Omien lomakkeiden käyttöönotto Visma Avendossa voit ohjelman järjestelmämallien lisäksi luoda myös omia lomakkeita mm. laskujen, tarjousten ja tilausvahvistusten pohjiksi. Tässä ohjeessa käymme läpi, mitä omien lomakkeiden käyttöönotto vaatii ohjelmassa. 1 Logo Jos haluat, että lomakkeillasi näkyy logo, saat sen lisättyä ohjelmaan toiminnossa Tiedosto Yritysylläpito Yritysasetukset Yrityksen asetukset Yrityksen tiedot: 2 Oman lomakkeen luominen Lomakkeita pääsee muuttamaan mallieditorissa toiminnossa Tiedosto Mallieditori. Valitsemalla listasta oikean mallityypin, päästään lisäämään/muokkaamaan halutunlaisia lomakkeita. Esimerkissämme haluamme muokata hyvityslaskun, jossa näkyy hyvitettävän laskun numero. Valitsemme pohjaksi, mistä lähdemme omaa laskuamme muokkaamaan, ohjelmassa valmiina olevan suomenkielisen logollisen laskupohjan.
Klikkaamme siis hiirellä uudeksi mallipohjaksi kopioitavaa laskua: Sen jälkeen napautamme alla olevaa painiketta Luo uusi toisesta mallista: Annamme uudelle laskulomakkeelle nimen ja hyväksymme sen Ok:lla: Tämän jälkeen olemme editoritilassa. Tässä ikkunassa voimme tehdä haluamiamme muutoksia laskulomakkeelle. 3 Lomakkeen muokkaaminen Mallieditori mahdollistaa lomakepohjan muokkaamisen. Voimme tehdä erilaisia toimintoja, kuten a) poistaa olemassa olevia kenttiä valitsemalla poistettavan kentän hiirellä ja napauttamalla näppäimistöltä Deleteä: b) muuttaa olemassa olevien kenttien kokoa valitsemalla muutettavan kentän hiirellä ja venyttämällä kenttää halutun kokoiseksi sen reunoissa olevista kahvoista:
c) siirtää olemassa olevien kenttien paikkaa valitsemalla siirrettävän kentän hiirellä ja tarraamalla siihen ja siirtämällä sen haluttuun paikkaan: d) valita useampia kenttiä ja siirtää/poistaa niitä yhtä aikaa napauttamalla hiirellä lomakkeella valkoisella alueella ja hiiren vasenta painiketta pohjassa pitämällä valita ilmestyvän neliön sisään halutut kentät: e) muuttaa kenttien fonttia valitsemalla halutun kentän ja vaihtamalla fontin alavalikosta: Fontteja hallinnoidaan toiminnossa Tiedosto Raporttiasetukset. f) lisätä tekstikenttiä napauttamalla alavalikon kuvaketta: ja sen jälkeen klikkaamalla hiiren vasemmalla lomakkeella, minne kentän haluaa sijoittaa. Tekstin saa kirjoitettua tuplaklikkaamalla ko. kenttää ja kirjoittamalla avautuvan Raporttikenttä-ikkunan Teksti-kenttään haluttu teksti:
g) lisätä objekteja joiden tieto tulee suoraan laskulle syötetystä tiedosta valitsemalla oikea kenttä ikkunasta Käytössä olevat kentät: Jos saat asiakaspalvelulta vinkin kentästä objektitunnuksen avulla, löydät sen tämän ikkunan alaosasta, kun olet klikannut objektia: Valittu objekti saadaan laskulomakkeelle raahaamalla se hiirellä ikkunasta editoriin: Kun olet tehnyt haluamasi muutokset lomakkeelle, tallenna se editorin ylävalikon levykepainikkeesta. Voit myös esikatsella muutoksia esikatselupainikkeen avulla: 4 Lomakkeen kytkeminen asiakirjaprofiilille Pelkkä lomakkeen luominen ei riitä sen nousemiseksi halutulle asiakkaalle. Seuraavaksi tehdään kytkennät asiakirjaprofiilille toiminnossa Rekisteri Asiakas Asiakirjaprofiili. Ohjelmaversiossa 5.0 on valmiina kolme asiakirjaprofiilia, yksi kullekin kielelle: FIN ei logoa, ENG ei logoa ja SWE ei logoa. Vanhemmissa ohjelmaversioissa asiakirjaprofiileja on yksi, nimeltään Vakio.
Voit joko muokata olemassa olevaa asiakirjaprofiilia avaamalla sen ja vaihtamalla lomakkeet haluamiksesi, tai perustamalla uuden profiilin. Tässä esimerkissä luomme uuden, logollisen profiilin valitsemalla Uusi, ja antamalla profiilille halutun nimen. Ruksimme myös valinnan Oletusarvo, koska haluamme että jatkossa tämä profiili tulee automaattisesti kaikille uusille asiakasrekisteriin perustettaville asiakkaille: Tämän jälkeen tehdään asiakirjan asetuksia kuvaavaan taulukkoon halutut kytkennät. Esimerkissä liitetään muihin lomakkeisiin ohjelmassa valmiina olevat logolliset lomakkeet, ja hyvityslaskulle valitaan itse muokattu lomake: Kun kytkennät on tehty, tallennan profiilin ruudun alalaidasta. Tässä esimerkissä jätettiin lisäämättä profiilille muistutuslomakkeet ja korkolaskut, sekä kuittipohjan, sillä esimerkkiyrityksessä ei käytetä niitä toimintoja. Ne voi toki tarvittaessa lisätä myöhemmin:
5 Asiakirjaprofiilin kytkeminen asiakkaalle Jotta ohjelma tietää, mille asiakkaalle tulostuu minkäkin asiakirjaprofiilin lomakkeet, on lopuksi tehtävä kytkennät asiakaskorteille. Avataan siis haluttu asiakaskortti toiminnossa Rekisteri Asiakas Asiakas, ja valitaan oikea profiili välilehdelle Lisätiedot: Jos tarvetta on päivittää useampi asiakas kerralla, voit tehdä sen kätevästi massa-ajona toiminnossa Tiedosto Yritysylläpito Rekisterin massapäivitys. 6 Esikatselu Näiden toimintojen jälkeen lomakkeet ovat valmiita käytettäviksi! Suosittelemme kuitenkin lämpimästi esikatselemaan etenkin laskulomaketta ennen sen tulostamista, koska tulostettua laskua ei voi enää perua vaan se on poistettava hyvityslaskuprosessin kautta. Esikatselu onnistuu normaalisti Tilaus/Lasku-ruudulla painamalla ylävalikon esikatselupainiketta. Esiin tulee ruutu, jossa kysytään mitä tulostetta halutaan esikatsella: Kaikki tiedot eivät näy esikatselussa, kuten esimerkiksi laskunumero. Tämä johtuu siitä, että laskunumero luodaan vasta siinä vaiheessa, kun lasku tulostetaan.