Valosta vetovoimaa Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet -hanke Väliraportti Sisällys: Taustaa 1. Raportointikauden toimenpiteet ja tulokset - Benchmarking ja kartoitus vastaavista tapahtumista kansallisesti ja kansainvälisesti - Tapahtumakonseptin ja toimintamallin luominen - Taiteelliset asiantuntijat - Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa - Viestintä ja markkinointi - Ohjausryhmän kokoukset ja toiminta 2. Toimintaohjelma seuraavalle raportointikaudelle 3. Kustannusten toteutuminen verrattuna hankesuunnitelman mukaiseen kustannusarvioon 4. Ohjausryhmän lyhyt arvio hankkeen edistymisestä ja jatkotoimenpiteiden tarkoituksenmukaisuudesta sekä hyväksyntä kohdille 1-3 Marika Lamberg 16.8.2013
Valosta vetovoimaa Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet Hankenumero: 117839 Väliraportti 16.8.2013, raportointikausi 1.11.2012-31.6.2013 Dr nro: KULTTUURI 2896/2012 Hakija: Oulun kaupunki, kulttuuri- ja tapahtumayksikkö Yhteystiedot: Projektipäällikkö Marika Lamberg, p. 044 703 1138 Postiosoite: PL 54, 90015 Oulun kaupunki Käyntiosoite: Oulu10, 3.krs, Torikatu 10, 90100 Oulu Taustaa Oulussa on puhuttu pitkään kolmesta kaupunkikulttuurisesta elementistä, jotka kaipaavat vahvistamista. Näitä ovat: merellisyys, opiskelijakulttuurin näkyminen keskustassa sekä valon hyödyntäminen pimeään aikaan. Valosta vetovoimaa -hankkeessa pyritään vastaamaan viimeksi mainittuun tarpeeseen. Hankkeen tehtävä Valosta vetovoimaa -hankkeen tehtävänä on luoda valotapahtuman konseptisuunnitelma ja osasuunnitelmat sekä yksi valoinstallaation aluepilotointi vuoden pimeimpään aikaan marraskuun loppuun sijoittuvalle valotapahtumalle. Tapahtumassa tuodaan esille elämykselliseen valaistukseen liittyviä mahdollisuuksia kaupunkitilassa. Valofestivaali vahvistaa kaupungin imagoa, matkailua ja luo yhteisöllisyyttä. Hankehenkilöstö Hanke työllistää 80% yhden henkilön, projektipäällikkö Marika Lambergin, joka toimii samalla myös Valoa Oulu! tapahtuman tuottajana. Projektipäällikkö, kuten hankekin, on sijoitettuna Oulun kaupungin Sivistys- ja kulttuuritoimen kehittämisyksikön alaiseen Tapahtumat, kumppanuudet ja kaupunkikulttuuri tiimiin. Työ tehdään pääasiassa osoitteessa Oulu10, Torikatu 10, Oulu. Tapahtumatiimin tapahtumasihteeri, Anna Lanas, avustaa erityisesti pilottitapahtuman järjestelyissä ja toteutuksessa ajalla 1.8.-31.12.2013. Sen lisäksi tiedotuksessa apuna toimii Oulun kaupungin kulttuuripalveluiden tiedottaja Marjatta Savolainen.
1. Raportointikauden toimenpiteet ja tulokset Benchmarking ja kartoitus vastaavista tapahtumista kansallisesti ja kansainvälisesti Raportointikaudella 1.11.2012-31.6.2013 on kartoitettu jo olemassa olevia, suomalaisia valotapahtumia ja niiden toimintamallia ja konseptia. Mitään valotapahtumaa ei voi kopioida, mutta suomalaisista valotapahtumista vanhin, laajin ja kaupunkivalaistuksen edelläkävijä myös kaupunkina, Valon kaupunki Jyväskylä, on hyvä esikuva pitkäjänteisestä kaupungin kehittämisestä valon avulla. Helsinki LUX tapahtuma on taiteellisesti korkeatasoinen ja kunnianhimoinen ja Valovoimainen Pirkanmaa kehittää koko seutua laajan, monivuotisen hankkeen avulla, jossa keskitytään suunnitelmaan, joka kattaa tie- ja aluevalaistuksen, arkkitehtivalaistuksen sekä kausivalaistuksen, ja nostaa elämyksellisten valotapahtumien kautta esiin kohteita uudessa valossa. Valovoimainen Pirkanmaa rakentaa myös Tampereen seudusta uudenlaista valaistusalan yritys- ja koulutuskeskittymää. Projektipäällikkö Marika Lamberg vieraili LUX Helsinki tapahtumassa perjantaina 4.1.2013. LUX Helsinki on Helsingin kaupungin vuosittain järjestämä valofestivaali, joka keräsi arviolta 100 000 kävijää tammikuussa 2013. Teoksia oli 13 ja tapahtuma oli viisipäiväinen. Vierailun aikana projektipäällikkö tapasi mm. tapahtuman teknisen puolen järjestäjiä, Lantern Parkin toteutuksessa mukana olleen taiteilija Kaisa Salmen ja tapahtuman taiteellisen johtajan Markku Uimosen; teknisen asiantuntijan Ilkka Paloniemen, Senaatintorin Emergence -projisointiteoksen toteuttavan RGB:n edustajia, sekä pääsi vierailemaan Emergence teoksen projisointihuoneessa. Projektipäällikkö tapasi myös taiteilija Kaisa Salmen sekä valomaalaustyöpajoja tekevän Valopajan edustajia Helsingissä 28.11.2012. Tulevat, suunnitellut benchmarking matkat: - Valon kaupunki Jyväskylä 26.-28.9.2013 - Lights in Alingsås (Alingsås, Ruotsi) 27.9.-3.10.2013 - La Fête des Lumières de Lyon, 6.-9.12.2013 Matka-anomus Alingsåsin ja Lyonin matkoista tuodaan ohjausryhmän kokoukseen 16.8.2013. Tapahtumakonseptin ja toimintamallin luominen (ajankohta, sisällöt, organisaatio, jatkuvuus): Toimintasuunnitelmasta: - Tapahtumakonsepti suunnitellaan kevään ja kesän 2013 aikana ja se pilotoidaan marraskuussa 2013. - Tapahtuman ja toimintamallin luomisessa käytetään hyväksi benchmarkingia samankaltaisista tapahtumista, asiantuntijakonsultaatiota, kokemuksia Oulun muista tapahtumista ja kokemuksia ja palautetta marraskuun 2013 valotapahtumasta. - Pilottitapahtumasta kerätään palautetta, jota käytetään hyödyksi kokonaiskuvaa ja jatkotoimintaa organisoitaessa.
Hankkeen tapahtumakonseptipilottia on suunniteltu kevään ja kesän 2013 ajan. Ajankohdaksi on tarkentunut 21.-24.11.2013, ja tapahtumasta käytetään nimeä Valoa Oulu! valofestivaali. Tapahtuman sisällöiksi on elokuuhun 2013 mennessä varmistunut seuraavat osasisällöt: - Hankesuunnitelman mukainen pilotti-valoinstallaatio Franzeninpuistoon ja Tuomiokirkon julkisivuun. Installaatiosta järjestettiin avoin tarjouspyyntökilpailu, joka avattiin Oulun kaupungin nettisivuilla perjantaina 26.4. ja se sulkeutui perjantaina 24.5. Tarjouspyyntö lähetettiin myös n. 30 potentiaaliselle suunnittelijalle ja/tai yritykselle. Kilpailutusasiakirjojen laadinnassa käytettiin konsulttina Teatterikorkeakoulun yhteiskunnallisen yrityksen Kokos Oy:n Teakon yksikköä, joka on erikoistunut esitystilojen ja -tekniikan suunnittelu-, rakennus- ja konsulttipalveluihin. Valintaraati valitsi toteutettavaksi suunnittelijoiden Ainu-Eliina Palmun ja Priit Tiimuksen teosehdotuksen Sydän. Kilpailun voittanutta suunnitelmaa raati piti hauskana, uniikkina ja innovatiivisena. Teosidea on interaktiivinen ja yllätyksellinen, ja se sopii sekä vuodenaikaan, paikkaan että kirkon ajatusmaailmaan. Teosidea on myös ekologinen ja olosuhteisiin sopiva, sillä se ei ole riippuvainen herkästä teknologiasta. - Pilotti-installaation ympärille on suunniteltu ja valmisteltu tapahtumakonseptia eli Valoa Oulu! valofestivaalikokonaisuutta. Franzeninpuiston ympäristöön tulee valoinstallaation lisäksi Oulun seudun ammattikorkeakoulun opiskelijoiden tanssi- ja musiikkiesityksiä ja Ainolan puistoon Liekkiryhmä Tulikukan tuliesityksiä. Linnansaaressa valaistaan Tähtitornin kahvilarakennus ja sinne sijoitetaan myös Light Zoo Oulu eli eläinhahmoiset valaisimet sekä kaikki syksyn aikana alueiden kouluissa valmistetut kynttilälyhdyt. Tapahtuma avataan Rotuaarilla perjantaina 22.11. klo 18 yhteistyössä Liikekeskus ry:n Tierna-ajan aloituksen ja jouluvalojen sytytyksen yhteydessä. Kulttuuritalo Valveella järjestetään led- ja valomaalaustyöpajoja ja pääkirjastossa voi testata Valkee korvavaloja. Tarkoituksena on, että Oulun valofestivaali on koko perheen helposti lähestyttävä, kokemuksellinen ja elämyksellinen tapahtuma. - Tilakeskuksen väliaikainen valoinstallaatio Tähtitornin kahvilarakennukseen Linnansaareen. Yhteistyössä Oulun Tilakeskuksen kanssa kaupunkilaisille järjestettiin keväällä 2013 kysely, jossa annettiin ehdolle viisi Tilakeskuksen hallinnoimaa rakennusta, ja pyydettiin kaupunkilaisia äänestämään niistä sitä, johon haluaisivat nähdä tehtävän erikoisvalaistuksen syksyllä 2013. Myös omia ehdotuksia sai lähettää. Äänestyksiä ja omia ehdotuksia tuli yhteensä n. 150 kpl, ja ylivoimaiseksi suosikiksi nousi Tähtitornin kahvilarakennus. Kaupunkilaisten omia ehdotuksia olivat annettujen Tähtitornin, Kauppahallin, pääkirjaston, Pohjois-Pohjanmaan museon ja Ainolan kasvihuoneiden lisäksi mm. Rautasilta, Ouluhalli ja Oulujoen suistoalue. Kaikki ehdotukset tallennettiin tulevien vuosien varalle. Tähtitornin kahvilarakennuksen valaistuksesta järjestettiin myös avoin tarjouspyyntökilpailu. Tarjouksia tuli kolme kappaletta, joista raati valitsi toteutettavaksi Tarja Ervastin ehdotuksen Oulun Linna. Teoksen ja sen toteutuksen kustantaa Oulun Tilakeskus, hanke vastaa kilpailutuksesta ja teoksen toteutuksen koordinoinnista.
- Uuden Oulun juhlavuoden kanssa tehtävä yhteistyö. Uuden Oulun juhlavuoden kanssa yhteistyössä tehdään syksyllä hankesuunnitelmassakin mainittuja yhteisöllisiä, valoteemaisia työpajoja. Pajoissa tullaan tekemään sekä eläinhahmoisia valaisimia (Light Zoo työpajat opettajille), että kevyempiä ja nopeampia kynttilälyhtyjä. Light Zoo pajojen konseptisuunnittelijana ja toteuttajana toimii yhteisötaiteilija Kaisa Salmi, ja pajoissa opetetaan opettajia tekemään luokkansa kanssa työmaavalaisimilla valaistavia, kierrätysmateriaalista valmistettavia, eläinhahmoisia valaisimia. Lyhtytyöpajoissa varhaiskasvattajille, opettajille ja kaupunkilaisille opetetaan valmistamaan kynttilälyhtyjä, joiden vaikeustasoa voi varioida osallistujien iän ja tason mukaan. Lyhtytyöpajoja on 8-10 kpl, joista vähintään yksi on kaikille avoin. Osallistujia pajoihin voi tulla yhteensä jopa 150, ja mikäli jokainen pajoihin osallistuva opettaja tekee luokkansa kanssa lyhtyjä, voidaan syksyn aikana Oulussa tehdä jopa tuhat lyhtyä. Loka-marraskuussa 2013 Valosta vetovoimaa hanke ja Uuden Oulun juhlavuosi järjestävät jokaisella uuden Oulun alueella Light Zoo tapahtuman, johon luokissa tehdyt lyhdyt kerätään. Lisäksi tapahtumissa juhlitaan valoa mm. tulishowlla, musiikilla ja mehutarjoilulla. Valoa Oulu! tapahtumaan kerätään mahdollisuuksien mukaan kaikki syksyn aikana tehdyt lyhdyt. - Led- ja valomaalaustyöpajat. Valoa Oulu! festivaalin aikana Valveella järjestetään kaikille avoimia työpajoja. Perjantaina ja lauantaina 22.-23.11. Valveen Konstilassa on mahdollista osallistua Oulun yliopiston Sähköinsinöörikillan elektroniikkakerhon vetämään led-työpajaan, jossa voi mm. askarrella sateenvarjoonsa led-valon. Perjantaina Valveella tarjotaan myös erityisryhmille valomaalaustyöpajoja, sekä lasten omien elokuvien palkintogaalan, Oskari-gaalan jälkeen yleisölle avointa valomaalausta. Työpajat järjestetään yhteistyössä Kulttuuritalo Valveen ja Uuden Oulun juhlavuoden kanssa. - Guerrilla- eli sissivalaisu. Guerrilla- eli sissivalaisun alkuperäisenä tarkoituksena on tuoda esille valon ja valosuunnittelun merkitystä sekä saada asukkaat kiinnostumaan omasta ympäristöstään. Sissivalaisu on sotaa huonoa valaistusta ja turhaa valon käyttöä vastaan, mutta ennen kaikkea se on hauska tapa lisätä tietoisuutta valosta ja valon käytöstä. Jokainen sissivalaisukohde valitaan tarkkaan ja valaistukset suunnitellaan huolellisesti. Oulussa suunnitelmat tehdään Oulun yliopiston arkkitehtuurin opiskelijoiden suunnittelukilpailussa Uutta valoa uuteen Ouluun, mutta sissivalaisijaksi voi ryhtyä kuka vain. Valoa Oulu! valofestivaalin aikana toteutetaan sissivalaisuiskut Oulussa ja Oulunsalossa 22.-23.11. Jokainen sissivalaisutapahtuma noudattaa Social Light Movementin guerrilla-tapahtumien muotoa ja tapahtumat myös dokumentoidaan huolellisesti ennen ja jälkeen - valokuvin. Social Light Movementin perustajat Sharon Stammers ja Martin Lupton tulevat Ouluun opastamaan arkkitehtiopiskelijoita, suunnittelemaan yhdessä kohteita ja suunnitelmia, ja marraskuussa vetämään sissivalaisuiskut läpi. Sissivalaisuiskut suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä Oulun yliopiston arkkitehtuurin osaston sekä Uuden Oulun juhlavuoden kanssa. - Uuden Oulun juhlavuoden tuettujen tapahtumien teemana on syksyllä 2013 valo. Tapahtumat linkittyvät siis osittain myös Valosta vetovoimaa hankkeeseen, sillä ne tukevat hankkeen tavoitteita hyödyntää valoa pimeän aikaan. Osa tuetuista tapahtumista myös sijoittuu Valoa Oulu! festivaalin yhteyteen. Tuettuja tapahtumia ovat mm. KSL:n / Veeran Verstaan Kekripukin rakennus, kekrikulkue ja kekripukin poltto; Suomi-
Venäjä -seuran Haukiputaan osaston Kiiminkijoki-tapahtuma ja joen valaisu; Liekkiryhmä Tulikukan tulitaideesitykset ja UV-valon teatteriesitys sekä Teatteriryhmä Lakkojen Valon taikaa Koitelissa -tapahtuma. Kaiken kaikkiaan tavoitteena on luoda korkeatasoinen, helposti lähestyttävä, koko perheen valotapahtuma, jossa on sekä katsottavaa että koettavaa kaikille. Taiteelliset asiantuntijat: Taiteelliseksi asiantuntijaksi festivaalin sisältöjen suunnittelussa pyydettiin valosuunnittelija Tapio Roseniusta, MSc PLDA (Professional Lighting Designers Association), joka on oululaislähtöinen, Lighting Design Collective SL -toimistoa Madridissa ja Lontoossa johtava valosuunnittelija. Rosenius on kiinnostunut edistämään Oulun kaupunkikulttuurin kehittämistä ja erityisesti laadukkaan valon tuomista Ouluun. Hän on ollut suurena apuna mm. hankkeen pilotti-installaation kilpailutukseen sekä seminaarin suunnitteluun ja asiantuntijoiden valintaan liittyvissä asioissa. Suomen Kulttuurirahaston Pohjois-Pohjanmaan rahasto lahjoitti myös vuosijuhlassaan 3.5. 10 000 euroa Tapio Roseniuksen valoteokseen Heijastuksia, joka tulee Pohjankartanon julkisivuun. Myös Uuden Oulun juhlavuosi, Sivistys- ja kulttuuripalvelut sekä Tilakeskus osallistuvat teoksen rahoittamiseen. Teos on pysyvä muisto Uuden Oulun juhlavuodesta ja hieno yhteistyön osoitus kaikilta siihen osallistuneilta. Teos julkistetaan ja luovutetaan kaupungille julkistustilaisuudessa torstaina 21.11.2013, ja se on osa Valoa Oulu! festivaalia. Taiteilija Kaisa Salmelta on tilattu eläinhahmoisten Light Zoo valaisinten konseptisuunnittelu ja työpajojen toteutus. Kokos Oy:n, Teatterikorkeakoulun yhteiskunnallisen yrityksen, esitystekniikan yksikkö Teakonilta on ostettu konsulttipalveluita pilotti-installaation kilpailutusasiakirjojen teossa. Muina asiantuntijoina hankkeessa on ollut taitelija / videojockey Pedro Terreiro, joka vieraili Oulussa tammikuussa 2013, ja jonka kanssa kartoitettiin mahdollisuutta toteuttaa Ouluun ennennäkemätön, isokokoinen 3D-videomapping-teos. Teosta suunniteltiin toteutettavaksi yhteistyössä Uuden Oulun juhlavuoden kanssa, mutta kesäkuussa 2013 Oulun kaupungin taloudellisen tilanteen huononemisen takia teoksen rahoitus leikattiin pois juhlavuoden budjetista. Yhteistyö muiden toimijoiden kanssa: Tärkeimpänä yhteistyökumppanina hankkeella on Uuden Oulun juhlavuosi projekti. Juhlavuoden syksyssä 2013 teemana on valo, ja toimijat ovat voineet hakea valoteemaisiin tapahtumiin tapahtumatukea. Tapahtumatukihaku päättyi tammikuun 2013 lopussa. Tukea saaneet valoteemaiset tapahtumat ja Valosta vetovoimaa hanke muodostavat yhteisen viestintä- ja markkinointisateenvarjon, jonka alle kerätään syksyn valoteemaiset tapahtumat Oulussa. Marraskuun 21.-24.11. -viikonlopulle keskittyvät tapahtumat muodostavat yhdessä Valoa Oulu! -festivaalin. Raportointikaudella uuden yhteistyötä Uuden Oulun juhlavuoden kanssa on
tehty tiiviisti, mm. yhteisöllisten valotapahtumien, lyhtytyöpajojen ja guerrillavalaistusiskujen suunnittelussa ja organisoinnissa. Merkittävänä ja läheisenä yhteistyökumppanina on myös Oulun Tilakeskus Oy, jonka hallinnoimaan Tähtitornin kahvilarakennukseen tilataan väliaikainen valoinstallaatio. Tilakeskus on myös ilmaissut tavoitteenaan saada pysyvästi Oulun Tilakeskuksen budjettiin valotaidetta ja pysyvää valaisua kaupungin uudisrakennuskohteisiin. Oulun Tuomiokirkkoseurakunta on hankkeen yhteistyökumppanina Frazeninpuiston ja Tuomiokirkon valoinstallaation toteutuksessa. Kulttuuritalo Valveen kanssa tehdään yhteistyötä työpajojen osalta. Perjantaina 22.11. ja lauantaina 23.11. Valveen Konstilassa järjestetään led-valotyöpajat sekä valomaalaustyöpajat. Valomaalaustyöpajat toteuttaa Valopaja kollektiivi Helsingistä. Liikekeskus ry:n kanssa toteutetaan Valoa Oulu! tapahtuman avajaiset yhdessä Tierna-ajan alkamisen ja Rotuaarin jouluvalojen sytyttämisen kanssa. Oulun yliopiston arkkitehtuurin osaston ja Tilakeskuksen kanssa tiiviissä yhteistyössä on suunniteltu ja toteutetaan Valoisa ja vetovoimainen kaupunki seminaari perjantaina 22.11. Seminaarin aamupäivän toteuttaa Valon kaupunki Jyväskylän vetämä Ulkovalaistuksen valistushanke, iltapäivän osuudesta vastaa Valosta vetovoimaa ja Oulun yliopiston Mukautuva kaupunkivalaistus hankkeet. Oulun Energian kanssa suunniteltu installaation suunnittelu ja toteutus keskeytyi Oulun Energian vetäydyttyä yhteistyöstä. Viestintä ja markkinointi: Viestintä- ja markkinointisuunnitelma esiteltiin ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa, ja päivitettyä viestintäsuunnitelmaa käsiteltiin myös sisältöpainotteisessa kokouksessa toukokuussa 2013. Hankkeen viestinnän tavoitteena on tavoittaa ensisijaisesti kaupunkilaiset, viestiä hankkeesta ja sen tavoitteista ja saada kaupunkilaiset osallistumaan aktiivisesti mm. sosiaalisen median kautta. Tärkeää on myös tavoittaa valoalan ammattilaiset sekä kaupunkivalaistuksesta vastaavat kaupunkiorganisaation työntekijät, levittää tietoa ja luoda verkostoja. Hankkeelle on luotu ja avattu Facebook sivu, joka tarjoaa ajankohtaista tietoa hankkeessa tapahtuvista asioista sekä muista, esim. yhteistyökumppaneiden valoteemaisista asioista. Myöhemmin kaupunkilaiset voivat jakaa sivulla esim. omia kuviaan tapahtumasta. Sivu löytyy Facebookista osoitteesta: www.facebook.com/valostavetovoimaa. Hankkeelle on luotu myös kevyt infosivu Ouka.fi-sivustolle: www.ouka.fi/valostavetovoimaa. Uuden Oulun juhlavuoden sivujen yhteyteen tullaan avaamaan Valoa Oulu! festivaalin sekä oheistapahtumien tapahtumasivut, joille ohjataan kävijöitä mm. Facebook-sivustolta ja Valosta vetovoimaa hankkeen infosivulta. Ajankohtainen tieto valotapahtumista tulee olemaan pääasiassa näillä sivuilla.
Valoteemaisista juhlavuoden tapahtumista tiedotetaan syksyllä kaupungin uuden Oulun juhlavuoden nettisivujen ja yhteismarkkinoinnin kautta, kuten myös kaupungin omien julkaisujen ja muiden yhteistyökumppaneiden julkaisujen kautta, mm. OAMKn sidosryhmälehti Aito, Rauhan Tervehdys yms. Hankkeelle on luotu oma graafinen ilme, ns. hanketunnus sekä tapahtumailme, jota käytetään mm. mainosvideossa, julisteissa ja esitteissä. Tämä aurinkomyrsky tunnus on kaupungin AD:n, Niina Penttilän suunnittelema. Mainosvideo kuvataan syyskuussa 2013, ja siitä tulee n, 15s. versio mm. UBI-näyttöjä varten, sekä pidempi, minuutin mittainen versio nettilevitykseen. Videon tuottajana ja tuotantopäällikkönä toimii myös Anna Lanas, ja tuotantoyhtiönä Saha Prod. Mainosvideon levitys UBI- ja Loistonäytöllä alkaa 11.11.; mahdollinen tv-levitys samoihin aikoihin. Valoa Oulu! festivaalia markkinoidaan esitteiden, tiedotteiden, kaupunkitiedotustaulujen, UBI-näyttöjen ja sosiaalisen median kautta. Mahdollisuuksien mukaan mainosvideota esitetään myös tv-mainoksena. Give-awaytuotteina on teetetty Valoa Oulu heijastimia. Nämä ja muu markkinointimateriaali toteutetaan yhteistyössä Uuden Oulun juhlavuoden kanssa. Ohjausryhmän kokoukset ja toiminta: Ensimmäinen ohjausryhmän kokous pidettiin torstaina 31.1.2013 Kaupungintalolla. Ohjausryhmä järjestäytyi, läsnä olivat yhtä asiantuntijajäsentä lukuun ottamatta kaikki hankkeen ohjausryhmän varsinaiset jäsenet. Kokouksessa esiteltiin ja käytiin läpi hankkeen tavoitteet ja toimintasuunnitelma, sekä viestintä- ja markkinointisuunnitelma ja niistä käytiin hyvää keskustelua. Alkuperäisestä ohjausryhmästä on vaihtunut Liikekeskus ry:n varajäsen -uusi varajäsen on Jonne Taponen- sekä Pohjois-Pohjanmaan liiton edustaja. Uusi liiton jäsen on ohjelmakoordinaattori Katarina Timisjärvi. Ohjausryhmän toinen kokous pidettiin perjantaina 17.5. Oulu10:ssä. Kokouksessa käsiteltiin erityisesti hankkeen sisältöjä ja esiteltiin tapahtumakonseptia ja sen sisältöjä. Ohjausryhmän kolmannessa kokouksessa 16.8. käsiteltiin ensimmäisen seurantajakson maksatushakemus sekä väliraportti.
2. Toimintaohjelma seuraavalle raportointikaudelle Valosta vetovoimaa pyrkii lyhyen, 14 kk mittaisen hankkeensa aikana kartoittamaan sitä, minkälaista elämyksellisyyttä Oulussa valolta toivotaan ja pystytään tekemään. Marraskuisen pilottitapahtuman toivotaan viitteitä siitä, miten kaupunkilaiset, kaupunkiorganisaatio ja matkailijat elämyksellisen valaisun kokevat ja mitä odotuksia ja toiveita on. Keskiössä raportointikaudelle 1.7. 31.12.2013 on hankkeen toimintojen, eli pilotti-installaation, yhteisöllisten valotapahtumien ja tapahtumakonseptin toteuttaminen käytännössä, tapahtuman onnistumisen arviointi sekä toimintojen jatkon suunnitteleminen ja loppuraportin tekeminen. Sekä loppuraportissa että jatkosuunnitelmissa pyritään tapahtuman konseptointiin paikalliset tarpeet, resurssit ja pilottitapahtuman palaute huomioiden. Loppuraportoinnissa ja konseptisuunnitelmassa otetaan myös huomioon muiden kaupunkien vastaavien valotapahtumien rakenne, organisointi ja rahoitusmalli. Muut keskeiset toiminnot seuraavalla raportointikaudella ovat pilottitapahtuman markkinointi ja viestintä viestintäsuunnitelman mukaisesti sekä tiedon levittäminen mm. median ja Valoisa ja vetovoimainen kaupunki - seminaarin kautta. Hanke kartoittaa marraskuun tapahtuman aikana kyselytutkimuksella yleisön odotuksia, tyytyväisyyttä ja mahdollisia toiveita. Kysely pyritään toteuttamaan sekä nettikyselynä että tapahtumassa kävijöiden keskuudessa. Vastaukset analysoidaan ja tulokset liitetään hankkeen loppuraporttiin. Hankkeen ja pilottitapahtuman onnistumisen ja palautteen perusteellisen arvioinnin, konseptin toimivuuden ja mahdollisten muutosten arvioinnin, yhteistyökumppaneiden ja verkoston sitouttamisen, sekä loppuraportin kirjoittamisen kannalta hankkeen päättyminen reilu kuukausi pilottitapahtuman jälkeen on haasteellista. Niinpä hankkeen ohjausryhmä onkin päättänyt hakea rahoittajalta enintään kolmen kuukauden jatkoaikaa hankkeelle. Jatko mahdollistaisi yllämainitut toimenpiteet, kun taas hankkeen päättyminen alkuperäisen suunnitelman mukaisesti 31.12.2013 jättää varsin vähän aikaa hankkeen loppuun saattamiseksi.
Valoa Oulu! valofestivaalin tunnuksen on suunnitellut Oulun kaupungin AD Niina Penttilä. 3. Kustannusten toteutuminen verrattuna hankesuunnitelman mukaiseen kustannusarvioon Toteutuneet kustannukset ajalla 30.6.2013: KUSTANNUKSET Hyväksytty kustannusarvio 31.12.2013 Toteuma 30.6.2013 Kumulatiivinen toteuma 30.6.2013 1. Palkka- ja henkilösivukulut 43 120 20 959,30 20 959,30 2. Asiantuntijapalkkiot 65 600 6 120,67 6 120,67 3. Matkakulut 3 000 732,83 732,83 4. Kone- ja laitehankinnat 0 0 0 5. Toimisto- ja vuokrakustannukset 7 280 325,04 325,04 6. Muut menot Yhteensä 1 000 ============= 120 000 170,00 ============= 28 307,84 170,00 ============= 28 307,84 RAHOITUS Rahoitussuunnitelma 31.12.2013 Toteuma 30.6.2013 Kumulatiivinen toteuma 30.6.2013
Valtion rahoitusosuus (MKR) 60 000 14 153,92 14 153,92 Kuntarahoitus 60 000 14 153,92 14 153,92 Muu julkinen rahoitus Yksityinen rahoitus Yhteensä ============= 120 000 ============== 28 307,84 ============== 28 307,84 Kustannusten toteuma on hyvin linjassa suunniteltuun siihen nähden, että pilottitapahtuma ja suurin osa suunnitelluista toimenpiteistä ajoittuu marraskuulle 2013. Seuraavan raportointikauden kustannuksissa tulee olemaan mm. pilotti-installaation kuluja, asiantuntijoiden palkkioita ja matkoja tapahtumaan sekä projektipäällikön syksyn benchmarking-matkoja. 4. Ohjausryhmän lyhyt arvio hankkeen edistymisestä ja jatkotoimenpiteiden tarkoituksenmukaisuudesta sekä hyväksyntä kohdille 1-3 Kokouksessaan 16.8.2013 ohjausryhmä totesi, että on edennyt alkuperäisen hankesuunnitelman mukaisesti ja tulee toteutumaan suunnitellusti. Ohjausryhmä antaa hyväksyntänsä väliraportin kohdille 1-3. Hankkeen tulosten kokoamiselle, loppuraportoinnille ja hankkeen jatkotoimenpiteiden aloittamiselle haetaan jatkoaikaa.