Tekninen lautakunta 73 18.05.2016 Tekninen lautakunta 121 21.09.2016 Tekninen lautakunta 76 19.04.2017 Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta vesi- ja viemärilaitokselle 1168/62/2016 TL 18.05.2016 73 Hankinnan tarkoitus Vesi- ja viemärilaitoksen johtaja on selvittänyt erilaisia mahdollisuuksia sähköisen ja liikkuvaan työhön soveltuvan (mobiili) toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon liittyen. Toiminnanohjausjärjestelmään on tarkoitus sisällyttää ennakkohuolto- ja kunnossapitotoimenpiteet, työmääräykset (sisäiset ja ulkoiset), varaston hallinta sekä työntekijöiden työaikakirjaus, joita hoidetaan tällä hetkellä pääosin erilaisilla manuaalisilla kirjauksilla. Tavoitteena on samanaikaisesti siirtyä asteittain korjaavasta huoltotoiminnasta ennakoivaan huoltoon, mikä on pitkän tähtäimen tavoite erityisesti vedenpumppaamoilla ja jätevedenpuhdistamolla. Tuolloin huollot pyritään hoitamaan ennalta suunniteltuina eikä kiireellisesti hätätyönä, jolloin syntyy kustannussäästöjä. Perusteluja hankinnalle Toiminnanohjausjärjestelmään liittyvä kehittämistavoite perustuu mm. Hangon kaupungin strategian kohtaan 2. Tuloksellisuuden parantaminen ja sen alakohtaan 2.4. Tietotekniikan järjestelmällinen hyödyntäminen (Toimintaa helpottavien ja työn tehokkuutta lisäävien erityisohjelmistojen hankinta ja käyttöönotto). Tarve toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon tulee osittain vesihuoltolaista, joka määrää vesilaitoksen selvilläolo- ja tarkkailuvelvoitteesta seuraavasti: Vesihuoltolaitoksen on oltava selvillä käyttämänsä raakaveden määrään tai laatuun kohdistuvista riskeistä sekä laitteistonsa kunnosta. Käytännössä työnjohto on myös huomannut, että asiat eivät pysy aina hallinnassa, jos tietoa säilytetään joko työnjohdon tai työntekijöiden omissa muisteissa (aivoissa, pikkuisissa vihkoissa, kalenterissa jne.). Moni vesihuoltoon liittyvä riski pystytään hallitsemaan säännöllisellä tarkkailulla, joten systemaattinen ennakkohuolto toimii yhtenä riskihallinnan työkaluna. Nykyinen automaatio- ja kaukovalvontaohjelma sisältää konekortit, mutta mm. historiatiedon säilyttäminen ja historiatiedon kerääminen eivät onnistu käytännöllisellä tavalla. Talousseurannan puolella toiminnanohjausjärjestelmä tuo myös uutta sisältöä toiminnan seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Vesihuoltomaksujen tulee perustua todellisiin kustannuksiin, joten työtuntien kohdistaminen oikeille kustannuspaikoille on tarpeellista. Tällä hetkellä muiden paitsi tuntipalkkaisten osalta työaikakustannukset kohdistetaan kustannuspaikoille arvioimalla. Kun varasto-otot hoidetaan samalla tietojärjestelmällä kuin työmääräykset, saadaan
laskutusliite suoraan tietojärjestelmästä sekä tehtyjen tuntien että materiaalien osalta. Työntekijöiden työaikakirjausjärjestelmä helpottaa myös työntekijöiden arkea, sillä kustannuspaikat on jo valmiiksi valittu työkohteen mukaisesti, jolloin työntekijän tehtäväksi jää työn aloittaminen ja päättäminen puhelimessa olevan sovelluksen avulla. Työnjohtajan ollessa estynyt, on työntekijöillä mahdollisuus ilman erillistä työkehotetta valita keskeneräisten töiden listasta seuraava työtehtävä. Hankinnan liittyminen nykyjärjestelmiin Tällä hetkellä ei ole käytössä toiminnanohjausjärjestelmää. Huoltotoimintaa tehdään ensisijaisesti vika- tai häiriötilanteiden perusteella. Vesi- ja viemärilaitoksella on käytössä MicroScada automaatio- ja kaukovalvonta-ohjelmisto sekä KeyAqua-johtokartta. Näiden käyttö jatkuu samalla tavalla kuin aiemmin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta huolimatta eikä päällekkäisiä toimintoja varsinaisesti ole. MicroScadasta tehdään mahdollisesti rajapinta laitteiden käyntiajan seurannan takia. Ohjelmistosta saatavan laskutusliitteen perusteella voidaan tehdä lasku nykyisillä laskutusjärjestelmillä. Työaikaraporttia voidaan suoraan hyödyntää palkkojen tiliöinnissä, sillä tiliöinti tehdään jo työmääräyksen yhteydessä tai epäselvissä tapauksissa jälkikäteen työnjohdon toimesta. Hankintaprosessin eteneminen Valmiita ohjelmistotuotteita, joista löytyvät edellä mainitut ominaisuudet, on suomalaisilla markkinoilla ainakin neljä vaihtoehtoa. Kaikilla vaihtoehdoilla löytyy myös vesilaitosreferenssejä, joista on kysytty käyttökokemuksia ja tullaan projektin edetessä myös mahdollisesti tekemään tutustumiskäyntejä. Projektin alkuvaiheessa on selvitettävä tarkemmin, mikä/mitkä ohjelmistot täyttävät parhaiten nimenomaan Hangon vesi- ja viemärilaitoksen tarpeet. Selvittelyissä on mukana myös oma henkilökunta, jotta ohjelmistosta tulee mahdollisimman käytännönläheinen. Sen jälkeen suoritetaan hankinta siten, että kustannukset sisältyvät vuoden 2017 talousarvioon. Hankintayksikkö kuuluu erityisalojen hankintalain alaisuuteen eikä arvioitu kustannus ylitä kynnysarvoja, joten hankinta voidaan tehdä suljettuna tarjousmenettelynä neuvotellen toimittajien kanssa. Ohjelmiston määrittelyt ja huoltokohteiden syöttäminen uuteen tietojärjestelmään vievät käyttäjiltä ja erityisesti pääkäyttäjältä runsaasti aikaa projektin alkuvaiheessa. Hankinnan aikana on mahdollisesti harkittava väliaikaisen työvoiman palkkaamista (esim. insinööritutkinnon tekijä), jotta hanke etenee riittävän nopeasti. Markkinoilta kartoitetut ohjelmistotuotteet ovat yleisesti käytössä, joten ohjelmiston laajentaminen myös muille Hangon kaupungin osastoille on mahdollista tulevaisuudessa, mikäli sellainen katsotaan tarpeelliseksi. Perustamis-
ja käyttökustannukset on kuitenkin pidettävä erillään, sillä vesihuollon kustannukset on eriytettävä kunnan muusta kirjanpidosta. Hankinnan kustannukset, riskit ja hyödyt Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottokustannukset voivat vaihdella merkittävästikin riippuen alkuvaiheen määrittelystä. Eri toimittajilla on myös erilaiset tavat hinnoitella vuosittaiset käyttökustannukset. Käyttöönottovaihe ilman oman työn kustannuksia voi olla arviolta 35 000. Vuosittaiset kustannukset voivat olla arviolta 3000. Hanke voi epäonnistua, mikäli järjestelmästä tulee liian monimutkainen ja vaikea käyttää. Käytännöllisyys pyritään varmistamaan sillä, että henkilökunta on hankkeessa mukana alusta lähtien. Osa henkilökunnasta mahdollisesti myös vastustaa toimintatavan muutosta, mutta työnantajalla on oikeus päättää käytettävissä olevista työkaluista ja niiden hankinnasta. Mikäli järjestelmä perustuu paikantamiseen, käydään tarpeelliset neuvottelut henkilökunnan kanssa asiasta (kuka tietoihin pääsee käsiksi, miten hoidetaan lounastauot jne.) ennen lopullista hankintapäätöstä. Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt näkyvät toimintavarmuuden, toiminnan laadun ja työturvallisuuden kehittymisenä. Tehdyistä toimenpiteistä ja tarkastuksista jää historiamerkinnät, joten dokumentoinnin taso paranee myös esim. valvovien viranomaisten suuntaan. Työnsuunnittelun kautta saadaan tehostettua työajan käyttöä. Ohjelmiston avulla voidaan myös luopua turhista työvaiheista, joissa siirretään paperikopioita paikasta toiseen. Lisäksi pitkällä tähtäimellä koneiden ja laitteiden kunto on paremmin tiedossa ja yllättävien korjaustarpeiden määrä vähenee. Näitä hyötyjä on vaikea muuttaa rahaksi. Ehdotus (Varjus) Asian käsittely Tekninen lautakunta päättää, että toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprojekti käynnistetään ja tavoitteena on toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto vuoden 2017 aikana. Kokouksessa käytiin keskustelua. Lars Nyberg ehdotti, että asia palautetaan valmisteluun. Ehdotus ei saanut kannatusta. Ehdotus hyväksyttiin. Lars Nyberg jätti eriävän mielipiteen. TL 21.09.2016 121 Projekti on käynnistynyt projektisuunnitelman laadinnalla ja nykytilaan liittyviä selvityksiä tehdään parhaillaan. Projektiin on palkattu korkeakoulututkinnon suorittanut henkilö määräaikaiseksi ja osa-aikaiseksi projektityöntekijäksi (5.9.2016-4.3.2017, 20 tuntia/viikko) työllistämisjakson ajaksi. Palkka maksetaan henkilöstöhallinnon työllistämismäärärahoista ja siihen on haettu työllistämistuki TE-keskukselta. Sama henkilö tekee selvityksiä myös mm. keskusvaraston tietojärjestelmän kehittämiseksi.
Ehdotus (Varjus) Tekninen lautakunta merkitsee tilanteen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. TL 19.04.2017 76 Teknisen lautakunnan päätöksellä 18.5.2016 73 käynnistettiin vesi- ja viemärilaitoksen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessi. Toiminnanohjausjärjestelmään on tarkoitus sisällyttää ennakkohuolto- ja kunnossapitotoimenpiteet, työmääräykset/työnohjaus (sisäiset ja ulkoiset), varaston hallinta sekä työntekijöiden työaikakirjaus, joita hoidetaan tällä hetkellä pääosin erilaisilla manuaalisilla kirjauksilla. Tavoitteena on samanaikaisesti siirtyä asteittain korjaavasta huoltotoiminnasta ennakoivaan huoltoon, mikä on pitkän tähtäimen tavoite erityisesti vedenpumppaamoilla ja jätevedenpuhdistamolla. Tuolloin huollot pyritään hoitamaan ennalta suunniteltuina eikä kiireellisesti hätätyönä, jolloin syntyy kustannussäästöjä. Vuoden 2017 pääomatalousarvioon on varattu 50 000 ohjelmiston hankintaa varten. Hankintaprosessi alittaa erityisalojen hankintalain kynnysarvot, joten avointa julkista kilpailutusta ei ole tarpeen suorittaa. Ohjelmistohankinnan ollessa kyseessä, onkin parempi, että voidaan vertailla ohjelmistojen ominaisuuksia ja keskustella eri toimittajien kanssa niistä vaihtoehdoista ja toteutustavoista, jotka parhaiten sopivat Hangon vesi- ja viemärilaitoksen toimintaprosesseihin. Loppuvaiheeseen päässeiltä toimittajilta pyydettiin kuitenkin hinta-arviot, jotta kustannushaarukka oli tiedossa. Hankintaprojektiin palkattiin työllistämisrahoilla yksi henkilö määräaikaiseksi ja osa-aikaiseksi projektityöntekijäksi (5.9.2016-4.3.2017, 20 tuntia/viikko). Tänä aikana tehtiin toiminta- ja toimintaympäristöanalyysejä sekä määriteltiin ohjelmiston valintaan liittyvät kriittiset tekijät. Yhdessä henkilökunnan kanssa selvitettiin vaihtoehtoisia menetelmiä ja ohjelmistoja kunnossapidon hallintaan sekä tutustuttiin tarjolla oleviin ohjelmistoihin ohjelmistoesittelyjen ja tutustumiskäyntien muodossa jne. Viimeisessä vaiheessa jäljellä oli kaksi Hangon vesi- ja viemärilaitoksen toimintaan soveltuvaa kaupallista kunnossapito-ohjelmistoa, joista pyydettiin vielä esittelyt käyttäen hankolaisia käyttötapauksia. Lopulta työryhmä valitsi parhaiten Hangon vesi- ja viemärilaitoksen tarpeisiin vastaavan ohjelmiston, jonka toimittajan kanssa suoritettiin määrittelypäivä, jossa toimittajalle selvitettiin vesi- ja viemärilaitoksen tarpeet ja toiveet. Kyseinen ohjelmisto on rakennettu käyttäjänäkökulmasta mahdollisimman helppokäyttöiseksi (nk. asentaja-näkökulma), minkä ansiosta se on saanut myös Kunnossapidon kehittäjä 2014 palkinnon. Ohjelmistossa voidaan muodostaa työmääräyksiä, toistuvia tehtäviä ja päiväkirjamerkintöjä joustavasti monella eri tavalla, joten esim. se muokkautuu talousvesipuolella tai jätevesipuolella erilaisiin toimintoihin käyttäjän mieltymysten perusteella. Toiminnanohjausjärjestelmän hankintaprosessiin liittyviä asioita on käyty läpi
vesi- ja viemärilaitoksen osastopalavereissa mm. 21.9, 9.11, 30.11.2016 ja 1.3.2017. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmän määrittelypalaveriin osallistui lähes koko henkilöstö 6.3.2017. Kanslistin kanssa pidettiin erillinen puhelinpalaveri vielä 13.3.2017. Määrittelypäivän tuloksia käytiin läpi 29.3.2017 toimittajan kanssa, jolloin läsnä oli lähes koko henkilöstö. Ohjelmistohankinnan lisäksi on tarpeen hankkia käyttötarkoitukseen sopivat älypuhelimet tai tabletit. Niitä voidaan tämän ohjelmiston lisäksi hyödyntää myös KeyAqua-johtokartan selaimena kenttätyössä. Kirjaukset voidaan näillä laitteilla tehdä heti kohteessa ja samalla hyödyntää QR-koodia, joka ohjaa älylaitteen suoraan työn alla olevan kohteen tiedostoihin. Määrittelyprojektin aikana päädyttiin jaksottamaan ohjelmiston käyttöönotto kahteen vaiheeseen: vaihe 1 kunnossapito-osion käyttöönotto ja vaihe 2 työaikakirjaustoiminnon käyttöönotto. Vaihe 1:n aikana työntekijät ja työnjohto oppivat käyttämään ohjelmistoa ja ohjelmiston käytöstä tulee luontevaa. Vaihe 2 mahdollistaa sen, että saadaan käytetty työaika sekä materiaalit yhteen laskutusliitteeseen joko sisäistä tai ulkoista laskutusta varten. Myös esim. projekteihin käytettyä työaikaa voidaan tuolloin seurata paremmin. Esityslistan liitteenä on toimittajan tarjous. Muu materiaali on luettavissa kokouksessa. Tarjouksen mukaan vaihe 1:n kustannus on 23 825 (ALV 0%). Vaihe 2:n kustannus on 7600 (ALV 0%). Vuotuinen käyttö- ja ylläpitokustannus on 2100 (ALV 0%). Ulkoistetun vuokrapalvelimen kuukausimaksu on 160 /kk (ALV 0%). Oheismateriaali Toimittajan tarjous Ehdotus (Varjus) Tekninen lautakunta päättää hyväksyä M-Technology Oy:n 30.3.2017 päivätyn tarjouksen. Asian käsittely Vesi- ja viemärilaitoksen johtaja Sanna Varjus toi kokoukseen 17.4.2017 päivitetyn tarjouksen. Ehdotus hyväksyttiin, Lars Nybergin jättäessä eriävän mielipiteen pöytäkirjaan kirjattavaksi.