Kumulatiivinen pääkirja Käsikirja

Valtiokonttori Käsikirja 1 (10) Kumulatiivinen pääkirja Käsikirja

Valtiokonttori Käsikirja 2 (10) Asiakirjan muutoshistoria versio päiväys tekijä Muutoshistoria 0.1 29.9.2014 Anne Laukkanen Alustava 0.2 08.12.2014 Anne Laukkanen Korjaus ajoparametreihin

Valtiokonttori Käsikirja 3 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 4 2 Kohderyhmä ja prosessit... 4 3 Termit ja lyhenteet... 4 4 Päiväkirjaraportin sisältökuvaus... 5 4.1 Raportin ajoparametrit... 5 4.2 Raportin muut suodatusarvot... 6 4.3 Raportin oletusnäkymä... 7 4.4 Raportin tunnusluvut... 8 4.5 Raportin vapaat ominaisuudet... 9 4.6 Lähdetiedot SAP ECC:ssä ja sisäisessä budjetoinnissa... 9 4.7 Virastokohtaiset erityispiirteet... 10

Valtiokonttori Käsikirja 4 (10) 1 Johdanto Pääkirja-raportti (VZTAHA_M03_Q004) on tarkoitettu erityisesti Ulkoasianministeriön edustustojen käyttöön saldojen ja kirjauksien tarkastamiseen ja analysointiin. Raportti näyttää valitun kauden debet- ja kreditkirjaukset tapahtumavaluutassa sekä euroissa. Lisäksi näkyviin tulee alkusaldo sekä loppusaldo. Oletusnäkymässä on mm tapahtumavaluutta, tositenumero, LKP-tili ja riviteksti. 2 Kohderyhmä ja prosessit 3 Termit ja lyhenteet Ensisijaisena kohderyhmänä ovat Ulkoasianministeriön edustustot. Alla olevassa taulukossa on kuvattu käsikirjaan liittyvät termit ja lyhenteet. Laajemmin BI-raportoinnin käyttöön liittyviä termejä on kuvattu käsikirjassa BI - raporttien käyttö. Termi / lyhenne Kirjanpitoyksikkö Virasto Kuvaus Organisaation taso, esim. 1300 Ulkoasianministeriö. Käyttöoikeusrelevantti. Virasto. Kirjanpitoyksikkö koostuu yhdestä tai useammasta virastosta (Organisaatiossa tulosyksikön ylempi taso). Käyttöoikeusrelevantti. Järjestelmässä virasto = segmentti Käyttöoikeusrelevantti Käyttäjän oikeus tietosisältöön tarkistetaan BI raporteilla.

Valtiokonttori Käsikirja 5 (10) 4 Päiväkirjaraportin sisältökuvaus 4.1 Raportin ajoparametrit Raportille suodattuvat automaattisesti ne kirjanpitoyksiköt ja segmentit, joihin raportin käyttäjälle on annettu oikeus. Raportin käyttäjä voi halutessaan näistä arvoista suodattaa yhden tai useamman arvon. Tilikausi ja kirjauskausi ovat pakollisia syöttötietoja. Arvot voi syöttää käsin, esim 2014 ja 1-9 tai valitsemalla valintalistasta. Tilikauteen voi valita vain yksittäisarvon (esim 2014), kirjauskauteen välin (esim 1-9). Tulosyksikkö- ja pääkirjatiliryhmien valinnat sekä tositelaji ovat vapaaehtoisia. Tulosyksikkö- ja pääkirjatiliryhmien valinnoilla raportin käyttäjä voi rajoittaa raportin sisältöä valitsemalla tulosyksikköhierarkiasta Suomen valtio ja käyttäjän valitsemasta LKP-tilihierarkiasta yhden tai useamman alatason. Esimerkkinä alla on valinta Ateenan edustusto.

Valtiokonttori Käsikirja 6 (10) Tositelajissa ei ole oletusarvoja. On huomioitava, että alkusaldoilla ei ole tositelajia ja mikäli valitsee arvoja tositelajiin, esim YB, valitaan myös tositelaji 0, jotta alkusaldot saadaan näkyviin. 4.2 Raportin muut suodatusarvot Raportin muut suodatusarvot ovat kiinteitä ja ne ovat tehty raportin määrittelyissä. Raportin käyttäjällä ei ole mahdollisuutta muuttaa näitä itsenäisesti. Nämä suodatusarvot eivät ole tietosisältöä rajaavia. Rajaukset Kuvaus Huomioita 0CHRT_ACCTS = TILI Tilikartta on liikekirjanpidon tilikartta.

Valtiokonttori Käsikirja 7 (10) 0CO_AREA = 1111 Laskenta-alue on Suomen valtio. 0FM_AREA = 1000 Rahoitusalue on Valtio. 0FISCVARNT = K4 Tilikausivariantti = Kalenterivuosi, 4 erit. kautta. 4.3 Raportin oletusnäkymä Raportille on valittu seuraava oletusnäkymä, jota raportin käyttäjä voi kuitenkin muuttaa haluamallaan tavalla käyttämällä vapaita valintoja, suodatusarvoja ja hierarkioita. Raportin vasemmalla puolella olevassa palkissa on raportin rakenne (kuva alla). Sarakkeilla on tunnuslukurakenne UM tunnusluvut. Riveillä ovat ominaisuudet tulosyksikkö, LKP-tili, valuutta, tositelaji, tositenumero, kirjauspäivämäärä, riviteksti, seuko1 ja seuko2. Ominaisuuksia voi ottaa pois näkyvistä, vaihtaa niiden paikkaa, suodattaa arvoja jne. Vapaat ominaisuudet ovat raportin käyttäjän hyödynnettävissä ja niitä voidaan ottaa mukaan raportin riveille ja sarakkeille haluttuun kohtaan. Alkusaldoilla ei ole tositelajia eikä tositenumeroa. Näihin kenttiin on viety vakioarvo nolla (0) saldoihin, jotta tiedot ovat oikeassa järjestyksessä raportilla.

Valtiokonttori Käsikirja 8 (10) 4.4 Raportin tunnusluvut Päiväkirja-raportin tiedot saadaan Pääkirjan tapahtumista. Raportin tunnuslukuja ovat: Alkusaldo Val o Jos muuttujassa on valittu tilikausi 2014 ja kirjauskausiväli 001 009 niin tässä tunnusluvussa näytetään saldo kaudelta 000.2014 tapahtumavaluutassa. Alkusaldot kirjautuvat kaudelle 000. Jos taas kirjauskausiväliin on valittu 009 009, niin alkusaldossa näytetään kaudet 000 008 tapahtumavaluutassa. Debet Val o Tunnusluvussa näkyy valitun tilikauden ja kirjauskausivälin debetkirjaukset tapahtumavaluutassa Kredit Val o Tunnusluvussa näkyy valitun tilikauden ja kirjauskausivälin kreditkirjaukset tapahtumavaluutassa Loppusaldo Val o Alkusaldo Val + Debet Val + Kredit Val Alkusaldo Eur o Jos muuttujassa on valittu tilikausi 2014 ja kirjauskausiväli 001 009 niin tässä tunnusluvussa näytetään saldo kaudelta 000.2014 euroissa. Alkusaldot kirjautuvat kaudelle 000. Jos taas kirjauskausiväliin on valittu 009 009, niin alkusaldossa näytetään kaudet 000 008 euroissa. Debet Eur o Tunnusluvussa näkyy valitun tilikauden ja kirjauskauden debetkirjaukset euroissa Kredit Eur

Valtiokonttori Käsikirja 9 (10) o Tunnusluvussa näkyy valitun tilikauden ja kirjauskauden kreditkirjaukset euroissa Loppusaldo Eur o Alkusaldo Eur + Debet Eur + Kredit Eur 4.5 Raportin vapaat ominaisuudet Oletusnäkymän (ominaisuudet ja tunnusluvut) lisäksi raportilla voidaan vapaasti ryhmitellä, luokitella, suodattaa ja summata seuraavilla vapailla valinnoilla, joita käyttäjä voi halutessaan viedä haluamaansa järjestykseen riveille tai sarakkeille. Ominaisuus Kuvaus Huomioita 0PCOMPANY 0WBS_ELEMT 0FUND ZZ_FIPEX 0FISCPER 0FUNC_AREA 0COORDER 0REF_DOC_NO Kumpp Projekti Suorite TaKP-tili Tilikausi/kausi Toiminto Valtuus Viite 4.6 Lähdetiedot SAP ECC:ssä ja sisäisessä budjetoinnissa Kun halutaan verrata BI raportin ja ECC -aineiston vastaavuutta, voidaan SAP ECC:ssä käyttää transaktiota: S_ALR_87012277 - Pääkirjatilien saldot Sekä SAP ECC -transaktiossa että sisäisen budjetoinnin tarkastusraportilla on annettava samat valinnat, kuin millä BI raporttia on suodatettu, esim. Yritys (=Kirjanpitoyksikkö), aikavalinnat.

Valtiokonttori Käsikirja 10 (10) 4.7 Virastokohtaiset erityispiirteet Raportti on tehty Ulkoasianministeriön ja erityisesti edustustojen tarpeisiin. Raportin tiedot tulevat infokuutiosta LKP raportointi: rivit ja saldot (ZGLCUM). Infokuutioon on ladattu vain kirjanpitoyksikön 1300 (Ulkoasianministeriö) tiedot.