Kelan työnantaja-asiakkaat

Transkriptio

1 Ohjeita esaratiedostojen lähettäjälle Kelan työnantaja-asiakkaat 2017

2 Sisällysluettelo Palkkaohjelman edellytykset Lähettäjän edellytykset esara-tiedostoissa lähetettävät hakemukset esara-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset Lomakkeet, joita ei voi lähettää esara-tiedostossa Tiedoston lähettämisen vaiheet Lähettämisessä huomioitavaa Tarkista lähetys Uusi palkkailmoitus XML-tiedostossa Kysymykset ja palautteet 2

3 Palkkaohjelman edellytykset Palkkaohjelmaan tulee olla toteutettu ns. esaratoiminnallisuus Y17- ja/tai SV18-paperilomakkeita vastaavat tiedot Kela vastaanottaa esara-tiedostoja Peräkkäistiedoston muodossa, versio 3.7 XML-muotokieltä käyttäen, versio 1.0 ja 1.1 Peräkkäistiedostoa käyttävä esara-sovellus siirrettävä XML-muotokieleen lähivuosina 3.7 versiolla voi edelleen lähettää muita kuin osakuntoutusrahan tai tartuntatautipäivärahan hakemuksia 3

4 Palkkaohjelman edellytykset esara-toiminnallisuus 01/2017 Palkkaohjelma Peräkkäistiedosto 3.7 XML versio 1.0 XML versio 1.1 CGI Fenix x CGI Hijat x CGI Palkat x CGI Satus ja Sonet x CGI Pegasos x Mepco x x Personec F ja W x EmCe x CGI Populus x CGI Prima x 4

5 Lähettäjän edellytykset Lähettäjällä tulee olla ns. vahva Katso-tunniste ja Työnantajaorganisaation valtuutus ja Kelan Katso-rooli Hakemukset, maksut ja päätökset Työnantajaorganisaation Katso-pääkäyttäjä voi myöntää valtuutuksen ja roolin myös toiselle organisaatiolle, esim. tilitoimistolle, joka voi siirtää valtuutuksen Katso-tunnisteelle Lue lisää Katso-tunnisteen luomisesta ja valtuutuksen myöntämisestä 5

6 Lähettävät tiedostot 6 Voit lähettää kerralla haluamasi määrän tiedostoja. Voit koota yhteen tiedostoon haluamasi määrän lomakkeita/tietueita yhdeltä tai useammalta työnantajalta, joilta valtuutus on myönnetty. Lähetetty tiedosto näytetään Ilmoitin.fi:n Arkistossa heti lähetyksen jälkeen - Lähetetyt tiedostot näytetään Ilmoitin.fi-palvelussa vain lähettäjälle Lähetetyt lomakkeet näytetään Kelan asiointipalvelussa seuraavana päivänä. Lähettäminen kannattaa aloittaa pienistä tiedostoista. Sovi organisaatiossasi, kuka/ketkä lähettävät tiedostoja.

7 esara-tiedostoissa lähetettävät hakemukset esara-tiedostossa voi hakea työnantajalle seuraavia etuuksia (suluissa etuutta kuvaava koodi) Sairauspäivärahaa (01) osasairauspäivärahaa (02), tartuntatautipäivärahaa (07) ja luovutuspäivärahaa (08) Äitiys-, isyys- ja vanhempainpäivärahaa (03) sekä erityisäitiysrahaa (04) Kuntoutusrahaa (05) Nämä haetaan työnantajalle ilmoittamalla poissaoloajan palkka esaralomakkeella (esim. XML-lomake Hakemus Y17) Vuosilomakustannuskorvausta ja perhevapaakorvausta Korvaus vanhempainpäivärahan ajalta kertyneistä vuosilomakustannuksista ja perhevapaakorvaus äidin vähintään kuukauden palkallisesta äitiysvapaasta tai adoptioäidin vanhempainvapaalta (SV18-lomake). 7

8 esara-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset esara-tiedostossa voi lähettää ilmoituksia etuuskoodeilla Hakemukseen esitettävät ns. 6 kuukaudet työtulot Palkaton poissaolo Lähetettyyn hakemukseen liittyvä lisäselvitys (lomakkeeseen muodostetaan vain Lisätieto-tekstikenttä) Lomakustannuskorvaukseen (SV18) liittyvän lisätiedon voi toistaiseksi vain peräkkäistiedostomuodossa 8

9 Lomakkeet, joita ei voi lähettää esaratiedostossa Seuraavat lomakkeet voi lähettää sähköisesti Kelaan vain Työnantajan asiointipalvelussa (kela.fi) Perhevapaakorvauksen hakemus ja sitä täydentävä ilmoitus Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta vanhempainpäivärahaa varten Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta osasairauspäivärahaa varten Työskentely ulkomailla Todistus työajasta lastenhoidon tukea varten 9

10 Tiedoston lähettämisen vaiheet Jos palkkaohjelmaan ei ole toteutettu rajapintasovellusta, kokoa tiedosto ja tallenna se palkkaohjelmassa/organisaatiossa sovitulla tavalla ja lähetä se Ilmoitin.fi -palvelussa seuraavasti 1. Kirjaudu palveluun 2. Valitse Katso OTP-tunnistautuminen 3. Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksillasi 4. Valitse Aineiston lähetys 5. Tarkasta tiedostojen oikeellisuus 6. Lähetä virheetön tiedosto/tiedostot 7. Tarkista lähetys tarpeen mukaan Arkisto-toiminnolla 8. Tarkista lähetetyt lomakkeet tarpeen mukaan kela.fi:n Työnantajan asiointipalvelussa seuraavana päivänä. 10

11 Tiedoston lähettämisen vaiheet Kirjaudu Ilmoitin.fi-palveluun Palveluun voi kirjautua vain Katso-tunnisteella. 11

12 Tiedoston lähettämisen vaiheet Valitse Katso OTP -tunnistautuminen Valitse OTP 12

13 Tiedoston lähettämisen vaiheet Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksilla Kirjaudu-valinnan jälkeen, palvelu pyytää henkilökohtaisen kertakäyttösalasanan. 13

14 Tiedoston lähettämisen vaiheet Valitse Aineiston lähetys Etunimi Sukunimi 14 Valitse Aineiston lähetys, jos lähetät tai tarkastat esaratiedoston muodollisen oikeellisuuden.

15 Tiedoston lähettämisen vaiheet Tarkista tiedostojen oikeellisuus Etunimi Sukunimi 15 Voit lähettää virheettömän aineiston, tarkistaa useita tiedostoja ja poistaa tarkistettuja tiedostoja.

16 Tiedoston lähettämisen vaiheet Lähetä virheetön tiedosto Etunimi Sukunimi 16 Lähetä painikkeella tiedosto siirretään Kelan palvelimelle.

17 Lähettämisessä huomioitavaa Älä lähetä samaa tiedostoa uudelleen Etunimi Sukunimi Arkistossa näytettävä tiedosto on siirretty Kelaan. Aiemmin lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäjälle. 17 Keskeytä lähettäminen, jos saat tämän ilmoituksen.

18 Lähettämisessä huomioitavaa Selvitä virheet Avaa virhelistaus ja selvitä virhe. Korjaa virheet palkkaohjelmassa. Yksikin virheellinen lomake estää tiedoston lähettämisen. 18

19 Lähettämisessä huomioitavaa Korjaa virheet palkkaohjelmassa A Virheet korostetaan punaisella Huomautukset korostetaan keltaisella Virheen kuvauksessa näytetään se henkilötunnus, jota koskevassa lomakkeessa on kuvauksen mukainen virhe (XML) Korjaa virhe palkkaohjelmassa ja kokoa tiedosto uudelleen ja valitse se Ilmoitin-palvelussa uudelleen tarkistettavaksi. 19

20 Tarkista lähetys Ilmoitin.fi:ssä Lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäneelle henkilölle. Lähetetty tiedosto näytetään Arkistossa heti lähetyksen jälkeen. Arkistossa näytettävän tiedoston lähetys on onnistunut. Ilmoitin siirtää tiedostot Kelaan. Kela siirtää tiedostot etuusjärjestelmiinsä arkipäivisin n. klo lukien. 20

21 Tarkista lähetys - Työnantajan asiointipalvelussa Voit tarkistaa lähetyt esara-lomakkeet Työnantajan asiointipalvelusta (kela.fi) työnantajakohtaisesti ja henkilötunnuksittain lähetystä seuraavana päivänä: 1. Kirjaudu Työnantajan asiointipalveluun Katso OTP -tunnuksella. 2. Valitse työnantaja, jonka nimissä olet lähettänyt esara-tiedoston. 3. Valitse palvelussa Kirjaudun palveluun työntekijän henkilötunnuksella. 4. Valitse navigaattorista Aiemmin lähetetyt. 5. Valitse etuus, josta olet lähettänyt esara-lomakkeen. 6. Valitse päivämäärä, jolloin lomake on lähetetty. 7. Tarkista lomakkeen sisältö. 21

22 Tarkista lähetys - Kirjaudu Työnantajan asiointipalvelu -selainsovellukseen Jos sinulla on valtuutus usealta organisaatiolta, valitse oikea Y- tunnus. Jos sinulla on valitulta organisaatiolta useita rooleja, valitse Kirjaudun palveluun työntekijän henkilötunnuksella. 22

23 Tarkista lähetys - Valitse Aiemmin lähetetyt Yritys Ky A Sukunimi, Etunimi Voit katsoa työntekijää koskevat saman työnantajan nimissä aiemmin sähköisesti lähetetyt hakemukset ja ilmoitukset. Selainsovelluksella lähetetyt lomakkeet näytetään valikolla heti lähetyksen jälkeen esara-tiedostoissa lähetyt lomakkeet näytetään lähetystä seuraavana päivänä 23

24 Tarkista lähetys - Valitse etuus Yritys Ky A Sukunimi, Etunimi 24 Valitse etuus, josta lomake on lähetetty. Etuuden nimi näytetään, jos lomakkeita on lähetetty kuluvan tai 2 edellisen kalenterivuoden aikana. Valikolla näytetään myös etuudet, joista voi lähettää lomakkeita vain Työnantajan asiointipalvelussa.

25 Tarkista lähetys - Avaa lomake päivämäärän mukaan Yritys Ky A Sukunimi, Etunimi Klikkaamalla päivämäärää Pdflomake avautuu. Luettelossa näytetään myös Työnantajan asiointipalvelussa lähetetyt lomakkeet 25

26 Tarkista lähetys - Pdf-lomake Lomakkeen koodi on ESRalkuinen, jos se on lähetetty esara-tiedostona ja ESAalkuinen, jos se on lähetetty Työnantajan asiointipalvelussa A Sukunimi, Etunimi Yritys Ky Onko työnantajan nimi kirjoitettu oikein? Nimi saadaan Katsopalvelusta, jos lomake on lähetetty Työnantajan asiointipalvelun selainsovelluksella. Ilmoita työnantajan nimi esara-tiedostossa samalla tavalla kuin se on kirjoitettu Katsopalveluun. 26 Tilitoimisto Heinäsirkka Sirkka Heinä PL Kaupunki Etunimi Sukunimi

27