INKUBIO RY ESPOO 1 (7) PÖYTÄKIRJA. Sihteeri Petra Ekroos (saapui kohdassa 8, poistui kohdassa 8)

Transkriptio

1 02151 ESPOO 1 (7) Inkubio ry:n hallituksen kokous 22/2016 Aika: kello 18:00 Paikka: Otakaari 5, Inkubion kiltahuone Läsnä: Puheenjohtaja Inka Saarinen Sihteeri Petra Ekroos (saapui kohdassa 8, poistui kohdassa 8) Rahastonhoitaja Topi Hämäläinen Yrityssuhdemestari Pauliina Yrjölä Isäntä Eeva-Sofia Haukipuro Isäntä Milja Leinonen (poistui kohdassa 11, palasi kohdassa 11) Tiedotusmestari Tuomas Poutanen (poistui kohdassa 8, palasi kohdassa 8) Fuksikapteeni Joonas Palosuo (saapui kohdassa 8) Opintomestari Salla Autti Sisä- ja ulkomestari Linda Wederhorn 1. Kokouksen avaus, laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallituksen puheenjohtaja Saarinen avasi kokouksen kello Kokous oli kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Hallituksen jäsenistä oli paikalla 7/10. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Kokouksen sihteerin valinta Valittiin kokouksen sihteeriksi opintomestari Autti. 3. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista (LIITE 1) kokouksen työjärjestykseksi sillä muutoksella, että lisättiin kohta 4: läsnäolevan hallituksen härpäköityminen. 4. Läsnäolevan hallituksen härpäköityminen Tiedotusmestari Poutanen jakoi läsnäolevalle hallitukselle hallitushärpäkkeet, eli maailman siisteimmät vihreät lierihatut.

2 02151 ESPOO 2 (7) 5. Ilmoitusasiat Opintomestari Autti vastaanotti hallituksen kesäpäivillä tekemän runon puheenjohtaja Saariselta. Puheenjohtaja Saarinen tarjoili juustopiirakkaa. Hallitushatut on sikapäheet. Yrityssuhdemestari Yrjölä antoi kannustintikun fuksivideosta fuksikapteeni Palosuolle. Palosuo nöyrästi antoi kiitosta kaikille videossa auttaneille. 6. Toimihenkilöiden erottaminen ja nimittäminen Inkubion TEK-vastaava Emilia Paltta on valittu TEKin Otaniemen teekkariyhdysmieheksi. Paltta on ilmaissut, ettei täten halua enää jatkaa Inkubion TEK-vastaavana, sillä tehtävien hoitaminen samanaikaisesti olisi hankalaa. Otso Brummer on ilmaissut halukkuutensa tehtävään. Pohjaesitys: Erotetaan Emilia Paltta TEK-vastaavan virasta ja nimitetään Otso Brummer TEKvastaavaksi. Pohjaesitys sai kannatusta. Tiedotusmestari Poutanen ehdotti, että Paltta järjestää Brummerille oman killanvaihdon. Poutasen ehdotus ei saanut kannatusta. Päätös: Tehtiin päätös pohjaesityksen mukaisesti. 7. Uuden kiltahuoneen ja toimiston avaimet ja kiltahuoneen lukitseminen Uudelle kiltahuoneelle ja toimistolle on saatu 20 avainta. Keskustellaan, keille myönnetään oikeus avaimiin. Kaikilla killan jäsenillä on mahdollisuus hankkia magneettiavain, jolla pääsee sisälle Tuas-talolle vuorokauden ympäri. Keskustellaan, tarjotaanko killan jäsenille pääsy kiltahuoneelle vuorokauden ympäri ja pidetäänkö kiltahuoneen ovea jatkossa auki. Killan toimistoa pidetään pääsääntöisesti kiinni. Avaimet haluttiin antaa hallituksen lisäksi sellaisille toimareille, joilla voisi olla tarve päästä varastolle. Näitä virkoja ovat tähän mennessä olleet herkkupakarat ja tumatoimarit, sekä istuva fuksikapteeni keväisin. Lisää tälläisiä virkoja ei kokouksen aikana keksitty. Ylimääräiset avaimet päätettiin antaa herkkupakaroiden ja tumatoimarien lisäksi vuosikokouksessa valittaville toimareille, eli KV-vastaavalle, ISOvastaavalle, Excursiovastaavalle, Lukkarivastaavalle ja Päätoimittajalle. Tätä perusteltiin sillä, että vaikka kaikilla näiden virkojen haltijoilla ei ole välitöntä tarvetta päästä toimistolle on avaimellisuus kuitenkin ansaittu kiitos ja luottamuksenosoitus tavallista raskaammasta toimarivirasta. Lisäksi vaikka juuri nyt näillä toimihenkilöillä ei olisikaan käyttöä toimistolle, he voivat kuitenkin jatkossa käyttää sitä virkoihinsa liittyvien asioiden säilyttämiseen. Istuvalle fuksikapteenille ei annettu

3 02151 ESPOO 3 (7) oikeutta avaimeen, koska fuksikapteeneja on tällä hetkellä vain yksi. Loput avaimet päätettiin pitää vara-avaimena. Avaimista haluttiin kuitenkin vielä huomauttaa, että jos toimihenkilö tai muu kiltalainen pystyy antamaan hyvän perustelun sille, että juuri hän tarvitsisi avainta, sellaista voi anoa hallitukselta. Pohdittiin kiltahuoneen lukitsemista. TUAS:lla nykyään majailevat AS ja Prodeko pitävät kiltiksen ovia auki, ja heille ei ole tullut sen suhteen mitään ongelmia. SIK on harkinnut numerolukkoa kiltikselleen. Numerolukkoa pidettiin hyvänä, mutta kalliina ideana. Lisäksi numeroyhdistelmä ei luultavasti pysyisi salaisuutena kovin pitkään, vaan se ennen pitkää vuotaisi muiden kiltojen jäsenille. Puheenjohtaja Saarinen huomautti, että vaikka kiltahuoneelle murtauduttaisiin, siellä ei olisi paljoa mitään kallista jota voisi varastaa. Tiedotusmestari Poutanen kommentoi, että TUAStalolla on paljon enemmän opiskelijatoimintaa kuin sähkölafkalla, jolloin kiltahuoneelle voisi eksyä enemmän ihmisiä jotka eivät aina käyttäydy täysin asiallisesti. Toisaalta aina avoimena olevat ovet voisivat helpottaa kiltojen välistä yhteistyötä ja muutenkin parantaa yleistä tunnelmaa. Ehkä joskus tulevaisuudessa opiskelijat hengailisivat keskenään enemmän yli kiltarajojen, ja ovien auki pitäminen ehdottomasti tukee tätä. Päädyttiin siihen tulokseen, että kiltahuoneen auki pitämiseen liittyy vain vähän riskejä, ja että auki pitämisen hyödyt voittavat haitat. Päätös: Myönnetään killan varaston avain istuvan hallituksen jäsenille, herkkupakaroille, tumatoimareille sekä vaalikokouksessa valittavien virkojen haltijoille, eli KV-vastaavalle, ISOvastaavalle, Excursiovastaavalle, Lukkarivastaavalle ja Päätoimittajalle. Päätös: Pidetään uuden kiltahuoneen ovet auki ympäri vuorokauden. 8. Toimikunnat ja tulevat tapahtumat Tapahtumatoimikunta Fuksisitsien suunnittelukokous Athenen ja fuksikapteeni Palosuon kanssa on tänään maanantaina Aiemmasta poiketen killat joutuvat maksamaan tilan vahtimestarin. Varasto on vihdoin ja viimein siivottu ja myös asiallisesti täydennetty. Palattiin kohtaan 5: ilmoitusasiat Yrityssuhdetoimikunta Alumni-student weekendin jatkot ovat lauantaina Defalla BioDIn kanssa. BioDI haluaisi jatkoille jotain rentoa ohjelmaa jolla saadaan opiskelijat ja alumnit tutustutettua toisiinsa. Eli

4 02151 ESPOO 4 (7) BioDIn sanoin: joku pönöttämätön biodien ja inkubiittien törmäyttäminen ois kiva. Syksylle suunniteltu Neofit workshop on jouduttu perumaan toimitusjohtajan kiireiden vuoksi. Workshoppia voisi yrittää uudestaan joulun jälkeen, asiasta pitää keskustella seuraavan yrityssuhdemestarin kanssa. DippaFuksiSauna pidetään 21.9 Ossinlinnassa. Päivä ja paikka muuttuivat Donor s Loungen keittiön remontin takia. Sisä- ja ulkotoimikunta Muutto on edennyt kesän aikana odotettuun tahtiin. Budjettia on ehkä hieman alitettu. o Tämänhetkinen tilanne: Seinät on maalattu ja laminaatit ovat lattiassa, jalkalistojen laittaminen kesken. Huonekalut toimitettu paikalle ACREn muuttokuormassa o Nyt pitäisi jäljellä olevien kolmen viikon aikana rutistaa kiltis valmiiksi: huonekalut paikoilleen ja käytännön asiat (namupalvelu, labratakit, kahvikuppigate) selviksi. o Uuden parven rakentelujengistä suurin osa on ulkomailla alkuviikon. Reissun jälkeen on pakko patistaa niitä joka päivä ja joka yö, että kiltiksen avajaisiin mennessä saadaan valmista. o Säilytysjärjestelmiä ja varastoa on oikeasti pohdittu tarkasti, jotta kaikki olisi mahdollisimman toiminnallista ja helppoa. Sihteeri Ekroosille ja yrityssuhdemestari Yrjölälle annettiin kiitosta hyvin tehdystä työstä. o TTER:n raportti on ajatuksen tasolla työn alla. o Kahvit ja kahvikupit pidetään uuden kiltiksen viereisessä keittiössä. Kiltahuoneelle tilataan ensi lukukaudeksi Cosmopolitan ja Tiede-lehti, kuten viime keväänäkin. Uusia vuosijuhlakutsuja o Prosessiteekkareiden Lämmönsiirto (ilmo DL 6.9.) o NuDe ry (ilmo DL 28.8.), eli Nuoret Designerit ry. Päätettiin mainostaa NuDe:n juhlia muille kiltalaisille. o Prodekon Diskonttaus (ilmo DL 4.9.). Opintotoimikunta Opintokyselyn tulokset etenevät raivokasta tahtia. o Korkeakoulun järjestemä opintokyselyn esittelytilaisuus o Aiemmasta poiketen tulokset jaetaan kahteen osaan: englanninkieliseen LSTopiskelijoiden osuuteen, sekä suomenkieliseen osuuteen jossa uuden kandin, vanhan kandin ja vanhan maisterin opiskelijat.

5 02151 ESPOO 5 (7) Elokuun lopussa on pitkästä aikaa koulutusneuvoston kokouksia. Kemian labrat ovat edelleen suurin huolenaihe. Kävi ilmi, että BioIT:n kandidaattiohjelmassa pakolliseen kvantti-ilmiöihin on laitettu esitietovaatimukseksi kenttäteoria, joka taas on pakollinen vain sähkötekniikan opiskelijoille. Kurssin opettajalle Sami Kujalalle laitetaan kyselyä ja selvitetään, muuttuuko kurssin sisältö olennaisesti. Opintotoimareista 2/3 lähtee syksyllä pois. Life Science Technologies -toimikunta kokoustaa tiistaina Tiedotustoimikunta WABU EI LOBU. Tiedotusmestari Poutanen laittoi fuksivideon Inkubion sivuille. Nettis napsin kanssa oli säätöä, mutta nyt se toimii. Seuraava viikkomaili ilmestyy määrittelmättömänä ajankohtana, kun on tullut tarpeeksi uutisia joista levittää tietoa. Fuksitoimikunta Fukseja Fukseja o Ainakin 38 kpl Fuksioppaat odottavat lähtöään iloisesti ELECin opintotoimistolla. Niiden pitäisi lähteä fukseille lähiaikoina. Fuksi- ja ISOpistekortit ovat painossa, ne pitäisi saada hyvissä ajoin. Kaikki on kuitenkin mahdollista kun asiat tapahtuvat välikäsien kautta. Sovitushaalareiden pitäisi saapua varaslähtöviikolla. ISOjen viimeinen voitelu 27.8., voi ISOja voi. Varaslähtö järjestetään 3.9. FTMK:n kanssa on suunniteltu fuksivideota ja muita syksyn alun tapahtumia. 9. Talousasiat Kesän aikana maksetut laskut ja kuluanomukset: 54, 20 EUR, Tiede-lehden tilaus, ,40 EUR, Englanninkielisen laikkuompelun kulut helmikuulta, Kaisa Kuusisto, 17.6.

6 02151 ESPOO 6 (7) 80,00 EUR, Kesäpäivien tilavuokra, Heinävaara, ,95 EUR, Kiltahuoneen laminaatit, Karoliina Lehtinen, ,15 EUR, Kiltahuoneen jalkalistat, Paavo Hietala, , 93 EUR, Varastoimiston säilytysratkaisuja, Pauliina Yrjölä, Killan tilillä on nyt rapiat 1300 euroa, käteistä hieman enemmän. Viime vuoden viimeisetkin siirtosaamiset toivottavasti tulevat maksetuksi kuun loppuun mennessä, jos Philips ja Accenture vastaavat maksumuistutuksiin. 10. Jäsenasiat Seuraavat henkilöt ovat hakeneet killan jäsenyyttä (vuodelle ): Konsta Holopainen Joonas Haakana Päätös: Hyväksyttiin uudet jäsenet. 11. Muut esille tulevat asiat Vanhan kiltahuoneen kuoppajaiset ja uuden kiltahuoneen avajaiset pidetään perjantaina 2.9. samaan aikaan SIK:n kanssa. Pidetään kiltiksellä avoimet ovet, kutsutaan ELECltä ja SCIltä henkilökuntaa, muita kiltoja, ehkä yritysedustajia. Koulun henkilökuntaa pitää kutsua päivällä, kolmen ja viiden välillä. Opiskelijat ja alumnit pääsevät illasta. Ainakin puheenjohtaja Saarinen, sisä- ja ulkomestari Wederhorn, opintomestari Autti, yrityssuhdemestari Yrjölä ja isännät Leinonen ja Haukipuro pääsevät auttamaan järjestelyissä. Vanhalle kiltikselle viedään vieraskirja, johon voi kirjoittaa kiltismuistoja. Uudella kiltiksellä vapaata hengailua ja kahvittelua. Vanha kiltahuone pidetään avoinna 17-17:45, jonka jälkeen siirrytään uudelle kiltahuoneelle kulkueessa. Samalla vanhalta kiltahuoneelta voisi viedä jotain pientä tavaraa uudelle, jolloin vieraatkin pääsisivät auttamaan muutossa. Saarinen ja Yrjölä huolehtivat vieraiden kutsumisesta, Saarinen koulun suuntaan ja Yrjölä alumnien suuntaan. Tapahtumasta tehdään mainos viikkomailiin ja event facebookiin. Suunniteltiin syksyn Aalto Partya. Jos ei sada, viedään tapahtumaan killan pyörätuoli. Siihen voisi ostaa jonkin vekottimen. Nakitettiin rahastonhoitaja Hämäläinen hoitamaan tätä. Jos ulkona sataa, niin pidetään vanha tuttu kiltisrasti, jonne voidaan ostaa ruokaa. Merkkimafia voisi tulla myymään haalarimerkkejä.

7 02151 ESPOO 7 (7) Muistutuksena, että hallitus on töissä syksyn aikana fuksisitseillä 16.9., toimarisitseillä ja Stimulaatiossa Lisäksi hallitus osallistuu yritysillalliselle Apoptoosi-toimikunta on pitänyt toisen kokouksensa. Tila-asiat näyttävät hyvältä, elokuun loppuun mennessä pitäisi olla päätetty. Tehtiin hallitukselle Trello-tili, jonka toivotaan helpottavan yhteisten asioiden suunnittelua ja tekoa. 12. Seuraava kokous Seuraava Inkubio ry:n hallituksen kokous (23/2016) pidetään parin viikon kuluessa, kuitenkin ennen orientaatioviikkoa. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Saarinen päätti kokouksen kello 19:49. Pöytäkirjan vakuudeksi, Inka Saarinen Puheenjohtaja Salla Autti Kokouksen sihteeri Liitteet: LIITE 1 Kokouskutsu ja esityslista