OHJE BE ONLINE VERKKOKAUPPAAN BE Online on verkkokauppa, joka antaa mahdollisuuden BE Groupin asiakkaille syöttää ostotilauksen suoraan BE Groupin Dynamics AX järjestelmään ja kysellä tilauksen tilaa. Järjestelmän käyttäminen edellyttää asiakastilin avaamista BE Groupissa, jolloin järjestelmään syötetään toimitus- ja laskutus- ja sähköpostiosoitteet sekä muut tilinavaamiselle tärkeät tiedot. Sähköpostiosoitetta tarvitaan jotta tilausvahvistukset BE Online tilauksesta saadaan lähetettyä asiakkaalle. Tämän jälkeen asiakastilille avataan Käyttäjätunnus ja salasana, jotka annetaan asiakkaalle. Tilin avauksen yhteydessä on tärkeää antaa kaikkien käyttäjien tiedot, jotta myös heille voidaan avata samalla käyttöoikeudet. TILAA VERKKOKAUPAN TUNNUKSET VASTUUMYYJÄLTÄ TAI ASIAKASPALVELUSTA. VERKKOKAUPPA ON TARKOITETTU VAIN YRITYSASIAKKAILLE. Verkkokaupan osoite on: https://beonline.begroup.se KIRJAUTUMINEN - Aseta saamasi käyttäjänimi. - Aseta saamasi Salasana. - Paina OK näppäintä. 1
Kun olet kirjautunut BE Online järjestelmään, niin avautuu sinulle tämänlainen aloitussivu. ALOITUSSIVUN TOIMINNOT 1. Ostoskori näyttää tämän aloitus sivun tai kesken olevan tilauksen. 2. Valitse tuote avaa tuoteluettelovalikoiman, josta haluttu tuote voidaan valita. 3. Avoin tilaus näyttää aiemmin järjestelmään tekemäsi tilaukset. 4. Vaihda salasana toiminnolla voit vaihtaa tilisi salasanan. 2
5. Asiakkaan tiedot sivulla näet asiakasnumerollesi tallennetut tiedot. Malli alla: 6. Rekisteröi uusi käyttäjä toiminnolla voit antaa (ehdottaa) uudelle käyttäjälle asiakastilisi käyttöoikeuden. Täyttämällä kyseisen toiminnon kentät ja hyväksymällä sen, lähetät viestin asiakaspalveluun joka lähettää sähköpostilla uudelle käyttäjälle ilmoituksen hyväksymisestä. 7. Myyntiehdot: Linkki BE Group Oy:n myynnin erityisehtoihin sekä Teknisen Kaupan terästen ja metallien yleisiin myyntiehtoihin (TK Teräkset ja metallit 2010). 8. Tuotetiedot: Linkki BE Groupin kotisivujen tuoteluetteloon. 9. Yhteystiedot: Linkki kotisivuille asiakaspalvelun yhteystietoihin, verkkokaupan käyttöohje ja yrityksen muut yhteystiedot. Täällä on myös käytössä On-line tuki (Chat). 3
TILAUKSEN TEKEMINEN BE ONLINE JÄRJESTELMÄSSÄ 1. Kirjaudu järjestelmään Tilauksen vaiheet. 2. Paina Aloitussivulla Ostoskori toimintoa. 3. Valitse Tuote painamalla Uusi tuote tuoteluettelosta toimintoa. Avautuu seuraava näkymä: 4
- Valitse haluamasi pääryhmä seuraavista: Pitkät Teräkset, Putkipalkit ja Teräsputket, Kuumavalssatut Teräslevyt, Ohutlevyt, Ruostumaton Teräs, Alumiinit ja Muut Tuotteet. - Valitse taulusta 1 haluamasi tuoteryhmä. - Valitse taulusta 2 haluamasi laatu materiaalille. - Valitse taulusta 3 haluamasi tuote. - Tämän jälkeen paina Lisää tuote painiketta, jolloin valitsemasi tuote siirtyy tilauspohjaan. 4. Tilattavan määrän asettaminen. Määräkenttään tulee kyseisen tuotteen minimitilausmäärä ensisijaisessa myyntiyksikössä. Myyntiyksikköä voit vaihtaa alla olevan listan mukaisesti eri tuoteryhmille: - Pitkät Teräkset: kg ja m. Huomioi nimessä oleva kankipituus käyttäessäsi yksikköä metri. Minimi myyntimäärä on yhden kangen pituus ja seuraavat määrät ovat pituuden kerrannaisia. Esim.(6,12,18,24 ) tai (12,24,36,48 ) - Putkipalkit ja Teräsputket: m. Huomioi nimessä oleva kankipituus on minimi myyntimäärä ja seuraavat määrät ovat pituuden kerrannaisia. - Kuumavalssatut Teräslevyt: kg ja pcs. Järjestelmä tuo ensin yhden kappaleen painon ja myyntiyksiköksi kg, mutta suosittelemme vaihtamaan yksikköön pcs (kappale) ja sen jälkeen muuttamaan määrän haluamanne kappalemäärän mukaan. - Ohutlevyt: kg ja pcs. Järjestelmä tuo ensin yhden kappaleen painon ja myyntiyksiköksi kg, mutta suosittelemme vaihtamaan yksikköön pcs (kappale) ja sen jälkeen muuttamaan määrän haluamanne kappalemäärän mukaan. - Ruostumaton Teräs: kg, pcs ja m. Kankiteräksissä kg ja m, putkissa m ja levyissä kg ja pcs. - Alumiinit: kg, m ja pcs. Kankiteräksissä kg ja m, putkissa m ja levyissä kg ja pcs. - Muut Tuotteet: pcs. 5
5. Toimituspäivän ja muiden kenttien täyttäminen tilausrivillä. - Kun olet asettanut haluamasi määrän ja oikean yksikön kenttiin, aseta Toimituspäivämääräksi se päivä jona haluaisit tavaran toimitettavan sinulle. Haluamasi päivä saattaa olla sellainen jolloin automme ei liiku juuri siihen suuntaan mikä toimitusosoitteesi on, mutta Vahvistuksessa saat tarkemman toimituspäivän. Pyrimme kuitenkin toimittamaan mahdollisimman lähellä pyytämääsi toimituspäivää. - Toimituspäivän asettamisen jälkeen paina Käytettävissä oleva varasto näppäintä niin järjestelmä ilmoittaa löytyykö haluamasi määrä varastosta. Mikäli varastosta ei löydy tilaamaasi määrää, niin järjestelmä pyytää ottamaan yhteyttä yhteyshenkilöön joka tarkistaa järjestelmästä kyseisen materiaalin saatavuuden. Ilmoitus mikäli varastossa: Ilmoitus mikäli varastomäärä ei riitä: - Mikäli haluat tilaamastasi tuotteesta ainestodistuksen, niin merkitse Lähetä ainestodistus ruutu. Ainestodistuspyyntö on rivikohtainen ja se tulee täyttää aina niissä riveissä missä ainestodistus halutaan toimitettavaksi. Ne toimitetaan joko Sähköpostilla tai postitse. - Ainestodistukset veloitetaan erikseen ja niiden hintana on 8 /kpl (ALV 0%). - Asiakkaan merkki kenttään voit asettaa haluamasi merkin joka näkyy rivikohtaisesti sekä Tilausvahvistuksella että Laskulla. 6
Sen jälkeen kun olet täyttänyt pyydetyt kentät, paina Lisää Koriin näppäintä. Näkymä painettuasi Lisää Koriin näppäintä: - Tässä taulussa näet tilaamasi materiaalin hinnan varastointi/hinnoittelu yksikössä sekä rivin kokonaishinnan ilman arvonlisäveroa. Kuten mallissa, mikäli tilaamasi materiaalin hinnoittelu yksikkö on kg ja vaikka tilaat metreinä niin hinnoittelu tulee vain materiaalin hinnoittelu yksikössä. - Rivin päässä on kaksi merkkiä, jolla toisella voit ottaa rivisi uudestaan muokkaukseen ja toisella voit poistaa kyseisen rivin tilaukseltasi. - Mikäli haluat lisätä toisia tuotteita tilauksellesi, niin paina Uusi tuote tuoteluettelosta näppäintä ja aloita tuotteen valinta, määrä ja toimitusaika kuten edellä toimittiin. - Voit poistaa kaikki tilauksesi rivit painamalla Poista tilausrivit näppäintä. - Kun olet syöttänyt kaikki haluamasi tuotteet tilauksellesi, paina Tarkistus näppäintä. 7
TILAUKSEN TARKISTUS - Tällä sivulla on tärkeää tarkistaa että Toimitusasiakkaan nimi sekä osoite ovat oikeat, jotta toimitus tuodaan oikeaan paikkaan. - Täällä voit myös vaihtaa toimitusosoitetta, mikäli haluat sen toimituksen poikkeuksellisesti toiseen osoitteeseen kuin tietokannassa oleva osoite toimituksille on. Se ei kuitenkaan säily tietokannassa, joten mikäli haluat yrityksellesi useampia toimitusosoitteita niin ota yhteyttä BE Groupin yhteyshenkilöön. - Mikäli asetat täällä uuden toimitusosoitteen (Kadunnimi), huomioi että postinumero on oltava oikea. Se ei saa olla postilokeronumero, eli 1:n loppuva (esim.15101). - Täällä voit asettaa tilauksellesi oman Tilausnumeron ja Merkin, jotka näkyvät Tilausvahvistuksessa sekä Laskussa. - Tarkistuksen jälkeen paina Siirry tilauksen yhteenvetoon näppäintä jatkaaksesi. Tilauksen yhteenveto: - Täältä näet tilauksesi toimitusosoitteen, laskutusosoitteen, tilausnumerosi ja merkkisi. - Täältä näet myös tilauksen kokonaispainon, joka on laskettu materiaalien teoriapainojen mukaan. Kokonaispaino tarkentuu kun materiaali kerätään toimitusta varten. - Täältä näet arvioidun rahtiveloituksen, mikä tarkentuu kun tilauksen kokonaispaino on varmistunut. - Mikäli haluat tehdä tilauksellesi muutoksia tai lisätä tilausrivejä, paina Takaisin tilausriveille näppäintä. - Mikäli yhteenvedossa on kaikki kuten haluat, niin paina Lähetä tilaus näppäintä. 8
Näkymä kun olet painanut Lähetä tilaus näppäintä tulee seuraava näkymä: Tämän jälkeen BE Groupin yhteyshenkilö ottaa tilauksesi käsittelyyn ja tarkistaa järjestelmästä todellisen toimituspäivämäärän. Kun nämä on tehty lähetetään asiakkaalle tilausvahvistus sähköpostilla. Tilauksen etenemistä voit seurata myös BE Online järjestelmästä. Avoin tilaus toiminnosta voit seurata tilauksen etenemistä: 9
TILAUKSEN SEURAAMINEN Kun olet painanut BE Groupin tilausnumeroa avautuu seuraava näkymä: Täällä näkyy tilauksesi rivit, rivien tila, vahvistettu toimituspäivämäärä. Lisäksi tämä näkymä seuraa tilauksesi etenemistä: - Keräilty eli kun materiaali on kerätty valmiiksi toimitusta varten tulee keräilty kohtaan se määrä mitä materiaalia on todellisuudessa kerätty. - Kun Toimitettu kohtaan tulee lukema, niin silloin tilaukselle on otettu lähete. - Kun Laskutettu kohtaan tulee lukema, niin materiaali on matkalla tai jo toimitettu asiakkaalle. Lisätietoja ja tukea Asiakaspalvelusta: - 03 825 2500 (puhelinpalvelu arkisin 8-16) - asiakaspalvelu@begroup.fi (sähköposti) - www.begroup.fi/yhteystiedot (Chat on-line-tuki ja muut yhteystiedot) - www.begroup.com/fi/be-group-finland/ota-yhteytta/verkkokauppa/ (ohjeet) 10