SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 1 Tilakeskuksen johtokunta Aika 05.10.2016 klo 17:00-18:24 Paikka Kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 56 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 57 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 58 Sastamalan kaupungin tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2015 59 Tilakeskuksen talousarvio 2017 ja taloussuunnitelma 2017-2019 60 Tilakeskuksen osavuosikatsaus elokuu 2016 9 61 Suunnitteluasiat 11 62 Viranhaltijapäätökset 12 5 7
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 2 Tilakeskuksen johtokunta Aika 05.10.2016 klo 17:00-18:24 Paikka Kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Kulonpää Jarkko pj Salo Aatto vpj Hukkanen Ulpu jäsen Saapui 17.13 Leppäniemi Heljä jäsen Santa Helena jäsen Saapui 17.01 Toivonen Hannu jäsen Vinha Olavi jäsen Niemi Taina kh:n edustaja Selin Eeli nuorisovaltuuston edustaja Pehkonen Sirkku kiinteistöpäällikkö Savola Timo vt. rakennuttajapäällikkö Ahvonen Mailis pöytäkirjanpitäjä Poissa Allekirjoitukset Käsitellyt asiat Pöytäkirjan tarkastus Jarkko Kulonpää puheenjohtaja 56-62 :t Mailis Ahvonen pöytäkirjanpitäjä Olavi Vinha Aatto Salo Pöytäkirja yleisesti nähtävänä 6.10.2016 klo 9-15 Sastamalan kaupungintalo, Aarnontie 2 A II kerros
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 3 Tilakeskuksen johtokunta 56 05.10.2016 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TKJOHTOK 05.10.2016 56 Kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun paikalla on yli puolet joh tokun nan jäsenistä. Päätös: Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 4 Tilakeskuksen johtokunta 57 05.10.2016 Pöytäkirjan tarkastajien valinta TKJOHTOK 05.10.2016 57 Johtokunta valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Tar kas tus vuo ros sa ovat Olavi Vinha ja Aatto Salo. Päätös: Valittiin Olavi Vinha ja Aatto Salo.
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 5 Tilakeskuksen johtokunta 58 05.10.2016 Sastamalan kaupungin tarkastuslautakunnan arviointikertomus vuodelta 2015 912/02.02/2014 TKJOHTOK 05.10.2016 58 Sastamalan kaupunginvaltuusto on käsitellyt tarkastuslautakunnan arvioin ti ker to muk sen vuodelta 2015 kokouksessaan 20.6.2016. Kau pungin val tuus to päätti velvoittaa kaupunginhallituksen ilmoittamaan niis tä toimenpiteistä, joihin se kertomuksen johdosta on ryhtynyt. Oheis ma te ri aa li na on Sastamalan tarkastuslautakunnan ar vioin ti ker tomus 2015. Tilakeskuksen osalta tarkastuslautakunta on todennut mm. seu raa vaa: Tilakeskus saavutti valtuustotasolla määritellyt sitovat tavoitteet ja onnis tui erinomaisesti kiinteistöjen myynnissä. Lähinnä tästä johtuen ti lakes kuk sen toimintakate oli n. 1,1 Me suunniteltua parempi. Ti la kes kuksen nettoinvestoinnit alittuivat 260 000. Ydinprosessin tasolla on todettu, että talonrakennuksen hankesuunnittelussa ilmeni pit kä jän teisyy den puutetta. Tämä ilmeisesti johti siihen, että kaikkia suun ni tel tu ja investointeja ei päästy aloittamaan ajallaan. Tar kas tus lau ta kun ta toivoo selvitystä siihen, miten suunnittelun pitkäjänteisyyttä on py rit ty parantamaan. Kolme suurinta valmiiksi saatua rakennusinvestointia (Bäckmanin tor nihu vi la, Mouhijärven yhteiskoulu ja Vammalan asemarakennus) ylit ti vät talousarvionsa. Yhteensä ylitys oli 227 107 e. Bäckmanin tor ni hu vi laan ja Mouhijärven yhteiskouluun saatiin kuitenkin avustuksia 51 988 e ennakoitua enemmän. Tarkastuslautakunta pyytää ti la kes kus ta kiinnittämään jatkossakin huomiota rakennushankkeiden kil pai lut ta miseen ja valvontaan. Tuottavuustoimenpiteistä rakennusten myyminen toteutui yli suun ni tellun, joten tilojen käyttöaste parani suunniteltua enemmän. Myös vuokra-asun to jen käyttöaste on ympäristö ja yhdyskunta -prosessin aset tamaa tavoitetta parempi. Toisaalta vuokrataloyhtiö ei saa vut ta nut asettamaansa asuntojen käyttöastetta. Tarkastuslautakunta toi voo selvitystä tähän ristiriitaan. Valmisteluvastuu: prosessitiimi Ehdotus vs. tkj: Tilakeskuksen johtokunta merkitsee ar vioin ti ker tomuk sen tiedoksi. Johtokunta toteaa lausuntonaan, että in ves toin ti kohtei den suunnitteluaikaa tullaan tarkentamaan aina hankkeen vaa ti vuudes ta riippuen. Rakennuttamishankkeiden kilpailuttamiseen ja valvontaan kiinnitetään jatkossakin huomiota.
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 6 Tilakeskuksen johtokunta 58 05.10.2016 Tilakeskuksen vuokra-asunnot ovat pääosin erityisryhmien asuntoja, joi den asukasvalinnat tekee Sotesin SAS-ryhmä. Näihin asuntoihin on aina jonoa, siksi käyttöaste pysyy hyvänä. Sastamalan Vuok ra ta lot Oy:n asunnot puolestaan ovat normaaleja vuokra-asuntoja. Mi tään yksittäistä syytä Vuokratalojen käyttöasteen laskulle ei voi osoit taa, mutta muuttotappiokunnan vaikutus näkyy yleisillä asun to mark ki noil la ja kilpailu yksityisen kanssa nousee enemmän esiin. Vai ku tus voi näkyä esimerkiksi käyttöasteen heikentymisenä. Päätös: Hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Helena Santa saapui tämän pykälän kä sitte lyn aikana klo 17.01. Lisätietoja: kiinteistöpäällikkö Sirkku Pehkonen p. 040-669 2340
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 7 Tilakeskuksen johtokunta 59 05.10.2016 Tilakeskuksen talousarvio 2017 ja taloussuunnitelma 2017-2019 583/02.02/2016 TKJOHTOK 05.10.2016 59 Kaupunginhallitus on antanut ohjeet vuoden 2017 talousarvion ja vuosien 2017-2019 taloussuunnitelman valmisteluun. Ta lous suun ni tel man käyttötalousosa ja investointiosa laaditaan kol mi vuo tis kau del le 2017-2019. Kaupunginhallitus on hyväksynyt 27.6.2016 vuoden 2017 ta lous ar vion valmisteluohjeen, joka sisälsi talousarvion alustavan val mis te lu raa min. Ydinprosessien ja liikelaitosten tehtävänä on valmistella hal li tuk sen antamien ohjeiden pohjalta talousarvioesityksensä. Talousarvio ja taloussuunnitelma perustuu kaupunginvaltuuston 11.11.2013 hyväksymään strategiaan. Strategiasta johdettujen ydin- ja osaprosessien sitovien toiminnallisten tavoitteiden tulee olla kau pun gin toiminnan kannalta olennaisia ja vastata sisällöltään val tuus ton päätöksentekotasoa. Sitovien tavoitteiden tulee olla sellaisia, että niiden toteutumiseen voidaan vaikuttaa prosessin omin toimenpitein. Tavoitteet tulee aset taa täsmällisesti, realistisesti ja oikeassa suhteessa tehtävälle osoi tet tui hin määrärahoihin ja muihin resursseihin. Tavoitteiden tulee ol la myös mitattavia siten, että niiden toteutuminen on selkeästi to den net ta vis sa. Kaikkia prosesseja koskevat henkilöstötavoitteet käsitellään ta lous arvios sa erikseen omana osionaan. Palvelutuotannon volyymia yms. koske via vuosittaisia tietoja seurataan pääsääntöisesti tun nus lu ku tau lukois sa. Tilakeskuksen nettotoimintakate on 4 500 000 eu roa. Valtuustotason sitovat taloudelliset tavoitteet: - korvaus jäännöspääomasta 725 400 - taseyksikön investointeihin sitoutuneen lainapääoman muutos 57 800 - kokonaisinvestointien nettomäärä 3 320 000 Talousarvioesityksen mukaan Tilakeskuksen tulos vuonna 2017 on 135 400 euroa alijäämäinen. Kaupungin investointisuunnitelma rakentuu pääsääntöisesti voi mas sa olevalle investointisuunnitelmalle ja investointitasolle. Tavoitteeksi on asetettu enintään 8 miljoonan euron vuosittainen net to in ves toin ti ta so. Prosessit ovat tarkentaneet ja priorisoineet in ves toin ti tar peen sa. Talous ar vion hyväksymisvaiheessa isommista hankkeista tulee ol la käytet tä vis sä luotettavan tasoiset kustannusarviot. Kunkin in ves toin nin
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 8 Tilakeskuksen johtokunta 59 05.10.2016 osalta tulee selvittää myös käyttötalous- ja poistovaikutukset suun ni telma kau del la. Tilakeskuksen investointiohjelma on val mis tel tu Tilakeskuksen ja prosessien yhteistyönä. Talousarvioesityksessä Tilakeskuksen investointimenot vuodelle 2017 ovat 4 270 000 eu roa ja nettoinvestoinnit 3 320 000 euroa. Kiin teis töjen myyntituottoja on budjetoitu 100 000 euroa ja ra hoi tus osuuk sia 850 000 euroa. Vuonna 2017 toteutettavat yli 400 000 euron hankkeet - Hopun palvelukeskus - Aarno-koti - Sylvään koulu - Varilan koulu - Toukolan koulu, kirjasto Ylläpitoinvestointeja varten esitetään 350 000 euroa ja ener gian sääs töhank kei ta varten 250 000 euroa. Näistä hyväksytään erillinen työ oh jelma Tilakeskuksen johtokunnassa. Oheismateriaalina on talousarvion valmisteluohje ko ko nai suu des saan, käyttötalouslomake, tulos- ja rahoituslaskelma sekä in ves toin ti suun nitel ma. Valmisteluvastuu: prosessitiimi Ehdotus vs. tkj: Tilakeskuksen johtokunta esittää kau pun gin hal li tuksen ja -valtuuston hyväksyttäväksi Tilakeskuksen talousarvion ja in vestoin nit 2017 sekä investointisuunnitelman 2017-2019 oheis ma te ri aa lin mukaisena. Päätös: Keskustelun kuluessa sovittiin, että virkamiehet tarkistavat talous ar vion vielä korkokulujen osalta. Päätösehdotus hyväksyttiin. Merkitään pöytäkirjaan, että Ulpu Hukkanen saapui tämän pykälän käsit te lyn aikana klo 17.13. Lisätietoja: kiinteistöpäällikkö Sirkku Pehkonen p. 040-669 2340
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 9 Tilakeskuksen johtokunta 60 05.10.2016 Tilakeskuksen osavuosikatsaus elokuu 2016 554/02.02/2015 TKJOHTOK 05.10.2016 60 Prosessien on raportoitava kaksi kertaa talousarviovuoden aikana se kä tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä talousarvion to teu tu mi ses ta. Raportit laaditaan huhtikuun, elokuun ja vuoden lopun ti lan tei den mukaan. Ne annetaan kirjallisena tiedoksi kaupunginvaltuustolle ja tarkastuslautakunnalle. Talousarvion toteutumisen jatkuvaan seurantaan ja ennakointiin on kiin ni tet tä vä erityistä huomiota ja prosessien tulee reagoida poik keamiin välittömästi. Seurannan kohteena ovat sekä määrärahat että toimin nal li set tavoitteet. Oheismateriaalina on elokuun osavuosikatsausta koskeva ohje ko konai suu des saan ja osavuosikatsaus 08/2016. Talousarvion mukainen nettotoimintakate on 4 520 000 euroa. Elo kuun lopun mukainen toimintakate on 3 199 673 euroa to te tu mis pro sen tin ol les sa 70,8. Tilakeskuksen tuottavuustoimenpiteet ovat tarpeettomien tai kan nat tamat to mien kiinteistöjen myynti ja energiansäästötoimet. Elokuun loppuun mennessä Tilakeskus on myynyt kaksi asunto-osaketta. Käyttötalousmenoja rasittaa Varilan koulun sisäilmaongelmat. Va ri lan koulun sisäilmatutkimusten asian tun ti ja pal ve lui hin, ilmanvaihdon puhdis tuk seen ja tiivistysremonttiin on kulunut yhteensä n. 255 000 eu roa. Lisäksi ilmanpuhdistuskoneiden lai te vuok rat tulevat tänä vuonna olemaan n. 94 000 euroa. Kun to tut ki muk sen perusteella laadittiin suun nitel ma niistä toimenpiteistä, jot ka ovat välttämättömiä koulun tur val li sen käytön jatkamiseksi siihen saak ka, kun koululle voidaan hank kia uudet tai peruskorjatut tilat. Ke vään ja kesän aikana tehtiin tii vis tä mis toi menpi tei tä, joiden kus tan nus vai ku tus ta ei pystytä kat ta maan ko ko naan muualla to teu te tuis ta säästöistä. Tilakeskuksen investoinnit ovat vuoden 2016 muutetussa ta lous ar viossa 4 489 900 euroa. Pysyvien vastaavien myyntituottoja on bud je toi tu yhteensä 100 000 euroa, joten nettoinvestoinnit ovat 4 389 900 euroa. Nettoinvestointeja on elokuun loppuun mennessä to teu tu nut 2 566 324 euroa. Sylvään koulun vesikatto- ja laajennushanke, kaupungintalon katto ja terveyskeskuksen neuvolan osan korjaus on käynnistetty ta lous ar vion mukaisesti. Näistä neuvolan hanke ylittää budjetin määrärahan ja Tilakeskus on järjestellyt investointinsa siten, että ko ko nais mää rä ra ha ei ylity. Tässä onnistuttiin Kiikoisten kirjastohankkeen aloi tuk sen
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 10 Tilakeskuksen johtokunta 60 05.10.2016 siirtämisellä. Investointien toteutuminen 08/2016 on oheismateriaalina. Valmisteluvastuu: prosessitiimi Ehdotus vs. tkj: Tilakeskuksen johtokunta hyväksyy osaltaan osa vuosi kat sauk sen 08/2016. Tilakeskuksen johtokunta esittää kau pun gin halli tuk sel le ja -valtuustolle käyttötalousmenojen lisämäärärahaa Va ri lan koulun tiivistyskorjaukseen sekä ilmanpuhdistuslaitteiden vuok ra me noihin yhteensä 300 000 euroa. Päätös: Hyväksyttiin. Lisätietoja: kiinteistöpäällikkö Sirkku Pehkonen p. 040-669 2340
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 11 Tilakeskuksen johtokunta 61 05.10.2016 Suunnitteluasiat TKJOHTOK 05.10.2016 61 - Kaupungin tilankäytön suunnittelu - Lahdenperän rantasauna Ehdotus vs. tkj: Tilakeskuksen johtokunta käy keskustelun suun nit telu asiois ta. Päätös: Keskusteltiin suunnitteluasioista.
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 12 Tilakeskuksen johtokunta 62 05.10.2016 Viranhaltijapäätökset TKJOHTOK 05.10.2016 62 Tilakeskuksen johtaja Hankinnat Arkkitehdin valinta Varilan koulun hankesuunnitelmavaiheeseen 3.10.2016 16 Luvat Suulirakennuksen purkaminen Vaununperällä 18.9.2016 15 Ehdotus vs. tkj: Tilakeskuksen johtokunta merkitsee vi ran hal ti ja päätök set tiedoksi saaduiksi. Päätös: Merkittiin viranhaltijapäätökset tiedoksi saaduiksi.
SASTAMALAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 9/2016 13 OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaatimusoikeus Oikaisuvaatimusviranomainen Oikaisuvaatimusaika Pöytäkirjan nähtäväksi asettaminen Päätökseen tyytymätön voi jäljempänä esitetyllä tavalla tehdä kirjallisen oikai suvaatimuksen. Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeu teen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen. Sastamalan tilakeskuksen johtokunta Käyntiosoite: Aarnontie 2 A Postiosoite: PL 23 38201 VAMMALA Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kunnan jäsenen katso taan saaneen päätöksestä tiedon kun pöytäkirja on asetettu yleisesti nähtäväksi. Asianosaisen kat sotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kulut tua kirjeen lähettä misestä, saantitodistuk sen osoittamana aikana tai eril liseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aika na. 6.10.2016 kello 9-15, kaupungintalon II kerros, Aar nontie 2 A, 38200 SAS TA MALA Oikaisuvaatimuksen sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen ja se on tekijän al lekirjoitettava. Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusviranomaiselle ennen oikaisu vaatimusajan päättymis tä. Päätökset, joista voi tehdä oikaisuvaatimuksen: 62 Kiellot Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska ne koskevat vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KL 91 ): 58-61