Suuntaviivoja leirimatkojen järjestämiseksi ESPOON TELINETAITURIT RY

Transkriptio

1 Suuntaviivoja leirimatkojen järjestämiseksi ESPOON TELINETAITURIT RY

2 Nykytila EsTT:ssä Pelisäännöt ja ohjeistus puuttuvat Valmentajat ja lajit päättävät itse missä ja kuka leireilee Ei raameja kustannuksille Puutetta kaikkien osapuolten tiedottamisessa

3 Mistä lähdetään liikkeelle Aloita suunnittelu ajoissa (n.1 vuosi ennen matkaa); leirityöryhmä Määrittele matkan tavoitteet Tavoitteet määrittelevät osallistujat (voimistelijat ja valmentajat) Leirin/matkan tavoitteet selviksi kaikille osapuolille Selvitä mahdolliset leiripaikat ja niiden plussat ja miinukset (kotimaa/ulkomaat). Vaihtoehdot tuotava esiin kaikille osapuolille päätöksentekoa varten Kaikista ulkomaanmatkoista on sovittava etukäteen toiminnanjohtajan kanssa Kartoita matkalle lähtijät. Alustava ilmoittautuminen kun ajankohta selvillä.

4 Mistä lähdetään liikkeelle Laadi alustava kustannusarvio ja erittele mistä hinta koostuu Leirin suunnitteluvaiheessa selvitettävä alustavasti seuran mahdollinen tuki sekä vanhempaintoimikunnan tuki Maksavatko huoltajat 100 % omista kuluistaan Vastuualueet sovittava, eli kuka vastaa leirin mistäkin osaalueesta sekä nimettävä kokonaisuudesta vastaava kisa- /leirivastaava Laadi alustava matkasuunnitelma/ohjelma koko matkan ajaksi Tiedota ajoissa (vähintään 6 kk ennen matkaa) ja varmista tietojen oikeellisuus kaikessa viestinnässä Tiedota leiriajankohta ja kustannusarvio vanhemmille mahdollisimman hyvissä ajoin. (leiri-info, vanhempainillat, kausitiedote, sähköposti)

5 Mistä lähdetään liikkeelle Valmentajien määrä tulee suhteuttaa voimistelijoiden määrään, jotta kustannukset eivät nouse tarpeettomasti. Selvitä myös voiko paikallisia valmentajia hyödyntää. Ulkomaan leireillä tulee olla kokeneet valmentajat, jotka pystyvät valmennuksellaan tuomaan monipuolisia asioita ja edistystä harjoitteluun leirin tavoitteiden toteutumiseksi (esim. tekniikka, uudet liikkeet/sarjat jne.) Leirin ajaksi tulee varmistaa muiden ryhmien toiminnan jatkuvuus (harrastajaryhmät, muut kilparyhmät)

6 Mistä lähdetään liikkeelle Mikäli leiri on kisamatkaa ennen tai jälkeen, tulee varmistaa tarpeellinen määrä tuomareita ja valmentajia kilpailun ajaksi sekä valmentajien määrä erikseen leirin ajaksi. Ulkomailla tuomarin vuokraaminen voi tulla edullisemmaksi. Halutessaan valmentajat, joilla ei ole valmennettavia leirin aikana, voivat osallistua leirille omakustannusperiaatteella, jolloin ylimääräisiä kuluja ei tule voimistelijoille eikä seuralle Kilpailumatkojen osalta juhlaillallisten kustannukset kuuluvat jokaisen omaksi kuluksi, ja alkoholi ei kuulu leireille eikä voimistelijoiden maksettavaksi

7 Matkavaraukset Vertaile hintoja: matkavaraukset kannattaa tehdä edullisen vaihtoehdon mukaan, esim. varauskulut matkatoimistolle nostavat hintaa merkittävästi (esim.40 euroa/lippu) EsTT:llä sopimus matkatoimisto CWT Finlandin kanssa Pidä huoli deadlineista tilattujen palveluiden maksaminen palveluntarjoajille (matkatoimisto, lentoyhtiö, hotellit, bussi...) Peri leirille ilmoittautumisen yhteydessä varaus/ennakkomaksu sovi ennakkoon toiminnanjohtajan ja laskutuksen kanssa Peruutuskäytäntö jokainen matkustaja vastaa itse vakuutusturvastaan Omatoimimatkailijat; sovi huolehtivatko omatoimimatkailijat itse omista varauksistaan.

8 Matkavaraukset Juna, bussi vai lento Majoitukset, henkilömäärä/huone Maakuljetukset (kentältä hotelliin ja takaisin) Retkipäivät Ruokailut Huomioitava ikäsäännöt: esim. laivayhtiöllä TallinkSilja ryhmänvalvojan tulee olla vähintään 25 vuotias

9 Vastuualueet Voimistelijat, valmentajat, huoltajat (vanhemmat), matkanjohtaja Jokainen edustaa EsTT:tä Suhdeluku? 1 huoltaja per 6-8 voimistelijaa yli 10 v. (vrt. leirikoulu 2/21) 1 valmentaja per 4-8 voimistelijaa? Valmentajat toimivat esimerkkinä ja seuran edustajina vastaavat leirin harjoitusten suunnittelusta ja toteutuksesta lepo ja ravinto huomioiden voivat toimia myös huoltajina kartoita myös paikallisten valmentajien käyttö

10 Vastuualueet Voimistelijat, valmentajat, huoltajat (vanhemmat), matkanjohtaja Matkanjohtaja Matkanjohtajalla on kotiväen, leiriläisten ja leiriin liittyvien yhteistyökumppaneiden yhteystiedot yksi huoltajista pitää leirin järjestelyihin liittyvät aikataulut käsissään Huoltajat varmistavat toimivan huollon (apu harjoituksissa, välipalat) matkan aikana Voimistelija Voimistelee ja edustaa seuraa

11 Tärkeää muistaa ryhmämatkaa varattaessa (min. 10 hlö) Ryhmälentohinta on usein korkeampi kuin yksittäisen netistä varatun lentolipun hinta (matkustajan nimi ja maksu heti) Kuka maksaa? Ryhmälentohinta takaa mm. seuraavat edut sama lentohinta kaikille ryhmän jäsenille (kulut voi jakaa tasan kaikkien matkustajien kesken myös silloin, kun ryhmävarausta ei ole käytetty) lentopaikkojen varausmahdollisuus, vaikka kaikkien ryhmän jäsenten nimitiedot eivät ole vielä saatavilla. nimien ilmoittamisen jälkeen mahdollisuus lentoyhtiökohtaisesti muuttaa nimiä ennen lipunkirjoitusta

12 Matkalla Leirille lähtevät ne voimistelijat, jotka ovat motivoituneita treenaamaan, huvimatkat ovat erikseen Leirillä on usein enemmän harjoittelua kuin kotisalilla, joten alkulämmittelyn, loppuvenyttelyn ja levon merkitys korostuu entisestään Vanhempien tai muiden vierailuista sovitaan valmentajien kanssa erikseen

13 Matkalla Sovi ennakkoon matkan säännöt voimistelijoille, valmentajille ja kotiväelle Valmentajat/huoltajat ovat vastuussa leiriläisistä ja heidän on aina tiedettävä missä kukakin on yksin ei liikuta etenkään ulkomaan leireillä ei etuoikeuksia yksittäisille voimistelijoille, säännöt samat kaikille Riittävästä levosta ja monipuolisesta ruokailusta on huolehdittava koko matkan ajan Leireillä on tavoitteena opettaa terveellisiä elämäntapoja: monipuolista urheilua, terveellisiä ruokailutapoja sekä unen merkitystä. Välipäivät ja retket hyvä myös laittaa ohjelmaan

14 Matkasuunnitelma / leiriohjelma Lähtö / Paluu (juna-/lentoajat yms.) Majoituspaikan yhteystiedot Vastuuhenkilöt ja yhteystiedot Treeniajat Lepoajat Ruokailut (leiriohjelma laadittava siten, että säännöllisestä ruokailusta huolehditaan: aamupala, lounas, välipala, illallinen, iltapala. Muista allergiat!) Oheisharjoittelu (uinti, tanssi.) Oheisohjelma, retket ja vapaa-aika Muuta?

15 Muistilista Alustava matkasuunnitelma (ajankohta, kohde, tavoitteet) Matkustajat Kustannusarvio Selvitys mahdollisesta seuran tuesta Tiedotus ajoissa (voimistelijat, vanhemmat, toiminnanjohtaja) Matkan säännöt Tuuraukset kotisalilla Matkavaraukset (matka, majoitus, ruokailu) Vakuutukset ja peruutusehdot