Siilinjärven kunta Aromi-yhteiskäytön politiikan liite 1 24.11.2014 Savon koulutuskuntayhtymä Yhteiskäyttöisen Aromi-tietojärjestelmän käyttöön tarvittavat roolit ja niiden keskeisimmät tehtävät Rooli Aromi-ohjausryhmä Varapää tuotannon henkilö vastuu pää Roolin lyhyt kuvaus Aromi-tietojärjestelmän käyttöä ohjaava ylin toimivaltainen elin Henkilö, joka Aromi-organiosaatiossa johtaa ruoka- tai ravintolapalveluita Aromi-tietojärjestelmän "administrator", voi muokata tietojärjestelmän kaikkia tietoja Varapää on pään varahenkilö, jolla on samat oikeudet kuin päälläkin Henkilö, joka valmistaa keittiöllä aterioita, reseptien tulostus käyttöoikeus Aromilla Yhden, aterioita valmistavan keittiön Aromi-käyttäjien "yhdyshenkilö" Aromi-tietojärjestelmän tietoteknisten ratkaisujen toimivuudesta vastaava henkilö Aromi-tietojärjestelmän ohjelmistotoimittajan edustaja Aromi-ohjausryhmän kokoonpano (Siilinjärvi) ja/tai varapää (Siilinjärvi) pää (Siilinjärvi) (Sakky) ja/tai varapää (Sakky) pää (Sakky) edustaja (tarvittaessa)
Aromi-tehtävät ja niiden vastuulliset suorittajat roolin mukaisesti = ensisijainen vastuu tehtävän suorittamisesta () = avustava henkilö tehtävän suorittamisesta Organisaatio- ja perustietojen perustaminen ja ylläpito Organisaatiotietojen ylläpito Toimipaikkojen ja kustannuspaikkojen ylläpito Asiakastietojen ylläpito Käyttöoikeuksien ylläpito Monitoimikeittiön myyntituotteet vastuu pää Tuotanto-osion toiminnot Raaka-aineiden ja käyttötarvikkeiden lisäys, ylläpito ja poisto (kirjallinen tuotetietolomake) Raaka-aineiden ravintosisältö- ja tuotetietojen lisäys, ylläpito ja poisto Sinfos -palvelusta ladatun raaka-aineen perustietojen täydentäminen/ravintosisältötiedot / ravitsemussuositukset vastuu Reseptien ja ruokalistojen keskitetty suunnittelu, laatiminen ja kopioiminen Poistuneiden tuotteiden korvaaminen resepteillä, ateriakokonaisuuksilla ja ruokalistoilla pää vastuu pää Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta Aromin sisäisten roolien ja niiden käyttöoikeuksien hallinnointi () Käyttäjätunnusten hallinnointi
Käyttäjätunnusten lisäys, ylläpito ja poisto Käyttöoikeuksien lisäys, ylläpito ja poisto käyttäjiltä Varasto-osion toiminnot Päätös uuden varaston perustamisesta Varaston lisäys kopioimalla Varaston tuotemerkkien lisäys, ylläpito ja poisto xmltiedostojen kautta (mm. hintapäivitykset) Poistuvien tuotemerkkien korvaaminen varastoihin Varaston seurantaraporttien käynnistysvalinnoissa ja sisällön tulkitsessa avustaminen Varaston huoltotoiminnot ja eräajot (sovitaan asiakaskohtaisesti) Varasto-osion käytön tarkkailu ja palautteen antaminen sovitulle taholle vastuu pää Sähköisen ostotilauksen toimivuuden varmistaminen Ostojen tekeminen sähköisten kanavien kautta Tavaran vastaanotot, peruutukset ja palautukset Toimijan (valmistuskeittiön) varaston ylläpito Myynti-osion toiminnot Alkuasetusten ja ohjaustietojen ylläpito Ryhmittelytietojen lisäys, ylläpito ja poisto (asiakasruokavalio- ja ruokalistaryhmät) Pyhäpäivätietojen ylläpito Sovittujen keittiökohtaisten tietojen lisäys, ylläpito ja poisto (tilaavat yksiköt, ruokavaliot, aterialajit, myyntiryhmät ja lähetystiedot) vastuu pää
Ateriatilausten hallinta (Eväs-Mysli) Tuotteiden / aterioiden hinnnoittelu ja päivitykset (Eväs-Mysli) vastuu pää Tilausten käsittely, peruutukset ja asiakaspalautukset Laskutusaineistojen tarkastus Tuotetilauspohjien ylläpito Neuvonta ja yhteistyö/tiedotteet ja ohjeet vastuu pää Aromi-käyttäjien ongelma- ja virhetilanteiden selvittely () Tiedotteiden sekä ohjeiden laadinta ja niiden päivittäminen (Aromin viestitoiminto, muut tiedotteet) Tuotantokäytön tilannekatsauksen laatiminen ohjausryhmän kokousta varten () Valmistuskeittiön käyttökokemusten ja kehitystarpeiden raportointi päälle () Teknisen ympäristön tilannekatsauksen valmistelu ohjausryhmän kokousta varten Aromi - ohjausryhmä koolle kutsuminen vähintään 2 krt vuosi () Koulutus Perus- ja kertauskurssitarpeiden kartoittaminen Info-tilaisuudet ohjelmapäivityksten vaikutuksista Avustaa yksiköitä hyödyntämään Aromin ominaisuuksia erityistarpeisiin Koulutukset, kurssit ja infotilaisuudet vastuu pää
Versiotiedotukset pääkäyttäjille ja tekniselle päälle Versiotiedotukset vastuukäyttäjille () Uuden versiopäivitysten opastus pääkäyttäjille Versiopäivitysten opastus vastuukäyttäjille Uuden versiopäivitysten vaatiman koulutustarpoeen arviointi ja mahdollinen järjestäminen Seudullisten kilpailutusten valmistelu ja koordinointi vastuu pää Seudullisten hankintasopimusten seuranta ja huomioon ottaminen tulevan toiminnan suunnittelussa () Yhteydenpito kilpailua valmistelevaan tahoon Kilpailutusta varten tarvittavien elintarvikkeiden kulutustietojen kerääminen, muokkaaminen ja luovutus seudullista kilpailutusta varten () Oman organisaation sisällä koordinoida Aromitietojärjestelmän käyttöä ja sen kehittämistä () vastuu pää Uuden toiminnallisuuden käyttöönotto Uuden toiminnallisuuden määrittely ja dokumentoiminen Uuden toiminnallisuuden hyväksyminen otettavaksi käyttöön () Uuden toiminnallisuuden ohjaustietojen suunnittelu ja tekeminen järjestelmään Uuden toiminallisuuden tekninen asennus vastuu pää
Tukipalvelut Ohjelmiston tuotantokäytön päivittäinen substanssin tuki (klo 8-15) () Ohjelmiston tuotantoympäristön päivittäiskäytön tekninen tuki (klo 8-15) () Client-ohjelmistojen jakelu asennuksesta vastaavalle taholle Tuotantoympäristön tekniset ylläpitotehtävät (x) Ruoka- tai ravintolapalveluiden johtaminen Kokonaisvastuu Aromi-tietojärjestelmän toimimisesta "arjessa" Kokonaisvastuu Aromi-tietojärjestelmän kehittämisestä () vastuu pää ***loppu***