Tarkastuslautakunta 72 08.09.2016 2013-2016 Konserni- ja 70 26.09.2016 kaupunkikehitysjaosto Kaupunginhallitus 461 24.10.2016 Tarkastuslautakunta 2013-2016 94 02.12.2016 Kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen tilintarkastajan valinta 906/02.08.00.00/2015 TARK2013 72 Valmistelija: tarkastaja Eija Kattilakoski (puh. 044 780 9603) Tarkastuslautakunnan tietoon on tullut, että kaikissa kaupungin tytäryhteisöissä ( noin 45 prosentissa) ei ole valittu valtuuston päätöksen 7.3.2016 21 mukaisesti tilintarkastusyhteisöksi kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä. On syytä nostaa esiin, että kyseiset valintapäätökset ovat sekä Kuntalain 14 luku 122 että Tilintarkastuslain 2 luku 6 vastaisia. Kuntalain mukaan on "kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä". Kaupungin konserniohjeen mukaan "kaupungin tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kaupungin tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä". Miettiä tulee, ovatko tehtyjen päätösten perustelut olleet Kuntalain, Tilintarkastuslain ja konserniohjeen hengessä riittävät? Pitkälle vietynä tulee yhtiöihin nyt valittujen tilintarkastajien pohtia, ovatko perusteet päätöksille olleet riittävät ja pystytäänkö yhtiöissä, joissa päätöksenteossa on toimittu yllä mainittujen lakien vastaisesti, antamaan puhdas tilintarkastuskertomus vuodelta 2016. Konserniohjauksen näkökulmasta tarkasteltuna on huolestuttavaa, jos kaupungin yhtiökokousedustajat ovat osallistuneet yksimieliseen päätöksentekoon tytäryhteisöjen hallitusten esittäessä tilintarkastusyhteisöksi muuta kuin kaupungin valitsemaa tilintarkastusyhteisöä. Asiaa tulee lisäksi tarkastella kaupungin vastuullisen tilintarkastajan tiedonsaannin näkökulmasta konsernitilinpäätöstä tarkastettaessa. Tarkastuslautakunnan tehtävä on huolehtia kaupunkikonsernin hallinnon ja talouden tarkastamisen yhteensovittamisesta. Tarkastuslautakunta on kilpailuttanut kaupungin ja sen tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut vuosille 2016-2019 ja valmistellut valintapäätöksen valtuustolle. Lautakunta katsoo tehtäväkseen nostaa kaupunginhallituksen sekä konserni- ja kaupunkikehitysjaoston tietoisuuteen valtuuston päätöksen vastaisen menettelyn useissa
kaupungin tytäryhteisöissä tilintarkastajaa valittaessa. Kuntalain 39 :n mukaisesti kaupunginhallitus vastaa kunnan toiminnan omistajaohjauksesta. Kaupungin konserniohjeen mukaan kaupunginhallitus johtaa kaupunkikonsernia. Sekä tytäryhteisöjen yhtiökokousedustajille että kaupunkia edustaville henkilöille tytäryhteisöjen hallinnossa on syytä antaa yhteneväiset ja yksiselitteiset toimintaohjeet tilin tarkastusyhteisön valintaa koskevaan päätöksentekoon. esitys puheenjohtajan selostuksen pohjalta Tarkastuslautakunta saattaa sekä kaupunginhallitukselle että konserni- ja kaupunkikehitysjaostolle tietoon ja toimenpiteitä varten, että 1. kaikissa tytäryhteisöissä ei olla noudatettu valtuuston päätöstä 21 7.3.2016 koskien tytäryhteisöjen tilintarkastajan valintaa 2. kaupungin tytäryhteisöjen yhtiökokousedustajille ja kaupunkia edustaville henkilöille tytäryhteisöjen hallinnossa tulee antaa yhteneväiset ja yksiselitteiset Kuntalakiin ja konserniohjeeseen perustuvat toimintaohjeet tytäryhteisöjen tilintarkastajan valintaa koskevaan päätöksentekoon 3. kaupungin konserniohjeet tulee saattaa tytäryhteisöjen tietoon ja myös sitouttaa yhteisöt niitä noudattamaan. Lautakunta keskusteli asiasta kokouksessaan ja keskustelun jälkeen puheenjohtaja muutti päätösesitystään siten, että siihen lisätään kohta 4. jonka mukaan lautakunta esittää vakavaa huomautusta kaupungin tytäryhtiökokousedustajille ja kaupunkia edustaville henkilöille tytäryhteisöjen hallinnossa, Kuntalain 122 :n, konserniohjeen ja valtuuston päätöksen noudattamatta jättämisestä. esitys puheenjohtajan selostuksen pohjalta Tarkastuslautakunta saattaa sekä kaupunginhallitukselle että konsernija kaupunkikehitysjaostolle tietoon ja toimenpiteitä varten, että 1. kaikissa tytäryhteisöissä ei olla noudatettu valtuuston päätöstä 21 7.3.2016 koskien tytäryhteisöjen tilintarkastajan valintaa
2. kaupungin tytäryhteisöjen yhtiökokousedustajille ja kaupunkia edustaville henkilöille tytäryhteisöjen hallinnossa tulee antaa yhteneväiset ja yksiselitteiset Kuntalakiin ja konserniohjeeseen perustuvat toimintaohjeet tytäryhteisöjen tilintarkastajan valintaa koskevaan päätöksentekoon 3. kaupungin konserniohjeet tulee saattaa tytäryhteisöjen tietoon ja myös sitouttaa yhteisöt niitä noudattamaan. 4. lautakunta esittää vakavaa huomautusta kaupungin tytäryhtiökokousedustajille ja kaupunkia edustaville henkilöille tytäryhteisöjen hallinnossa, Kuntalain 122 :n, konserniohjeen ja valtuuston päätöksen noudattamatta jättämisestä. KONKAUKE 70 Päätöesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Valmistelija: kehitysjohtaja Jonne Sandberg, p. 044 780 9093 Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota Kaupunkikonsernin tytär yh tiöi den tilintarkastajien valintaan. Kaikissa tytäryhteisöissä ei ole noudatettu valtuuston päätöstä 21 7.3.2016 koskien tytäryhteisöjen tilintarkastajan valintaa. Valtuuston pää tös on saanut lainvoimaisuuden kesken yhtiökokouskauden, jolloin asian täytäntöönpano on aikatauluteknisistä syistä vaikeaa. Päätök ses tä tiedottaminen yhtiöille on ollut heikkoa. Yhtiöitä joissa ei ole valittu KPMG:tä tilintarkastusyhteisöksi on noin 17. Mutta iso osa yhtiöistä on pieniä yhtiöitä, joiden yhteenlaskettu liikevaihto ei ole merkittävä konserninäkökulmasta. Valintoihin ovat myös vai kut ta neet valitun tilintarkastusyhteisön toimituksiin liittyvät epä var muu det, jossa hyvin usein on jouduttu odottamaan ti lin tar kas tus lau sun toa jopa siten, että yhtiökokousta on jouduttu siirtämään ilmoitetuista ai ka tauluis ta huolimatta. Muutaman yhtiön kohdalla valitsematta jät tä mi nen on ollut myös tarkoituksenmukaista, johtuen yhtiön koh dal la ta pah tuvis ta merkittävistä muutoksista. Kaupungin tytäryhteisöjen yhtiökokousedustajille ja kaupunkia edusta vil le henkilöille ty tär yh tei sö jen hallinnossa tulee antaa yhteneväiset ja yksiselitteiset Kun ta la kiin ja konserniohjeeseen perustuvat toi minta oh jeet tytäryhteisöjen ti lin tar kas ta jan valintaa koskevaan pää töksen te koon. Kaupungin kon ser ni oh jeet tulee saattaa tytäryhteisöjen tie toon ja myös sitouttaa yh tei söt niitä noudattamaan. Valtuusto on kokouksessaan 13.6.2016 62 hyväksynyt uudistetun kun ta lain mukaisesti konserniohjeet. Val tuus ton päätös on saanut lain voi mai suu den heinäkuussa 2016. 20.9.2016 on järjestetty kon-
ser ni-in fo kaikille konserniin kuuluvien yhtiöiden hal li tuk sil le ja toi mitus joh ta jil le. Konserniohjeista tullaan lähettämään yleis kir je yhtiöille, jos sa edellytetään ohjeiden käsittelyä yhtiöiden hal li tuk sis sa vuoden 2016 aikana. Konsernihallintoa kehitetään jat ku vas ti ja pyritään paran ta maan. Konserni- ja kaupunkikehitysjaoston toiminnan kautta on pa ran net tu esimerkiksi hallitusten jäsenten valintaprosessia ja uudet kon ser ni oh jeet säätelevät myös entistä paremmin konsernin sisällä ta pah tu vaa raportointia. Kokkolan Kaupunki on saanut USO-hankkees sa positiivista huomiota konsernihallinnon kehittämisestä. Kuntalaki edellyttää tiukkaa konserniohjausta. Kokonaisuudessaan Kok ko lan Kaupunki on ke hit tä mäs sä konserniohjausta laajasti, mut ta prosessissa on vielä huo mat ta van paljon tehtävää. Ti lin tar kas tus yhtei sön valinta on osa pro ses sia, jota tulee noudattaa. Valitun ti lin tarkas tus yh tei sön va lit se mat ta jättäminen joissain pienemmissä yh tiöissä johtuu pääosin va li tun tilintarkastusyhteisön ongelmista toi mi tusvar muu des sa, ti lin tar kas tus yh tei sön kalliista hinnasta, heikosta viestin näs tä se kä omistajapoliittisten linjausten ja konserniohjeen vii västy nees tä kä sit te lys tä Kokkolan Kaupungin hallinnossa. Vs. kaupunginjohtaja Konserni- ja kaupunkikehitysjaosto keskustelee mahdollisista toimen pi teis tä ja muodostaa pää tösesityksen kaupunginhallitukselle. Konserni- ja kaupunkikehitysjaosto päättää merkitä asian tiedoksi ja saattaa sen kaupunginhallituksen käsiteltäväksi. KH 461 Valmistelija vs. kaupunginjohtaja Stina Mattila (puh. 040-806 8200) Kaupunkikonsernin tilintarkastusyhteisön valinnasta on käyty neu votte lu 10.10.2016, jossa mukana ovat olleet tilintarkastaja, tar kas tuslau ta kun nan sihteeri, kehitysjohtaja ja vs. kaupunginjohtaja. Konsernivalvontaryhmä on käsitellyt asiaa 18.10.2016 ja linjannut asiaa seuraavasti. Konserniyhteisöillä, joilla ei ole valtuuston 7.3.2016 / 21 päätöksen mukaista tilintarkastusyhteisöä on kä si teltä vä asia uudelleen vuoden 2016 osalta siten, että ti lin tar kas tus yh teisök si valitaan valtuuston päättämä tilintarkastusyhteisö. Poikkeus em. päätöksen osalta koskee seuraavia yhteisöjä: Ketek Oy. Yhtiö on selvitystilassa ja tilintarkastusyhteisönä toimii Ernst & Young. KIP Service. Yhtiössä on omistusjärjestelyitä ja ti lin tar kas tus yh tei sönä toimii Ernst & Young. Asiasta tiedotetaan konserniyhteisöjä välittömästi. Vs. kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus toteaa, että tarkastuslautakunnan em. pää tök sen, koh dat 1 3 on valmisteltu kuntalain ja tar kas tus lau ta kun nan pää tök-
sen mukaisesti. Lisäksi kaupunginhallitus toteaa, että tarkastuslautakunnan koh dassa 4 todettu vakava huomautus ei anna kaupunginhallituksen osalta ai het ta li sä toi miin ja on tältä osin loppuunkäsitelty. Perusteluna ke hitys joh ta jan antama selvitys sekä konsernivalvontaryhmän linjaamat jat ko toi men pi teet. Käsittely Jäsen Timonen esitti, että asia jätetään pöydälle. Esitys raukesi kannat ta mat to ma na. Käsittelyn aikana ei tehty vastaesityksiä. Jäsen Timonen ilmoitti jättävänsä eriävän mielipiteen. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen yksimielisesti. TARK2013 94 esitys puheenjohtajan selostuksen pohjalta Tarkastuslautakunta merkitsee asian käsittelyn ja kaupunginhallituksen päätöksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.