Pääkäyttäjäpäivä 4.10.11 Versio 5.2, julkaistiin kesäkuussa 2011 Tilastoraporteista FAQ
Asiakkuusmallit Nosto (pelkkä ilmoittelu, ei rekrytointiprosessia Kuntarekryssä) Steppi (ei asetuksia, vähemmän koulutustarvetta alussa, nopeampi käyttöönotto) 360 (pääkäyttäjä osaa konfiguroida, eli asetukset muokattavissa)
Koulutuksista Järjestelmätoimittajan koulutuksista tietoa järjestelmän Ohjeet ja materiaalit linkistä. KL-Kuntarekry Oy:kin tuottaa koulutus- ja sovelluskonsultaatiopalveluita asiakkaiden tarpeiden mukaan. Stepistä 360 een siirtymisen vaihtoehtona voi olla myös sovelluskonsultaatio. Kaikki koulutukset tukevat toisiaan!
Versio 5.2, työavain Työavain muotoa KR-02-561-11 Asetuksista käyttöön Hallinnon aloille annettava ID-numerot Jos ei ota käyttöön, työavain on entinen juokseva numero
Versio 5.2, täyttölupa Hyväksyjä voi muokata lomakkeen tietoja Hyväksyjä voi muokata käsittelijöitä Pääkäyttäjä voi muokata prosessia kesken prosessin https://62.145.168.6/skillsweb/jsp/recruitment/authorizationprocess/authorization_campaign_licence_application.faces?campaignid=4210 https://62.145.168.6/skillsweb/jsp/recruitment/authorizationprocess/authorization_campaign_licence_application.faces?campaignid=4073
Versio 5.2, kelpoisuuksien massapäivitys Oikeus on seuraavilla käyttöoikeustasoilla: Eri tyyppiset pääkäyttäjät Eri tyyppiset vastaavat A1 G
Versio 5.2, unohditko salasanasi Toimii, jos käyttäjätunnukselle on talletettu oikea sähköpostiosoite
Versio 5.2, työpaikkailmoitus Helpompi lomake Esikatselu Suositeltavat asetukset: Kaikki muut kentät käyttöön, paitsi - Ilmoituksen luokitus :ssä (älä ota käyttöön) - Maa - Julkaisu alkaa - Julkaisu päättyy Pakollisina kaikki muut paitsi - Palkka () - Internetlinkki työpaikan esittelysivuille ()
Versio 5.2, työpaikkailmoitus Työpaikkailmoitukselle kopioituu täyttölupalomakkeelta/ hallinnollisista tiedoista: Tehtäväkuvaus: Kelpoisuusvaatimukset: Lisäksi edellytetään: Eduksi luetaan: Vaaditut todistukset: Vaaditut luvat ja sertifikaatit: Vaaditut osaamiset: Työnantaja: Työnantajakuvaus: Organisaatio: (kopioituu hallinnollisista tiedoista siten, että koko organisaatiorakenteen polku tulee luettelona pilkuilla eroteltuna) Tehtävänimike: Palkka: Lisätietojen antajat: Kunta: Rekrytoiva yksikkö: Palvelussuhteen tyyppi: Ilmoituksen luokitus :ssä: Internet-linkki työpaikan esittelysivuille: Tehtäväalue: Palvelussuhteen laji: Palvelussuhteen suunniteltu aloituspvm:
Versio 5.2, sijaisrekisteri Sijaistarpeen kopiointi Sijaistarvelomakkeen ulkoasu Etsi sijaisrekisteristä haun sijaisrekrytointikohtainen haku. Tällä voi jättää paljon hyviä hakijoita pois hakutuloksesta!
Näihin tulleet hakemukset ovat kaikkien niiden työnantajien käytössä, joihin hakija on hakemuksessaan kohdistanut kiinnostuksensa: - jos sijaintikunnat JA toimiala täsmää, TAI - organisaatio täsmää Rekrytointimoduuli Sijaisrekisterimoduuli AVOIMEEN REKRYTOINTIIN TULLEET HAKEMUKSET esim. Jätä tästä avoin hakemus jos meillä ei ollut juuri nyt sinua kiinnostavaa paikkaa auki KOHDISTETTU REKRYTOINTI Johtajan virka KOHDISTETTU REKRYTOINTI Sairaanhoitajan työsuhde KOHDISTETTU REKRYTOINTI Hakuilmoituksella avattava äitiyslomasijaisuus Näihin tulleet hakemukset ovat niiden esimiesten käytettävissä, joilla on oikeudet osallistua näihin yksittäisiin rekrytointeihin. Hakemukset on osoitettu vain yhteen tiettyyn rekrytointiin. Porin ilmoitus Imatran ilmoitus SIJAISREKRYTOINTIIN TULLEET HAKEMUKSET esim. Meillä on tarjolla jatkuvasti lyhytaikaisia sijaisuuksia Tähän tulleisiin hakemuksiin liittyy keikkakalenteri. Kuopion ilmoitus :n Hakemus keikkatyöhön
Tilastoraportit Käyttöoppaat: Rekrytointimoduulin käyttö, s.66-76 Sijaisrekisterimoduulin käyttö, s. 50-59
Rekrytointeja 2011 Ammattiala - Tehtäväalue Rekrytoinnit Työpaikat Hakijamäärä Hallinto- ja toimistotyö 94 105 3652 Opetus- ja kulttuuriala 621 807 7698 Sosiaaliala 222 373 3663 Tekninen ala 120 286 2790 Terveydenhuoltoala 1088 1955 9750 Yhteensä 2145 3526 27553
Sijaisrekisteri 2011 Ammattiala - Tehtäväalue Sijaistarpeita Täyttö% Julkaistu keikkakalenteriin Käynnit keikkakalenterissa Hallinto- ja toimistotyö 198 94 % Tekninen ala 14 80 % Opetus- ja kulttuuriala 319 50 % 54 60 Terveydenhuoltoala 18250 78 % 1300 6273 Sosiaaliala 1795 77 % 279 402 Yhteensä 20045 78 % 1579 6675
Käynnit keikkakalenterissa 2011 Aikaväli Käynnit keikkakalenterissa Käynnit käytettävyyskalenterissa tammi.11 714 3993 helmi.11 834 5710 maalis.11 844 3890 huhti.11 750 3043 touko.11 1137 4240 kesä.11 1733 4026 heinä.11 1520 3256 elo.11 2992 5947 syys.11 3043 5649 Yhteensä 13567 39754
Asetuksissa huomioitavat tilastoitavat asiat (rekrytointiraportit) Täyttölupa/ Hallinnolliset tiedot, ota käyttöön jos halutaan mukaan tilastoraportteihin: Työpaikkojen lukumäärä Palvelussuhteen laji (työsuhde/ virkasuhde) Palvelussuhteen tyyppi (vakituinen/ määräaikainen) Määräaikaisuuden tyyppi (sijaisuus/ oppisopimus/ harjoittelu/ )
Toimenpiteissä huomioitavat tilastoitavat asiat (rekrytointiraportit) Julkaisupaikka (Oma sisäverkko > sisäinen rekrytointi, muu julkaisupaikka > ulkoinen rekrytointi) Hakijoiden kelpoisuus (merkitse kelpoisuuksia, niin tilastoihin tulee tapauksia) Valintaesitykset (tee valintaesityksiä, niin tilastoihin tulee tapauksia) Läpimenoaika (hakuajan päättymisestä 1. valintaesitykseen)
Hakulomakkeilla huomioitavat tilastoitavat asiat (hakijaraportit) Hakulomakkeilla käytettävät kysymykset vaikuttavat tilastoraporttien tiedon oikeellisuuteen: Ikäjakauma > syntymäaikakysymys Sukupuolijakauma > sukupuolikysymys Koulutusjakauma > tutkintokysymysten Koulutustaso (järjestelmäkohtaiset parametrit) Äidinkielijakauma > äidinkielikysymys Asuinkuntajakauma > asuinkuntakysymys Jakauma työelämätilanteen mukaan > Tilanne työelämässä - kysymys
Sijaisrekisterin tilastoraportit, joitakin huomioita Samat hakijoiden taustatiedot tilastoidaan kuin rekrytointimoduulin tilastoraporteissa. Hakemuksia on jätetty monilla eri lomakkeilla, joissa on vaihtelevat kysymysvalikoimat. Tilaston kattavuuteen ei voi itse vaikuttaa. Sijaisten toiminnasta kertova tilasto: Kävijätilastot > käynnit kalentereissa. Hakemusten määrä yms. sen mukaan, mitkä ovat hakukriteerit ja käyttäjän oikeudet (organisaation kunnat, toimialat vs. hakijoiden kiinnostukset)
Työnhakijoiden FAQ Pääkäyttäjien ja rekrytoijien kannattaa tehdä hakemuksia testiympäristössä! Miten saan itselleni uuden käyttäjätunnuksen, kun teen työhakemuksen Kuntarekryssä ensimäistä kertaa? Olen unohtanut käyttäjätunnukseni, miten saa uuden? Miten voin käyttää aiemmin lähettämääni hakemusta myöhemmin muiden työpaikkojen hauissa? Miksi kaikki tiedot, jotka olen aiemmin täyttänyt hakulomakkeelle, eivät ole uuden työpaikan hakulomakkeella valmiina? Mistä tiedän, että työhakemukseni on mennyt perille työnantajalle? Miten voin muuttaa lähettämäni työhakemuksen tietoja? Mistä voin kirjautua järjestelmään, kun minulla on jo käyttäjätunnus? Miksi en saa sähköpostiini uutta salasanaa, kun tilasin sellaisen itselleni? Miksi rekisteröityminen ei onnistu, vaan saan tiedon että käyttäjätunnus on jo varattu? Miksi hakulomakkeella ei ole mitään vastausvaihtoehtoja kysymyksissä, joissa aukeaa ikkuna josta pitäisi valita jokin vastaus? Miten saisin kerrottua hakulomakkeella itsestäni sellaisia tietoja, joita ei kysytä?
Työhakijoiden käyttäjätunnus Kun on rekisteröidytty, täytyy tietää oma käyttäjätunnus ja se sähköpostiosoite jonka on laittanut perustietoihinsa. Työnhakijoille ei voida antaa uutta käyttäjätunnusta, jos se on unohtunut > uusi rekisteröityminen uudella tunnuksella ja uusi hakemus tehtävä.
Viimeksi tehdyn työhakemuksen tiedot kopioituvat uuteen hakemukseen. Mutta Hakemus 1 työpaikkaan A. Täyttäminen on jäänyt kesken eikä sitä ole lähetetty. Myöhemmin tehty hakemus 2 työpaikkaan B, on lähetetty. Vielä myöhemmin aloitetaan hakemusta 3 työpaikkaan C. Tiedot kopioituu 1:stä, koska se on ollut viimeksi aktiivisena hakijaportaalissa. 2:n tiedot eivät kopioituneet 3:een, koska 2 ei ollut enää hakijaportaalissa aktiivisena, kun 3:a alettiin tekemään. 2 oli jo lähetetty.
Parametroitavat kysymykset Jos käytät hakulomakkeella näitä kysymyksiä, niin muista kirjoittaa/ valita parametrit Asetuksissa Hakulomakkeen Hakemus tehtävään -välilehden parametrit Ylin koulutustasosi? Keskimääräinen opintomenestyksesi? Oletko tällä hetkellä hakemaasi paikkaa vastaavissa tehtävissä? Työkokemuksesi yhteensä hakemaasi paikkaa vastaavissa tehtävissä? Oletko aiemmin ollut organisaatiomme palveluksessa? Toiveesi työn suhteen? Oletko työsuhteessa organisaatiomme varahenkilöstössä? Mistä kuulit tästä tehtävästä? Asetuksissa Hakemus tehtävään välilehden kiinnostusalueet Toimipisteet, joissa haluaisin työskennellä Tehtävät, joista olen kiinnostunut (asetuksissa Hakemus tehtävään välilehden kiinnostusalueet ) Valitse vaihtoehdot, jotka näkyvät hakijalle Vaaditut todistukset/ luvat ja sertifikaatit/ osaamiset
Pääkäyttäjien FAQ Rekrytointimoduuli Miten rekrytointipohjat löytyvät? Miksi rekrytointilistauksessa eivät näy kaikki rekrytoinnit tai juuri luomani uusi rekrytointi? Miten voin muokata julkaistua työpaikkailmoitusta? Milloin sijaisuus kannattaa täyttää kohdistettuna rekrytointina Rekrytointimoduulissa, ja milloin sijaisrekrytointina Sijaisrekisterimoduulissa? Hakulomake ja viestintä hakijoiden kanssa Voiko hakija liittää hakemukseensa todistusjäljennöksiä? Voiko hakijoille järjestelmästä lähetettäviin sähköpostiviesteihin liittää liitetiedostoja? Milloin hakulomakkeella kannattaa käyttää Vaaditut todistukset/ luvat ja sertifikaatit/ osaamiset kysymyksiä? Milloin hakulomakkeella käytetään Kiinnostuskysymyksiä? Miksi hakijat eivät saa ilmoitettua hakemuksessaan työsuhteensa kestoa oikein? Sijaisrekisterimoduuli Miksi en löydä etsimäni henkilön hakemusta Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla?
Yhteistunnusta ei voi olla Järjestelmän käyttäjätunnusten oltava henkilökohtaisia Sopimus, kpl 6 Tietosuoja Työnhakijoiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojan varmistamiseksi jokaisella rekrytointipalvelun käyttäjällä tulee olla oma henkilökohtainen käyttäjätunnus. Tietoturvan varmistamiseksi käyttäjätunnusta ei saa luovuttaa toisen henkilön käyttöön.