SUOMEN LIONS-LIITTO RY PÖYTÄKIRJA 3/2013-2014 MK 27.9.2013 1 (13) Julkaistavaksi www.lions.fi -sivustolla HALLITUS AIKA Keskiviikko 18.9.2013 klo 10.00 13.46 PAIKKA Lions-talo, Kirkonkyläntie 10, Helsinki LÄSNÄ Asko Merilä CC puheenjohtaja Seppo Söderholm IPCC Tuomo Holopainen VCC Antti Hynnä Jari Rytkönen Jukka Kärkkäinen Jari Vuorinen Thorleif Johansson DG DG IPDG IPDG MD-PRC KÄSITELTÄVÄT ASIAT 27-49 Maarit Kuikka GS sihteeri LIITTEET 30 32, 38, 41, 43 44, 46/1-2 JAKELU Hallitus 7 DG:t 12 PID:t 6 Tilintarkastajat 4 GS Maarit Kuikka 1 Arkisto 1 Yhteensä 31
Hallitus 27.9.2013 2 (13) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 27 Avaus 3 28 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 29 Esityslista 3 30 Tuloslaskelma 1.7. 31.8.2013, liite 30 3 31 Alustava tilinpäätös 1.7.2013 30.6.2013, liite 31 3 32 Jäsentilanne elokuussa 2013 ja uusien klubien perustaminen, liite 32 3 33 Veronmaksajain Keskusliiton jäsenyys 4 34 Pääsihteerin osallistuminen järjestöjohtamisen koulutusohjelmaan 2013 2015 4 35 Kuvernöörineuvoston kokoukset kaudella 2014 2015 ja 2015 2016 5 36 Lions-liiton edustajat kansainvälisessä vuosikokouksessa Torontossa 4. 8.7.2014 5 37 Matkakoordinaattori Torontoon 5 38 LCI 100 vuotta: Moninkertaispiirin työryhmä ja puheenjohtajan valinta, liite 38 6 39 Orkester Norden yhteyshenkilön valinta 6 40 TTS-toimikunnan täydentäminen 1VDG-edustajalla 7 41 Sri Lankan Lions-ystävien tuotemyynti, liite 41 7 42 Ennakoivan ajon mopo-kurssi selvitystyöryhmän vetäjän valinta 8 43 Palkitsemiset, liite 43 8 44 Liiton ansiotähden uudistaminen, liite 44 8 45 Työryhmän perustaminen uudistamaan Lions-ansiomerkkiohje 9 46 Muut asiat - Antti Forsellin osallistuminen FDI (Faculty Development Institute) koulutukseen 4. 7.11.2013 ja osallistuminen Europa Forumiin 30.10. 3.11.2013 Istanbulissa 10 - Suomen Leojen hallituksen tilinpäätös 2012 2013, liite 46/1 10 - Palvelu- ja varainhankintasihteerin rekrytointi 10 - Lions-talon 3. kerroksen vuokraaminen 11 - Pääsihteerin lomat ja viikonlopputöistä kertyvät vapaat syksyllä 2013, liite 46/2 11 - Puheenjohtajan kulukorvausbudjetti 11 47 Ilmoitusasiat 12 48 Seuraava hallituksen kokous ja muut kokoukset 12 49 Päätös 13
Hallitus 27.9.2013 3 (13) 27 AVAUS Puheenjohtaja Asko Merilä avasi kokouksen klo 10.00. 28 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. H: Todettiin. 29 ESITYSLISTA Hyväksytään kokouksen esityslista. H: Hyväksyttiin seuraavilla korjauksilla ja lisäyksillä: 35: Kuvernöörineuvoston kokouksen hakijana LC Lappeenranta (ei LC Lappeenranta/Raja) 37: Koordinaattoria haetaan Toronton vuosikokoukseen 46 lisäykset: o Antti Forsellin osallistuminen FDI (Faculty Development Institute) koulutukseen 4. 7.11.2013 ja osallistuminen Europa Forumiin 30.10. 3.11.2013 Istanbulissa o Puheenjohtajan kulukorvausbudjetti 30 TULOSLASKELMA 1.7. 31.8.2013 LIITE 30 GS: Käsitellään tuloslaskelmasta esiin nousevat asiat ja tehdään tarvittavat päätökset. H: Käsiteltiin. Rahoituslaskelma saadaan osaksi talousraportointia syksyn aikana. Todettiin, että talousraportointia on syytä kehittää edelleen. 31 ALUSTAVA TILINPÄÄTÖS 1.7.2012 30.6.2013 LIITE 31 GS: Merkitään tiedoksi toimintakauden 2012 2013 tilinpäätös. Lopullinen tilinpäätös allekirjoitetaan hallituksen kokouksessa 23.10., jossa liiton tilintarkastajat Hannu T. Koskinen ja Marja-Leena Turunen ovat paikalla avaamassa tilinpäätöstä hallituksen jäsenille. H: Merkittiin tiedoksi. Kauden 2012 2103 tulos on + 35 204,93. 32 JÄSENTILANNE ELOKUUSSA 2013 JA UUSIEN KLUBIEN PERUSTAMINEN LIITE 32 Kaudella 2013 2014 liiton jäsentilanteen kehitystä ja uusien klubien perustamista seurataan säännöllisesti ja asiasta keskustellaan kaikissa hallituksen kokouksissa jäsentoimialajohtajan antaman tilannekatsauksen pohjalta. Suomen jäsentilanne 31.8.2013 on 24 934 jäsentä. Vähennys kauden alusta on 101. Suomessa on 173 klubia, joiden jäsenmäärä on alle 20, vaihdellen H-piirin 3 klubin ja E-piirin 28 klubin välillä. Piirien jäsenjohtajat ovat kartoittaneet piirinsä alueelta paikkakunnat, joille on mahdollista suunnitella klubia. Uusien klubien perustamista koskevat suunnitelmat esiteltiin Rokuan
Hallitus 27.9.2013 4 (13) jäsenseminaarissa. Monessa piirissä on perustamisvalmistelut jo käynnistetty. Tieto piirien tilanteesta liitteessä. GS: Käsitellään jäsentilannetta ja klubien perustamista koskevat asiat ja tehdään tarvittavat päätökset. H: Asian käsittelyn yhteydessä hallitus päätti, että klubeja kehotetaan tekemään jäsenrekisteripäivitykset joka kuukausi; tällä hetkellä noin 200 klubia ei käy jäsenrekisterissä säännöllisesti kenttää kannustetaan vastuunottamiseen ja vahvuuden säilyttämiseen Lionstoiminnassa jäsenhankinnan avulla. Hallituksen DG-jäsenet pitävät piirikuvernöörejä ajan tasalla hallituksen jäsentilannetta koskevasta keskustelusta. 33 VERONMAKSAJAIN KESKUSLIITON JÄSENYYS Veronmaksajain Keskusliitto on kotitalouksien, yritysten ja yhteisöjen riippumaton järjestö, jonka jäsenenä saa mm. henkilökohtaista veroneuvontaa puhelimitse tai pääsyn liiton verkkotietopalveluun. Lions-liiton määräaikainen verotyöryhmä valmisteli viime kaudella klubeille kattavan verotusta koskevan ohjeiston mm. alv-asioissa. Yhä useampi klubi on kuitenkin viime aikoina joutunut selvittämään verohallinnolle aktiviteettiensa tuotoista maksettavaa arvonlisäveroa ja tarvitsee jatkossa apua verotusta koskevien oikaisupyyntöjen tekemiseksi. Veronmaksajain Keskusliitto tekee puhelinneuvontaa ilmaispalveluna, ja liitolle voi tehdä toimeksiannon oikaisupyynnön tekemiseksi, mikä on maksullinen palvelu (150 /h). Lions-liiton jäsenistössä on muutamia asiantuntijoita, jotka voinevat tarvittaessa auttaa oikaisupyyntöjen tekemisessä. Heistä kuitenkin kaksi kuuluu tällä hetkellä verohallinnon oikaisulautakuntaan, eli he eivät voi antaa neuvontaa tai ohjausta joutumatta jääväämään itsensä asian käsittelystä. Halutessaan klubit voisivat kääntyä Veronmaksajain Keskusliiton puoleen, ja myös Lions-liitto ry:n on järkevä varautua verottajalta mahdollisesti tuleviin tiedusteluihin. Yritysjäsenmaksu on porrastettu yrityksen koon mukaan. Lions-liiton jäsenmaksuksi tulisi 220 /vuosi. Vuoden 2014 jäsenmaksu sisältää loppuvuoden 2013 jäsenyyden. GS: Päätetään, että Lions-liitto ry hakee Veronmaksajain Keskusliiton jäsenyyttä. 34 PÄÄSIHTEERIN OSALLISTUMINEN JÄRJESTÖJOHTAMISEN KOULUTUSOHJELMAAN 2013-2015 Pääsihteeri ei osallistunut asiakohdan käsittelyyn. Pääsihteerin työsopimukseen on kirjattu oikeus osallistua vuosittain koulutukseen, jonka hän katsoo tarpeelliseksi ja josta hän sopii puheenjohtajan kanssa. Pääsihteeri on syksyllä 2012 käynyt kaksipäiväisen uusi esimies koulutuksen ja keväällä 2013 osallistunut yksipäiväiseen taloushallintokoulutukseen.
Hallitus 27.9.2013 5 (13) Pääsihteeri toivoo voivansa hakeutua Rastor Oy:n järjestämään järjestöjohtamisen koulutusohjelmaan, joka tähtää johtamisen erikoisammattitutkinnon suorittamiseen. Koulutusaika on 17.10.2013 17.3.2015, ja koulutusohjelman hinta on 1 100 (alv 0 %) sekä opetushallitukselle tilitettävä tutkintomaksu 58. Koulutusohjelma muodostuu käytännönläheisistä koulutuspäivistä, etätehtävistä verkkooppimisympäristössä sekä työpaikalla tapahtuvasta oppimisesta. Koulutus sisältää 11 koulutuspäivää, jotka jakaantuvat noin 1,5 vuodelle. Ennen koulutuksen alkua kartoitetaan jokaisen osallistujan kehittymistarpeet ja laaditaan yhdessä henkilökohtainen koulutussuunnitelma. Suunnitelmassa huomioidaan aikaisempi osaaminen, minkä pohjalta määritellään koulutuksen laajuus ja tutkinnon suorittamisen tapa. Lisätietoja www.rastor.fi. Järjestöjohtamisen koulutusohjelma tarjoaa mahdollisuuden kehittyä pääsihteerin työssä ulkopuolelta johdetun prosessin avulla. Koulutus räätälöidään vastaamaan henkilö- ja tehtäväkohtaisia tarpeita, eli se hyödyntää myös Suomen Lions-liittoa jatkossa. CC: Hyväksytään pääsihteerin osallistuminen koulutukseen. Mikäli pääsihteeri irtisanoutuu Lions-liiton palveluksesta alle 1,5 vuoden sisällä koulutuksen päättymisestä, pääsihteeri korvaa koulutuksen hinnan liitolle. 35 KUVERNÖÖRINEUVOSTON KOKOUKSET KAUDELLA 2014 2015 JA 2015 2016 Kuvernöörineuvoston kokouksia kaudelle 2014 2015 ovat hakeneet: Elokuu 2014 Helsinki, järjestäjinä LC Helsinki/Soihdut ja LC Helsinki/Vuosaari Elokuun kokous voitaneen järjestää 29. 31.8., koska henkilökunnan kesälomakausi päättyy 18.8. 21. 23.11.2014 Ylivieska, järjestäjinä LC Ylivieska, LC Ylivieska/Huhmari ja LC Ylivieska/Savisilta Helmikuu 2015 Lappeenranta, järjestäjänä LC Lappeenranta yhteistyössä LC Lappeenranta/Rakuunat ja LC Lappeenranta/Weerat kanssa. Jos helmikuun kokouksen ajankohdaksi päätettäisiin 20. 22.2.2015, se vähentäisi aikataulupaineita, joita alkuvuodesta on liittyen vuosikokoukselle esiteltävien ja po. KVN:ssä hyväksyttävien asioiden valmisteluun (toimintasuunnitelma, talousarvio, aloitevastaukset, liiton palvelu- ja varainhankinta-aktiviteetit). Kauden 2015 2016 KVN:n marraskuun kokouksen järjestämisestä on kiinnostunut LC Vihti/Nummela. GS: Hyväksytään kuvernöörineuvoston kokousten ajankohdat ja järjestäjät kausina 2014 2015 ja 2015 2016. KVN-kokousten ajankohdat ja järjestäjät kaudella 2014 2015 ovat seuraavat:
Hallitus 27.9.2013 6 (13) 29. 31.8.2014 Helsinki, järjestäjinä LC Helsinki/Soihdut ja LC Helsinki/Vuosaari 21. 23.11.2014 Ylivieska, järjestäjinä LC Ylivieska, LC Ylivieska/Huhmari ja LC Ylivieska/Savisilta 20 22.2.2015 Lappeenranta, järjestäjänä LC Lappeenranta yhteistyössä LC Lappeenranta/Rakuunat ja LC Lappeenranta/Weerat kanssa. Kauden 2015 2016 KVN-hakemuksia odotetaan ennen päätöksen tekemistä. 36 LIONS-LIITON EDUSTAJAT KANSAINVÄLISESSÄ VUOSIKOKOUKSESSA TORONTOSSA 4. 8.7.2014 GS: Hyväksytään VCC Tuomo Holopainen, ID-ehdokas Jouko Ruissalo, päätoimittaja Raimo Naumanen ja GS Maarit Kuikka Lions-liiton edustajiksi kansainvälisessä vuosikokouksessa Torontossa 4. 8.7.2014. Matkustamiskorvaukset maksetaan liiton voimassa olevan matkustussäännön mukaisesti. Liitto korvaa myös VCC:n puolison matkustamiskulut matkustussäännön pohjalta. ID-ehdokas Jouko Ruissalo tulee saamaan päämajasta ohjeet siitä, miten hänen ja puolison matkoja korvataan. Käytäntö on ollut, että päämaja korvaa ehdokkaan ja mahdollisesti hänen puolisonsa paluumatkan, sen jälkeen kun valinta on tehty. Menomatkojen osalta liitto varautuu korvaamaan matkat matkalaskua vastaan. 37 MATKAKOORDINAATTORI TORONTOON Arpajaistyöryhmä on esittänyt matkakoordinaattorin tehtävän perustamista koordinoimaan arpajaisvoittajien ja muiden leijonien matkaa kesän 2014 kansainväliseen vuosikokoukseen Torontoon. Matkakoordinaattorin toimenkuva olisi sama kuin Tuomo Holopaisella Hampurissa 2013, mm: etsiä vaihtoehtoiset matkat Torontoon neuvotella ja sopia matkatoimistojen kanssa järjestelyistä avaimet käteen periaatteella laatia ilmoittautumis- ja osallistumisohjeet osallistujille yhteistyössä liiton toimiston kanssa toimia yhteistyössä liiton toimiston kanssa NSR-asioiden osalta (Get-together, Hospitality Room, paraati) ylläpitää luetteloa lähtijöistä mahdollisuuksien mukaan toimia joukkojen kokoajana ja avustajana Torontossa Tehtävän kustannukset jaettaisiin 50/50-periaatteella arpajaisten tuottovarojen ja liiton hallintorahojen kesken. Matkakoordinaattoriksi työryhmä esittää PDG Juhani Londénia. GS: Hyväksytään arpajaistyöryhmän esitys matkakoordinaattorin tehtävän perustamisesta ja PDG Juhani Londénin valitsemisesta tehtävään.
Hallitus 27.9.2013 7 (13) 38 LCI 100 VUOTTA: MONINKERTAISPIIRIN TYÖRYHMÄ JA PUHEENJOHTAJAN VALINTA LIITE 38 Puheenjohtaja ilmoitti olevansa kiinnostunut työryhmän puheenjohtajan tehtävästä ja jääväsi itsensä asiakohdan käsittelyssä. VCC Tuomo Holopainen siirtyi johtamaan puhetta. LCI on lähestynyt kuvernöörineuvoston puheenjohtajaa kirjeellä, jossa se pyytää moninkertaispiiriä 1.1.2014 mennessä valitsemaan puheenjohtajan vetämään LCI:n satavuotisjuhlavalmisteluja moninkertaispiirin alueella. Kyseinen henkilö sitoutuu tehtävään satavuotisjuhlien loppuun saakka. Juhlallisuudet käynnistyvät vuoden 2016 kansainvälisessä vuosikongressissa Fukuokassa, Japanissa, ja suurtapahtumia järjestetään vuoden 2017 kvvuosikokouksessa Chicagossa ennen kuin juhlavuosi päättyy 31.12.2017. Juhlavuoden puheenjohtaja on vastuussa Lions Clubs Internationalin esittämien ideoiden ja aktiviteettien toteuttamisesta moninkertaispiirin alueella ja tulee toimimaan yhteyshenkilönä LCI:n juhlatoimikuntaan. Puheenjohtajan tehtävänä on muodostaa paikallinen työryhmä kuvernöörineuvoston päätettäväksi. Koska vuosi 2017 on myös Suomen itsenäisyyden 100-vuotisjuhlavuosi, Lions-juhlavuoden vietto on Suomessa sitäkin merkityksellisempi. Työ vaatii huolellista suunnittelua ja myös kansallista koordinointia. GS: Käydään lähetekeskustelu juhlavuoden puheenjohtajasta ja työryhmästä. Puheenjohtaja valitaan kuvernöörineuvoston kokouksessa 16.11. H: Hallitus päätti, että tehtävä laitetaan julkiseen hakuun Lion-lehdessä ja www.lions.fi. Hakijalta edellytetään kansainvälisen toiminnan tuntemusta, hyvää englannin kielen taitoa ja viestintätaitoja. Lisäksi hakijan on otettava tehtävän hoitamisessa huomioon Suomen itsenäisyyden 100-vuotisjuhlavuosi. Hakemusten määräaika on 1.11.2013. VCC päätti asiakohdan käsittelyn, minkä jälkeen puheenjohtaja palasi johtamaan kokousta. 39 ORKESTER NORDEN YHTEYSHENKILÖN VALINTA Orkester Norden yhteyshenkilönä viimeksi toiminut lion Kari Isorinne irtisanoutui keväällä tehtävästään. Isorinne hoitaa kuitenkin yhteyksiä Orkester Nordeniin, kunnes uusi yhteyshenkilö on valittu. Orkester Norden yhteyshenkilön toimenkuvaan kuuluu keskeisesti avustusten hakeminen Lions-klubeilta nuorten soittajien tukemiseksi. Viime vuosina soittajia on tuettu liiton joulukortti- ja arpajaismyyntituotoilla, aikaisemmin avustus tuli klubeilta. Henkilö toimii myös Euroopan musiikkikilpailun Suomen yhteyshenkilönä, kartoittaa edustajan kilpailuun ja toimii hänen yhteyshenkilönään, mikäli hallitus on päättänyt kilpailuun osallistumisesta kyseisenä vuonna. GS: Hyväksytään PDG Ulf Nummelin, LC Porvoo/Borgoensis, valinta Orkester Norden yhteyshenkilöksi.
Hallitus 27.9.2013 8 (13) 40 TTS-TOIMIKUNNAN TÄYDENTÄMINEN 1VDG-EDUSTAJALLA Hallitus (2/2013 2014 19) ja KVN (2/2013 2014 25) päättivät kokouksissaan 23-24.8.2013, että liiton toiminnan ja talouden suunnittelutoimikuntaa täydennetään 1VDGedustajalla siten, että jäsenyys on kaksivuotinen. 1VDG-kurssille on lähtenyt pyyntö valita pysyvä edustajansa toimikuntaan. Tämänhetkisen tiedon mukaan 1VDG-kurssi lähettää edustajansa TTST:n ensimmäiseen kokoukseen 9.10., mutta valitsee varsinaisen edustajansa toimikunnan kaksivuotiseksi jäseneksi vasta kokoonnuttuaan tapaamiseen 19.10., tai viimeistään marraskuun DG-koulutuksen yhteydessä. GS: Merkitään tilanne tiedoksi. H: Merkittiin tiedoksi. 41 SRI LANKAN LIONS-YSTÄVIEN TUOTEMYYNTI LIITE 41 Hallituksen 2/2013-2014 ( 22) päätöksen mukaisesti Sri Lankan Lions-ystävät ovat antaneet selvityksen oheistuotteiden myynnistä liitteen mukaisesti. Oheistuotteita ovat seuran pinssit, vuosikalenterit ja keraamiset tuotteet (Pentik). Näistä pinssit ovat arvonlisäverotuksen ulkopuolella. Lions-liiton tilintarkastajan kanssa käydyn keskustelun perusteella muut tuotteet ovat alv:n alaisia, jolloin niitä koskevat osto- ja myyntilaskut on kirjattava liiton kirjanpitoon. Laskutuksessa on syytä käyttää liiton taloushallintajärjestelmää, jolloin myyntilaskutus on automaattisesti saatavaseurannassa laskun viitenumeron kautta. Näin ollen laskutus tulee hoidettavaksi liiton toimiston kautta. GS: Hyväksytään oheistuotteiden myynti siten, että sen laskutus hoidetaan liiton toimiston kautta. Myynnin käynnistymisestä sovitaan pääsihteerin kanssa, koska laskutuksen käynnistäminen vaatii ennakkotoimenpiteitä taloushallinnolta. 42 ENNAKOIVAN AJON MOPO-KURSSI - SELVITYSTYÖRYHMÄN VETÄJÄN VALINTA LC Vähäkyrö teki Heinolan vuosikokoukselle aloitteen ennakoivan ajon mopo-kurssin ( Mopo EAK ) järjestämiseksi yhteistyössä muiden tahojen kanssa (esim. poliisi, Liikenneturva ja moottorikerhot). Vuosikokous hyväksyi kuvernöörineuvoston esityksen aloitteen hyväksymisestä siten, että po. kurssin toteuttamismahdollisuudet selvitetään Liikenneturvan ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa. Ennakoivan ajon mopo-kurssi on yksi elementti suunniteltaessa perinteistä liikenneturvatapahtumaa Porin vuosikokouksen yhteydessä. Tapahtuman kohderyhmä on aikaisemmasta poiketen nuoret. GS: Hyväksytään Mopo EAK selvitystyöryhmän vetäjäksi IPDG Jouko Inkeroinen. Työryhmän vetäjä voi tarvittaessa täydentää työryhmää yhdellä tai kahdella jäsenellä. Selvityksen määräaika
Hallitus 27.9.2013 9 (13) on 15.12.2013. 43 PALKITSEMISET LIITE 43 H: Hallitus myönsi ansiomerkit saapuneiden hakemusten pohjalta. 44 LIITON ANSIOTÄHDEN UUDISTAMINEN LIITE 44 Kaudella 2012 2013 hallitus kiinnitti ansiomerkkihakemusten kohdalla huomiota siihen, ettei liiton ansiotähti ollut usein haettavien merkkien joukossa, vaan esim. I-ruusukkeen/DGansiomerkin jälkeen haetaan Medal of Meritia, johon hakijoiden ansiot eivät välttämättä aina riitä. Liiton ansiotähti voidaan myöntää ansioituneelle leijonalle (esim. lohkon puheenjohtaja, nuorisoleirijohtaja, vuosikokouksessa ahkeroinut lion) viiden jäsenyysvuoden jälkeen. Hallitus päätti viime kaudella uudistaa liiton ansiotähden ulkoasua, jotta merkki olisi yhdenmukaisempi liiton muiden ansiomerkkien rinnalla. PDG Simo H. Waltenberg on tehnyt esityksen ansiomerkin uudesta ulkoasusta. Merkin hinnaksi tulisi 13 13,50 + alv. GS: Hyväksytään liiton ansiotähden uudistaminen luonnoksen pohjalta. Ansiomerkistä pyydetään uusi prototyyppi, jossa tähti on upotettu taustaan, ja merkin kustannusarvio seuraavaan hallituksen kokoukseen 23.10. 45 TYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN UUDISTAMAAN LIONS-ANSIOMERKKIOHJE Viime kaudella heräsi keskustelu liiton ansiomerkkien laadusta, anomisesta, myöntämiskriteereistä ja käytöstä. Ohjeet kaipaavat päivitystä. GS: Perustetaan työryhmä uudistamaan Lions-ansiomerkkiohje kauden 2013 2014 loppuun mennessä. Työryhmään nimetään puheenjohtajan lisäksi 1-2 muuta jäsentä. Työryhmän puheenjohtajaksi kysytään PID Tapani Rahkoa. Työryhmän muut jäsenet ovat IPCC Seppo Söderholm ja liiton myyntisihteeri Satu Hildebrand. Ansiomerkkiohjeen uudistamisen lisäksi työryhmä valmistelee käyttöohjeen, joka annetaan merkin saajalle luovuttamisen yhteydessä. 46 MUUT ASIAT Antti Forsellin osallistuminen FDI (Faculty Development Institute) koulutukseen 4. 7.11.2013 ja osallistuminen Europa Forumiin 30.10. 3.11.2013 Istanbulissa Liiton hallitus päätti kokouksessaan 2/2013-2014 21 N-piirin koulutusjohtaja Varpu Ylhäisen kustannusten korvaamisesta FDI-koulutuksessa 4. 7.11.2013. Ylhäisen koulutusosallistumista ei ole kuitenkaan vahvistettu, vaan hän on varasijalla. Sen sijaan Antti Forsell on saanut kutsun
Hallitus 27.9.2013 10 (13) koulutukseen. Lisäksi Forsell on kutsuttu Europa Forum 2013 järjestäjien puolesta puhujaksi Europa Forumiin ja vetäjäksi leo-nuorisotyön workshopiin. Kustannukset Forsellin osallistumisesta sekä koulutukseen että Europa Forumiin ovat: Lennot 300 FDI osallistumismaksu (95 USD) 75 Europa Forum osallistumismaksu 230 Majoitus EF-aikana (ke su, edullisin vaihtoehto) 480 YHTEENSÄ 1085 Mikäli Ylhäinen ei saa kutsua koulutukseen, lennot ja FDI-osallistumismaksu, yht. 375 voidaan korvata Forsellille koulutustoimialan budjetista, jossa FDI-osallistumiseen on varauduttu. Toistaiseksi po. kustannusten osuus on kuitenkin korvamerkitty Ylhäiselle. GS: Korvataan Antti Forsellille Europa Forum 2013 puhujamatkasta aiheutuneet kustannukset, yhteensä 710. Mikäli Varpu Ylhäistä ei valita FDI-koulutukseen, Forsellille korvataan myös koulutuksesta aiheutuvat kustannukset (375 ). Suomen Leojen hallituksen tilinpäätös 2012 2013 LIITE 46/1 SLH on lähettänyt toimintaansa koskevan tuloslaskelman ja taseen 2012 2013 tiedoksi liiton hallitukselle. GS: Merkitään tiedoksi. H: Merkittiin. Palvelu- ja varainhankintasihteerin rekrytointi Liiton palvelu- ja varainhankintasihteerin tehtävää haki määräaikaan 30.8. mennessä yhteensä 59 hakijaa. Heistä yhdeksän kutsuttiin haastatteluihin, jotka on pidetty 12.9., 16.9. ja 17.9. Tarvittaessa kaksi sopivinta hakijaa kutsutaan toiselle haastattelukierrokselle syys-lokakuun vaihteessa. Lopullinen valinta tehdään hallituksen kokouksessa 23.10. GS: Merkitään tiedoksi. H: Merkittiin. Lions-talon 3. kerroksen vuokraaminen Lions-talon joulukuussa 2012 vapautuneet ylimmän kerroksen tilat (265 m2) on elokuussa vuokrattu tilitoimisto Humberg Oy:lle. Neliöhinta on 13,70, eli kokonaisvuokra on 3 630,50 /kk. Toistaiseksi voimassa oleva vuokrasopimus allekirjoitetaan 1.11.2013, mutta kahden kuukauden vuokravakuus on jo talletettu Lions-liiton tilille. Vuokralainen tulee esittämään pääsihteerille suunnitelman tilojen remontoimiseksi. Remontin kustannukset tullaan vähentämään tilan vuokrasta porrastetusti.
Hallitus 27.9.2013 11 (13) GS: Merkitään tiedoksi. H: Merkittiin. Pääsihteerin lomat ja viikonlopputöistä kertyvät vapaat syksyllä 2013 LIITE 46/2 Toimiston ohjesäännön mukaan pääsihteerin vuosiloma-ajan vahvistaa liiton puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Vuosiloma-ajat tuodaan hallitukselle ja kuvernöörineuvostolle tiedoksi. Lisäksi on sovittu, että pääsihteeri tuo säännöllisesti hallitukselle tiedoksi myös viikonlopputyöt ja niistä kertyvät vapaat, jotka puheenjohtaja on vahvistanut. GS: Merkitään tiedoksi pääsihteerin pitämättömät lomat ja kertyneet vapaapäivät. H: Merkittiin. Puheenjohtajan kulukorvausbudjetti Puheenjohtajan kulukorvausbudjetista tehtiin seuraava päätös edellisessä hallituksen kokouksessa 2/2013 2014 12 23.8.2013: GS: Hyväksytään puheenjohtaja Asko Merilän kulukorvausbudjetiksi 2 500. Po. kustannuspaikkaa seurataan hallituksen tuloslaskelmaraporteista, ja mikäli kulukorvausmääräraha ylittyy, hallitus voi käsitellä esityksen lisämäärärahasta. IPCC Seppo Söderholm halusi tarkistaa, voiko po. määrärahaa käyttää puheenjohtajan ulkomaanmatkojen kustannuksiin. Hallituksen kokouspöytäkirjoista selviää, että puheenjohtajan kulukorvausbudjetti otettiin ensimmäistä kertaa käyttöön kaudella 2008 2009. Päätöksen mukaan liiton puheenjohtajalle varataan 2 500 budjetti kotimaisia matkakuluja varten, ja puheenjohtaja voi käyttää määrärahaa myös puolison matkakuluihin. Määrärahan käytöstä raportoidaan hallitukselle. Kaudella 2009 2010 asiasta tehdyn päätöksen mukaan puheenjohtaja voi käyttää määrärahaa matkakuluihinsa, puolison matkakuluihin tai klubilahjoihin. Sen jälkeen tehdyissä päätöksissä ei ole määritelty, mihin puheenjohtajan ns. erillismäärärahaa voidaan käyttää. GS: Edellisen hallituksen kokouksen päätös puheenjohtajan kulukorvausbudjetista jää voimaan. Kauden loppuun mennessä valmistellaan selkeä ohje siitä, mihin ns. erillismäärärahaa voi käyttää. Ohje hyväksytään kauden lopussa, ja se astuu voimaan 1.7.2014. 47 ILMOITUSASIAT Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit o IR-toiminta o Palvelu ja varainhankinta o Skeba ja Lasten liikenneturva
Hallitus 27.9.2013 12 (13) o Jäsentoimiala GS: Merkitään tiedoksi. H: Merkittiin. 48 SEURAAVA HALLITUKSEN KOKOUS JA MUUT KOKOUKSET Seuraavat hallituksen kokoukset pidetään: Hallituksen kokoukset 2013-2014 4/keskiviikko 23.10.2013 klo 10, Lions-talo, Helsinki Nenäpäivän vietto henkilökunnan kanssa klo 13.30 5/perjantai 15.11.2013, klo 14 Savonlinna 6/torstai 23.1.2014 klo 10, Lions-talo, Helsinki 7/perjantai 14.2.2014,klo 14, Mikkeli 8/keskiviikko 19.3.2014 klo 10, Lions-talo, Helsinki 9/keskiviikko 23.4.2014 klo 10, Lions-talo, Helsinki 10/perjantai 6.6.2014, Pori Kuvernöörineuvoston kokoukset 2013-2014 5/16.11., Savonlinna 6/15.2. Mikkeli 7/6.6., Pori Kuvernöörineuvoston kokoukset 2014-2015 1/sunnuntai 8.6. Järjestäytymiskokous, Pori 2/lauantai 30.8. Helsinki 3/lauantai 22.11. Ylivieska 4/lauantai 21.2. Lappeenranta 5/perjantai 12.6. Vuokatti, Sotkamo Muita kokouksia 31.10. 2.11.2013 Europa Forum, Istanbul, Turkki 17. - 19.1.2014 NSR, Hønefoss, Norja 4. - 8.7.2014 Convention, Toronto, Kanada GS: Merkitään tiedoksi. H: Merkittiin. 49 PÄÄTÖS Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.46. ALLEKIRJOITUKSET
Hallitus 27.9.2013 13 (13) Asko Merilä puheenjohtaja Maarit Kuikka sihteeri