LAUSUNTOVERSIO xxxkuu 201X 1 (17) ALLIANSSI RAKENNUSHANKKEEN TOTEUTUSMUOTONA Allianssin palveluntuottajien hankintamenettely Tässä ohjeessa esitetään suuren, vaativan ja paljon epävarmuutta sisältävän julkisen allianssihankkeen hankintamenettelyn suositeltavat toimintamallit ja valintaperusteet ja keskeiset allianssihankkeen onnistumiseen vaikuttavat tekijät. Esitettyä hankintamenettelyä voidaan soveltaa myös yksityisen puolen hankkeisiin ja pienempiin hankkeisiin, jotka toteutetaan yhteistoimintamallilla (allianssimalli, kumppanuusmalli tmv.). SISÄLLYSLUETTELO 1 ALLIANSSI 2 ALLIANSSIN SOPIMUSASIAKIRJAT JA OHJEET 3 KÄSITTEITÄ 4 ALLIANSSIN HANKINTAMENETTELYN PERIAATTEET 4.1 Palveluntuottajien hankintamenettely 4.2 Organisaation muodostamisen vaiheet 5 HANKINTAMENETTELYN VAIHEET 5.1 Hankinnan suunnittelu ja valmistelu 5.2 Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun 5.3 Tarjouskilpailu 5.4 Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika 1 ALLIANSSI Allianssi on rakennushankkeen yhteisvastuullinen toteutusmuoto, jossa tilaaja valitsee keskeiset allianssiosapuolet riittävän aikaisessa vaiheessa suunnittelemaan hanketta yhdessä tilaajan kanssa. Vastuu suunnitelmista, rakentamisesta, aikataulusta, kustannuksista ja laadusta on allianssiosapuolille yhteinen. Allianssimalli soveltuu parhaiten suuriin ja vaativiin hankkeisiin, joissa on paljon riskejä ja epävarmuutta. Allianssisopimukseen liitetyillä yhteisillä kannustinjärjestelmillä pyritään varmistamaan, että tilaajan asettamiin tavoitteisiin päästään. Allianssin osapuolet vastaavat yhdessä hankkeeseen kohdistuvista riskeistä ja mahdollisuuksista, ja kannustinjärjestelmän mukaan osapuolille koituu bonuksia tai sanktioita riippuen hankkeen tuloksista suhteessa yhdessä ennalta määriteltyihin avaintavoitteisiin ja tavoitekustannukseen. Allianssin osapuolina ovat tilaaja ja palveluntuottajat. Palveluntuottajat jakautuvat yleensä rakennuttamisen, suunnittelun ja rakentamisen palvelut tuottaviin osapuoliin. Tilaaja valitsee palveluntuottajat allianssikumppanikseen hankkeen ominaispiirteet huomioiden. Allianssin toimintakulttuurin luominen, toimintatapojen rakentaminen ja ylläpitäminen sekä vuorovaikutus allianssiosapuolten ja sidosryhmien välillä ovat merkittävinä osina allianssihankkeen johtamisessa. 6 OHJEET ALLIANSSIN HANKINNAN SUUNNITTELUUN JA TOTEUTUKSEEN 6.1 Tilaajan organisoituminen hankkeeseen 6.2 Valintamenettelyn ja tarjousprosessin suunnittelu 6.3 Markkinavuoropuhelu 6.4 Hankintailmoitus 6.5 Palveluntarjoajan organisoituminen, ilmoittautuminen tarjouskilpailuun (osallistumisilmoitus) ja valmistautuminen tarjouskilpailuun 6.6 Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun ja neuvottelukutsut 6.7 Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat 6.8 Tarjouspyyntö 6.9 Tarjous 6.10 Tarjoajien arviointi KIRJALLISUUTTA 2 ALLIANSSIN SOPIMUSASIAKIRJAT JA OHJEET Allianssimallin ohjekorttisarja kuvaa allianssimallin yhteisen suomalaisen käsitteistön, allianssimallin toteutusmuotona ja allianssimallille laaditut vakiosopimusehdot soveltamisohjeineen ja -malleineen. Ohjekorttisarja toimii ohjeena allianssimallilla toteutettavan rakennushankkeen suunnittelussa ja läpiviennissä rakennuttajille, konsulteille, suunnittelijoille ja urakoitsijoille sekä muille allianssiosapuolille. Allianssmallilla toteutettavan rakennushankkeen sopimusasiakirjat RT 80XXX Rakennushankkeen allianssisopimus RT 80XXX Kehitysvaiheen allianssisopimus RT 80XXX Toteutusvaiheen allianssisopimus RT XX-XXXXX Allianssin yleiset sopimusehdot RT 80XXX Allianssin kaupalliset ehdot RT 80XXX Allianssin korvattavat kustannukset Allianssimallin ohjeet: RT XX-XXXXX Allianssi rakennushankkeen toteutusmuotona. Allianssin yleiskuvaus. RT XX-XXXXX Allianssi rakennushankkeen toteutusmuotona. Allianssin palveluntuottajien hankintamenettely RT XX-XXXXX Allianssin kaupallisten ehtojen laatiminen
lausuntoversio 2 3 KÄSITTEITÄ Alla olevia käsitteitä käytetään tässä ja muissa rakennushankkeen allianssisopimuksen asiakirjoissa. Aineisto Aineistolla tarkoitetaan asiakirjoja, kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Alihankkija Allianssiosapuolten ulkopuolelta tuleva urakoitsija, tavarantoimittaja tai konsultti. Allianssi Allianssi on rakennushankkeen allianssisopimuksessa sovitun rakennushankkeen suunnittelusta ja toteutuksesta vastaava sopimusosapuolten muodostama allianssiorganisaatio, joka yhteisillä allianssisopimuksilla vastaa rakennushankkeen toteutuksesta. Allianssimalli Allianssimalli on hankkeen keskeisten toimijoiden välinen, kaikille osapuolille yhteiseen sopimukseen perustuva toteutusmuoto, jossa osapuolet vastaavat hankkeen suunnittelusta ja rakentamisesta yhdessä yhteisellä allianssiorganisaatiolla, ja jossa toimijat jakavat hankkeeseen liittyvät riskit ja hyödyt sekä noudattavat tiedon avoimuuden periaatteita kiinteää yhteistyötä toteuttaen. Allianssin johtamisjärjestelmä Järjestelmä, jossa määritetään allianssin johtaminen. Johtamisjärjestelmä kehitetään osana allianssin kehitysvaiheen tehtäviä ja se sisältää asiakirjoja, joissa kuvataan allianssin toimintakulttuuri, toimintatavat ja -menetelmät hankkeen kehitys- ja toteutusvaiheen toteuttamiseksi. Allianssin johtoryhmä (AJR) Allianssin ylin päättävä elin, joka vastaa allianssin johtamisesta. Johtoryhmässä on jokaisella sopimusosapuolella edustus. Allianssin kehitysvaihe Allianssilla toteutettavan rakennushankkeen kehitysvaihe, jonka lopputuloksena on allianssin toteutusvaiheen käynnistämistä varten tarvittava aineisto sopimusosapuolten yhteisesti määrittämässä laajuudessa. Allianssin projektipäällikkö Allianssin projektiryhmän päivittäistä toimintaa johtava vastuuhenkilö. Allianssin projektiryhmä (APR) Allianssin projektiryhmä johtaa, ohjaa ja koordinoi allianssin päivittäistä toimintaa kehitys- ja toteutusvaiheissa. Allianssin tavoitteet Allianssin yhteiset tavoitteet, joihin kannustinjärjestelmä perustuu. Tavoitteet jaetaan tavoitekustannukseen ja muihin tavoitteisiin rakennushankekohtaisesti. Allianssin toteutusvaihe Allianssin vaihe, jossa rakennustyö toteutetaan kehitysvaiheessa määritellyllä tavalla. Allianssipalkkio Allianssipalkkio on tehdystä työstä, hankinnoista ja suoraan projektille kohdistettavien yleiskustannusten päälle maksettava korvaus. Allianssipalkkio sisältää palveluntuottajan katteen ja yrityksen yleiskustannukset. Allianssisopimus Voimassa oleva joko kehitys- tai toteutusvaiheen allianssisopimuksen sekä pääsopimuksena toimivan rakennushankkeen allianssisopimuksen sopimuksellinen kokonaisuus, jossa sovelletaan näitä allianssin yleisiä sopimusehtoja. Avaintavoitteet Allianssin sopimusosapuolten yhdessä sopimat keskeiset tavoitteet,joihin liittyen on sovittu bonuksista ja sanktioista osana kaupallisten ehtojen mukaista kannustinjärjestelmää. Avoimien kirjojen periaate Allianssin avoimien kirjojen periaate perustuu osapuolten väliseen läpinäkyvyyteen ja luottamukseen kaikkeen hankkeen toteutukseen liittyvissä asioissa, kuten syntyneet ja korvattavat kustannukset sekä palkkiot. Bonus Palveluntuottaja voi ansaita taloudellista bonusta hankkeen talous- ja muiden tavoitteiden saavuttamisesta tai ylittämisestä. Bonuspooli Tilaajan varaama rahoitus, josta maksetaan palveluntuottajille muista kuin hankkeen taloustavoitteiden ylittämisestä maksettavat bonukset. Bonuspooli koostuu tilaajan määrittelemästä alkupääomasta ja mahdollisesta tavoitekustannuksen alituksesta ansaitusta lisäyksestä. Bonusbooli sisältyy tilaajan hankkeelle varaamaan rahoitukseen, mutta ei tavoitekustannukseen. Hankkeen parhaaksi periaate Kaikki allianssia koskevat asiat, kuten tehtävät, organisointi, resursointi, hankinnat, ja päätökset, tehdään rakennushankkeelle yhteisesti asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi siten, että yhdenkään sopimusosapuolen tarkoituksena ei saa olla hyötyä toisen sopimusosapuolen kustannuksella. Immateriaalioikeudet Edellä määriteltyyn aineistoon liittyvät tekijänoikeudet (mukaan lukien oikeus tekijänoikeuksien edelleen luovuttamiseen ja oikeus tekijänoikeuden alaisten teosten muuttamiseen), patentit, tavaramerkit, verkkotunnukset, mallioikeudet, hyödyllisyysmallioikeudet, yrityssalaisuudet, tekniset esikuvat ja muut immateriaalioikeudet sekä muu edellä mainittuihin oikeuksiin rinnastettava taloudellista arvoa omaava rekisteröity tai rekisteröimätön omaisuus sekä edellä mainittujen oikeuksien suojaamiseksi jätetyt hakemukset. Järkyttävä tapahtuma Järkyttävä tapahtuma on suuronnettomuus, jonka toimivaltainen viranomainen julistaa turvallisuustutkintalain nojalla suuronnettomuudeksi eli onnettomuudeksi, jota on kuolleiden tai loukkaantuneiden taikka ympäristöön, omaisuuteen tai varallisuuteen kohdistuneiden vahinkojen määrän taikka onnettomuuden laadun perusteella pidettävä erityisen vakavana. Kannustinjärjestelmä Allianssin kannustinjärjestelmä, joka koostuu bonuksesta ja sanktiosta, joiden maksu perustuu talous- ja muiden tavoitteiden saavuttamiseen. Kehitysvaiheen allianssisopimus (KAS) Hankkeen kehitysvaiheen allianssisopimus. Kehitysvaiheen kaupalliset ehdot Kuvaus kehitysvaiheen kaupallisten ehtojen periaatteista: korvattavista kustannuksista, palkkiosta, kannustinjärjestelmästä, riskien jakamisesta, indeksisidonnaisuudesta sekä laskutus- ja maksukäytännöistä.
lausuntoversio 3 Korvattavat kustannukset Palveluntuottajan hankkeeseen kohdistuvien töiden ja hankintojen välittömät kustannukset (mukaan lukien virheet, korjaukset ja turhat yritykset) sekä suoraan hankkeelle kohdistettavat käyttö- ja yhteiskustannukset, jotka korvataan todellisten toteutuneiden ja tarkastettujen kustannusten mukaisesti. Korvattaviin kustannuksiin lasketaan myös jälkivastuuajan kustannukset. Kustannusarvio Kustannusarvio on kehitysvaiheessa allianssin yhdessä muodostama paras mahdollinen arvio allianssin töiden (tilaajan ja palveluntuottajien) korvattavista kustannuksista ja niihin liittyvistä riskiosuuksista ja mahdollisuuksista, jonka allianssin johtoryhmä hyväksyy. Kustannusasiantuntija Tilaajan hankkima asiantuntija, joka antaa lausunnon kustannusarvion oikeellisuudesta. Palveluntuottaja Allianssin osapuoli, joka ei ole tilaaja. Pääsuunnittelija Allianssin nimeämä henkilö, joka on nimetty kehitysvaiheen allianssisopimuksessa hankkeen lainsäädännön mukaiseksi pääsuunnittelijaksi. Päätoteuttaja Allianssin osapuoli, joka on nimetty toteutusvaiheen allianssisopimuksessa hankkeen toteutusvaiheen päätoteuttajaksi ja joka vastaa työmaan johtovelvollisuuksista sekä lainsäädännön mukaisista päätoteuttajan velvollisuuksista. Riskivaraus Hankkeen tavoitekustannukseen sisällytetty kokemusperäinen ja laskennallisesti määritelty kustannusvaraus, jolla varaudutaan hankkeen riskeihin, esim. suhdanneriski sekä mahdollisten vielä tiedostamattomien teknisten ja toiminnallisten hanketekijöiden riski. Sanktio Palveluntuottajalle voidaan määrätä sanktio tavoitteiden alittamisesta. Sopimusosapuolet Allianssisopimuksen osapuolet, joita ovat sekä tilaaja että palveluntuottajat. Talousasiantuntija Allianssin ulkopuolinen tilaajan asiantuntija, joka vastaa palveluntuottajien kirjanpitojärjestelmien tarkistuksista ja valvoo hankkeen aikana, että sopimusosapuolten korvattavien kustannusten laskutus ja maksut ovat allianssisopimuksen mukaisia ja että niissä noudatetaan avoimien kirjojen periaatetta. Tavoitekustannus Hankkeen kehitysvaiheen päätteeksi allianssin asettama hankkeen toteutuksen tavoitekustannus. Tavoitekustannus sisältää korvattavat kustannukset, allianssipalkkion, riskivarauksen ja tilaajan kustannukset. Toteutusvaiheen allianssisopimus (TAS) Allianssisopimus hankkeen toteuttamisesta sekä jälkivastuuaikaan liittyvistä velvoitteista. Toteutusvaiheen kaupalliset ehdot Kuvaus toteutusvaiheen kaupallisten ehtojen periaatteista: korvattavista kustannuksista, palkkiosta, kannustinjärjestelmästä, riskien jakamisesta, indeksisidonnaisuudesta sekä laskutus- ja maksukäytännöistä. Toteutusvaiheen toteutussuunnitelma Toteutusvaiheen toteutussuunnitelma syntyy kehitysvaiheen allianssisopimuksen tehtävien lopputuloksena ja se sisältää kaiken kehitysvaiheessa hankkeen toteuttamiseksi laaditun materiaalin. Toteutunut kustannus Kustannus, joka on allianssin tekemien töiden toteutuneiden korvattavien kustannusten kokonaismäärä. Työaikataulu Työaikataulussa esitetään toteutusvaiheen työvaiheiden rakentamisajat ja niiden edellyttämien suunnitelmien laatimisen aikataulu sekä hankintojen keskinäinen suoritusjärjestys ja eteneminen siten, että tilaaja ja kaikki työmaalla rakentamistöitä suorittavat työnantajat ja muut palveluntuottajat sekä asiantuntijat voivat suunnitella ja tahdistaa tehtävänsä sen mukaisesti.
lausuntoversio 4 4 ALLIANSSIN HANKINTAMENETTELYN PERIAAT- TEET Allianssihankkeen organisointi eroaa perinteisen rakennushankkeen organisoinnista. Allianssissa muodostetaan yksi yhteinen organisaatio, jonka muodostavat tilaaja sekä johtamisen ja rakennuttamisen, suunnittelun ja rakentamisen osa-alueiden palveluntuottajat. Käyttäjät toimivat tiiviissä yhteistyössä allianssiorganisaation kanssa tuoden näkemyksiä lopputuotteen käytönaikaisesta toiminnasta. Allianssiorganisaation osaamisen tarve riippuu hankkeen tavoitteista, ominaisuuksista ja laajuudesta. Oleellista on, että hankkeeseen hankitaan juuri sitä osaamista, mitä hankkeen luonne ja erityispiirteet edellyttävät. Erityisesti laajoissa ja kompleksisissa hankkeissa johtamisen niin hankkeen johtamisen kuin ihmisten johtamisen merkitys korostuu. Rakennushankkeen allianssisopimus ja sen liitteenä olevatkaupalliset ehdot luovat mahdollisuudet onnistumiselle, mutta organisaatiot sekä ihmiset luovat ja synnyttävät onnistumisen. Allianssi itsessään ei ole ratkaisu onnistumiselle. Yksi allianssin onnistumisen edellytyksenä onkin allianssin organisaatiokulttuurin rakentaminen, ylläpitäminen ja jatkuva kehittäminen. Allianssin organisaatiokulttuuri perustuu aidolle yhteistyölle ja se edellyttää korkeaa luottamuksen tasoa, mm. kustannusten ja toiminnan läpinäkyvyyttä, sekä me -henkeä. Allianssin organisointi, tiimiytyminen, allianssiorganisaatiokulttuurin muodostaminen ja luottamuksen rakentaminen alkavat jo muodostamisvaiheessa, kun tilaaja ja palveluntarjoaja ovat ensi kertaa yhteydessä toisiinsa. Muodostamisvaiheen tavoitteena on löytää tilaajalle paras allianssikumppani, jolla on paras asiantuntemus ja osaaminen johtaa, rakennuttaa, suunnitella, kehittää ja toteuttaa hanke tilaajan kanssa yhdessä niin, että hankkeelle asetetut tavoitteet saavutetaan (mm. tavoitekustannus, toiminnallisuus, aikataulu, laatu, käyttö- ja ylläpitokustannukset sekä rakennus on turvallinen ja terveellinen käyttää). Palveluntarjoajat arvioidaan laatu- ja hintatekijöillä, joista laadulla on suurempi painoarvo. Oleellista on ymmärtää, että allianssihankinnassa ei haeta edullisinta hintaa, vaan paras kumppani kehittämään ja toteuttamaan hanke. ALLIANSSIN Allianssikumppanien valitseminen on tilaajan merkittävin päätös mikä vaikuttaa paljon hankkeen onnistumiseen. Hankeen onnistumisen ratkaisee aina viimekädessä osaavien ja kyvykkäiden henkilöiden taitava hankkeen johtaminen, rakennuttaminen, suunnittelu ja toteuttaminen. Tämän takia tilaajan tulee suunnitella ja toteuttaa hankintaprosessi huolella, jotta edellytykset parhaiden palveluntuottajien löytämiselle olisi olemassa. Allianssihankkeessa oleellista on, että kaikki osapuolet, sekä tilaaja että palveluntarjoajat, tuntevat ja ymmärtävät allianssin ideologian ja toimintaperiaatteet jo muodostamisvaiheen alusta lähtien, jotta osataan toimia allianssihengen ja toimintatapojen mukaisesti jo kilpailutusvaiheessa. Oleellisinta on yhteistyössä toimiminen eri osapuolten kanssa sekä luottamuksen rakentaminen ja ylläpitäminen jo ensimmäisistä tilaajan ja palveluntarjoajan kohtaamisista lähtien. Allianssimallin ideologian ymmärrys ja toimiminen sen mukaisesti on edellytyksenä hankintavaiheessa ja myös koko hankkeessa menestymiselle ja onnistumiselle. 4.1 Palveluntuottajien hankintamenettely Tässä ohjekortistossa näkökulmana on julkinen hanke, jonka tulee noudattaa voimassa olevaa hankintalakia. Yhteistoiminnallisiin hankkeisiin sopivin hankintamenettely on neuvottelumenettely tai joissakin tapauksissa kilpailullinen neuvottelumenettely. Toteutusmuotona allianssi ja siihen liittyvät alapuolella kuvatut hankintamenettelyt soveltuvat hyvin myös yksityisen puolen rakennushankkeisiin. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen tarkoituksena on määritellä hankinnan toteuttamista koskeva yksi tai useampi ratkaisuvaihtoehto. Tarjoajat kilpailevat ratkaisuvaihtoehdoilla (esimerkiksi silta vai tunneli). Neuvotteluissa kehitetään yhdessä tilaajan kanssa ratkaisuvaihtoehtoja, ja neuvotteluissa esitetyt ja määritetyt ratkaisut esitetään lopullisessa tarjouksessa. Kilpailullinen neuvottelumenettely on tarjoajille kallis. ALLIANSSIN kaupalliset ehdot avaintavoitteiden avaintavoitteiden ja jälkivastuuvaiheen Kuva X: Allianssin vaiheet ja tehtävät.
lausuntoversio 5 Allianssihankkeissa on suositeltavaa käyttää neuvottelumenettelyä. Allianssihankkeen hankintamenettelyssä ei ole tarpeen laatia suunnitelmia/piirustuksia ratkaisuvaihtoehdoista. Tavoitteena on löytää organisaatio, jolla on kyky synnyttää uusia ideoita ja kehitysratkaisuja. Hankintamenettelyssä pyritään hyvään vuorovaikutukseen ja luottamuksen rakentamiseen. Neuvottelumenettelyn tarkoitus on käynnistää osapuolten integroituminen jo hankintavaiheessa. Näin tulevat osapuolet sitoutuvat paremmin hankkeen tavoitteisiin ja tuottavat paremmin arvoa asiakkaalle. Tämän mahdollistamiseksi palveluntuottajan valintaprosessin tulee olla tarkoin harkittu ja kontrolloitu. Neuvottelumenettelyssä tilaaja pyytää ehdokkaita ilmoittautumaan tarjouskilpailuun ja valitsee kelpoisuusehdot täyttävistä vähintään 3 parasta tarjousneuvotteluihin. Allianssihankkeiden hankintamenettelyssä on tarpeen järjestää tasapuolisesti tarjoajien kanssa useita neuvotteluita ja työpajoja, joissa voidaan yhdessä hioa tekniseen toteutukseen, rakennushankkeen allianssisopimukseen ja kaupallisiin ehtoihin liittyviä yksityiskohtia. Allianssihankkeessa neuvottelut on usein tarkoitus toteuttaa vaiheittain siten, että eri vaiheissa keskitytään eri asioihin. Tällaiseen prosessiin neuvottelumenettely soveltuu huomattavasti paremmin kuin isoihin erilaisiin ratkaisuvaihtoehtoihin perustuva kilpailullinen neuvottelumenettely. Aikaisemmat vaiheet Strategiavaihe Muodostamisvaihe Hankinnan suunnittelu ja valmistelu Tilaajan tavoitteet ja reunaehdodet, Hankkeen luonne, ominaisuu- (Toteutusmuodon valinta) ja tavoitteet (Hankintamenettelyn valinta) Hankkeen vaatimukset Toteutusmuotoanalyysi Hankinnan tavoitteet Tarveselvitys Toteutusmuodon valinta Markkinavuoropuhelu Hankesuunnitelma Hankintamenettelyn valinta Hankintaprosessi Yleis- tai luonnossuunnitelmat Tilaajan resursointi Vaatimukset allianssin sopimusosapuolille Hankintailmoitus Soveltuvuusehdot Valintaperusteet Tarjouspyyntöasiakirjat Vertailuperusteet Kaupalliset ehdot Sopimusmalli 4.2 Organisaation muodostamisen vaiheet Hankintamenettelyn vaiheella tarkoitetaan samaa kuin allianssin muodostamisvaihe. Koko hankintaprosessi käynnistyy tilaajan tarveselvitys- tai hankesuunnitteluvaiheella. Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheessa selvitetään tilaajan tarpeet, tavoitteet ja reunaehdot hankkeelle sekä hankkeen vaatimukset, jotka kootaan suunnitelma muotoon (esim. tarveselvitys, alustava hankesuunnitelma, budjetti ja aikataulu, yleis- tai luonnossuunnitelmat, yms.). Tämän jälkeen tilaajan on määritettävä strategiansa hankkeen toteuttamiselle. Strategiavaiheen tarkoituksena on määrittää tilaajan tavoitteet hankkeen toteuttamiselle sekä hankkeen piirteet ja ominaisuudet oikean toteutusmuodon valitsemiseksi ja hankintaprosessin suunnittelemiseksi. Toteutusmuodon valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa olennaisesti koko hankkeen kulkuun. Strategiavaihe päättyy toteutusmuodon ja hankintamenettelyn valintaan. Allianssimallissa palveluntuottajan hankinnassa käytetään yleisesti neuvottelumenettelyä. Kun päätös allianssimallista toteutusmuotona on tehty ja hankintamenettely päätetty (neuvottelumenettely), siirrytään allianssin muodostamisvaiheeseen. Muodostamisvaihe voidaan jakaa kahteen osaan; hankinnan suunnittelu ja valmistelu sekä kilpailuttaminen. Hankinnan suunnittelu ja valmisteluvaiheessa asetetaan hankinnalle tavoitteet, suunnitellaan ja määritetään hankintaprosessi, suunnitellaan ja sitoutetaan tilaajan oma organisaatio hankkeelle, määritetään vaatimukset allianssin palveluntuottajille, käydään markkinavuoropuhelu sekä laaditaan ja julkaistaan hankintailmoitus. Allianssin hankintavaiheen alussa tilaaja karsii palveluntarjoajat vähintään kolmeen, joiden kanssa tilaaja käy tarjousneuvottelut, ja lopuksi valitsee kokonaistaloudellisesti parhaat palveluntarjoajat allianssikumppanikseen. Allianssihankkeen organisoinnin ja hankinnan vaiheet on esitetty alla olevassa kuvassa. Muodostamisvaiheeseen kuuluvien osa-vaiheiden (Hankinnan suunnittelu- ja valmisteluvaihe sekä hankintavaihe) prosessit kuvataan tarkemmin luvussa 5. Hankintavaihe Osallistumishakemus Tarjoajien valinta Neuvotteluprosessi Tarjouspyyntöasiakirjojen täydentäminen Tarjous Tarjoajien/tarjousten vertailu ja pisteytys Hankintapäätös Palautekeskustelut ==> Kehitysvaiheen allianssisopimuksen allekirjoitus Kuva X. Allianssiorganisaation muodostamisen vaiheet.
lausuntoversio 6 5 HANKINTAMENETTELYN VAIHEET Tässä kappaleessa esitetään suuren, vaativan ja paljon epävarmuutta sisältävän julkisen allianssihankkeen hankintamenettelyn prosessit. Esitettyä hankintamenettelyä voidaan soveltaa myös yksityisen puolen hankkeisiin ja pienempiin hankkeisiin, jotka toteutetaan yhteistoimintamallilla (allianssimalli, kumppanuusmalli tmv.). Yleisesti suomalaisissa allianssihankkeissa on käytetty vaiheittaista neuvottelumenettelyä, missä tarjoajien määrää voidaan vähentää vaiheittain. Suomalaisen allianssihankkeen muodostaminen sisältää neljä peräkkäistä vaiheitta/pääprosessia, jotka ovat: 1 Hankinnan suunnittelu ja valmistelu 2 Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun 3 Tarjouskilpailu 4 Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika I HANKINNAN SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHE 1. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu a b Toiminnot: a) Tilaajan organisoituminen hankkeeseen b) Hankkeen alustava suunnittelu ja valmistelu c) Markkinavuoropuhelu d) Hankintailmoituksen, tarjouspyyntöasiakirjojen ja muiden liitteiden laatiminen c d ALLIANSSIN MUODOSTAMISVAIHE II 2. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun a b c a) Palveluntarjoajien organisoituminen hankkeeseen b) Osallistumisilmoituksen jättö c) Tarjoajien arviointi soveltuvuus ja valintaperusteilla Päätöksentekopisteet: I. Päätös hankinnan valmistelun ja suunnittelun käynnistämisestä II. Päätös hankinnan sisällöstä ja käynnistämisestä (hankintailmoitus liitteineen) III. Päätös tarjouskilpailuun osallistuvista tarjoajista IV. Allianssikumppaneiden valinta ja hankintapäätös V. Hankintapäätös lainvoimainen Vaiheiden välillä on tilaajan päätöksentekopisteitä, joista siirrytään aina seuraavaan vaiheeseen/pääprosessiin tai palataan vaiheen alkuun. Vaiheiden välillä olevat päätöksentekopisteet ovat I. Päätös hankinnan valmistelun ja suunnittelun käynnistämisestä II. Päätös hankinnan sisällöstä ja käynnistämisestä (hankintailmoitus liitteineen) III. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun IV. Allianssin sopimusosapuolten valinta ja hankintapäätös V. Hankintapäätös lainvoimainen Vaiheet sisältävät pienempiä osavaiheita/osaprosesseja/toimintoja. Allianssihankkeen muodostamisvaiheen prosessikaavio on esitetty kuvassa X. III HANKINTAVAIHE 3. Tarjouskilpailu a b c d e a) Neuvottelukutsut b) Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat c) Lopullinen tarjouspyyntö d) Tarjous e) Palveluntarjoajien pisteytys vertailuperusteilla IV 4. Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika Palautekeskustelut V Kuva X. Muodostamisvaiheen jaottelu osavaiheisiin, päätöksentekopisteisiin (I-V), prosesseihin (1-4) ja toimintoihin (a-e)
lausuntoversio 7 5.1 Hankinnan suunnittelu ja valmistelu HANKINNAN SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHE ALLIANSSIN MUODOSTAMISVAIHE HANKINTAVAIHE I 1. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu a b Toiminnot: a) Tilaajan organisoituminen hankkeeseen b) Hankkeen alustava suunnittelu ja valmistelu c) Markkinavuoropuhelu d) Hankintailmoituksen, tarjouspyyntöasiakirjojen ja muiden liitteiden laatiminen Päätöksentekopisteet: c Kuva X. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu -prosessin päätöksentekopisteet ja toiminnot Hankinnan suunnittelu ja valmisteluprosessi sisältää seuraavat toiminnot (a-d) ja tehtävä, jotka eivät ole kaikki välttämättömiä tehtäviä, mutta erittäin suositeltavia. a) Tilaajan resursointi ja organisoituminen hankkeeseen (tilaaja) Valita omasta organisaatiostaan edustajat allianssiorganisaatioon Analysoida hankkeessa vaadittava osaaminen Kartoittaa oma osaaminen sekä puuttuvan osaamisen kautta määritettävä hankittava osaaminen --> valintakriteerit b) Hankinnan alustava suunnittelu ja valmistelu (tilaaja) hankintaprosessin suunnittelu rakennushankkeen allianssisopimusluonnoksien ja kaupallisten ehtojen suunnittelu tarjouspyynnön suunnittelu markkinavuoropuhelun suunnittelu selvittää hankkeen päätavoitteet c) Markkinavuoropuhelu (tilaaja ja palveluntarjoaja) jättää ilmoitus tulevasta markkinavuoropuhelusta HILMA:ssa järjestää kaikille palveluntarjoajille avoin markkinavuoropuhelu järjestää tilaajan ja palveluntarjoajan kahdenkeskiset markkinavuoropuhelut d II 2. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun a b c a) Palveluntarjoajien organisoituminen hankkeeseen b) Osallistumisilmoituksen jättö c) Tarjoajien arviointi soveltuvuus ja valintaperusteilla I. Päätös hankinnan valmistelun ja suunnittelun käynnistämisestä II. Päätös hankinnan sisällöstä ja käynnistämisestä (hankintailmoitus liitteineen) III. Päätös tarjouskilpailuun osallistuvista tarjoajista IV. Allianssikumppaneiden valinta ja hankintapäätös V. Hankintapäätös lainvoimainen III 3. Tarjouskilpailu a b c d e a) Neuvottelukutsut b) Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat c) Lopullinen tarjouspyyntö d) Tarjous e) Palveluntarjoajien pisteytys vertailuperusteilla IV 4. Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika Palautekeskustelut d) Hankintailmoituksen, tarjouspyyntöasiakirjojen ja muiden liitteiden laatiminen hankintailmoituksen suunnittelu ja laatiminen soveltuvuusvaatimukset ja valintaperusteet alustavan tarjouspyynnön laatiminen vertailuperusteet alustavien rakennushankkeen allianssisopimusluonnosten ja kaupallisten ehtojen laatiminen neuvottelumenettelyn suunnittelu ja kuvaaminen ==>Hankintailmoitus HILMA:ssa ja hankintailmoituksen liitteet soveltuvuusvaatimukset ja valintakriteerit alustava tarjouspyyntö sisältäen mm. vertailuperusteet alustava rakennushankkeen allianssisopimusluonnokset liitteineen ja niiden kaupalliset ehdot. Hankintavaihe alkaa tilaajan päätöksestä aloittaa hankkeen organisaation muodostaminen strategiavaiheen jälkeen. Organisoituminen lähtee liikkeelle tilaajan tekemästä analyysistä, jossa analysoidaan projektin luonne, ominaisuudet ja tavoitteet, minkä jälkeen saadaan selville hankkeen erityispiirteet ja hankkeessa vaadittava osaaminen. Muodostamisvaiheen alussa tilaajan tulee aina arvioida myös oman henkilöstön allianssiosaamisen lisäksi hankkeen johtamisen ja rakennuttamisen ja valvonnan osaaminen sekä hankkeeseen osoitettavat henkilöresurssit nsa ja ajankäyttöpotentiaali. Tilaajan edustajien on oltava aktiivisesti läsnä koko hankkeen ajan. Tilaajan omaa organisaatiota koskevan resurssianalyysin jälkeen saadaan selville puuttuva ja palveluntuottajilta hankittava osaaminen ja V
lausuntoversio 8 resurssit hankkeeseen. Erityisesti suuret ja vaativat hankkeet edellyttävät paljon hyvää erilaista osaamista, mutta tärkeimmässä roolissa on ihmisten johtamisen osaaminen, jotta hanke pysyy hallinnassa ja allianssihenki saadaan rakennettu ja ylläpidettyä projektiorganisaation sisälle, mitä kautta edellytykset hankkeen onnistumiselle syntyvät. Strategiavaiheessa tilaaja ei ole välttämättä osannut valita hankkeelle parasta toteutusmuotoa tai tilaaja saattaa olla epävarma omasta toteutusmuotopäätöksestään. Hankinnan valmistelun tarkoituksena on suunnitella ja määrittää lopullisesti hankkeen toteutusmuoto sekä sen sopimusrakenne ja hankintaprosessi. Tilaajan on selvitettävä omat tavoitteensa ja reunaehtonsa, riskinkantokykynsä, resurssinsa ja osaamisensa sekä hankkeen ominaisuudet, jotta päätös toteutustavasta voidaan tehdä oikein perustein. Toteutusmuodon määrittämisen ja/tai päätöksenteon tueksi tilaaja voi kysyä markkinan eli palveluntarjoajien näkemyksiä hankkeelle sopivimmasta toteutusmuodosta markkinavuoropuhelussa. Markkinavuoropuhelussa tilaaja informoi tulevasta hankkeesta ja aikomuksistaan potentiaalisille palveluntuottajille, ja antaa niille mahdollisuuden vaikuttaa hankkeen toteutusmuotoon ja hankinnan läpivientiin. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on potentiaalisten palveluntarjoajien kartoittaminen ja avoimen vuorovaikutusprosessin käynnistäminen tilaajan ja palveluntarjoajien välillä. Tilaaja voi järjestää tarvittaessa useita markkinavuoropuheluita ja niihin voi myös liittyä yritys- tai yritysryhmittymäkohtaisia tapaamisia. Kun tilaaja on saanut tehtyä lopullisen päätöksen allianssimallin käytöstä hankkeen toteutusmuotona, alkaa varsinainen hankinnan suunnittelu. Hankinnan suunnittelussa suunnitellaan hankintaprosessi, määritetään hankintailmoituksessa ilmoitettavat soveltuvuusvaatimukset (vähimmäisvaatimukset) ja valintaperusteet, ja laaditaan alustava tarjouspyyntö ja alustavat allianssisopimukset ja kaupalliset ehdot, jotka julkaistaan hankintailmoituksen liitteenä. Julkisissa hankkeissa hankintaprosessin suunnittelu tiivistyy usein hankintailmoituksen suunnitteluun ja laatimiseen, mutta koko muun prosessin on oltava mietitty tätä ennen. Hankinnan valmistelu ja suunnitteluvaiheessa tilaajan tulee valita hankintamenettely, joka allianssimalleissa lähtökohtaisesti on neuvottelumenettely. Tämän lisäksi tulee valita valintamenettely. Palveluntuottajat voidaan valita hankkeen merkittävimmät osapuolet erikseen yrityksittäin tai pienempinä yritysryhminä (erillisvalinta) tai useamman osapuolen ja yrityksen muodostamana ryhmittymänä (konsortiovalinta) riippuen tilaajan tavoitteista ja resursseista sekä hankkeen ominaisuuksista. Konsortiovalinta Konsortiovalinnassa eri osapuolia (hankkeen johtaminen ja rakennuttaminen ja vallvonta, suunnittelu ja rakentaminen/urakointi) edustavat yritykset muodostavat itsenäisesti konsortion eli yritysryhmittymän, joilla ne osallistuvat allianssikilpailuun. Konsortiovalinnan hyötynä voi olla se, että se mahdollistaa konsortion osapuolten yhteis-työn alkamisen, allianssikulttuurin ja luottamuksen rakentumisen jo allianssikilpailun aikana. Erillisvalinta Erillisvalinnassa puolestaan palveluntuottajat valitaan allianssiin osapuoli kerrallaan yksitellen tai pienemmissä yritysryhmissä. Vaikka tilaaja kilpailuttaakin osapuolet erikseen, palveluntuottajat liitetään samaan yhteiseen allianssisopimukseen ja sitä kautta myös samoihin kaupallisiin ehtoihin, mikä takaa yhteisen intressin hankkeen aikana. Erillisvalinta sisältää variaatioita sen mukaan, valitaanko palveluntuottajat peräkkäin vai rinnakkain sekä saavatko palveluntuottajat osallistua toisen palveluntuottajayrityksen arviointiin. Konsortiovalinta vaatii palveluntarjoajilta suurta panosta niin taloudellisesti, ajallisesti kuin resurssienkin puolesta. Erillisvalinta on palveluntuottajille kevyempi valintamenettely kuin konsortiovalinta. Erillisvalintamenettelyssä tilaajalla on suurempi mahdollisuus saada alan paras mahdollinen osaaminen allianssiin. Vastaavasti konsortiovalintamenettelyssä riskinä on, että eri alojen paras osaaminen löytyy eri konsortioryhmistä. Myös markkinatilanne ja alueelliset resurssit huomioiden useinkaan ei ole mahdollista löytää useita potentiaalisia konsortioita, jolloin vain erillisvalinta luo mahdollisuuden osaavan organisaation muodostamiselle. Erillisvalinnan avulla on myös mahdollista, että tilaaja valitsee eri palveluntuottajat ajallisesti eri vaiheissa. Tilaaja siis valitsee yhden palveluntuottajan ensin ja vasta myöhemmin kilpailutetaan muut allianssin sopimusosapuolet, yksitellen tai pienemmissä ryhmissä. Koska tilaajan ja palveluntuottajien edustajien muodostama toteuttajaryhmä toteuttaa hankkeen yhteistoiminnassa, on palveluntuottajien valinnassa painotettava tekijöiden kykyä ja soveltuvuutta toimia tiimissä yhteistoimintamallin mukaisesti. Hankintavaiheessa tilaaja hankkii sopimusosapuolet ensisijaisesti laadullisin perustein kirjallisen esityksen, haastatteluiden ja työpajojen perusteella. Tilaajan tavoitteista ja resursseista sekä hankkeen ominaisuuksista riippuen palveluntuottajat voidaan valita erikseen tai yhtenä tai useampana ryhmittymänä. Hankkeen johtaminen, rakennuttaminen ja valvonta Hankkeen johtaminen, rakennuttaminen ja valvonta Tilaaja Konsortio Suunnittelu Tilaaja Suunnittelu Rakentaminen Rakentaminen Kuva X. Konsortiovalinta, jossa tilaaja kilpailuttaa kaikki hankkeen merkittävimmät osapuolet kerralla. Kuva X. Erillisvalinta, jossa tilaaja kilpailuttaa eri osapuolet erikseen
lausuntoversio 9 Rakennuttamisen erillisvalinta Tilaaja voi palkata hankinnan valmistelu- ja suunnitteluvaiheessa (rakennuttaja)konsultin avustamaan tilaajaa hankinnan valmistelussa ja suunnittelussa. Tilaaja voi palkata rakennuttajakonsultin myös vahvistamaan tilaajan resursseja koko hankkeen ajaksi. Siinä tapauksessa rakennuttajakonsultti on hyvä sitouttaa hankkeeseen koko sen keston ajaksi muiden palveluntuottajien kanssa yhtenevillä kannustinjärjestelmillä. Varsinaisessa hankintavaiheessa rakennuttajakonsultti osallistuu neuvotteluihin / työpajoihin / haastatteluihin tilaajan edustajana, mutta allianssin muodostamisvaiheen jälkeen rakennuttajakonsultin on suositeltavaa liittää yhdeksi allianssin sopimusosapuoleksi, jolloin samat säännöt pätevät kaikkiin hankkeen merkittäviin osapuoliin. Hankkeen johtaminen, rakennuttaminen ja valvonta Tilaaja Konsortio Suunnittelu Rakentaminen Kuva X. Rakennuttaminen erillisvalintana, suunnittelu ja urakointi konsortiovalinnalla. Konsortiovalintojen jaksottaminen Konsortioryhmien hankinta voidaan tehdä osissa hankkeen vaiheen tai osaprojektin mukaan esimerkiksi niin, että kehitysvaiheeseen valitaan johtamisen ja rakennuttamisen ja valvonnan sekä suunnitteluosapuolista muodostettu konsortio ja vasta toteutusvaiheeseen rakentajaosapuolista muodostunut konsortio. Aikataulullisesti pitkissä hankkeissa, joissa rakentaminen tehdään useissa vaiheissa, voidaan soveltaa edellä mainittua konsortion muodostamistapaa, jolloin jokaisen osaprojektin toteutusvaiheessa on eri rakentaja. Hankintavaiheen suunnittelun lopussa tilaaja tekee päätöksen kilpailutusprosessista, kilpailutuksen sisällöstä sekä allianssisopimusten sisällöstä. Varsinainen hankinta voidaan käynnistää, kun koko hankintaprosessi on suunniteltu ja kuvattu, ja hankintailmoitus liitteineen on Hilma-hankintajärjestelmässä. Kehitysvaiheen allianssisopimus Tilaaja Hankkeen johtaminen, rakennuttaminen ja valvonta Konsortio vaihe 1 Suunnittelu Toteutusvaiheen allianssisopimus Rakentaminen Konsortio vaihe 2 Kuva X. Erillis- ja konsortiovalintamenettelyjen yhdistäminen. Ensimmäisessä vaiheessa (esim. kehitysvaiheessa) tilaaja valitsee rakennuttamisen ja suunnittelun osapuolista muodostuneen konsortion ja vasta myöhemmässä vaiheessa (esim. toteutusvaiheessa) ottaa mukaan rakentajaosapuolen. Kuva X. Kaavio konsortiovalinnan ja erillisvalinnan erosta sekä erillisvalintaan kuuluvasta mahdollisuudesta löytää paras osaamisen joukko allianssiin
lausuntoversio 10 5.2 Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun HANKINNAN SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHE ALLIANSSIN MUODOSTAMISVAIHE HANKINTAVAIHE I 1. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu a b Toiminnot: a) Tilaajan organisoituminen hankkeeseen b) Hankkeen alustava suunnittelu ja valmistelu c) Markkinavuoropuhelu d) Hankintailmoituksen, tarjouspyyntöasiakirjojen ja muiden liitteiden laatiminen Päätöksentekopisteet: c d II 2. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun a b c a) Palveluntarjoajien organisoituminen hankkeeseen b) Osallistumisilmoituksen jättö c) Tarjoajien arviointi soveltuvuus ja valintaperusteilla I. Päätös hankinnan valmistelun ja suunnittelun käynnistämisestä II. Päätös hankinnan sisällöstä ja käynnistämisestä (hankintailmoitus liitteineen) III. Päätös tarjouskilpailuun osallistuvista tarjoajista IV. Allianssikumppaneiden valinta ja hankintapäätös V. Hankintapäätös lainvoimainen Kuva X. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun -prosessin päätöksentekopisteet ja toiminnot. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun -prosessi sisältää seuraavat toiminnot (a-c) ja tehtävät: a) Palveluntarjoajien organisoituminen hankkeeseen (palveluntarjoaja) Perehtyminen allianssimalliin ja sen ideologiaan Hankkeessa vaadittavan osaamisen, resurssien ym. selvittäminen hankintailmoituksesta Yrityksen omien resurssien allokointi suhteessa hankintailmoituksessa ilmoitettuihin palveluntuottajan osaamis- ja resurssivaatimuksiin yrityskumppanien valitseminen ryhmittymän / konsortion muodostamiseksi konsortio-osapuolten välisen aiesopimuksen allekirjoittaminen b) Osallistumisilmoituksen / -hakemuksen laatiminen (palveluntarjoaja) Ehdokkaan tietojen täyttäminen Hankintailmoituksessa vaadittuihin soveltuvuusvaatimuksiin (vähimmäisvaatimukset) ja valintaperusteisiin vastaaminen Osallistumishakemuksen lähettäminen tilaajalle III 3. Tarjouskilpailu a b c d e a) Neuvottelukutsut b) Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat c) Lopullinen tarjouspyyntö d) Tarjous e) Palveluntarjoajien pisteytys vertailuperusteilla IV 4. Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika Palautekeskustelut c) Tarjoajien arviointi soveltuvuus- ja valintaperusteilla sekä valinta (tilaaja) Osallistumisilmoitusten vastaanottaminen Soveltuvuusvaatimukset täyttämättömät tarjoajat hylätään Soveltuvuusvaatimukset täyttävät tarjoajat pisteytetään valintaperusteiden mukaisesti Eniten pisteitä saaneet tarjoajat valitaan tarjouskilpailuvaiheeseen (väh. 3 tarjoajaa tulee valita) ==> Päätös tarjouskilpailuun osallistuvista tarjoajista V
lausuntoversio 11 Palveluntarjoajien tulee vastata hankintailmoitukseen osallistumisilmoituksella. Palveluntarjoajat ilmoittautuvat joko omalla yrityksellään tai yritysryhmällä eli konsortiolla mukaan tarjouskilpailuun Ennen tarjouskilpailuun osallistumista on erittäin tärkeää allokoida yrityksen resurssit kartoittaakseen yrityksen mahdollisuus osallistua allianssihankkeeseen tarjouspyynnössä esitettyjen osaamisvaatimusten näkökulmasta. Jos valintamenettelynä on konsortiovalinta, tulee palveluntarjoajan etsiä ja valita kumppanit konsortioon. Tärkeintä on, että konsortiosta löytyy juuri sitä osaamista, asiantuntemusta ja kyvykkyyttä, mitä tarjouspyynnössä on esitetty. Mikäli eri yritykset muodostavat kilpailutusvaiheessa ryhmittymän eli konsortio, solmivat yritykset konsortion sisäisen sopimuksen eli aiesopimuksen ennen kuin osanottoilmoitus jätetään. Konsortiosopimuksella sitoudutaan yhtenä ryhmittymänä osallistumaan allianssin kilpailutusvaiheeseen ja toimitaan allianssihengen mukaisesti. Tilaajan tehtävänä on tarkistaa osallistumisilmoituksen jättäneiden ehdokkaiden eli tarjoajien soveltuvuusvaatimusten (vähimmäisvaatimus) täyttyminen osallistumisilmoituksen perusteella. Ehdokkaat, jotka eivät täytä soveltuvuusvaatimuksia, hylätään. Soveltuvuusvaatimukset täyttäneet tarjoajien joukko vähennetään vähintään kolmeen palveluntarjoajaan valintaperusteiden mukaisesti. Tarjousneuvotteluihin valitaan osallistumisilmoituksen perusteella eniten pisteitä saaneet ehdokkaat.
lausuntoversio 12 5.3 Tarjouskilpailu HANKINNAN SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHE ALLIANSSIN MUODOSTAMISVAIHE HANKINTAVAIHE I 1. Hankinnan suunnittelu ja valmistelu a b Toiminnot: a) Tilaajan organisoituminen hankkeeseen b) Hankkeen alustava suunnittelu ja valmistelu c) Markkinavuoropuhelu d) Hankintailmoituksen, tarjouspyyntöasiakirjojen ja muiden liitteiden laatiminen Päätöksentekopisteet: c Kuva X. Tarjouskilpailu -prosessin päätöksentekopisteet ja toiminnot d II 2. Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun a b c a) Palveluntarjoajien organisoituminen hankkeeseen b) Osallistumisilmoituksen jättö c) Tarjoajien arviointi soveltuvuus ja valintaperusteilla I. Päätös hankinnan valmistelun ja suunnittelun käynnistämisestä II. Päätös hankinnan sisällöstä ja käynnistämisestä (hankintailmoitus liitteineen) III. Päätös tarjouskilpailuun osallistuvista tarjoajista IV. Allianssikumppaneiden valinta ja hankintapäätös V. Hankintapäätös lainvoimainen Tarjouskilpailuprosessi sisältää seuraavat toiminnot ja tehtävät: a) Neuvottelukutsut (tilaaja) Neuvottelukutsujen lähettäminen jatkoon päässeille palveluntarjoajille b) Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat (tilaaja ja palveluntarjoaja) Valmistautuminen ja osallistuminen tarjousneuvotteluihin ja kehitystyöpajoihin c) Lopullinen tarjouspyyntöaineisto (tilaaja) Lopullisen tarjouspyyntöaineiston toimittaminen palveluntarjoajille Oleellisena tilaajan tavoitteiden ja vertailuperusteiden kuvaaminen d) Tarjous (talveluntarjoaja) Tarjouksen laatiminen hankintailmoituksen ehtojen mukaisesti Tarjouksen jättäminen e) Palveluntarjoajien pisteytys vertailuperusteella (Tilaaja) Palveluntarjoajien arviointi, pisteytys ja vertailu tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti ==> Allianssikumppaneiden valinta ja hankintapäätös III 3. Tarjouskilpailu a b c d e a) Neuvottelukutsut b) Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat c) Lopullinen tarjouspyyntö d) Tarjous e) Palveluntarjoajien pisteytys vertailuperusteilla IV 4. Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika Palautekeskustelut Hankintavaiheen tavoitteena on löytää hankkeeseen paras mahdollinen toteuttajaryhmä, johon kuuluvat tilaajan ja palveluntuottajien edustajat. Tarjousvaiheessa tilaaja hankkii sopimusosapuolet ensisijaisesti laadullisin perustein kirjallisen esityksen (tarjous), haastatteluiden ja työpajojen perusteella. Laatutekijöihin kuuluvat avainhenkilöiden substanssiosaaminen ja sosiaaliset taidot, johtamistaidot, tiimidynamiikka ja allianssikyvykkyys. Allianssitiimin osapuolet tulee olla asiansa osaavia ammattilaisia, joiden osaamisalueet täydentävät toisiaan, ja joiden keskinäinen yhteistyö toimii. Allianssitiimin välillä tulee olla avoin, välitön ja luottavainen keskusteluyhteys, joten näitä ominaisuuksia myös arvioidaan valintatyöpajoissa ja haastatteluissa. Tarjouskilpailu alkaa neuvottelukutsujen lähettämisellä valituille palveluntarjoajille. Tilaaja järjestää keskustelutilaisuudet tarjoajien avainhenkilöiden kanssa neuvottelukutsussa ilmoitetun aikataulun ja ohjelman mukaisesti. Tarjousneuvotteluiden ja -työpajojen tavoitteena on toteutusmallin ja tarjouspyynnön selventäminen ja tarkentaminen, tilaajan ja tarjoajien integroituminen, tarjoajien tukeminen tarjousten laatimisessa sekä lisäarvon tuottaminen tilaajalle. Tarjousvaiheessa tilaaja arvioi palveluntarjoajat. Tilaaja aloittaa neuvottelumenettelyn valittujen palveluntarjoajien kanssa HILMA:n hankintailmoituksessa kuvatulla prosessilla. Tarjousneuvottelujen ja kehitystyöpajojen jälkeen tilaaja toimittaa palveluntarjoajille tarkennetun tarjouspyynnön, V
lausuntoversio 13 jonka perusteella palveluntarjoajat laativat kirjallisen tarjouksen. Tarjousvaihe on tyypillisesti alla olevan kuvan X mukainen. Edellä esitetty prosessikaavio on yksivaiheinen tarjousvaihe, mutta tarjousvaihe voi olla myös kaksivaiheinen (kuva X). Kaksivaiheisessa tarjousvaiheessa tarjoajien määrää karsitaan edelleen ensimmäisten tarjousneuvotteluiden ja alustavan tarjouksen jälkeen. Tarjousneuvotteluissa ja -työpajoissa saatu tieto ja palveluntarjoajien laatimat kirjalliset tuotokset (tarjous) otetaan huomioon palveluntarjoajien arvioinnissa. Allianssimallissa paras tarjoaja valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella käyttäen vertailuperusteina mm. tarjoajan projektinhallinnan osaamista, allianssikyvykkyyttä ja kykyä tuottaa arvoa rahalle (laatutekijät) sekä hankkeen toteuttamisesta tarjottavaa palkkiota (hintatekijä). Tarkemmat vertailu- ja pisteytysperusteet luodaan hankkeen toteutuksen ja vaadittavan osaamisen kautta hankkeen parhaaksi ajattelulla. Tilaaja arvioi ja pisteyttää kaikki palveluntarjoajat, ja eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan allianssin sopimusosapuoleksi. Kuva X. Yksivaiheinen tarjousmenettely 5.4 Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaika Parhaan palveluntarjoajan valitsemisen ja hankintapäätöksen jälkeen alkaa odotusaika, jonka jälkeen hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi. Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden odotusaikana tarjouksen jättänet voivat valittaa hankintayksikön päätöksestä markkinaoikeuteen, mikäli katsoo, että hankintamenettelyssä on tapahtunut virhe. Kun hankintapäätös on odotusajan jälkeen saanut lainvoiman, kehitysvaiheen allianssisopimus voidaan allekirjoittaa ja hanke käynnistää. Hankintapäätöksen lainvoimaisuuden saannin jälkeen tilaaja käy tarjouksen jättäneiden palveluntarjoajien (myös valitun palveluntuottajan) kanssa palautekeskustelut, jotta tarjouskilpailuun osallistuneet voivat palautteiden avulla kehittää toimintaansa tulevia allianssihankkeita ajatellen. Palaute on annettava avoimesti ja rakentavasti luottamusta rakentaen (plussat ja deltat). Kuva X. Kaksivaiheinen tarjousmenettely
lausuntoversio 14 6 OHJEET ALLIANSSIN HANKINNAN SUUNNITTE- LUUN JA TOTEUTUKSEEN 6.1 Tilaajan organisoituminen hankkeeseen Jos tilaaja tekee päätöksen hankkeen toteutuksesta allianssilla, tulee tilaajan sitoutua ja sitouttaa oma organisaationsa yhteistoiminnalliseen toteuttamiseen. Tilaajalla tulee olla allianssiorganisaatiossa vähintään yksi henkilö, jolla on riittävät päätösvaltuudet. Tilaaja voi vahvistaa resurssejaan rakennuttajakonsultin organisaatiolla. Siinä tapauksessa konsultti on hyvä sitouttaa hankkeeseen koko sen keston ajaksi muiden palveluntuottajien kanssa yhtenevillä kannustinjärjestelmillä. Muodostamisvaiheessa rakennuttajakonsultti voi osallistua hankinnan suunnitteluun ja valmisteluun avustaen tilaajaa. Varsinaisessa hankintavaiheessa rakennuttajakonsultti osallistuu neuvotteluihin/työpajoihin/ haastatteluihin tilaajan edustajana. Kehitys- ja toteutusvaiheessa konsultti voi toimia mm. projektiryhmässä tilaajan edustajana. Johtoryhmässä tilaajan edustaja tulee kuitenkin olla oman henkilöstön edustaja. Jos tilaaja haluaa ottaa rakennuttajakonsultin kumppanikseen hankkeeseen ennen kuin varsinainen allianssi on muodostettu, tulee tilaajan ja rakennuttajakonsultin tehdä aiesopimus ennen kuin hankintailmoitus tehdään. Hankintavaiheen jälkeen rakennuttajakonsultti tulisi liittää yhdeksi allianssiosapuoleksi, jotta intressit ja säännöt olisivat kaikilla hankkeen merkittävillä osapuolilla samat. 6.2 Valintamenettelyn ja tarjousprosessin suunnittelu Tilaajan tulee tunnistaa valintamenettelyä suunniteltaessa, että vaativien hankkeiden huippuosaajat ovat harvassa Suomessa. Mikäli hankkeessa tarvitaan erityisosaamista, jota ei varmuudella konsortiovalintamenettelyllä saada useaan konsortioon, on perusteltua käyttää erillisvalintamenettelyä. Tilaajan on huomioitava alueellinen markkinatilanne. Allianssihankkeen tarjousprosessi sitoo paljon resursseja (sekä tilaajan että palveluntarjoajan organisaatiosta) ja vaatii niiltä paljon enemmän aikaa kuin perinteiset tarjousprosessit. Tilaajan on hankinnan suunnitteluvaiheessa huomioitava, että tarjoajien osallistumishalukkuuteen vaikuttaa tarjousprosessin raskaus (työpajojen lukumäärä) sekä tarjoajalta vaadittu aineiston tuottamisen määrä, jotka aiheuttavat palveluntarjoajille merkittäviä kustannuksia. Hyvän tavan mukaista on, että tarjousprosessin hävinneille palveluntarjoajille maksetaan korvauksia, ns. tarjouspalkkiota. Tarjouspalkkion suuruus tulisi olla suhteessa tarjousprosessin laajuuteen. 6.3 Markkinavuoropuhelu Markkinavuoropuhelu kannattaa jakaa kahteen osaan: markkinainfoon ja kahdenkeskisiin markkinavuoropuheluihin. Markkinainfo on tilaajan järjestämä avoin tilaisuus, jonne saa osallistua kaikki hankkeesta kiinnostuneet palveluntarjoajat. Markkinainfotilaisuudessa käydään läpi esimerkiksi alustavaa hankinnan sisältöä, hankintamenettelyä ja alustavia soveltuvuusvaatimuksia ja hankkeen vaiheiden erityiskysymyksiä. Tilaisuuden tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja jakaa tietoa tulevasta hankkeesta ja hankintamenettelystä. Markkinainfon jälkeen tilaaja voi pitää useita yhteisiä markkinavuoropuhelutilaisuuksia kaikille palveluntarjoajille ja/tai antaa palveluntarjoajille mahdollisuuden varata ajan tilaajalta kahden keskiseen tapaamiseen. Markkinavuoropuhelussa palveluntarjoaja voi esittää tarkentavia kysymyksiä / kommentteja tilaajalle. Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa palveluntarjoajien näkemyksiä hankkeesta. Markkinavuoropuhelussa annetaan jokaiselle palveluntarjoajalle mahdollisuus tuoda esille näkemyksiä hankkeen toteutusmuodosta, kaupallisista ehdoista, yhteistyörakenteista ja allianssin muodostamisesta sekä valintaperusteista hankkeen parhaaksi -periaatteella. Markkinainfosta ja markkinavuoropuheluista kannattaa aina ilmoittaa ennakkoilmoituksella (tietopyyntö) HILMA-hankintajärjestelmässä. 6.4 Hankintailmoitus Hankintalain mukaan hankintayksikön tulee tehdä hankintailmoitus, joka julkaistaan Hilmassa, jos tarjoajien valinta tehdään neuvottelumenettelyllä. Hankintailmoitus on julkisissa hankinnoissa kaikkein tärkein asiakirja, koska se määrittää puitteet hankkeen sisällölle ja laajuudelle, hankinnan läpiviennille ja tarjoajien valinnalle. Tästä syystä hankintailmoitus on laadittava erityisellä huolella. Hankintailmoitus laaditaan hankintalain määrittämällä tavalla. 6.4.1 Alustava tarjouspyyntö Tilaajan tehtävänä on jo alustavassa tarjouspyynnössä esittää selkeät tavoitteet hankkeelle, hankkeen organisatoriset reunaehdot sekä suunnitelmat (mahdollinen tarveselvitys / alustava hankesuunnitelma), joiden mukaisesti se aikoo hankkeen toteuttaa. Alustavassa tarjouspyynnössä kerrotaan myös tilaajan oma osaaminen ja organisaatio, jolla se osallistuu allianssiin sekä osaaminen, joka hankitaan erikseen allianssin ulkopuolelta. Alustavassa tarjouspyynnössä kuvataan myös tilaajan erillistehtävät, joita se aikoo projektissa hoitaa tai joista se on vastuussa yksin. Kaikki muut projektiin sisältyvät tehtävät kuuluvat allianssiorganisaatiolle, johon myös tilaaja kuuluu. Tilaajan tekemässä alustavassa tarjouspyynnössä esitetään vaatimukset ja edellytykset hankittavalle osaamiselle. Hankittava osaaminen voi liittyä suurempiin kokonaisuuksiin kuten johtaminen, rakennuttaminen, valvonta, suunnittelu ja rakentaminen tai pienimpiin alueisiin, kuten projektinhallinnan osaalueiden ja prosessien hallinta, tekninen osaaminen ja/tai (ihmisten)johtamisosaaminen. Suuret allianssihankkeet vaativat erityisesti vahvaa johtamisen osaamista kaikilta sen osa-alueilta (leadership ja management). Hankkeeseen valitut työkalut, toimintatavat ja menetelmät vaativat myös omanlaistaan osaamista projektinjohtamiseen, koska työkaluja pitää osata käyttää, jotta niitä osataan hyödyntää oikein hankkeen aikana. Tämän takia tilaajan tulee arvioida ja määrittää hankkeessa käytettävät oleellisimmat toimintatavat, menetelmät ja työkalut, jotta osataan hankkia niiden edellyttämää osaamista. Alustavassa tarjouspyynnössä kuvataan soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja vertailuperusteet, joiden avulla tehdään tarjoajavalintapäätös. 6.4.2 Avainhenkilöiden soveltuvuusvaatimukset Tilaajan määrittelee hankintailmoituksessa avainhenkilöiden soveltuvuusvaatimukset ja pyytää palveluntarjoajaa nimeämään avaintehtäviä suorittavat henkilöt, jotka osallistuvat tarjousneuvotteluihin, ja jotka tulisivat hoitamaan hankkeen aikana tuloksen ja tavoitteiden kannalta merkittäviä vastuualueita. Allianssin projektinjohtaja on johtamisen avainhenkilö, joka nimetään jokaiseen allianssihankkeeseen. Muut avainvastuut ja -henkilöt määräytyvät aina hankekohtaisesti. Projektinjohtajan lisäksi avainhenkilöitä voivat olla projektinjohtajan varahenkilö, pääsuunnittelija, osaprojektien tai eri tekniikka-alojen vastuuhenkilöt (mm. suunnittelupäällikkö, rakennuttajapäällikkö, työmaapäällikkö yms) ja projektinhallinnan osa-alueiden/ prosessien vastuuhenkilöt (esim. laatupäällikkö ja kustannusasiantuntija).
lausuntoversio 15 Henkilöt, jotka tulisivat toimimaan avainvastuissa hankkeen aikana, tulee arvioida laadullisin tekijöin. Allianssin avainhenkilöiden tulee olla vahvoja johtajia ja heillä tulee olla tietoa, taitoa, kokemusta ja näkemystä oman avainvastuunsa tieteenalasta. Vahvan substanssiosaamisen lisäksi allianssin avainhenkilöiltä vaaditaan avoimuus- ja johtajuusominaisuuksia sekä allianssikyvykkyyttä,eli yhteistyökykyä, valmiutta innovoida ja kehittää ratkaisuja itsereflektiokykyä kyvykkyyttä tuottaa arvoa rahalle allianssin toimintaperiaatteiden ja hankkeen parhaaksi periaatteen ymmärtämistä ja soveltamista. Hankkeen onnistuminen ja allianssin periaatteiden toteutuminen vaativat avainhenkilöiltä ja muilta allianssiorganisaation jäseniltä asiantuntemusta hankkeen toteuttamiseen, integrointia hyödyntävien toimintamallien hallintaa ja allianssiperiaatteiden mukaista toimintaa. Allianssihankkeen onnistuminen ja menestyminen nähdään riippuvaksi hallinnollisten ja teknisten tekijöiden lisäksi psykologisista tekijöistä, kuten tunne luottamuksesta ja siitä, millaisista persoonallisuuksista allianssi käytännössä koostuu. Yhteistyösuhteet tulee saada toimiviksi, mikä edellyttää henkilöiltä hyviä sosiaalisia ja vuorovaikutustaitoja sekä yhteistyökykyä. Jokaisen osapuolen on pystyttävä luottamaan allianssikumppaneihin täydellisesti, sillä toimiva allianssi perustuu täydelliseen luottamukseen ja avoimuuteen. Mikäli allianssin avainhenkilöiden väliset kemiat eivät toimi, koko allianssin toiminta vaarantuu. Kaikkien allianssiorganisaatiossa työskentelevien henkilöiden tulee olla avoimia uudenlaisille toimintatavoille sekä sisäistää no blame -kulttuuri ja muut allianssin periaatteet. Tarjousvaiheen työpajojen avulla tilaaja testaa palveluntarjoajien nimeämien avainhenkilöiden kaikkia edellä mainittuja henkilöominaisuuksia ja arvioi niitä vertailuperusteiden mukaisesti. 6.4.3 Vertailuperusteet Palveluntarjoajien / tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteita voivat olla muun muassa: Avainhenkilöiden kokemus, osaaminen ja referenssit Kyky toimia allianssissa (allianssikyvykkyys) johtamiskyky, yhteistoimintakyky ja vuorovaikutus organisoituminen luottamuksen ja integraation rakentaminen innovaatio- ja kehityskyky Kyky tuottaa arvoa rahalle Hinta (= palkkio). Huomioitavaa on, että samaa tekijää ei saa käyttää sekä soveltuvuusvaatimuksena että vertailuperusteena. Soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet on määriteltävä yksiselitteisesti ja selkeästi jo tarjouskilpailun valmisteluvaiheessa. 6.5 Palveluntarjoajan organisoituminen, ilmoittautuminen tarjouskilpailuun (osallistumisilmoitus) ja valmistautuminen tarjouskilpailuun Ennen varsinaisia tarjousneuvotteluita, tulee palveluntarjoajan organisoitua tulevaan hankintaan mahdollista hanketta silmälläpitäen. Palveluntarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön tarjoamalla vaadittua hyvää monipuolista osaamista. Palveluntarjoajan tulee aluksi arvioida oman yrityksen osaaminen ja resurssit. Jos oman yrityksen sisältä vaadittavaa osaamista tai resursseja ei kokonaisuudessaan löydy, voi eri osaamista omaavat yritykset muodostaa monen yrityksen välisen ryhmittymän eli konsortion. Tällöin yritykset yhdessä yhtenä palveluntarjoajana osallistuu allianssin tarjouskilpailuun. Palveluntarjoajan tulee miettiä tarkkaan ilmoittautuva konsortio, koska konsortion muuttamista osallistumishakemuksen jälkeen ei saa tehdä. Ryhmittymän yritykset solmivat keskinäisen tarjousvaiheen konsortiosopimuksen, joka tulee olla allianssihengen mukainen yhteistoiminnallinen sopimus, joka perustuu yhteiseen riskin- ja vastuunjakoon. Konsortiosopimuksen tulee olla lyhyt ja yhtenevä mahdollisesti tarjouspyynnössä esitetyn rakennushankkeen allianssisopimuksen kanssa. Konsortiosopimuksessa kerrotaan mitkä yritykset muodostavat konsortion ja tiivistetysti mitkä ovat heidän tehtävät perustuen yrityksen ydinosaamisalueisiin. Tarjousvaiheen konsortiosopimuksen voimassaolo lakkaa, kun rakennushankkeen allianssisopimus on allekirjoitettu. Palveluntarjoajat nimeävät allianssiorganisaatioon avainhenkilönsä ja projektiryhmän sekä johtoryhmän jäsenet. Yritysten tulee allokoida omat mahdolliset resurssit tulevaan allianssin tarjousvaiheeseen ja mahdolliseen kehitys- ja toteutusvaiheeseenkin. Tarjoajan tehtävänä on tarjouksellaan ja tarjousneuvotteluillaan jo valintavaiheessa vakuuttaa tilaaja asiantuntemuksestaan toteuttaa allianssiprojekti/palvelu ja kyvystään tuottaa arvoa rahalle esittämällään organisaatiolla ja toimintatavoilla / -menetelmillä kiinnittämällä projektiin/palveluun osaavat ja soveltuvat avainhenkilöt kustannusosaamisellaan ja asiantuntemuksellaan kehittää projektin/palvelun kustannusarvioita sekä asettaa projektille/palvelulle oikean kireystason tavoitekustannus sitoutumisesta tilaajan tavoitteisiin ja tahdosta onnistua niissä kyvykkyydestä johtaa ja kehittää hanketta yhdessä tilaajan kanssa allianssimallin periaatteiden mukaisesti korkeasta suorituskyvystä mm. ympäristö-ja turvallisuusasioissa ym. tilaajan arvostamissa asioissa. Jo ennen osallistumishakemuksen tekemistä palveluntarjoajan on ymmärrettävä ja sisäistettävä allianssimallin periaatteet, piirteet ja toimintatavat. Palveluntarjoajan tulee omaksua tilaajan ilmoittamat tavoitteet ja osaamisvaatimukset, joita hankkeen parhaaksi -periaatteen mukaan edellytetään jokaiselta allianssisopimusosapuolelta. Tämän lisäksi palveluntarjoajan tulee omaksua ja ymmärtää kaikki tilaajan määrittämät valinta- ja arviointiperusteet, joilla kilpailutusprosessissa kilpaillaan. Palveluntarjoajan tulee sisäistää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa myös kaupallisen mallin ja allianssisopimuksen sisältö. Lisäksi palveluntarjoajan tulee muistaa, että menestyäkseen tarjousneuvotteluissa, tulee jokaiseen neuvotteluun valmistautua huolellisesti.
lausuntoversio 16 6.6 Tarjoajien valinta tarjouskilpailuun ja neuvottelukutsut Tilaaja karsii ilmoittautuneiden palveluntarjoajien määrän arvioiden soveltuvuusvaatimukset (vähimmäisvaatimukset) ja valintaperusteet referensseistä ja osallistumisilmoituksesta valintakriteerien perusteella. Tilaaja valitsee osallistumisilmoituksen jättäneistä ja soveltuvuusehdot täyttäneistä vähintään kolme parasta ehdokasta tarjouskilpailuun. Tilaajan tulee kuitenkin huomioida, että kilpailutusprosessi vaatii jokaiselta palveluntarjoajalta paljon aika- ja kustannusresursseja, joten yli neljän tarjoajan valintaa tarjouskilpailuun tulisi välttää. Valittavien paremmuus arvioidaan etukäteen määritetyin vertailuperustein, joina voidaan käyttää taloudellisia, teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Tarjoajien valinnasta tulee julkaista kirjallinen päätös, joka on perusteltava ja annettava valitusosoituksin tiedoksi. Lisäksi pyynnöstä on ilmoitettava ehdokkaan seikat, joiden perusteella asianomaisen ehdokkuus on hylätty. Ehdokkaiden valinnan jälkeen tilaaja toimittaa valituille tarjoajille neuvottelukutsut, jonka yhteydessä esitetään tarjousvaiheen aikataulu ja ohjelma sekä mahdolliset tarjouspyynnöt, rakennushankkeen allianssisopimusluonnoksen ja kaupallisten ehtojen periaatteet. 6.7 Tarjousneuvottelut ja kehitystyöpajat Ensimmäisissä neuvotteluissa käydään tyypillisesti läpi tarjouspyyntö sekä allianssisopimusluonnos ja kaupalliset ehdot niin, että molemmat osapuolet ymmärtävät ne samalla tavalla. Lisäksi neuvottelussa käsitellään osapuolilta vaadittava osaaminen ja mahdollinen osaamisen hankinta. Palveluntarjoajat saavat neuvottelussa myös esittää kommentit ja/tai tarkastusesitykset rakennushankkeen allianssisopimusluonnoksiin ja kaupallisten ehtojen periaatteisiin. Ensimmäisissä neuvotteluissa palveluntarjoajalla on myös mahdollisuus tuoda esiin täsmennys- tai korjausehdotukset tarjouspyyntöön. Tarjoajien allianssikyvykkyyttä arvioidaan työpajoissa, joissa tilaaja ja tarjoajat suunnittelevat ja kehittävät hanketta yhdessä. Työpajassa tarjoajalle annetaan hanketta koskevia ennakko-/ ja/tai yllätystehtäviä, jotka se toteuttaa tilaajan kanssa kuin allianssiurakka olisi jo käynnissä. Kehitystyöpajojen tehtävänä on valmistella kehitys- ja toteutusvaiheen tehtäviä, auttaa tarjoajaa tekemään hyvä tarjous sekä antaa tilaajan arviointiryhmälle valmiudet muodostaa kantansa tarjoajan kyvykkyydestä toimia allianssin vaatiman yhteistoimintamallin mukaisesti. Työpajasuoritukset ovat osa tarjousten vertailua sekä pisteytystä. Niiden avulla voidaan arvioida saavutettuja ratkaisuja tai henkilöiden työskentelyä taikka molempia. Jos työpajoissa arvioidaan tiettyjen avainhenkilöiden suoritusta, tärkeää on että tehtävien suorittamiseen osallistuvat kyseiset avainhenkilöt. Työpajoissa voidaan arvioida koko tiimiä tai yksittäisiä henkilöitä, kuten allianssin projektinjohtajaa. Työpajat ja niiden lukumäärät tulee suunnitella hyvin etukäteen ja laatia työpajoille ohjelma. Tarjousvaiheen työpajoja tulee olla vähintään yksi. Työpajojen lukumäärä on suoraan yhteydessä tarjousvaiheen raskauteen, joten pitkä ja monivaiheinen tarjousvaihe voi vaikuttaa palveluntarjoajien osallistumishalukkuuteen. Mistään tarjousvaiheen neuvotteluista tai työpajoista ei yleensä julkaista muistiota tai pöytäkirjaa. Tilaajan kannanotto neuvotteluissa esiin tulleisiin kysymyksiin tai kannanottoihin ilmenee tarjouspyyntöasiakirjojen mahdollisina muutoksina. Tilaajan on kohdeltava kaikkia tarjoajia tasapuolisesti neuvotteluissa: Neuvotellaan samoista asioista Varataan sama aika neuvotteluihin Varataan tarjoajille sama mahdollisuus esitellä tarjoustaan Kaikkien tarjoajien kanssa neuvotellaan yhtä monta kierrosta Kaikille tarjoajille annetaan samat tiedot ja vastaukset Neuvotteluissa ei saa paljastaa muiden tarjousten sisältöä eikä tarjousten sen hetkistä arvioitua paremmuusjärjestystä. Allianssihankkeissa on syytä käyttää puolueetonta tarkkailijaa varmistaakseen tilaajan puolueettomuus tarjoajia kohtaan. Puolueeton tarkkailija ei osallistu tarjoajien arviointiin. Työpajojen ja tarjousneuvotteluiden jälkeen tilaaja jättää tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön, jonka mukaan osapuolet jättävät tarjouksensa. 6.8 Tarjouspyyntö Alustava tarjouspyyntö täsmennetään lopulliseksi tarjouspyynnöksi tarjousneuvotteluiden pohjalta saatujen tietojen ja tarkennusten avulla. 6.9 Tarjous Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnön mukaisesti. Laatutarjouksen jättämisen jälkeen tilaaja voi järjestää tarjousten selonottotyöpajat. Tilaisuus on luonteeltaan avoin keskustelutilaisuus, ei muodollinen tarjouksen esittely. Tarjouksen selonottotyöpajassa tarjoajan allianssiorganisaatiolle voidaan antaa tarjoukseen liittyviä tehtäviä, joiden parissa työskennellään pienryhmissä. Menetelmän tarkoituksena on varmistaa, että tarjousorganisaatioon esitetyt henkilöt ovat olleet itse kirjoittamassa tarjousta ja että he myös ymmärtävät täysin oman tarjouksensa sisällön. Tilaaja voi antaa tarjoajalle mahdollisuuden tarkentaa kirjallista laatutarjoustaan työpajassa syntyneillä ajatuksilla välittömästi työpajan jälkeen (esim. 60 minuutin ajan). Lopuksi täydennysasiakirja tulostetaan ja allekirjoitetaan sekä luovutetaan tilaajalle. Työpajoissa saatu tieto ja kirjalliset tuotokset otetaan huomioon tarjousten arvioinnissa. 6.10 Tarjoajien arviointi Palveluntarjoajat arvioidaan laatu- ja hintatekijöillä, joista laadulla on suurempi painoarvo. Laatutekijöitä arvioidaan tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti muodostamisvaiheen neuvotteluista, työpajoista ja haastatteluista saaduista tiedoista ja tarjouksesta. Tarjoustyöpajoihin on syytä osallistua henkilöarviontiin ja ryhmädynamiikkaan erikoistunut asiantuntija, jonka tehtävänä on havainnoida työpajoissa tarjoajan ehdottamien avainhenkilöiden ja projektin- sekä johtoryhmän jäsenten toimintaan ennalta sovitun havainnointiviitekehyksen ja kriteeristön mukaisesti. Asiantuntija antaa havainnoistaan näkemyksensä arviointiryhmälle. Hankintayksikön tarjousvertailussa jokaista kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta tulee vertailla jokaisella kriteerillä. Tarjoajien vertailu on oltava mahdollisimman yksiselitteistä, vertailuperusteiden on oltava selkeitä. Arviointi- ja vertailuperusteet on esitettävä tarjouspyynnössä.
lausuntoversio 17 Tilaajan päätös toteuttaa hanke allianssimallilla Perehtyminen allianssimalliin Markkinavuoropuhelu (tiedotustilaisuus tulevasta hankkeesta) Kutsut tarjousneuvotteluihin Palveluntarjoajan allianssitiimin ja tarjouksen arviointi valituin kriteerein Aikainen integroituminen Perehtyminen allianssimalliin Tilaaja nimeää omasta organisaatiosta henkilöt allianssiorganisaatioon Eri yritysten muodostaman ryhmittymän eli konsortion muodostaminen Hankintailmoitus HILMA:ssa (sis. alustavat tarjouspyyntöasiakirjat ym. liitteet) Tarjousneuvottelut / tarjousvaiheen valintatyöpajat ja haastattelut (1-x kpl) Parhaan allianssitiimin/ kumppaneiden valinta ja hankintapäätös Tiimiytyminen, toimiva yhteistyö ja luottamuksen syntyminen Analysoidaan projektin luonne, ominaisuudet ja tavoitteet Yritysryhmän osapuolten välinen konsortiosopimus Osallistumisilmoitus/ - hakemus Lopullinen tarjouspyyntö Valitusaika (julkiset hankinnat) Hankkeen erityispiirteet ja hankkeessa vaadittava osaaminen selville Hankintaprosessin käynnistäminen (esim. hankintakonsultin palkkaaminen), valmistelu ja suunnittelu Palveluntarjoajien vähentäminen (vähintään 3 ryhmää) Tarjoukset Kehitysvaiheen allianssisopimus Kuva X. Ohjeet allianssin hankinnan suunnitteluun ja toteutukseen.