Työelämäntutkimuspäivät 2017, Työhyvinvointi ja työn digitalisoituminen Seppo Tuomivaara, Arja Ala-Laurinaho ja Pia Perttula Työterveyslaitos, Arinatie 3 A, 00370 Helsinki, 040 578 3832, seppo.tuomivaara@ttl.fi Asiasanat: reinventio, uudelleen keksiminen, tietojärjestelmä, kehittäminen, digitalisaatio Työhyvinvointia tukeva tietojärjestelmän jatkuva kehittäminen digitaalisessa verkottuvassa työssä 1. Johdanto Digitalisaation ytimessä on erilaisten tieto- ja toiminnanohjausjärjestelmien kehitys ja uudistuminen. Se merkitsee toimintojen sähköistymisen ohella tehtävien, prosessien sekä organisaatioiden uusiutumista, vanhojen käytäntöjen ja rakenteiden hylkäämistä ja uusien luomista. Järjestelmäintegraation tuloksena on joko tietoisesti kehitetty tai huomaamatta hiipivä prosessien ja toiminnan yhä laajempi integroituminen ja reaaliaikaiseen tietoon perustuva verkottunut työskentely. Eri järjestelmiin tallentuvaa tietoa integroiva järjestelmä eli toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) on reaaliaikaisen tietoon perustuvan verkottuneen työskentelyn ydin (Klaus, Rosemann & Gable 2000). Se on strateginen väline globaaleilla markkinoilla kilpaileville yrityksille (Sakas, Vlachos & Nasiopoulos 2014) ja toimintansa sujuvoittamisen ja tehostamisen kanssa kamppaileville julkisille organisaatioille. Integroivien järjestelmien kehittämiseen ja käyttöönottoon panostetaan. Uusien integroivien järjestelmien käyttöönoton tavoitteena on toiminta- ja/tai liiketoimintakonseptin uudistaminen ja siihen liittyy prosessien, työkäytäntöjen ja -tehtävien muuttaminen. Siirryttäessä perinteisestä järjestelmin tapahtuvasta tieto- ja materiaalivirtojen hallinnan logiikasta (Botta-Genoulaz & Millet 2006; Falk 2005; Menor, Tatikonda & Sampson 2002) kohti palvelujen evoluution tukemista, on suunta kohti järjestelmän käytön jatkuvaa kehittymistä palvelujen ja toiminnan kehittymisen rinnalla (Huang, Hsu & Chiau 2011; McAdam & Galloway 2005). Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ei siten ole kertaluonteinen implementaatiotapahtuma, vaan uuden järjestelmän, sen käytön sekä prosessien ja työn kehittäminen jatkuu vielä pitkään käyttöönoton jälkeen. Tutkimusten mukaan tällaiset laajat teknologiauudistukset harvoin onnistuvat toivotusti (Griffith, Zammuto & Aiman-Smith 1999; Huang ym. 2004;Toivanen 2006). Implementaation jälkeistä pitkäaikaista järjestelmän käytön kehittymistä ei ole kyetty riittävästi edistämään. Muun muassa toiminnanohjausjärjestelmän implementaatiosta kulunut aika ei vaikuttanut järjestelmän hyödyllisyys -kokemukseen toiminnan business-kyvykkyyden kannalta (Antoniadis, Tsiakiris & Tsopogloy (2015). Järjestelmän hyödyt jäävät realisoitumatta, kun käytön aikana ennen hyödyntämättömiä ominaisuuksia ei havaita, eikä oteta käyttöön. Tutkimuksissa järjestelmien käyttöönottoa ja hyödyntämistä on kuvattu erilaisten implementaatio-, hyväksymis- ja omaksumis- sekä leviämismallien avulla (Venkatesh & Bala 2008; Straub 2009). Malleista puuttuvat käyttöönotto- ja käyttöprosessin systeeminen tutkiminen ja jatkuvan muutoksen huomioiminen, minkä vuoksi mallit eivät ole kyenneet edistämään järjestelmien käytön kehittymistä (Korpelainen 2012). Tutkimme miten integroituvien järjestelmien käytössä toteutuu työn, järjestelmän ja sen käytön vuorovaikutteinen kehittäminen, ja miten kehitys tukee työhyvinvointia ja innovatiivisuutta. Tutkimus toteutetaan puuhuollon ja tilitoimistopalveluiden verkostoissa. Kysymme, millä tavalla organisaatiot tukevat järjestelmän ja sen käytön sekä järjestelmään liittyvien työprosessien jatkuvaa kehittämistä. 2. Digitaalinen muutos toimialoilla
Järjestelmien, prosessien ja toiminnan integraation sekä verkottuneen työn lisääntymisen ohella digitaalisuus on tuonut mukanaan sekä puuhuoltoon että tilitoimistotyöhön myös muita muutoksia. Prosessien automatisoitumisen lisääntyessä työtehtävät ovat muuttuneet, kun rutiinityöt ovat siirtyneet järjestelmän hoidettavaksi. Toimihenkilöiden ja työntekijöiden roolit ja toimintakäytännöt ovat muuttuneet. Toimijoiden tehtävät ovat laajentuneet, kun vastuut, suunnittelu ja ohjaus ovat siirtyneet hierarkiassa alaspäin (Ala-Laurinaho, Schaupp & Kariniemi 2009). Työnkuvan muutokset ovat tuoneet uusia osaamisen vaatimuksia asiantuntijatyön lisääntyessä ja korostuessa. Organisaatioiden rajat ovat hämärtyneet asiakkaan, palveluntuottajan ja järjestelmätoimittajan toiminnan ja tehtävien kietoutuessa yhä tiiviimmin toisiinsa. Verkostoissa työskentely on lisännyt tietojärjestelmien avulla koordinoitua itsenäistä työskentelyä ja ns. itsensä johtamisen vaatimuksia. Kenties keskeisimpänä on jatkuva muutos alati uudistuvine tietojärjestelmineen. Jatkuva uusien työvälineiden haltuunotto ja toiminnan muutokset on tuonut työtoiminnan ja -välineiden osaksi jokaisen työntekijän päivittäistä työtä. Muutokset toisaalta haastavat työhyvinvoinnin, mutta luovat myös uusia mahdollisuuksia sen edistämiseen. Kun korkea työhyvinvointi ymmärretään häiriöiden vähäisyydeksi ja sujuvaksi sekä mielekkääksi työksi, on työn ja järjestelmien yhtäaikainen kehittäminen sen keskeisin edistämisen keino. 3. Teoreettinen viitekehys Organisaatiossa tapahtuvaa järjestelmän käyttöönoton jälkeistä (ns. post-adoption) järjestelmän ja sen käytön kehittämistä tarkastellaan Nevo, Nevo ja Pinsonneault (2016) muotoileman tietojärjestelmän reinvention -viitekehyksen avulla. Malli laajentaa tarkastelun käyttöönoton onnistumisesta tuomalla järjestelmäadaptaationäkökulman rinnalle järjestelmän ja sen käytön kehittämisen. 3.1. IT-adaptaatio IT-adaptaatio on laajasti tutkittu uuden tietojärjestelmän käyttöönottoa ja sen sujumista selvittävä traditio. Mallissa uuden järjestelmän implementaatio nähdään ulkopuolisena muutoksen laukaisevana tekijänä, joka haastaa vallitsevat rakenteet, toimintarutiinit ja tavat sekä tavoitteet. Käyttöönottajien suhde järjestelmään on reaktiivinen ja sen asettamiin vaatimuksiin pyritään sopeutumaan parhaan mukaan. Työtoiminnan ja järjestelmän käytön sopeuttamisesta uudessa tilanteessa halutaan selviytyä mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti. Pyrkimyksenä on työtehtävien suorittaminen vakiintuneiden tavoitteiden saavuttamiseksi eli olemassa oleva tuotanto yritetään ylläpitää mahdollisimman hyvin. Esimerkiksi tilitoimistossa uuden kirjanpitojärjestelmän käyttöönotto voi muuttaa kirjanpitäjän työtä siinä, miten hän kirjaa myyntilaskun järjestelmään, mutta myyntireskontran ylläpito ja myyntilaskun kirjaaminen, eli vallitseva työn tavoite ja prosessin päävaiheet, pysyvät samana. 3.2. IT-Reinvention Reinvention lähtökohta-ajatuksena on järjestelmän käytön uudelleen keksiminen ns. postadoptiovaiheessa, jolloin muutoksen ulkoisena ajurina ei toimi käytössä oleva järjestelmä vaan käyttäjän itsensä määrittelemä ongelma ja oman työn reflektointi suhteessa järjestelmän ominaisuuksiin. Käytön tai järjestelmämuutoksen tarve syntyy henkilökohtaisen motivaation pohjalle ja siinä haetaan aktiivisesti ratkaisua määriteltyyn ongelmaan. Ratkaisulla tavoitellaan toiminnan merkittävää uudistamista työn tavoitteiden uudelleen arvioinnin kautta sekä tähdätään tulevaisuudessa mielekkääseen toimintaan. Ratkaisun lähtökohtana voi olla joko parempi suoriutuminen tulevissa haasteissa tai tehtäväkokonaisuuden parempi ymmärrys ja hallintaa tukeva jatkuva kehittyminen. Lopputuloksena on tietojärjestelmän ja/tai sen käytön uusiutuminen siten, että järjestelmää sovelletaan alkuperäiseen käyttötavoitteeseen nähden poikkeavalla tavalla. Prosessissa syntyy uutta tietoa ja uusia taitoja. Vallitsevaa tuotantoa ei vain ylläpidetä vaan kehitetään
uutta. Uusien prosessien, käytänteiden ja tuotteiden leviäminen on osa käytön uudelleen keksimisen optimaalista toteutumista. Kehittämisen kautta saavutetaan uusia sekä henkilökohtaisia että jaettuja teknologisia kyvykkyyksiä. 3.3. Uudelleen keksimisen prosessi IT-reinvention prosessi organisaation sosiaalisessa ja teknologisessa kontekstissa koostuu ideointi-, suunnittelu-, testaus- sekä levitysvaiheesta. Ideointivaiheessa ensimmäiseksi ideoidaan uudet tavoitteet järjestelmän käytölle sekä siihen liittyvät teknologiset kyvykkyydet. Seuraavaksi muodostetaan vaihtoehtoisia teknologisia ratkaisuja ideoidun kyvykkyyden toteuttamiseksi ja sitten laaditaan konkreettiset suunnitelmat noiden kyvykkyyksien tuottamiseksi. Testausvaiheessa valitaan parhaimmiksi arvioidut suunnitelmat ja toteutetaan ne. Prosessin lopputuloksena on teknologisen kyvykkyyden toteutuminen. Se on sovellettavissa organisaatiossa ja haluttaessa laajemminkin. Alkuperäinen järjestelmänkäytön tavoite on myös uudistunut tuotetun teknologisen kyvykkyyden myötä. 4. Tutkimuskysymykset ja aineisto Tässä esityksessä tutkimme esitetyn prosessimallin mukaisen toiminnan toteutumista integroivien järjestelmän käytössä puuhuollossa ja tilitoimistopalveluissa. Kysymme - esiintyykö kohdeverkostoissa itsemääräytyvää ja -ohjautuvaa järjestelmän ja sen käytön kehittämistoimintaa? - voidaanko IT-reinventioprosessin vaiheet tunnistaa? - onko kehittämistoiminta työhyvinvointia tukevaa? Aineistona käytämme johdon, työntekijöiden ja järjestelmätoimittajien haastatteluja sekä prosessien ja järjestelmän kehittämiseen liittyvää dokumenttiaineistoa. Aineiston analyysi on teorialähtöistä ja analyysivälineenä käytetään kuvattua prosessimallia. 5. Tulokset Oheisessa taulukossa 1 on kuvattuna IT-reinventioprosessit sekä kirjanpitäjän että puuhuollon operaattorin työhön ja järjestelmän soveltamiseen liittyen. Uudelleen keksiminen voi kohdistua joko järjestelmän toiminnallisuuden tai järjestelmien käyttötarkoitukseen muutokseen. Esimerkkianalyysissä kirjanpitäjä on kohdannut haasteen asiakkaan maksuliikenteen hoitamisessa hallitusti asiakkaan maksuvalmiuden mukaan. Taulukossa on kuvattu millä tavalla käytössä olevan järjestelmän kehittäminen massaräätälöinnin tapaan toteutuu kirjanpitäjän, tilitoimistoyrittäjän, heidän asiakkaansa ja järjestelmätoimittajan verkostossa. Ideoidun teknologisen kyvykkyyden toteutuminen vaatii tiiviistä vuorovaikutusta osapuolten
kesken ja pyrkimystä hakea eri osapuolia palveleva toiminnallinen sekä teknologinen ratkaisu. Uusi teknologinen kyvykkyys on kirjanpitäjän työtä sujuvoittava asiakkaan muodostama tieto järjestelmän uuden ominaisuuden avulla. Näin kirjanpitäjä pystyy tukemaan asiakasyrityksen toimintaedellytyksiä entistä paremmin ja joustavammin, mikä myös edistää kirjanpitäjän työhyvinvointia ja hänen työnsä tuloksellisuutta. Taulukko 1. Reinventioprosessi kirjanpitäjän ja operaattorin työssä. (Data epätäydellinen) Reinvention vaihe / kehityksen kohde Järjestelmän toiminnallisuuden muokkaus Järjestelmän käytön muutos Kyvykkyyden kuvittelu Kirjanpitäjä: Olisi hienoa, jos järjestelmä voisi auttaa maksatuksen ajoituksessa. Miten hyödynnän järjestelmiä puun korjuun kokonaiskuvan saamiseksi koko alueeltani? Teknologinen uudelleen muotoilu Tilitoimistojärjestelmätoimittaja: - mitä tietoa pitäisi olla? - kuka on sen tuottaja? - eri tavat tuottaa tieto? - missä prosessin vaiheessa tieto tarvitaan? - millainen on kokonaiskuva? - mitä tietoja tarvitaan? - millä tavalla tiedot esitetään? Ratkaisun toteutuksen skenaariot Järjestelmätoimittaja tilitoimisto: - järjestelmään tarvittavat uudet ominaisuudet - toteutuksen eri vaihtoehdot - ekonomia - mistä tarvittavat tiedot on saatavissa? - miten ja missä muodossa ne ovat siirrettävissä? Käytännön kokeilut Järjestelmätoimittaja - kirjanpitäjä - asiakas: Ohjelmapäivitys à levitys ja laaja käyttö, à asiakkaan ja kirjanpitäjän kokemusten kerääminen à iterointi Iteratiivinen excelapuohjelman tietokuvauksen ja esitysmuodon muokkaaminen ja tietojen päivittäminen. Ideoidun teknologisen kyvykkyyden toteutuminen Muuttunut järjestelmä ja prosessi sekä leviäminen: - asiakas priorisoi - kirjanpitäjä tukee paremmin yrityksen toimintaedellytyksiä - kirjanpitäjän työ on sujuvampaa ja vaikuttavampaa, - hyvä hallinnan tunne Uusi järjestelmien käytön kokonaisuus: Kuukausitasolla tarkentuvia määrä- ja tavoitesuunnitelmia vastuuyrittäjille. Puunkorjuun suunnittelu- ja ohjausprosessissa yhdistetään sijainti-, määrä- ja laatutiedot metsävarannoista, leimikoista, varastoista, tehtaista ja niiden puuntarpeesta sekä korjuuseen osallistuvien yritysten ja metsäkoneiden kapasiteetista. Tavoitteena on toimittaa oikea määrä oikean laatuista puuraaka-ainetta oikeaan aikaan tehtaalle mahdollisimman kustannustehokkaasti. Operaattorit kokoavat palapelin käyttäen järjestelmien sisältämää tietoa. He tuottavat kuukausitasolla tarkentuvia määrä- ja tavoitesuunnitelmia vastuuyrittäjille, jotka hakevat ne yhteisestä metsäjärjestelmästä ja hienosäätävät käytännön korjuutoiminnan oman konekantansa ja korjuuolosuhteiden mukaan. Tietojen käsittelyssä operaattorit hyödyntävät omia excel-lomakkeitaan; näin muodostuu oma räätälöity metsäjärjestelmä. Yksittäisen tietojärjestelmän kohdalla sen sisältämä tieto käytetään uudessa yhteydessä tavoitteena koota kokonaisnäkymä näkymä puuntoimitusketjuun. 6. Johtopäätökset ja yhteenveto Näiden alustavien tulosten mukaan tietojärjestelmän ja sen käytön ns. uudelleen keksimistä ja kehittämistä voidaan todeta tapahtuvan yhteistyöorganisaatioissa. Yksittäisten kehittämisaktien lähtökohtana on itseohjautuva oman työprosessin ja työtehtävien
parantaminen järjestelmän ja sen käytön modifioinnin avulla. Kirjanpitäjän onnistuminen kehittämistyössä edellyttää laajaa kommunikointia ja yhteistyötä oman toimintaverkoston kanssa, operaattori puolestaan hyödyntää oman välineinnovaationsa kehittämisessä järjestelmien verkostoa. Molemmissa tapauksissa on kyse omassa työssä olevien häiriöiden ja tietopuutteiden vähentämisestä ja siten työn sujuvuuden ja hallinnan lisäämisestä, eli työhyvinvoinnin peruselementtien toteutumisen edistämisestä. Toiminta on keskittynyt järjestelmään sopeutumisen sijasta sen hyödyntämisen lisäämiseen työssä tulevaisuus orientoituneesti. Ja, pääasiallisena kehittämisen kohteena on työtoiminta, ei järjestelmä. Teoreettisen viitekehyksen mukaan uudelleen kehitelty järjestelmä ja/tai järjestelmän uudenlainen käyttö aiemmasta poikkeavien tavoitteiden saavuttamiseksi tuottaa uuden teknologisen kyvykkyyden, joka voidaan levittää laajemminkin. Mallin esille nostamat innovatiivisuutta, järjestelmän ja työn uutta soveltamista sekä työhyvinvointia tukevat käytänteet toteutuvat ja luovat näin mahdollisuuden järjestelmän parempaan integrointiin työprosesseihin sekä käyttöönoton jälkeiseen vaiheen kehittämiseen. 7. Lähteet Ala-Laurinaho, A., Schaupp, M., & Kariniemi, A. (2009). The Qualitative Differences of the Effects of Technological Changes: Case Wood Procurement Process.. Paper presented at the Designing beyond the Product. European Conference on Cognitive Ergonomics 2009. Antoniadis, I., Tsiakiris, T. and Tsopogloy, S. (2015). Business Intelligence During Times of Crisis: Adoption and Usage of ERP Systems by SMEs. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 175, 299-307. Botta-Genoulaz, V., & Millet, P. A. (2006). An investigation into the use of ERP systems in the service sector. International Journal of Production Economics, 99(1-2), 202-221. Falk, M. (2005). ICT-linked firm reorganisation and productivity gains. Technovation, 25(11), 1229-1250. Griffith, T. L., Zammuto, R. F., & Aiman-Smith, L. (1999). Why new technologies fail: Overcoming the invisibility of implementation. Industrial management, 41(3), 29-34. Huang, C.-M., Hsu, P.-Y., & Chiau, W.-L. (2011). Perceptions of the impact of chief executive leadership style on organizational performance through enterprise resource planning. Social Behavior and Personality, 39(7), 865-878. Huang, S., Chang, I., Li, S. and Lin, M. (2004). Assessing risk in ERP projects: identify and prioritise the factors, Industrial Management & Data Systems, Vol. 104 No. 8, pp. 681-8. Klaus, H., Rosemann, M., & Gable, G. G. (2000). What is ERP? Information Systems Frontiers, 2(2), 141-162. Korpelainen, E. (2012). Information and communication technology adoption at work. Employees experiences of adoption and learning. Helsinki: Aalto University. Menor, L. J., Tatikonda, M. V., & Sampson, S. E. (2002). New service development: areas for exploitation and exploration. Journal of Operations Management, 20(2), 135-157. Nevo, S., Nevo, D. & Pinsonneault, A. (2016) A Temporally Situated Self-Agency Theory of IT Reinvention. MIS Quarterly. 40(1), 157-186. Sakas, D., Vlachos, D & Nasiopoulos, D. (2014) Modelling strategic management for the development of competitive advantage, based on technology. Journal of Systems and Information Technology 16 (3), 187-209. Straub, Evan T. (2009). Understanding Technology Adoption: Theory and Future Directions for Informal Learning. Review of Educational Research 79, 625-649. Toivanen, M. (2006). Sähköisten asiointipalvelujen kehittäminen kunnissa. Tampere University, Tampere. Venkatesh, V.; Bala, H. (2008). Technology Acceptance Model 3 and a Research Agenda on Interventions. Decision Sciences, 39 (2): 273 315.