 2017 Käsiteltiin investointiohjelma 2017. Palveluverkkoselvitykseen liittyvät moduulikouluhankinnat Antti Nikkanen esitteli palveluverkkosuunnitelmaluonnoksen. Kansankoulunkadun väistötilan hankinta Voimakkaasti oireileville väistötilat Kansakoulunkadulle Voimakkaasti oireileville eri kouluissa työskenteleville oppilaille, opettajille ja opiskeluhuollon henkilöstölle tarvitaan puhtaat, uudet väistötilat välittömästi. Tavoite on, että rakennus otetaan
Johtoryhmä 2 (6) käyttöön mahdollisimman pikaisesti. Tilantarpeen on arvioitu kestävän siihen saakka, kunnes JYK:n uusi koulurakennus valmistuu, eli 4-5 vuodeksi. Akuutiksi tilatarpeeksi on arvioitu n. 320 m 2. Kyseessä on moduulitila, joka koostuu kolmesta opetusmoduulista (25 oppilaspaikkaa), yhdestä pientilamoduuli (14 opetuspaikkaa ja opettajainhuone) ja yhdestä huoltomoduulista tai kahdesta opetusmoduulista ja kahdesta pientilamoduulista. Sijoituspaikaksi on suunniteltu Kansakoulunkatu 1:ssä sijaitseva koulun ns. vanha pysäköintialue. Mikäli tila hankitaan kaupungin omaksi, on sen alustava kustannusarvio noin 680.000 euroa (alv 0 %). Alustava vuokrakustannusarvio on 48 kk (4 vuotta) 8.725 /kk eli yhteensä 420.000 ja 60 kk (5 vuoden) vuokra-ajalla n. 8.000 /kk eli yhteensä noin 480.000 euroa. Hankinnan valmisteluun liittyy kustannuksia vuodelle 2017, jotka ovat arviolta 10 000. Päätettiin, että kiinteistöallianssin johtoryhmä valtuuttaa Mestaritoiminnan toteuttamaan hankinnan sen äärimmäisen kiireellisyyden vuoksi suorahankintana vuoden 2017 loppuun mennessä. Hankinta toteutetaan vuokraamalla tilat 4 vuodeksi + mahdolliset optiovuodet. Päätös on ehdollinen kaupunginhallituksen hyväksynnälle. Asiaa käsitellään kaupunginhallituksen 30.10.2017 kokouksessa. Lisäksi ehdotettiin, että voimakkaimmin oireilevat kävisivät esim.anttilan pihakoulussa kokeilemassa, voivatko olla sen tyyppisessä rakennuksessa. Kyrölän koulun moduulikoulun hankinnan valmistelun käynnistäminen Kyrölän koulussa on ulkopuolisen asiantuntijan laatiman raportin mukaan (FCG 2017, kosteus- ja sisäilmatekninen kuntotutkimus, Kyrölän koulu, Järvenpää) vakavia sisäilmaongelmia, joiden perusteella terveysvalvonta on edellyttänyt osan tilojen käytöstä poistoa ja mittavia korjaustoimenpiteitä koko rakennukseen. Asiantuntijan laatiman korjaustapaehdotuksen (FCG 2017, Kyrölän koulu, korjaustapaehdotus) mukaan Kyrölän kouluun tulee tehdä 2,5 milj. euron rakennekorjauksia, jotta rakennus saadaan teknisesti toimivaksi. Korjauksiin liittyy merkittävä riski siitä, että rakennusta ei saada toimivaksi. Tällä korjauksella saavutettaisiin parhaimmillaan n. 10-15 vuoden elinkaari. Näiden korjauksen jälkeen rakennuksen taloteknisiin järjestelmiin ja toiminnallisiin osiin (tilaratkaisut, kalustus, ICT) jää merkittävä korjaustarve ja koulu tulisi joka tapauksessa peruskorjata tai parantaa, mikäli rakennukselle tavoitellaan pitkää, yli 15 vuoden elinkaarta. Peruskorjauksen kustannusarvio on yli 8 M (Kiinteistöallianssi 2017). Kohteeseen jäisi peruskorjauksen jälkeenkin kohonnut sisäilmariski. Toinen riippumaton asiantuntija (Sweco 2017, asiantuntijalausunto Kyrölän koulun käytettävyydestä) on antanut FCG:n korjaussuunnitelman pohjalta lausunnon, jonka mukaan rakennusta ei ole taloudellisesti järkevää korjata, vaan se tulisi korvata uudisrakennuksella. Kyrölän koulu voidaan korvata kokonaan n. 200 oppilaan ja 20 esiopetuksen oppilaan moduulikoululla. Tässä vaihtoehdossa koululla ei ole käytössä liikuntasalia. Keittiön ja teknisen työn tilan toteuttamista arvioidaan yhdessä moduulitoimittajien kanssa. Moduulikouluratkaisun hinta on tämän hetken arvion mukaan 4,7 miljoonaa euroa, jos se hankitaan kaupungin omistukseen. Moduulikoulu voidaan toteuttaa myös leasing- tai vuokrausmallilla. Mikäli moduulikoulu on hankittu vuokramallilla, voidaan siitä luopua, kun käyttötarvetta ei enää ole huomioiden hankinnassa asetetut reunaehdot. Moduulikoulu tulisi tilata uutena, jolloin voidaan varmistua siitä, että se on sisäilmateknisesti toimiva. Rakennuksen tavoiteltu elinkaari on 20-30 vuotta. Rakennus voidaan toteuttaa ulkonäöllisesti lähes pysyvän ratkaisun laatuisesti. Myös toiminnalliset perusopetustilaratkaisut voidaan räätälöidä hyvin pitkälti tarpeiden mukaan. Edellisen perustella esitetään, että Kyrölän koulun korvaavaa moduulikoulun hankintaa aletaan valmistella siten, että koulu olisi käytettävissä elokuun alussa 2018. Lopullinen hankintapäätös tuodaan kaupunginhallitukseen erikseen päätettäväksi. Kyrölän moduulikoulu on koko nykyisen Kyrölän koulun oppilasmäärän käytössä uuden JYK yhtenäiskoulun valmistumiseen saakka. Tämän jälkeen kiinteistön tiloja hyödynnetään pienten lasten
Johtoryhmä 3 (6) kouluna (esiopetus ja 1-2 luokat) sekä varhaiskasvatuksen tiloina, kunnes mahdollinen Ainolan yhtenäiskoulu valmistuu. Moduulikoulusta voidaan myöhemmin siirtää osa myös muualle esim. koulujen pihalle esiopetuksen tiloiksi, jolloin saadaan nykyisistä päiväkodeista vapautettua tiloja pienempien lasten ryhmille. Hankinnan valmisteluun liittyy kustannuksia vuodelle 2017, jotka ovat arviolta 40 000. Päätettiin, että valtuutetaan Mestaritoiminta aloittamaan Kyrölän koulun korvaavan moduulikoulun hankinnan valmistelu siten, että rakennus on käytettävissä elokuun alussa 2018. Päätös on ehdollinen kaupunginhallituksen hyväksynnälle. Asiaa käsitellään kaupunginhallituksen 30.10.2017 kokouksessa. Lopullinen hankintapäätös tuodaan kaupunginhallitukseen erikseen päätettäväksi. Ala-Kartanon koulun moduulikoulun hankinnan valmistelun käynnistäminen Ala- Kartanon rakennuksesta löydettiin kuntotutkimuksissa (FCG 2017, kosteus- ja sisäilmatekninen kuntotutkimus, Ala-Kartanon koulu, Järvenpää) monia erilaisia vaurioita ja riskirakenteita. Mikrobivaurioita ja haitta-aineita löydettiin suuresta osasta rakenteita. Terveysvalvonta velvoittaa toiminnan siirtämistä syksyyn 2018 mennessä pois rakennuksesta, ellei rakennukseen tehdä tarpeellisia korjauksia. Rakennuksen korjaaminen terveysvalvonnan vaatimassa aikataulussa ei ole mahdollista. Korjaustapaehdotuksen (FCG 2017, Ala-Kartanon koulu, korjaustapaehdotus) mukaan rakennukseen tulee tehdä 3,9 miljoonan euron korjaus, jonka lisäksi kohteeseen jää korjausvelkaa. Tämän perusteella esitetään, että Ala- Kartanon koulusta luopumista aletaan valmistella. Edellisen perusteella esitetään, että Ala-Kartanon koulun korvaavaa moduulikoulun hankintaa aletaan valmistella siten, että koulu olisi käytettävissä elokuun alussa 2018. Lopullinen hankintapäätös tuodaan kaupunginhallitukseen erikseen päätettäväksi. Ala-Kartanon moduulikoulu voi edelleen hyödyntää Ylä- Kartanon koulun tukipalvelujen ja aineopetuksen tiloja. Moduulikoulu tulisi tilata uutena, jolloin voidaan varmistua siitä, että se on sisäilmateknisesti toimiva. Rakennuksen tavoiteltu elinkaari on 20-30 vuotta. Rakennus voidaan toteuttaa ulkonäöllisesti lähes pysyvän ratkaisun laatuisesti. Myös toiminnalliset perusopetustilaratkaisut voidaan räätälöidä hyvin pitkälti tarpeiden mukaan. Tämän hetkinen hankinnan kustannusarvio on 5,3 miljoonaa euroa, mikäli koulu hankitaan kaupungin omaksi. Moduulikoulu voidaan toteuttaa myös leasing- tai vuokrausvaihtoehdolla. Nyt esitetty alustava kustannusarvio päivitetään päätöksentekoa varten tarpeiden tarkentuessa valmistelun edetessä. Hankinnan valmisteluun liittyy kustannuksia vuodelle 2017, jotka ovat arviolta 40 000. Päätettiin valtuuttaa Mestaritoiminta aloittamaan Ala-Kartanon koulun korvaavan moduulikoulun hankinnan valmistelu siten, että rakennus on käytettävissä elokuun alussa 2018. Päätös on ehdollinen kaupunginhallituksen hyväksynnälle. Asiaa käsitellään kaupunginhallituksen 30.10.2017 kokouksessa. Lopullinen hankintapäätös tuodaan kaupunginhallitukseen erikseen päätettäväksi. Järvenpään toimitilahanke 2023 Kaupunginhallitus päätti (KH 5.6.2017 166) käynnistää kaupungin uusien toimitilojen hankinnan ja toiminnan kehittämisen valmistelun. Kaupunkikehitys on yhteistyössä Mestaritoiminnan kanssa valmistellut hankkeen työsuunnitelman ja budjetin. Valmisteluvaiheen budjetti on maksimissaan 60 000 sisältäen hankinnan valmistelun, juridisen neuvonannon ja Mestaritoiminnan kulut. Kulut kohdentuvat vuodelle 2017. Hankinnan valmistelu tilataan Mestaritoiminnalta. Valmisteluvaiheessa hankkeelle perustetaan tiimi, johon kuuluu kaupunkikehityksen ja Mestaritoiminnan edustajat. Työtä ohjaa allianssijohtoryhmä ja siihen osallistuu koko kaupungin organisaatio tarpeen mukaan. Toimitilahankkeen valmistelun tavoitteena on konseptoida kaupungin näkemys ja tarve uusille toimitiloille sekä keskustan kehittämiselle. Toimeksianto tuottaa Järvenpään kaupungille päätöksentekotietoa sekä hankinta-asiakirjoja hankinnan käynnistämistä varten. Hankinnan
Johtoryhmä 4 (6) käynnistämisestä tehdään erikseen päätös kaupungin luottamuselimissä. Hanketta varten on budjetoitava riittävät määrärahat kaupungin käyttötalousbudjettiin vuodelle 2018. Toimitilahankkeen tavoitteena on, että vuoden 2023 alusta kaupunki ottaa käyttöön uudet, modernit ja tarvetta vastaavat toimitilat kaupungin ydinkeskustasta. Nykyinen kaupungintalon tontti ja Seutulantalon alue kehitetään ja vapautetaan keskustatoiminnan käyttöön kaupungin toimintojen siirryttyä pois. Tavoitevuotta tarkastetaan sen mukaan, miten keskustan kehittämishankkeet etenevät. On mahdollista, että siirtyminen pysyviin toimitiloihin viivästyy tavoitevuodesta 2023. Toimeksianto perustuu kaupungin ja Mestaritoiminta Oy:n väliseen kiinteistöallianssisopimukseen, jolla Järvenpään Kiinteistötoiminnan järjestäminen on siirretty Mestaritoiminta Oy:n vastuulle. Allianssijohtoryhmä merkitsi viime kokouksessa tiedoksi Järvenpään toimitilahanke 2023 työsuunnitelman ja päätti, että Järvenpään toimitilahanke 2023 valmistelu tilataan Mestaritoiminnalta työsuunnitelman mukaisesti. Lisäksi päätettiin, että Mestaritoiminta kokoaa kaupunkikehityksen kanssa yhteistyössä hanketiimin, johon kutsutaan asiantuntijoita sekä kaupungin HR palvelut. Päätettiin, että tiimi valmistellaan seuraavaan KAJR:ään. Hyväksyttiin hanketiimi esityksen mukaan. Esitettiin projektipäälliköksi Mika Stenman Boost Brothers Oy:sta. Lisäksi esitettiin, että Jatsi Oy:n olisi hyvä olla mukana hankkeessa. Asia käsitellään kaupunginhallituksen kokouksessa. Antti Nikkanen valmistelee. Kinnarin uuden koulun tilannekatsaus sekä yleissuunnitelman esittely Teemu Jaakkola esittelee yleistilanteen ja Hannu Jaakkola sekä Tapani Kerttula esittelevät yleissuunnitelman. Kinnarin koulun allianssiorganisaatio on syksyn 2017 aikana laatinut kohteen yleissuunnitelmaa. Yleissuunnitelman valmistuttua lukitaan kohteen kokonaislaajuus, julkisivun yleisratkaisu sekä alustavat tila-aluesuunnitelmat (koko, sijainti ja toiminnot). Allianssin tavoitteena on, että yleissuunnitelma hyväksytään toisen milestonen (M2) päätteeksi marraskuun alkuun mennessä. Ensin allianssin projektiryhmä sekä muut pienryhmät katselmoivat yleissuunnitelman. Tämän jälkeen Kinnarin hankkeen allianssin johtoryhmän on tarkoitus hyväksyä yleissuunnitelma 1.11.2017 kokouksessaan. Suunnittelun edetessä rakennuksen lämmitysjärjestelmäksi on valittu maalämpö. Aurinkopaneelijärjestelmä ja sen toteutuslaajuus on tällä hetkellä selvityksessä. Rakennuksen ulkoseinät ja välipohjat on päätetty toteuttaa betonirakenteisina ja julkisivumateriaaliksi on valittu vaalea puhtaaksi muurattu tiili. Julkisivujen lämmöneristeet on päätetty toteuttaa kovilla uretaanieristeillä, jotka ovat kosteusteknisesti toimivia sekä käytön että asennuksen aikana. Rakennuksen pilari-palkkirungon vaihtoehtoina ovat betoni sekä teräs. Kaikkia runkotoimituksen tarjouksia ei ole vielä saatu, ja valinta tehdään tarjousvertailuiden jälkeen. Yleissuunnitelman perusteella laaditaan rakennuslupa-asiakirjat ja haetaan kohteelle rakennuslupaa. Rakennuslupahakemus on tarkoitus jättää sisään marraskuun puolivälin jälkeen. Korttelin asemakaavamuutoksesta päätään kaupungin valtuuston kokouksessa 23.10.2017. Pyydettiin ohjeistusta kiinteistöallianssin johtoryhmältä siitä, haetaanko kaupunginhallitukselta valtuutus toteutusvaiheen allianssisopimuksen allekirjoittamiselle. Päätettiin esitellä hanke kaupunginhallitukselle, joka valtuuttaa toteutusvaiheen allianssisopimuksen allekirjoittamiseen. Lisäksi kaupunkikehitys esitti, että rakentamisen suunnittelussa otetaan huomioon laadukas pyörien säilytys. Kuukauden sisällä kaupunkikehitys ja Kinnarin APR esittävät ratkaisun lisättäväksi toteutusvaiheen suunnitelmiin.
Johtoryhmä 5 (6) Kirjattiin tiedoksi, että Kinnarin C-rakennuksesta on raportoitu sisäilmaongelmista. Tutkimukset käynnistetään pian. Pohjolan hovin rakennusten purkaminen ja myyminen Ainolan kehitysalueella sijaitsevan Pohjolan hovin päärakennus on tarkoitus purkaa ja myydä rakennus siirrettäväksi uuteen käyttöön. Vanha lato on tarkoitus purkaa. Alueella sijaitseva kivinavetta on tarkoitus säilyttää ja kehittää alueen myötä. Myynnistä päätöksen tekisi kaupunginhallitus. Johtoryhmältä pyydettiin ohjeistusta asian edistämiseksi. Päätettiin, että viedään asia kaupunginhallitukseen päätettäväksi marraskuussa. Kaupungingeodeetti Ari Piirainen valmistelee. JYK-koulukeskuksen yhteissuunnittelun käynnistäminen Keskusteltiin, miten hankinnalla hankitaan elinvoimaa Järvenpäähän? Todettiin, että tämä mahdollinen hanke koskee kaikkia kaupungin palvelualueita. Antti Nikkanen valmistelee asian seuraavaan kokoukseen, miten hanke lähtee etenemään. Kaupungin irtokalusteiden kierrätys ja varastointi Kiinteistöhuolto on todennut, että eri kiinteistöjen ullakoilta ja varastoista löytyy käyttökelpoisia kalusteita. Olisi hyödyllistä keskittää kalusteiden varastointi ja kierrätys. Mestaritoiminta esittää kaupungin kalusteiden kierrätystä ja varastointia JATSI Oy:n vastuulle 1.1.2018. Päätettiin, ettei tehdä vielä päätöstä asiasta. Jatsi ja Mestaritoiminta keskustelevat vielä asiasta. SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden ja haittailmoitusten tilanne Todettiin sisäilmahankkeiden tilanne. TIEDOKSI MERKITTÄVÄT ASIAT Tiina Salminen siirtyy Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän palvelukseen 1.11.2017. MUUT ASIAT Kristiina Kariniemi-Örmälä nimitettiin Kiinteistöallianssijohtoryhmän jäseneksi. Jampankaari 5 tilojen vuokraus: Mestaritoiminnalta Jarkko Kankkunen ja kaupunkikehityksestä Essi Hämäläinen tutkivat asiaa. Myllytien ja Vanhankylänniemen terveyskeskuksen purku-urakkaan on nimettävä turvallisuuskoordinaattori käyttäjän puolelta. Mestaritoiminta Oy nimittää turvallisuuskoordinaattorin ja laskuttaa kustannukset kaupungilta.
Johtoryhmä 6 (6) Seuraavat kokoukset 20.11.2017 4.12.2017 Kinnarin esittely ja TAS vaiheen käynnistämisestä päättäminen Kevään kokoukset 22.1.2018 26.2.2018 Kokousaika klo 9-11.30, ellei toisin sovita.