Pohjois-Pohjanmaan sote- ja maakuntauudistus Toimitilat ja kiinteistöt Valmistelun tilanne 10.11.2017 Pasi Keskitalo
Maakunnille vuokrattavat tilat Maakuntien tilakeskus yhtiö valmistelu Investointihankkeet Vuokranmääritys Vuokrasopimuksien siirtotapaukset
Maakuntien tilakeskus -yhtiö
Toiminnan käynnistäminen etenee kolmessa vaiheessa
Yhtiön valmistelun tilanne Perustettu Senaatti-kiinteistöjen tytäryhtiöksi 1/2017, toimii tässä vaiheessa emoyhtiön rahoituksella Yhtiöön 1.1.2020 siirtyvän omaisuuden Due diligence tehty, mutta asioita on vielä tarkennettava Omaisuuden arvo 9/2017 luokkaa 3,4 Mrd, velat n. 2 Mrd, tulevia hankkeita yli 4 Mrd Tilojen tarve maakunnilla on n. 10,5 Milj. htm2 Tähän mennessä tehty edellisen lisäksi alustava liiketoimintamalli, taloushallinnon perusselvitys, alustava ICTarkkitehtuuri, palvelulupaus, vuokrauksen perusteet. ym Kunnilta vuokrattavien tilojen selvitys käynnistetty (FSG-konsultointi) Vuokra-arviot luvattu simulointiprosessia varten sekä omasta taseesta että edelleenvuokrauksesta 5/2018 Yhtiön kiinteistöhallintajärjestelmäksi valittu CGI:n Koki Senaatin puitesopimuksen perusteella
Valmistelun henkilöresurssit Yhtiössä 9/2017 yhteensä 13 työntekijää, oletus 12/2019 muutamia kymmeniä Henkilöstövuokraus sairaanhoito- ja erityishuoltopiireistä alkanut hyvin, mutta toivomme jatkossa lisääntyvää aktiivisuutta Yhtiön rinnalla toimii 18 hengen projektiryhmä Perustetaan myös asiakasneuvottelukunta Perussopimus tehty 4 sairaanhoitopiirin ja 1 erityishuoltopiirin kanssa, keskusteluja käyty useiden kanssa Työpanos syksyn 2017 aikana n. 10 henkilöä ja 60 viikkotyötuntia Perusselvityksiä hankittu suorahankintana mm. Inspiralta, Deloitelta, PWC:ltä KPMG- valittu kilpailun perusteella 08/2017 johdon ja kehittämisen konsultointiin ICT-konsultointiin oma konsulttikilpailu Yhtiölle valittu viestinpäällikkö eli lisäämme merkittävästi viestintäämme
Yhtiöön siirtyvä henkilöstö Sairaanhoito- ja erityishuoltopiirien henkilöstö siirtyy voimaanpanolain 14 :n mukaan maakunnan palvelukseen ja kiinteistönpidosta vastaava henkilöstö sitä kautta tilakeskuksen palvelukseen. Tilakeskukseen siirtyvä henkilöstö määräytyy sen mukaan mitä tehtäviä tilakeskus tulee hoitamaan palvelulupauksensa mukaisesti Due diligensen mukaan yhtiöön siirtyisi kuntayhtymistä n. 1200 kiinteistöhallinnon, -ylläpidon ja rakennuttamisen työntekijää Palveluyhtiöiden, kuten HUS-kiinteistöt Oy, Kastek Oy ym. henkilöstö siirtynee yhtiöiden mukana kokonaan Yleis- ja taloushallinnon henkilöstöä ei yhtiöön ilmeisesti siirry lainkaan, mutta nämä tehtävät ulkoistetaan mahdollisuuksien mukaan Hetli OY:lle Toimipisteitä tulee olemaan jokaisessa maakunnassa sekä myös aluesairaaloissa. Alustavasti on laskettu että n. 55 toimipisteessä
Investointihankkeet
Investointihankkeen pääkohdat Investointihankkeen käynnistämispäätös edellyttää aina vuokrasopimukseen allekirjoitusta molemmin puolin Tarveselvitysvaiheessa käytetään Hankkeen valmistelusopimusta kustannuksista ja vastuista sopimiseen (ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta) Yhtiön toteuttamat investoinnit ovat aina vuokravaikutteisia Periaate käytössä 1.1.2020 alkaen, kunnes yhtiön perustamishistoriasta siirtyvä riski hallinnassa Investointien aiheuttama vuokravaikutus ( ) määritetään investointien kannattavuuslaskelmalla Vuokravaikutus perustuu toteutuneisiin kustannuksiin eli vuokran määrä tarkistetaan taloudellisen loppuselvityksen jälkeen todellisten rakennuskustannusten mukaiseksi Vuokrasopimus laaditaan investointipäätöshetkellä tiedossa olevilla kustannusvaikutuksilla Huomioimalla kustannusmuutokset täysimääräisesti hankkeen ajalta ei tilakeskus sisällytä vuokrahinnoittelussa investointikustannusten nousuun liittyvää riskitekijää, mikä nostaisi vuokralaisen kustannuksia tarpeettomasti Käyttösidonnaisten erityiskiinteistöjen vuokranmäärityksen ennakoimattomat riskit hallitaan parhaiten todellisiin kustannuksiin perustuvalla laskentaperiaatteella Hanke toteutetaan yhteistyössä asiakkaan kanssa, tiukalla ammattitaitoisella talouden ohjauksella
Sopimuksen muutos vs. uusi sopimus Investointia arvioitaessa ja suunniteltaessa on arvioitava onko nykyistä vuokrasopimusta muutettava ts. muuttuuko sopimustasapaino investoinnin myötä (riskien hallinta, vuokrakauden pituus, ylläpitokustannus muutos jne.) Pienehköt käyttäjälähtöiset investoinnit voidaan toteuttaa vuokralisänä ns. annuiteettivuokrana 5-10 vuoden vuokra-ajalla, mikäli kohteen vuokra-aikaa on jäljellä riittävästi Mikäli tehtävän investoinnin takaisinmaksuaika tai teknis-taloudellinen pitoaika on eri mittainen kuin vuokrasopimuksen kausi, käytetään näistä lyhyempää Erityisesti kiinnitettävä huomiota ylläpitokustannusten muutoksiin Suuremmissa kohteissa voidaan vuoden aikana tehtävät lukuisat, pienet muutostyöt yhdistää yhdeksi lisäsopimukseksi (vuoden lopussa), mutta kaikista töistä tulee silti vuokravaikutus sopia yhdessä asiakkaan ja tilakeskuksen välillä Jos kohteessa on jo lukuisia lisävuokria alkuperäisen sopimuksen päälle tehtynä, on arvioitava koko sopimuksen uudistamista em. sopimukset yhdistäen
Investointien OHJAUS- ja rakennuttamisprosessi ASIAKKUUDEN HOITO Tarveselvitys Investointiesitys Hankesuunnitelma Kannattavuuslaskelma Hankesuunnitelman hyväksyntä Investointivaltuutus (Maakunnan investointisuunnitelma) INVESTOINTIAIHIO YLLÄPITO Hankkeen valmistelusopimus Vuokrasopimus Vuokrasopimuksen lopullinen tarkistus Taloudellinen loppuselvitys Yleissuunnitelmat Yleissuunnitelmien hyväksyntä ja vuokrasopimuksen 1. tarkistus RAKENNUTTAMINEN Rahoitus- ja rakentamispäätös
Hankkeen sopimusvaiheet 1. Hankkeen valmistelusopimuksessa sovitaan tarve- ja hankeselvityksen sekä hankesuunnittelun tavoitteet, projektinhoidon menettelyt sekä kustannusvastuut MT:n ja vuokralaisen kesken. 2. Hankesuunnitelman pohjalta tehdään vuokrasopimus, joka korvaa aiemmin tehdyn hankkeen valmistelusopimuksen. Osapuolet allekirjoittavat sopimuksen ja sitoutuvat sen mukaisiin vuokrasopimusehtoihin, kunnes investoinnin kustannusarvio on tarkentunut (esim. saatu urakkatarjoukset). 3. Vuokrasopimus tarkistetaan hankkeen tietojen tarkennettua yleissuunnittelun myötä, jonka jälkeen Maakuntien tilakeskus voi tehdä rahoitus- ja rakentamispäätöksen. 4. Lopullinen vuokrasopimus tarkistetaan muutosliitteellä toteutuneiden kustannusten ja sisältöjen mukaiseksi.
Investointikustannukset Investoinnin kustannukset, jotka otetaan huomioon aktivoinnissa ja vuokran määrittelyssä Suunnittelukustannukset tarveselvitysvaiheen alusta lähtien Rakentamisen ja käyttöönoton kustannukset sekä rakennusvaiheen ylläpitokustannukset Rakentamisen aikaiset pääomakustannukset hankekohtaisen tai tilakeskuksen yleisrahoituksen mukaisella VPO-kustannuksella, sisältäen rahoituksen järjestämiseen liittyvät kustannukset Rakentamisen aikaiset maanvuokra- ja kiinteistöverokustannukset Tontin hankintaan ja kehittämiseen liittyvät kustannukset (mm. kaavoituksen konsulttikustannukset, maankäyttösopimukset ja niiden kehittämiskorvaukset, rakentamiskelpoisuuden varmistaminen) Hankkeen aiheuttamat infrarakenteiden kustannukset Mahdolliset vanhojen rakennusten purkukustannukset (ei välttämättä voida aktivoida, huomioitava muutoin) (Avustukset ja muut tuet)
Vuokran laskenta Vuokran laskennassa otetaan huomioon kustannuksina Investoinnin aktivoitavat kustannukset (kts edellä) Peruskorjattavan rakennuksen jäännösarvo Vanhojen rakennusten mahdollinen tase-arvojen alaskirjaaminen (menettely korostuu perustamisvaiheessa ja heti sen jälkeen) Hankkeen rahoituskustannukset Riskien hallinta ja sen kustannukset, huomioidaan riskilisän kautta Rakennuksen käyttötarkoitus ja teknisten järjestelmien määrä/monimutkaisuus vaikuttaa tulevan rakennuksen pitoaikaan ja poistoihin ja sitä kautta otetaan huomioon myös vuokrasopimuksen pituuden määrittämisessä ARA-tuettujen kohteiden laskennassa noudatetaan ao. ohjeita ja säännöksiä
Vuokrakausi Vuokran periminen aloitetaan, kun tilat luovutetaan asiakkaalle valmiina Käyttäjän oma kalustaminen ja varustaminen tapahtuu pääsääntöisesti vasta vuokrakauden alettua Yhteistyössä asiakkaan kanssa mahdollistetaan sujuva ja onnistunut käyttöönotto- ja toiminnan aloitusvaihe Uudisrakennuksissa ja merkittävissä peruskorjauksissa sopimuksen pituus on lähtökohtaisesti 25 v. Peruskorjaaminen tai merkittävät parantamiset tehdään aina siten, että sopimus on määräaikainen Vuokrakausi mitoitetaan huomioiden asiakkaan toiveet, mutta myös rakennuksen muiden osien jäljellä oleva teknis-taloudellinen pitoaika Annuiteettivuokralla tehtäviä lisävuokria vältetään toistaiseksi voimassaoleviin sopimuksiin Sopimuksen vakioehdoissa velvoite maksamattoman investoinnin takaisinmaksuun ennenaikaiseen irtisanomiseen liittyen
Annuiteettivuokra Annuiteettivuokraan vaikuttavat parametrit ja sen käytön kriteerit valmistellaan kesään 2018 mennessä Huomioon otetaan ainakin Voimassa olevan vuokrasopimus Rakennuksen muiden osien teknis-taloudellinen käyttöikä Asiakkaan toiminta tai laitehankinta tmv, mihin investointi kohdistuu, arvioitu elinkaari Riskit ja niiden jakautuminen Vaikutukset ylläpitoon ja sen kustannuksiin
väistötilat Väistötilojen hankkiminen markkinoilta Tilakeskuksen tehtävä Pääsääntöisesti asiakas maksaa vuokraa käyttämistään tiloista, mutta väistötiloja tarvitaan useissa eri tapauksissa Vuokrien määräytyminen peruskorjauksen aikana sekä huomioiminen investoinnin kustannuksissa väistötiloja käytettäessä tai asiakkaan tiivistäessä tilojaan l. väistötiloja ei tarvita Menettely valmistellaan alkutalven v. 2018 aikana
Perustamisvaihe 2018-2019 Edellä kuvatut perusteet hinnoitteluun, sopimuskausien pituuteen yms huomioidaan jo myös niissä sopimuksissa, joissa investointi on nykyisten omistajien (aika ennen 1.1.2020) käynnistämä. Siirtymähetkellä meneillään olevien keskeneräisten investointien sekä tulevaisuuteen jo päätettyjen investointien pääomavuokra-osuus lasketaan erikseen kullekin rakennukselle ja lisätään edellä määriteltyyn pääomavuokraosuuteen. Valmistuvien investointien vaikutus ylläpitokustannuksiin huomioidaan vuokran ylläpito-osuudessa. Perustamisvaiheessa käynnissä olevien investointien lopullinen vuokranmääritys ja -sopimukset tullaan tekemään vastaavalla tavalla toteutuneiden kustannusten mukaisesti Tilakeskus ei ota riskiä hankkeen käynnistäneen tahon tekemistä päätöksistä
Maakunnille vuokrattavat tilat - Kunnan omistamien tilojen vuokran määräytyy Vn Asetuksen perusteella (valmistelu kesken) - Sisäisen vuokran järjestelmän valinta on kunnan päätös, reunaehtona ettei siten laskettava vuokrakustannus ylitä asetuksen mukaisella laskettua vuokrakustannusta (ei siis puhuta tuottovaatimuksista vaan euroista); tällöin kunta laatii sopimuksen - Vuokrasopimus tehtäisiin kokonaisvuokrasopimuksena, hinnoittelu toki tapahtuu erikseen pääomavuokraosuuden ja ylläpitovuokraosuuden kautta - Kokonaisvuokraa tarkistetaan vuosittain elinkustannusindeksillä. Kuntien sisäisten vuokrajärjestelmien hinnankorotusmekanismeja pitää tarkastella ennen käyttöönottoa. Se pitää olla avoin ja selkeästi kuvattu. - Mahdollisuus käyttää nykyistä sisäisen vuokran järjestelmää sekä maanvuokra, TARKENTUU - Maakunnan käyttöön vuokrattavien tilojen tiedot kootaan kunnista syksyllä 2017 ja vuokranmääritys toteutetaan keväällä 2018
Maakunnille vuokrattavat tilat -pilotti - Pilottimaakuntana mukana maakuntien tilakeskuksen toteuttamassa projektissa. - Projektissa tullaan määrittelemään rakennusten tekniset arvot sekä tulevat vuokrat. - Tiedonkeruu alkoi 21.8.2017 ja tuli olla valmiina 10.9.2017. Aikaa jatkettiin 10.10.2017 - Pilotissa mukana: Pohjois-Pohjanmaan ja Satakunnan kuntien kanssa toteutettavalla pilotilla. Lisäksi Tampereen kaupunki, Keski-Satakunnan terveydenhuollon ky ja Pohjois-Satakunnan peruspalvelu ky. - Tiedonkeruuta laajennetaan pilottivaiheen jälkeen kaikkiin Suomen kuntiin 25.9.2017, tiedonkeruu valmistunee 31.12.2017. - Hanketta toteuttaa FCG Konsultointi Oy, joka käyttää hankkeessa kahta alihankkijaa: Rapal Oy ja Tilakonsultit Oy.
Maakunnille vuokrattavat tilat -pilotti - Tilanne 3.11.2017 - Pohjois-Pohjanmaalta järjestelmään on syötetty 411 rakennusta ( Oululla 113 rakennusta) - Tiedonsyöttö merkitty valmiiksi vain 42 rakennuksen osalta (n. 10%) - Nämä ovat kuuden kunnan alueelta: Kalajoki, Pudasjärvi, Pyhäjärvi, Lumijoki, Liminka ja Pyhäjoki - Rakennuksen keskimääräinen huoneistoala on 1619 htm2 - Rakennuksen huoneistoala maakunnan siirtyvältä osuudelta on keskimäärin 1280 htm2 - Pääosa Pohjois-Pohjanmaan rakennuksista on kunnan suoraan omistamia, mutta aineistossa on myös merkittävä määrä vuokrakohteita
Omistusmuodon perusteella rakennukset jakautuvat seuraavasti: Omistettu Vuokrattu Omistusmuotoa ei määritelty Osakeomistettu Osaomistettu Muu omistus 3 % 1 % 0 % 0 % 27 % 69 %
Rakennuskanta rakennustyypeittäin 11% 221 Vanhainkodit 5% 5% 26% 239 Muualla luokittelemattomat sosiaalitoimen rak. 214 Terveyskeskukset 11% Rakennustyyppiä ei määritelty 219 Muut terveydenhuoltolaitokset 12% 16% 721 Paloasemat 223 Kehitysvammaisten hoitolaitokset 14% Useita eri rakennustyyppejä (yht. 15 kpl)
Rakennusten keski-ikä on 35 vuotta. 26% 4% 12% 8% 21% 29% rakennusvuosi 1900-1949 rakennusvuosi 1950-1969 rakennusvuosi 1970-1989 rakennusvuosi 1990-2009 rakennusvuosi >2010 Rakennusvuotta ei syötetty
Maakunnille vuokrattavat tilat - Koottavat tiedot tiloista muodostavat maakunnalle tarkan kuvan palveluverkkosuunnitteluun kaikista nykyisistä toimipaikoista ja niiden aiheuttamista tilakustannuksista budjetointiin - Muodostaa kunnille erittäin hyvän tietopohjan 28.2.2019 annettavaan selvitykseen - Kunnille tietojen kokoaminen ja vuokran määritys tuottaa tietoa tulevaan tilanteeseen - Toimipaikat ja -pisteet, jotka maakunnalle tullaan vuokraamaan ja niistä kunnalle maksettavat vuokrat 2020 eteenpäin - Kuntaa nyt sitovat, Tilakeskukselle siirtyvät sisäänvuokrasopimukset kootaan ja selvitetään - Tietojen kerääminen auttanee osaa kunnista myös jäsentämään tiloista aiheutuvia kustannuksia - Teknisten arvojen (nykyarvojen) määritys tuo myös tarkempaa tietoa ao. tilojen kunnosta ja arvoista
Vuokrasopimuksien siirtotapaukset Yleisesti kunnan ja maakunnan väliset sopimukset siirtyvät maakuntien tilakeskukselle maakunnan kanssa sovitulla tavalla (voimaanpanolaki 31 )
Kunta nykytuottajana Tilan omistaja kunta: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Tilan omistajana kunnan tytäryhtiö / keskinäinen kiinteistöoy Tehdään 3+1 vuoden sopimus Tilan omistajana kunnan tytäryhtiö / tavallinen Oy tai KOy Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle, paitsi jos Lunastusvelvollisuus, tehdään 3+1 kunnan kanssa Tilan omistaja ulkopuolinen Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle Tilan omistaja ulkopuolinen, lunastusvelvollisuus Tehdään 3+1 vuoden sopimus kunnan kanssa Tila, jossa jatkossa kunnan sekä maakunnan toimintaa => tila pyritään jakamaan toiminnan suhteessa
SHP / EHP palvelutuottajana Tilan omistaja SHP/EHP: Omistus siirtyy Tilakeskukselle Tilan omistajana SHP/EHP:n omistama yhtiö Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle (myös omistusosuus siirtyy KOy/Asoy) Tilan omistajana SHP/EHP:n omistama keskinäinen kiinteistöyhtiö Omistus siirtyy Tilakeskukselle Tilan omistajana kunta tai kunnan omistama keskinäinen KOy Toist voim. oleva: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Määräaikainen: Tehdään 3+1 vuoden sopimus tai nykyinen säilyy, mikäli maakunta ja kunta näin sopivat Lunastusvelvollisuus: Tehdään 3+1 vuoden sopimus kunnan kanssa Tilan omistajana kunnan tytäryhtiö Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle Tilan omistaja ulkopuolinen Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle
Vapaaehtoinen kuntayhtymä (jolla myös SHP ja/tai EHP-vastuut) tuottajana esim. SiunSOTE SHP-/EHP-tilan omistaja kuntayhtymä: Omistus siirtyy Tilakeskukselle SHP/EHP-tilan omistajana kunta Tehdään 3+1 vuoden sopimus Muun tilan omistaja kuntayhtymä: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Muun tilan omistaja kunta: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Tilan omistajana ulkopuolinen Sopimus siirtyy Tilakeskukselle, paitsi jos Lunastusvelvollisuus, tehdään 3+1 sopimus kunnan kanssa
Vapaaehtoinen kuntayhtymä tuottajana Tilan omistaja kuntayhtymä: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Tilan omistaja kunta: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Tilan omistaja ulkopuolinen: Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle, paitsi jos Lunastusvelvollisuus, tehdään 3+1 sopimus kunnan kanssa.
ELYt Kaikki sopimukset ulkopuolisten tahojen kanssa Senaatti-kiinteistöjen rooli nykyisissä edelleenvuokrasopimuksissa selvitettävänä, mahdollinen siirto Tilakeskukselle Senaatin kanssa tehdään vuokrasopimukset (Senaatin omistamat kohteet) Tilakeskuksen kanssa
Maakuntaliitto (kuntayhtymä) Tilan omistaja maakuntaliitto: Omistus siirtyy Tilakeskukselle Tilan omistaja kunta: Tehdään 3+1 vuoden sopimus Tilan omistaja ulkopuolinen: Vuokrasopimus siirretään Tilakeskukselle
Muut toiminnot Pelastuslaitokset tai Ympäristöterveydenhuolto / isäntäkuntamallilla Käsitellään kuten kunnalta siirtyvä toiminta
Selvitettävänä vielä väliaikaistilat Eri tapaukset Pysyväisluontoiset tilat väliaikaiskäyttöön Siirtokelpoiset tilat väliaikaiskäyttöön Siirtokelpoiset tilat pysyvään, (käyttäjältään) vaihtuvaan käyttöön Voimaanpanolain 20 perustelu Kunnissa saattaa olla käynnissä sosiaali- ja terveydenhuollon tai pelastustoimen toimitiloihin kohdistuvia investointeja, jotka valmistuvat ja tilat otetaan käyttöön 2 momentissa tarkoitetun siirtymäkauden aikana. Maakunta vuokraa tällöinkin siirtymäkauden ajaksi vain ne tilat, jotka tosiasiallisesti ovat maakunnan vastuulla olevan toiminnan käytössä. Jos siis toiminta siirtyy esimerkiksi kokonaan uusiin tiloihin siirtymäkauden aikana ja vanhat tilat jäävät tyhjilleen, maakunnan vuokrausvelvoite- ja oikeus kohdistuu näihin uusiin tiloihin.
Muita asioita Kunnan / kuntayhtymän saannon vaikutus vuokraukseen maakunnalle Kunnat huolehtivat itse omistamiensa kohteiden saantorajoitteiden selvittämisen Tilakeskus selvittää omistukseensa tulevien kohteiden saannot Voimaanpanolaki 29 sopimuksien siirron ilmoitukset 30.4.2019 Maakunta ja Tilakeskus tekevät sitä ennen ehdollisen vuokrasopimuksen (ehdollisuus alkuperäisen vuokranantajan siirtosuostumukselle) 29 Ilmoitus velkojille ja sopimusosapuolille Maakunnan on viimeistään 30 päivänä huhtikuuta 2018 lähetettävä kirjallinen ilmoitus vastuulleen siirtyvien velkojen, vastuiden ja sopimusten velkojille ja sopimusosapuolille. Maakunnan ilmoituksesta on käytävä ilmi, siirtyykö velka, vastuu tai sopimus maakunnalta edelleen maakuntalain 16 luvussa ja tämän lain 5 luvussa tarkoitetulle palvelukeskukselle. Velkojilla ja sopimusosapuolilla on oikeus irtisanoa velkasuhde tai sopimus päättymään 31 päivänä joulukuuta 2018. Irtisanomisesta on ilmoitettava maakunnalle viimeistään 31 päivänä elokuuta 2018. Sopimusten läpikäynnin aikataulut ja vastuut sekä sopimussiirtojen prosessi maakunnan kautta, valtakirjalla, sopimuksella aiempi sopimus vain korvaten? Selvitys kesken, tehdään 10-11/2017