02151 ESPOO 1 (6) Inkubio ry:n hallituksen kokous 23/2017 Aika: 22.9.2017 kello 08.15 Paikka: Maarintie 8 (TUAS-talo), sali TU3 Läsnä: Puheenjohtaja Sihteeri Rahastonhoitaja Yrityssuhdemestari Isäntä Isäntä Tiedotusmestari Fuksikapteeni Opintomestari Sisä- ja ulkomestari Tuomas Poutanen Toni Pellinen Petra Ekroos Rasmus Ruohola Anniina Savolainen Karoliina Lehtinen Veera Itälinna Paavo Hietala Janina Niiranen Joel Arantola KV-vastaava Markus Toivonen 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallituksen puheenjohtaja Poutanen avasi kokouksen kello 08.15. Kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Hallituksen jäsenistä oli paikalla 10/10. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätös: Hyväksyttiin esityslista (LIITE 1) kokouksen työjärjestykseksi, sillä muutoksella, että lisättiin kohta 7: Toimihenkilöiden nimittäminen. 3. Ilmoitusasiat Kamalasti asiaa tämän päivän kokouksessa. Puheenjohtajalle ei riittänyt kahvia.
02151 ESPOO 2 (6) 4. Toimikunnat ja tulevat tapahtumat 1. Fuksitoimikunta Fuksisitsit oli ja meni, hommat sujuivat ja puheenjohtaja Poutanen soitti hyvin haitaria. Maanantaina ELECyykkä Miinusmaalla, valmistelut ovat jo vauhdissa. Keskiviikkona fuksiexq Thermo Fisherille. Muuten kipparia työllistää mm. muiden kiltojen haalarigaalat, FTMK:n escape room - huonepakopeli ja fuksien juhlasitsien yms. FTMK juttujen virittely. Killan fuksitoimikunta kokoustanee 2.10. syksyn systeemeistä ja top secret jutuista. Sen jälkeen fuksikapteeni Hietala tietää loppusyksyn suunnitelmat, mutta tällä hetkellä noin kuukauden päähän on kaikki tapahtumat jo tiedossa. Osa fukseista ei ole liittynyt killan jäseniksi, muistutetaan sähköpostilla. 2. Sisä- ja ulkotoimikunta Helsinki Think Companyn ja Helixin kanssa on suunniteltu yhteistapahtumaa tulevaisuudessa, mahdollisesti 18.10. Konsepti on kuitenkin vielä avoin. SCI-sitsit on laitettu samalle päivälle kuin tyttösitsit (27.10.). Ennen sitsejä on lisäksi SCI-fuksitapahtuma. 3. Opintotoimikunta Opintokyselyn viimeisetkin tulokset on saatu analysoitua. Viimeistelty raportti ehtinee ensi viikon viikkomailiin. Opintotoimikunta kokoustaa, kunhan opintotoimihenkilö Leinonen on palannut Borneolta. Toimihenkilöille on jaettu etukäteiskotiläksyjä liittyen LST-infon puhujien rekryämiseen, sähköpyörätuolin kunnostamiseen ja LST-toimikunnan tapahtumajärjestämiseen. Aallon abimarkkinointitapahtuma järjestetään 26.10. Sisältää kiltojen ständit päälafkan aulassa, miniluentoja eri koulutusohjelmista ja abien kierrättämistä TUASilla ja mm. kiltahuoneilla. Ständeille ja kiltikselle tarvitaan killan jäseniä. 4. Tapahtumatoimikunta Tulossa SushiStudioGhibliSaunailta 3.10. ja Sätkysitsit 28.9. ulkotoimikunnan kanssa. Sätkysitsien sillis ei tule tapahtumaan. Sukusitsit jätetään pitämättä aikataulukiireiden vuoksi.
02151 ESPOO 3 (6) ELEC-sitsejä ei ehditä järjestämään, mutta jotain muuta ELEC-tapahtumaa mahdollisesti pidetään. Polin Appron ja Dipolin Appron promoaminen ja lipunmyynti alkavat kovalla tahdilla ja vielä on työtä tehtävänä. 5. Tiedotustoimikunta NettiS napsi ilmestyi ja löytyy osoitteesta www.inkubio.fi/snapsi2017/. Seuraavaa paperilehteä on alettu työstää. Vaikka aikataulusta ollaan hieman jäljessä, S napsi ilmestyy tänäkin vuonna neljä kertaa. Nettisivutyöryhmä kokoontuu tästä lähtien viikoittain, jotta projektiin saadaan rutiinia ja kaikki pysyvät ajan tasalla tehtävistä asioista. 6. Yrityssuhdetoimikunta Diginatiivit työelämässä on tämänhetkinen työnimi ELEC:n yhteistyöfirmojen ja opiskelijoiden yhteiselle seminaarille/työpajalle 31.10. Harald Herlinissä, jonka aiheena on rekrytointiprosessin ongelmakohdat. Paikalle tarvitaan ainakin muutama aiheesta kiinnostunut kiltalainen, tavoitteena saada n. 30 yritystä paikalle. DippaFuksiKiltis 6.10. Suunnittelu vielä aluillaan, mutta onneksi ei vaadi paljoa valmisteluja. BioDI:n hallituksen kokous 18.9: o Yhteissitsien päivämääräehdotukset huonoja sekä BioDI:lle, että meille. BioDI ehdotti uutta aikaa alkuvuodelle. o Viimevuotinen mentorointiohjelma saa jatkoa tänä lukuvuonna BioDI:n johdolla. o Promootiossa olleita henkilöitä pyydetään lisäämään kuvia killan galleriaan ja/tai tekemään artikkeli S napsiin. o AlumiStudentWeekendin jatkojen valmistelu on käynnissä. 5. Talousasiat Hyväksytyt ja maksetut laskut, joiden eräpäivä oli ennen kokousta: Lasku: 50 EUR - Sätkysitsien (28.9.) sitsikeittiön tilavuokra AYY:lle Päätös: Hyväksyttiin seuraavat laskut ja kuluanomukset:
02151 ESPOO 4 (6) Lasku: 125 EUR Fuksisitsien (15.9.) tekniikkavuokra Teekkarispeksi ry:lle Lasku: 29 EUR Aku Ankka -lehden tilaus kiltahuoneelle syksyksi Lasku: 180 EUR Sätkysitsien (28.9.) tilavuokra AYY:lle Lasku: 30 EUR Sätkyläisten majoituksen lisätunnit AYY:lle Lasku: 100 EUR Sushisaunaillan (3.10.) tilavuokra AYY:lle Lasku: 33,33 EUR Welcome saunan (13.9., OK20 pieni puoli) tilavuokran tasaus SIK:lle Kuluanomus Petra Ekroos: 8,13 EUR Ekan illan spagettia ja karkkia Kuluanomus Rasmus Ruohola: 41,07 EUR Vuosijuhlalahjat PT:lle, Prodekolle ja Athenelle Killan rahatilanne on tällä hetkellä erittäin hyvä. 6. Jäsenasiat Päätös: Hyväksyttiin liitteessä 2 mainitut henkilöt killan jäseniksi. Maksamattomista jäsenmaksuista muistutetaan kiltalaisia. 7. Toimihenkilöiden nimittäminen Päätös: Nimitetään Salomo Lassfolk yrityssuhdetoimihenkilöksi. Yrityssuhdetoimihenkilö Lassfolkin nimittäminen jäi puuttumaan hallituksen kokouksesta 20/2017, siitä syystä nimittäminen tapahtui vasta nyt. 8. ELEC:n kiltojen vaaliliitto Voltti Pohjaesitys: Päätetään perustaa vaaliliitto Voltti yhdessä Automaatio- ja Systeemitekniikan kilta ry:n ja Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n kanssa Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajistovaaleihin 2017. Voltin ehdokasasettelu tapahtuu kiltojen hallitusten toimesta. Kiltahuoneilla sallitaan ainoastaan Voltin ehdokkaiden vaalimainokset. Vastaehdotus: Päätetään perustaa vaaliliitto Voltti yhdessä Automaatio- ja Systeemitekniikan kilta ry:n ja Aalto-yliopiston Sähköinsinöörikilta ry:n kanssa Aaltoyliopiston ylioppilaskunnan edustajistovaaleihin 2017. Päätös: Hyväksytään vastaehdotus.
02151 ESPOO 5 (6) 9. Keskustelua aiheesta KV-mestari hallitusviraksi KV-mestarin lisäämisestä hallitusviraksi löytyi seuraavia puoltavia näkökulmia: o Mikäli KV-mestari olisi hallitusvirka, se parantaisi kommunikaatiota KV-mestarin ja muun hallituksen välillä. Nykyään kommunikaatio tapahtuu lähinnä fuksikapteenin kautta. o Kaikkiin hallituksen tekemiin päätöksiin saataisiin myös kansainvälisten opiskelijoiden näkökulma mukaan. KV-opiskelijat integroituisivat kiltaan paremmin, mikäli tapahtumien järjestämisessä otettaisiin huomioon myös heidät. o Hallitukseen kuuluminen sitoo KV-mestaria aktiiviseen työpanokseen killan ja KVopiskelijoiden hyväksi. o Tapahtumatoimikunta ja KVTMK pystyisivät parempaan yhteistyöhön, kuormittamatta muita FTMK:n jäseniä ja erityisesti fuksikapteenia. Kielteisiä näkökulmia: o Hallitukseen kuuluminen työllistäisi KV-mestaria huomattavasti nykyistä enemmän. o KV-mestari joutuisi pönöttämään nykyistä enemmän. o Fuksikapteeni Hietala oli huolissaan, miten tämä vaikuttaisi FTMK:n ja KVTMK:n väliseen suhteeseen. Muistutettiin myös, että suurimmalla osalla Otaniemen killoista KV-mestaria vastaava virka löytyy hallituksesta. Inkubiolla on verrattaen vähän KV-opiskelijoita, joten hallitusvirka ei ainakaan tähän mennessä ole ollut ajankohtainen. KV-vastaava Toivosen mielestä Inkubion tunnettuus ulkomailla tulee kasvamaan lähivuosina, jolloin myös KV-opiskelijoiden määrä lisääntyisi. KV-mestarin lisääminen hallitusviraksi jätetään toistaiseksi hautumaan, asiaan palattaneen myöhemmin syksyllä. 10. Muut esille tulevat asiat Toimarisitseihin 3 vk (11.10.) o Jaetaan omat teemat, joiden mukaan toimikunnat pukeutuvat. o Puheenjohtaja Poutasen mielestä hallitus pöhisee liikaa. o Teemaksi päätettiin TV-sarjojen genret.
02151 ESPOO 6 (6) o Osa hallituksesta pöhisee lisää kokouksen jälkeen ja hoitaa käytännön järjestelyt alkuun. Hallituksen yhteislähtö fyysikkospeksiin 31.10. o Tiedusteltiin kiinnostuneita. ELEC:n publiikki 27.9. klo 16 eteenpäin o Puheenjohtaja Poutanen on mahdollisesti menossa paikalle. o Isäntä Lehtinen askartelee kortteja valmistuneille. 11. Edellisen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttiin edellisen kokouksen (22/2017) pöytäkirja muutoksineen. 12. Seuraava kokous Seuraava Inkubio ry:n hallituksen kokous (24/2017) ajankohta ja paikka ilmoitetaan myöhemmin. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Poutanen päätti kokouksen kello 10.05 Pöytäkirjan vakuudeksi, Tuomas Poutanen Puheenjohtaja Toni Pellinen Sihteeri Liitteet: LIITE 1 Kokouskutsu ja esityslista LIITE 2 Inkubio ry:n jäseneksi hyväksytyt henkilöt