Ohjeita esaratiedostojen lähettäjälle Kelan työnantaja-asiakkaille 2017
Sisällysluettelo Palkkaohjelman edellytykset Lähettäjän edellytykset esara-tiedostoissa lähetettävät hakemukset esara-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset Lomakkeet, joita ei voi lähettää esara-tiedostossa Tiedoston lähettämisen vaiheet Lähettämisessä huomioitavaa Tarkista lähetys Uusi palkkailmoitus XML-tiedostossa Kysymykset ja palautteet 2
Palkkaohjelman edellytykset Palkkaohjelmaan tulee olla toteutettu ns. esaratoiminnallisuus Y17- ja/tai SV18-paperilomakkeita vastaavat tiedot Kela vastaanottaa esara-tiedostoja Peräkkäistiedoston muodossa, versio 3.7 XML-muotokieltä käyttäen, versio 1.0 ja 1.1 Peräkkäistiedostoa käyttävä esara-sovellus siirrettävä XML-muotokieleen lähivuosina 3.7 versiolla voi edelleen lähettää muita kuin osakuntoutusrahan tai tartuntatautipäivärahan hakemuksia 3
Palkkaohjelman edellytykset esara-toiminnallisuus 01/2017 Palkkaohjelma Peräkkäistiedosto 3.7 XML versio 1.0 XML versio 1.1 CGI Fenix x CGI Hijat x CGI Palkat x CGI Satus ja Sonet x CGI Pegasos x Mepco x Personec F ja W x EmCe x CGI Populus x CGI Prima x 4
Lähettäjän edellytykset Lähettäjällä tulee olla ns. vahva Katso-tunniste ja Työnantajaorganisaation valtuutus ja Kelan Katso-rooli Hakemukset, maksut ja päätökset Työnantajaorganisaation Katso-pääkäyttäjä voi myöntää valtuutuksen ja roolin myös toiselle organisaatiolle, esim. tilitoimistolle, joka voi siirtää valtuutuksen Katso-tunnisteelle Lue lisää Katso-tunnisteen luomisesta ja valtuutuksen myöntämisestä www.yritys.tunnistus.fi 5
Lähettävät tiedostot 6 Voit lähettää kerralla haluamasi määrän tiedostoja. Voit koota yhteen tiedostoon haluamasi määrän lomakkeita/tietueita yhdeltä tai useammalta työnantajalta, joilta valtuutus on myönnetty. Lähetetty tiedosto näytetään Ilmoitin.fi:n Arkistossa heti lähetyksen jälkeen - Lähetetyt tiedostot näytetään Ilmoitin.fi-palvelussa vain lähettäjälle Lähetetyt lomakkeet näytetään Kelan asiointipalvelussa seuraavana päivänä. Lähettäminen kannattaa aloittaa pienistä tiedostoista. Sovi organisaatiossasi, kuka/ketkä lähettävät tiedostoja.
esara-tiedostoissa lähetettävät hakemukset esara-tiedostossa voi hakea työnantajalle seuraavia etuuksia (suluissa etuutta kuvaava koodi) Sairauspäivärahaa (01) osasairauspäivärahaa (02), tartuntatautipäivärahaa (07) ja luovutuspäivärahaa (08) Äitiys-, isyys- ja vanhempainpäivärahaa (03) sekä erityisäitiysrahaa (04) Kuntoutusrahaa (05) Nämä haetaan työnantajalle ilmoittamalla poissaoloajan palkka esaralomakkeella (esim. XML-lomake HakemusY17) Lomakustannuskorvausta Korvaus vanhempainpäivärahan ajalta kertyneistä vuosilomakustannuksista (SV18-lomake) 7
esara-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset esara-tiedostossa voi lähettää ilmoituksia etuuskoodeilla 01-08 Hakemukseen esitettävät ns. 6 kuukaudet työtulot Palkaton poissaolo Lähetettyyn hakemukseen liittyvä lisäselvitys (lomakkeeseen muodostetaan vain Lisätieto-tekstikenttä) Lomakustannuskorvaukseen (SV18) liittyvän lisätiedon voi toistaiseksi vain peräkkäistiedostomuodossa 8
Lomakkeet, joita ei voi lähettää esaratiedostossa Seuraavat lomakkeet voi lähettää sähköisesti Kelaan vain Työnantajan asiointipalvelussa (kela.fi) Perhevapaakorvauksen hakemus ja sitä täydentävä ilmoitus Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta vanhempainpäivärahaa varten Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta osasairauspäivärahaa varten Työskentely ulkomailla Todistus työajasta lastenhoidon tukea varten 9
Tiedoston lähettämisen vaiheet Jos palkkaohjelmaan ei ole toteutettu rajapintasovellusta, kokoa tiedosto ja tallenna se palkkaohjelmassa/organisaatiossa sovitulla tavalla ja lähetä se Ilmoitin.fi -palvelussa seuraavasti 1. Kirjaudu www.ilmoitin.fi palveluun 2. Valitse Katso OTP-tunnistautuminen 3. Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksillasi 4. Valitse Aineiston lähetys 5. Tarkasta tiedostojen oikeellisuus 6. Lähetä virheetön tiedosto/tiedostot 7. Tarkista lähetys tarpeen mukaan Arkisto-toiminnolla 8. Tarkista lähetetyt lomakkeet tarpeen mukaan kela.fi:n Työnantajan asiointipalvelussa seuraavana päivänä. 10
Tiedoston lähettämisen vaiheet Kirjaudu Ilmoitin.fi-palveluun Palveluun voi kirjautua vain Katso-tunnisteella. 11
Tiedoston lähettämisen vaiheet Valitse Katso OTP -tunnistautuminen Valitse OTP 12
Tiedoston lähettämisen vaiheet Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksilla Kirjaudu-valinnan jälkeen palvelu pyytää henkilökohtaisen kertakäyttösalasanan. 13
Tiedoston lähettämisen vaiheet Valitse Aineiston lähetys Etunimi Sukunimi 14 Valitse Aineiston lähetys, jos lähetät tai tarkastat esaratiedoston muodollisen oikeellisuuden.
Tiedoston lähettämisen vaiheet Tarkista tiedostojen oikeellisuus Etunimi Sukunimi 15 Voit lähettää virheettömän aineiston, tarkistaa useita tiedostoja ja poistaa tarkistettuja tiedostoja.
Tiedoston lähettämisen vaiheet Lähetä virheetön tiedosto Etunimi Sukunimi 16 Lähetä painikkeella tiedosto siirretään Kelan palvelimelle.
Lähettämisessä huomioitavaa Älä lähetä samaa tiedostoa uudelleen Etunimi Sukunimi Arkistossa näytettävä tiedosto on siirretty Kelaan. Aiemmin lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäjälle. 17 Keskeytä lähettäminen, jos saat tämän ilmoituksen.
Lähettämisessä huomioitavaa Selvitä virheet Avaa virhelistaus ja selvitä virhe. Korjaa virheet palkkaohjelmassa. Yksikin virheellinen lomake estää tiedoston lähettämisen. 18
Lähettämisessä huomioitavaa Korjaa virheet palkkaohjelmassa 00000-123A Virheet korostetaan punaisella Huomautukset korostetaan keltaisella Virheen kuvauksessa näytetään se henkilötunnus, jota koskevassa lomakkeessa on kuvauksen mukainen virhe (XML) Korjaa virhe palkkaohjelmassa ja kokoa tiedosto uudelleen ja valitse se Ilmoitin-palvelussa uudelleen tarkistettavaksi. 19
Tarkista lähetys Ilmoitin.fi:ssä Lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäneelle henkilölle. Lähetetty tiedosto näytetään Arkistossa heti lähetyksen jälkeen. Arkistossa näytettävän tiedoston lähetys on onnistunut. Ilmoitin siirtää tiedostot Kelaan. Kela siirtää tiedostot etuusjärjestelmiinsä arkipäivisin n. klo 22.30 lukien. 20
Tarkista lähetys - Työnantajan asiointipalvelussa Voit tarkistaa lähetyt esara-lomakkeet Työnantajan asiointipalvelusta (kela.fi) työnantajakohtaisesti ja henkilötunnuksittain lähetystä seuraavana päivänä: 1. Kirjaudu Työnantajan asiointipalveluun Katso OTP -tunnuksella. 2. Valitse työnantaja, jonka nimissä olet lähettänyt esara-tiedoston. 3. Valitse palvelussa Kirjaudun palveluun työntekijän henkilötunnuksella. 4. Valitse navigaattorista Aiemmin lähetetyt. 5. Valitse etuus, josta olet lähettänyt esara-lomakkeen. 6. Valitse päivämäärä, jolloin lomake on lähetetty. 7. Tarkista lomakkeen sisältö. 21
Tarkista lähetys - Kirjaudu Työnantajan asiointipalvelu -selainsovellukseen http://www.kela.fi/asiointi-tyonantajien-asiointipalvelu Jos sinulla on valtuutus usealta organisaatiolta, valitse oikea Y- tunnus. Jos sinulla on valitulta organisaatiolta useita rooleja, valitse Kirjaudun palveluun työntekijän henkilötunnuksella. 22
Tarkista lähetys - Valitse Aiemmin lähetetyt 1234567-8 Yritys Ky 010101-123A Sukunimi, Etunimi Voit katsoa työntekijää koskevat saman työnantajan nimissä aiemmin sähköisesti lähetetyt hakemukset ja ilmoitukset. Selainsovelluksella lähetetyt lomakkeet näytetään valikolla heti lähetyksen jälkeen esara-tiedostoissa lähetyt lomakkeet näytetään lähetystä seuraavana päivänä 23
Tarkista lähetys - Valitse etuus 1234567-8 Yritys Ky 010101-123A Sukunimi, Etunimi 24 Valitse etuus, josta lomake on lähetetty. Etuuden nimi näytetään, jos lomakkeita on lähetetty kuluvan tai 2 edellisen kalenterivuoden aikana. Valikolla näytetään myös etuudet, joista voi lähettää lomakkeita vain Työnantajan asiointipalvelussa.
Tarkista lähetys - Avaa lomake päivämäärän mukaan 1234567-8 Yritys Ky 010101-123A Sukunimi, Etunimi Klikkaamalla päivämäärää Pdflomake avautuu. Luettelossa näytetään myös Työnantajan asiointipalvelussa lähetetyt lomakkeet 25
Tarkista lähetys - Pdf-lomake Lomakkeen koodi on ESRalkuinen, jos se on lähetetty esara-tiedostona ja ESAalkuinen, jos se on lähetetty Työnantajan asiointipalvelussa. 010101-123A Sukunimi, Etunimi 1234567-8 Yritys Ky Onko työnantajan nimi kirjoitettu oikein? Nimi saadaan Katsopalvelusta, jos lomake on lähetetty Työnantajan asiointipalvelun selainsovelluksella. Ilmoita työnantajan nimi esara-tiedostossa samalla tavalla kuin se on kirjoitettu Katsopalveluun. 26 Tilitoimisto Heinäsirkka Sirkka Heinä PL 10 00000 Kaupunki Etunimi Sukunimi -----------------------------------------------------------------------
Uusi palkkailmoitus XML-tiedostossa valinnan vaikutus lomakkeen tekstiin Uusi palkkailmoitus valinta on aina vapaaehtoinen, jos palkkaohjelma käyttää XMLversiota 1.0 Jos Uusi palkkailmoitus valintaa ei ole tehty eikä päivämäärää ole ilmoitettu, tieto tulkitaan Eivaihtoehdoksi, ja päiväraha maksetaan työntekijälle itselleen ilmoitetun palkkajakson jälkeen. Peräkkäistiedostoa tai XMLversiota 1.1 käyttävälle valinta on pakollinen, jos ilmoitettu palkkajakso ei kata koko työstäpoissaoloaikaa. -------------------------------------------------------------------------- 27
Kysymykset ja palautteet Etuuksiin liittyvät sisältökysymykset Työnantajien puhelinpalveluun 020 692 235 ma-pe klo 9-16 Valitse 1, jos asiasi koskee sairauspäivärahoja tai kuntoutusrahaa Valitse 3, jos asiasi koskee vanhempainpäivärahoja, perhevapaita, vuosilomakustannuskorvausta tai perhevapaakorvausta Lisätietoja: www.kela.fi/tyonantajat Tilaa uutiskirje Työnantajainfo: www.kela.fi/uutiskirje Kelan asiointipalveluja koskevat kysymykset sähköpostitse: esara(at)kela.fi Anna palautetta: http://www.kela.fi/palaute 28