HELSINGIN KAUPUNGIN TALOUSHALLINNON SÄHKÖINEN KÄYTTÖARKISTO TASA Carl-Magnus Roos Helsingin kaupunginarkisto / Liikearkistoyhdistys ry puh. (09) 310 43123 / 050 550 6093 sähköposti: carl-magnus.roos@hel.fi
Esityksen sisältö Lähtökohdat, nykytila, Talpa Tasa-järjestelmä, projekti, aikataulu, Ongelmat ja ratkaissut FileNet P8 RM-työkalu, eams Hyödyt Jatkotoimenpiteet
Helsingin kunnallishallinto Kaupunginvaltuusto (85) Kaupunginhallitus (15) Kaupunginjohtaja Apulaiskaupunginjohtaja Sosiaali- ja terveyspalvelut Apulaiskaupunginjohtaja Kaupunkisuunnittelu ja kiinteistötoimi Apulaiskaupunginjohtaja Koulutus ja kulttuuri Apulaiskaupunginjohtaja Rakennus- ja ympäristötoimi
Helsingin lauta- ja johtokunnat Ammattikorkeakoulun johtokunta Asuntolautakunta Asuntotuotantotoimikunta Eläintarhan johtokunta Joukkoliikennelautakunta Kaupunginmuseon johtokunta Kaupunginorkesterin johtokunta Kaupungin taidemuseon johtokunta Kaupunkisuunnittelulautakunta Kiinteistölautakunta Kulttuuri- ja kirjastolautakunta Kunnan keskusvaalilautakunta Liikepalvelulautakunta Liikuntalautakunta Majoituslautakunta Nuorisolautakunta Opetuslautakunta Pelastuslautakunta Rakennuslautakunta Ruotsinkielisen työväenopiston johtokunta Satamalautakunta Sosiaalilautakunta Suomenkielisen työväenopiston johtokunta Tarkastuslautakunta Tekninen lautakunta Terveyslautakunta Yleisten töiden lautakunta Ympäristölautakunta
Helsingin kaupungin virastot ja laitokset sekä muita yhteisöjä Arbis Asuntotuotantotoimisto Hankintakeskus Helsingin ammattikorkeakoulu, Stadia Helsingin Energia Helsingin Juhlaviikot Helsingin kaupungin tukkutori Helsingin Satama Helsingin Tekstiilipalvelu Helsingin Vesi Henkilöstökeskus Kaupungin taidemuseo Kaupunginkanslia Kaupunginkirjasto Kaupunginmuseo Kaupunginorkesteri Kaupunginteatteri Kaupunkisuunnitteluvirasto Kiinteistövirasto Korkeasaari Kulttuuriasiainkeskus Liikennelaitos Liikuntavirasto 450-vuotistaiteilijatalosäätiö Nuorisoasiainkeskus Olympiastadion Opetusvirasto Palvelukeskus Palmia Pelastuslaitos Rakennusvalvontavirasto Rakennusvirasto Seure Henkilöstöpalvelut Oy Sosiaalivirasto Talous- ja suunnittelukeskus Tarkastusvirasto Terveysvirasto Tietokeskus Työterveyskeskus Työväenopisto, suomenkielinen Ympäristökeskus
Kaupungin henkilöstö 2005 Energia, vesihuolto ja yleishallinto 8% Rakennus- ja ympäristötoimi 15% Kaupunkisuunnittelu ja kiinteistöt 2% Sosiaali- ja terveydenhuolto 51% Koulutus ja kulttuuri 24% Yhteensä 37 875
Taloushallintopalvelu lukuja: Taloushallintopalvelu hoitaa asiakasvirastojen kirjanpidon ja käyttöomaisuuskirjanpidon, laskutuksen, myyntireskontran ja perinnän, maksuliikenteen, ostolaskujen käsittelyn ja ostoreskontran sekä palkanlaskennan Henkilökuntaa on 430 ja toimitilat Merihaassa Taloushallintopalvelussa syntyy vuositasolla useita miljoonia asiakirjoja, jotka on säilytettävä määräajan arkistonmuodostussuunnitelman edellyttämällä tavalla Lähtötilanne: asiakirjoja arkistoidaan sekä paperisina, mikrofilmillä että digitaalisesti eri tallennusvälineillä. Volyymien kasvaessa määräajan säilytettävät aineistot halutaan arkistoida sähköisesti käyttöarkistoon, joka tulee korvaamaan tähän asti käytetyn asiakirjojen skannaus- ja arkistointiratkaisun (Canonfile) Toiminnan volyymilukuja vuodelta 2006: Kirjanpitovientejä 2,3 milj.kpl Loppuasiakkaille lähetettyjä myyntilaskuja 1,2 milj.kpl Käsiteltyjä ostolaskuja 572.000 kpl Maksuliikenteen tiliotetapahtumia 290.000 kpl Palkkalaskelmia 620.000 kpl Lähde: Maija Voutilainen
Taloushallinnon sähköinen käyttöarkisto - TASA TASA-projektin tarkoituksena on toteuttaa FileNet P8-tuotealustalle Helsingin kaupungin talous- ja palkkahallinnon (kirjanpito, laskutus, maksuliikenne, ostolaskut ja palkanlaskenta) sähköinen käyttöarkisto,johon toiminnan tuloksena syntyvät asiakirjat voidaan tallentaa määräajaksi (enintään 10 vuotta) ennen niiden hävittämistä tai siirtoa pysyväisarkistointiin (mikrofilmille). Ratkaisussa huomioidaan asiakirjahallinnon (eams) liitettävyys.
Miksi näin Taloushallintopalvelun arkistoinnille asetetut vaatimukset FileNEt P8 alusta hankittu ja investointi hyödynnettävä Arkistointi ratkaistava yhtenäisellä tavalla FileNet P8 RM on ratkaisuna sähköisten asiakirjallisten tietojen hallinnassa TASA-järjestelmään RM on valittu eams-toteutukseksi TASA on ensimmäinen eams toteutus koko kaupungin ratkaisussa RM on integroitu osa P8 TietoEnator sovittaa suomalaisiin vaatimuksiin
HELA-dokumentinhallintajärjestelmä HELA-käyttäjä Dokumentinhallintajärjestelmä PROS-asianhallintajärjestelmä Intranet: HELI Scanner Internet: TiimiPosti email www.hel.fi
2. Ulkoinen käyttöliittymä Asiakirjojen vienti arkistoon word, excel- ppt- käyttöliittymästä suoraan sähköpostijärjestelmästä 3. Sisäinen käyttöliittymä TASA-arkistojärjestelmän käyttöliittymä vienti/haku Ulkoinen käyttöliittymä Skannausliittymä 1 Skannatut asiakirjat (työjonossa) Aineistot lähdejärjestelmistä Sisäinenkäyttöliittymä 2 3 4 5 Arkistointitavat TASAkäyttöarkistoon Paperiasiakirjat Arkiston hallintajärjestelmä - asiakirjojen haku, vastaanotto, lisäys ja poisto Aineiston muokkaus 6 4 ja 5 Lähdejärjestelmästä aineiston arkistointi (textimport, BatchIt, avulla Adeko, Hijat jne. Coldview tekstimuotoisen aineiston haku Käyttöoikeuksien hallinta 1. Paperiasiakirjojen skannaus: kopiokoneskannaus tallentaa asiakirjan levyresurssille*, josta se voidaan hakea arkistoinnin yhteydessä FileNet/Capture-skannauksessa käyttäjä käynnistää skannauksen ja antaa kuvailutiedot Käyttöarkisto 7 Asiakirjahallinto Kuva: Helsingin kaupunki/juha Alasuvanto
TASA - järjestelmä Kirjanpito, laskutus, maksuliikenne, ostolaskut, palkat, henkilöstökassa 2 vaiheinen projekti Tuotantoon 1.10.2007 Tuotantoympäristö, edustapalvelin Toimintatapaohjeistus, sovellus- ja järjestelmähallinta Koulutus Skannaus Hyväksymismenettely
TASA - järjestelmä Helsingin kaupungin eams Taske (Talpan) eams Arkistotunnustukset Metatiedot Hakupohjat
TASA - järjestelmä 1.10.2007 projektivaiheen jälkeen Tasaan arkistoidaan 235 raporttia Sovellusvaiheessa tulee vielä 65 raporttia Tasa-järjestelmään siirretään aineistoa ProE-laskutus Henkilöstökassa Palkanlaskenta/Hijat AdeEko Pegasos-laskutus (kaikki toimittaja WM-data) BIP, ostolaskut Maksuliikenne asiakirjat (Basware) Effica-päivähoito (TietoEnator)
Kuvailutietojen määrittely Arkistohallinnan kuvailutiedot Säilytysaika Työyksikkö? Kokonaissäilytysaika Säilytysajan peruste Säilytysajan laskentasäännöt Säilytyspaikka/sijainti Vastuutaho ilmoittaa asiakirjaaineiston sijainnin virastossa Säilytysmuoto Arkistointitapa Arkistotunnus (milloin tarvitaan?) Vuosikartunta (hyllymetriä) Huomautus, lisätietoja Ohjeet Asiakirjatyyppi (Taloushallinto) Saapunut/lähtenyt/laadittu Rekisteröinti Käyttörajoitus; julkisuus (julkinen/salassa pidettävä) Salassapidon peruste Salassapitoaika (mitä? Käsittelyoikeus Henkilörekisteriluonne Suojeluluokka (luokat I II III) Tietoturvaluokka? Asiakirjan elinkaaren seuranta? Kuvailutietojen muutos: julkisuus, säilytysaika Tarvitaanko kuvailutieto asiankirjan elinkaaren vaiheet Tila: luonnos,valmisteilla, hyväksytty, valmis? Versioiden arkistointi? Esim. virhekorjaus TASA-järjestemän kuvailutiedot
Helsingin kaupungin eams-rakenne: Yhtenäinen eams-rakennemalli Helsingissä (tehtäväluokittelu) Viraston/laitoksen tehtävät ja toimintaprosessit sovellettuna koko kaupungin yhteiseen tehtäväluokitukseen ja tarkennettuna viraston/laitoksen tarpeisiin Omistajuus Kaupunkitasoinen Virastokohtainen Prosessit TASKE arkistonmuodostussuunnitelma Talpa Varat JHS:n tehtäväluokittelu AMS 1 omat omat AMS 2 yhteiset AMS n yhteiset yhteiset omat omat AMS 3 yhteiset eams yhteiset omat AMS 71 AMS 4 yhteiset yhteiset omat yhteiset omat AMS 6 AMS 5 omat Lähde: eams-työryhmä/hki 22.4.2006 eams malli, jota käytetään virastokohtaisen AMS:n pohjana yhteisiin / samanlaisiin tehtäviin liittyvien asiakirjojen käsittelytietoja määriteltäessä eams = koko Helsingin kaupungin yhteinen sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma AMS1 AMSn = virastokohtainen arkistonmuodostussuunnitelma
FileNET/RM eams-hallinta AMS Hierarkinen näkymä AMS:lle Arkisto Pääryhmä Asiaryhmä Asiakirja AMS:n luonti ja päivittäminen muutostenhallinta (muutosloki, säilytyshistoria) arkistonhallinta: paperi, sähköinen tapahtuma- ja muutosloki, säilytyshistoria, metatiedot tallentuvat Käyttäjäryhmät Käyttöoikeudet (ryhmille, periytyminen ylemmältä alemmalle tasolle) eams-selailu-/hakutoiminnallisuus Workplace-näkymä peruskäyttäjällä RM-käyttöliittymä arkistohoitajalla Integroitu eams ja dokumentinhallinta, (1 arkistokappale ) Metatieto-näkymä FileNet-RM- metatietokoodisto(ams:n tiedot) eams laajentaa metatietoarvoja arkistollisilla metatiedoilla Säilytyssuunnitelma
FileNET/RM Arkistointiprosessi asiakirjan luonti asiakirjan arkistointi Käyttäjän toimesta automaattisesti (tila: hyväksytty-valmis) prosessista arkistointi (automaattinen arkistointitehtävä prosessin vaiheena) automaattinen asiakirja-aineiston arkistointi (records crawler-toiminnallisuus) esim. muusta taloushallinnon järjestelmästä arkistoitava aineiston arkistointi, sähköpostista asiakirja-aineiston arkistointi Hävittämisprosessi - hävitysesitys - hävitetty hävitys käynnistyy esim. kansion sulkemisesta (sisäisiä tai ulkoisia tapahtumia) hävitysesitys hävitetty, auktorisointi hävitysluettelo huom! raportit muutos- ja tapahtumalokiin tieto hävittämisestä Raportit valmiita raporttipohjia mahdollista muokata raportteja ja tehdä uusia raportteja Crystal Reports Arkistonmuodostussuunnitelma
FileNET P8 RM - Arkistonmuodostussuunnitelma Hierarkinen AMS-näkymä Helposti muokattavissa Asiaryhmälle mahdollista lisätä alaryhmiä, asiakirjaluokkia, sarjoja
FileNet P8 TASKE-viraston eamsrakenne Viraston arkistonmuodostussuunnitelma = Taske
FileNET RM/ AMS-hierarkinen näkymä q AMS q Arkisto q Tehtäväryhmitys q Asiaryhmät q Asiakirjaluokat q Säilytysyksikkö q Asiakirjat
FileNET RM/Raportointi hävittämisluettelo Järjestelmässä valmiita raportteja Raportit muokattavissa Crystal Reports-ohjelmalla
Arkistonmuodostussuunnitelma Luonti- ja ylläpidon käyttöliittymä: -Arkistorakenteen luonti -Metatiedot määritelty -valintalistat määritelty -käyttäjäryhmät määritelty -säännöstöt määritelty.
Käyttäjäryhmät käyttöoikeudet Käyttöoikeudet periytyvät ylemmältä tasolta alemmalle
Hävityssäännöt
Hävittäminen hävitysesitys- hävitetty Mahdollista tehdä hävitysesitys asiaryhmätasolla määritetyllä säännöstöllä Lähettää hävitysesitys hyväksyttäväksi Auktorisoitu henkilö suorittaa hävityksen käynnistämällä hävitysajon?
Hävityksenhallinta Hävitysesityksestä Hävitysesityksestä voidaan palauttaa voidaan palauttaa
Hävitysesityksen hyväksyntä Tapahtumat: Hyväksy Hylkää Jäädytä Muuta aikataulu
Esimerkki arkistoijan työpöydästä Arkistonhoitaja-roolin työpöytä:
Hyödyt TASA-järjestelmässä arkistotilan, paperin ja mappien tarve vähenee aineiston siirtäminen arkistomappeihin ja fyysiseen arkistoon loppuu, arkistointitalkoot voi unohtaa, arkistointi jämäköityy aineistopyynnöt arkistosta vähenevät eams-yhteyden myötä säilytysaikoja ei tarvitse vahtia hävitysesitys arkistonhoitajalle - aineiston hävittäminen asiakirjat ovat helposti hävitettävissä skannaus vähenee ohjelma on helppokäyttöinen arkistoitu aineisto löytyy nopeammin ja helpommin arkistoitu aineisto on kaikkien nähtävissä (ei salaiset asiakirjat) ja asian jäljille pääsee helpommin sisäisten ja ulkoisten tarkastajien työ helpottuu Lähde: Maija Voutilainen
Hyödyt - vahvuudet RM toteuttaa arkistonmuodostussuunnitelman - on pakollinen asiakirjallisten tietojen hallinnassa Asiakirjallisten tietojen yhtenäinen tapa arkistoida siten, että ovat samalla arkistohallinnan hävittämisenhallinnan piirissä Lain mukaan hävitettävä heti kun tietoa ei enää tarvita, RM arkistototeutus on aktiivinen RM tukee myös paperimuotoisen aineiston arkistohallintaa RM mahdollistaa operatiivisten järjestelmien asiakirjallisten tietojen hallinnan yhteneväisellä tavalla eams:ssa Automaattinen siirto arkistoon, jolloin käyttäjä ei käytä aikaa arkistorutiineihin mahdollistaa suurten volyymien arkistonhallinnan sähköinen arkisto määräajan säilyttämiselle 85% (15% pysyvä) Huolehtii arkistossa olevien asiakirjojen oikeasta tietosuojasta Kustannukset pienenee, arkiston laatu paranee Asiakirjojen löydettävyys P8 RM on IBM kärkituote!