Leiritarjouksen lyhennelmä 12.01.2014 (hankinnasta on tehty erikseen hankintasopimus) Salon kaupunki Kirjaamo PL77 24101 SALO Tarjous Tarjous, Klippulan leiritoiminta Tarjoamme tarjouspyyntönne Dno 311/02.08.00.01/18.12.2013 mukaisesti leiritoiminnan järjestämistä vuodelle 2014 sekä optiona vuodelle 2015 seuraavasti: Yhdistyksemme Salonparhaaksi ry. on 27.11. 2012 perustettu, voittoa tavoittelematon yhdistys, jonka toimintatavoitteet ja periaatteet selviävät säännöistämme, liite no 1. Yhdistys on rekisteröity, Dno 2012/002892Y/15.03.2013 Leiritoiminnan perushenkilöstön muodostavat yhdistyksemme hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä laaja yhteistoimintaverkostomme. Tehtävät yhdistyksessä sekä leiritoiminnassa vastuut: Hallitukseemme kuuluu Tehtävä yhdistyksessä Leiritoimintavastuu Vallittu, Pertti, puheenjohtaja Johtaja Iivonen, Pasi, varapuheenjohtaja Ohjaaja hallituksen jäsen Huotari, Juhani hallituksen jäsen Ohjaaja Suvinen, Jaana hallituksen jäsen Ohjaaja Pohjola, Timo, hallituksen jäsen, Talous ja hankinnat sihteeri, rahastonhoitaja Ohjaaja Paavola Elisa, hallituksenjäsen Varajohtaja Perttula Hilpi, varajäsen Ohjaaja Ensiaputaidot: Paavola Elisa, Suvinen Jaana Taustahenkilöiden kasvatuksellinen koulutus, kokemus sekä terveydenhuollon, ensiaputaitojen ja uimataidot, viittaamme liitteeseen 2, henkilöittäin koulutus, kokemus ja referenssit. Leirin toimintaympäristöön ja kiinteistöihin tutustuminen Olemme tutustuneet Klippulan tiloihin ja ympäristöön sekä kuvanneet ne tarjouksemme suunnittelua varten. Tilat ovat mielestämme muutoin käyttötarkoitukseen sopivat, mutta vaativat jonkin verran pintakunnostusta sekä alueiden siistimistä, jotka asiat voinemme vielä tarkemmin käydä lävitse mahdollisen päätöksen jälkeen ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta. Edellytämme luonnollisesti, että alueen ja rakennusten leirikäyttöön soveltuvina turvallisuusasiat ovat kunnossa. Toiminnallinen turvallisuus ja tilojen turvallinen käyttö on luonnollisesti vastuullamme leirien toiminnasta vastuullisina. 1
Tarjouksessamme olemme varautuneet leiritoimintaan, mutta emme kiinteistöjen kunnostukseen ja alueiden puhdistukseen sellaiseen kuntoon, että leiritoiminta on turvallista järjestää. Irtaimiston riittävyyden ja kunnon haluamme myös tarkistaa kanssanne ennen leirikiinteistöjen ja alueiden käyttöönottoa. Olemme valmiit avustamaan vapaaehtoisella työvoimallamme jonkin verran kiinteistöjen maalauksissa ja alueiden siistimisessä edellyttäen, että Salon kaupunki kustantaa tarvikkeet. Uimarannan puutteet, ks. leiriraportti v. 2013 leireiltä, tarjouspyynnön liite Jotta uimaranta voitaisiin pitää uimakuntoisena, vaatii se ruoppausta ja uutta hiekkaa mahdollisimman nopeasti. Uimarannan kunto on sekä turvallisuus- että viihtymiskysymys huomioiden leirien luonteen ja leireille osallistuvien lasten iät 7 13 vuotta, jolloin uiminen on yksi tärkeimmistä aktiviteeteistä Leiriraportin mukaan merenpuoleinen keittiörakennuksen ulkoseinä on korjattu viime vuonna, mutta myöskin muut ulkoseinät vaativat korjausta ja maalausta. Toimintasuunnitelma Leirin ennakkojärjestelyihin kuuluu leirien aikataulutus ja eri viikkojen leiriläisten ikäryhmittely sekä ohjelmat teemasisältöineen. Leiriviikot No Kenelle Pituus Aika Ennen leiriä Järjestelyleiri 0 Vastuuhlöt 2 pvää Toukokuu Ohjaajat Vko 23 Tutustumisleiri 1 7 9 v 3 pvää 2.6. - 4.6. Tutustumisleiri 2 7 9 v 3 pvää 4..6. 6.6. Vko 24 Viikkoleiri 3 10 13 v 5 pvää 09.06. 13.06. Vko 25 Tutustumisleiri 4 7-9 v 3 pvää 16.06. 18.06. Vko 26 Viikkoleiri 5 9 12v 5 pvää 23.06. 27.06. Vko 27 Viikkoleiri 6 10 13 v 5 pvää 30.06. - 04.07. Vko 28 Viikkoleiri 7 10 13v 5 pvää 07.07. - 11.07. Varalla, jos tarvetta ilmenee Vko 29 Viikkoleiri 8 9. 12v 4 pvää 14.07. 17.07. Vko 29 Yhdistyksen ja ohjaajien palauteleiri 3 pvää 18.07. 20.07. Aikatauluja voimme muuttaa ja leirien määrää lisätäkin, mutta tässä alustava ehdotelmamme. Tavoitteenamme on järjestää leireillä monipuolista, kehittävää ja kasvatuksellista toimintaa turvallisessa ympäristössä. Samalla pyrimme takaamaan salolaisille kouluikäisille lapsille mahdollisuuden tasavertaisesti osallistua leireille. Leiriohjelmat, liite no 3 MOTE-ohjelma = monipuolista, kehittävää toimintaa: pallopelit, uinti, onginta, kädentaidot, elokuvat, leirilaulutuokiot, kirjaston käyttöä, lasten omaa ohjelmaa ja ohjattua vapaa-aikaa. KASVATUKSELLINEN- ohjelma = partiotaidot, turvakasvatus, terveysohjaus (suunhoito, päihteet, perhekasvatus) sekä viikkoleireillä yhteiskunnallista ohjelmaa (mikä on Salon kaupunki, 2
miten se toimii, kuntalaiset, hallinto palvelut, lasten ja nuorten palvelut ym.). Tietoiskuja huomioiden lasten ikä ja kehitysvaihe. Ohjelmaosuudet ovat ns. tietoiskuluonteisia ja havainnollisilla kuvauksilla esitettäviä. Leirien tavoitteet, toiminta- ja turvallisuussuunnitelma, liite no 4 Leirien Tavoite-, toiminta- ja turvallisuussuunnitelma, sisältää leirin järjestämisperiaatteet sekä turvallisuuden takaavan toimintamallin ja sisällön henkilöstömitoituksineen sekä leirille osallistumisohjeineen. Johdon ja ohjaajien sitoutuminen ohjeistukseen Leirin turvallisuusohjeistus päivitetään ja sen läpikäynti kuuluu jokaisen leirin alkuun kaikille leiriläisille että leirin ohjaajille tarpeen mukaan. Vastuuhenkilöt ja kaikki ohjaajat sekä apuohjaajat allekirjoittavat ohjeistukseen sitoutumisen. Edellytämme, että kiinteistöjen turvallisuusvarusteet sekä rakenne ja alueet ovat sellaiset, että ne ovat käytettävissä leiritoimintaan ilman yhdistykselle aiheutuvia kustannuksia ja toimenpiteitä sekä täyttävät turvallisuusohjeistuksen. Paloturvallisuus tarkistetaan Kunkin leirin alussa ja pidetään turvallisuustarkistuksia leirien aikanakin tarpeen mukaan ongelmien ilmentyessä. Tarkastuksista tehdään raportit..tarkastuksen hoitaa leirin johtaja. Leireille olemme suunnitelleet seuraavia teemoja: 1. Ryhmätoiminta ja yhdessä tekeminen 2. Omatoimisuuden kehittäminen 3. Turvallisuus 4. Terveys 5. Yhteiskunnallinen kasvatus (viikkoleiri) 6. Luonnonsuojelu 7. Kädentaidot Laadulliset tavoitteet: Leiriohjelmien mukaisesti leireillä tulee olla hyvä järjestys, nähtävillä päiväohjelmat sekä turvallisuuteen liittyvät ohjeistukset. Aluekartta on esillä ja siinä määritellyt leirialue ja tapahtumapaikat. Ryhmätoiminta tulee olla kehittävää, rentouttavaa ja viihdyttävää, riittävän liikunnallista. Ruokailujen ja päiväohjelman yhteydessä tapahtuu myöskin kasvatuksellista opetusta ja hyvästä järjestyksestä huolehtimista, jotka ovat oleellinen osa kehittävää toimintaa. Luonnonsuojelu on tärkeä asia ja Klippulan sijainti luonnon keskellä meren äärellä antaa tähän hienot mahdollisuudet esimerkiksi kasvien, perhosten ja muiden hyönteisten ja eläinten tunnistamisessa. Luontoon tutustuminen pienryhmissä ja pieni keskinäinen kilpailu tunnistamistehtävissä kehittää luonnonsuojelun omaksumista. Yhteiskunnallinen osuus viikkoleirien ohjelmassa antaa kuvan, mitä kaikkea kaupunkimme voi tarjota lapsille, nuorille ja aikuisillekin päivittäiseen toimintaan, harrastuksiin, viihtyvyyteen ja 3
turvallisuuteen liittyen sekä, miten tällainen kaupunki toimii, kuka mitäkin maksaa ja mitä mikäkin maksaa jne. Tietoiskutyyppisissä informaatioissa käytetään mahdollisuuksien mukaan havaintovälineitä kuten dataprojektoria, valokuvia jne, jotta tilaisuudet muodostuvat mielenkiintoisiksi ja tätä kautta kehittäviksi. Ohjaajilla on hyvin monipuolinen kokemus eri toiminta-alueilta, kuten henkilöreferensseistä ilmenee. Kaikki hallituksemme jäsenet ovat osallistuneet lasten ja nuorten toimintaan ja omaavat hyvin erilaistakin kokemusta jaettavaksi tällaisissa leiriviikoissa. Kokemuksia sisältyy sekä kotimaan että hyvin laajasti eri kehitysmaidenkin toiminnassa. Leirien määrä, ilmoittautuminen ja laskutus: Suunnitelmaan sisältyy 4 viikkoleiriä (5 päivää) ja 3 leiriä pienille (3 päivää), yhteensä 7 leiriä. Arvioimme, että leireille voisi osallistua yhteensä n. 400 leiriläistä. Leiripäiviä kertyisi suunnitelman mukaan yhteensä 29 päivää. Lisäksi suunnitelmaan kuuluu leirin vastuuhenkilöille ja ohjaajille toukokuussa suunnitteluleiri ja leirien jälkeen ns. palaute- ja raportointiviikonvaihde leirien kehittämisehdotuksineen sekä Salon kaupungille leiriraportin valmisteluineen. Tutustumisleireillä optimaalinen osallistujamäärä olisi maks.. 55 ja viikkoleireillä maks. 60 leiriläistä. Viikkoleirit on tarkoitettu 9 13 ikäisille (3-5-luokat) ja lyhyet tutustumisleirit 7 9 ikäisille (1-2-luokat) leiriläisille. Henkilökunnan perehdyttäminen ja leiritoiminnan suunnittelu leiripaikalla Hallituksemme on kokoontunut kaksi kertaa leiritarjouksen suunnittelun merkeissä ja mahdollisen, myönteisen päätöksen ja hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen ryhdymme välittömästi jatkamaan leirien ennakkovalmistelua ja informointia, jossa käytettävissämme on myös Salon kaupungin www-sivut sekä Salon kaupunkitiedote sekä Salonparhaaksi ry:n www-sivut. Opetuslautakunnan mahdollisen myönteisen päätöksen jälkeen neuvoteltava hankintasopimus edellyttää Salonparhaaksi ry:n hallituksen päätöstä, mikäli hankintasopimuksen ehdot poikkeavat tastä tarjouksestamme ja tarjoyspyynnön, lisäkysymysten ja vastausten sisällöstä sekä Salon kaupunginvaltuuston Klippulan leiritoiminnan avustuspäätöksestä. Järjestämme henkilökunnalle ja taustavoimillemme ennen leirikauden alkua leiripaikkaan ja toimintaan perehdyttämisviikonlopun tarpeen mukaan, jolloin tavoite-, toiminta- ja turvallisuussuunnitelma päivitetään, mikäli siihen on tarvetta. Leiritiedotus, ilmoittautuminen, osallistumisvalinnat ja leirimaksun suorittaminen Leirien informoinnin hoitaa ja tiedottamisesta kokonaisuudessaan vastaa yhdistyksemme. Leirille ilmoittautuminen tapahtuisi Salon kaupungin käyttämän ilmoittautumisjärjestelmän kautta/sähköpostilla/ilmoittautumislomakkeella. Peruutuspaikkojen osalta voidaan käyttää puhelimitse ilmoittautumistakin poikkeustilanteissa. Leireille osallistumisvalinnat tapahtuvat ilmoittautumisjärjestyksessä. Jos leirimaksua ei ole suoritettu sovittuun määräaikaan mennessä, valitaan tilalle uusi leiriläinen. 4
Toimintatavat tarkennetaan opetuslautakunnan päätöksen jälkeen. Leirimaksujen perinnästä huolehtii yhdistys. Periaatteena on, että leirille ilmoittautuminen on sitova vasta, kun leirimaksu on määräaikaan mennessä suoritettu. Osallistumisperuutukset Vahvistetun ja maksetun leirin peruutus tulee ilmoittaa viimeistään toukokuun 2014 loppuun mennessä.ja vähintään 3 viikkoa ennen kunkin leirin alkua. Maksetun leirimaksun palautus suoritetaan vain perustellusta ja ennakoimattomasta syystä tapahtuvista peruutuksista. Järjestäjä vähentää maksun palautuksesta 10 :n käsittelymaksun, mikäli tilalle ei saada uutta leirille osallistujaa. Leirimaksun maksamisesta ja peruutusmenettelystä informoidaan tarkemmin leirille ilmoittautumisinformaatiossa sekä osallistumiskirjeessä, jolla vahvistetaan leirille valinnat. Leirien hinnat ja sisaralennukset Viikkoleirin hinta on 80 /henkilö ilman ALV, sisaralennus 50 %, hinta 40, Tutustumisleirin hinta on 50 /henkilö ilman ALV, sisaralennus 50 % hinta 25 Sisaralennus koskee vain samalle leirille osallistuvia leiriläisiä. Maksuvapaat osallistujat Yhdistyksen hallitus voi ottaa kullekin leirille maks. 5 maksuvapaata osallistujaa/leiri perusteina yksinhuoltajuus, työttömyys tai muu taloudellinen syys sekä lapsen tilanne/tarve päästä leirille osallistumaan. Tältä osin valinnat tehdään yhteistyössä koulukuraattorien ja kouluavustajien kanssa. Sosiaalitoimikin voi tarvittaessa esittää maksuvapaita osallistujia. Yhdistys ei ole ALV-verovelvollinen yleishyödyllisyyden perusteella,( voittoa tavoittelematon yhdistys), joten hinnat eivät sisällä arvonlisäveroa. Tästä syystä voimme tarjota leirit edullisemmalla leirimaksulla kuin muutoin. Leirimaksujen suoritus Leirimaksut suoritetaan ilmoittautumisen jälkeen, kun leirille osallistuminen vahvistetaan. Maksu suoritetaan vahvistuksen jälkeen ilman erillistä laskutusta leirille osallistumisohjeen mukaisesti. Avustuslaskutus Avustusosuus, 50 %/20.000 laskua vastaan hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen, kun yhdistyksen hallitus on hankinta sopimuksen osaltaan hyväksynyt. Maksuehto 14 päivää netto laskutuksesta. Avustusosuus 50 %/20.000 laskutetaan leirien osallistujaluetteloiden mukaisesti. Mikäli osallistujia on vähemmän kuin 300 osallistujaa, palauttaa yhdistys kaupungille 500 ;n osuuden avustuksesta. Henkilökuntasuunnitelma Esitämme tässä leirien henkilöresurssimme, jonka leirikohtainen henkilömäärä ja laatu vastaa vähintään tarjouspyynnön vaatimuksia. 5
Koko resurssit Henkilö- Leiri- Palkkaus Vap.ehtoistyö/ kunta kohtaisesti kulukorvaus - Leirin johtaja 1 1 x -/x - Varajohtaja 1 1 xosapalkka x/x - Ohjaajat, vähintään 7 henkeä 4 x osapalkka x/kulukorvaus - Talous ja hallinto 1 henkeä 1 x/kulukorvaus - Apuohjaajat vähintään 10 henkeä 4 x osapalkka x/kulukorvaus - Yövartijat vähintään 3 henkeä 2 x/kulukorvaus - Isoiset vähintään 10 henkeä 4 x/kulukorvaus - Emäntä vähintään 2 henkeä 1 x./kulukorvaus - Apuemännät vähintään 4 henkeä 2 x/kulukorvaus - Huoltohenkilökuntaa 4 1 x/kulukorvaus Kuljetukset Kuljetukset pyrimme järjestämään vuoden 2012 tavoin vuorotellen eri kuljetusreittejä siten, että leiriläisillä on mahdollisuus osallistua Salon eri alueilta yhteiskuljetuksiin, joita voidaan täydentää tarvittaessa henkilöautoilla. Kuljetustarve sovitaan ilmoittautumisen yhteydessä ja tarkistetaan kunkin leirin osanottajaluettelon mukaisesti varmistaen, että jokainen ilmoittautunut pääsee kuljetukseen mukaan sovitusta paikasta. Paikat ilmoitetaan leiri-informaatiossa. Majoittuminen Majoittuminen tapahtuu majoittumistiloissa ja lisäksi mahdollisesti teltoissa osan lapsista niin halutessaan. Telttamajoituksesta on vanhempien kuitenkin sovittava ilmoittautuessa etukäteen. Toimintatilat Leirin kokoontumistiloina käytetään ruokasalitilaa sekä hankittavaa n. 50 60 hengen telttaa, joka on tarpeellinen mahdollisten sadepäivien varalla. Ryhmätiloina käytetään sisätiloista eri toimintatiloja varusteineen. Kuitenkin leiritoiminta tapahtuu ulkosalla niin laajassa mitassa kuin se on säiden puitteissa mahdollista. Ruokailutilana käytetään ruokasalitiloja. Autokalusto Leirillä on jatkuvasti käytettävissä vähintään 1 auto tarvittaviin kuljetuksiin sekä 2 mahdollisiin hätätapauksiin. Kokonaiskustannukset taloussuunnitelman mukaan ilman ALV - 62.250 Taloussuunnitelma, liite no 5, Rahoitussuunnitelma, liite no 6 - leirimaksut 7 leirin mukaan 24.030 - työllistämistuet 9.600 +33.630 Nettokustannukset - 28.620 Kesätyötuet + 5.000 Omatoiminen varainhankinta + 3.620 + 8.620 Salon kaupungille avustushakemus +20.000 ======================================================== 6
Vapaaehtoistyön määrä vähintään n. 200 henk.työpäivää Asiakirjojen julkisuus ja luottamuksellisuus Tarjouksemme kaikki liitteet ovat luottamuksellisia kokonaisuudessaan, mutta tarjouksemme on julkinen Salon kaupungin kanssa allekirjoitetun hankintasopimuksen jälkeen. Hankintasopimus Kaupungin mahdollisen, myönteisen päätöksen jälkeen neuvotellaan yksityiskohtainen hankintasopimus, jonka asiakirjojen tärkeysjärjestys määräytyy tarjouspyynnön mukaisesti. Vastuunjakotaulukko Hankintasopimuksen tulee sisältää vastuunjakotaulukon tilaajan ja tarjoajan velvoitteista sekä vastuista. Tätä varten yhdistyksen ja kaupungin tulee yhdessä suorittaa kiinteistössä tarvittavat tarkastukset, jotta voidaan todeta, että kiinteistö ja alue täyttävät leiritoiminnalta edellytettävät turvallisuusmääräykset. Tältä osin kiinnitämme erityistä huomiota uimarannan kuntoon ja sen turvallisuuteen. Tilanne tulee tarkistaa viimeistään keväällä jäiden lähdön jälkeen. Tarjoajan tarjouspyynnön mukainen kelpoisuus Yhdistyksemme on rekisteröity, mutta yhdistyksellä ei ole vielä Y-tunnusta eikä ennakkoperintärekisteröintiä ym. vastaavia rekisteröintejä valmiina, koska niitä ei ole vielä tarvittu. Mikäli leiritoiminta toteutuu, suoritamme tarvittavat rekisteröinnit ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Leirivakuutusasiat olemme selvittäneet ja vakuutukset tehdään hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen sisältäen sekä leiriläisten, vapaaehtoishenkilökunnan että palkatun henkilökunnan vakuutukset että ns. vastuuvakuutuksen. Tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen 1. Toiminnasta vastaava leirinjohtaja: Pertti Vallittu 2. Toiminnasta vastaava varajohtaja: Elisa Paavola 3. Vähintään 4 ohjaajaa/leiri, väh. 18 v: Ks. hallituksen ohjaajiksi sitoutuneet jäsenet 4. Tarjoajan vastuu leirin toiminnasta ja järjestelyistä: Tarjouksen sisältö + tavoitteet, toiminta- ja turvallisuussuunnitelma, liite no 3, 5. Laadulliset tavoitteet Tarjouksemme sivu 3, laadulliset tavoitteet 6. Johtajien ja ohjaajien rikosrek.otteet: Hankitaan hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen sekä hallituksen jäsenten että muiden nimettyjen ohjaajien osalta 7. Leirien johtajien ja ohjaajien kasvatuksellinen koulutus ja/tai kokemus: Liite no 2 Henkilökohtaiset referenssitiedot 8. Ensiapu- ja uimataidot: Kuten edellä, tarkistetaan myös muiden ohjaajien osalta 9. Hätätilanteisiin riittävät autokuljetusresurssit Leirillä normaalisti 2 henkilöautoa käytössä sekä 1 auto kuljetuksiin. 10. Leirien määrä: 4 leiriä/5 pvää, 3 leiriä/3 pvää yhteensä 29 leiripäivää, varalla 1 leiri/4pvää 9 12v lapsille Palauteleiri johtajille ja ohjaajille leirien 7
Tarjouksen sitovuus viimeiselle viikonvaihteella varattuna. Tarjouksemme täyttää tarjouspyynnön vaatimukset ja sitoo tarjoajaa edellyttäen, että Salon kaupunki myöntää 20.000 :n toiminta-avustuksen tarjouksemme mukaisin ehdoin. Mikäli avustusmäärä ja/tai avustusehdot poikkeavat anotusta, varaamme oikeuden hankintasopimuksen yhteydessä neuvotella avustuksen maksatusperiaatteista ja maksuaikataulusta. Avustuksen maksuehdot tulisi olla tarjouksemme mukaiset sekä edellytämme, että avustusperiaatteet noudattavat Salon kaupunginhallituksen ja valtuuston päätösten periaatteita. Tarjouspyynnön hintavertailuperusteen ristiriitaisuus muun tarjouspyynnön kanssa tulisi ratkaista niin, että tarjous vertaillaan tarjouksemme mukaisten tutustumis- että viikkoleirien lukumäärien ja osallistujamäärien mukaisesti niin, että ei synny vääristymää vertailun ja tarjottujen leirien lukumäärien sekä osanottajamäärien suhteen. Tarjouksemme voimassaolo Tarjouksemme on voimassa 24.02.2014 saakka. Yhdistyksen yhteystiedot: Tarjouksemme yhteyshenkilö: Salonparhaaksi ry. c/o Pertti Vallittu Kaukurintie 505 25460 KISKO Pertti Vallittu, hallituksen puheenjohtaja Puh. 045 6760900 Sähköposti: vallittu@sci.fi Talousasiat Timo Pohjola, sihteeri, rahastonhoitaja, hallituksen jäsen Puh. 045 359 4575 Sähköposti: timo.pohjola@seutuposti.fi Salossa 13. päivänä tammikuuta 2014 Salonparhaaksi ry. Pertti Vallittu puheenjohtaja Timo Pohjola rahastonhoitaja 8