Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona 13.9.2017 klo 17 17.40 Kokouspaikka Läsnä Seurakuntatalon kokoushuone Ulvinen Heli, kirkkoherra, puheenjohtaja Hanhimäki Sampo, jäsen Kanerva Esa, varajäsen Huostila Mari, jäsen Kartano Ulla, jäsen Kerttula Anu, jäsen Laurila Riitta, jäsen Granat-Tapaila Asta, varajäsen Lundström Jorma, jäsen Miettunen Maria, jäsen Sandelius Pirjo, jäsen Selinummi Ilkka, jäsen Veräväinen Matti, jäsen Seija Koivisto, sihteeri Käsitellyt asiat 49-58 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Heli Ulvinen Sihteeri Seija Koivisto Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hämeenlinna 13.9.2017 Allekirjoitukset Sampo Hanhimäki Esa Kanerva Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Lammin kirkkoherranvirasto 14.9. 14.10.2017 Todistaa Kirkkoherra Heli Ulvinen Otteen oikeaksi todistaa
49 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Sivu 2 50 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kutsu kokoukseen toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu ja esityslista on postitettu ja lähetetty sähköpostina 5.9.2017. Päätösesitys (kirkkoherra): Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 51 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. Päätös: Hyväksyttiin. 52 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että pöytäkirjan tarkastajina toimivat seurakuntaneuvoston jäsenet, kaksi kerrallaan, vuoronperään aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksen jälkeen sen valmistuttua. Esitän, että tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajina toimivat Sampo Hanhimäki ja Esa Kanerva. Päätös: Hyväksyttiin.
Sivu 3 53 Vuoden 2018 toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä vuosien 2019-2020 toimintasuunnitelman laatiminen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 31.8.2017 68 antanut seurakuntayhtymän talousarvion 2018 laatimisohjeet ja aikataulun (liite nro 1). Seurakuntayhtymän talousarvion valmistelussa keskeisin ajatus on ollut, että talousarvioraamissa seurakuntayhtymän tilikauden tuloksen tulee olla ylijäämäinen ja kassavirran positiivinen. Näin laadittu talousarvioraami vuodelle 2018 päätyy 1.832 euron ylijäämään. Eri toimintayksiköiden määrärahat pienenevät vuoden 2017 talousarviosta siten, että määrärahat ovat vuoden 2016 talousarvion tasolla. Seurakuntien ja seurakuntayhtymän jako-osuudet säilyvät ennallaan 60/40 prosenttia. Pienemmille seurakunnille jaetaan edelleen seurakuntayhtymän jakoosuudesta ns. rakennemuutostukea 80.000 euroa perussäännön tulonjako määräyksestä poiketen. Samoin perussäännön mukaisen verotulojaon osalta edelleen 8 prosenttia jätetään jakamatta, jotta talousarvion nollatulos voidaan saavuttaa. Kiinteistöstrategia määrittää tarkemmin ensisijaiset investointikohteet. Isompien korjaustöiden osalta varaudutaan tekemään lisätalousarvio tarpeen mukaan. Investoinnit rahoitetaan omarahoituksella. Lisäksi talousarvion valmistelussa on lähdetty siitä, että vakituisen henkilöstön lukumäärä pysyy ennallaan eivätkä palkat juuri nouse. Lammin seurakunnan talousarvionmääräraha vuodelle 2018 on 542.112 euroa (vuonna 2017 553.746 euroa). Tästä määrärahasta 29.855 euroa on rakennemuutosrahan nimellä olevaa talousarviotukea seurakuntayhtymän pienille seurakunnille. Lammin seurakunnan seurakuntaneuvosto hyväksyi kokouksessaan 27.5.2015 55 Lammin seurakunnan Strategia 2020. Strategia on yhteisesti hyväksytty kartta, yhteinen linjaus, jonka avulla seurakunta suunnistaa tulevaisuuteen ja asettaa kullekin vuodelle toiminnan painopisteet. Strategiassa seurakunnan toiminta-ajatus on ilmaistu sanoin: LAMMILLA KIRKKO ON KESKELLÄ KYLÄÄ JA LÄHELLÄ IHMISTÄ. Seurakunnan tulevaisuudennäkynä eli visiona on, että LAMMIN SEURAKUNTA on lammilaisille LAMMIN läheinen, SEURAKUNTA avarakatseinen on lammilaisille läheinen, avarakatseinen ja yhteistyöhaluinen ja yhteistyöhaluinen seurakunta, seurakunta, joka joka elää elää evankeliumin ilosanomasta ja ja kristillisestä perinteestä. perinteestä. Se on avoimesti Se on avoimesti esillä esillä yhteisössään, kutsuu osallistumaan uusia osallistumaan ja kokeilee rohkeasti toimintatapoja.
Sivu 4 Strategia sisältää yhdeksän painopistealuetta, joiden avulla tulevaisuudennäkyä pyritään toteuttamaan. Kunkin vuoden painopisteestä sovitaan yhdessä luottamushenkilöiden ja työntekijöiden kanssa. Sopiminen tapahtuu toiminta- ja taloussuunnitelmaseminaareissa, TTS I:ssä ja TTS II:ssä, joista ensin mainittu pidetään toukokuussa ja jälkimmäinen elo- syyskuussa. Vuoden 2018 painopisteestä sovitaan 13.9.2017 pidettävässä TTS II-seminaareissa. Valittu painopiste on lähtökohtana tehtäväalueiden vuoden 2018 avaintavoitteille ja toimintasuunnitelmille. Toiminta- ja taloussuunnitelmaan liittyy henkilöstön koulutussuunnitelma. Koulutussuunnitelmassa harkitaan henkilöstön koulutustarve suhteessa seurakunnan perustehtävään ja sen pohjalta painopistealueelle asetettujen tavoitteiden toteuttamiseen. Koulutussuunnitelma pitää sisällään talousarviovuotta koskevan toteutussuunnitelman sekä kahden seuraavan vuoden tavoitteet ylemmällä tasolla. Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän, että seurakuntaneuvosto edellyttää työntekijöitä tehtäväalueittain laatimaan vuoden 2018 toimintasuunnitelman ja talousarvion sekä vuosien 2019-2020 toiminta- ja taloussuunnitelman Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston ja Lammin seurakunnan seurakuntaneuvoston asiasta antamien laatimisohjeiden mukaisesti. Lammin seurakunnan talousarvio vuodelle 2018 tulee laatia muiden toimintamäärärahojen kuin vakinaisen henkilöstön henkilöstökulujen osalta - 2,0 %:n tasolla. Tehtäväalueiden avaintavoitteiden ja toimintasuunnitelmien lähtökohtana tulee olla TTS II:ssa, 13.9.2017, yhteisesti sovittava, Lammin seurakunnan Strategia 2020, mukainen painopiste. Toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen toteutetaan taloustoimiston antamaa taulukkopohjaa apuna käyttäen. Avaintavoitteet ja toimintasuunnitelma määrärahojen käytöstä laaditaan asiasta annetulle erilliselle lomakkeelle. Koulutusanomus tehdään siitä annetulle lomakkeelle. Anottavan koulutuksen tulee tukea seurakunnan yhteisesti valitun painopisteen ja sen pohjalta laadittujen tehtäväalueen avaintavoitteiden toteutumista. Koulutusanomusten koordinointi ja koulutussuunnitelman laatiminen annetaan kirkkoherran tehtäväksi. Ehdotukset vuoden 2018 toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi ja vuosien 2019-2020 toimintasuunnitelmaksi sekä koulutusanomukset vuodelle 2018 tulee toimittaa kirkkoherralle viimeistään ti 26.9.2017. Päätös: Hyväksyttiin.
54 Lammin seurakunnan lausunto alueellisesta keskusrekisteristä Sivu 5 Kirkkohallituksen täysistunto linjasi marraskuussa 2015, että seurakuntien tulee toteuttaa kirkonkirjojen pito jatkossa yksittäisten virastojen sijaan yhteisissä keskusrekistereissä. Pienissä kirkkoherranvirastoissa kirkonkirjojen pidon tehtävien hoitamiseen ongelmia aiheuttavat henkilöstöresurssien vähäisyys ja sijaisuuksien järjestäminen. Työn asiasisältö ja käytettävä tietojärjestelmä edellyttävät aina sekä asiantuntemusta että käyttöoikeuksien luomista. Haasteita tietojärjestelmän käyttäjille tuo digitointiprosessin myötä käyttöön otettava uuden työvälineen hallinta. Ammattitaidon kehittäminen ja palvelutason parantaminen onnistuvat helpommin isommassa yksikössä. Laskelmien mukaan kirkonkirjojen pidon järjestämisen kustannukset ovat tällä hetkellä suuremmissa yksiköissä matalammat kuin yksittäisissä pienissä tai keskisuurissa seurakunnissa. Euroopan parlamentin käsittelyssä olevan tietosuoja-asetuksen arvioidaan toteutuessaan lisäävän henkilörekistereihin liittyvää hallinnointia ja toisaalta edellyttävän yhä parempaa henkilötietolainsäädännön tuntemusta. Kirkkohallitus edellyttää, että kirkonkirjojen pitoon on etsittävä yhdessä yhtenäisiä ja tehokkaita prosesseja. Tällä hetkellä niin kustannukset kuin käytännötkin poikkeavat huomattavasti toisistaan seurakuntien ja keskusrekisterien välillä. Keskusrekisterien tarpeeksi kirkkohallitus on arvioinut 2 4 per hiippakunta. Kanta-Hämeen alueellista keskusrekisteriä koskevaa selvitystä varten nimettiin syksyllä 2016 9-jäseninen virkamiestyöryhmä. Työryhmä kokoontui kuusi kertaa ja valmisteli ehdotuksen alueellisen keskusrekisterin sopimuksesta, sen johtosäännöstä, palveluluettelosta ja palvelulupauksista. Asiakirjat liitteinä nro 2-6. Liitteinä nro 7-8 ovat työryhmän muistiot sekä yhteenvetotaulukko suoritetusta henkilöstö-, volyymi ja tilakyselystä. Työryhmän keskeisimmät linjaukset ovat seuraavat: 1. Kanta-Hämeen alueellinen keskusrekisteri voisi aikaisintaan aloittaa toiminnassa 1.1.2019. 2. Alueellinen keskusrekisteri toimii yhden päätoimisen asiantuntija johtajan alaisuudessa. 3. Alueellisen keskusrekisterin päätoimipaikka/isäntäseurakunta on Hämeenlinnassa ja toimipisteet hajautetaan myös Forssaan ja Riihimäelle. Näin toimien voidaan rekisterin toiminta käynnistää täysin nykyisissä tiloissa tilajärjestelyin (ei tarvita tilainvestointeja) arkistojen jäädessä ensi vaiheessa paikallisseurakuntiin. 4. Alueellisen keskusrekisterin osalta tarvittavien työntekijöiden lukumäärä on avoinna (käynnistysvaihe/toimintavaihe). Samoin kysymys "ns. yhden henkilön virastojen" osalta on avoinna, koska niissä sama henkilö hoitaa hyvin monipuolisia seurakuntien tehtäviä. Henkilöstökyselyn mukaan Kirjuri-järjestelmän osaaminen on hyvää (järjestelmä hallitaan kokonaisvaltaisesti), yli 60-vuotiaita työntekijöitä on yhteensä kuusi ja osa-aikaisia viisi.
Sivu 6 Työryhmä pyytää syyskuun 2017 loppuun mennessä kirkkoneuvostojen/seurakuntaneuvostojen lausunnon em. liitteistä sekä kannanoton siitä, voidaanko hankkeen valmistelua esitetyltä pohjalta jatkaa. Tiedot pyydetään lähettämään sähköpostilla sekä työryhmän puheenjohtaja Kai Kauppiselle (kai.kauppinen@evl.fi) että sihteeri Miia Sanerille (miia.saneri@evl.fi). Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän, että Lammin seurakunta kannanottonaan toteaa liitteinä olevien asiakirjojen olevan perusteellisesti valmisteltuja sekä asianmukaisia ja siten puoltaa keskusrekisterihankkeen valmistelun jatkamista asiakirjoissa esitetyltä pohjalta. Lammin seurakunta puoltaa myös työryhmän asiasta tekemiä keskeisempiä linjauksia. Linjaukseen nro 4 liittyen Lammin seurakunta pitää kuitenkin tärkeänä, että mahdollisesti perustettavassa keskusrekisterissä kaikilla rekisteriin kuuluvilla seurakunnilla on mahdollisuus resurssiensa ja halukkuutensa mukaan osallistua keskusrekisterin työhön erikseen sovittujen työtuntien mukaisesti. Työtuntien määrä tarkistettaisiin vuosittain. Mikäli seurakunta on sopinut antavansa työpanosta yhteiselle keskusrekisterille, korvattaisiin annettu tuntimäärä ko. seurakunnalle vuosittain sovittavan tuntihinnan mukaan. Edellä mainittu asia on tarkoituksenmukaista kirjata myös sopimukseen. Päätös: Hyväksyttiin.
55 Kiinteistöstrategian avainhanketyöryhmät Sivu 7 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto nimitti jäsenet kiinteistöstrategian avainhanketyöryhmiin kokouksessaan 31.8.2017 seuraavasti: Tulevaisuuden seurakuntatalot -työryhmään nimitettiin: Jarmo Kulmala (Hml-Vja) Ilkka Sorsa (Hml-Vja) Irja Appelroth (Hml-Vja) Jorma Lundström (Lammi) Sari Salminen (Hauho) Heikki Toivio (Hml-Vja) Peter Österman (yhtymä) Sari Järä (Lammi) Työryhmät tärkeimmät tehtävät (tiivistetty): Kartoittaa seurakuntatalo-tyyppistä tilaa vaativan toiminnan tilatarpeet. Arvioida eri toteutusmahdollisuuksia tunnistetuille tilatarpeille. Selvittää Hämeenlinnan keskusseurakuntatalon ja Poltinahon seurakuntatalon yhdistämisen mahdollisuudet. Tehdä esitys Hätilän kirkon tulevaisuudesta. Tehdä esitys Lammin seurakuntatalon tulevaisuudesta. Tehdä suunnitelma seurakuntien työntekijöiden työympäristön kehittämiseksi. Esittää toimenpiteitä tilojen monikäyttöisyyden lisäämiseksi. Esittää toimenpiteitä seurakuntalaisten ja työntekijöiden sekä seurakuntalaisten keskinäisten kohtaamisten lisäämiseksi tilasuunnittelulla. Kiinteistöjen kehittäminen -työryhmään nimitettiin: Antti Piirainen (Hml-Vja) Reetta-Maria Tolonen-Salo (Hml-Vja) Liisa Ilonen-Teivonen (Hauho) Lauri Nurmi (Hml-Vja) Tapani Vanhanen (Hauho) Työryhmät tärkeimmät tehtävät (tiivistetty): Tunnistaa alhaisen käyttöasteen tilat, joiden käyttöastetta pystytään nostamaan. Löytää toimenpiteitä käyttöasteen nostamiseksi. Laatia tilojen käyttöastetta edistävää markkinointi- ja tiedotusmateriaalia tai löytää ratkaisu materiaalin tuottamiseksi. Määrittää toimenpiteet seurakuntayhtymän tilojen ulosvuokrauksen mahdollistamiseksi ja edistämiseksi. Selvittää koulutustarpeet tilojen käyttöasteen nostamiseksi.
Sivu 8 Laatia toimintamalli sekä vanhojen että uusien tilojen käyttöönoton opastukselle ja tuelle. Selvittää miten virtuaalista tilaa voidaan hyödyntää seurakuntatyössä ja onko tälle tarvetta. Laatia suunnitelma langattomien yhteyksien edistämiseksi. Selvittää tilojen vuokraukseen ja vapaaehtoistoimintaan liittyvät kulunvalvonnan käytännön vaihtoehdot ja kustannukset. Selvittää kiinteistöjen vaatimat investointikustannukset. Leirikeskukset-työryhmään nimitettiin: Jukka Koljonen (Hml-Vja) Iija Filen (Hml-Vja) Maria Miettunen (Lammi) Maria Lehtovaara (Hml-Vja) Kalle Roine (Kalvola) Työryhmät tärkeimmät tehtävät (tiivistetty): Selvittää leirikeskusten nykyinen käyttöaste. Selvittää leirikeskusten ylläpidon kustannukset. Selvittää leirikeskusten erilaiset käyttäjäprofiilit. Selvittää Kanta-Hämeen alueen leirikeskustyyppistä tilaa ylläpitävät ja vuokraavat tahot. Löytää toimenpiteitä leirikeskusten käyttöasteen nostamiseksi. Löytää toimenpiteitä leirikeskusten ylläpidon kustannusten alentamiseksi. Löytää toimenpiteitä leirikeskusten ulosvuokrauksen edistämiseksi. Selvittää voidaanko 1-2 leirikeskuksesta luopua. Määrittää kolme tärkeintä kehityshanketta leirikeskusten toiminnallisuuden ja monipuolisuuden edistämiseksi. Varmistaa että seurakuntien ja yhteistyötahojen leirikeskustyyppistä tilaa vaativille toiminnoille on tarkoituksenmukaiset tilat. Työryhmät valitsevat keskuudestaan puheenjohtajat sekä sopivat työskentelyaikataulusta. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajalla ja seurakuntayhtymän johtoryhmän jäsenillä on läsnäolo- ja puheoikeus työryhmien kokouksissa. Lisäksi työryhmät voivat kutsua asiantuntijoita, seurakuntalaisia ja työntekijöitä kokouksiinsa kuultavaksi. Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi.
56 Ilmoitusasiat, onnittelut ja muistamiset Sivu 9 - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston kokouksen 23.5.2017 päätökset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston talous- ja henkilöstöjaoston kokouksen 22.8.2017 päätökset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston kokouksen 31.8.2017 päätökset - nuorisotyönohjaaja ajalla 14.8.2017 28.6.2018 - Lammin seurakunnan Syksy 2017 esite - ystävyysseurakuntavierailu Rannuun 20.8.2017 / Ulvinen, Skaffari Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkitään tiedoksi.
Sivu 10 57 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 58 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.