VALTIOVARAINMINISTERIÖ PÖYTÄKIRJA Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Johanna Silvola 18.12.2006 Valtipa valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto YHTEISTYÖVERKOSTON KOKOUS Aika 12.12.2006, klo 9 11 Paikka Läsnä PLM, Eteläinen Makasiinikatu 8, kokoushuone Neuvosto Pakanen Aulikki PLM pj. Herna Manu SM Hietanen Aki OM Kaira Hiekkavuo Tarja OPM Koskimies Päivikki TM Kuittinen Pekka VNK Niemi Anne LVM Paloposki Jyrki UM Peltonen Irja VM Piiroinen Sanna MMM Rintamäki Vesa YM Tuomi Kyrö Eeva Liisa OKV Silvola Johanna VM/VNTHY siht. Vierailevat asiantuntijat: Kartano Pauli Valtion IT johtamisyksikkö/vm Salmenkivi Toini Valtion IT johtamisyksikkö/vm 1 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen ja hyväksyi esityslistan. 2 Edellisen (7.11.2006) kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin 3 Dokumentinhallinta ja arkistointi hankkeen tilanne Projektipäällikkö Toini Salmenkivi Valtion IT johtamisyksiköstä kertoi dokumentinhallinta ja arkistoin hankkeen tilanteen (liite 1.) Sovittiin, että Valtipan sähköpostijakelua käytetään tarvittaessa esimerkiksi jos hankkeen työpajoihin tarvitaan lisää osallistujia. Koska MAHTI hanke valmistelee kilpailutusta ja halutaan säilyttää kaikkien toimittajien mahdollisuus osallistua kilpailutukseen, toivotaan työpajoihin mukaan muita ministeriöitä kuin MAHTI hankkeeseen kuuluvia siihen saakka kunnes tarjouspyynnöt ovat lähteneet. id 1 2 3 VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001 4 valtiovarainministerio@vm.fi http://www.vm.fi Y tunnus 0245439 9
2 (5) 4 Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman tilanne 5 Valtipan ensi vuoden yhteishankkeet Dokumentinhallinta ja arkistointi hankkeen tilannekatsauksesta pidetään muutama tiedotustilaisuus kevään aikana. Tilaisuuksista tiedotetaan erikseen. Projektipäällikkö Pauli Kartano Valtion IT johtamisyksiköstä kertoi Yhteentoimivuuden kehittämisohjelman tilanteesta (liite 2.). Hankkeen viite tai seurantaryhmään voi ilmoittautua suoraan Paulin kautta. Ryhmiin kuuluvia käytetään mm. kommentoinnissa ja he saavat tunnukset hankkeen työryhmäsivustolle. Sähke normin vaikutukset ministeriöiden AMS:iin Hyväksyttiin hanke Valtipan ensi vuoden yhteishankkeeksi. Asiakirjahallinnon ryhmän ehdotuksesta päätettiin jakaa yhteishanke kahteen kokonaisuuteen: 1. Ykkösvaiheessa, ja melko nopealla tahdilla, käydään läpi uudistetun AMS ohjeen ja SÄHKE määrityksen vaikutukset ja niiden aiheuttamat muutostarpeet pääsääntöisesti paperimaailmaa varten laadituille AMS:lle. 2. Kakkosvaihe koostuu esiinnousseiden muutostarpeiden jatkotyöstämisestä. Työstön kohteeksi nostetaan sellaiset kokonaisuudet, joiden yhdessä selvittämisestä katsotaan saatavan synergiaetuja. Tämä tarkoittaa asiakirjahallinnon ryhmän mukaan sitä, että kaikki ei ryhmän käsityksen mukaan ole yhdenmukaistettavissa (= sisältö/substanssi), mutta ne kohdat, jotka on järkevää tehdä yhdessä, pohditaan kakkosvaiheessa yhdessä. Hankkeen toteuttamista varten päätettiin muodostaa pienryhmä, joka on koostumukseltaan sekaryhmä eli ryhmää muodostuisi sekä sellaisista ministeriöistä, joilla jo on sähköinen asianhallintajärjestelmä käytössä sekä sellaisista, joilla sähköinen asianhallintajärjestelmä on kehitteillä. Asiakirjahallinnon ryhmä toimii pienryhmän ohjausryhmänä ja päättää pienryhmän kokoonpanon muodostamisesta. Valtioneuvoston tehtäväluokituksen soveltamisohjeen laatiminen Valtipa päätti jättää asian päätöksen Asiakirjahallinnon ryhmän ehdotuksen mukaisesti seuraavaan kokoukseen. Asiakirjahallinnon ryhmä totesi JHS tehtäväluokitushankkeen esityksen olevan lausuntokierroksella 21.12.2006 saakka. Tutustuttuaan paremmin lausuntopyyntöön asiakirjahallinnon ryhmälle muodostuu kokonaisvaltaisempi käsitys siitä, mitä toimenpiteitä valtioneuvostotasoisen tehtäväluokituksen tulisi sisältää. Yhtenäiset metatiedot ja rakenteet Hankkeen tavoitteena on edistää tiedon sujuvaa kulkua ja tietovarastojen hallittua yhteiskäyttöisyyttä valtioneuvostossa.
1. Hankkeen ensivaiheessa selvitetään ja valitaan yhtenäistettävät metatiedot, metatietokoodistot ja tietorakenteet valtioneuvoston yhteisissä järjestelmissä. 2. Toisessa vaiheessa laaditaan toimintaohjelma 3 (5) 3. Kolmannessa vaiheessa laaditaan ehdotus metatietojärjestelmän toteutussuunnitelmaksi. Tarkempi projektisuunnitelma kierrätetään Valtipalla, kun se saadaan tehtyä. VNTHY on antanut vihreää valoa hankkeeseen palkattavalle projektipäällikölle. Hanketta varten muodostetaan pienryhmä, jota täydennetään eri alan asiantuntijoilla tarpeen mukaan. Valtipa päätti hyväksyä hankkeen ensi vuoden yhteishankkeeksi. Valtipan vuoden 2007 yhteishankkeet tilanne: Hyväksytty: Sähke normin vaikutukset ministeriöiden AMS:iin Yhtenäiset metatiedot ja rakenteet hanke Tarkastellaan uudelleen tammikuun kokouksessa: Valtioneuvoston tehtäväluokituksen soveltamisohjeen laatiminen 6 Valtioneuvoston puitesopimus Kansallisarkiston kanssa tilanne Valtipan viime kokouksessa valtuutettiin koordinaattori muodostamaan hankeryhmän. Koordinaattori vei asian asiakirjahallinnon ryhmän kokoukseen. Asiakirjahallinnon ryhmä selvitti hankkeen toteuttamistapaa valtioneuvoston kanslian kanssa ja selvityksen jälkeen ehdottaa, että puitesopimuksen tekeminen kytkettäisiin Valtioneuvoston kanslian hankkeen osaksi. Kansallisarkisto on ehdottanut valtioneuvoston arkiston siirtymistä osaksi Kansallisarkistoa v. 2009 alusta lukien. Valtioneuvoston kanslian hanke tulisi sisältämään: 1. Valtioneuvoston kanslian ja Kansallisarkiston väliset neuvottelut valtioneuvoston arkiston siirrosta 2. Valtioneuvoston Kansallisarkistolta ostamia palveluita koskeva puitesopimus Puitesopimuksen osalta Asiakirjahallinnon ryhmä toimisi ohjausryhmänä. Valtipa kannatti ehdotusta ja hyväksyi sen. 7 Muut asiat
4 (5) Troikasta vetäytyy vuoden vaihteesta Päivi Tommila KTM:stä. Kiitos Päiville arvokkaasta työstä! Troikkaan tulee uutena keväällä Aki Hietanen OM:stä. Valtipa kiitti väistyvää puheenjohtajaa Aulikki Pakasta PLM kukkasin. Aulikki jatkaa troikassa keväällä. Troikan puheenjohtajana toimii vuoden vaihteen jälkeen Jyrki Paloposki UM. Todettiin troikan tulevat jäsenet: syksyllä 2007 mukaan tulee Kansallisarkiston edustaja ja keväällä 2008 Ympäristöministeriön edustaja. Asiakirjahallinnollisten ryhmien yhteistilaisuuteen 9.11.2006 käsitteistä osallistuin noin 30 kiinnostunutta. Vn asiasanastotyöryhmän järjestämään tilaisuuteen Julkaisujen asiasanoittaminen pidettiin 22.11.2006. Tilaisuuteen ilmoittautui 34 kiinnostunutta. Vn asiasanastotyöryhmä aikoo pitää vastaavia tilaisuuksia keväisin ja syksyisin. Aineisto löytyy Senaattorista. Tilaisuudessa perustetun julkaisuvastaavien verkoston ensimmäistä tapaamista (14.2.2007) valmistelevat: julkaisukoordinaattori Kaija Hirvi / OM, julkaisusuunnittelija Mervi Pyykkönen / STM ja julkaisusihteeri, graafinen suunnittelija Minna Westerlund / VNK. FinELib:iin mennyt ehdotus Valtipan edustajan nimeämiseksi kansallisen elektronisen kirjaston ohjausryhmään on ilmeisesti käsittelyssä. Senaattorin uudistamishanketta ollaan käynnistämässä. Projekti kestää noin 1 1,5 vuotta. Ohjausryhmää ollaan muodostamassa. Valtipan kanssa tehdään yhteistyötä. VNK:n ohjelmajohtamisen tietotuen kehittämishankkeessa suunnitellaan tällä hetkellä, miten seuraavan hallituksen politiikkaohjelmia tuetaan. SM:ssä on koko henkilökunta koulutettu tietoturvaan ja asiakirjahallintoon. Manu Herna lähettää koulutusaineistoa. Todettiin, että Valtipa ei järjestä yhteistä Eduskunnan kotisivujen koulutustilaisuutta. Monet ministeriöt ovat järjestäneet omia koulutustilaisuuksiaan ja Eduskunnassa järjestetään koulutusta. Projektipäällikkö Vesa Liikanen palaa SM:stä VNK:hon 1.3.2007. Projektipäällikkö Markku Kraft STM:stä siirtyy vastaavasti SM:n jatkamaan hankkeessa. Informaatikko Leena Lehtovuori VM palaa hoitovapaalta 1.1.2007. Arja Vänskä aloittaa kirjastotehtävissä 1.1.2007 SM:ssä. Maija Jussilaisen virkavapautta on jatkettu 30.6.07 saakka. Johanna Silvola jatkaa tehtävässä.
Eduskunnan jouluglögit tarjotaan 12.12.06 kaikki valtipalaiset ovat tervetulleita! 5 (5) 8 Ilmoitusasiat http://www.aiimexpo.com/aiimexpo2007/v42/index.cvn AIIMExpo Enterprise document and Content Management Systems (ECM) Conference Seminar and Expo 16. 19.4.2007, Boston USA. PLM on kiinnostunut konferenssista ja toivoo, että muut kiinnostuneet ottavat asian tiimoilta yhteyttä Aulikki Pakaseen. 9 Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään iltapäivällä 16.1.2007 UM:ssä. 10 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti kuluneesta syksystä ja päätti kokouksen. Johanna Silvola