Liite 1, Elma-hankkeen asettamispäätös MMM052:00/2012 MMM:n hallinnonalan tieto- ja paikkatietotekniikan kehittämistehtävien kokoamishanke Luo. ELMA (Elintarvike- luonnonvara- ja maanmittaushallinnon tieto- ja paikkatietotekniikan tutkimus- ja kehittämiskeskus) HANKESUUNNITELMA 20.12.2012 Laatija Antti Vertanen, Risto Yrjönen 6.11.2012 Muutokset Antti Vertanen, Risto Yrjönen 6.11.2012-19.12.2012 Hyväksytty Jaana Husu-Kallio 21.12.2012 Päivitetty Hyväksytty Päivitetty
1 Hankkeen tausta 2 ELMA-hankeen syntyyn ovat vaikuttaneet julkisen hallinnon ICT-hankkeet (mm. TORI ja kokonaisarkkitehtuurityö) ja niihin liittyvät säästötavoitteet, valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uudistamiseen liittyvät selvitykset, vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma tavoitteineen sekä näihin liittyvä tarve selvittää MMM:n hallinnonalan tietotekniikan kehittämistoiminnan nykytila ja kehittämismahdollisuudet. Monet näistä taustalla olevista hankkeista ovat osa Jyrki Kataisen hallitusohjelman toimeenpanoa. TORI-hankkeen tavoitteena on koota sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen toimialariippumattomat tieto- ja viestintätekniset tehtävät yhteen. Talouspoliittinen ministerivaliokunta linjasi 6.3.2012, että valmisteluun otetaan mukaan myös virastojen omat toimialariippumattomat ICT-tehtävät, koska vain näin voidaan saavuttaa tavoiteltu toiminnan tehostuminen ja säästöt. Hallitusohjelmassa on eritelty menosäästöjä, joiden vaikutus valtion menoihin vuositasolla vuonna 2015 on julkisen hallinnon atk-uudistuksen osalta 110 milj. euroa. Menosäästöihin sisältyy lisäksi monia muita kohtia (mm. tilatehokkuus, yhteishankinnat, sektoritutkimus), joiden tavoitteena on leikata virastojen ja laitosten menoja. Valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uudistamiseen liittyvässä selvityksessä esitetään MMM:n hallinnonalalle merkittäviä rakennemuutoksia. Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus, Metsäntutkimuslaitos ja Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos esitetään fuusioitavaksi uudeksi laajapohjaiseksi luonnonvara-alan tutkimus- ja kehittämiskeskukseksi. Geodeettinen laitos, osa maanmittaushallituksen toiminnoista, Suomen ympäristökeskuksen paikkatietotutkimus ja geoinformatiikka sekä mahdollisesti Puolustusvoimien topografiatoiminnot esitetään fuusioitavaksi uudeksi laajapohjaiseksi paikkatietoalan tutkimus- ja kehittämiskeskukseksi. Lisäksi selvityksessä esitetään merkittäviä muutoksia tutkimuslaitosten rahoitusmalleihin. Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma on jatkoa edellisten hallitusten käynnistämälle ja osin vielä vaikuttavalle tuottavuusohjelmalle. Hankkeen tavoitteena on julkisten menojen kasvun hillintä ja kestävyysvajeen pienentäminen kehittämällä ja parantamalla toiminnan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta. Hallinnonalojen tulee tehdä vuoden 2012 loppuun mennessä hallinnonalakohtainen vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma, jolla vastataan hallitusohjelman mukaisen vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman tavoitteisiin. Ohjelmaan kuuluvat yhteiseen seurantaan nostettavat hankkeet sekä niiden tasapainoisen tavoiteasetanta, ydintoiminta-analyysit ja suunnitelmat inhimillisen pääoman kehittämiseksi. Vuonna 2011 tuli voimaan laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011), jonka tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta. Lain mukaan kunkin ministeriön tehtävänä on ohjata toimialansa tietohallinnon ja tietohallintohankkeiden kehittämistä ottaen huomioon laissa säädetyt tarkoitukset ja velvoitteet. Ministeriön on mm. huolehdittava, että sen toimialalle laaditaan ja ylläpidetään sen toimialan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kuvaukset ja määritykset. Tämä edellyttää käytännössä hallinnonalan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ohjaamista ja kehittämistä. Tietojärjestelmiä ja niihin liittyviä tietovarantoja käytetään, ylläpidetään ja kehitetään kaikissa MMM:n hallinnonalan virastoissa ja laitoksissa. Näiden lisäksi hallinnonalalla toimii tietopalvelukeskus Tike, joka kehittää ja ylläpitää asiakkaidensa tarvitsemaa tieto- ja viestintätekniikan ympäristöä ja hallitsee siitä muodostuvaa kokonaisuutta palvelutoimintana. Monet hallinnonalan järjestelmistä kytkeytyvät osaksi koko yhteiskunnan tietoteknistä infrastruktuuria. Nykyiset MMM:n hallinnonalan tietojärjestelmät ja niiden ylläpito- ja kehittämismallit ovat pitkälti syntyneet hajautetusti virastoittain niiden omista lähtökohdista. Viime vuosina monet edellä kuvatut julkisen hallinnon yhteiset kehittämishankkeet ovat alkaneet vaatia virastokohtaisen kehittämisen ja toiminnan kytkemistä osaksi laajempia kokonaisuuksia. ELMA-hankkeen avulla pyritään löytämään toimiva yhteistyö- ja organisaatiomalli, jonka puitteissa voidaan vastata moniin edellä kuvattuihin vaatimuksiin ja muutosprosesseihin. Hanke on samalla MMM:n hallinnonalan vaikuttavuus- ja tuottavuushanke.
2 Hankkeen tehtävät, tavoitteet ja lopputulokset 3 2.1 Yleistä Hankkeen tavoitteena on koota MMM:n hallinnonalan tieto- ja paikkatietotekniikan kehittämistehtäviä ja niitä lähellä olevia tutkimustehtäviä sekä luoda nykyistä paremmat edellytykset toimialan palveluiden ja tietoresurssien laajalle sähköistymiselle ja tietotekniselle yhtenäistymiselle siten, että: - tehtävien kokoamisesta voidaan selvästi osoittaa koituvan kokonaistaloudellista hyötyä MMM:n hallinnonalalla ja laajemmin yhteiskunnassa, - palveluiden toimintavarmuus ja palvelukyky turvataan myös siirtymävaiheessa, - uusi toimialariippuvia tietoteknisiä ja mahdollisesti muita tukipalveluita tuottava palvelukeskus (ensimmäinen vaihe) voi aloittaa toimintansa 1.1.2014 ja laajentua hankkeen valmisteleman suunnitelman mukaisessa aikataulussa ja - muutoksessa noudatetaan valtion hyvää henkilöstöpolitiikkaa sekä valtioneuvoston periaatepäätöstä (26.1.2012) valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteessa ja sen nojalla annettuja ohjeita ja päätöksiä. Hankkeen tavoitteena ei ole suoraviivaisesti koota kaikkia hallinnonalan eri virastojen ja laitosten toimialariippuvia tietoteknisiä kehittämis-, tuki- ja tutkimustehtäviä samaan keskukseen vaan löytää osaamisen, resurssien ja yhteisten järjestelmien käytön kannalta tasapainoinen malli hallinnonalan virastojen, ministeriön ja yhteisen keskuksen toiminnalle. 2.2 Suunnitteluvaihe (Vaihe 1) Suunnitteluvaiheessa luodaan tarkennettu suunnitelma uudesta keskuksesta ja sen toimeenpanosta. Hankkeen tehtävänä on suunnitteluvaiheessa (Vaihe 1): 1. Kartoittaa toimialariippuvien tietoteknisten tukitoimintojen nykytila MMM:n hallinnonalan virastoissa ja laitoksissa ottaen huomioon valtiovarainministeriön asettama toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien kokoamishanke (ns. TORI-hanke). 2. Kartoittaa tietoteknisiä tukitoimintoja lähellä olevien muiden toimintojen, kuten tietotekniikkaan kohdistuvan tutkimuksen nykytila MMM:n hallinnonalan virastoissa ja laitoksissa ottaen huomioon valtion tutkimuslaitoksia ja tutkimusrahoitusta koskeva kokonaisuudistusesitys (VNK 3/2012). 3. Laatia suunnitelma toimialariippuvien tietoteknisten tukitoimintojen ja niitä lähellä olevan tutkimustoiminnan kokoamisesta, keskuksen organisoinnista sekä toiminnan käynnistämisestä uudessa keskuksessa. Suunnitelmassa käsitellään myös toimintojen siirtoihin ja kokoamiseen liittyvät oikeudelliset, taloudelliset ja muut reunaehdot, riskit ja eri toimijoiden vastuut. 4.Laatia hankkeen eri vaiheille tarkennettu aikataulu (mm.yt-asiat) nykytilakartoituksen pohjalta. Ensimmäisen vaiheen osalta tarkennettu aikataulu 31.1.2013 mennessä. Suunnitelmaan (ns. ELMA-suunnitelma) on sisällytettävä ainakin: - Kuvaus virastojen, ministeriön ja uuden keskuksen rooleista ja vastuista sekä yhteistyön toimintamalleista, - Kuvaus MMM:n tietopalvelukeskuksen IT-palvelutoiminnan, Geodeettisen laitoksen toiminnan ja Maanmittauslaitoksen paikkatietotekniikan soveltamisen yleiseen edistämiseen liittyvän toiminnan liittämisestä keskukseen, - Ehdotus, mitä muita tietoteknisiä tukipalveluita/resursseja ja niitä lähellä olevaa tutkimustoimintaa kokoaminen koskisi, - Ehdotus keskuksen perustamisaikataulusta (lähtökohtaisesti 1.1.2014) sekä tehtävien siirtojen aikataulusta nykyisistä palvelukeskuksista ja muista virastoista, - Arvio tehtävien kokoamisella saavutettavista säästöistä ja niiden aikataulusta, - Selvitys tarvittavista lainsäädäntömuutoksista, - Henkilöstösuunnitelma, joka sisältää kuvauksen henkilöstön aseman järjestämisestä muutoksessa ja - Ehdotus muutoksen toteutuksen organisoinnista.
Hanke tekee myös ehdotuksen hankkeen valmisteluvaiheen tarkemmista tehtävistä ja organisoinnista. nista. 4 Hanke antaa ensimmäisen vaiheen työstään väliraportin hankkeen ohjausryhmälle kuukausittain. Lisäksi kansliapäällikön johtoryhmälle raportoidaan erikseen sovitun aikataulun mukaisesti. 2.3 Valmisteluvaihe (Vaihe 2) Valmisteluvaiheessa luodaan edellytykset uuden keskuksen käynnistymiselle ELMA-suunnitelman mukaisesti. Hankkeen tehtävät valmisteluvaiheessa (Vaihe 2) ovat: - Toteuttaa MMM:n johdon vahvistaman suunnitelman mukaiset valmistelevat toimenpiteet hallinnonalan toimialariippuvien tietoteknisten tukitoimintojen ja niitä lähellä olevan tutkimustoiminnan kokoamiseksi ja uuden yhteisen keskuksen käynnistämiseksi, - Seurata, arvioida ja raportoida hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä osallistua tarvittaessa hankkeen muutoshallintaan ja - Tehdä muut hankkeen suunnitteluvaiheessa hyväksytyt tehtävät Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä sekä organisointia voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen edetessä. Hanke raportoi 1. vaiheen mukaisesti. 2.4 Toimeenpanovaihe (Vaihe 3) Toimeenpanovaiheessa uuden keskuksen toiminta käynnistyy ja kehittyy vaiheittain suunnitelman mukaiseen laajuuteensa. Hankkeen tehtävät toimeenpanovaiheessa (Vaihe 3) ovat: - Seurata, arvioida ja raportoida hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä osallistua tarvittaessa hankkeen muutoshallintaan ja - Tehdä muut hankkeen valmisteluvaiheessa hyväksytyt tehtävät Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä sekä organisointia voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen edetessä. Hanke raportoi 1. vaiheen mukaisesti. 3 Hankkeen rajaukset ja liittymät 3.1 Rajaukset Suunnitelmien tulee sisältää nykyisten rahoituskehysten mukainen ratkaisu ottaen huomioon mahdolliset tuottavuustavoitteet. Mahdolliset laajentavat kehittämisehdotukset on kuvattava erikseen. 3.2 Liittymät Hanke on vaikuttavuus- ja tuottavuusohjelmaan kuuluva hanke ja sen yhteydessä sovelletaan ohjelmaa koskevia ohjeita ja vaatimuksia mm. tavoiteasetannan ja seurannan osalta. Hankkeen yhteydessä selvitetään ja kuvataan myös Suomen metsäkeskuksen, Suomen Riistakeskuksen ja Metsähallituksen toimintamallit ja niiden mahdollisuudet osallistua keskuksen toimintaan. Hankkeen yhteydessä selvitetään ja kuvataan hallinnonalan tietojärjestelmien kehittämisen ja uuden keskuksen liittymät ja yhteistoimintatarpeet Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikkö AHTIn ja Suomen ympäristökeskuksen kanssa.
Hankkeen yhteydessä selvitetään ja kuvataan hallinnonalan tietojärjestelmien kehittämisen ja uuden keskuksen liittymät hankkeen kannalta keskeisiin julkisen hallinnon tietohallinnon kehittämishankkeisiin (mm. TORI, kokonaisarkkitehtuuri, Kieku, JulkICT-lab). 5 Hanketta käsitellään hallinnonalan YT-ryhmässä valmistelun etenemisen mukaisessa aikataulussa. 4 Hankeorganisaatio ja päätöksenteko 4.1 Ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmän tehtävänä on ohjata hankkeen ja sen alatyöryhmien työtä, linjata hankkeen tavoitteiden toteutumisen ja etenemisen kannalta merkittävistä asioista sekä hyväksyä valmisteltu suunnitelmaluonnos. Puheenjohtaja: - tietohallintojohtaja Risto Yrjönen, MMM Jäsenet: - NN, MMM/(Ruokaosasto) - NN, MMM/(Luonnonvaraosasto) - NN, MMM/(Hallinto- ja suunnitteluosasto) - NN, MMM/tutkimuksen koordinaatio - NN, Maaseutuvirasto Mavi - NN, Elintarviketurvallisuusvirasto Evira - NN, Maanmittauslaitos MML - NN, MMM:n tietopalvelukeskus Tike - NN, Geodeettinen laitos GL - NN, Suomen metsäkeskus - NN, henkilöstöjärjestöjen edustajat 4.2 Projektiryhmät Hankkeen eri vaiheille asetetaan omat projektiryhmät. Suunnitteluvaiheen projektiryhmä Hankkeen projektiryhmän tehtävänä on seurata ja yhtenäistää alatyöryhmien työtä ja huolehtia ohjausryhmän vahvistamien linjausten toteutumisesta. Projektiryhmä kokoaa suunnitteluvaiheen loppuraportin (ELMA-suunnitelman). Puheenjohtaja ja samalla projektipäällikkö - neuvotteleva virkamies Antti Vertanen, MMM Jäsenet: - NN, MMM/(Ruokaosasto) - NN, MMM/(Luonnonvaraosasto) - NN, MMM/(Hallinto- ja suunnitteluosasto) - NN, MMM/tietohallinto - NN, MMM/luonnonvaratutkimuskeskus-hankkeen edustaja - NN, Maaseutuvirasto Mavi - NN, Elintarviketurvallisuusvirasto Evira - NN, Maanmittauslaitos MML - NN, MMM:n tietopalvelukeskus Tike - NN, Geodeettinen laitos GL - NN, Suomen metsäkeskus - NN, henkilöstöjärjestöjen edustajat
6 Muiden vaiheiden projektiryhmät asetetaan pääosin vastaavalla rakenteella hankkeen myöhemmissä vaiheissa. Hankkeen projektiryhmät voivat asettaa hankkeen tavoitteiden ja tehtävien toteuttamiseksi tarpeellisia työryhmiä ja teettää niihin liittyviä selvityksiä osoitettujen resurssien puitteissa. Hankkeen suunnitteluvaiheessa toteutetaan ainakin uuden tietotekniikan kehittämiskeskuksen määrittelyä, ITkehittämisresursseja, yhteisiä järjestelmiä ja tutkimustoimintaa käsittelevät projektit/selvitykset. Suunnitteluvaiheen työryhmät/selvitykset: 1. ELMA- toimintamalli: Uuden tietotekniikan kehittämiskeskuksen määrittely (toimintamalli, rahoitusmalli, lainsäädäntömuutostarpeet, talousarviomuutostarpeet, liittymät, yms.) - vetäjä Antti Vertanen, apuna konsulttituki - jäseninä pyydetyt edustajat hallinnonalan virastoista ja laitoksista (MMM, Mavi, Tike, Evira, GL, MML, LYNET-tutkimuslaitosten edustaja, Suomen metsäkeskus, Suomen riistakeskus) 2. ELMA-resurssit: IT-kehittämisresurssit ja osaaminen (nykytila, kehittämistarpeet (mm. osaaminen)) - vetäjä Petri Korpinen, apuna konsulttituki, liittyy IPO-hankkeeseen - jäseninä pyydetyt edustajat hallinnonalan virastoista ja laitoksista (MMM, Mavi, Tike, Evira, GL, MML, LYNET-tutkimuslaitosten edustaja, Suomen metsäkeskus, Suomen riistakeskus) 3. ELMA-järjestelmät: Yhteiset järjestelmät ja arkkitehtuuri (nykytila, kehittämistarpeet, muut hankkeet) - vetäjä Kyösti Könönen, apuna konsulttituki - jäseninä pyydetyt edustajat hallinnonalan virastoista ja laitoksista (MMM, Mavi, Tike, Evira, GL, MML, LYNET-tutkimuslaitosten edustaja, Suomen metsäkeskus, Suomen riistakeskus) 4. ELMA-tutkimus: Tietotekniikkaa lähellä oleva tutkimustoiminta - vetäjä Tiina Sarjakoski, apuna konsulttituki - jäseninä pyydetyt edustajat hallinnonalan virastoista ja erityisesti tutkimuslaitoksista (MMM, Mavi, Tike, Evira, GL, MML, MTT, Metla, RKTL, Suomen Metsäkeskus, Suomen riistakeskus) Työryhmät kuulevat Metsähallitusta ja tarvittaessa muita yhteistyötahoja erikseen. Työryhmien vetäjät ovat samalla projektiryhmän pysyviä asiantuntijoita. Sama henkilö voi olla organisaationsa edustajana useammassa työryhmässä ja myös projektiryhmän jäsen. Hanke voi kuulla asiantuntijoita, teettää selvityksiä ja käyttää ulkopuolista asiantuntemusta. Konsulttituen avulla vahvistetaan työryhmien työtä, haetaan vertailukohtia mahdollisista muista vastaavista hankkeista ja varmistetaan työryhmien työn koordinaatio yhteistyössä projektipäällikön kanssa (yleinen laadunvarmistus).
5 Hankkeen vaiheistus ja osaprojektit 7 5.1 Vaiheistus x.x.2012 31.3.2013 1.1.2014 x.x.201x Asettaminen Ohjaus Suunnitteluvaihe Ohjaus Päätös jatkosta Seuranta 1. Keskuksen määrittely yleinen kuvaus 2. IT-tehtävien kartoitus 3. Yhteisten järjestelmien kartoitus 4. Tuki- ja tutkimustehtävien kartoitus Suunnitteluvaiheen loppuraportti palvelukuvaus IT-infrakuvaus toimintakuvaus Suunnitelma Valmisteluvaihe Valmisteluprojektit ls. muutokset, miehitys, koulutus,... Toimeenpanovaihe käynnistys-, as iskehitys- ja jatkovaiheet Kuva 1: hankkeen projektit ja aikataulu. 5.2 Suunnitteluvaiheen työryhmät/selvitykset Suunnitteluvaiheen työryhmät ovat: 1. ELMA-toimintamalli - Uuden tietotekniikan kehittämiskeskuksen määrittely (toimintamalli, rahoitusmalli, lainsäädäntömuutostarpeet, talousarviomuutostarpeet, liittymät) Tavoite: Työryhmän tehtävänä on määritellä uusi tietotekniikan kehittämiskeskus ja sen rooli hallinnonalan IT-kehittämis- ja tietohallintohankkeissa sekä tuki- ja muussa toiminnassa. Työryhmä laatii perustellut ehdotukset uuden keskuksen toimintamalliksi, organisoinniksi ja rahoitusmalliksi sekä kuvaa ehdotuksen edellyttämät lainsäädäntömuutos- ja talousarviomuutostarpeet. Aikataulu: 15.1.2013. - 31.3.2013 Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat suunnitteluvaiheen loppuraportissa (ELMAsuunnitelmassa). 2. ELMA-resurssit - IT-kehittämisresurssit ja osaaminen (nykytila, kehittämistarpeet) Tavoite: Työryhmän tehtävänä on kartoittaa ja kuvata hallinnonalan virastojen ja laitosten ITkehittämisen nykytila (resurssit, osaaminen), kuvata uuden keskuksen resurssitarpeet (mm. osaamisvaatimukset), kartoittaa TTS-kaudella 2014-2017 koottavissa olevat tehtävät, kuvata ja perustella laitoksiin jäävät kehittämistehtävät sekä luoda alustava aikataulu IT-tehtävien kokoamiselle. Aikataulu: 15.1.2013-31.3.2013.
Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat suunnitteluvaiheen loppuraportissa (ELMAsuunnitelmassa). 8 3. ELMA-järjestelmät - Yhteiset järjestelmät ja arkkitehtuuri (nykytila, kehittämistarpeet, muut hankkeet) Tavoite: Työryhmän tehtävänä on kartoittaa ja kuvata hallinnonalan virastojen ja laitosten käytettävissä olevat yhteiset järjestelmät (rooli, elinkaari, ylläpitokustannukset ja käyttäjät), kuvata toimialariippumattomien palveluiden rooli tulevaisuudessa (mm. TORI-palvelut), kartoittaa ja kuvata TTSkaudella 2014-2017 mahdollisesti tarvittavat uudet kokonaistuottavuutta lisäävät yhteiset järjestelmät (esim. VIA-palvelu; rooli, elinkaari, ylläpitokustannukset ja käyttäjät), kuvata ja perustella laitoksiin jäävät erillisjärjestelmät sekä luoda alustava suunnitelma (aikataulu, kustannusarvio ja kustannusten jakautuminen) yhteisten järjestelmien (nykyiset+uudet) ylläpidolle ja kehittämiselle. Tässä yhteydessä kuvataan myös kehitys-, tuki- ja tutkimustoiminnan edellyttämät järjestelmät. Aikataulu: 15.1.2013-31.3.2013. Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat suunnitteluvaiheen loppuraportissa (ELMAsuunnitelmassa). 4. ELMA-tutkimus - Tietotekniikkaa lähellä oleva tuki- ja tutkimustoiminta Tavoite: Työryhmän tavoitteena on kartoittaa ja kuvata hallinnonalan tietotekniikka lähellä olevat tuki- ja tutkimustehtävät, kartoittaa TTS-kaudella 2014-2017 koottavissa olevat tehtävät, kuvata ja perustella laitoksiin jäävät tietotekniikkaa lähellä olevat tuki- ja tutkimustehtävät ja luoda alustava aikataulu tuki- ja tutkimustoiminnan kokoamiselle. Aikataulu: 15.1.2013-31.3.2013. Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat suunnitteluvaiheen loppuraportissa (ELMAsuunnitelmassa). Kukin työryhmä laatii tarkemmat projektisuunnitelmansa nimettyjen vetäjien johdolla yhtenäisen rakenteen mukaisesti. Työryhmät miehitetään hallinnonalan virastojen edustajilla vuoden 2013 alussa. Projektiryhmä käsittelee ja hyväksyy suunnitelmat vuoden 2013 alussa. Valmisteluvaiheen projektit määritellään suunnitteluvaiheen aikana. Valmisteluvaiheeseen liittyy alustavasti koulutusprojekti, jonka avulla huolehditaan, että ministeriön sekä virastojen ja laitosten johdolla ja tietohallinnosta vastaavalla henkilöstöllä on ajantasainen tieto uuden keskuksen toiminnasta ja palveluista.
6 Hankkeen työmenetelmät ja viestintä 9 Ohjausryhmä kokoontuu itse määrittelemänsä aikataulun mukaisesti, kuitenkin vähintään kolme kertaa hankkeen suunnitteluvaiheen aikana. Ohjausryhmän kutsuu kokoon puheenjohtaja. Ohjausryhmän kokoukset valmistelee hankkeen projektipäällikkö kokoamalla esityslistan taustamateriaaleineen, riskianalyyseineen sekä päätösehdotuksineen. Hankkeen muut projektiryhmän jäsenet osallistuvat ohjausryhmän kokouksiin tarpeen mukaan ja sopivat osallistumisestaan hankkeen projektipäällikön kanssa. Projektiryhmä kokoontuu noin 2 kertaa kuukaudessa. Projektiryhmän kutsuu kokoon puheenjohtaja. Projektiryhmässä seurataan alatyöryhmien työn etenemistä ja kootaan vaiheen loppuraportti (ELMA-suunnitelma). Alatyöryhmät kokoontuvat itse määrittelemänsä aikataulun mukaisesti ja tuottavat projektiryhmässä sovitut osat vaiheen loppuraporttiin (ELMA-suunnitelmaan). Ohjausryhmän ja projektiryhmien pöytäkirjat, kokousmateriaalit ja muut dokumentit julkaistaan intranetissä/internetissä (mm. ns. mitkowiki-sivuilla) hankkeelle varatussa osiossa. Lisäksi jokaisen alatyöryhmän tiedottamisen periaatteet, kohderyhmät ja viestintätavat määritellään projektisuunnitelmassa ja kootaan erilliseksi koko hankkeen viestintäsuunnitelmaksi, joka tuodaan hyväksyttäväksi projektiryhmälle. Uudesta keskuksesta, sen toimintamallista ja roolista hallinnonalan tietohallinnossa järjestetään valmisteluvaiheessa (vaihe 2) koulutusta ministeriön osastojen johdolle ja tietohallinnosta vastaaville asiantuntijoille (mahdollisesti osana MMM:n sisäistä osaamisen kehittämistä) sekä erillisinä tilaisuuksina hallinnonalan virastoille ja laitoksille. Tämä liittyy alustavasti valmisteluvaiheen projektisuunnitelmien laatimiseen.
7 Tarvittavat resurssit ja kustannukset sekä rahoitus 10 Alustava arvio hallinnon oman sekä ulkopuolisen työn osuudesta hankkeen eri projekteille (kertakustannukset) vuoden 2012 alusta alkaen on esitetty seuraavassa taulukossa. Oman työn laskennallisena arvona on käytetty 7 000 euroa/kk ja ulkopuolisen työn arvona 20 000 euroa/kk. Oma työ sisältää myös hallinnonalan virastojen edustajien työn. Muut kustannukset pitävät sisällään palveluhankinnat ja koulutustilaisuudet sekä projektiryhmien matka- ja kokouskulut. Ohjaus- ja projektiryhmän työtä ei lueta hankkeen kustannuksiksi. Oma työ tehdään virkatyönä ja sen arvoksi on arvioitu 126 000 euroa. Ulkopuoliseen työhön ja muihin kuluihin on budjetoitu 30.01.01 momentin rahaa 30 000 euroa vuodelle 2013. Toimeenpanon kustannukset täsmennetään hankeen myöhemmissä vaiheissa. PROJEKTI / OSATEHTÄVÄ 1. Projektijohto yms. 1.1. Projektihenkilöt yht. 1.2. Projektihenkilöt yht. 1.3. Projektihenkilöt yht. 1.4. Projektihenkilöt yht. 2. Lainsäädäntö, koulutus, jne 3. Käynnistysvaiheen lisäkustannukset Oma työ ICT + muut Ulkopuolinen työ + lisähenkilöstön työ Muut kustannukset Yhteensä htkk htkk htkk euroa euroa euroa euroa 14 1.5 8 98 000 30 000 5 000 133 000 2 2 14 000 14 000 2 2 14 000 14 000 2 2 14 000 14 000 2 2 14 000 14 000 5 5 35 000 35 000 200 000 200 000 Aikataulu - 31.3.2013-31.3.2013-31.3.2013-31.3.2013-31.3.2013-31.12.2013 1.1.2014- Yhteensä htkk 27 1.5 euroa 189000 30000 205000 424000
8 Riskit ja riskien hallinta 11 Seuraava alustava riskianalyysi perustuu muissa hankkeissa todettuihin mahdollisiin riskeihin. Analyysia tarkennetaan hankkeen käynnistyessä ja sitä seurataan jokaisessa ohjaus- ja projektiryhmän kokouksessa. 8.1.1 Hankehallintaan liittyvät riskit Nro Riski Vaikutus Varautuminen 1 Hankkeen vaiheistuksen onnistumisen ja ulkoisten riippuvuuksien hallinnan epäonnistuminen 2 Heikko hankkeen kokonaishallinta, epärealistinen aikataulu, heikko koordinointi ja tiedotus osaprojektien kesken Aikataulu venyy, näkyviä lopputuloksia ei synny Tavoitetilan saavuttaminen viivästyy, kokonaisuus kärsii 3 Kilpailuttamiseen liittyvät riskit Kun hankkeessa käytetään ulkopuolista konsulttia, on riski että kilpailutus epäonnistuu tai saatu työ ei vastaa odotuksia 4 Päätöksiä ei saada tarvittavassa aikataulussa 5 Tavoitetila ymmärretään eri tavoin tai tavoitetila ei ole riittävän selvä 6 Tehdään liian iso palanen kerrallaan Hankkeen tavoitteet ja maali katoavat, ihmiset siirtyvät muihin töihin tai väsyvät muuten Alaprojekteissa syntyy rinnakkaisia ratkaisuja, yhteistyö alatyöryhmissä kärsii ja johtaa ristiriitoihin koko hankkeen tavoitteista. Resurssit eivät riitä, hyötyjen mittaaminen hidastuu, joustavuus häviää Riittävän tarkka suunnittelu heti alussa, suunnitellaan myös hankkeen laadunvarmistusmenettelyt, hankkeen kokonaisseuranta ja hallinta, ohjausryhmän seuranta Hyvä alkusuunnittelu, hankkeen projektipäällikölle varattava riittävästi aikaa, roolit ja vastuut selväksi, yhteinen aikataulu, hankkeen sisäinen viestintä ja säännölliset kokoukset Tarjouskilpailun ja konsulttityön huolellinen valmistelu. Hankkeen hyvä hallinnointi ja johtaminen sekä konsulttityön jatkuva seuranta. Realistinen aikataulu, ennakoidaan päätöksentekokohdat, joustavuus muutoksille ja tavoitetilan/aikataulun jatkuva tarkentaminen, valtuudet selviksi, vahva ohjausryhmätyöskentely Tavoitteen selkeä kuvaaminen, vahva ohjausryhmätyöskentely, jatkuva vuoropuhelu ja viestintä, viestintäsuunnitelma ja sen toteutus Huolellinen suunnittelu etukäteen, valitaan ensimmäiseksi vaiheeksi selkeästi toteutettavissa oleva kokonaisuus ja edetään sitten vaiheittain. 8.1.2 Resursseihin ja henkilöiden osaamiseen liittyvät riskit Nro Riski Vaikutus Varautuminen 7 Avainhenkilöiden ajan ja osaamisen riittävyys, koska hanke on uusi ja lähtee liikkeelle muiden prosessien rinnalla 8 Substanssiasiantuntijaresurssien saatavuus 9 Oman työn ja konsulttityön roolituksen epäonnistuminen 10 11 Projektit viivästyvät, laatu heikko, koko hanke viivästyy Jos projektin käyttöön ei saada riittävästi substanssiasiantuntijoiden resursseja, alaprojektien toteuttaminen vaikeutuu ja tuloksen laatu heikkenee, hanke saattaa viivästyä. Konsultti ei tunne riittävästi toimintaympäristöä, mikä näkyy töiden viivästymisenä ja heikkona laatuna. Resurssit eivät kohdistu oikein ja oikeisiin asioihin. Perehdyttämiseen ja perehtymiseen menee arvioitua enemmän aikaa ja resursseja. Hyvä suunnittelu ja resurssivaraukset, ei liian montaa rinnakkaista projektia, johdon tuki ja kirjatut päätökset, vahva ohjausryhmätyöskentely, toimiva yhteistyö MMM:ssä, konsulttien käyttö työn tukena. Varahenkilöjärjestelyt. Resurssivaraukset, virastojen johdon ja asiantuntijoiden sitouttaminen mukaan projekteihin, hankkeen markkinointi ja yhteistyöstä huolehtiminen. Pyritään valitsemaan toimittaja/toimittajia, jotka tuntevat toimialaa ja pystyvät sitoutumaan tarvittaessa koko hankkeeseen. 8.1.3 Muut riskit Nro Riski Vaikutus Varautuminen 12 Meneillään on monia hanketta Hankkeen ajoitus epäonnistuu tai Pyritään suunnittelemaan hanke siten,
13 14 sivuavia muutosprosesseja, jotka vaikeuttavat suunnittelua ja osapuolten sitoutumista se on riippuvainen muiden prosessien etenemisestä/tuloksista. 12 että se sallii joustoa toimenpiteiden toteuttamisessa ja erilaisten hankkeiden yhteensovittamisessa. Sitoutetaan osapuolet hankkeeseen heti alkuvaiheesta lähtien. Vahva ohjausryhmätyöskentely.