Basware toimittajaportaali
Sisältö 3 Yleistä 4 Toimittajaportaalin edut 5-10 Rekisteröinti 11-22 Laskun teko 23 Lasku JIP 2
Yleistä Toimittajaportaali on Baswaren internetissä toimiva sovellus, jonka kautta voi lähettää verkkolaskuja Toimittajaportaali soveltuu pienille toimittajille, joilla ei ole sopimusta operaattorin kanssa verkkolaskujen lähetyksestä Laskun lähetys portaalin kautta edellyttää manuaalista työtä Yhtiöt löytyvät portaalista nimellä Metsä tai Metsa Kysymykset toimittajaportaaliin liittyen voi lähettää osoitteeseen einvoicing@metsagroup.com, ajantasaiset ohjeet portaalin käytöstä löytyvät Metsä Groupin internet sivuilta (www.metsagroup.fi) 3
Toimittajaportaalin edut toimittajalle Portaalin käyttö ilmaista lähettäjälle Ei postikuluja tai tulostuskuluja Nopea Lasku saapuu varmasti perille Laskulle on mahdollista saada liite 4
5 Rekisteröinti https://portal.basware.com/open/metsa Sama linkki toimii eri kielillä riippuen tietokoneen asetuksista Yhdellä rekisteröinnillä voi lähettää laskuja myös muille kuin Metsä Groupin yhtiöille Metsä Groupin yhtiöt käyttävät Baswaren portaalin uudempaa versiota. Mikäli yrityksesi on käyttänyt vanhaa versiota, tulee teidän rekisteröityä myös uudempaan versioon, jotta laskujen lähetys Metsä Groupin yhtiöille onnistuu Mikäli yrityksesi on jo rekisteröityneet Baswaren uudempaan portaaliin, ei tarvitse rekisteröityä uudelleen Baswaren yhteystiedot (rekisteröintiin liittyvissä ongelmissa): Palveluaika: ma-pe 8:00-17:00 (EET) Puhelin (tuki Suomeksi): 0600 97373 (vain Suomesta: 3 / min + pvm) Sähköposti (tuki Englanniksi): bc.servicedesk.global@basware.com
Syötä sähköpostiosoite ja paina Rekisteröidy 6
Lisää salasana ja paina Viimeistele kirjautuminen. Tämän jälkeen avaa saamasi sähköposti. 7
Avaa sähköpostista linkki Siirry Basware Commerce Network-verkostoon Tämän jälkeen syötä aiemmin antamasi salasana ja Kirjaudu sisään 8
Täytä oma nimesi Etunimi ja Sukunimi-kenttiin. Täytä yrityksesi tiedot Minun organisaatio-kohtaan. Muista tallentaa jokainen osio erikseen Tallenna-napista. 9
Lisää yrityksesi y-tunnus ja yhteyshenkilö. Lisää tämän jälkeen pankkitilitiedot. Lopuksi rasti Hyväksy Baswaren yleiset palveluehdot. Mikäli rastiminen ei onnistu, tarkista, että olet tallentanut kaikki osiot. Tämän jälkeen voit aloittaa portaalin käytön. 10
Laskun teko https://portal.basware.com Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi 11
Luo uusi lasku painalla nappia Luo uusi. Valitse joko Lasku tai Hyvityslasku valikosta, joka aukeaa. 12
Aloita hakemalla asiakas, jolle haluat laskun lähettää 13
Valitse laskun vastaanottaja klikkaamalla Valitse vastaanottaja painiketta, josta avautuu lista valittavana olevista yhtiöistä. Valitse haluamasi asiakas listasta. Huom! Valitessasi Metsä Fibre Oy:n, Metsä Board Oyj:n tai Metsäliitto Osuuskunnan, tulee sinun lisäksi tarkistaa, että verkkolaskuosoitteena on oikea yksikkö (oletusarvona on yksikkölistan ensimmäinen yksikkö). Yksikön saa vaihdettua klikkaamalla oletusarvona näkyvän yksikön nimeä ja valitsemalla oikean yksikön listasta. 14
Laskun numero ja Eräpäivä ovat pakollisia kenttiä. Lisäksi myös yksi seuraavista kentistä tulee täyttää: Tilausnumero (=ostotilausnumero), Sopimusnumero tai Ostajan viite (=ostajan yhteyshenkilön nimi). Lisäksi myös Laskurivin tiedot tulee täyttää painamalla Lisää rivi. 15
Laskun rivitiedoissa pakollisia kenttiä ovat Nimi, Määrä, Yks. hinta ja Määräyksikkö. ALVn saa lisättyä lisäämällä prosenttiluvun ALV %-kenttään 16
Liitteen saa lisättyä valitsemalla välilehden Tiedostot ja hakemalla liitteen omalta koneelta. Liite voi olla esim. laskun kuva tai lähetyslista. 17
Lähetä lasku valitsemalla Lähetä lasku sivun ylälaidasta. 18
Laskun tila päivittyy portaaliin, kun se on toimitettu vastaanottajalle. Näet myös esim. keskeneräiset laskut. 19
Hyvityslasku Hyvityslaskun voi tehdä joko niin, että jo lähetetyn laskun muuntaa hyvityslaskuksi tai siten että luo hyvityslaskun ihan alusta. Mikäli haluat muuttaa lähettämäsi laskun hyvityslaskuksi, avaa lasku ja paina Muunna hyvityslaskuksi 20
Mikäli muunnat lähetetyn laskun hyvityslaskuksi, tarvitsee täyttää vain Hyvityslaskun numero sillä muut tiedot kopioituvat alkuperäisestä laskusta. 21
Jos teet erillisen hyvityslaskun, valitse Luo uusi Hyvityslasku. Täytä tiedot samalla tavalla kuin laskussa. 22
Esimerkki laskun kuvasta Metsä Groupin järjestelmässä 23