Allianssimalli kasvupalveluiden toteutusmuotona

Transkriptio

1 Allianssimalli kasvupalveluiden toteutusmuotona

2 Allianssin periaatteet Etunimi Sukunimi

3 Allianssin = Integroitu projektitoimitus (IPT) Integroitu projektitoimitus yhteistoiminnallinen toteutusmuoto, yhteistoimintamalli, yhteisvastuumalli integroitu toteutusmuoto IPT tms. Integrated Project Delivery (IPD) kehitetty USA:ssa sairaalarakentamisessa (Shutter Health yms.) hyödyntää Lean-filosofiaa Projektiallianssi kehitetty ja eniten käytetty Australiassa (> 400 hanketta) pisimmälle viety integroitu projektitoteutus Suomessa käytössä australialainen malli malli kopioitu ja käännetty australialaisesta sopimuksesta, jota on muokattu projektikohtaisesti Senaatilla oma malli (kärkihankeallianssi) kiinteistö- ja rakennusalalle valmistumassa uudet ohje- ja sopimuspohjat (RT-kortit)

4 Perinteiset vs. Integroivat sopimukset Perinteiset sopimukset Sopimusosapuolten työnjakoon, kiinteään sisältöön ja / tai hintaan perustuvat sopimukset Transaktionaaliset sopimukset KSE, YSE, JYSE tms. voimassa Integroivat sopimukset Yhteisiin tavoitteisiin, toimintamalliin ja ansaintalogiikkaan perustuvat avoimet sopimukset Pisimmälle vietynä allianssimalli Relationaaliset sopimukset Projektikohtainen sopiminen

5 Soveltuvuus Allianssin soveltuvuus Perinteiset Integroidut / allianssi Yksinkertainen kohde Kiinteä laajuus Valmiit suunnitelmat Ei tarvetta innovoida Kompleksinen kohde Muuttuva sisältö Suunnitelmat ja ratkaisut kesken Innovointimahdollisuuksia Riskien jako?

6 Allianssimalli Projektiallianssi on Projektin (Palvelun) keskeisten toimijoiden yhteiseen sopimukseen perustuva toteutusmuoto, jossa sopimusosapuolet vastaavat yhdessä hankkeen suunnittelusta ja toteuttamisesta yhteisellä organisaatiolla jakaen hankkeen hyödyt ja riskit tavoitteena suorituskyvyn jatkuva parantaminen. Allianssi ei ole oikeushenkilö.

7 Toimintakulttuuri Allianssimallin integroivat mekanismit Korkea suorituskyky Asiantuntija Konsultti ICTtoimittaja Jatkuva parantaminen Tilaaja Luottamuksen rakentaminen Sopimus ja kaupallinen malli Yhteiset tavoitteet Yhteinen sopimus Yhteinen organisaatio Yhteinen kaupallinen malli Yhteinen riskien ja hyötyjen jakaminen Yhteinen kehitysvaihe

8 Projektitoteutuksen ymmärrys Projektitoteutuksen ymmärrys Keskeisten osapuolten aikainen valinta (esimerkki rakennushankkeista) < 100 % < 100 % tilaaja tilaaja kilpailuttaa suunnittelun tilaajan käsitys ratkaisusta urakoitsija alihankkijat arkkitehti suunnittelijat urakoitsijat muut kumppanit tilaaja kilpailuttaa keskeiset toimijat suunnittelemaan ja toteuttamaan ratkaisun yhdessä suunnittelija arkkitehti Aika Aika

9 Allianssin muodostaminen (esimerkki rakennushankkeista) T Suunnittelijat ja rakentajat yhtenä ryhmittymänä S T R Suunnittelijat ja rakentajat erikseen kahtena ryhmittymänä T R I S Ta lot. A Suunnittelijat ja rakentajat yhtenä ryhmittymänä Yksi ryhmittymä + Yksi hankinta + Palveluntuottajat integroituvat valmiiksi - Kalliimpi tarjota - Tilaajalla vähemmän mahdollisuuksia vaikuttaa ryhmittymän kokoonpanoon Suunnittelijat ja toteuttaja erikseen + Edullisempi tarjota + Tilaajalla paremmat mahdollisuudet vaikuttaa ryhmittymän kokoonpanoon - Kaksi eri hankintaa - Integrointi alkaa vasta hankinnasta / kehitysvaiheessa Eri osapuolet erikseen + Edullinen tarjota - Integrointi alkaa vasta kehitysvaiheessa - Monta hankintaa - raskas

10 Yhteiset tavoitteet (esimerkki Liikenneviraston ICT-hankkeesta) Tilaajan tavoite Markkinaehtoisten ja digitaalisten liikennepalveluiden edistäminen Allianssin tavoitteet Tietopalveluiden tuottaminen uusille liikennepalveluille ja palveluntuottajille Liikenteen automatisaation ja robotisaation tukeminen Tiedon ja palveluiden avoimuus (avoin data ja rajapinnat) ja käytettävyys Liikenneverkon hallinta Liikenneverkkojen operoinnin, ylläpidon ja investointien optimointi Väyläpalveluiden ja liikenneverkkojen hallinnan digitalisointi Prosessit Automatisoidut prosessit Tiedon tuottaminen osaksi tienpidon prosesseja Joukkoistettu tietotuotanto Tietosisältö Reaaliaikainen ja ajantasainen tietosisältö Uudet tietosisällöt (mallit, Big Data yms.) Analytiikka Paikka- ja karttapohjaisuus Modulaarisuus ja skaalautuvuus

11 Yhteinen sopimus 1. Sopimusosapuolet yksi yhteinen sopimus 2. Sopimuksen tarkoitus hankkeen suunnittelu ja toteutus yhdessä tilaajan tavoitteisiin kehitys- ja toteutusvaiheet 3. Johtamisjärjestelmä yhteinen ja yksimielinen päätöksenteko 4. Resurssit ja hankinnat hankkeen parhaaksi 5. Oikeudet ja velvollisuudet tilaajan erillisoikeudet 6. Kustannukset ja maksut riskien ja hyötyjen jakaminen open books + palkkio kannustinmalli 7. Vakuutukset yhteinen vastuu (vakuutettu) 8. Immateriaalioikeudet yhteinen oikeus yhdessä tehtyyn 9. Sopimuksen päättäminen tilaajan oikeus keskeytykseen, irtisanomiseen tai poissulkemiseen 10.Erimielisyyksien ratkaiseminen ei riidanratkaisupykälää 11.Allianssin toimintaperiaatteet integroituminen luottamuksen rakentaminen jatkuva parantaminen hankkeen parhaaksi JIT ja KSE yms. eivät ole käytössä

12 Vuorovaikutus Vuorovaikutus Yhteinen organisaatio Tilaajaorganisaatio selkeät tavoitteet ja reunaehdot integroituminen omistajan kanssa parhaat resurssit päätöksenteon delegointi Palveluntuottajat selkeät tavoitteet keskinäinen integroituminen parhaat ihmiset ja resurssit Päätöksentekokyky vastuunotto Riittävä prokura Oman organisaation tuki Johtoryhmä Yksimielinen päätöksenteko Projektipäällikön ja projektiryhmän nimeäminen Tavoitekustannuksen ja tavoitteiden vahvistaminen vastuunotto Projektipäällikkö Projektiryhmä Operatiivinen johtaminen Tiimien nimeäminen ja ohjaus Toiminnan ja tulosten mittaaminen ja ennustaminen Integroitu tiimi selkeät vastuut ja tehtävät yksinkertainen organisaatio hankkeen parhaaksi -periaate Muut ryhmät ja tiimit

13 Tavoitekustannus Korvattavat kustannukset Palkkio Sanktio / Bonus Yhteinen kaupallinen malli - Kate Yleiskulut Riskit ja mahdollisuudet Suorat projektikustannukset - oma työ - hankinnat - läpilaskutettavat erät Kompensaatiomalli 1. Suoraan korvattavat kustannukset (open books) 2. Palkkio 3. Kannustinjärjestelmä Kannustinjärjestelmä 1. Kustannusbonus / -sanktio 2. Suoritusbonus / -sanktio 3. Järkyttävä tapahtuma (leikkaa toteutuessaan bonukset ja palkkiota) Max sanktio = palkkio Suuntaa antava, ei mittakaavassa

14 Yhteinen kehitysvaihe Strategiavaihe Muodostamisvaihe Kehitysvaihe Allianssin kesto Toteutusvaihe Tilaajan tavoitteiden ja reunaehtojen määrittely Toteutusmallin valinta Hankintamenettely valinta Hankinnan suunnittelu Tarjouspyyntöaineiston laatiminen hankintailmoitus tarjouspyyntö allianssisopimus kaupallinen malli Kilpailuttaminen neuvottelumenettelyllä Allianssikyvykkyys kyky tuottaa arvoa rahalle (laatu) Palkkio (%) Kehitysvaiheen läpivienti suunnittelu tilaajan tavoitteisiin tavoitekustannuksen määrittäminen avaintulosalueiden ja mittareiden määrittäminen toteutussuunnitelman laatiminen Rakentamisvaihe Tilaajan exit tai investointipäätös Palveluvaiheen läpivienti suunnitelmien ja toteutusten kehittäminen riskien hallinta käyttöönoton sekä jälkivastuun suunnittelu Jälkivastuu Jälkivastuu ja ylläpitovaiheen tehtävät käyttöönotto takuuajan tehtävät Lähde: Jim Ross, Alliance Contracting, lessons from the Australian experience, LIPS-conference in Karlsruhe

15 Puhtaan allianssin periaatteet 1. Keskeisten osapuolten aikainen valinta 2. Yhteinen kehitysvaihe 3. Yhteinen ja yksimielinen päätöksenteko 4. Hankkeen parhaaksi -periaate 5. Riskien ja hyötyjen jakaminen 6. Tilaajan exit -oikeus YSE ja KSE eivät ole käytössä allianssikumppaneiden kesken

16 Luottamuksen rakentaminen

17 Allianssisopimus Etunimi Sukunimi

18 Allianssisopimuksen sisältö Me yhdessä Yhteiset toimintaperiaatteet Yhteiset tavoitteet Avoimuus (open book) ja luottamus Yhteistyö Yksimielinen päätöksenteko Avoin ja joustava sopimus Yhteinen ansaintalogiikka Samansuuntainen ansainta Riskien ja hyötyjen jakaminen Immateriaalioikeudet Tilaajan exit-oikeudet Ei riidanratkaisupykälää

19 Vaiheittainen sopiminen Kaksi eri sopimusta (yleensä) Kehitysvaiheen allianssisopimus (KAS) Toteutusvaiheen (palveluvaihe) allianssisopimus (TAS) Keskittyminen vain käynnissä olevan vaiheen tehtäviin Sopimuksessa vain ko. vaiheen kannalta merkittävimmät seikat Korostaa kehitysvaiheen päättymistä todellisena päätöksentekopisteenä (Tilaaja tekee päätöksen siirtymisestä toteutusvaiheeseen) Sopimuksen täydentyminen hankkeen edetessä

20 Kehitys- vs. toteutusvaihe KAS Hankkeen ja sen toteutuksen suunnittelu Tavoitekustannuksen asettaminen Kannustinmallista sekä tavoitteiden mittareista sopiminen Laskutus: korvattavat kustannukset + palkkio Osapuolten exit-oikeus TAS Toteutussuunnittelu ja toteutus Laskutus: korvattavat kustannukset + palkkio Toteuttajalla kiinteä palkkio Kannustinmalli voimassa Tilaajan oikeus keskeytykseen, irtisanomiseen tai poissulkemiseen, palveluntuottajalla vähemmän vaihtoehtoja

21 Tehtävien määrittely Määrittelyt yleisellä tasolla Sopimuksessa ei kuvata osapuolten tehtäviä tai vastuita Allianssi sopii työnjaon ja alihankinnat kehitysvaiheessa Hankkeen parhaaksi -periaatteella Säädösten edellyttämät asiat erikseen (esim. rakennushankkeissa päätoteuttaja ja turvallisuuskoordinaattori) Kehitysvaiheen projektisuunnitelma Toteutussuunnitelma

22 Organisaatio ja johtaminen Allianssin johtoryhmä (AJR) johtaa ja käyttää ylintä päätösvaltaa (vrt. yrityksen hallitus) Projektipäälliköllä vastaa operatiivisesta johtamisesta apunaan allianssin johtoryhmä (APR) Johtamisjärjestelmä Työjärjestys / delegoinnit Määräyksiä eri orgaaneista ja tehtävien määrittelystä Yksimielinen päätöksenteko

23 Kustannukset ja maksut Sopimuksissa vain keskeiset maksuihin liittyvät asiat Korvattavat kustannukset Allianssin tehtävistä suoraan korvattavat projektikustannukset Tehtävistä maksettava Palkkio (perustuu tarjoukseen) Kannustinjärjestelmä (toteutusvaiheessa) Tavoitebudjetin / -kustannuksen alittamisesta / ylittämisestä Tilaajan tavoitteiden ylittämisestä / alittamisesta Laskutus (kassavirtaneutraali) Vakuudet (mahdolliset) Läpinäkyvyys, asiakirjojen säilytys ja auditoinnit

24 Immateriaalioikeudet Aineisto ja aineiston käyttötarkoitus määritelty Määritelty ne keskeiset tapaukset, jotka liittyvät immateriaalioikeuksien käyttämiseen Tilaajalle aineiston käyttöoikeus määriteltyä aineiston käyttötarkoitusta varten Yhteinen oikeus yhdessä kehitettyyn

25 Vakuutukset Sopimuksissa vain keskeiset vakuutuksiin liittyvät asiat Perustuu yhdessä (kehitysvaiheessa) laadittavaan vakuutusstrategiaan Kehitysvaiheessa konsulttivakuutukset Toteutusvaiheessa kaikki vakuutukset Erottelu vakuutuksiin, joiden kustannukset ovat korvattavia tai jotka sisältyvät palkkioon Tilaaja ei korvaa liiketoimintariskin vakuuttamista

26 Erimielisyyksien ratkaisu, vahingonkorvaus ja välimiesmenettely Allianssi ratkaisee itse kaikki erimielisyydet Päätökset tekee AJR, jos päätöstä ei ole saatu ratkaistua muualla allianssissa Ei riidanratkaisupykälää Vahingonkorvausta voi vaatia ja välimiesmenettelyyn voi siirtyä vain jos osapuoli: Syyllistyy tahalliseen tai törkeään huolimattomuuteen Loukkaa immateriaalioikeuksia Laiminlyö vakuutukset

27 Allianssisopimus vs. yleiset sopimusehdot Etunimi Sukunimi

28 Allianssisopimus vs. yleiset sopimusehdot KAS/TAS Yksimielinen päätöksenteko. Johtoryhmän (AJR) jokaisella osapuolella on veto-oikeus Kaikki sopimusosapuolet johto- ja projektiryhmissä Avoimuuden korostuminen YSE/KSE Päätöksenteko säädelty ja yleensä oikeus päättää tietystä asiasta on vain toisella osapuolella kerrallaan Osapuolten itsenäiset tehtävät ja velvollisuuksien ja vastuiden tarkka rajaaminen

29 Sopimusosapuolten yhteinen vastuu KAS/TAS Allianssin velvoitteet vain yleisellä tasolla. Tarkemmalla tasolla kuvattu lähinnä immateriaalioikeudet Tehtävät ja niiden sisältö sovitaan kehitysvaiheessa. Ei kirjata sopimuksiin. Tehtävät vastuutetaan nimetyille tahoille, mutta riskit ja hyödyt jaetaan yhdessä Periaatteena on se, että ns. allianssin peruskirjan periaatteita noudattaen tehdään töitä ja sovitaan asioista YSE/KSE Tilaajan ja toimittajan velvollisuuksien tarkka luettelo (sopimus ja liitteet)

30 Yhteiset kannustimet KAS/TAS Tavoitekustannukseen ja tilaajan tavoitteisiin perustuva kannustinjärjestelmä Tavoitekustannuksen alituksesta saatava hyöty /ylitys jaetaan osapuolten kesken YSE/KSE Yleensä ei kannustimia. Riskien ja vastuiden jako ohjaa. Kustannussäästöistä saatavia hyötyjä / ylityksiä ei yleensä jaeta

31 Ei lisä- ja muutostöitä KAS/TAS Ei lisä- tai muutostöitä perinteisessä mielessä Osapuolet hallitsevat ja jakavat riskit ja mahdollisuudet yhdessä (kaupallinen malli). Kannustaa optimoimaan yhteistä etua. Laajuusmuutokset vaikuttavat tavoitekustannukseen, palkkioon sekä kannustinjärjestelmän tavoitteisiin ja mittareihin YSE/KSE Lisä- ja muutostöiden pelisäännöt Riskien jakaminen eri osapuolille mahdollisimman tarkalla tasolla. Johtaa osaoptimointiin.

32 Ei sakkoja eikä vahingonkorvauksia KAS/TAS Ei viivästyssakkoa. Viivästyminen yhteinen riski Ei vahingonkorvauslauseketta eli tavallisesta huolimattomuudesta ei voi vaatia vahingonkorvausta tai viedä erimielisyyttä välimiesoikeuteen. Ainoastaan tahallisuus ja törkeä tuottamus, vakuutusten laiminlyönti tai immateriaalioikeuksien rikkominen oikeuttavat vahingonkorvaukseen ja riidan saattamisen välimiesoikeuteen YSE/KSE Viivästyssakko Vahingonkorvauslauseke tarkkaan määritelty. Tahallisuus sekä törkeä tuottamus poistavat vahingonkorvausvelvollisuuden rajoitukset

33 Tilaajan oikeus sopimuksen päättämiseen KAS/TAS Tilaajalla oikeus päättää mistä tahansa syystä Palveluntuottaja saa korvauksen tehdystä työstä Kehitysvaiheessa myös palveluntuottajalla oikeus vetäytyä ilman syytä Tilaajan keskeytys-, pois sulkemis- ja irtisanomisoikeus YSE/KSE Sopimuksen päättäminen purkamalla, mihin liittyy ankarat taloudelliset seuraamukset

34 Rakennusalan uudistuva allianssisopimus Etunimi Sukunimi

35 Allianssisopimuksen uudistaminen Rakennustietosäätiö (toimikunta TK 351) laatii alan yhteisesti hyväksymät sopimusmallit yhteistoimintaurakoihin sekä niiden käyttöön liittyvät ohjeet Ohjekorttisarja sisältää erilliset kuvaukset allianssimallista, sen kilpailuttamisesta sekä sopimuksista ja kaupallisesta mallista ja niiden käytöstä Aineisto lähtenyt lausunnoille marraskuussa ja se julkaistaneen loppukesästä 2018

36 Toimikunnan kokoonpano

37 Sisällölliset muutokset Sopimusten ja kaupallisten ehtojen vakiinnuttaminen Sopimus ja sen täyttömalli samaan dokumenttiin Sopimuskokonaisuus Rakennushankkeen allianssisopimus liitteineen Kehitysvaiheen sopimus Toteutusvaiheen sopimus Yleiset sopimusehdot Suomalainen ja suomenkielinen versio pehmeän juridiikan siivoaminen Suunnittelijoiden sanktioiden (ja palkkioiden) rajaaminen

38 Ohjekortit

39 Sopimukset

40 Sopimusten täyttömallit

41 Allianssin kaupallinen malli Etunimi Sukunimi

42 Kaupallinen malli Tehtäväni on tehdä firmalleni rahaa. Se onnistuu parhaiten sillä tavalla, että tuotamme tällä allianssitiimillä mahdollisimman paljon arvoa tilaajan rahalle Dave Jackson, Alliance project manager K2RQ project Meidän on muututtava, jotta palveluntuottajat muuttavat toimintaansa yhteistyömalliemme mukaisesti. Tilaajan on otettava aina ensimmäinen askel Dave Pixley, Director, Sutter Health Facility Planning and Development

43 Kaupallisen mallin idea Arvoa rahalle halvin hinta Houkutteleva liiketoimintamalli myös palveluntuottajille Win Win

44 Real value is not the low bid on a higher cost design. It s achieving the lowest true cost on the right design. ERIC LAMB DPR Management Committee

45 Tavoitekustannus + maksimibonus Tavoitekustannus Korvattavat kustannukset Palkkio Sanktio / Bonus Allianssin kaupallinen malli - Kate Yleiskulut Riskivaraus Suorat projektikustannukset - oma työ - hankinnat - läpilaskutettavat erät Kompensaatiomalli 1. Suoraan korvattavat kustannukset (open books) 2. Palkkio 3. Kannustinjärjestelmä 1. Kustannusbonus / -sanktio 2. Suoritusbonus / -sanktio 3. Järkyttävä tapahtuma (leikkaa bonuksia) Max sanktio = palkkio Vison Oy Suuntaa antava, ei mittakaavassa

46 Tavoitekustannus Korvattavat kustannukset - Suunnitellaan ja toteutetaan yhdessä Maksetaan aina 1:1 Korvattavat kustannukset sisältävät Oman työn palkat + sivukulut Suorat projektikustannukset oma työ sivukuluineen hankinnat matkakulut Vison Oy Korvattavat kustannukset Alihankinnat Ohjelmistot Lisenssit Matkakustannukset yms. Määritetään korvattavien kustannusten luettelossa Suuntaa antava, ei mittakaavassa

47 Tavoitekustannus Palkkio - Kate Perustuu tarjoukseen (palkkio-%) Yleiskulut Palkkio Maksetaan korvattavien kustannusten yhteydessä niiden päälle Palkkio sisältää Suorat projektikustannukset oma työ sivukuluineen hankinnat Yrityksen yleiskustannukset Yrityksen katteen Yrityksen omat riskivaraukset matkakulut Tulee olla toimialalle ja yritykselle tyypillinen Vison Oy Suuntaa antava, ei mittakaavassa

48 Open book laskutus (esimerkki) Suoraan korvattavat kustannukset Palkkio-% Yhteensä Kustannuslaji Lakisäteiset sivukulut Todellinen palkkakustannus Yleiskustannukset + kate Yhteensä 4500 eur/kk esim. 50 % * esim 80 % Oma työ 100 h Hankinnat Läpilaskutettavat erät (matkat yms.) Yhteensä * Palkkio alihankinnoista määritetään yleensä erikseen, esim. 5 %

49 Laskutuksen laskeminen Laskutus Y = (KK Y x P Y ) + (H Y x 5 %) + L E, jossa KK Y = Palveluntuottajalle Y korvattavien kustannusten kokonaismäärä, joka perustuu henkilöstön palkkoihin (vakituinen henkilöstö, osa-aikaiset ja sopimussuhteessa olevat) ja yrityksen hankkeelle kohdistuviin muihin suoriin korvattaviin kustannuksiin P Y = Palveluntuottajan Y Palkkioprosentti, joka on annettu tarjouksessa (liittessä 1) H Y = Muiden kuin kohtaan KK Y kuuluvien korvattavien kustannusten eli alihankintojen kokonaismäärä. L E = Läpilaskutettavat erät, esim. matkakustannukset Kaavassa esiintyvä 5 % tarkoittaa, että konsulttiosapuolen Palkkioprosentti alihankinnoille on 5 % (kaikille konsulttiosapuolille sama).

50 Tavoitekustannus Riskit ja mahdollisuudet Kate Yleiskulut Riskit Suorat projektikustannukset oma työ sivukuluineen hankinnat matkakulut - Osapuolet tunnistavat ja arvioivat yhdessä Riskien lisäksi myös mahdollisuudet Osapuolet hallitsevat ja hinnoittelevat yhdessä osaksi tavoitekustannusta Vison Oy Suuntaa antava, ei mittakaavassa

51 Tavoitekustannus Tavoitebudjetti / -kustannus Palkkio Riskit - Määritetään yhdessä kehitysvaiheen aikana Tilaaja hyväksyy päättäessään siirtymisestä toteutusvaiheeseen Tavoitekustannus sisältää Suorat projektikustannukset oma työ sivukuluineen hankinnat matkakulut toteutussuunnitelmaan perustuvat projektikustannukset osapuolten yhdessä määrittämän riskivarauksen (riskit ja hyödyt) osapuolten tarjouksiin perustuvan palkkion Vison Oy Asetetaan kannustinjärjestelmän perustaksi Suuntaa antava, ei mittakaavassa

52 Laajuuden muutos (esimerkki) Sopimusosapuolille tarjotaan tarjouksen mukainen suhteellinen kannattavuus Korvattavat kustannukset muuttuvat tarjouspyynnössä esitetystä > palkkion muutos samassa suhteessa Tilaaja voi päättää toteutusvaiheen aikana laajuudenmuutoksista > palkkion muutos samassa suhteessa Korvattavat kustannukset tarjouspyynnössä 5,00 M Tarjottu palkkio 75 % 3,75 M Tavoitekustannuksessa märitetyt korvattavat kustannukset 6,00 M Korjattu palkkio 4,50 M

53 Tavoitekustannus Palkkion tarjoaminen Vison Oy Palkkio Riskit Suoraan korvattavat kustannukset Suuntaa antava, ei mittakaavassa - Palkkio Palkkiotarjous (%) Tarjotaan prosentteina tilaajan arvioimista korvattavista kustannuksista Esim. Tilaajan arvio korvattavista kustannuksista 2,75 M Tarjottu palkkio (60 %) 1,65 M Yhteensä 4,40 M Ryhmän eri osapuolet voivat (yleensä) tarjota erilaisen palkkion Voidaan muuttaa kiinteäksi toteutusvaihetta käynnistettäessä

54 Tavoitekustannus Kannustinmalli Tavoitekustannus Bonus tavoitekustannuksen alittamisesta Sanktio tavoitekustannuksen ylittämisestä Tilaajan tavoitteet Bonus tavoitteiden ylittämisestä Sanktio tavoitteiden alittamisesta - Palkkio Riskivaraus Korvattavat kustannukset + Suuntaa antava, ei mittakaavassa Tavoitekustannuksen alitus ja ylitys jaetaan kaikkien sopimusosapuolten kesken etukäteen määritetyin prosenttiosuuksin Bonukset maksetaan tilaajan erikseen asettamasta bonuspoolista (yleensä 2 % budjetista)

55 Kannustinjärjestelmä (esimerkki Tampereen Rantatunnelista)

56 Kannustimet kustannuksista & tavoitteista (esimerkki) Tavoitekustannus Ylitys Alitus 5 % Alitus > 5 % Tilaaja 50 % 25 % 50 % Palveluntuottajat 50 % 50 % 25 % Bonuspooli 25 % 25 % Bonus tai sanktio Maksetaan tavoitekustannuksen alituksesta Tilaajan tavoitteet Sanktio Bonus Palvelutaso Laatu Läpimenoaika Tietoturvallisuus Yhteensä Bonus tai sanktio Maksetaan tilaajan bonuspoolista

57 Tilaajan tavoitteet ja niiden mittaus (esimerkki) Tavoitteet Paino- % Epäonnistuminen Selkeä alitus Tavoite 0-10 Selkeä ylitys Täydellinen onnistuminen Tavoite A 25 % -25 Tavoite B 40 % +50 Tavoite C 20 % +75 Tavoite D 15 % 5 Yhteensä 100 % + 24

58 Yhteinen riskien hallinta Perinteiset toteutusmuodot Allianssi 2 2 1,5 1, ,5 0, ,5-0, ,5-1,5-2 Tilaaja Osapuoli A B C -2 Yhteiset riskit mahdollisuudet

59 Bonusten jakaminen (esimerkki) Tavoitekustannuksen alituksen jakaminen Tilaaja Palveluntuottajat Bonuspooli alitus 2,5 % 0 % 50 % 50 % 2,5 < alitus 5 % 25 % 25 % 50 % 5 % < alitus 50 % 0 % 50 %

60

61 Allianssin muodostaminen Etunimi Sukunimi

62 Hankinta neuvottelumenettelyllä >30 pv > 30 pv Markkinavuoropuhelu Hankintailmoitus Hankintapäätös Osallistumishakemukset Alustavat tarjoukset Neuvottelut Lopulliset tarjoukset Tarjoajien valinta / neuvottelukutsut Julkaistavat asiakirjat Alustava tarjouspyyntö Sopimusmallit Tekniset asiakirjat Neuvottelut Kaupalliset neuvottelut Kehitystyöpajat

63 Allianssin muodostaminen (esimerkki rakennushankkeista) T Suunnittelijat ja rakentajat yhtenä ryhmittymänä S T R Suunnittelijat ja rakentajat erikseen kahtena ryhmittymänä T R I S Ta lot. A Suunnittelijat ja rakentajat yhtenä ryhmittymänä Yksi ryhmittymä + Yksi hankinta + Palveluntuottajat integroituvat valmiiksi - Kalliimpi tarjota - Tilaajalla vähemmän mahdollisuuksia vaikuttaa ryhmittymän kokoonpanoon Suunnittelijat ja toteuttaja erikseen + Edullisempi tarjota + Tilaajalla paremmat mahdollisuudet vaikuttaa ryhmittymän kokoonpanoon - Kaksi eri hankintaa - Integrointi alkaa vasta hankinnasta / kehitysvaiheessa Eri osapuolet erikseen + Edullinen tarjota - Integrointi alkaa vasta kehitysvaiheessa - Monta hankintaa - raskas

64 Hankintaprosessi (4-6 kk) (esimerkki rakennushankkeista) 2016/2017 Marras joulu tammi helmi maalis huhti touko kesä Markkinavuoropuhelut > 30 pv Hankintailmoitus ja alustava tarjouspyyntö - osallistumisilmoituspyynnön julkaisu - osallistumisilmoitusten jättäminen - tarjoajien (3-5) valinta Tarjouskilpailu (1-vaiheinen) - neuvottelukutsut - tarjouspyynnön esittelytilaisuus - alustavat tarjoukset - kaupalliset neuvottelut - tarkennettu tarjouspyyntö - tarkennetut tarjoukset - kehitystyöpajat - lopullisten tarjousten jättäminen, - tarjousten arviointi - hankintapäätös, - palautetilaisuus karsituille tarjoajille kohtuullinen aika Tarjousaika tarkennetusta tp. > 21 pv 4. Kehitysvaihe

65 Parhaan tarjoajan valinta Vähimmäisvaatimukset Tilaajavastuu Taloudellinen tilanne Tekninen osaaminen Yritysreferenssit Tiimi / nimetyt henkilöt Tarjoajien valintaperusteet Yritysten osaaminen Tiimin ja/tai nimettyjen henkilöiden osaaminen ja/tai resurssit Alustava tarjous Tarjousten vertailuperusteet Tiimin allianssikyvykkyys Tiimin kyky tuottaa arvoa rahalle Palkkio Soveltuvuus hankkeeseen Osallistumisilmoitukset Tarjoajien valinta (3-5) Osallistumisilmoitus / Alustavat tarjoukset Parhaan tarjoajan valinta Lopulliset tarjoukset

66 Tarjousten vertailuperusteet (esimerkki rakennushankkeesta) Arviointikohteet Kehitystyöpajat Tarjoukset Paino-% 1. Projektinjohto- ja yhteistoimintakyky x - 25 % 2. Kyky tuottaa arvoa rahalle 2.1 Projektisuunnitelma - x 30 % 2.2 Kustannuskritiikki - x 20 % 3. Palkkio - x 25 % Marjatta Roth

67 Tarjousten sisältövaatimukset ja vertailuperusteet (esimerkki rakennushankkeesta) Projektin johto- ja yhteistoimintakyky Sisältövaatimus Tarjoajan projektipäällikön ja ryhmän arviointi kehitystyöpajoissa. Arvioitavaan ryhmään kuuluvat kehitystyöpajoihin kutsuttavat tarjoajan nimeämät muut avainhenkilöt sekä muut kehitystyöpajaan osallistuvat hankkeeseen esitetyt henkilöt. Vertailuperusteet Vertailussa arvioidaan projektipäällikön (paino 30 %) ja muun ryhmän (paino 70 %) kykyä: johtaa työskentelyä (20 %) toimia integroituna tiiminä (20 %) tuottaa tuloksia ja arvioida niitä (20 %) tehdä päätöksiä (15 %) viestiä ja kommunikoida (15 %) kehittää ja innovoida ratkaisuja (10 %)

68 Tarjousten arviointiperusteet; Projektinjohto- ja yhteistoimintakyky (esimerkki rakennushankkeesta) Arviointiasteikko Heikko 0-25 pistettä Tyydyttävä pistettä Hyvä pistettä Erinomainen pistettä Kyky johtaa työskentelyä (20 %) Ryhmä: työskentelee sopimatta selvästi tavoitteita, toimintatapoja tai roolituksia. ajankäyttö on hallitsematonta. Projektipäällikkö: ei anna selkeitä toimintaohjeita työskentelyn organisointiin. Ryhmä: määrittelee työskentelyn vastuut ja tehtävien jaon jäsentää työskentelyä käytössä olevan ajan puitteissa. Projektipäällikkö: ohjeistaa, vastuuttaa ja organisoi työskentelyn Ryhmä: määrittelee selkeästi työskentelyn tavoitteet, vastuut ja käytettävät toimintatavat sekä tavoiteltavat lopputuotokset hyödyntää käytössä olevan ajan tehokkaasti. Projektipäällikkö: ohjeistaa ja vastuuttaa työskentelyn ja sen tavoitteet organisoi työskentelyn käyttäen hyväksi osapuolten osaamisia varmistaa, että ryhmät työskentelevät sovitulla tavalla ja etenevät kohti tavoitetta. osallistuu myös itse työskentelyyn Ryhmä: määrittelee selkeästi lopputulokset ja niiden muodon arvioi työskentelyn edetessä sovittujen toimintatapojen ja aikataulutuksen toimivuutta suhteessa tavoitteeseen ja resursseihin muuttaa edellä mainittuja asioita tarvittaessa joustavasti ja sujuvasti sekä arvioi muutosten onnistumista Projektipäällikkö: organisoi työskentelyn käyttäen tehokkaasti hyväksi osapuolten osaamista ja roolitusta johtaa aktiivisesti ja tarkoituksenmukaisesti ryhmien työskentelyä osallistuu antamalla omaa panostaan työskentelyyn, pyytämällä ryhmiltä väliarviointeja ja keskustelemalla mahdollisista työskentelyn muutostarpeista.

69 Tarjousneuvottelut (esimerkki rakennushankkeesta) 1. Sopimusneuvottelut / kaupalliset neuvottelut (á 2-3 h) Hankintaprosessin ja tarjouspyynnön avaaminen Allianssisopimuksen ja kaupallisen mallin läpikäynti Tarjouspyynnön täsmentäminen 2. Kehitystyöpajat 1-2 kpl (á 3-4 h) Osapuolten integroituminen Hankinnan kohteen / tarjouksen sisällön kehittäminen Tarjoajan kyvykkyyden arviointi 3. Palautekeskustelut

70 Toiminta allianssissa Etunimi Sukunimi

71 Kehitysvaiheen tehtävät Sopimusosapuolet kehittävät integroituna tiiminä projektin (palvelun) sisällön ja toteutuksen tilaajan tavoitteiden toteuttamiseksi Kehitysvaiheen tehtäviä ovat mm. allianssin organisointi kehitysvaiheen suunnittelu ja budjetointi projektin sisällön, laajuuden ja perusratkaisujen määrittely Ratkaisujen ja toteutustapojen innovointi ja kehittäminen toteutussuunnitelman laatiminen tavoitekustannuksen asettaminen kannustinjärjestelmän ja sen mittareiden vahvistaminen

72 Kehitysvaiheen lopputulos Hankkeen sisältö Tilaajan tavoitteet rahoituskehys aikataulu vaikuttavuus Hankkeen sisältö ja laajuus prosessit ja palvelut toteutustapa Tavoitekustannus ja avaintulosalueet korvattavat kustannukset + palkkiot riskit ja mahdollisuudet avaintulosalueet, mittarit ja tavoitteet Toteutussuunnitelma aikataulu ja vaiheistus toteutusratkaisut alihankinnat Arvoa rahalle raportti KAS-vaiheen organisointi Allianssiorganisaatio KAS-vaiheen projektisuunnitelma KAS-sopimus Suunnitelma-aineisto Toteutussuunnitelma Kaupallinen malli ja kannustinjärjestelmä Arvoa rahalle raportointi TAS-sopimus

73 Siirtyminen toteutusvaiheeseen Allianssin päätös kehitysvaiheen päättämisestä Tilaajan investointipäätös tai exit TAS-vaiheen allianssisopimuksen allekirjoittaminen ja toteutuksen käynnistäminen

74 Toteutusvaiheen tehtävät hankkeen suunnittelu ja toteutus tilaajan tavoitteisiin (tavoitekustannus, avaintulosalueet) alihankinnat ja niiden integrointi toteutusratkaisujen kehittäminen (työvaiheet ja -menetelmät) arvoa rahalle -raportointi

75 Allianssin alihankinnat Tilaajat Palveluntuottajat Alihankkijat Alihankkijat Alihankkijat Alihankkijat Perinteinen hankinta Suljetut kirjat Perinteinen hankinta kannustimilla Tavoitehinta allianssin piirteillä (hybridi) Avoimet kirjat Tavoitekustannus allianssisopimuksilla

76 Toiminta Big Roomissa Työkalut ja prosessit Työntekijät 2 Monitila Ei vain pelkkä huone yhteinen työpaikka osapuolet läsnä tapa toimia

77 Yhdessä tekeminen Tilaaja + palveluntuottajat yhdessä Käyttäjät ja sidosryhmät Hankkeen parhaaksi Tiedon jakaminen Työpajatyöskentely Luottamuksen rakentaminen Läpinäkyvyys (open book) Lupausten pitäminen Suorituskyvyn parantaminen Last planner yms. Lean-työkalut ja -prosessit Suunnitelmien ja toteuttamisen visualisointi Jatkuva parantaminen Jatkuva kehittäminen

78 Allianssikyvykkyyden parantaminen Lähde: Tampereen Rantatunneli, Harri Kallio, A-Insinöörit Suunnittelu Oy ja Jari Humalajoki, Lemminkäinen Infra Oy

79 Sudenkuopat ja haasteet Kysymys kulttuurin muuttamisesta Tilaajan resurssit Tilaajan päätöksenteko Tilaajan tavoitteisin suunnittelu -prosessi Tilaajan kehitysvaiheen resursointi ja suunnittelu Muutoksen ulottaminen tuotantoon saakka (projektihenkilöstö ja alihankkijat) Lean-tuotanto Rrvon tuotto / hukan vähentäminen standardointi, jatkuva parantaminen

80 Kasvupalveluallianssin muodostaminen (esimerkki) Etunimi Sukunimi

81 Järjestäjän ja tuottajan roolin erottaminen Maakunnan kasvupalvelutehtävät Eriyttäminen: Järjestäminen ja tuottaminen erotetaan toisistaan Järjestäminen on maakunnan tehtävä Tuottamisessa on useita mahdollisuuksia Järjestelmävastuuseen kuuluu kasvupalvelujen yhteensovittaminen kunnan, valtion ja maakunnan muiden palvelujen kanssa. Järjestäminen ja julkiset hallintotehtävät maakunnassa Palvelujen tuottaminen Maakunta voi päättää, minkä osan palvelutuotannosta tuottaa konsernissa ja minkä ulkoistaa Ulkoistettavat palvelut Konsernin omana tuotantona Kilpailulliset markkinat ensisijainen Kunnat /sidosyksiköt mahdollinen jos tätä palvelua ei ole markkinoilla Jos kilpailutilanteessa markkinoilla, oma tuotanto on yhtiöitettävä Jos ei kilpailutilanteessa, voi maakunta tuottaa palvelun virastossa, liikelaitoksessa tai yhtiössään

82 Allianssin muodostaminen Strategiavaihe Allianssin muodostaminen Maakunta Keskuskunta Kunta X Kunta X Palveluntuottajien kilpailuttaminen Ulkoistettavat palvelut Ulkoistettavat palvelut Palveluntuottaja X Kunta X Kunta X Kunta X Ulkoistettavat palvelut Ulkoistettavat palvelut Palveluntuottaja X Tilaajan päätös Go / Exit Kasvupalvelut Asiakkaat Kehitysvaihe Palveluvaihe 82

83 Strategiavaihe Palvelun järjestäjät Maakunta Keskuskunta Kunta X Kunta X Strategiavaihe Palvelun järjestävät osapuolet sopivat järjestämisen periaatteista Palvelun tavoitteista ja reunaehdoista Järjestävistä osapuolista Palvelun rahoittamisesta Palvelun organisoinnista Hankittavista palveluista Yhteistoiminnan muodosta Palvelun riskien ja hyötyjen jakamisesta Palveluntuottajien hankinnan periaatteista (hankintamenettely) > Päätös allianssin muodostamisesta ja hankinnan käynnistämisestä 83

84 Muodostamisvaihe Maakunta Keskuskunta Palveluntuottajien kilpailuttaminen Palvelun järjestäjät Kunta X Kunta X Muodostamisvaihe Palvelun järjestävät osapuolet hyväksyvät yhteistoiminnan periaatteet ja Käynnistävät palveluntuottajien hankinnan suunnittelun Suunnittelevat hankintaprosessin Käynnistävät markkinavuoropuhelun Perehdyttävät alan palveluntuottajat allianssimalliin Laativat tarjouspyyntö- ja sopimusasiakirjat Kilpailuttavat / valitsevat palveluntuottajat (neuvottelumenettely) Ulkoistettavat palvelut Ulkoistettavat palvelut Palveluntuottaja X > Päätös allianssin palveluntuottajien valinnasta (hankintapäätös) Palveluntuottajat

85 Kehitysvaihe Maakunta Keskuskunta Ulkoistettavat palvelut Ulkoistettavat palvelut Palveluntuottaja X Kunta X Kunta X Kehitysvaihe Sopimusosapuolet allekirjoittavat yhteistyösopimuksen ja käynnistävät palvelun kehitysvaiheen (3-6 kk) ja Muodostavat yhteisen allianssiorganisaation Innovoivat ja kehittävät palvelua Suunnittelevat riskien ja mahdollisuuksien hallinnan Suunnittelevat palvelun ja sen toteuttamismallin (Palvelusuunnitelma) Määrittävät palvelun tavoitebudjetin Määrittävät palvelun tavoitteet ja mittarit Allianssi > Päätös Palvelusuunnitelman ja sen Tavoitebudjetin hyväksymisestä ja siirtymisestä Palveluvaiheeseen 85

86 Palveluvaihe Allianssi Maakunta Keskuskunta Ulkoistettavat palvelut Ulkoistettavat palvelut Palveluntuottaja X Kunta X Kunta X Palveluvaihe Sopimusosapuolet allekirjoittavat Palveluvaiheen allianssisopimuksen ja käynnistävät palvelun sekä Suunnittelevat kunkin Sopimusjakson Toteutussuunnitelman ja Tavoitekustannuksen Kehittävät ja parantavat palvelua Mittaavat palvelun suorituskykyä Jakavat palvelun riskit ja hyödyt Päätös kunkin Sopimisjakson Toteutussuunnitelmasta ja sen Tavoitekustannuksesta 86

87 Kasvupalveluallianssin vaiheistus (esimerkki) Etunimi Sukunimi

88 Allianssin vaiheet Strategiavaihe Muodostamisvaihe Allianssin kesto Kehitysvaihe Palveluvaihe Järjestäjien keskinäinen sopimus Tilaajan exit tai investointipäätös Tilaajien tavoitteet Hankintaprosessin suunnittelu Tilaajien yhteistoimin nan periaatteet Hankittavat palvelut Hankintapro sessi Hankintaasiakirjojen laatiminen Hankinta neuvottelumenettelyllä Palvelun ja sen toteutusmallin suunnittelu Innovointi ja kehittäminen Riskien hallinta Palvelusuunnitelma ja Tavoitebudjetti Palvelun sopimuskauden palvelujaksot Palvelujaksojen Toteutussuunnitelmat ja Tavoitekustannukset Palvelun ylläpito ja jatkuva kehittäminen Lähde: Jim Ross, Alliance Contracting, lessons from the Australian experience, LIPS-conference in Karlsruhe

89 Palvelun vaiheistus sopimuskausi Kehitysvaihe Projektisuunnitelma Palvelusuunnitelma Palvelun tavoitebudjetti Palvelun tavoitteet ja mittarit 1. Vuosi Toteutussuunnitelma Tavoitekustannus Palveluvaihe (tavoitebudjetti) 2. Vuosi Toteutussuunnitelma Tavoitekustannus n. Vuosi Toteutussuunnitelma Tavoitekustannus sopimusjaksot 1-n 3-xx kk x vuotta

90 Esitysaineisto: kiinteistö- ja rakennusalan allianssihankkeista soveltaen, Jani Saarinen ja Juha Virolainen, Vison Oy Etunimi Sukunimi