LUETTELOINTIOPAS Versio 2.0 Linnea2-luettelointityöryhmä
Sisällysluettelo 1. Luettelointi. 1 1.1 Luetteloinnin käyttöliittymä.. 1 1.1.1 Työkalupalkit.. 1 1.1.2 Ruudut. 3 1.2 Työskentely ilman hiirtä.. 4 1.3 Luettelointiprosessi.. 5 1.4 Tietuetyypit. 5 1.5 Salasanat ja oikeudet. 6 2. Kotikirjasto.. 6 2.1 Luo yhteys kotikirjastoon 6 3. Tietueiden luominen... 7 3.1 Avaa uusi tietue.. 7 3.2 Avaa tallennusalusta. 8 3.3 Kopioi avaamaton tietue omasta työtiedostosta 9 3.4 Kopioi avoinna oleva tietue.. 10 4. Tietueen muokkaus 11 4.1 Liikkuminen tietueessa.. 11 4.2 Kenttien muokkaus... 12 4.3 Muokkaustoiminnot 12 4.3.1 Näppäinyhdistelmät. 12 4.4 ALEPHin näppäimistö 23 4.5 Tietueen tulostus... 24 4.6 Näytöt.. 24 4.6.1 Koko näyttö. 24 4.6.2 Jaettu näyttö.. 24 4.6.3 Näytä tietue OPACissa.. 25 4.7 Tietueiden sulkeminen 26 5. Hakuotsikot (Headings) ja toiminnot... 26 5.1 Oman tietokannan hakuotsikot.. 27 5.1.1 Expand-painike. 28 5.1.2 View Docs painike 28 5.2 Muun tietokannan kenttien hakuotsikot.. 29 5.3 Oman tietokannan osakenttien hakuotsikot.. 29 5.4 Muun tietokannan osakenttien hakuotsikot. 30 5.5 URL-selaus.... 30 6. Tietueiden tallennus... 32 6.1 Tietueiden tallennus omalle työasemalle. 32 6.2 Kaikkien tietueiden tallennus omalle työasemalle 32 6.3 Tallennus palvelimelle ja omalle työasemalle.. 32 7. Tietueiden avaaminen.... 35 7.1 Tietueen avaaminen työtiedostosta 35 7.2 Tietueen haku tietokannasta.... 35 7.3 Tietueen haku hakuvälilehden kautta.. 36 8. Tietueiden lukitseminen.... 36
8.1 Vaikutus muihin käyttäjiin... 37 8.2 Tietueiden vapauttaminen..... 38 8.3 Automaattinen vapauttaminen.. 38 9. Tietueiden poistaminen.... 38 9.1 NEW*-tietueiden poistaminen omalta työasemalta.... 39 9.2 Tietueen poistaminen omalta työasemalta... 39 9.3 Tietueen poistaminen tietokannasta. 40 10. Tallennusalustan luominen 40 10.1 Paikalliset tallennusalustat.. 40 10.2 Palvelimella olevat tallennusalustat 41 11. Tietueiden poiminta toisesta tietokannasta 41
1 1 Luettelointi ALEPH-luettelointiclientissä voit luoda uusia tietueita sekä editoida ja poistaa jo olemassa olevia tietueita. Tämä yleiskuvaus sisältää seuraavat kohdat: Offline-luettelointi Salasanat ja oikeudet Luettelointiprosessi Tietuetyypit Työskentely ilman hiirtä 1.1 Luetteloinnin käyttöliittymä Esimerkki luettelointikäyttöliittymän näytöstä: 1.1.1 Työkalupalkit Title bar (Otsikkopalkki) Näyttää ohjelman nimen, sen version, tietokannan, palvelimen sekä käyttäjän tunnuksen. Menu bar (Toimintopalkki)
2 Cataloging bar (Luettelointipalkki) Luettelointipalkki näyttää lyhyet tiedot muokattavana olevasta tietueesta, kuten tietueen tyyppi, systeeminumero ja nimeke: Hae tietue tietokannasta laittamalla tietueen systeeminumero (BIB-ID) hakulokeroon, klikkaa nuolta tai paina Enter. Open Template (Avaa tallennusalusta) Klikkaa kuvaketta ja valitse esitäytetty tallennusalusta uuden tietueen luontia varten. Overview Tree (Tietuehierarkia) Saat näkyviin toisiinsa liittyvät tietueet. Split Editor Mode (Jaa näyttö kahteen) Voit katsoa ja/tai editoida kahta tietuetta samanaikaisesti. Full Screen (Kokonäyttö) Voit suurentaa avoinna olevan tietueen näyttöä. Yksi klikkaus hävittää alla olevan ruudun, kaksi myös sivulla olevat ruudut. Kolmas palaa oletusnäyttöön. Save on Server and Local Drive (Tallennus palvelimelle ja työasemalle) Tallenna tietue tietokantaan. Tietue tallentuu samalla myös omalle työasemallesi. Check Record (Tietueen oikeellisuustarkastus) Tarkista avoinna olevan tietueen oikeellisuus. Activate Keyboard (Aktivoi näppäimistö erikoismerkkien tallentamista varten) Saat käyttöön vieraat merkistöt, joita ei ole integroitu standardinäppäimistöön. View in Search (Hae tietokannasta) Voit tehdä uuden haun tietokannasta.
3 Open Acquisitions Record (Avaa hankintatietue, ei käytössä) Saat näkyviin tilaustiedot. Close Record (Suje tietue) / Close All Records Sulje avoinna oleva tietue / Sulje kaikki avoinna olevat tietueet. Nidepalkki (Item bar) EI KÄYTÖSSÄ 1.1.2 Ruudut Navigointiruutu (Navigation Pane) Sisältää seuraavat kohdat: päävälilehti navigointipuu Päävälilehti (Main Tab) Sisältää rivin luetteloinnin kannalta tärkeitä kuvakkeita: Kuvakkeen klikkaus aktivoi sen toimintaympäristöön liittyvät toiminnot. Esim. klikkaamalla Luettelointi-kuvaketta aktivoit luettelointiympäristön. Records (tietueet) Items (niteet) EI KÄYTÖSSÄ Search (haku) Luettelointivälilehden navigaatiopuu (Cataloging Tab Navigation Tree): Edit records: lista tietueista, jotka on haettu esiin työaseman näytöille; valitse listalta tietue editoitaviksi ylhäällä oikealla olevassa luettelointiruudussa Import records: vaihtaa oikealla olevat ruudut tilaan, jossa voit poimia tietueita muista tietokannoista
4 Triggers: vaihtaa oikealla olevat ruudut tietuelistaussivuksi, jossa näkyy kuluvana päivänä luetteloitujen tietueiden oikeellisuustarkistus; voit myös määritellä ajanjakson, miltä ajalta olevat tietueet haluat listaan näkyviin 1.2 Työskentely ilman hiirtä Näppäinkomento TAB Shift-TAB Ctrl+TAB Ctrl+Alt+Tab Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+Shift+2 Ctrl+3 Ctrl+4 Ctrl+5 Ctrl+6 Selitys Siirry seuraavaan kohtaan näytöllä (eteenpäin) Siirry edelliseen kohtaan näytöllä (taaksepäin) Liiku näytöllä eri toimintakohdissa eteenpäin Liiku näytöllä eri toimintakohdissa taaksepäin Siirry luetteloinnin navigointipolun ikkunaan Siirry vasempaan ikkunaan näytön ollessa jaettuna kahtia tai yläikkunaan, jos on vain yksi editointi-ikkuna käytössä Siirry oikeaan ikkunaan näytön ollessa jaettuna kahteen ikkunaan Siirry näytön alempaan ruutuun Siirry alhaalla vasemmalla olevaan navigointi-ikkunaan Siirry vasemmalla ylimpänä olevaan hakulokeroon Siirry vasemmalla toiseksi ylimpänä olevaan lokeroon Luetteloinnin näppäinkomentoja: Näppäinkomento Toiminta Toiminta Ctrl+K Active Keyboard Aktivoi virtuaalinäppäimistö Ctrl+W Check Field Tarkista kenttä Ctrl+U Check Record Tarkista tietue Ctrl+C Copy Kopioi valittu teksti leikepöydälle Ctrl+T Copy Field(s) Kopioi kenttä/kentät Ctrl+D Copy Record Kopioi tietue Ctrl+S Copy Subfield(s) Kopioi osakenttä/-kentät Ctrl+X Cut Leikkaa valittu teksti leikepöydälle Ctrl+F5 Delete Field(s) Poista kenttä/kentät Ctrl+R Delete Record Poista tietue Ctrl+F7 Delete Subfield(s) Poista osakenttä/-kentät Ctrl+N Duplicate Record Kopioi tietue Ctrl+F12 Enter Text Mode F11 Enter Unicode Value Syötä Unicode-arvo Ctrl+E Expand from Template Avaa tallennusalustalista F5 New Field (Choose from List) Lisää uusi kenttä listalta
5 F6 New Field (User-Defined) Lisää uusi kenttä, käyttäjän määrittelemä F7 New Subfield Lisää uusi osakenttä Ctrl+F Open Form Avaa kiinteiden kenttien alusta Ctrl+A Open Template Avaa tallennusalusta Ctrl+V Paste Liitä leikattu tai kopioitu teksti Alt+T Paste Field(s) Liitä kenttä/kentät Alt+D Paste Record Liitä tietue Alt+S Paste Subfield(s) Liitä osakenttä/-kentät Ctrl+P Print Tulosta Ctrl+G Records Navigation in record tree pane Liiku tietueesta toiseen navigointiruudussa Ctrl+Y Redo Tee uudelleen (vrt. Undo) Ctrl+L Save on Server and Local Drive Tallenna palvelimelle ja omalle työasemalle F3 Ctrl+F3 F4 Ctrl+F4 Search Field Heading of Current Library Search Field Heading of Other Library Search Subfield Heading of Current Library Search Subfield Heading of Other Library Ctrl+F8 Search Subfield Options Hae osakentät Heading-muodon haku/tarkistus LINDAsta (Validate Heading) Heading-muodon haku/tarkistus toisesta tietokannasta (ei käytössä) Asiasanojen tarkistus LINDAsta (ei käytössä) Asiasanojen tarkistus toisesta tietokannasta (ei käytössä) Ctrl+M Sort Record Järjestä tietueen kentät oikeaan järjestykseen. F2 Switch to Record Tab Siirry Bib-tietueen välilehdelle F9 Switch to Search Tab Siirry hakuvälilehdelle Ctrl+Z Undo Peruuta, kumoa edellinen Ctrl+O View in Web OPAC Näytä tietue OPACissa 1.3 Luettelointiprosessi Voit aloittaa luetteloinnin joko puhtaalla tai esitäytetyllä tallennusalustalla. ALEPH tarjoaa: esitäytettyjä kiinteitä kenttiä (esim. MARC 21:n 008 kenttä) esitäytettyjä tallennusalustoja uuden tietueen pohjaksi kattavaa apua kenttien ja osakenttien tallentamisesta 1.4 Tietuetyypit ALEPHin tukee neljää tietuetyyppiä: Bibliografinen tietue (Bibliographic record) Auktoriteettitietue (Authority record) Varastotietue (Holdings record) ADM-tietue (Administrative record)
6 Kolme ensimmäistä tietuetyyppiä ovat sellaisia, joita voidaan luoda, täydentää ja poistaa luettelointimodulissa. ADM-tietue on tarkoitettu sisäiseen käyttöön, ja järjestelmä luo sen automaattisesti. Bibliografiset tietueet: sisältävät julkaisun nimekkeet, tekijät, asiasanat, huomautukset, julkaisutiedot sekä niteen ulko- ja ilmiasutiedot. Auktoriteettitietueet: sisältävät henkilö ja yhteisönnimien sekä asiasanojen auktorisoidut muodot sekä niiden keskinäiset suhteet. Varastotietueet (holdingsit): sisältävät tietoja julkaisujen varasto- ja sijaintitiedoista. Ei tarvita LINDA-luetteloinnissa! ADM-tietueet: ovat linkittyneinä bibliografisiin tietueisiin. ADM-tietueisiin liittyy tietoja niteistä, hankinnasta, lainauksesta jne. Ei tarvita LINDA-luetteloinnissa! 1.5 Salasanat ja oikeudet Luettelointi vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan. Luettelointioikeudet voidaan antaa joko rajoitetusti tai kaikille toiminnoille. Myös tietuetasolla luetteloijalle voidaan antaa eriasteisia luetteloijaoikeuksia. 2 Kotikirjasto Kappale sisältää seuraavat osiot: automaattinen yhteyden luominen kotikirjastoon (= LINDA) kirjastotaulujen automaattinen tuonti päivitettyjen taulujen automaattinen tuonti 2.1 Luo yhteys kotikirjastoon Klikkaa hiiren oikealla näppäimellä näytön oikeassa alareunassa olevaa temppeli -kuvaketta tai valitse Connect to ALEPHin valikosta. LINDAan luettelointia varten tarvitset tallentajatunnuksen ja salasanan. Valitse FIN01 = LINDA-tuotantokanta.
7 3 Tietueiden luominen Uuden tietueen voi luoda: Avaamalla uusi tietue Avaamalla tallennusalusta Kopioimalla jo olemassa oleva avaamaton tietue Kopioimalla mikä tahansa avoin tietue Luomalla ADM-tietue 3.1 Avaa uusi tietue Luo uusi tietue aivan alusta: 1. Valitse Cataloging > New Record. 2. Aktivoi tietueen aineistotyyppi Choose Record Format valikosta > OK. Leaderin osakentät näkyvät ikkunan ylemmässä ruudussa. Ikkunan alaruudussa olevalta Tag Information -välilehdeltä löydät ohjeet osakenttien täyttämiseen.
8 Jos kentät on määritelty tarkastettavaksi, järjestelmä tarkastaa mahdolliset virheet. Havaitut virheet näkyvät alaruudun Messages-välilehdellä. Järjestelmä kehottaa tarkastamaan virheet ja kysyy haluatko varmasti tallentaa tiedot. Voit määritellä uusille tietueille oletusarvoja automaattisesti. Jos kenttä on määritelty oletusarvokentäksi, kentän arvot tulevat näyttöön kun Leader on suljettu. Esimerkiksi 008-kentälle voit määritellä automaattiset asetukset, jotka koskevat kaikkia uusia tietueita. Tällöin Leaderin sulkemisen jälkeen 008-kentän arvot tulevat valmiina näkyviin. Jos kenttää ei ole määritelty, se jää luetteloijan täytettäväksi. Kenttien muokkaamisen jälkeen uusi tietue luodaan oletusarvokenttien (=008 kenttä MARC21:ssä) ja Leaderin mukaan. Uusi tietue näkyy luettelointiruudussa (yläruutu). Tietue saa automaattisesti väliaikaisen nimen, joka alkaa prefiksillä NEW + numero. Voit jatkaa tietueen tekemistä lisäämällä kenttiä ja osakenttiä (ks. Tietueen muokkaus) 3.2 Avaa tallennusalusta 1. Valitse Cataloging > Open Template tai klikkaa - kuvaketta. Valitse sopiva tallennusalusta List of Templates -valikosta. Erilaisia tallennusalustoja voidaan luoda ja tallentaa eri aineistotyyppejä varten.
9 2. Ruudulle avautuu uusi tietue, joka sisältää kaikki käytettävissä olevat kentät. Kentät ovat yleensä tyhjiä. Tallennusalustan tyyppi määrittelee käytössä olevat tekstit ja osakentät. Voit nyt muokata tietuetta. Ikkunan alaruudussa olevalta Tag Information - välilehdeltä löydät ohjeet aktivoidun kentän indikaattoreiden ja osakenttien käytöstä. 3. Voit täyttää kentät ja osakentät joko kirjoittamalla suoraan tai etsimällä kenttien ja osakenttien koodit. Tietue saa automaattisesti väliaikaisen nimen (NEW + numero). 3.3 Kopioi avaamaton tietue omasta työtiedostosta Tee uusi tietue kopioimalla oman koneesi työtiedostossa oleva tietue. 1. Valitse Cataloging > Open Record on Local Drive. 2. Esiin tulee tietuelistaus. Aktivoi tietue, jonka haluat kopioida. Tietue näkyy oikealla olevassa ruudussa.
10 3. Klikkaa Duplicate-painiketta. Valittuna olevasta tietueesta syntyy kopio ja uusi tietue saa väliaikaisen nimen (NEW + numero). Voit nyt muokata tietuetta. 3.4 Kopioi avoinna oleva tietue Voit kopioida näytöllä olevan tietueen ja muokata sen pohjalta uuden tietueen. Uusi tietue sijaitsee omalla koneellasi ja saa työtilaisen tiedostonnimen (NEW + numero). Jos haluat käyttää tätä toimintoa, kopioi avoinna oleva tietue komennolla Cataloging > Duplicate Record / CTRL+N.
11 4 Tietueen muokkaus Muokkaa tietueita Edit Records toiminnon avulla, joka löytyy luettelointivälilehdeltä vasemmassa yläruudussa. Alla esimerkkitietue Edit Records toimintoympäristössä. Huomaa, että luettelointiruutu ylhäällä oikealla täytyy olla aktivoituna, eli ruudun ympärillä on oltava punaiset raamit. Kun tietueet avataan editoitavaksi luettelointivälilehden Edit Records toiminnon kautta, ne listautuvat navigaatiopuussa Edit Records kohdan ( solmun ) alle. LINDAan tallennetut tietueet ovat muotoa: FIN01-88777 (NEW043.MRC) Tietueet, joita ei vielä tallennettu LINDAan, alkavat NEW-prefiksillä. 4.1 Liikkuminen tietueessa Nuolinäppäimet ylös/alas- liiku riviltä toiselle Nuolinäppäimet vasen/oikea - liiku rivin sisällä Tab siirry kentästä toiseen PageUp siirry sivu ylöspäin PageDn siirry sivu alaspäin
12 Home siirry sen rivin alkuun, missä kursori on End siirry sen rivin loppuun, missä kursori on Ctrl+Home siirry tietueen alkuun Ctrl+End siirry tietueen loppuun 4.2 Kenttien muokkaus Kenttäkoodi Korjaa koodi kirjoittamalla päälle uusi. Poista virheellinen merkki välilyöntinäppäimellä (ei Delete-näppäimellä). Indikaattori Kuten yllä. Osakenttäkoodi Korjaa koodi kirjoittamalla päälle uusi. Virheellistä merkkiä ei voi poistaa välilyöntinäppäimellä eikä Delete-näppäimellä. Jos haluat poistaa osakentän, käytä pikanäppäintä Edit > Delete > Delete Subfield / Ctrl+F7. Komento poistaa sekä osakentän koodin että sen sisällön. Sisällön muokkaaminen Insert-tila toimii kentän sisältöalueella. Jos haluat kirjoittaa päälle, paina Insert-näppäintä. Jos työskentelet Insert-tilassa ja haluat lisätä tyhjän välin välilyöntinäppäimellä, voit tehdä vain yhden tyhjän välin kerrallaan. Jos haluat poistaa yhden merkin Insert-tilassa, käytä Delete-näppäintä (ei välilyöntinäppäintä). Jos haluat poistaa useampia merkkejä, valitse ensin teksti ja käytä sitten Delete-näppäintä tai välilyöntinäppäintä. Voit poistaa tekstiä laajemmin näppäinyhdistelmällä Ctrl+X tai valitsemalla Edit > Cut. Voit kopioida tekstiä näppäinyhdistelmällä Ctrl+C tai valitsemalla Edit > Copy. Voi liittää tekstiä näppäinyhdistelmällä Ctrl+V tai valitsemalla Edit > Paste. Muista myös hiiren oikean näppäimen käyttö! Et voi syöttää peräkkäisiä dollarimerkkejä ($$), koska järjestelmä käyttää kahta perättäistä dollarimerkkiä osakenttien määrittämiseen. Jos perättäisiä dollarimerkkejä täytyy syöttää, ne pitää erottaa välilyönnillä. Kahta perättäistä dollarimerkkiä voit kuitenkin käyttää uusien osakenttien syöttämiseen, jos et halua käyttää toimintoa Edit > New Subfield. Kenttien / tietueen pituus Kentän pituus on rajattu 2000 merkkiin. Tietueen maksimikoko on 5000 osakenttää ja 45 000 merkkiä. Jos ALEPHiin poimitaan tietueita, joissa on pitempiä kenttiä kuin tuo 2000 merkkiä, ohjelmaa käyttää kenttien toistoa. Toistetut kentät alkavat $$9:llä. 4.3 Muokkaustoiminnot 4.3.1 Näppäinyhdistelmät Undo / Ctrl+Z Kumoaa viimeisimmän toiminnon Redo / Ctrl+Y Palauttaa Undo-toimintoa edeltävä tila
13 Open Form / Ctrl+F Avaa lomakkeen, jossa voi muokata kentän sisältöä. Ellei ko. kentälle ole käytettävissä lomaketta, järjestelmä avaa osakentän(t) suoraan tietueessa. Expand from Template / Ctrl+E Lisää kenttiä ja osakenttiä tietueeseen tallennusalustasta. Help on Field Kursori kentän päällä antaa automaattisesti kenttäkohtaista tietoa alemman ruudun Tag Information välilehdellä. Huom.: Osakenttien tallennusjärjestys täytyy tarkistaa formaatin sovellusohjeesta! Locate Similar Record Etsii editoitavan tietueen kaltaiset muut tietueet. Record's Triggers Ohjelman tuottamat, tietueeseen liittyvät muistutukset. Liipasimet voivat olla mm. virheilmoituksia kun käytetään Check Record -toimintoa. Change Record's Format Voit vaihtaa tietueen tallennusalustan (BK, MP, MU, SE, VM, MX) toiseen. Aineistotyypin vaihtaminen muuttaa lomakkeet (kiinteämittaiset kentät) ja tekee tietueen oikeellisuustarkistuksen. Enter Unicode Values / F11 Voit lisätä sellaisten merkkien Unicode-arvoja, joita et löydä näppäimistöltä. New Field (Choose from list) / F5 Voit lisätä uuden kentän listalta. New Field (User-defined) / F6 Voit lisätä uuden kentän, jonka kenttäkoodin, indikaattorin ja osakentät määrität itse. Change Direction Voit vaihtaa tekstin syöttösuunnan. New Subfield / F7 Avaa uuden osakentän valitun osakentän alapuolelle. Search Field Headings of Current / F3 Heading-muodon tarkistus/lisäys LINDAsta Search Field Headings of other Library / Ctrl + F3 Heading-muodon tarkistus/lisäys jostakin toisesta tietokannasta (ei käytössä) Search Subfield Headings of Current Library / F4 Heading-kentän osakentän tarkistus omasta tietokannasta (ei käytössä). Search Subfield Headings of Other Library / Ctrl + F4 Heading-kentän osakentän tarkistus jostakin toisesta tietokannasta (ei käytössä). Browse URL URL:n toimivuuden tarkistus (osakenttä u ) Cut / Ctrl+X Leikkaa valitun tekstin Windowsin leikepöydälle -> Paste
14 Cut Subfield(s) Leikkaa valitun(t) osakentän(t) leikepöydälle / osakentän poisto -> Paste Cut Field(s) Leikkaa valitun(t) kentän(t) leikepöydälle /kentän poisto -> Paste Copy / Ctrl+C Kopioi valitun tekstin Windowsin leikepöydälle Copy Subfields / Ctrl+S Kopioi valitun(t) osakentän(t) leikepöydälle (osakenttäkoodi + sisältö) Copy Field(s) / Ctrl+T Kopioi valitun(t) kentän(t) leikepöydälle (kenttäkoodi, indikaattorit, sisältö) Copy Record / Ctrl+D Kopioi koko tietueen Windowsin leikepöydälle. Paste / Ctrl+V Liittää leikatun tai kopioidun tekstin haluttuun kohtaan. Paste Subfield(s) / Alt+S Liittää kopioidun(t) osakentän(t) (osakenttäkoodi + sisältö) valitun osakentän alapuolelle. Paste Field(s) / Alt+T Liittää kopioidun(t) kentän(t) (kenttäkoodi, indikaattorit, sisältö) valitun kentän alapuolelle. Paste Record / Alt+D Liittää kopioidun tietueen sisällön valittuun tietueeseen, ts. yhdistää tietueita. Delete Subfield / Ctrl+F7 Poistaa kursorin osoittaman osakentän. Kursori voi olla joko osakenttäkoodin alueella tai kentän sisällä. Voit myös valita useamman osakentän kerralla poistettavaksi. Huom! Jos vain a on jäljellä, voit poistaa sen sisällön, mutta et itse osakenttäkoodia a. Delete Field / Ctrl+F5 Poistaa valitun kentän; kursori voi olla missä tahansa kohtaa kenttää. Voit myös valita useamman kentän yhtä aikaa poistettavaksi. Delete Record from Server / Ctrl+R Poistaa tietueen palvelimelta. Huom! Tietueen Leader jää aina tietokantaan. Find Voit etsiä halutun kohdan avoinna olevasta tietueesta. Replace Voit hakea ja korvata merkkijonon avoinna olevassa tietueessa. Replace-toiminnossa on kaksi valintamahdollisuutta. Ensimmäisessä kaikki korvaavat toiminnot tapahtuvat automaattisesti (Replace All). Toinen tapa on varmentaa kukin korvaustoiminto erikseen Check Field / Ctrl+W Tarkistaa kohteena olevan kentän indikaattorien ja/tai osakenttien arvojen oikeellisuuden ja pakollisuuden. Check Record / Ctrl+U Tarkistaa esim. avoinna olevan tietueen: indikaattorit / osakentät kentän mukaiset pakolliset kentät ja osakentät
15 ei-toistettavia kenttiä / osakenttiä ei ole toistettu kenttien keskinäiset riippuvuudet tuplatietueet Sort Record / Ctrl+M Järjestää kentät (järjestys määritellään ALEPH-kenttäkooditaulukon parametreilla). Poistaa tyhjät kentät. Huom! 5XX, 6XX, 7XX ja 8XX kenttäryhmien sisällä toiminto ei korjaa järjestystä. Fix Record Lisää mm. välimerkit tiettyihin kenttiin Derive New Record Voit esim. luoda auktoriteettitietueen bibliografisen tietueen pohjalta. View Record's Catalogers Voit katsoa tietueen luettelointi-/päivityshistorian (luettelointitaso, käsittelyaika ja -päivä). View Local Owner Lisää/poista kirjastotunnus. Display Unicode Value Näyttää merkin Unocode-arvon, kun kursori viedään merkin kohdalle (jos Catalog/Tab/Catalog.ini-tiedostossa on Y). View Records History Voit katsoa tietueen historian (vain niiden kenttien osalta, jotka sysadmin on määritellyt). Lomakkeiden avaaminen /kentän muokkaaminen (Opening Forms) Kiinteitä kenttiä (Leader, 008) voidaan muokata ainoastaan erityisen lomakkeen (form) avulla. Myös joissakin vaihtuvamittaisissa kentissä esim. 020, 260, 300 on tämä mahdollisuus Jos kentälle ei ole lomaketta käytettävissä, järjestelmä avaa suoraan käsiteltävän tietueen osakentän/t muokattavaksi. Lomakkeen avaaminen: 1. Kursori muokattavassa kentässä Edit >Open Form / Ctrl+F. Alla esimerkki 260- kentän lomakkeesta:
16 3. Muokkaa kentän sisältöä. Siirry laatikosta toiseen tabulaattorilla. Et voi syöttää tekstiä enempää kuin mitä riville mahtuu > OK. Kentän sisältö siirtyy automaattisesti luetteloitavaan tietueeseen. Kiinteämittaisissa kentissä lomakkeen rivi edustaa merkkipaikkaa (-paikkoja). Esimerkkinä kenttä 008: Tag Information välilehti opastaa valitsemaan oikeat indikaattorit, osakenttäkoodit ja kenttien arvot:
17 Järjestelmä ilmoittaa mahdollisista virheistä, mikäli oikeellisuustarkistus on määritelty. Virheilmoitukset/huomautukset tulevat näkyviin alempaan ruutuun. No -> palaa korjaamaan virheet Yes -> hyväksyt virheelliset arvot -> Älä käytä! OK -> kun olet lopettanut korjauksen Expand from Template Lisää kentät ja osakentät tallennusalustasta käsiteltävänä olevaan tietueeseen 1. Edit > Expand from Template / Ctrl+E. Voit valita valintaikkunasta haluamasi tallennusalustan
18 2. Valitse tallennusalusta > Open Käsiteltävänä oleva tietue laajenee tallennusalustan käytettävissä olevilla kentillä ja osakentillä. Huom! Lisätyt osakentät eivät järjesty aakkosjärjestykseen. Jos osakenttä toistuu, se sijoittuu kenttään viimeiseksi $a$b$c$a eikä $a$a$b$c. Help on Field Alempaan ruutuun avautuu tietoa kursorin osoittaman kentän sallituista indikaattoriarvoista, osakenttien kuvaukset sekä tietoa kenttien ja osakenttien toistettavuudesta.
19 Locate Similar Record Hakee samankaltaiset tietueet tietokannasta: 1. Valitse Edit > Locate Similar Record, saat Locate Similar Record ikkunan:
20 2. Valitse tietokanta (-kannat) > Locate No Records näyttää osumien määrän. Valitse tietokanta > Show Record Record s Triggers Liipasin muistuttaa mitä tietueelle pitää tehdä. Change Record's Format Aineistotyypin vaihtaminen, muuttaa myös lomakkeet valitun aineistotyypin mukaisiksi. 1. Edit > Change Record's Format. Saat Choose Record Format ikkunan:
21 2. Valitse tallennusalusta > OK. Luettelointipalkkiin ilmestyy uusi aineistotyyppi. Aineistotyyppikohtaiset lomakkeet ja tarkistukset astuvat voimaan. Kentän lisääminen kenttälistasta Voit lisätä uuden kentän kenttälistasta komennolla Edit > New Field (Choose from list) / F5 > OK. Ellei osakenttiä ole määritelty oletusarvoisesti, saat vain osakentän a. Change Direction Vaihda tekstin syöttösuunta. Tee valinta avautuvasta ikkunasta > OK. Check Field Kentän oikeellisuustarkistus. Kursori tarkistettavan kentän (kenttäkoodi, indikaattori, sisältö) kohdalla Edit > Check Field / Ctrl+W. Check Record Tietueen oikeellisuustarkistus Edit > Check Record tai kuvake luettelointipalkissa. Mahdolliset virheilmoitukset tulevat näkyviin alaikkunaan (Messages / Doc Validation Error). Ikkuna jää tyhjäksi, ellei ole mitään huomautettavaa.
22 Jos aktivoit yksittäisen virheilmoituksen, oikeassa reunassa oleva View Related -painike aktivoituu. Se ilmoittaa mahdollisesta tuplatietueesta. Fix Record Avaa ikkunan, jonka avulla voit korjata automaattisesti tietuetta. Derive New Record Voit luoda uuden tietueen mieluummin kuin korjata virheellisen.
23 View Record's Catalogers Näet tietueen luonti- ja päivitystiedot (luetteloija, taso, päivä ja aika). 4.4 ALEPHin näppäimistö Vieraat merkistöt saat käyttöön suoraan näytölle Cataloging > Activate Keyboard / Ctrl+K tai luettelointipalkista kuvakkeesta. Valitse sopiva merkki/merkistö. Haluttu merkki saadaan tietueeseen kursorin osoittamaan kohtaan klikkaamalla kirjainta. Näppäimistö suljetaan Cataloging > Activate Keyboard / Ctrl+K tai klikkaamalla kuvaketta uudelleen luettelointipalkista.
24 4.5 Tietueen tulostus Cataloging > Print / Ctrl+P avaa tulostusvalikon: Valitse sopiva tulostusmuoto > Print. 4.6 Näytöt 4.6.1 Koko näyttö Muokattava tietue täyttää joko isomman osan ruudusta tai koko ruudun. Vaihtoehto on mahdollinen vain Edit Records kohdan ollessa valittuna. Avaa View > Full Screen tai klikkaa kuvaketta. Klikkaamalla kuvaketta useamman kerran saat muuteltua tietueen näkymää näytöllä. Tekstin koko ei kuitenkaan muutu. 4.6.2 Jaettu näyttö Voit katsoa kahta tietuetta rinnakkain näytöllä. Hae ensin tietueet joko tietueen ID-numerolla tai valitsemalla navigaatiopuun Edit Records kohdasta tai muilla hakutoiminnoilla. Avaa Cataloging > Split Editor Mode tai klikkaa kuvaketta. Aktiivisen tietueen/ruudun ympärillä on punaiset raamit ja passiivinen tietue näkyy harmaana. Poistu klikkaamalla kuvaketta uudestaan.
25 Voit liikkua Edit Records kohdassa tietueesta toiseen komennolla Cataloging > Records Navigation / Ctrl+G 4.6.3 Näytä tietue OPACissa Voit katsoa miltä tietue näyttää OPACissa komennolla Cataloging > View in Web OPAC / Ctrl + O. Tietue täytyy olla ensin tallennettuna tietokantaan.
26 4.7 Tietueiden sulkeminen Cataloging > Close Record sulkee avoinna olevan tietueen, Close all Records sulkee kaikki avoinna olevat tietueet. Voit myös sulkea tietueet -kuvakkeista. 5 Hakuotsikot (Headings) ja toiminnot ALEPHissa on useita kenttien sisältöihin ja otsikoihin liittyviä hakutoimintoja: Oman tietokannan kenttien hakuotsikot Muun tietokannan kenttien hakuotsikot Oman tietokannan osakenttien hakuotsikot Muun tietokannan osakenttien hakuotsikot Osakenttien hakutoiminnot URL-selaus Hakuotsikoiden etsiminen nopeuttaa ja helpottaa tiedonsaantia. Voit valita tietyissä kentissä aiemmin käytettyjä tekstejä. Voit myös lisätä luettelointitietoja muista kuin omasta tietokannastasi, esimerkiksi Fennicasta, LINDAsta tai jostain muusta tietokannasta, joka on määritelty systeeminhallinnan kautta.
27 5.1 Oman tietokannan hakuotsikot Kun lisäät bibliografisen tietueen kenttiin tietoja, voit kunkin kentän kohdalla hakea oman tietokantasi otsikkolistauksen tälle kentälle ja valita listauksesta haluamasi tekstin. Etene seuraavasti: 1. Vie kursori haluamasi kentän kohdalle tai sisältöalueelle ja kirjoita otsikon, esim. nimen alkua. 2. Valitse Edit > Search > Search Field Headings of Current Base / F3. Saat näkyviin valintaikkunan, jossa on haluamasi kentän hakuotsikot. Valitse haluttu muoto > OK. Valittu otsikko kopioituu tietueeseen. Myös kaikki osakentät kopioituvat tietueeseen, mikäli otsikkoon liittyy osakenttien tietoja. Jos valittu muoto on See From -viittaus, auktoriteettitietueen otsikko siirtyy luetteloitavaan tietueeseen. Esimerkiksi, jos on valittu "Aplaton", suositeltava muoto "Plato" siirtyy kenttään (näin tapahtuu vain, jos auktoriteettitietueen UPD-kenttä on Y). Jos valittu otsikko ei ole auktoriteettitietokannan otsikko, lisätään se sellaisenaan. Voit mennä otsikkolistauksessa myös johonkin toiseen kohtaan klikkaamalla Jump to - painiketta. Kirjoita Enter starting text -laatikkoon haluamasi otsikko. Huomaa, että alkuperäinen otsikko tulee tähän kenttään näkyviin automaattisesti, joten kirjoita haluamasi otsikko alkuperäisen otsikon päälle > OK.
28 Saat otsikkolistan uudelleen ja voit nyt valita haluamasi otsikon ja kopioida sen luetteloimaasi tietueeseen. Jump to -ikkunan kautta voit vaihtaa otsikkohakutyypin kohdasta Select scan code. Valitse valikosta uusi koodi, kirjoita otsikon alkua > OK. Uusi otsikkolistaus tulee näkyviin. Voit nopeuttaa hakua lisäämällä tekstiä myös Including text laatikkoon. 5.1.1 Expand painike Jos otsikkoon liittyy auktoriteettitietue, Authority Information Column kohdassa näkyy auktorisointiin liittyviä tietoja. Jos auktoriteettitietokannan otsikko on monitulkintainen, Authority Information- rivillä on??? (kolme kysymysmerkkiä). + -merkki kohdassa Ref. Column merkitsee, että otsikko on eisuositeltava termi. Klikkaamalla Expand painiketta saat termiin liittyvän auktoriteettitietueen näkyviin. Jos haluat muokata tai katsoa auktoriteettitietueen luettelointitietoja, klikkaa Selectpainiketta. 5.1.2 View Docs painike Klikkaamalla View Docs -painiketta näet kaikki tietueet, jotka liittyvät valittuna olevaan otsikkoon.
29 Jos otsikkoon liittyy vain yksi tietue, avautuvaan ikkunaan tulee näkyviin tietueen luettelointitiedot kokonaisuudessaan. Klikkaamalla Select-painiketta pääsee katsomaan luettelointitietoja tai muokkaamaan tietuetta. Jos otsikkoon liittyy enemmän kuin yksi tietue, näkyviin tulee lista valituista tietueista lyhyin bibliografisin tiedoin. Laajemmat tiedot saat esiin aktivoimalla tietueen ja klikkaamalla View Full -painiketta. Molemmissa ikkunoissa voit joko katsoa luettelointitietoja tai muokata tietuetta klikkaamalla Select-painiketta. 5.2 Muun tietokannan kenttien hakuotsikot Voit valita otsikkoja myös toisesta tietokannasta: 1. Laita kursori haluamasi kentän kohdalle. 2. Valitse Edit > Search > Search field headings of Other Base / Ctrl+F3. 3. Jos useampi kuin yksi tietokanta on saatavana, valitse haluamasi ja klikkaa OK. Valitun tietokannan otsikkolista tulee näkyviin. 5.3 Oman tietokannan osakenttien hakuotsikot Jos lisäät bibliografisen tietueen osakenttään sisältöä, voit valita oman tietokantasi otsikkolistasta. Voit esimerkiksi etsiä kustantajan nimeä MARC 21 -formaatin kenttään 260 b: 1. Vie kursori osakenttään 2. Valitse Edit > Search > Search subfield heading of the Current Base / F4 3. Valitse haluamasi otsikko > OK. Jos haluat mennä Headings Listissä johonkin toiseen kohtaan, klikkaa Jump to. Mene haluamasi otsikon tekstin alkuun > OK. Lista tulee nyt uudelleen näkyviin halutun tekstin kohdalta; voit nyt valita otsikon ja kopioida sen luettelointitietueeseen.
30 Voit myös muuttaa Scan Coden suoraan Jump to -ikkunasta. Valitse uusi Scan Code valikosta, mene otsikkotekstin alkuun ja klikkaa OK. Uusi otsikkolistaus tulee näkyviin. Jos Search Subfield Heading of the Current/Other base -ikkunassa on enemmän kuin yksi osakenttä, tulevat kaikkien osakenttien tekstit valituiksi luetteloimaasi tietueeseen. Voit myöhemmin muokata tekstiä. 5.4 Muun tietokannan osakenttien hakuotsikot (ei käytössä) Voit lisätä bibliografisen tietueen osakenttään sisältöä muiden tietokantojen otsikkolistauksista. Voit esimerkiksi etsiä kustantajan nimeä MARC 21:n kenttään 260 b: 1. Vie kursori haluamasi osakentän koodin kohdalle tai kentän sisältöön. 2. Valitse Edit > Search > Search Subfield Headings of Other Base / Ctrl+F4. 3. Valitse haluamasi tietokanta ja klikkaa OK. Esiin tulee valintaikkuna, jossa on haluamasi osakentän otsikot. 4. Valitse haluamasi otsikko > OK. Valittu otsikko kopioituu osakenttään. 5.5 URL-selaus Jos haluat tarkistaa URL:n ennen kuin tallennat tai päivität tietueen, toimi seuraavasti: 1. Vie kursori haluamaasi kenttään (esim. 856-kenttä). 2. Valitse Edit > Search > Browse URL. ALEPH-selain tulee näkyviin. ALEPH-selain etsii automaattisesti osakenttään u määritellyn osoitteen ja näyttää vastaavan sivun.
31 Jos osoite on väärä tai haluat kokeilla toista URL:ää, kirjoita uusi osoite, esimerkiksi http://www.exlibris.co.il osoitelaatikkoon ja klikkaa Go-painiketta. Uusi sivu tulee nyt näkyviin. Jos haluat lisätä tämän osoitteen luettelointitietoihin, klikkaa OK. Uusi URL kopioituu osakenttään u. Mikäli valitulla kentällä ei ole osakenttää u avautuu ALEPH-selain ilman mitään osoitetta osoitekentässä ja esiin tulee viestisivu, joka ilmoittaa että sivua ei voi näyttää. Lisäksi voit käyttää selaimen painikkeita tavanomaiseen selailuun: Palataksesi viimeksi katsomallesi sivulle klikkaa Back-painiketta (kuvake, jossa sininen nuoli osoittaa vasempaan). Palataksesi takaisin sille sivulle missä olit ennen kuin klikkasit Back-painiketta, klikkaa Forward-painiketta (kuvake, jossa sininen nuoli osoittaa oikeaan) Varmistaaksesi, että sinulla on sivun viimeisin versio, klikkaa Refresh-painiketta (kuvake, jossa on valkoinen sivu). Tulostaaksesi sen sivun, jolla olet, klikkaa Print-painiketta (kirjoittimen kuva).
32 6 Tietueiden tallennus Tietueet voidaan tallentaa kolmella tavalla: Save Record on Local Drive Tallenna tietue omalle työasemalle Save All on Local Drive Tallenna kaikki tietueet omalle työasemalle Save on Server and Local Drive Tallenna palvelimelle ja omalle työasemalle Vaihtoehdot ovat mahdollisia vain silloin, kun tietue on aktiivisena. 6.1 Tietueen tallennus omalle työasemalle Voit tallentaa tietueen omalle työasemalle, jos haluat jatkaa luettelointia myöhemmin tai jos yhteydet palvelimeen ovat poikki tai poissa käytöstä. Valitse Cataloging menu > Save on Local Drive. Tietue tallentuu, mutta tallennuksesta ei tule erillistä huomautusta. Voit jatkaa tietueen muokkausta välittömästi. Uudet tiedot ja muutokset eivät tallennu ilman uutta tallennusta. Tietueet voidaan tallentaa automaattisesti määrittelemällä automaattisen tallennuksen aikaväli (minuuteissa) AutoSaveTimeout -muuttujalla catalog/tab -hakemiston catalog.ini - tiedostossa. Jos muuttujaksi määritellään nolla, tietue ei tallennu automaattisesti. 6.2 Kaikkien tietueiden tallennus omalle työasemalle Tallenna kaikki avoinna olevat tietueet työasemalle valitsemalla Cataloging > Save All on Local Drive. 6.3 Tallennus palvelimelle ja omalle työasemalle Tallenna aktiivisena oleva tietue palvelimelle (LINDAan) ja omalle työasemalle valitsemalla Cataloging > Save on Server and LocaL Drive / Ctrl+L tai klikkaamalla luettelointipalkista. -kuvaketta Jos tietue on omalla työasemalla ja sillä ei ole järjestelmä antamaa numeroa, tämä toiminto antaa sen. Klikkaa Continue.
33 Ikkunassa on myös mahdollista vaihtaa luetteloijan tasoa. Tätä toimintoa voidaan käyttää, jos tietue halutaan sulkea kyseisen luetteloijan tasolta ja siirtää se ylemmän tason luetteloijalle tai avata tietue alemman tason luetteloijalle. Jos Change Cataloger Level -kenttä jätetään tyhjäksi, järjestelmä antaa tietueelle automaattisesti kyseisen luetteloijan tason. Järjestelmä noudattaa tiettyjä sääntöjä, miten eri henkilöiden tekemät muutokset tallentuvat palvelimelle: 1. Alemman tason luetteloija ei voi muuttaa ylemmän tason luetteloijan tallentamia tietueita. 2. Ohjelman asetukset voidaan tehdä siten, että jos kaksi luetteloijaa käsittelee samaan aikaan samaa tietuetta, ja jos toinen on tallentanut sen tietokantaan, toinen ei voi tallentaa tekemiään muutoksia. Tästä tulee huomautus, joka ilmoittaa luetteloijalle, että tietueen on tallentanut jo toinen luetteloija. Ohjelma ilmoittaa luetteloijan käyttäjätunnuksen ja tallennuksen ajankohdan. Toinen luetteloija voi tällöin hakea päivitetyn tietueen palvelimelta. Jotta tietueen päivitys voidaan tällä tavoin lukita, numero 0221 (Record was updated by another user) pitää olla asetettuna kohtaan "M" in check_doc_mandatory. Alemman ruudun Messages -välilehden (Record Check Warnings/Errors -ikkunan sulkemisen jälkeen) View Related -painiketta voidaan käyttää päivitetyn tietueen kopion hakemisessa. Luetteloija pystyy nyt lisäämään omat muutoksensa tietueen viimeisimpään versioon. Jos tietueen on päivittänyt joku muu kuin luetteloija - esim. sisällönkuvailija - luetteloijan tekemät muutokset eivät automaattisesti tallennu palvelimelle. Tulee ilmoitus, että järjestelmä on päivittänyt tietueen. Messages -välilehden View Related -painiketta voidaan käyttää päivitetyn tietueen viimeisimmän version hakemisessa. Kun tietue tallennetaan tietokantaan, tyhjät kentät poistuvat automaattisesti. Tallennuksen yhteydessä järjestelmä tarkistaa automaattisesti tietueen. Saat listan mahdollisista virheistä.
34 Tämä ikkuna listaa kahdenlaisia virheitä: Forbidden errors - Kielletyt virheet (punainen huutomerkki ja teksti). Et voi tallentaa tietuetta, jos siinä on kiellettyjä virheitä. Klikkaa Cancel ja jatka tietueen muokkausta. Triggers Liipasimet (vihreä kysymysmerkki ja teksti). Voit tallentaa tietueen ja ohittaa virheet Override-painikkeella. Peruuta tallennus komennolla Cancel ja jatka muokkausta. Jos valitset Cancel, Record Check Warnings/Errors -ikkuna sulkeutuu ja mahdollisten virheiden lista tulee näkyviin alemman ruudun Messages välilehdellä.
35 7 Tietueiden avaaminen Tietueet voidaan avata muokattavaksi: Työtiedostosta (Local Drive) Palvelimelta (Server) Hakuvälilehden kautta (Search Tab) 7.1 Tietueen avaaminen työtiedostosta Työtietueet (local records) voidaan avata muokattavaksi tai tallennettavaksi tietokantaan. Avaa tietue työtiedostosta: 1. Valitse Cataloging > Open Record on Local Drive. Saat listan kaikista työtietueista. 2. Valitse valintaruudusta haluamasi tietue ja klikkaa Open. Tietue näytetään luettelointiruudussa. Voit editoida tietuetta tai tallentaa sen palvelimelle. 7.2 Tietueen haku tietokannasta 1. Vie tietueen ID-numero (system number) luettelointipalkin Number System kenttään ja klikkaa nuolta :
36 2. Tietue kopioituu työtiedostoosi ja näkyy luettelointiruudussa. 3. Tietue saa väliaikaisen, paikallisen tiedostonnimen, joka alkaa prefiksillä NEW + numero. 7.3 Tietueen haku hakuvälilehden kautta Jos haluat muokata tietuetta, siirrä se hakuvälilehdeltä luettelointivälilehdelle joko klikkaamalla luettelointiruudussa oikealla näkyvää Catalog-painiketta tai alemmassa ruudussa vastaavaa Cataloging-painiketta. Valittu tietue näkyy tämän jälkeen luettelointiruudussa. 8 Tietueiden lukitseminen Kappale sisältää seuraavat osiot: Tietueiden lukitsemisen vaikutus muihin käyttäjiin Tietueiden vapauttaminen Tietueiden automaattinen vapauttaminen Tietuetta ei voi tallentaa palvelimelle, jos toinen luetteloija on hakenut tietueen esille ja tallentanut sen ennen ensimmäistä luetteloijaa. Tämän automaattisen turvallisuustoiminnon (security) lisäksi voit lukita tietueen niin, että vain tekemäsi muutokset tallentuvat palvelimelle siihen asti kunnes vapautat tietueen. Kukaan muu ei voi tallentaa muokkaamaasi tietuetta palvelimelle. Vain sellaisen tietueen voi lukita, jossa on järjestelmän antama numero.
37 Kun haluat lukita tietueen, valitse Cataloging > Lock Record. Tietue lukkiutuu ja luettelointivalikkoon tulee näkyviin teksti Locked by current user. Tämän jälkeen voit heti jatkaa tietueen editoimista. 8.1 Vaikutus muihin käyttäjiin Jos joku toinen hakee lukitsemasi tietueen palvelimelta, ohjelma varoittaa: Toinen käyttäjä on lukinnut tietueen. Et voi tallentaa muutoksia palvelimelle. Lukitun tietueen esille ottanut luetteloija voi muokata tietuetta, mutta muutokset eivät tallennu palvelimelle. Mainitun varoitusilmoituksen lisäksi lukitun tietueen esille ottaneelle luetteloijalle ilmestyy luettelointivalikkoon teksti Locked by another user.
38 8.2 Tietueiden vapauttaminen Kun haluat vapauttaa lukitsemasi tietueen, valitse Cataloging > Unlock Record. Tietue vapautuu lukituksesta ja ilmoitus siitä, että tietue on lukittu, häviää luettelointivalikosta. Jos tallennat tietueelle tekemäsi muutokset palvelimelle ja sitten vapautat sen, toinen luetteloija ei voi tallentaa muutoksiaan palvelimelle. (Näin järjestelmä varmistaa, ettei kaksi henkilöä voi samanaikaisesti muokata tietuetta.) Jos kuitenkin vapautat tietueen, mutta et tallenna sitä, toisen luetteloijan tekemät muutokset päivittyvät palvelimelle. 8.3 Automaattinen vapauttaminen Lukitut tietueet vapautuvat automaattisesti ohjelmallisesti määritellyn ajan kuluttua. Kun luetteloija aktivoi jonkin palvelimella olevan toiminnon (kuten Save in Server, Fix, Sort or Check) tietue lukittuu joksikin tietyksi ajaksi. Esimerkiksi jos lukitusajaksi on määritelty yksi tunti ja käyttäjä aktivoi Fix-toiminnon 20 minuutin kuluttua, tietue on lukittuna kaiken kaikkiaan tunnin ja 20 minuuttia. 9 Tietueiden poistaminen Tietueiden poistamiseen on neljä eri vaihtoehtoa: Uusien tietueiden (New*) poistaminen omalta työasemalta Tietueiden poistaminen omalta työasemalta Tietueiden poistaminen tietokannasta
39 9.1 NEW*- tietueiden poistaminen omalta työasemalta Jos koneellasi on NEW-prefiksillä varustettu tietue, jota et halua poistaa, ota tietue ensin esille omalta työasemaltasi ja nimeä se uudelleen. Valitse Cataloging > Rename on Local Drive. Kirjoita näytölle ilmestyvään ponnahdusikkunaan tietueen uusi nimi. Kirjoita uusi tiedoston nimi ja klikkaa OK. Tietue tallentuu omalle työasemallesi uudella nimellä eikä ole enää poistettavissa Delete New* records -komennolla. Voit nyt poistaa NEW -prefiksillä alkavat tietueet omalta työasemaltasi. Valitse Cataloging > Delete New* Records. Klikkaa Yes ja kaikki NEW-alkuiset tietueet poistuvat. Järjestelmä voidaan säätää poistamaan automaattisesti uudet tietueet asettamalla aikaväli (päivissä) tietueille, joita ei ole päivitetty. Aikaväli voidaan asettaa DeleteTempDocumentsInterval -muuttujalla Catalog.ini -tiedostossa, joka löytyy Catalog/tab-hakemistossa. 9.2 Tietueen poistaminen omalta työasemalta Valitse Cataloging > Open Record on Local Drive. Saat auki valintaikkunan, jossa on listattuna kaikki omalla työasemallasi olevat tietueet.
40 Valitse poistettava tietue ja klikkaa Delete. Valittu tietue poistuu automaattisesti varmistuksen jälkeen. 9.3 Tietueen poistaminen tietokannasta Kirjoita poistettavan tietueen järjestelmänumero tietuepalkin System number -kenttään ja klikkaa nuolta.. Tätä vaihetta ei tarvita, jos poistettava tietue on jo valmiiksi näytöllä. Valitse Edit > Delete > Delete Records from Server. Vastaa Yes. Tietueen Leader jää aina jäljelle tietokantaan! 10 Tallennusalustan luominen Uudet tietueet voidaan luoda etukäteen määriteltyjen tallennusalustojen avulla. Tallennusalustoja on kahta tyyppiä: Paikalliset tallennusalustat Palvelimella valmiina olevat tallennusalustat 10.1 Paikalliset tallennusalustat Voit luoda tallennusalustan käyttäen pohjana jo tietokannassa olevaa tietuetta. Tietue on oltava avoinna luettelointinäytössä. Tallentaaksesi tallennusalustan valitse valikkoriviltä Cataloging > Create Template on Local Drive. Anna tallennusalustalle nimi. Klikkaa OK. Saat vahvistuksen onnistuneesta tallennuksesta. Omat tallennusalustat tallentuvat C:\AL500\catalog\template, josta ne ovat noudettavissa.
41 Omat tallennusalustat ovat Catalog/Templates -hakemistossa omalla työasemalla. Kun tallennusalustoja poistetaan, ne haetaan oman työaseman edellä mainitusta hakemistosta ja poistetaan tiedostot. 10.2 Palvelimella olevat tallennusalustat Järjestelmä tarjoaa valmiina erilaisia tallennusalustoja. Tallennusalustat on luotu Cataloginghakemistoon. Kun avaat tallennusalustan luettelointimodulissa, palvelimella olevat tallennusalustat tulevat tallennusalustojen listaukseen paikallisten tallennusalustojen lisäksi. 11 Tietueiden poiminta toisesta tietokannasta Aktivoi luettelointivälilehden Import Records toiminto. Avaa Input File kohtaan se tiedostopolku, johon poimimasi tietue on tallennettu tai konvertoitu (BookWhere).
42 Valitse Convert Procedure kohtaan MARC > Convert. Edit-painikkeella saat tietueen luettelointiruutuun muokattavaksi. Output-ruudussa näkyvät kaikki poimimasi tietueet (output.mrc-tiedostot). Voit poistaa ne näkymästä Remove-painikkeella.