Muistio Aika: 9.10.2007 klo 10.00 12.30 Paikka: STM, Kirkkokatu 14 Kutsutut: Johtoryhmä Läsnä: Holmroos Antti KuntaIT Granlund Marja Valtiovarainministeriö / HKO Iivari Anna-Kaisa Sosiaali- ja terveysministeriö Loijas Sari STM / Vammaisneuvosto Saarijärvi Marjukka KuntaIT Magi Maria Capgemini ASIALISTA 1. Kokouksen avaus 2. Kehittäjäverkostohankkeen tilannekatsaus: työpajojen toteutus ja katsaus tuotoksiin eri palvelualueilla 3. Kehittämisideoiden täydentäminen ja yhteenvetotyöpaja 16.10.2007 4. Hankkeen raportoinnista sopiminen 5. Verkostokartan toteutus 6. Seuraava kokous 7. Muut mahdolliset asiat 8. Kokouksen päättäminen ja yhteenveto keskustelusta 1. Kokouksen avaus, pj. Antti Holmroos Puheenjohtaja avasi kokouksen ja kiitti mahdollisuudesta kokoontua STM:ssä. 2. Kehittäjäverkostohankkeen tilannekatsaus: työpajojen toteutus ja katsaus tuotoksiin eri palvelualueilla Projektipäällikkö Marjukka Saarijärvi esitteli hankkeen tilannekatsausta. Hankkeessa on tiiviillä aikataululla toteutettu seitsemällä laajalla kunnallisen palvelutoiminnan alueella 8 työpajaa, joihin osallistui yhteensä yli 300 osanottajaa. Sen lisäksi verkostotyön piiriin on tässä vaiheessa saatu koottua 1000 toimijaa. Työpajatyöskentely ja hallinnossa uudenlainen avoin ideoiden jakaminen on saanut myönteistä palautetta. Hanke on siirtymässä vaiheeseen, jossa verkostojen tuottamia n. 150 kehittämisideaa arvioidaan, karsitaan, täydennetään ja yhdistellään tavoitteena muutamia valtakunnallisen tason KuntaIT-hanke-esityksiä. i. Työpajoihin osallistuneet henkilöt ovat olleet taustaltaan hyvin erilaisia. Tyypillistä osallistujaa ei ole. ii. iii. Etukäteen odotettiin, että kunnat olisivat runsaammin edustettuina. Kuntien edustajia osallistui eniten asumisen, muuttamisen ja rakentamisen sekä kuluttajaneuvonnan työpajaan. Osallistumiseen vaikuttanevat työkiireet omassa organisaatiossa ja tästä johtuva muiden asioiden priorisoiminen. Kuntien vähäistä osallistumista ihmeteltiin myös sen takia, että kehittäjäverkostohanke tukee kuntien taloudellista kehitystä pitkällä tähtäimellä. Lisäksi Kuntaliitto on ollut aktiivinen toimija koko prosessin aikana.
2 iv. SOTE-sektorin osalta yhtenä selityksenä voi olla hankeväsymys. Kunnissa on ollut paljon tekemistä ja kehittämishankkeita tällä sektorilla. v. Tapaamisessa esitettiin näkökulma, jonka mukaan työpajojen osallistujille olisi voinut toimittaa ennakkomateriaalina kansalliset kehityshankkeet mahdollisten päällekkäisyyksien välttämiseksi. Tätä ei kuitenkaan tietoisesti tehty, koska haluttiin pitää kiinni verkostotyölle asetetusta periaatteesta, jonka mukaan ajattelua ja ideointia ei lokeroida aikaisessa vaiheessa. vi. vii. viii. ix. Alkuperäisenä ideana oli se, että työpajojen osallistujien täytyy hahmottaa ideoissaan asiakkaan näkökulma. Tästä huolimatta kehittämisideat ovat edelleen pääosin tuotantolähtöisiä. Verkostoportaalin vähäisen käytön syihin liittyen todettiin, että portaalin sisältö on joiltain osin vaikeasti ymmärrettävissä ja hahmotettavissa. Jos ei ole ollut mukana työpajassa, saattaa olla vaikea ymmärtää, mistä työpajassa on puhuttu. Työpajojen tarkoituksena on ollut kerätä ideoiden ja kehittämistarpeiden massa, josta seuraavassa vaiheessa on tarkoitus saada esiin järkevän kokoisia hanke-esityksiä. Hanke-esityksille tarvitaan projektisuunnitelmat ja toimijat, jotka vievät hankkeita eteenpäin. Varsinaisia hanke-esityksiä pohdittaessa on syytä miettiä, mitkä ideat voidaan yhdistää eri palvelualueiden välillä. Myös asiakasnäkökulmaa ja asiakashyötyjä tulee korostaa. x. Konkreettisten palvelukokonaisuuksien kohdalla tarvitaan aikataulu hankkeiden eteenpäin viemiseksi. Hyvinvointiasema on yksi esimerkki tällaisesta palvelukokonaisuudesta. Ideassa on mukana jo olemassa olevia hankkeita ja kokonaisuuksia. Myös rekrytointi- ja sijaisasiaa pitäisi miettiä tai se voitaisiin sulauttaa Hyvinvointiasema hanke-esitykseen. xi. xii. xiii. xiv. xv. Kehittämistyön taustaksi ja ideoiden hankkeistamiseksi tarvitaan olemassa olevien hankkeiden kartoitus, jonka perusteella voidaan pohtia, miten ideat voitaisiin kytkeä näihin. Erilaisten teknologioiden hyödyntämisen haasteena on se, että ei osata hallita tekniikan kehittymistä. Esimerkiksi hoivateknologioiden kohdalla on sellainen tilanne, että vaikka välineistöä olisi tarjolla, kunnan palvelutuotantoprosessi ei muutu. Joko tekniikkaa ei hyödynnetä tai sitten uusilla hankkeilla kuormitetaan taloutta. Teknologia pitäisi jalkauttaa peruspalveluprosesseihin. KuntaIT:n vastuulle on tarkoitus ottaa korkeintaan 6 hanketta. On syytä miettiä sitä, kuka jatkaa hankkeiden eteenpäin viemistä, kun KuntaIT:n toimikausi loppuu. Periaatteena on se, että kuntakenttä ottaa elinkaarivastuun hankkeiden toteutuksesta. Hankkeiden kasautuminen yhdelle palvelualueelle ei ole todennäköistä, koska KuntaIT ei ota tehtäväkokonaisuuksia, jotka kuuluvat muille hallinnonaloille. Joillakin palvelualueilla omistajuus kallistuu tiettyyn suuntaan esimerkiksi yhteispalvelut VM:n. Kuluttajaneuvonnan siirtyessä valtiolle, vastuu hankkeista siirtyy maistraateille ja Kuluttajavirastolle. Omistajuutta ei ole tarkoitus määritellä ennen kuin hankkeita on tarkennettu ja talouslaskelmat on tehty.
3 xvi. xvii. xviii. xix. Kuntien palveluita tulisi uudistaa niin, että palvelut toimisivat samalla konseptilla. Ongelmana on perustason määrittäminen valtion taholta. Määräykseen täytyy liittyä raha tai muuten se on mahdotonta toteuttaa. Sähköisen asioinnin palvelut kansalaisille voitaisiin koostaa yhdeksi kansalaisen portaaliksi. Oulun seudulla tehdään tämän kaltaista kehitystyötä. Ongelmana on teknologisten ratkaisujen runsas määrä. Eri kunnissa on erilaiset tietojärjestelmät ja käsitteet vaihtelevat. Tekninen alusta voi tästä johtuen tarkoittaa eri kunnissa eri asioita. On olemassa ryhmiä, jotka saattavat joutua alakynteen sähköisten asiointijärjestelmien tulon myötä. Nämä ryhmät tarvitsevat entistä enemmän toisen ihmisen apua asioinnissa. Järjestelmien rakennusvaiheessa on riskinä se, että erityisryhmiä ei huomioida tarpeeksi. Jälkikäteinen järjestelmien muuttaminen tai rakentaminen uudelleen tulee kalliiksi. Monikanavaisuuden periaate on yksi vastaus erityisryhmien tarpeisiin. Ei kehitetä vain Web-ratkaisua. Järjestelmät on toteutettava avoimilla rajapinnoilla ja lähdekoodeilla. Tämä mahdollistaa kullekin käyttäjäryhmälle sopivan kanavan valinnan. Palveluiden on oltava käytettävissä erilaisilla välineillä, jolloin esteettömyys voidaan ottaa huomioon. Tällä hetkellä kehittämishankkeiden ongelmana on voimakas välinesitoutuneisuus. Teollisuuden intressit ajavat meitä vakioituihin ratkaisuihin. KuntaIT haluaa purkaa tätä ja painottaa monikanavaisuutta. Rajapintojen avoimuus on keino, jolla mahdollistetaan erilaiset tavat käyttää palvelua. 3. Kehittämisideoiden täydentäminen/karsiminen ja yhteenvetotyöpaja 16.10.2007 Näkemyksiä kehittämisideoista: i. Kehittämisideoista on saatava sellaisia operatiivisia kokonaisuuksia, jotka on mahdollisia toteuttaa. Kokonaisuuden täytyy muodostaa palvelualueen kannalta olennainen osa. ii. iii. iv. Ideoiden yhdisteleminen palvelualueiden välillä on tärkeää. Hankkeita on tärkeää punnita käyttäjien näkökulmasta; miten asiakkaat ja kunnat näkevät ideat/hankkeet? Aloitteen ja palautteen on tultava kentältä, kentän on otettava omistajuus. Lisäksi on pohdittava, mikä joryn rooli tulee olemaan. Ideoiden arviointi joryssä tässä vaiheessa on turhaa. Jossakin vaiheessa hankkeiden tavoitteita on verrattava KuntaIT:n toimintasuunnitelman tavoitteisiin. v. Keskustelussa pohdittiin sitä, miten kunnat saadaan käyttämään yhteisiä nimikkeitä asioille (OID-koodiston käyttöönotto). Yhtenä vaihtoehtona nähtiin nimikkeiden yhtenäistäminen valtakunnallisten järjestelmien käyttöönoton kautta. vi. vii. viii. Standardien ja luokitusten löytäminen pitää tehdä keskitetysti. Tällä hetkellä kehittämishankkeiden pirstaleisuus ei tue kansalaisten tasaarvoa ja yhtenäisiä luokituksia. Kehitystyön lähtökohtana tulisi olla uusien mahdollisuuksien luominen, ei olemassa olevin ongelmien ratkaiseminen. Vammaissektorilla tietojärjestelmät ja kehittämishankkeet lähtevät usein ongelmakeskeisestä ajattelutavasta.
4 ix. Kehittämistyössä on pohdittava, miten teknologiaa soveltamalla voidaan lisätä laatuaikaa asiakkaalle ja miten omaiset voitaisiin osallistaa. Tällä hetkellä keskitytään liikaa resurssiongelmiin. Marjukka Saarijärvi esitteli hankkeiden rikastamista. i. Eri palvelualueita yhdistävät asiat on tuotava esiin. ii. Informaatiopalvelut ja sähköiset interaktiopalvelut on eriytettävä. Tarvitaan personoituja palveluita kansalaisille. Kansalaisella tulisi olla mahdollisuus koota itselleen sopiva palvelukokoelma teknologiaa apunaan käyttäen. Tämän saavuttamiseksi palveluille pitäisi saada yhteiset käytännöt ja standardit. iii. Palveluita ja hankkeita tulisi luonnehtia yhdistely, erottelu ja personointi eri tarpeita varten. Marjukka Saarijärvi esitteli yhteenvetotyöpajan sisältöä. i. Yhteenvetotyöpajan toteutussuunnitelmaa ja agendaa pidettiin hyvänä. ii. Agendalla saavutetaan päivän tavoite, joka on ensimmäisen vaiheen ideoiden rikastaminen. iii. Työpajassa tulee nousemaan esiin kysymyksiä, joihin esim. joryn ja KuntaIT:n tulee ottaa kantaa. Yksi tällainen kysymys koskee todennäköisesti sitä, miten ideat muutetaan hanke-esityksiksi. KuntaIT joutuu tukemaan hanke-esitysten tekemistä jatkossa. KuntaIT:llä on olemassa 11 teknistaloudellista kriteeriä, joihin hanke-esityksen tekijä joutuu ottamaan kantaa. Kriteerien keskinäistä painotusta ei ole vielä mietitty. Kuntien on itse arvioitava tärkeysjärjestys ja painotukset. iv. Kommentointikierros on järjestettävä mahdollisimman pian 16/10 jälkeen. v. Kommentointia toivotaan tapahtuvan myös portaalissa. 4. Hankkeen raportoinnista sopiminen Marjukka Saarijärvi esitteli luonnosta prosessin kuvauksesta ja loppuraportista. i. Loppuraportti on tarkoitus toimittaa jorylle, verkostotiimille ja kaikille verkoston jäsenille. ii. Capgeminin toteutusta/suoriutumista tulee arvioida loppuraportin valossa. iii. Raporttia työstetään lokakuun aikana Capgeminin ja verkostotiimin toimesta. iv. Loppuraportista tehdään word-dokumentti. v. Luonnos raportin rungosta näyttää riittävältä. Tässä hankkeessa on ollut kysymys pioneerityöstä. On tärkeää saada kokemukset talteen ja arvioida kriittisesti hankkeen toteutusta. Toteutukseen voidaan pyytää kommentteja myös esimerkiksi kunnista. vi. Järjestetään raportin julkistamistilaisuus ja arviointikeskustelu. 5. Verkostokartan toteutus Marjukka Saarijärvi esitteli verkostokartan toteutusta i. Keskustelussa kysyttiin, tulisiko verkostokarttaa rajata joillakin tavoilla. ii. Verkostokartan tavoitteena on saada mahdollisimman moni kehittäjistä keskustelemaan tämän kanavan kautta oman verkostonsa ohella. iii. Kyseessä ei ole hankerekisteri vaan osaajien verkostoitumisen työkalu. verkostokartta ei ole projektinhallintajärjestelmä.
6. Seuraava kokous iv. Verkostokartta tukee erityisesti henkilöiden, asiantuntijoiden ja osaamisen löytämistä. v. Keskustelussa kysyttiin, kuka tiedot hakee ja syöttää järjestelmään. vi. Hankkeiden ja asiantuntijoiden kartoittamisessa voidaan hyödyntää esim. tutkimuslaitoksia. Lisäksi jokaisella on mahdollisuus lisätä omia tietoja karttaan. vii. Karttaan on suunniteltu myös henkilön roolin ja osaamisen määrittely. viii. Keskustelussa tuotiin esiin, että kartan ongelmaksi voi muodostua laajuus; esim. SOTE-palveluissa on 400 000 asiantuntijaa. ix. Vapaaehtoisen yhteistoiminnan eri kehittämishankkeiden välillä on käynnistyttävä. Verkostokartta tarjoaa yhden työkalun yhteistoiminnan ja työn helpottamiseen. Ongelmana tällä hetkellä on rahoituksen ja hankkeiden sirpalemaisuus. x. Yleisesti verkostokartan toteutusta pidettiin haasteellisena ja rajauksia toivottavina. 7. Muut mahdolliset asiat i. 20.11. klo 13-16, kokous ja loppuraportin julkistamistilaisuus. ii. Voidaan pyytää ulkopuolinen arviointipuheenvuoro verkostomenetelmästä julkistamistilaisuuteen. 8. Kokouksen päättäminen ja yhteenveto keskustelusta Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 12.30. 5 LIITE KuntaIT-kehittäjäverkostot, tilannekatsaus johtoryhmä 9.10.2007 JAKELU: Johtoryhmän puheenjohtaja ja jäsenet Sisäasiainministeriö, alueiden ja hallinnon kehittämisosasto Verkostotiimi Valtioneuvoston hankerekisteri HARE KuntaIT-verkostoportaali