Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 24. marraskuuta 2014 (OR. en)

Euroopan unionin neuvosto Bryssel, 24. marraskuuta 2014 (OR. en) 15701/1/14 REV 1 ILMOITUS: I/A-KOHTA Lähettäjä: Vastaanottaja: Neuvoston pääsihteeristö Ed. asiak. nro: 11153/2/14 REV 2 Asia: Pysyvien edustajien komitea / Neuvosto JAI 897 DAPIX 175 CRIMORG 109 ENFOPOL 372 Ehdotus: Neuvoston päätelmät ajantasaistetusta EU:n sisäisen turvallisuuden tiedonhallintastrategiasta 1. Neuvosto hyväksyi 30. marraskuuta 2009 päätelmät EU:n sisäisen turvallisuuden tiedonhallintastrategiasta 1. Itse strategiassa keskitytään pitkän aikavälin tavoitteisiin, ja sitä voidaan kehittää edelleen ja ajantasaistaa kokonaisvision kehittymisen myötä. Hyväksyessään strategian vuonna 2009 neuvosto pitikin lähtökohtana sitä, että strategiaa olisi tarkasteltava uudelleen vuoden 2014 loppuun mennessä. 2. Tiedonhallintastrategian tavoitteena on tukea, yksinkertaistaa ja helpottaa sen tiedon hallinnointia, joka on välttämätöntä asianmukaisen rajatylittävän tiedonvaihdon toteuttamiseksi lainvalvontaviranomaisten, rajavalvonnasta vastaavien viranomaisten sekä rikosasioita käsittelevien oikeusviranomaisten välillä. Tiedonhallintastrategiassa annetaan ohjausta siihen, miten voidaan luoda tiedon käyttäjien tarpeisiin perustuvat rakenteet ja sisällöt, ja siinä vahvistettiin strategiset tavoitteet tietyille keskeisille aloille. 1 Asiak. 16637/09 JAI 873 CATS 131 ASIM 137 JUSTCIV 249 JURINFO 145. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 1 DG D 1C FI

3. Strategiaa täydennettiin toimintaluettelolla/-kartoituksella, jossa määritellään konkreettiset tavoitteet, prosessit, eri toimijoiden tehtävät ja määräajat. Tähän mennessä on laadittu kolme toimintaluetteloa, joiden kunkin toteutusaika on ollut 18 kuukautta. Tiedonhallintastrategian toimintaluettelojen täytäntöönpanosta laaditussa toisessa väliraportissa 2 kuvaillaan tavoitteita ja tähän mennessä saavutettuja tuloksia. 4. Tietojenvaihto- ja tietosuojatyöryhmä keskusteli strategian arvioinnista ja uudelleentarkastelusta kokouksissaan 1. heinäkuuta ja 23. syyskuuta. Valtuuskunnat suosittelivat selkeän eron tekemistä itse strategian, sen kansallisen tai EU:n tason täytäntöönpanon ja uusien toimintaluetteloiden vahvistamisen välillä. Keskusteluissa päädyttiin siihen, että strategian katsotaan olevan riittävän luotettava väline ja se olisi vahvistettava uudelleen, mahdollisesti päivitettynä. Siltä osin, kuin on kyse strategian täytäntöönpanosta toimintaluettelojen avulla, valtuuskunnat peräsivät kuitenkin asianomaisilta toimijoilta vahvempaa sitoutumista ja keskittymistä käytännön tuloksiin sekä koordinointiin liittyviin ja operatiivisiin kysymyksiin. 5. Sen vuoksi puheenjohtajavaltio ehdotti ajantasaistetusta EU:n sisäisen turvallisuuden tiedonhallintastrategiasta annettavia neuvoston päätelmiä, joissa otetaan huomioon tällä alalla viimeisten viiden vuoden aikana tehty työ. 6. Tietojenvaihto- ja tietosuojatyöryhmä tarkasteli ehdotusta ja hyväksyi ehdotuksen neuvoston päätelmiksi kokouksessaan 19. marraskuuta. UK:n valtuuskunta esitti tarkasteluvarauman. Varauma poistettiin 24. marraskuuta. 7. Pysyvien edustajien komiteaa pyydetään näin ollen suosittamaan, että neuvosto hyväksyisi liitteessä olevan ehdotuksen neuvoston päätelmiksi ajantasaistetusta EU:n sisäisen turvallisuuden tiedonhallintastrategiasta. 2 Asiak. 13032/14 JAI 663 DAPIX 111 CRIMORG 76 ENFOPOL 260. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 2 DG D 1C FI

LIITE EHDOTUS: NEUVOSTON PÄÄTELMÄT AJANTASAISTETUSTA EU:N SISÄISEN TURVALLISUUDEN TIEDONHALLINTASTRATEGIASTA EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka PALAUTTAA MIELEEN Haagin ohjelman vapauden, turvallisuuden ja oikeuden lujittamisesta Euroopan unionissa 3 ja erityisesti sen 2.1 kohdan, jossa kehotetaan parantamaan tietojenvaihtoa rikollisuuden torjumiseksi, vahvistetaan saatavuusperiaate rajatylittävän tietojenvaihdon osalta ja todetaan, että "tiedonvaihtomenetelmissä olisi hyödynnettävä kaikin puolin uutta teknologiaa, ja menetelmät olisi mukautettava kunkin tietolajin mukaisesti", Eurooppa-neuvoston toteamuksen Tukholman ohjelmassa, että tietojen hallintaa ja vaihtoa kehitettäessä on noudatettava johdonmukaisuutta ja yhdistämistä, ja neuvostolle osoitetun pyynnön hyväksyä ja panna täytäntöön EU:n tiedonhallintastrategia, joka käsittää käyttäjien tarpeisiin perustuvan kehittämisen, tehokkaan tietosuojajärjestelmän, tietotekniikkajärjestelmien yhteentoimivuuden ja eri välineiden järkiperäistämisen sekä kattavan koordinoinnin, lähentymisen ja johdonmukaisuuden, 26. 27. kesäkuuta 2014 kokoontuneen Eurooppa-neuvoston päätelmät 4 ja erityisesti niiden vapautta, turvallisuutta ja oikeutta käsitelleen I luvun, jossa todetaan, että "rikollisuutta ja terrorismia torjuessaan unionin olisi tuettava kansallisia viranomaisia ottamalla käyttöön kaikki oikeudellisen ja poliisiyhteistyön välineet ja tehostamalla Europolin ja Eurojustin koordinointitehtävää muun muassa parantamalla rajatylittävää tietojenvaihtoa rikosrekisteritiedot mukaan lukien", 3 4 Asiak. 16504/04 JAI 559. Asiak. EUCO 79/14 CO EUR 4 CONCL 2. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 3 LIITE DG D 1C FI

OTTAA HUOMIOON neuvoston päätelmät "Prüm-päätösten" täytäntöönpanon tehostamisesta määräajan 26. elokuuta 2011 jälkeen 5, neuvoston päätelmät neuvoston puitepäätöksen 2006/960/YOS ("ruotsalaisen puitepäätöksen") täytäntöönpanosta 6, neuvoston päätelmät rajatylittävän lainvalvontatietojen vaihdon edelleen tehostamisesta 7, eurooppalaisesta tiedonvaihtomallista 7. joulukuuta 2012 annetun Euroopan komission tiedonannon ja sitä koskevat neuvoston päätelmät 8 erityisesti sen tehtävän osalta, joka koskee keskustelun jatkamista olemassa olevien tiedonvaihtoprosessien automatisoimisesta tiedonhallintastrategian puitteissa, KOROSTAA, että tulevan uudistetun EU:n sisäisen turvallisuuden strategian strategista tavoitetta, joka koskee kokonaisvaltaisen ja johdonmukaisen toimintatavan lujittamista rajatylittävän rikollisuuden ja terrorismin torjunnassa erityisesti tietojen käytön, saatavuuden ja vaihdon avulla, tuetaan pyrkimällä lisäämään järjestelmien yhteentoimivuutta ja tehostamalla ja yksinkertaistamalla rajatylittävää lainvalvontatietojen vaihtoa varten olemassa olevia välineitä voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen, 5 6 7 8 Asiak. 17762/11 JAI 892 DAPIX 163 CRIMORG 233 ENFOPOL 441 ENFOCUSTOM 160. Asiak. 15277/11 JAI 714 DAPIX 129 CRIMORG 176 ENFOPOL 346 ENFOCUSTOM 115 COMIX 719. Asiak. 10333/12 JAI 356 DAPIX 65 CRIMORG 57 ENFOCUSTOM 43 ENFOPOL 147. Asiak. 9811/13 JAI 400 DAPIX 82 CRIMORG 76 ENFOCUSTOM 88 ENFOPOL 146. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 4 LIITE DG D 1C FI

OTTAA HUOMIOON, että neuvosto hyväksyi EU:n sisäisen turvallisuuden tiedonhallintastrategiasta annetut neuvoston päätelmät 9 pitäen lähtökohtana sitä, että strategiassa keskitytään pitkän aikavälin tavoitteisiin ja että sitä voitaisiin kehittää edelleen ja ajantasaistaa, minkä vuoksi sitä olisi tarkasteltava uudelleen vuoden 2014 loppuun mennessä, strategiaa on tähän mennessä täydennetty kolmella toimintaluettelolla, joiden toteutusaika on ollut 18 kuukautta ja joissa on määritelty konkreettiset tavoitteet, prosessit, eri toimijoiden tehtävät ja määräajat, strategian katsottiin olevan riittävän luotettava väline, ja se olisi vahvistettava uudelleen tarvittaessa päivitettynä, tiedonhallintastrategian toimintaluettelojen täytäntöönpanosta laaditussa toisessa väliraportissa 10 esitettyjen tavoitteiden ja tulosten mukaan strategian täytäntöönpanon jatkaminen edellyttää asianomaisten, niin kansallisen kuin EU:nkin tason toimijoiden vahvempaa sitoutumista ja keskittymistä käytännön tuloksiin sekä koordinointiin liittyviin ja operatiivisiin kysymyksiin, eu-lisa aloitti toimintansa 1. joulukuuta 2012 ja sen tavoitteena on tarjota toteuttamiskelpoisia pitkän aikavälin ratkaisuja laaja-alaisten tietotekniikkajärjestelmien hallinnoimiseksi ja kehittyä vähitellen asiantuntijakeskukseksi, rajatylittävä tietojenvaihto on lisääntynyt viime vuosina ja jäsenvaltiot odottavat tämän suuntauksen jatkuvan; tilannetta voidaan helpottaa käyttämällä tehokkaasti nykyaikaista teknologiaa, esimerkiksi automatisointia, sekä yksinkertaistamalla rutiineja ja työnkulkua, 9 10 Asiak. 16637/09 JAI 873 CATS 131 ASIM 137 JUSTCIV 249 JURINFO 145. Asiak. 13032/14 JAI 663 DAPIX 111 CRIMORG 76 ENFOPOL 260. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 5 LIITE DG D 1C FI

TOTEAA, että tietojen tehokas ja turvallinen rajatylittävä vaihto 11 on ennakkoedellytys sisäisen turvallisuuden tavoitteiden saavuttamiselle Euroopan unionissa, sisäiseen turvallisuuteen liittyvät tehtävät (toiminnallinen puoli) ovat jakautuneet useille viranomaisille riippuen kansallisista rakenteista, toimivaltuuksista ja oikeuspuitteista, ja tämä jako vaihtelee jäsenvaltiosta toiseen, eri alojen välinen tiedonhallinta varmistaa vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen kehittämisen edellyttämän monialaisen lähestymistavan, erityisesti mahdollisuuden tehostaa tiedonvaihtoa ja tiiviimpää yhteistyötä kaikkien asiaan kuuluvien osapuolten välillä rajatylittävän rikollisuuden torjumisen tehostamiseksi, rajatylittävän tietojenvaihdon hajanaisuudenosalta jäsenvaltiot ovat ilmaisseet useissa yhteyksissä pitävänsä parempana nykyisten välineiden ja järjestelyjen johdonmukaista ja yhtenäistä täytäntöönpanoa kuin uusien aloitteiden esittämistä, tämä johdonmukaisen ja tehokkaan rajatylittävän lähestymistavan tarve korostuu entisestään, kun otetaan huomioon kansalaisten lisääntyvä liikkuvuus, rikollisuuden ja näin ollen myös EU:n rikollisuuden vastaisten toimintapolitiikkojen lisääntyvä monimuotoisuus sekä EU:n ja jäsenvaltioiden pakko maksimoida resurssinsa, kansalaiset edellyttävät, että yksityisyyden suojaa ja toisaalta kansalaisten turvallisuuteen liittyviä odotuksia käsitellään asianmukaisen tasapainoisella tavalla, 11 Tässä yhteydessä tiedoilla tarkoitetaan kaikkia tietoja ja tiedustelutietoja, joita kansalliset toimivaltaiset viranomaiset tarvitsevat ja jotka ovat asiaan liittyvien sääntelypuitteiden nojalla niiden saatavilla, EU:n kansalaisten turvallisuuden parantamiseksi EU:n sisällä. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 6 LIITE DG D 1C FI

KOROSTAA, että strategian tavoitteena on tarjota ohjausta siihen, miten varmistetaan sellainen tietojen toimittaminen, jossa huomioidaan sekä käyttäjien tarpeet että yksilön oikeudet, strategian tavoitteena on määritellä tietotekniikan ammattimaisen, käyttäjien tarpeisiin perustuvan ja kustannustehokkaan kehittämisen ja hallinnoinnin ennakkoedellytykset, strategian tavoitteena on osoittaa tie kohti jäsenneltyä tietojenvaihtoa ja muodostaa perusta tehokkaammille päätöksentekoprosesseille ja hallintotavalle, PANEE TYYTYVÄISENÄ MERKILLE seuraavat toimet JA KANNUSTAA JATKAMAAN niitä: rajatylittävän tietojenvaihdon teknisiä menettelyjä koskeva työ ja erityisesti UMFtiedostomuodon (Universal Message Format) kehittämisessä saavutettu edistys jäsennellyn rajatylittävän tietojenvaihdon tehostamiseksi, UMF-tiedostomuodon kehittäminen yhtenä EU:n tietojenvaihdon arkkitehtuurin keskeisenä osatekijänä UMF 2 -hankkeen päätöskonferenssin päätelmien mukaisesti 12, käynnissä oleva työ, joka koskee järjestelmien yhteentoimivuutta ja niiden välisten synergiavaikutusten lisäämistä sekä tiedonvaihdon automatisointia, PÄÄTTÄÄ SEURAAVAA: Vahvistetaan uudelleen tiedonhallintastrategia ja jatketaan sen täytäntöönpanoa tavoitteena tukea, yksinkertaistaa ja helpottaa sen tiedon hallinnointia, joka a) perustuu seuraaviin periaatteisiin: 12 Asiak. 10158/14 JAI 69. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 7 LIITE DG D 1C FI

tiedonhallinta vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alalla on välttämätön väline EU:n sisäisen turvallisuuden parantamiseen ja sen kansalaisten suojelemiseen liittyvien tavoitteiden toteuttamiseksi, rajatylittävässä lainvalvontatietojen vaihdossa on löydettävä oikea tasapaino käyttäjien tarpeiden ja kansalaisten perusoikeuksien turvaamisen välillä, tiedonhallinnalle ja -vaihdolle asetettavien ensisijaisten tavoitteiden on vastattava poliittisia, toimintapoliittisia ja operatiivisia ensisijaisia tavoitteita sekä tuettava käyttäjien visiota siitä, miten edellä mainitut tavoitteet toteutetaan, tietosuoja, tietoturvallisuus ja tietojen laatu on aina otettava huomioon, tietotekniikan kehittämisen ja hallinnoinnin on oltava ammattimaista, käyttäjien tarpeisiin perustuvaa ja kustannustehokasta, tiedonhallinta määritellään toiminnalliselta kannalta eli se riippuu toteutettavasta tehtävästä eikä perustu toimivaltaan tai riipu organisaatiosta, tiedonhallinnassa on varmistettava vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen kehittämisen edellyttämä monialainen lähestymistapa, b) muodostuu seuraavista keskeisistä aloista, jotka on ryhmitelty seuraavien otsikoiden alle ja joista on tarkempi selvitys liitteessä: I. Tarpeet ja vaatimukset Kehittämisen ennakkoedellytyksenä arvioidaan tarpeet, vaatimukset ja lisäarvo Kehittäminen noudattaa sovittuja lainvalvonta-alan työnkulkurutiineja ja rikostiedustelumalleja Kehittäminen tukee sekä tietosuojavaatimuksia että lainvalvontaviranomaisten ja muiden käyttäjien tarpeita II. Yhteentoimivuus ja kustannustehokkuus Toimintaprosessien ja teknisten ratkaisujen yhteentoimivuus ja koordinointi varmistetaan Sääntönä on uudelleenkäyttö 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 8 LIITE DG D 1C FI

III. Päätöksenteko- ja kehittämisprosessit Jäsenvaltiot osallistuvat toimintaprosessiin heti alusta lähtien Jokaista prosessin osaa varten määritellään selvät vastuualueet; näin taataan osaaminen, laatu ja tehokkuus IV. Monialainen lähestymistapa Oikeus- ja sisäasioiden -alalla taataan monialainen koordinointi Ryhdytään tarvittaviin toimiin yksityiskohtaisten, määräajoiltaan realististen ja käytännön tuloksiin keskittyvien tulevien toimintasuunnitelmien kehittämiseksi ja päivittämiseksi tarpeen mukaan, jotta tämän strategian kokonaistavoitteet ja päämäärät voidaan toteuttaa. PYYTÄÄ tietojenvaihtoa ja tietotekniikan kehittämistä käsitteleviä neuvoston valmisteluelimiä jatkamaan strategian täytäntöönpanoa, EU-virkamiehiä sekä jäsenvaltioiden edustajia ja asiantuntijoita EU:n eri elimissä ja virastoissa huomioimaan strategian työssään valmistellessaan päätöksiä, mukaan lukien tiedonvaihdosta kahdenvälisellä tai alueellisella tasolla ja kolmansien maiden tai organisaatioiden kanssa, sekä valmistellessaan ja toteuttaessaan ohjelmia ja hankkeita tietojenvaihdon ja tietotekniikan kehittämisen aloilla, jäsenvaltioita tukemaan EU:n tason yhteisiä pyrkimyksiä omaksumalla strategia kansallisella tasolla toimivaltaisten viranomaisten toimintapolitiikasta vastaavien henkilöiden ja muiden päättäjien suuntaviivaksi käsiteltäessä kansainväliseen tietojenvaihtoon ja tietotekniikan kehittämiseen liittyviä tai niiden vaikutuspiiriin kuuluvia kysymyksiä (mukaan lukien kansallisissa kysymyksissä sekä suhteissa kolmansiin valtioihin ja organisaatioihin), komissiota soveltamaan näissä päätelmissä sovittua menetelmää kehittäessään eurooppalaista tiedonvaihtomalliaan ja huolehtimaan riittävästä rahoituksesta toimille, jotka ovat tarpeen tämän strategian täytäntöönpanon jatkamiseksi, komissiota tarkastelemaan mahdollisuutta yhdenmukaistaa ja tehostaa nykyistä lainvalvontatietojen vaihtoa käsittelevää lainsäädäntöä. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 9 LIITE DG D 1C FI

LIITTEEN LIITE I TARPEET JA VAATIMUKSET 1. Kehittämisen ennakkoedellytyksenä arvioidaan tarpeet, vaatimukset ja lisäarvo Tämän painopisteen mukaan ennen uuden tietojenvaihdon aloittamista on arvioitava lisäarvo. Siitä heijastuu myös visio, että tiedon saatavuus pohjautuu tarkoitukseen, välttämättömyyteen ja oikeasuhteisuuteen. On arvioitava kyseessä olevan yhteistyön käyttäjien tarpeet sekä käyttäjien ja oikeudelliset vaatimukset, mukaan lukien ratkaisujen käyttötavat ja hyöty todellisen operatiivisen yhteistyön ja työskentelymenetelmien tehostamisessa. Näin ollen kehittäminen perustuu asianomaisten viranomaisten tarpeisiin ja vaatimuksiin. Hyödyllisyyden arvioiminen (mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysi) auttaa myös asettamaan kehittämisen ensisijaiset tavoitteet. Näin ollen kun asialistalle otetaan tietojenvaihtoon tai teknisiin ratkaisuihin liittyviä aloitteita, eri alojen loppukäyttäjien ja johtotason on osallistuttava asian käsittelyyn. Aloitteen tärkeyttä ja arvoa on mahdotonta arvioida ilman heidän tukeaan. Heidän osallistumisensa on myös tärkeää selvennettäessä tietosuojan ja käyttäjien tarpeiden välinen tasapaino; teknisiä ratkaisuja koskevat ideat ja keskustelut on alistettava tarpeiden ja vaatimusten analysoinnille; lainsäädäntövälineitä ja/tai teknisten ratkaisujen ennakkotutkimuksia koskevaa työtä ei tulisi aloittaa ennen käyttäjien tarpeiden määrittelemistä ja dokumentointia; kaikkien tiedonvaihdon alan aloitteiden on perustuttava EU:n tason ja jäsenvaltioiden olemassa olevien ratkaisujen perusteelliseen analyysiin, tarpeiden, vaatimusten ja lisäarvon määrittelyyn sekä uuden aloitteen oikeudellisten, teknisten ja taloudellisten vaikutusten arviointiin; olisi laadittava selkeät arviointikriteerit ja niitä tukevat systemaattiset arviointiohjelmat; esimerkiksi tiettyjen tietolajien kehittämisen hyödyllisyyden arvioinnin tulisi perustua strategiseen priorisointiprosessiin. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 10 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

2. Kehittäminen noudattaa sovittuja työnkulkurutiineja ja rikostiedustelumalleja Tietojenvaihdon parantaminen riippuu merkittävästi tietotekniikkaratkaisujen tarjoamasta tuesta. Tietojenvaihtoa tukeakseen tietotekniikan on tuettava kansainvälisen lainvalvontayhteistyön työnkulkua. Työnkulun on mahdollistettava tietojen ja rikostiedustelutietojen nopea, tehokas, käyttäjäystävällinen ja kustannustehokas vaihtaminen. Työnkulku on tämän vuoksi kuvailtava, ja sen on oltava tiedossa ja saatavilla. Työnkulun on oltava erottamaton osa järjestelmien kehittämisja hankintatyötä. Näin kehittämistä on helpompi hallinnoida ja dokumentoida, ja sitä ohjaavat kansainvälisen lainvalvontayhteistyön tarpeet. Näin ollen nykyisen yhteisiä vaatimuksia koskevan vision työstämistä olisi täydennettävä yhdessä kansallisten viranomaisten kanssa ja niiden toimesta toteutettavilla aineellisten vaatimusten analyyseilla; "tietokartan" avulla on tarkoitus pitää jatkuvasti yllä tilannekuvaa kansainvälisen yhteistyön työnkulusta ja siihen liittyvistä tietovirroista, jotta tämän perusteella voidaan määritellä, miltä osin vuorovaikutusta on yhdenmukaistettava. 3. Kehittäminen tukee sekä tietosuojavaatimuksia että lainvalvontaviranomaisten ja muiden käyttäjien tarpeita EU:n sisäisen turvallisuuden takaamiseen tähtäävä yhteistyö vaatii paljon tietosuojalta ja tietoturvallisuudelta. Yksityisyyden suoja ja käyttäjien turva on varmistettava huolehtien samalla käyttäjien tarpeista tietojen käytön ja vaihdon alalla. Korkea turvallisuustaso suojaa käyttäjien etuja sekä kansalaisten yksityiselämää vähentämättä tiedon saatavuutta, joten tarvittaessa nykyisen lainsäädännön salliessa valtuutetut käyttäjät saavat käyttöönsä oikeat tiedot jäljitettävällä tavalla. Asiaa helpottavat uuden teknologian asianmukainen käyttö ja myös toimintaprosessien mukauttaminen sekä tietosuojan täytäntöönpanotoimenpiteet. Toimivaltaisten viranomaisten keskinäinen luottamus näillä aloilla on tärkeä askel kohti tietojenvaihdon muuttumista oletusarvoksi. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 11 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

Näin ollen henkilötietosuojaa ja turvallisuusstandardeja koskevia oikeudellisia vaatimuksia on arvioitava yhdessä tietojenkäyttöön ja -vaihtoon liittyvien toiminnallisten tarpeiden kanssa, jotta varmistetaan oikeantasoiset toiminnalliset ja tekniset standardit tietojenvaihtoa ja IT-järjestelmiä varten; tietojenkeruu on kohdennettava hyvin yksityisyyden suojaamiseksi sekä toimivaltaisille viranomaisille toimitettavien turhien tietojen välttämiseksi ja viestinnän tehokkaan valvonnan edistämiseksi; tietoturvallisuus on tietosuojan ennakkoedellytys, ja se on taattava niin organisatorisin kuin teknisin keinoin; sovellusten ja tukivälineiden kaltaiset välineet on rationalisoitava toimivaltaisten viranomaisten ja loppukäyttäjien työn yksinkertaistamiseksi, tämä minimoi vahingon vaaran, ja samoin vaikuttaa myös saatavilla olevia välineitä ja niiden käyttöä koskeva koulutus; tarkoituksenmukaisilla tietosuojan täytäntöönpanotoimenpiteillä on huolehdittava tehokkaista ja säännöllisistä toimintatarkastuksista ja varmistettava, että asianmukaisia seuraamuksia sovelletaan tehokkaasti rikkomustapauksissa; on kehitettävä systemaattisia arviointi- ja seurantamekanismeja tietosuojatoimien laadun ja tehokkuuden arvioimiseksi. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 12 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

II YHTEENTOIMIVUUS JA KUSTANNUSTEHOKKUUS 4. Toimintaprosessien ja teknisten ratkaisujen yhteentoimivuus ja koordinointi varmistetaan Yhteentoimivuus vaikuttaa useilla tasoilla, esimerkiksi oikeudellisella, semanttisella, toiminnallisella ja teknisellä tasolla. Yhteentoimivuus on tehokkaan tietojenvaihdon ennakkoedellytys ja apuneuvo. Yhteentoimivat ratkaisut ja suoritteet perustuvat käyttäjien tarpeista ja vaatimuksista alkunsa saaneihin aloitteisiin ja ehdotuksiin. Teknisesti tietotekniikan ratkaisuissa ja niiden komponenteissa olisi noudatettava yhteisesti vahvistettuja standardeja ja periaatteita. Teknisten standardiratkaisujen määrä olisi pidettävä mahdollisimman pienenä. Niiden käyttämisen ansiosta ratkaisujen kehittäminen ja hallinta johdonmukaistuu. Tämä tukee myös järjestelmien ja tietojenvaihdon yhteentoimivuutta ja koordinointia. Näin olemassa olevia ratkaisuja käytetään paremmin ja enemmän, ja tietotekniikkajärjestelmät tukevat yhä laajempia työskentelyn osia. Tarve tallentaa tietoja ja kirjautua kahteen kertaan vähenee, ja tietotekniikkajärjestelmien tuki muuttuu käyttäjäystävällisemmäksi. Yhteisesti sovittuja standardeja soveltamalla tiedonvaihdon tukemiseen voi osallistua usea toimittaja vain muutaman sijasta, joten riippuvuus erityistoimittajista jää mahdollisimman vähäiseksi. Tämä vähentää myös pitkällä aikavälillä jäsenvaltioiden mukauttamiskustannuksia. Näin ollen "tietokartan" tulisi sisältää tietojenvaihtoa koskevaa EU:n ja jäsenvaltioiden oikeustilannetta vertaileva yleiskatsaus; olisi sovellettava [ehdotettua] eurooppalaista yhteentoimivuusstrategiaa; on käytettävä olemassa olevia, yhteisesti sovittuja valtuutus- ja/tai standardointitoimintoja; olisi kartoitettava integroinnin helpottajat, kuten standarditekniikat ja -valmiudet, jotka on suunniteltu varmistamaan turvallisuus, skaalattavuus ja suoritusteho; olisi koordinoitava tietosuojan täytäntöönpanotoimet sekä EU:n tasolla että kansallisella tasolla ja myös näiden tasojen välillä. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 13 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

5. Sääntönä on uudelleenkäyttö Kehittäminen on kallista ja edellyttää huomattavia investointeja sekä lisäksi pitkän aikavälin hallinta-, ylläpito- ja tukikustannuksia. Tavallisesti vain pieni osa kokonaiskustannuksista käytetään kehittämisvaiheeseen. Tässä ei ole kyse ainoastaan tekniikan kehittämisestä, vaan myös siitä, että ei luoda uusia oikeusperustoja tai käytännön järjestelyjä, kun voidaan käyttää tai laajentaa olemassa olevia. Näin ollen kestävien ratkaisujen jakaminen ja uudelleenkäyttö on asetettava etusijalle kehittämisessä ja teknisissä parannuksissa. Uudelleenkäytöllä voidaan välttää rinnakkaisia ratkaisuja ja kehittää edelleen nykyisiä välineitä ja järjestelmiä sekä niiden integrointia ja käyttökelpoisuutta. Näin tehdyt investoinnit maksimoidaan ja uusien investointien tarve vähenee. Kehittämiseen tarvittu aikaa vähenee sen mukaan, mitä enemmän komponentteja on saatavilla. Tehokas uudelleenkäyttö edellyttää "tietokarttaa", joka sisältää yhteenvedon olemassa olevista tietovirroista, toiminnoista ja komponenteista. Onnistuneiden ratkaisujen tehokas (uudelleen)käyttö edellyttää myös jatkuvaa arviointia ja seurantamekanismia sen arvioimiseksi, miten tietojenvaihto toimii. Näin ollen "tietokartan" olisi sisällettävä tietovirrat, toiminnot ja komponentit; on otettava käyttöön pragmaattinen, tarkoituksenmukainen ja resurssitehokas arviointimekanismi. Sen tulisi perustua tavoitteisiin eikä toimivaltaan; eikä sitä pitäisi rajoittaa tiettyihin (oikeudellisiin) välineisiin, ja lisäksi olisi varmistettava, että arviointikokemukset voidaan hyödyntää; toimien vaikutusten arvioimista varten EU:n on otettava käyttöön välineet, joiden avulla voidaan mitata paitsi rikollisen toiminnan laajuutta myös EU:n toimien vaikutusta rikollisuuden torjuntaan; olisi kehitettävä kestävien ratkaisujen vaihdon ja uudelleenkäytön malli ottaen huomioon sekä EU:n sisäiset että kolmansien maiden käytännöt; tietojenvaihdossa nykyisin käytössä olevien välineiden kriittisessä arvioinnissa tulisi arvioida niiden tehokkuutta järkiperäistämisen mahdollistamiseksi ja joka tapauksessa ennen uusien välineiden kehittämistä. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 14 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

III PÄÄTÖKSENTEKO- JA KEHITTÄMISPROSESSIT 6. Jäsenvaltiot osallistuvat toimintaprosessiin heti alusta lähtien Yhteistyötä, tietojenvaihtoa ja tietotekniikan kehitystä koskevilla EU-tason päätöksillä on sekä lyhyestä että elämänkaaren kattavasta näkökulmasta huomattava vaikutus jäsenvaltioiden toimintaprosesseihin, rakenteisiin, investointeihin ja talousarvioihin. Täysin toimiva lopputulos edellyttää tiivistä kansallisen tason koordinointia sekä vastavuoroisuutta ja vuorovaikutusta kansallisen tason ja EU:n tason välillä. Työnkulkurutiinien kansallisesta täytäntöönpanosta vastaavien jäsenvaltioiden viranomaisten on osallistuttava alusta lähtien prosessien kehittämiseen Euroopan tasolla. Jotta osallistuminen olisi täysipainoista, jäsenvaltioiden olisi keskityttävä omaan toiminnalliseen ja tekniseen yhteensopivuuteensa ja luotava omat kehittämisprosessinsa. Näin ollen kansallisten ja EU:n tiedonhallintastrategioiden on oltava keskenään yhteensopivia; loppukäyttäjien ja keskeisten sidosryhmien olisi osallistuttava sekä kansallisella tasolla että EU:n tasolla; jäsenvaltioiden viranomaisten on määriteltävä ja kehitettävä omat kehittämisprosessinsa. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 15 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

7. Osaaminen, laatu ja tehokkuus varmistetaan määrittämällä jokaista prosessin osaa varten selvät vastuualueet Jotta kehittämisprosessia voitaisiin ohjata paremmin, prosessiin osallistuvien tekijöiden tehtävät ja vastuualueet on määriteltävä. Erityisasiantuntemusta tarvitaan eri aloilla, esimerkiksi toiminnallisessa ja teknisessä arkkitehtuurissa, menetelmissä ja malleissa, hallinnoinnissa, rahoituksessa ja valvonnassa. (Teknisiä) ratkaisuja koskevat keskustelut on käytävä oikealla teknisen ja arkkitehtuurisen asiantuntemuksen tasolla. Hallinnointi- ja poliittisen tason päätöksissä on käsiteltävä kyseiselle tasolle kuuluvia ongelmia. Tämä tarkoittaa, että tehtävät on eriteltävä, vastuut määriteltävä ja rakenteet luotava, jotta varmistetaan kaikkien asiaankuuluvien osapuolten osallistuminen oikealla tasolla ja prosessin oikeassa vaiheessa. Samalla on varmistettava myös yleinen koordinointi ja johdonmukaisuus. Näin ollen on eriteltävä ja organisoitava eri tasojen tehtävät ja toimivalta (muun muassa jo toimivien tai suunnitteilla olevien kansallisten viranomaisten sekä EU:n toimielinten, muiden elinten ja virastojen sisällä); on eriteltävä ja/tai luotava toiminnot, joilla valmistellaan tietojenhallintaa ja tietotekniikan kehittämistä koskevat strategiset päätökset; on varmistettava toiminnot, jotka koskevat (toiminnallisten ja teknisten) ratkaisujen hallinnointia, edelleen kehittämistä ja arviointia. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 16 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

IV MONIALAINEN LÄHESTYMISTAPA 8. Taataan monialainen koordinointi Nykyisen tiedonhallintastrategian tavoitteena on tukea, yksinkertaistaa ja helpottaa sen tiedon hallinnointia, joka on välttämätöntä toimivaltaisille viranomaisille EU:n sisäisen turvallisuuden takaamiseksi. Käytännössä asianomaisia viranomaisia ovat lähinnä lainvalvontaviranomaiset ja rikosasioita käsittelevät oikeusviranomaiset, mutta tietojenvaihto on tarpeen myös muiden viranomaisten ja lähteiden kanssa. Tietojenhallintastrategiassa tunnistetaan ja otetaan huomioon tämä monialainen lähestymistapa edellä mainittujen tavoitteiden saavuttamiseksi sekä tietojen siirron ja uudelleenkäytön helpottamiseksi riippumatta siitä, minkä tahon hallussa tieto on. Uusi teknologia mahdollistaa saatavuuden halutun tason, mikä puolestaan voi vähentää häiriöitä ja manuaalista uudelleenkirjautumista sekä parantaa tietojen laatua. Sama teknologia mahdollistaa tietosuojatason säilyttämisen ja kohottamisen, tietoturvallisuus mukaan lukien. Strategian tavoitteena on helpottaa asianomaisten viranomaisten välisen tiedonvaihdon toimintoja ja tekniikkaa, jos ja kun vaihdosta on lainsäädännössä määrätty. Näin ollen strategiassa peräänkuulutetaan ja tarjotaan tapoja varmistaa yhteentoimivuus. Itse strategialla ei luoda linkkejä eri tietokantojen välille tai määrätä tietyntyyppisestä tiedonvaihdosta, mutta sillä varmistetaan, että operatiivisten vaatimusten ja oikeusperustan löytyessä etsitään yksinkertaisin, helpoimmin jäljitettävä ja kustannustehokkain ratkaisu. Tämä tarkoittaa, että yhteentoimivuuden saavuttamiseksi toteutettavat toimet edellyttävät kaikkien asiaan kuuluvien viranomaisten ja organisaatioiden on toimittava yhdessä. Mitä viranomaisia ja organisaatioita tämä koskee, riippuu tarpeesta, johon vastataan. Tässä strategiassa esitetyllä metodologialla ja erityisesti keskeisillä aloilla 1, 2 ja 3 varmistetaan, että yhteentoimivuus on taattu EU:n sisäisestä turvallisuudesta suoraan vastaavien ja muidenkin viranomaisten välillä aina kun se on tarpeen ja oikeasuhteista, mutta myös se, että yhteentoimivuus rajoittuu näihin tapauksiin. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 17 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI

Näin ollen toimivaltakysymykset (eri kansallisten rakenteiden vastavuoroinen tunnustaminen) eivät saa estää tietojenvaihtoa; tietotekniikan tuen ja standardoinnin (mukaan lukien arkkitehtuuria koskevat periaatteet sekä tietomallit) on oltava mahdollisimman horisontaalisia ja perustuttava yhteisiin periaatteisiin ja koordinointiin; olisi koordinoitava tietoturvan täytäntöönpanotoimet EU:n ja kansallisen tason välillä; tämän monialaisen lähestymistavan yhteydessä olisi otettava huomioon järjestelmien välinen vaikutustenarviointi. 15701/1/14 REV 1 rir/ip/ts 18 LIITTEEN LIITE DG D 1C FI