Päivitetty: 7.11.2017 Synkka-palvelu Käyttöliittymän toiminnot
Sisällysluettelo Synkka-palvelu... 3 Vähittäistuotteen perustaminen... 3 Tarkastuslista... 5 Kuljetuspakkauksen perustaminen... 7 Lavatiedot... 8 Tuotetietojen julkaisu... 9 Tuotetiedon muokkaaminen...10 Media-aineiston lisääminen...12 Luo uusi vähittäistuote tuotetietopohjan avulla...14 Luo uusi kuljetuspakkaus tuotetietopohjan avulla...16 Tietokenttien haku-toiminto...17 Tuotetietojen tulostaminen / vieminen pdf-tiedostoon...17 2
Synkka-palvelu Synkka-palvelulla voit: Toimittaa tuotetiedot nopeasti niin Suomeen kuin ulkomaillekin Välittää tuotekuvat mm. verkkokauppaan, painotuotteisiin ja hyllykuviin Jakaa tärkeät tiedostot kuten käyttöturvallisuustiedotteet Olla varma, että uusin tuotekuva on aina saatavilla; kun tuotteen kuva päivittyy, saavat kuvien vastaanottajat ilmoituksen siitä Kohdentaa tiedot vain tietylle kohderyhmälle (esim. Private label -tuotteet ja kuvat) Toimittaa kaikki EU1169/2011-säädöksen edellyttämät tiedot niitä tarvitseville tahoille Välittää tuotetiedon ja kuvat toisiinsa nivottuna: järjestelmä yhdistää tuotetiedot oikeisiin kuviin automaattisesti, mikä nopeuttaa työskentelyä ja vähentää virheitä Antaa kuvien käyttöoikeudet kolmansille osapuolille (esim. media- ja mainostoimistot) Tämän ohjeen sisältö Tässä ohjeessa kerrotaan käyttöliittymän toiminnoista ja annetaan ohjita siitä mistä käyttäjä voi etsiä lisätietoja. Tässä ohjeessa ei käsitellä tuotetietosisältöjä tai tuotetietojen oikeellisuutta. Näistä asioista on kerrottu ohjeissa Tuotetietojen Oikeellisuus ja Tuotetietokuvaukset. Tämän lisäksi löydät myös aihekohtaisia ohjeita Internet-sivuiltamme. Vähittäistuotteen perustaminen Uuden tuotteen tallennus aloitetaan Tuotteet-välilehdeltä, klikkaamalla Uusi tuote-painiketta. Pakkaushierarkian luominen aloitetaan aina vähittäistuotteelta, eli pienin myytävävä erä. Seuraavaksi annetaan tuotteelle perustietoja, eli GTIN-koodi, Hierarkiataso, Kohdemarkkina ja tuotteen näkyvyystiedot. GTIN-koodi annetaan 14-merkkisenä mikä tarkoittaa että GTIN-koodia täydennetään etunollilla. Etunollat ovat muuten merkityksettömiä, mutta Synkka-palveluun GTIN-tulee tallentaa tämän pituisena. Hierarkiatasoksi valitaan vähittäistuote, kohdemarkkina on Suomi. Tuote voi olla joko Julkinen tai Yksityinen. Julkinen tuote näkyy kaikille vastaanottajille kun taas yksityinen tuote näkyy määritellylle vastaanottajalle. Jos tuotetiedot ovat yksityiset, valitse Yksityinen ja anna vastaanottajan GLN-numero. 3
Klikkaa sitten Seuraava-painiketta. Seuraavaksi annetaan tuotteelle GPC-brick-koodi. Hae tuotteellesi sopiva tavararyhmittely klikkaamalla auki tuotteellesi sopiva tavararyhmä, kuten esim. Ruoka/Juoma/Tupakka ja sitten Makeistuotteet. Valitse sopiva Brick-koodi, ja tallenna tiiedot. Klikkaa Seuraava ja vahvista että uusi vähittäistuote luodaan näiden tietojen perusteella. 4
Olet nyt tehnyt ensimmäisen tallennuksen, ja voit halutessasi jatkaa tallennusta myöhemmin. Tiedot säilyvät Synkka-palvelussa Luonnos-tilassa. Vähittäistuotteen tallentamista jatketaan antamalla tietoa vasemmalla näkyviin näkymiin. Suosittelelmme liikkumaan ylhäältä alas jolloin varmasti kaikki teidot tulee tallennettua. Voit liikkua näkymältä toiselle tallentamatta, muista kuitenkin tallentaa ennen kun siirryt tuotetiedoista pois. Tarkastuslista Oikealla käyttöliittymässä näkyy tarkastuslista. Tarkastuslista näyttää tuotetiedoissa olevat virheet ja putteet. Tarkastuslista näyttää mitkä tiedot on ohjelmistollisesti pakollisia, huomaa kuitenkin että tämän lisäksi Synkkapalveluun pitää antaa myös paljon muuta tietoa, kuten esim. lainsäädännön vaatimat tiedot ja vastaanottajien tarvitsemat tiedot. 5
Tarkastuslistalla olevat virheet näkyvät samaan aikaan tuotetiedoissa punaisena kehyksenä virheellisen/puuttuvan tietotokentän ympärillä. Voit nopeasti korjata puuteet klikkaamalla tarkistuslistalla näkyvää nuolipainiketta, jolloin järjestelmä siirtää sinut suoraan korjattavan tiedon luokse. Näin korjaaminen on nopeaa ja helppoa. 6
Kaikki punaisella merkityt virheet pitää korjata, jotta tuotetiedon voi julkaista. Tarkistuslistalla esiintyy myös keltaisia varoituksia. Tuotetiedot voi julkaista varoituksista huolimatta, mutta suosittelemme antamaan/tarkistamaan nämä tiedot. Kuljetuspakkauksen perustaminen Lisää vähittäistuotteelle kuljetuspakkaus avaamalla vähittäistuotteen tiedot ja klikkaamalla painiektta Uusi ylempi hierarkiataso. Tallenna kuljetuspakkaukselle perustiedot, samaan tapaan kun vähittäistuotteelle. Valitse kuljetuspakkaukselle sopiva Hierarkiataso, kuten esim. Laatikko, kuljetuspakkaus tai Lava. Valitse hierarkiataso joka kuvaa kuljetuspakkausta ja sen sijaintia pakkaushierarkiassa. Jatka klikkaamalla Seuraava, ja anna sitten Kuljetuspakkaukseen sisältyvien pakkausten lukumäärä. Klikkaa sitten Seuraava-painiketta ja vahvista antamasi tiedot. Klikkaa lopuksi Luo tuote-painiketta. 7
Kuljetuspakkaukselle tallennetaan vähemmän tietoja kun vähittäistuotteelle mutta tallennus tapahtuu samaan tapaan kun vähittäistuotteelle. Lavatiedot Jokaisessa pakkaushierarkiassa ilmoitetaan lavatiedot. Poikkeuksena tästä on suoratoimitustuotteet sekä pienikokoiset tuotteet, joita toimitetaan ainoastaan yksittäisinä myyntierinä. Lavatietojen ilmoittaminen tuotetietopankissa ei sido tavarantoimittajaa toimittamaan vain täysiä lavoja, vaan käytännössä toimitukset voivat olla vajaita lavoja tai sekalavoja. Vastaanottajat käyttävät laskennallisia lavatietoja tilausten suunnitteluun. Lavatietojen antamiseen on kaksi vaihtoehtoa; GTIN-koodittoman lavan tiedot ja GTINkoodillinen lava (suositeltava tapa). Huomaathan, että lavatiedot ovat aina ylimmällä tasolla pakkaushierakiassa. GTIN-koodillinen lava GTIN-koodlillisella lavalla on oma GTIN-koodi. Lisää lava samaan tapaan kun mikä tapahnsa kuljetuspakkaus, eli klikkaa painiketta Uusi ylempi hierarkiataso-painiketta. Huomaa että lava perustetaan sen pakkaustason yläpuolelle jolla sillä hetkellä olet. GTIN-koodillinen lava näkyy pakkaushierarkiassa omana tasona. GTIN-kooditon lava GTIN-koodittoman lavan tiedot tallennetaan kuljetuspakkauksen yhteyteen. GTIN-koodittomalla lavalla ei näin ollen ole omaa pakkaushierarkian tasoa. GTIN-koodittoman lavan tietoja tallennetaan seuraaville näkymille käytööliittymässä. Huomaa että kaikki muut tietokentät koskevat itse kuljetuspakkausta, kuten esim. Pakkaustyyppi. GTIN-kooditon lava näkymällä annetaan lavan mittatiedot. Näkymälle pakkaushierarkia annetaan tiedot Kerrosten lukumäärä lavalla (GTIN-kooditon lava) ja Kuljetuspakkausten määrä lavalla. 8
Näkymälle Pakkaustiedot annetaan Lavatyyppi ja Lavan käsittely. Suosittelemme tutustumaan ohjeeseen Pakkaushierarkiat, tähän ohjeeseen on koottu ja kuvattu erilaisia pakkaushierarkioita. Ohje löytyy Internet-sivuiltamme kohdasta Asiakastuki. Tuotetietojen julkaisu Tuotetietojen julkaisu voidaan tehdä kun kaikki vaaditut tiedot on annettu ja kun tarkistuslistalla ei ole enää virheitä. Julkaisu tapahtuu klikkaamalla Julkaisu-painiketta sivun oikeassa alalaidassa. Vahvista vielä kerran pakkaushierarkian julkaisu. 9
Tuotetiedot julkaistaan tietokantaan ja tuotteen tila muuttuu Luonnos-tilasta Julkaistu-tilaan. Julkaistu-tila näkyy pakkaushierarkian ylimmällä tasolla. Tämän lisäksi tuotteella on tila Vastaanotettu. Vähittäistuote näkyy Ladattu-tilassa, julkaisun jälkeen. Julkaisu ja Ladattu-tila tarkoittavat samaa asiaa, eli tuotetiedot on julkaistu. Julkaisun jälkeen tuotetiedon vastaanottajat voivat nähdä ja kysellä tuotetietoja. Tuotetiedon vastaanottajat käsittelevät tuotetietoja omien aikataulujensa mukaisesti. Tuotetiedon muokkaaminen Julkaistua tuotetietoa on mahdollista muokata. Tuotetietoa päivitetään kahdella tapaa, alla on lyhyesti kerrottu miten päivitys tehdään. Tarkemmat ohjeet löydät meidän Internet-sivuilta ohjeesta Tuotetiedon päivittäminen. Tuotetietojen korjaus Tuotetiedojen korjaus voi esim. olla kirjoitusvirhe tai puuttuva tieto ainesosalistalla. Tuotteen ominaisuudet eivät muutu. Tuotetiedot muuttuvat ja astuvat heti voimaan (ei ole tarpeen määritellä tietojen voimaantulopäivää). Tuotetietoja korjataan menemällä tuotteen nykyiseen version, eli avaa tuotetiedot ja valitse Luonnos-välilehti. Jatka sitten tekemällä päivitys, ja julkaise lopuksi tuotetiedot. 10
Uusi tuoteversio Uusi tuoteversio tehdään silloin kun tuotteen tiedot muuttuvat olennaisesti, esim. tavarantoimittajan tuotenumero muuttuu tai tuotteen pakkaustyyppi muuttuu laatikosta tarjottimeksi. Muutos ei saa olla sellainen, joka edellyttää GTIN-koodin vaihtamista tuotteelle. Tarkista tarvitseeko tuotteen GTIN-koodi vaihtaa tutustumalla GTIN-koodi hallintastandardiin joka löytyy GS1 Finland Oy:n Internet-sivuilta. Muutos tehdään klikkaamalla Uusi tuoteversio-painiketta. Anna seuraavaksi tuoteversiolle uusi voimaantulopäivä, eli kerro milloin muutos astuu voimaan ja klikkaa uusi tuoteversio. Jatka sitten tekemällä muutos tuotetietoihin ja julkaisemalla tuotetiedot. Tuotteiden lopettaminen Kaikki tuotelopetukset tehdään nykyiseen version, eli avaamalla Luonnos-välilehden. Tuotteen lopetuksissa annetaan lopetuspäivämäärät näkymälle Tuotteen tila ja Saatavuustiedot. Tietokenttiä käytetään pareittain, eli anna tiedot seuraavalla tavalla Tuote poistuu markkinoilta -> Tuotannon lopetus päivämäärä ja Saatavuus päättyy Tuotteen lanseeraus perutaan -> Lanseerauksen peruutuksen päivämäärä ja Saatavuus päättyy 11
Kun lopetuspäivämäärät on ohitettu, muuttuu tuotteen tila Lakkautettu tai Peruutettu-tilaan. Nämä tilat vastaavat luonnos-tilaa ja käyttäjä voi halutessaan poistaa tuotteen tiedot Poista-painikkeen avulla. Media-aineiston lisääminen Suosittelemme tallentamaan tuotteen ensin Synkka-palveluun, ja vasta sitten lisäämään tuotteelle mediaaineistoja. Kuvatiedosto kannattaa nimetä standardinmukaisesti ja varmistaa että kuva noudattaa Synkkapalvelun aineistovaatimuksia, silloin kuvan voi julkaista palveluun ilman ylimääräisiä manuaalisia työvaiheita. Jos tiedostoa ei ole nimetty ennen lataamista standardin mukaisesti, tavarantoimittaja antaa pakolliset tiedot kuvalle manuaalisesti Synkka-palvelun käyttöliittymässä. Lisätietoja nimeämisestä löydät Asiakastukisivustolta. Media-aineisto lisätään käyttöliittymässä välilehdellä Media. Aloita aineiston lisääminen klikkaamalla Lataa aineistoja-painiketta. Jatka sitten hakemalla lisättävä aineisto omalta tietokoneelta. 12
Aineistovaatimusten mukaan nimetty aineisto latautuu Synkka-palveluun, sisältäen kaikki tarvittavat tiedot. Tarvittaessa voit antaa lisätietoja kuten tiedoston kielen tai kuvauksen avaamalla Media tietokentät alavalikon. Lisää kuva tuotteelle Seuraavaksi aineisto yhdistetään tuotteelle. Klikka Toiminnot-painiketta ja sitten Lisää tuotteelle. Seuraavaksi asetetaan kuvan tilaksi Lisätty ja Tallennetaan. Olet nyt lisännyt aineiston tuotteelle ja näet tämän myös avaamalla tuotteen tiedot ja menemällä Mediatiedostot-näkymälle. 13
Hakutuloslistauksessa näet myös suoraan jos tuotteelle on lisätty media-aineistoja. Lisää Media-sarake oikealla näkyvästä kolmen-pisteen-painikkeesta jos se ei näy hakutuloslistauksessa. Luo uusi vähittäistuote tuotetietopohjan avulla Tuotteen voi luoda myös kopioimalla olemassa olevan tuotteen tiedot tuotetietopohjaksi. Tuotetietopohja luodaan aina hierarkiataso kerralla, eli sinun täytyy kopioida kaikki pakkaushierarkian osat erikseen. Aloita kopioimalla vähittäistuotteen tiedot pohjaksi, valitsemalla tuotteen ja klikkaamalla ylävalikosta Tuotetietopohat ja sitten Luo tuotetietopohja. Seuraavaksi sinun pitää nimetä tuotetietopohja. Anna nimi joka kuvastaa esim. tuoteryhmää ja hierarkiatasoa. Klikkaa lopuksi Luo tuotetietopohja-painiketta. 14
Tuotetietopohjan tietoja on hyvä käydä läpi ennen kun sen pohjalta luo uuden tuotteen. Poista ja päivitä pohjan tietoja vastaamaan ko. uusia tuotteita. Klikkaa sitten Luo uusi tuote tietopohjan avulla. Anna sitten uuden tuotteen perustiedot ja klikkaa Seuraava. Tarkista tuotteen Brick-koodi ja vahvista siten uuden tuotteen perustiedot. Klikkaa lopuksi Luo tuote-painiketta. Tallenna tuotteelle tietoja ja julkaise lopuksi. 15
Luo uusi kuljetuspakkaus tuotetietopohjan avulla Kuljetuspakkaus kopioidaan tuotetietopohjaksi samalla tavalla kun vähittäistuote. Kun olet klikannut Luo tuote tuotetietopohjan avulla avautuu sivu jossa annat Sisältyvän tuotteen GTIN, eli mikä vähittäistuote sisältyy uuteen kuljetuspakkaukseen sekä Kuljetuspakkaukseen sisältyvien pakkausten lukumäärä, eli kuinka monta tuotetta pakkaukseen sisältyy. Klikkaa Seuraava, ja vahvista sitten uuden pakkaushierarkian tiedot. Jatka sitten täydentämällä uuden kuljetuspakkausken tietoja. Voit tarkistaa että olet yhdistänyt oikean vähittäistuotteen kuljetuspakkaukseen klikkaamalla Pakkaushierarkia-kuvaketta. 16
Tietokenttien haku-toiminto Käyttöliittymä sisältää satoja eri tietokenttiä ja niiden löytäminen voi olla haasteellista. Ota avuksesi Tietokenttien haku-toiminto. Syötä haku-kentään sen tietokentän nimi minkä haluat löytää, valitse sitten oikea vaihtoehto. Järjestelmä siirtää sinut etsimäsi tietokentän luokse, ja osoittaa oikean paikan oranssin värisellä nuolella. Tuotetietojen tulostaminen / vieminen pdf-tiedostoon Voit viedä tuotetietoja sekä Luonnos-tilassa että julkaistuna pdf-tiedostoon. Tämä tapahtuu tuotteen tiedoissa klikkaamalla oikeassa yläkulmassa näkyvää Vie-painiketta. Valitse Vied pdf-tiedostoon, jonka jälkeen voit valita haluatko tulostaa tai tallentaa pdf-tiedoston. 17
Tuotetiedot voi myös viedä pdf-tiedostoon hakutulosnäkymältä. Vienti tehdään valitsemalla tuoterivi jolloin ylävalikossa aktivoituu Vie-painike. Huomaathan, että sinun tulee valita kaikki ne hierarkiatasot jotka haluat viedä pdf-tiedostoon. Järjestelmä ei automaattisesti vie koko pakkaushierarkiaa jos valitset ainostaan vähittäistuotteen. 18