Pienhankinnat Jyväskylän kaupungissa Pienhankintakoulutus Tilapalvelu 1.11.2013
Yleistä pienhankinnoista
Mikä on pienhankinta? Tavaran, palvelun tai urakan hankinta ostamalla, vuokraamalla tai muulla tavalla vastikkeellisesti Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat Ei voimassaolevaa hankintasopimusta Hankintakeskuksen kilpailuttamat sopimukset Mahdolliset yksikön omat sopimukset
Pienhankintojen perusperiaatteet Ei miten tahansa, mutta kevyemmin ja joustavammin Noudatetaan perusperiaatteita Avoimuus Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu Suhteellisuus Markkinoiden hyödyntäminen ja ostotoiminnan tehokkuus Hyvän hallinnon periaatteet Toteutetaan taloudellisesti, suunnitelmallisesti ja otetaan ympäristönäkökohdat huomioon
Muista nämä noudatettavat lait ja Jyväskylän kaupungin pienhankintaohjeet ohjeet Hyväksytty kaupunginhallituksessa 15.4.2013, voimaan 1.5.2013 Hankintojen toimintaperiaatteet Tilaajavastuulaki Julkisuuslaki Jyväskylän kaupungin sisäiset ohjeet mm. arkistointiin liittyen Kyseiseen toimintaan liittyvät lait ja ohjeet Vaikutuksia hankinnan kohteeseen?
Pienhankintamenettelyt
Ennen hankintaa Tarkista, onko voimassaolevaa hankintasopimusta Tee arvio hankinnan arvosta sisältäen Hankittavan tuotteen/palvelun arvo Toimitus-, rahti-, palvelu- yms. maksut Mahdolliset lisähankintamahdollisuudet (ns. optiot) Varmista voimassaolevat hankintalain kynnysarvot Valitse sopiva menettelytapa sallittujen joukosta
Markkinoiden tehokas Tiedonhankintatapoja: hyödyntäminen Yritysten www-sivut, puhelintiedustelut, sähköpostikyselyt Alan asiantuntijat Kartoita alan yrityksiä Selvitä tarjontaa ja ajankohtaista tietoa alasta Hankinnan kohteen (vaatimusten) määrittely kilpailua edistävällä tavalla Kollegat omasta ja muista kaupungeista Yritysrekisterit (esim. Jykesin Jyväskylän seudun yrityshakemisto)
Kevyin menettelytapa Menettelytapa 1 Sovelletaan alle 7 500 euron tavara- ja palveluhankintoihin sekä alle 30 000 euron rakennus- ja käyttöoikeusurakoihin Ei edellytetä kilpailutusta eikä kirjallista dokumentointia Yli 1000 euron hankinnoissa suositellaan hintojen tiedustelua 3-5 paikasta Tällöin on hyvä tehdä lyhyt muistio ja/tai säilyttää sähköpostit. Perusperiaatteet!
Menettelytapa 2 Tavara- ja palveluhankinnat 7 500 15 000 euroa Sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat 7 500 30 000 euroa Rakennus- ja käyttöoikeusurakat 30 000 50 000 euroa Tarjouspyyntö Vähintään 3 5 tarjoajalle Suullisesti esim. puhelimitse tai kirjallisesti esim. sähköpostilla Pienhankintakanava hyvänä apuna Perusperiaatteet!
Menettelytapa 2 jatkuu Kirjallinen muistio hankintamenettelystä Hankinnan tekevä palvelukokonaisuus/yksikkö/henkilö Hankinnan kohde Hankinnan keskeiset ehdot mm. toimitusaika Keneltä tarjouksia on pyydetty, miten ja milloin Saadut tarjoukset tarjoushintoineen Ratkaisu ja tiedoksiantopäivä Suositeltavaa tehdä kirjallinen tilaus tai sopimus
Menettelytapa 3 Yli 15 000 euron tavara- ja palveluhankinnat Yli 30 000 euron sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat Yli 50 000 euron rakennus- ja käyttöoikeusurakat Kirjallinen tarjouspyyntö 3 5 tarjoajalle Pienhankintakanavassa, Cloudian kilpailuttamisjärjestelmällä tms. Mahdollinen muu tarpeellinen ilmoittaminen Pyydettäessä tarjouspyyntö toimitettava kenelle tahansa sitä pyytävälle Tarjoukset pyydetään kirjaamoon
Tarjouspyynnön sisältö Menettelytapa 3 jatkuu Vähintään pienhankintakanavassa olevat asiat Esim. toimitusaika, takuuehdot, tarjousten vertailuperusteet Tarjous tulee valita tarjouspyynnössä ilmoitetuilla perusteilla Kirjallinen perusteltu päätös Toimivalta hallintosäännössä ja johto-/toimintasäännöissä VIPS-ohjelmassa oma päätöspohja muutoksenhakuohjeineen (hankintapäätös KANKYNALI) Perusteluissa oltava perusteet mahdollisille hylkäämisille Ratkaisuun vaikuttaneet seikat Tarjousten vertailu Kirjallinen tilaus tai sopimus
Suorahankinnat Aina poikkeuksellinen menettely! Kilpailuttamista ei ehditä suorittamaan omasta toiminnasta johtumattomasta syystä Onko hankinta välttämätöntä toteuttaa välittömästi? Kuntalaisten terveys ja/tai yleinen turvallisuus Tai vastaavat perusteet kuin hankintalain 27 28 :ssä Muistettava sopia hankinnan keskeisistä ehdoista Kirjallinen muistio tai viranhaltijapäätös arvon mukaan Kirjattava myös suorahankinnan perusteet
Muutoksenhaku Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen Hankintaoikaisu tai kuntalakiin perustuva oikaisuvaatimus hankintayksikölle 14 pv kuluessa Päätöksentekijä oikaisuasioissa Jatkovalitusmahdollisuudet Kunnallinen oikaisuvaatimus: hallinto-oikeus Hankintaoikaisu: mikäli päätöstä muutetaan uusi hankintaoikaisu tai kunnallinen oikaisuvaatimus Suositeltavaa odottaa 14 pv ennen tilauksen/sopimuksen tekemistä
Pienhankinnoista ilmoittaminen
Pienhankintakanava Käyttöön 1.10.2013 Tarjoajat löytävät kanavan hankintakeskuksen wwwsivujen kautta: http://www3.jkl.fi/hankinnat/pienhankintakanava Tarjouspyyntöjä voi luoda, muokata ja poistaa osoitteen http://www3.jkl.fi/hankinnat/pienhankintakanava/hallinta kautta Ensimmäiseen avautuvaan tunnuskyselyyn syötetään käyttäjänimi: jklm, salasana: jklm Uusia käyttäjätunnuksia luo verkkoviestintäpäällikkö Mikael Ratschinskij Liitteitä 1 kpl/tarjouspyyntö kokoa liitteet yhdeksi pdftiedostoksi Muista tulostaa itsellesi talteen kopio tarjouspyynnöstä!
Ajankohtaista
Logistiikkapalveluiden kilpailutus Sisäisen postin ja pientavaroiden kuljetuksiin sekä varastointiin liittyviä palveluja kaupungille tuottaa Total Kiinteistöpalvelut, jonka kanssa kaupungilla on voimassaoleva palvelusopimus Hankintakeskuksen toimesta käynnistettiin toukokuussa 2013 nykyisen tilanteen kartoitus, minkä tavoitteena on selvittää palvelusopimukseen sisältyvät palveluhankinnat ja -taso sekä hankintakustannukset Kilpailutus on tavoitteena suorittaa loppuun syksyn 2013 aikana Lisätietoja: Hankintapäällikkö Katri Löytty tai hankintavastaava Antero Helén (3.12.2013 saakka)
Sähköiset järjestelmät Sähköinen kilpailuttamisjärjestelmä (Cloudia Oy) Kaupunginhallituksen linjauksen mukaisesti käyttöön kaupungin kaikissa hankintalain mukaisissa hankinnoissa Kaikkien yksiköiden käytössä 1.1.2014 alkaen Koulutukset 2.12. (erityisesti suunnattu urakkakilpailutuksia tekeville) ja 3.12. Sähköinen tilausjärjestelmä (SAP SRM) Osa kaupungin SAP-toiminnanohjausjärjestelmää Järjestelmässä olevien/tulevien sopimustuoteryhmien tilaukset ainoastaan järjestelmän kautta Varasto-ostot Kyllön ja Totalin varastoista Ulkoiset toimittajat: Staples (toimistotarvikkeet), Etra (rautakauppatuotteet ja sähkökäyttöiset käsityökalut), Gigantti (kodinkoneet ja pienelektroniikka) Lisätietoja: sovellusvastaava Kari Oksanen, puh. 61405
Uusia sopimuskumppaneita ja tilaajavastuuasioita Monitoimilaitteet: On Office Oy Polttoaineiden säiliötoimitukset: St1 Oy 2.11.2013 alkaen Säiliöiden lukitusten vaihtaminen ennen toimituksia! Yhteyshenkilönä hankintasuunnittelija Jari Jaatinen puh. 61407 Tilaajavastuu.fi -palvelu Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset maksutta, mikäli sopimuskumppani liittynyt Luotettava kumppani -ohjelmaan Ei enää paperisia selvityksiä Tunnuksia hankinta-asiantuntija Janne Väisäseltä, puh. 61656
Onnistuneita hankintoja! Hankintakeskus hankinnat@jkl.fi