TOIMINTAOHJEET ULKOISEN SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖÖN
ETELÄ-POHJANMAAN LIITTO Julkaisuvuosi 2015 www.epliitto.fi
1. YLEISOHJEET... 3 2. ESIINNY OMANA ITSENÄSI... 3 3. HENKILÖKOHTAISEN MIELIPITEEN ILMAISEMINEN... 4 4. TYÖAJALLA TEHDÄÄN TÖITÄ... 4 5. OLE ASIALLINEN... 4 6. TUOTA LISÄARVOA... 5 7. KESKUSTELE... 5 8. VIRHEELLISIIN VÄITTÄMIIN VASTAAMINEN... 5 9. LAATU ON TÄRKEÄMPÄÄ KUIN MÄÄRÄ... 6 10. MEDIAN YHTEYDENOTOT... 6 11. OLET LIITON TYÖNTEKIJÄ MYÖS SOMESSA... 7 12. KUNNIOITA MUITA... 7 13. TIETOTURVA OLET SINÄ ITSE... 7 14. JOS ET OLE VARMA, KYSY ENSIN... 8
1. YLEISOHJEET Tämän ohjeen tarkoituksena on auttaa sinua, kun osallistut omana itsenäsi sosiaalisen median erilaisiin yhteisöihin, kuten Facebookiin, Twitteriin, YouTubeen, Instagramiin, erilaisiin keskustelufoorumeihin jne. Tällaiset yhteisöt voivat olla erinomainen tapa kommunikoida Etelä-Pohjanmaan liiton sidosryhmien sekä tavallisten kuntalaisten kanssa, oppia uutta, saada palautetta ja kehittää asioita. Muista kuitenkin, että osallistuessasi yhteisöihin et voi kontrolloida, kuka lukee viestisi, että viestisi voi levitä muihin yhteisöihin ja että et voi poistaa sitä. Muista, että olemme vastuussa koko ajan siitä, mitä tietoja kauttamme kulkee organisaatiomme ulkopuolisille tahoille. Sosiaaliseen mediaan osallistuminen ei koskaan poista velvoitteitasi Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijänä tai luottamushenkilönä. Etelä-Pohjanmaan liitto edellyttää kaikkien työntekijöidensä ja luottamushenkilöidensä toimivan eettisesti ja noudattavan lainsäädännön lisäksi myös liiton luottamuksellisuussääntöjä, viestintäkäytäntöjä, tietoturvaohjeita ja hyviä tapoja heidän toimiessaan osana liiton työyhteisöä. Lisäksi Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijöiden ja luottamushenkilöiden on aina noudatettava kunkin sosiaalisen median yhteisön sääntöjä. 2. ESIINNY OMANA ITSENÄSI Sosiaalisen median laatu ja arvo heikkenee, jos ihmiset esiintyvät nimimerkeillä. Jos osallistut Etelä-Pohjanmaan liittoa tai sen toimialaa koskeviin yhteisöihin ja keskusteluihin, ilmoita selkeästi olevasi liiton työntekijä tai sen luottamushenkilö. Emme salli eikä Suomen lainsäädäntökään salli työntekijöidemme tai luottamushenkilöidemme esiintyvän toisen organisaation edustajina, asiakkaina tai muina henkilöinä. Sosiaalisen median ohje 3
3. HENKILÖKOHTAISEN MIELIPITEEN ILMAISEMINEN Kun osallistut sosiaaliseen mediaan, ilmoita viestissäsi, että kyseessä on oma mielipiteesi eikä Etelä-Pohjanmaan liiton virallinen kannanotto. Muista kuitenkin, että esittämäsi mielipiteet voidaan virheellisesti tulkita liiton kannanotoiksi. Mikäli näin käy, ota heti yhteys liiton tiedottajaan. Sosiaalisen median julkisissa yhteisöissä myös liiton muut työntekijät, luottamushenkilöt ja sidosryhmien edustajat voivat lukea henkilökohtaiset kannanottosi. Siksi se ei ole paikka keskustella liiton sisäisistä asioista muiden liiton työntekijöiden tai luottamushenkilöiden kanssa. Etelä-Pohjanmaan liiton sisäisistä ja luottamuksellisista asioista keskusteleminen ulkopuolisten kanssa tai niistä kertominen ei ole sallittua. 4. TYÖAJALLA TEHDÄÄN TÖITÄ Työaikasi on tarkoitettu työn tekemiseen. Sosiaalisen median palveluiden viihteellinen käyttö henkilökohtaisiin tarpeisiin ei ole sallittua työaikana. 5. OLE ASIALLINEN Viestintäsi ei saa koskaan loukata toisen ihmisen yksityisyyttä. Kirjoita asiallisesti ja muiden mielipiteitä kunnioittavasti, niin kuin haluaisit muiden kirjoittavan itsellesi. Vältä ajautumasta väittelyihin. Esitä eriävä mielipide rakentavasti ja positiivisesti. Erota fakta ja mielipide selkeästi toisistaan, niin että lukijat huomaavat eron. Eriävät mielipiteet ovat positiivisia, mutta loukkaavat mielipiteet ovat negatiivisia. Sosiaalisen median ohje 4
6. TUOTA LISÄARVOA Kerro asioista, jotka tunnet hyvin ja jotka kiinnostavat muita. Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijät ja luottamushenkilöt voivat halutessaan jakaa sosiaalisessa mediassa esimerkiksi uutiskanavien meistä tai toimialastamme kirjoittamia uutisia ja artikkeleita. Tarkista, että kirjoittamasi tiedot ovat oikein. Jos teet virheen, myönnä se ja korjaa asia. 7. KESKUSTELE Vaikka voit käyttää sosiaalista mediaa tiedon levittämiseen, muista, että sen tarkoituksena on myös edesauttaa keskustelua. Sosiaalinen media ei ole mainoskanava. 8. VIRHEELLISIIN VÄITTÄMIIN VASTAAMINEN Sosiaalista mediaa ei voi kontrolloida. Ihmisillä on oikeus kertoa mielipiteensä, vaikka se kuinka itseä ärsyttäisikin. Jos näet Etelä-Pohjanmaan liittoa koskevan virheellisen väitteen tai asiattoman kommentin, ilmoita sellaisesta aina liiton tiedottajalle. Mikäli vastaat virheelliseen väitteeseen, vastaa aina asiallisesti toteamalla oma mielipiteesi ja kertomalla, että mielipiteesi on omasi, eikä edusta liiton virallista kantaa. Vältä ajautumasta väittelyihin äläkä koskaan kirjoita negatiivisia kommentteja väitteen esittäjästä. Yhteisöt arvostavat asiallista kommunikointia. Yksi hyvä tapa vastata on pyytää virheellisen väitteen kirjoittanutta ottamaan suoraan yhteyttä itseesi tai liiton tiedottajaan. Sosiaalisen median ohje 5
Jos somekriisi kuitenkin leimahtaa, toimi näin: Ilmoita asiasta aina liiton tiedottajalle. Toisten mielipiteisiin ei kannata reagoida mitenkään, ei ainakaan provosoitua, ja lähteä kommentoimaan toisten julkaisuja tai kommentteja. Mitä voi tehdä, on kertoa omaa tarinaa, julkaista faktaa asioista. Myös vääriä asioita tai valheita voi oikaista. Kommenteista voi myös poistaa suoraan ihmisiin kohdistuvia herjauksia ja loukkaavia kannanottoja sekä mielipiteitä. Jos näin tekee, siitä on hyvä julkaista tieto kommentti-osiossa, ja selittää miksi joku kommentti tai keskustelun pätkä on poistettu. 9. LAATU ON TÄRKEÄMPÄÄ KUIN MÄÄRÄ Sosiaalinen media edellyttää osallistumista. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole osallistua jokaiseen keskusteluun ja antaa mielipidettä jokaisesta asiasta. Keskity mieluummin tärkeimpiin yhteisöihin, joissa käydään yhteisöä kiinnostavaa ja hyödyttävää keskustelua. 10. MEDIAN YHTEYDENOTOT Sosiaaliseen mediaan osallistuminen voi tuottaa yhteydenottoja medialta. Jos media ottaa sinuun yhteyttä, ilmoita siitä aina liiton tiedottajalle. Sieltä saat lisäohjeet mediakontaktin käsittelemiseen. Sosiaalisen median ohje 6
11. OLET LIITON TYÖNTEKIJÄ MYÖS SOMESSA Olet Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijä ja luottamushenkilö myös sosiaalisessa mediassa. Osallistuminen sosiaaliseen mediaan on samanlaista kuin muukin kommunikointi. Työpaikkasi luottamukselliset asiat ovat edelleen luottamuksellisia eikä niitä saa julkaista. Erityisen tärkeää on muistaa, että liiton sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden edustajista sekä luottamushenkilöitä koskevista asioista kirjoittamisella voi olla vakavatkin oikeudelliset seuraamukset. Käytä tervettä järkeä: osallistu sosiaaliseen mediaan aina niin, että voit panna oman nimesi viestisi, kuviesi, videoittesi jne. alle. 12. KUNNIOITA MUITA Kunnioita muiden ihmisten suhtautumista sosiaaliseen mediaan. Jos työkaverisi ei halua kuviaan tai tietojaan julkisesti nähtäville, tätä täytyy kunnioittaa. Muista myös, että muista ihmisistä otettuja kuvia ja videoita ei saa laittaa Internetiin ilman kyseisen henkilön suostumusta. 13. TIETOTURVA OLET SINÄ ITSE Muista, että tietoturva sosiaalisessa mediassa olet sinä itse. Noudata liiton tietoturvaohjeita myös sosiaalisessa mediassa toimiessasi. Kaiken sisällön ja tiedon, mitä sosiaalisessa mediassa jaetaan, täytyy olla julkista tietoa. Kuten Internetin käytössä yleensäkin, älä vieraile mahdollisesti haitallisilla sivustoilla tai klikkaile linkkejä, joiden määränpäästä ei ole tietoa. Erityisesti monet mainokset, kilpailut ja testit ovat sivustoilla, jotka levittävät haittaohjelmia ja viruksia. Sosiaalisen median ohje 7
14. JOS ET OLE VARMA, KYSY ENSIN Sosiaalinen media on edelleen verraten uusi ilmiö, joten siihen osallistuminen on monelle vielä oppimista. Jos et ole aiemmin käyttänyt sosiaalista mediaa, kysy liiton tiedottajalta, miten voit ensin harjoitella sosiaalisen median käyttöä. Vaikka olisit osallistunut sosiaaliseen mediaan runsaastikin yksityishenkilönä, tarkista, että ymmärrät, miten toimit siellä Etelä-Pohjanmaan liiton työntekijänä ja luottamushenkilönä. Jos et ole varma jostain asiasta, kysy aina ensin liiton tiedottajalta. Käytä harkintaa kaikessa viestinnässäsi, sillä se voi tahtomattasi vahingoittaa suhdettasi työyhteisöösi ja vaikuttaa työ- tai virkasuhteesi olemassaoloon. Kommentit ja parannusehdotukset tähän ohjeeseen ovat erittäin tervetulleita. Tutustu tähän some-ohjeeseen sekä tietoturvaohjeeseen huolella, ennen kuin alat toimia sosiaalisessa mediassa. Liiton virallisista sosiaalisen median kanavista, kuten Facebook-sivusta, Google+-profiilista, YouTube-kanavasta ja blogista vastaa liiton tiedottaja yhdessä maakuntajohtajan kanssa. Jos haluat mukaan somettamaan ja tuottamaan sisältöä kanaviin, ota häneen yhteyttä. Sosiaalisen median ohje 8