LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 1 Talous- ja strategiatyöryhmä AIKA 04.04.2012 kello 17:00-19:27 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 7 Kokouksen avaus 3 8 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 9 Vesihuollon kehittämissuunnitelma 5 10 Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta / Teknisen toimen 7 uudelleenjärjestelyt 11 Loimaan Linja-strategian laadintatyö 12 12 Talous- ja strategiatyöryhmän työlista 14
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 2 Talous- ja strategiatyöryhmä AIKA 04.04.2012 kello 17:00-19:27 PAIKKA Kaupunginhallituksen kokoushuone OSALLISTUJAT LÄSNÄ Mutala Mika jäsen Suominen Teuvo puheenjohtaja Ek-Marjamäki Teija jäsen Rasi Jarmo jäsen Suominen Aino jäsen Ojala Tuija talousjohtaja, sihteeri Tunkkari Matti kehittämisjohtaja Rantala Jari kaupunginjohtaja, esittelijä Jaana Koota Asiantuntija 9 klo18:12 asti Jouko Grön Asiantuntija 9 ja 10 klo 19:04 asti POISSA Perho Teemu jäsen ALLEKIRJOITUKSET Teuvo Suominen puheenjohtaja Tuija Ojala pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 7-12 PÖYTÄKIRJAN Loimaalla 16. päivänä huhtikuuta 2012 TARKASTUS Mika Mutala Teija Ek-Marjamäki PÖYTÄKIRJA YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 3 Talous- ja strategiatyöryhmä 7 04.04.2012 Kokouksen avaus Talstr 7 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen. Asiantuntijoiksi on kutsuttu Jouko Grön ja Jaana Koota. Todettiin läsnäolijat. Teemu Perho oli ilmoittanut poissaolostaan.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 4 Talous- ja strategiatyöryhmä 8 04.04.2012 Pöytäkirjantarkastajien valinta Talstr 8 Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastusvuorossa Mika Mutala ja Teemu Perho. Pöytäkirjatarkastajiksi valittiin Mika Mutala ja Teija Ek-Marjamäki.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 5 Talous- ja strategiatyöryhmä 9 04.04.2012 Vesihuollon kehittämissuunnitelma Talstr 9 Kehittämisjohtaja Matti Tunkkari, puh. 010 270 3101 Vesihuollon kehittämissuunnitelma on vesihuoltolain 5 :n mukaan suunnitelma, joka kunnan tulee laatia yhteistyössä alueensa vesihuoltolaitosten kanssa. Loimaan suunnitelma on ollut uudistettavana viimeisen kuntaliitoksen jälkeen. Suunnitelmaa laadittaessa on ollut käytettävissä useita aiemmin laadittuja alueellisia suunnitelmia tai ohjelmia. Loimaan suunnitelman uudistaminen ajoittuu vaiheeseen, jossa kaupungin jätevedenpuhdistamo mittava uudishanke on useiden lykkäysten jälkeen rakennettava. Sen lisäksi on tarve saattaa laajentuneen kaupungin vesi- ja jätevesiratkaisut yhdyshankkeilla palvelemaan kokonaisuutta tulevaisuudessa. Kolmantena asiana on haja-asutusalueiden jätevesiasetus ja sen toimeenpanosta johtuvat asiat. Veden jakeluun liittyminen kattaa n. 99% asukkaista, joten sen kattavuus on jo erittäin hyvä. Jätevesipuolella vastaava luku on n. 48%. Lähinnä kyse on tulevina vuosina toiminnan turvaamiseen liittyvästä varavesiyhteydestä. Jäteveden puhdistuspuolella on etusijalla käynnistyvä, tässä suunnitelmassa 10,7 miljoonan euron uusi keskusjätevedenpuhdistamo. Alastaron puhdistamo tai yhdysviemärihanke koskevat samaa teemaa. Keskeiset tulevien vuosien investoinnit on esitetty suunnitelman sivulla 22. Sen jälkeen on kuvattu muita toteutettavia hankkeita. Keskeinen tässä yhteydessä käsiteltävä linjaus koskee jätevesiviemäreitä. Keskuspuhdistamon laajennus ei jätä liikkumavaraa toteuttaa samaan aikaan oleellisia uusia haja-asutusalueiden viemärihankkeita varsinkin, kun otetaan huomioon Alastaro - Hirvikoski ja Ypäjä - Loimaa yhdysviemärihankkeet. Tässä suunitelmassa esitetään, että jätevesiosuuskuntia ja niiden syntymistä edistetään myöntämällä näille liittymismaksuvapautus Loimaan Veden runkoviemäriin. Haja-asutusalueiden kiinteistökohtaisten jätevesiratkaisujen toteuttamiseen hyväksytyn tuen myöntäminen jatkuu päätöksen mukaisesti. Talous- ja strategiatyöryhmä tutustui Loimaan kaupungin vesihuollon kehittämissuunnitelmaan, jonka on koonnut FCG Finnish Consulting Group Oy, III.versio 26.3.2012. Talous- ja strategiatyöryhmä ohjeisti laadintaa ja merkitsi valmisteluvaiheen tietoonsa saatetuksi.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 6 Talous- ja strategiatyöryhmä 9 04.04.2012 Kappaleessa 4.3. toiminta-alue. Ilmaisua pitää selkeyttää esim puhtaan veden ja jäteveden toiminta-alueet tulee ilmasta erikseen, käsitteet vesihuollon toiminta-alue ja Loimaan Veden toiminta-alue avata. Loimaan Veden toimitusjohtaja Jouko Grön ja tekninen johtaja Jaana Koota olivat paikalla asian käsittelyn ajan.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 7 Kaupunginhallitus 348 01.11.2010 Talous- ja strategiatyöryhmä 27 31.08.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 35 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 10 04.04.2012 Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta / Teknisen toimen uudelleenjärjestelyt Kh 01.11.2010 348 Valmistelija: vt. tekninen johtaja Jaana Koota, 010 270 3800 Kaupunginvaltuuston 14.12.2009 hyväksymän Palvelujen uudistaminen ja muu toksen hallinta -ohjelman mukaisesti palvelujen uudistamisen ja talouden tasapainotuksen valmisteltaviin toimiin ja hankkeisiin sisältyy teknisen toimen uudelleenjärjestelyt. Teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen toimintojen uudelleenjärjestely on tarkoituksenmukaista toteuttaa vaiheittain siten, että ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan palvelukeskuksen sisäinen henkilöresurssien kohdentaminen ja organisaatiorakenne huomioiden henkilöstön eläköityminen lähivuosien aikana. Henkilöstön organisaatiorakennetta tarkistettaessa huomioidaan myös ostopalvelujen käytön mahdollisuus. Toiminnallisena tavoitteena on luoda avoimes ti, tehokkaasti ja joustavasti toimiva yhtenäinen palvelukeskus. Toimintojen uudelleenjärjestelyssä hyödynnetään syyskuussa 2010 tehdyssä palvelukyselyssä saa dut tu lok set ja pa laut teet. Or ga ni saatiorakenteen muutoksen pohjal ta tarkistetaan ja tar kenne taan henkilöstön tehtävänkuvaukset ja teh dään tar vitta vat muutokset kau pungin johtosääntöön. Palvelukeskuksen toiminnan kehittämistä ja palvelujen tuotteistamista jatketaan edelleen ensimmäisen vaiheen toteutuksen rinnalla. Palvelukeskuksen toiminta on sen kaltaista, että se soveltuu esim. sup pean tilaaja-tuottaja -tyyppisen palvelutavan pilotointiin. Vt. teknisen johtajan ehdotus: Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta -ohjelmaan liitteen mu kai sen teknisen toi men uudelleenjärjestelyn periaatteet ja päättää käynnistää tekninen ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiorakenteen muutoksen valmistelun siten, että henkilöstörakenteen muutokset toteutetaan v. 2011 alusta. Teknisen toi men uudelleenjärjestelyjen periaatteita on käsitelty ta loustyöryhmänssä 20.10.2010. * Teknisen toi men uu del leen jär jes te lyn pe ri aat teet
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 8 Kaupunginhallitus 348 01.11.2010 Talous- ja strategiatyöryhmä 27 31.08.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 35 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 10 04.04.2012 Kaupunginjohtajan ehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy Palvelujen uudistaminen ja muu tok sen hal linta -ohjelmaan liitteen mukaiset teknisen toi men uudel leen järjes te lyn periaatteet. Palvelujen uudistaminen ja muutoksen hallinta -ohjelma kokonaisuudessaan käsitellään yhteistyötoimikunnassa 15.11.2010. Hyväksyttiin. Talstr 27 Edetään valmistelussa palvelujen uudistaminen ja muutoksenhallintaohjelma mukaisesti, huomioiden edellisen asiakohdan mukaisesti lisäpanostus maankäytönsuunnitteluun. II-vaiheen suunnitelussa huomioidaan vesiliikelaitoksen asema ja kehitetään Hulmin Huollon asemaa Loi maan kau pungin palvelujentuottajana. Talstr 35 Valmistelija: vt. tekninen johtaja Jaana Koota, p. 010 270 3800 Teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiorakenteen muutoksen II vaihetta on työstetty palvelukeskuksen sisällä sekä yhteistyössä Hulmin Huolto Oy:n kanssa. Vuoden 2012 talousarvioon on kirjattu toimialan toiminnallisiin kehittämistavoitteisiin seuraavaa: "Tilapalvelut: Selvitetään tilahallinnon vaihtoehtoisia toimintamalleja osana palvelu rakenne uu distusta." "Kunnallistekniikka: Selvitetään katujen ja yleisten alueiden vaihtoehtoisten hoitomallien, kuten alueurakan käyttöönoton mahdollisuuksia ja vaikutuksia osana palvelurakenneuudistusta." Tilahallinto sisältää tällä hetkellä toimitilahankkeet, kiinteistöjen ylläpidon, siivouspalvelut ja ruokapalvelut. Palvelurakenneuudistuksessa on tarkoituksenmukaista ensi vaiheessa siirtää ruoka- ja siivouspalvelut tilahallinnosta omaksi vastuualueekseen teknisen johtajan alaisuu teen vuo den 2012 alusta. Ruoka- ja siivouspalveluiden kokonaishenkilöstömäärä on yhteensä noin 100 henkilöä. Ruoka- ja sii-
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 9 Kaupunginhallitus 348 01.11.2010 Talous- ja strategiatyöryhmä 27 31.08.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 35 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 10 04.04.2012 vouspalvelut ovat toimiva kokonaisuus, jossa hyödynnetään yhteistyötä mm. hen kilöstön si joit te lus sa toi mi paik ko jen vä lil lä. Yh teistyötä pys tytään edel leen ke hittä mään omana vas tuu alu ee na eri tyisesti töiden ohjauksessa ja seurannassa sekä lyhyt ai kaisissa si jaista mis tarpeissa eri toimipaikoissa ja tehtävissä. Kaupungin hal lin to sään nön mu kaan (2 ) kau pun gin joh taja päät tää pal velu kes kuk sen jaka mi sesta vas tuu aluei siin. Tilahallinnon osalta jatketaan organisaatiorakenteen työs tä mis tä siten, että siitä muodostettaisiin Rakennuttaminen ja tilapalvelut- vastuualue, joka sisältäisi kaupunkikonsernin kiinteistöjen ja toimitilojen ylläpitostrategioiden laatimisen ja päivittämisen, kunnossapidon PTS:n ja ylläpito- ja kunnossapitopalvelujen oston Hulmin Huolto Oy:ltä in house-periaatteen mukaan. Lisäksi vastuualue sisältäisi erillisenä osana konsernitason rakennuttamis- ja valvontapalvelut. Uuden organisaatiorakenteen osalta on tarpeellista selvittää tarvittavat resurssit palvelujen tuottamiseen. Kunnallistekniikan vastuualueella selvitetään katujen ja yleisten alueiden vaihtoehtoi set toimintamallit siten, että tarvittavat päätökset voidaan tehdä en nen kesää 2012, jotta palvelujen kilpailuttaminen on mahdollista en nen vuotta 2013. Kunnallistekniikan organisaation osalta selvitetään myös erillisten logistiikkapalvelujen järjestäminen koko kaupunkikon sernin tarpeisiin. Samalla selvitetään tarvittavat resurssitarpeet pal velujen tuottamiseen ja mahdollisuus alueiden kunnossapitopalvelujen myyntiin Hulmin Huolto Oy:lle. Lisäksi kunnallistekniikan vastuualueella uudistetaan kaavoituksen resurssointia vuoden 2012 aikana palkkaamalla kokoaikainen kaavoittaja nykyisen kaavoittajan jäädessä eläkkeelle ja purkamalla kuntien kesken tehty aluearkkitehtisopimus, jolloin nykyisen aluearkkitehdin kaavoituspanostus pystytään ohjaamaan pääosin kaupungin omiin tarpeisiin. Organisaatiorakenteiden ja palvelujen tuotantomallien selvitystä jatke taan palvelukeskuksen sisällä ja yhteistyössä Hulmin Huolto Oy:n kanssa. Tavoitteena on ot taa ti la hal lin non ja kun nal lis tek nii kan uudet toimintamallit ja or gani saa tiot ote taan käyt töön vuo den 2013 alus ta, jo ten tar vit ta vat YT-lain mu kaiset me nette lyt ja päätök set tulee tehdä vii meistään al kusyk systä 2012. Luonnos teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen uudesta organisaatiorakenteesta jaetaan kokouksessa. Vt. teknisen johtajan ehdotus
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 10 Kaupunginhallitus 348 01.11.2010 Talous- ja strategiatyöryhmä 27 31.08.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 35 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 10 04.04.2012 Talous- ja strategiatyöryhmä keskustelee teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen or ganisaatio- ja palvelurakenteesta ja ohjeistaa jatko valmistelua. Kaupunginjohtajan ehdotus: Ruoka ja siivouspalveluista perustetaan yksi uusi vastuualue suoraan teknisen lautakunnan alaisuuteen VA4 (nykyään organisaatiossa tilapalveluiden alla )siivous ja ruokahuolto erikseen VA5), koska organisaatiomuutos tulisi voimaan 1.1.2012 asia valmistellaan kaupunginhallituksen päätettäväksi vielä tämän vuoden aikana. Muilta osin teknisen- ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiouudistuksen valmistelua jatketaan. Hulmin Huolto Oy:n tulevaa toimintamallia kaupungin palveluntuottajana valmistellaan yhdessä Hulmin Huollon kanssa. Kaavoituksen sijoitusta organisaatiossa mietitään, tällä hetkellä kaavoitusta työstetään kahdessa palvelukeskuksessa. Liikuntapaikkojen ja puistojen ylläpidon keskittämistä yhteen pisteeseen valmistellaan ja kaupungin varaston muuttaminen säilytysvarastoksi selvitetään. Hyväksyttiin. Tekninen johtaja Jaana Koota oli paikalla käsittelyn ajan asiantuntijana. Myös Manne Pärkö oli paikalla asian käsittelyn ajan. Talstr 10 Vt. tekninen johtaja Jaana Koota, p. 010 270 3800 Teknisen ja ympäristöpalvelukeskuksen organisaatiouudistuksen valmistelua on jatkettu palvelukeskuksen johtoryhmässä. Mukana on ollut myös henkilöstön edustajana JHL:n pääluottamusmies Markku Lehtinen. Valmistelutyhmä on kokoontunut 17.2. ja 21.3. ja selvittänyt vaihtoehtoisia toimintamalleja ja nykyorganisaation kehittämisvaihtoehtoja erityisesti tilahallinnon ja kunnallistekniikan osalta. Valmistelutilanne esitellään kokouksessa. Tekninen johtaja Jaana Koota esitteli organisaatiomuutoksen II vaiheen toimenpide-ehdotukset.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 11 Kaupunginhallitus 348 01.11.2010 Talous- ja strategiatyöryhmä 27 31.08.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 35 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 10 04.04.2012 Yhteenvetona todettiin, että rakennus- ja ympäristövalvonnan, ruoka- ja siivouspalvelujen, kaavoituksen ja Loimaan Veden osalta toimenpiteet / toimenpide-ehdotukset ovat riittävät. Erityisesti kunnallistekniikan, rakennuttamisen ja tilapalveluiden osalta valmistelua tulee jatkaa. Rakennuttamisen ja kunnossapidon eriyttäminen nähtiin hyvänä vaihtoehtona. Hulmin Huollon ja Loimaan kaupungin välinen työnjako ja mahdollinen Hulmin Huollon aseman vahvistaminen palvelujen tuottajana selvitetään. Loimaan tulee määritellä oma näkemyksensä uudeksi rakennus- ja ympäristöpalveluiden yhteistoiminta-alueeksi. Tekninen johtaja Jaana Koota oli paikalla ohjeistavan keskustelun ajan.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 12 Talous- ja strategiatyöryhmä 38 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 11 04.04.2012 Loimaan Linja-strategian laadintatyö Talstr 38 27.1.2011/ 6 Valmistelija: talousjohtaja Tuija Ojala Kuntastrategia on toimintasuunnitelma, johon pohjautuen kunta so peuttaa toimintansa toimintaympäristön muutoksiin ja valmistautuu tulevaisuuteen. Strategia voidaan määritellä myös perustehtävän haltuunotoksi. Kunnan johtaminen on vastuun kantamista asukkai den hyvinvoinnista, paikallisesta elinvoimaisuudesta sekä kestäväs tä kehityksestä. Kunnassa on kahdenlaista johtamista - luottamushenkilöjohtamista ja ammattijohtamista ja koska johtamistyössä on useita toimijoita, yhteistyövalmiuksien merkitys korostuu. Strateginen suunnittelu voidaan toteuttaa prosessina, johon kuuluu analyysit, tulevaisuudenkuvan hahmottaminen, tavoitteiden asetta minen ja toiminnan painopisteiden valinta. Talousarviossa 2011 on kaupunginhallituksen kehittämistavoitteena talouden tasapainottamistyön strateginen johtaminen ja organisaa tion muutosprosessin tukeminen. Loimaan Linja 2009-2012 strategia on hyväksytty valtuustossa 29.12.2008 ja strategian tuloskortti on osana talousarviota ja koettu vanhentuneeksi ja nykyinen strategia onkin tarkoitus päivittää vas taamaan muuttunutta toimintaympäristöä ja taloustilannetta. Talous- ja strategiatyöryhmän tehtävänä onkin 1. Määritellä tehtävän laajuus. Päivitetäänkö vanha ja aloitetaan uu den strategian 2013-2016 laadinta? 2. Aikatauluttaa ja nimetä vastuuhenkilöt. Ratkaista tarvitaanko ulko puolista apua. 3. Panostaa kohtiin, jotka nykykäytännössä koetaan puutteelisuuk siksi: - strategian ymmärrettävyys - keskeisten ohjausasiakirjojen strategian, palvelujen uudistamis- ja muutoksen hallintaohjelman ja taloussuunnitelman yhteensovittami nen ja päällekkäisyyden karsinta - strategiaan on lisättävä konserninäkökulma - painopistealueiden valinta ( asuminen, työ, päätöksenteon vaikut tavavuuden seuranta) Keskusteluasia Strategian päivittämäminen toteutetaan osallistavalla tavalla kaupun ginhallituksen iltakoulujen ja toimielinten kautta valtuuston käsiteltaväksi. Tavoitteena on lyhyt selkeä tiivis ja helpos ti nouda tettaja osaksi talousseuran taa jalkautettu asiakirja. Talstr 06.04.2011/ 6
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 13 Talous- ja strategiatyöryhmä 38 23.11.2011 Talous- ja strategiatyöryhmä 11 04.04.2012 Johtoryhmän strategia-palaveri on pidetty 29.3. Sa ras sa. Val tuus to semi naarin päiväksi on varmistunut 26.4.2011. Aiheita 26.4.2011 seminaarissa on strategiatyön pohjustus, alopt-valmistelu ja taloussuunnitelma 2012-2014 lähetekeskustelu. Yhteinen näkemys strategiatyön pohjaksi on tuloskorttiajattelusta luopuminen. Strategiaa tulee täydentää ympäristönäkökulmalla. Läheisesti strategiaan liittyviä ohjausasiakirjoja on mm. elinkei no-ohjelma, kaavoitusohjelma, henkilöstöstrategia, seutukun nalliset ja maakunnalliset ohjelmat. Valmistelua jatketaan. Talstr 23.11.2011 Vuoden 2012 talousarvion kaupunginhallituksen keskeisenä tavoitteena on Loimaan Linja 2013-2016 -strategiaehdotuksen valmistelu. Kaupunginjohtajan ehdotus: Strategiaehdotus valmistellaan valtuustokäsittelyyn vuoden 2012 aikana. Strategiaa käsitellään valtuustoseminaareissa ja strategialinjauksista tiedotetaan kuntalaisille. Aikataulullisesti strategia viedään aikaisintaan keväällä ja viimeistään syksyllä valtuuston päätettäväksi. Hyväksyttiin. Talstr 11 Johtoryhmä on alustavasti pohtinut strategialinjauksia kokouksessaan 27.3.2011 Kaupunginjohtajan alustus merkittiin tiedoksi ja valmistelua jatketaan.
LOIMAAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2012 14 Talous- ja strategiatyöryhmä 12 04.04.2012 Talous- ja strategiatyöryhmän työlista Talstr 12 Valmistelija: talousjohtaja Tuija Ojala 1. Talousarviovuoden 2012 tasapainoisuus 2. Seuraavan kokouksen asiat? Seuraavan kokouksen ajankohta. Seuraavan kokouksen pääaihe on strategia ja ajankohta 16.5.2012 klo 17.00.