Esitys Väylät- ja liikennepäiville 2006 Kammiosta käytäntöön tutkimustulosten jalkauttamisen ilot ja surut Ari Kähkönen, Pöyry Infra Oy Tuomas Toivonen, Tiehallinto Tutkimuksen tai kehitystyön elinkaari ei pääty tutkimuksen julkaisuun vaan siitä alkaa valitettavan kivikkoinen tie tulosten saamiseksi käyttäjien tietoon ja tulosten hyödyntämiseen. Käyttöönottoon ei ole olemassa valmista menetelmää vaan se edellyttää, että tuloksille on todella kysyntää ja käyttöä ja että asiaa viedään aktiivisesti eteenpäin. 1. Käyttöönottoon panostetaan, ainakin paperilla Tutkimustulosten käyttöönotto ja käytäntöön vieminen on perinteisesti ollut hankalaa. Sen tärkeys kyllä ymmärretään ja asia onkin tuotu esiin eri tutkimusohjelmissa ja t&klinjauksissa. Niissä on yleensä maininta tulosten käyttöönottoon panostamisesta ja sen tärkeydestä. Asian toteutus jää syystä tai toisesta liian usein puolitiehen. Tutkimustulosten ja selvitystöiden käyttöönotto toimii parhaiten ohjeiden ja normien laadintaan liittyvien töiden osalta, sillä tuloksille on selvä käyttökohde ja kysyntä ja niihin liittyy usein myös erilliset käyttöönottoprojektit. Myös yksittäiset täsmäselvitykset löytävät käyttäjänsä kun kysyntä ja tarjonta kohtaavat. Käyttöönotto valitettavasti mielletään usein tutkimuksen jälkeen tapahtuvaksi omaksi työvaiheekseen. Tällöin unohdetaan, että käyttöönoton tulisi alkaa jo tutkimuksen suunnittelun yhteydessä. Varsinkin soveltavassa tutkimuksessa pitäisi ennen tutkimuksen käynnistämistä varmistaa, että tuloksilla on kysyntää ja määrittää, ketkä tuloksia tulevat käyttämään (kohderyhmä). Käyttöönoton suurimmat esteet ovat: - tuloksille ei ole niiden valmistuttua enää riittävää kysyntää - muualla ei tiedetä mitä on tutkittu ja mitä tuloksia on olemassa - ennen hankkeen käynnistämistä tulosten käyttöä ja käyttäjiä ei ole määritelty - hankkeen vetäjällä ei ole riittävästi resursseja panostaa käyttöönottoon työn päätyttyä - käyttöönottoon ei ole varattu aikaa tai rahaa - tulokset eivät vastaa odotuksia, tulokset unohdetaan - tuloksista ei viestitä riittävän laajasti, tiedottaminen jää käytäväkeskusteluiksi - ei ole mittaristoa, jolla tulosten hyödyntämistä seurattaisiin - ei ole tehty selkeää päätöstä tulosten käyttöönotosta Seuraavassa on kerrottu miten käyttöönottoon on panostettu Tiehallinnon Väyläomaisuuden hallinnan tutkimusohjelmassa sekä miten Yhdysvalloissa Texasin DOT ssa (paikallinen tiehallinto) on varmistettu tulosten implementointi.
2. Käyttöönotto Väyläomaisuuden hallinnan tutkimusohjelmassa Väyläomaisuuden hallinnan tutkimusohjelma on Tiehallinnon nelivuotinen (2003-2006) tutkimusohjelma, jonka tavoitteena on luoda tarvittava tietopohja ja tiedonhallintamenetelmät sekä kehittää systemaattinen toimintatapa tieverkon ylläpidon tehokkaaseen hallintaan. Kyse on soveltavasta tutkimusta ja tulokset halutaan saada osaksi jokapäiväistä toimintaa. Tutkimusohjelmassa on tulosten käyttöönotto pyritty varmistamaan seuraavilla toimenpiteillä: Käyttöönottosuunnitelman laatiminen: Tutkimusohjelmassa laadittiin runko käyttöönottosuunnitelmalle ja tavoitteena oli, että suunnitelma laadittaisiin kaikista käynnistyvistä hankkeista. Käyttöönottosuunnitelmassa kerrotaan, mm. mikä on syy/tarve työn käynnistämiseen, tutkimuksen oletettu tulos ja sen mahdollinen vaikutus Tiehallinnon toimintaan, kehitystyön aikana tuotettava materiaali, tulosten esittely sekä koulutustarpeen arviointi. Suunnitelmaa tarkennetaan koko projektin ajan ja se toimii muistilistana, jonka avulla käyttöönotossa tarvittavat asiat ja tahot tulevat huomioiduksi. Kuvassa 1 on kuvattu käyttöönottosuunnitelman merkitys tulosten hyödyntämisen suhteen. Työkalu hankkeiden käyttöönoton seurantaan: Käyttöönoton seurantaa varten laadittiin seurantataulukko, johon kirjattiin kunkin hankkeen osalta vastuuhenkilöt (=projektipäällikkö), odotetut tai saadut tulokset, mitä käyttöönoton suhteen on tehty sekä käyttöönottoaste neliportaisella luokituksella. Seurantataulukko toimii tutkimusohjelman projektipäällikön, projektiryhmän ja ohjausryhmän työkaluna kokonaisuuden hallinnassa ja käyttöönoton kannalta ongelmaprojektien havaitsemisessa. Seminaarit, tietoiskut, Road Show: Tutkimusohjelmasta ja sen tuloksista on kerrottu sidosryhmille suunnatussa seminaarissa (kevät 2004) ja erilaisissa Tiehallinnon sisäisissä tilaisuuksissa. Tutkimusohjelman tuloksia on esitelty myös kansainvälissä konferensseissa. Lisäksi tehtiin syksyllä 2005 esittelytilaisuus tiepiireihin. Tämän Road Show n aikana käytiin Tampereella, Oulussa ja Mikkelissä kertomassa erityisesti tiepiirejä koskettavista tuloksista sekä haettiin evästyksiä tutkimusohjelman suuntaamiseen ja tulevien hankkeiden suunnitteluun. Kotisivut, lehtiartikkelit: Tutkimusohjelmalla on omat internetsivut (www.tiehallinto.fi/voh), joissa on kerrottu hankkeista ja niiden tuloksista (raportit), ajankohtaisista asioista (tarjouskilpailut, ohjausryhmän kokoukset yms.) sekä toimintasuunnitelmista. Saaduista tuloksista on myös kirjoitettu Tiehallinnon Tiennäyttäjäja Etappi lehtiin. Tutkimusohjelmassa on yli kuusikymmentä hanketta ja käyttöönoton kannalta ne ovat hyvin erilaisia. Joidenkin hankkeiden tulokset tulevat automaattisesti hyödynnettyä, mutta osa vaatii aktiivista panostusta, jotta tulokset eivät jää vain raportin kansien väliin. Käyttöönottoon panostaminen sekä erilaisten työkalujen ja toimintamallin kehittäminen ovat selvästi lisänneet aktiivisuutta tutkimusohjelman hankkeiden tulosten hyödyntämisessä.
TARVE Seminaarit, neuvottelupäivät Käyttöönottosuunnitelma TUTKIMUSPROJEKTI Tiedottaminen (mm. Sinetti) TULOKSET Raportti, julkaisut, yms. Tilaaja/projektipäällikkö Tiedottaminen Tahtotila Arvokeskustelu TIEH:n JOHTO PÄÄTÖS Loppukäyttäjä TULOSTEN HYVÄKSYNTÄ JA OMAKSUMINEN KÄYTTÖÖN- OTTO Kuva 1. Käyttöönottosuunnitelma laaditaan jo hanketta käynnistettäessä. Työn valmistuttua se tukee käytävää arvokeskustelua sekä osaltaan edesauttaa tulosten hyväksyntää ja omaksumista. 3. Texasissakin panostetaan käyttöönottoon Teksasin Department of Transportation (TxDOT) eli paikallinen tiehallinto rahoittaa vuosittain lähes kahtasataa tutkimus- ja kehityshanketta. Tutkimuksia koordinoi ja ohjaa TxDOT in erillinen käyttöönottotoimisto (RTI, Redearch and Implementation Office), tutkimukset tilataan pääosin osavaltion yliopistoilta. Tutkimusten käyttöönoton keskeinen asia on DOT in oman henkilöstön (niin asiantuntijat kuin myös johtajat) sitouttaminen näihin hankkeisiin. Osallistuminen koskee niin kaikkia 25 piiriä kuin organisaation eri tasoja ja se tapahtuu neljän eri ryhmän kautta. Ryhmät ovat pysyviä (eivät projektikohtaisia) ja käsittelevät koko DOT n tutkimustoimintaa. Ryhmät ovat: - ohjausryhmä vastaa tutkimustoiminnan yleislinjoista ja sen puheenjohtajan toimii DOT in apulaisjohtaja. Ohjausryhmä hyväksyy käynnistettävät hankkeet ja niiden rahoituksen. Ryhmän jäseninä ovat teknisten yksiköiden johtajat, tutkimusjohtaja, tietojärjestelmäjohtaja sekä henkilöstö- ja koulutusasioista vastaava johtaja. - projektiryhmiä on kuusi: päällysteet, liikennesuunnittelu, tiensuunnittelu, liikenteen hallinta, rakenteet sekä tienpitopolitiikka. Ryhmien jäseninä on piiri-insinöörejä sekä eri teknisten alojen osasto- ja toimialapäälliköitä. Projektiryhmät vastaavat tutkimuksen pitkän tähtäimen suunnittelusta ja tavoitteiden asettamisesta sekä valitsevat vuosittain käynnistettävät hankkeet. Oleellista on, että kuhunkin käynnistettävään projektiin tulee yksi projektiryhmän jäsen koordinaattoriksi.
Koordinaattori vastaa tulosten käyttöönotosta ja raportoi käyttöönoton tilanteesta ohjausryhmälle. - asiantuntijaryhmän jäsenet ovat eri alojen teknisiä asiantuntijoita DOT stä, yliopistoista sekä FHWA sta (Federal Highway Administration). Nämä asiantuntijat tukevat projektiryhmiä tutkimusten suunnittelussa ja tarpeiden kartoituksessa. - valvontaryhmät valvovat nimensä mukaisesti kutakin yksittäistä hanketta. Niiden jäseninä ovat DOT n teknisiä asiantuntijoita pääkonttorista ja piireistä. Valvontaryhmän puheenjohtaja eli kyseisen hankkeen projektipäällikkö vastaa hankkeen toteutumisesta niin aikataulun, kustannusten kuin sisällön suhteen. Asiantuntijoiden ja johtajien sitouttamisen lisäksi käyttöönottoon panostetaan seuraavasti: - hanketta suunniteltaessa mietitään myös tulosten käyttöönotto o määritellään mikä yksikkö tulee hyödyntämään tuloksia o määritellään mitä tuotoksia tutkimuksesta odotetaan (manuaali, ohjekirja, laite, ohjelmisto, normit, toimintasuosituksia yms.) o määritetään miten tuloksia tullaan jakamaan - hankkeita ja niiden tuloksia tuodaan aktiivisesti esille o tiedotteiden, esitteiden, lehtikirjoitusten, Power Point esittelymateriaalin tuottaminen o nelisivuisen tutkimusyhteenvedon laatiminen. Kerrotaan mitä tehtiin, mitä saatiin aikaan ja mitä suositellaan. Lisäksi siinä on oma käyttöönotto osio, jossa kerrotaan mitä materiaalia hanke on tuottanut, mikä on käyttöönoton tilanne ja mitkä ovat jatkosuunnitelmat käyttöönoton osalta. o parhaiden tutkimushankkeiden palkitseminen. Kriteerinä on erityisesti se, miten hyvin hankkeet ovat hyödyttäneet DOT n toimintaa. Vuosittain palkitaan kymmenisen hanketta. Ideana on nostaa joiden hankkeiden profiilia, korostaa käyttöönoton merkitystä sekä samalla yrittää lisätä yleistä mielenkiintoa DOT n tutkimusohjelmaan - käynnistetään tarvittaessa erillisiä käyttöönottoprojekteja. Niitä tarvitaan lähinnä uuden laitteen kenttätestauksiin ja uuden menetelmän käyttöönottoon liittyvään kouluttamiseen. Tutkimustoiminnan seurannassa yhtenä mittarina on käyttöönotettujen hankkeiden prosentuaalinen määrä. Tätä seurantaa tehdään erillisen ohjelmiston avulla, johon päivitetään kunkin hankkeen käyttöönoton tilanne. Hyvästä suunnittelusta ja tulosten aktiivisesta markkinoinnista huolimatta käyttöönotto vie aikaa. Vuoteen 1998 mennessä päättyneistä projekteista viiden vuoden kuluttua vasta 70 % oli saatu käyttöön. Vuoden kuluttua valmistumisestaan tämä on tapahtunut vain 20 %:lla hankkeista. 4. Mitä käyttöönoton suhteen pitäisi tehdä Tutkimuksia ja selvityksiä tehdään aina johonkin tarpeeseen ja tulosten käyttöönoton pitäisi olla luonnollinen jatkumo tutkimuksen valmistumiselle. Valitettavasti käytännössä asia ei ole näin yksinkertainen vaan käyttöönotto vaatii ennakkosuunnittelua ja aktiivisuutta työn aikana ja sen valmistuttua.
Käyttöönoton kymmenen keskeistä asiaa ovat: 1 Käynnistä vain ne hankkeet, joilla on todella kysyntää 2 Määrittele jo ennen työn käynnistymistä, mitkä ovat odotettavissa olevat tulokset. 3 Sitouta tilaajaorganisaatiossa myös johtajataso 4 Ota käyttöönotto osaksi projektin elinkaarta 5 Kerro johdolle ja tuleville käyttäjille välituloksia 6 Seuraa hankkeiden käyttöönottoa kokonaisuudessaan (käyttöönottotilastot) 7 Nimeä yksi käyttöönoton vastuuhenkilö 8 Ole aktiivinen tulosten markkinoinnissa eri tilaisuuksissa 9 Tee esittelymateriaalia. Keep it simple, muutaman sivun yhteenveto saatetaan vielä lukeakin. 10 Toimi kaikkien hankkeiden osalta samalla tavalla Teoriassa tulosten vieminen käytäntöön ei ole monimutkainen juttu. Käytännössä tilanne on vaikeampi, sillä alkuperäinen tarve tuloksille on voinut muuttua projektin tekeminen aikana, henkilöstöä eli tiedon tarvitsijoita vaihtuu tai heidän paikkansa organisaatiossa muuttuu, tutkimushankkeet kilpailevat samojen käyttäjien huomiosta jne. Yhtenäinen menettelytapa ja kaikkien hankkeiden osalta luo kuitenkin pohjan käyttöönottokulttuurille, joka varmistaa että tietoja tiedontarvitsijat kohtaavat toisena. Toimintamalli ei kuitenkaan saa olla liian raskas, jotta se tukehduttaisi itsensä.