Tik-76.612 Ohjelmistoprojektien Hallinta Luento 7 Projektinhallinnan työkalut
Luentokartta Projektinhallinnan työkalut -niille on todellista käyttöä koko projektin elinkaaren ajan... synty suunnittelu käynnistys ohjaus päätös operointi Ti 12.3 To 14.3 Ti 19.3 To 21.3 Ti 26.3 To 4.4 Ti 9.4 To 11.4 Ti 16.4 Ti 18.4 To 26.4 Kurssin aloitus Projektin synty Projektisuunnitelma Projektin käynnistäminen Työmäärien arviointi Projektin ohjaus Projektihallinnan työkalut Projektien erilaisuudet Laadunohjaus ja leadership Projektin päättäminen Ohjelmistotuoteliiketoiminta
Projektinhallinnan työkalutosuuden tavoite Projektinhallinnan työkalut -osassa käydään läpi tarpeita, joita työkaluilla pyritään täyttämään, työkalujen hyödyntämisen perusperiaatteita sekä käsitellään muutamien esimerkkityökalujen toiminnallisuutta. Osiossa EI oteta kantaa markkinoilta löytyvien ohjelmistojen hyvyyteen!! Määritelty aloituspiste Määritelty kesto, eri vaiheita Määritelty lopetuspiste Tarve Resurssitarve Tarve tyydytetty Tuki ja / tai linja-organisaatio Projekti synty suunnittelu käynnistys tekeminen päätös operointi Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla ohjaus
Pohdittavaksi Mihin (projektinhallinta)työkaluja käytetään/tarvitaan? Mikä työkalussa on oleellista? Entä jos joudut vastaamaan: Miksi projekti on myöhässä? Mistä budjetti muodostuu? Entä toteutuneet kustannukset Kuinka paljon aikaa testaustiimiltä kului? Voimmeko siirtää näitä tehtäviä eteenpäin? Tarvitsen Java-skodarin apua, ehtiskö joku?
SHIT IN, SHIT OUT... Tarvitaan OIKEAA dataa - muuten kaikki on liian vaikeaa......toisaalta asioista ei pidä tehdä liian vaikeita; eli......k.i.s.s!! (Keep It Simple & Stupid) Työkalut on turhia, jos kaikki menee hyvin eikä kenellekään tarvitse kommunikoida mitään......näinhän ei ole, todellisuudessa; siksi oikeat..... työkalut siirtävät projektin ohjaajan työn fokusta reaktiivisuudesta PROaktiivisuuteen!
Projektihallintaan liittyy moninaisia tarpeita -> tarvitaan erilaisia työvälineitä Projektin tehtävät - >Projektin luonnin automatisointi aiemmat projektit runkona, (kaupallisista) menetelmistä rakentuvat, automaattiset projektirungot. estimoinnin tuki - projektin muodon tuki Projektin komponentit - > Komponenttien hallinnan automatisointi resurssit, lopputuotteet, riskit, muutoshallinta... Ajankirjaus, estimointi & raportointi vastuu työkalun esittämän tilanteen yhdenmukaisuudesta todellisen tilanteen kanssa jokaisella projektin jäsenellä SHIT IN, SHIT OUT!!
Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia Tehtävien ositus & aikataulutus WBS-rakenne & verkkorakenne tehtävien ryhmittely rakenteesta huolimatta useita versioita samasta projektista - versionhallinta toteutuneiden projektien / projektikehysten käyttö uuden suunnitelman pohjana projektin ohjaaminen uuteen suuntaan kesken projektin -> simulointi, tietojen replikointi aikayksiköt (h, p, vk, kk, q, v) automaattinen aikataulunlaskenta poiskytkentä!! globaali kalenteri vs. projektikalenteri
Resursointi Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) resurssikohtainen kalenteri (lomat / poissaolot) resurssipoolit & koneresurssit moniprojektiympäristön resurssihallinta moniprojektihallinta!! resurssikohtainen laskenta - ylityöt resurssitasaus kompetenssien hallinta - roolien hallinta
Kustannukset Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) kustannusten kohdistus tehtäville tehtävien kohdistus eri kustannuspaikoille monipuolisen kustannusrakenteen hallinta (normaali vs. ylityöt vs. konsultit yms.) kustannusraportointi ajan funktiona kassavirtalaskelmat earned value -laskenta
Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) Käytettävyys - yhteistoiminta (collaboration) omien raporttien/näkymien luonti suodattimet & lajittelijat (filters & sorters) näkymien ulkonäön muokkaus (värit, merkit yms.) käyttöliittymän toiminnallisuus hiiri, drag & drop, workbench verkkotoiminnallisuus!!!! tietoturva vs. auktorisoinnit!! personointi tiedonsiirto - yhteensopivuus tulostus
Tekniikka Client vs. Server Projektinhallintatyökalun ominaisuuksia (jatkuu) verkko - intranet - internet OS Oma kehitys / muokkaus Hinta & Tuki Hinta Kehittämistuki Koulutus / Help Desk / (On-line) manuaalit
Projektisuunnitelma pitäisi tehdä ja työkalu on valittu, mitä nyt? - Konsultin oppikirjaesimerkki Ennen kuin käärit hihat... Olethan määrittänyt jo... mitä ja miten ohjaat - mikä on tärkeintä miten hallitset contingencyä WBS perusrakenteen (+ verkko) perusprosessit (muutokset, riskit, resurssit, talous yms.) Ymmärräthän miten työkalusi... aikatauluttaa tehtävät (työmäärä, aika, yksikkö) automatiikka (onkohan sitä?) toimii mihin tunnuslukujen laskenta perustuu Hyvä... kääritään hihat
Tekninen pystytys + projektitoimisto yhteiset kirjastot (näkymät, tiedostot yms.) merkit, väritys, yms. auktorisoinnit & roolit kuka omistaa suunnitelmat kuka ylläpitää tietoja ja pyörittää rutiineja Perusmääritykset kalenterit + peruspäivämäärät aikayksiköt (työmäärä, ajan kesto) desimaalit WBS-tasot (jos tarpeen) alustava budjetti - alustava projektitiimin koko OK! - mitä sitten?
Suunnittele (Plan the Work) Määritä lopputuotteet (tehtävät) sitten suunnitellaan Projekti on lopputuotteista muodostuva ketju Tehtävän oikeutus on siitä syntyvä lopputuote Aloita avainlopputuotteista!!! Rakenna raportointia tukeva WBS-rakenne Määritä tehtävien riippuvuudet Mitkä tehtävät ovat OIKEASTI riippuvuussuhteessa ja miten Edellytys työkalun todelliselle hyödyntämiselle
Määritä resurssit suunnittelu jatkuu työmäärien kiinnitys ei (yleensä) onnistu ilman resurssia käytä N.N - tai ryhmäresursseja, jos muuta ei ole MÄÄRITÄ RESURSSIKOHTAISET KALENTERIT muista myös tukiroolit IT-tuki, asiantuntijatuki yms. Kohdenna budjetit / työmäärät tehtäville ESTIMOINTI käytä Budjetti -resurssia, jos haluat tarkastella vain työmääriä Aikatauluta Milloin alkaa, milloin valmistuu Reunaehdot ( constraint ) Käytä automaattista aikataulutusta erittäin VAROEN
ja edelleen suunnitellaan Määritä jatkuvat tehtävät hallinta, raportointi, status-palaverit, IT-tuki jne. ota huomioon rakenteessa, jotta eivät sotke mittareita Kohdista resurssit kuka tekee ja mitä tarkenna työmäärät Höylää ja iteroi Nyt se työ vasta alkaa... Hyväksytä Kiinnitä contingencyn hallintaan jos hallitset sitä toisella työkalulla... Aja budjetti / lukitse budjetti aja raportit hetkeltä nolla tätä vastaan projektiasi mitataan
Ja sitten työkalu onkin tehnyt tehtävänsä... vai? Projekti saatiin käyntiin...mitäs sitten? Nyt Tehdään (Work the Plan) Suunnitelman tulisi pitää mahdollisimman paljon yhtä ympäröivän todellisuuden kanssa...koko ajan Tietoja PITÄÄ ylläpitää viikoittain / päivittäin päivämäärät, status, toteutumat, ETC t Jokainen henkilö -> esimiehen tarkistus -> projektijohdon tarkistus tunnusluvut erilaiset eri tasoilla räätälöidyt raportit
Työkalun käyttö - yhteenveto Mieti mitä mittaat, hallitset ja raportoit Shit in, shit out Guestimates to Complete eivät tuo lisäarvoa Projektilla on kaksi yhtä tärkeää todellisuutta (alkuperäinen) budjetti & nykytilanne Suunnittelu ja hallinta ovat iteratiivisia prosesseja -> suunnitelma on valmis vasta kun projekti päättyy Ymmärrä ero datan ja näkymän välillä (työkalukohtainen asia) Ymmärrä syvällisesti data ja hallinnointiprosessi, jotta ymmärrät raportteja (K.I.S.S.)! Keskity yksityiskohtiin, kun pystytät projektitoimistoa. Kerralla oikein! Minimoi muutokset ja tee tarvittavat muutokset hyvin kontrolloidusti Kirjaa (erikseen) suuret projekti- tai suunnitelmamuutokset
Yleisimpiä projektinhallinnan työkaluja Projektityökalut ostetaan useimmiten valmiina pakettina. Suurissa organisaatioissa voi olla perusteltua tehdä oma sovellus. MS Excel (MS Powerpoint) MS Project ABT Project Workbench Niku Portofolio Manager Notes (räätälityökalut) Paketit (SAP-PS, PTC Windchill) + lukematon määrä muita (katso esim. http://www.infogoal.com/pmc/pmcswr.htm)
(Ylivoimaisesti) eniten käytetty projektinhallinnan työväline Joustavin ja helpoin työväline (niin...) MS Excel kun tarpeet ovat suoraviivaiset, projekti simppeli ja maailma ympärillä ei kovasti muutu Suuria haasteita laajennettaessa käyttöä Siirtyminen raskaampien (eli tehokkaimpien) työkalujen käyttöön voi olla työlästä HUOM! Erittäin tärkeä työkalu muiden kuin tehtäväkomponenttien hallinnassa Riskit, Avoimet asiat, Tunnusluvut yms.
Yksinkertaiset projektit Asiakas saa byrokratiasta näppyjä Kommunikointi (& kalenteri) oleellisinta Työmäärää ei tarvitse hallita MS Powerpoint Suunnitelmamuutokset hyvin manuaalista työtä Edellyttää TODELLA aktiivista keskustelua ja seuraamista -> projektipäällikkö itse savessa muiden mukana
MS Project Suosituin oikea projektihallintatyökalu! tällä saa planit niin nopeasti kasaan... Accenturen kokemukset eivät ole aivan parhaat mahdolliset MS Project ei taivu joka mutkalle projektin kohdatessa ongelmia... Automatiikkaa / älyä hieman liikaa... Kehitys kuitenkin kehittyy. Tietokantasovellus Data kannassa -> katsellaan muokattavien näkymien avulla
ABT Project Workbech Pemari on iso/raskas työkalu, isoihin projekteihin, vai onko? voi toki käyttää riisutuilla ominaisuuksilla pienissäkin projekteissa Moniprojektituki onnistuu myös ilman repositorya Tehokas, eikä niin vaikea kuin maine/huhut antavat ymmärtää työkalun logiikka on hieman haastava vaatii panostusta liikkeelle lähdössä Tietokantasovellus Data kannassa -> katsellaan muokattavien näkymien avulla Huolimatta korkeasta iästä edelleen laajalti tehokkaassa käytössä...
Niku Portofolio Manager Pemarin uusin versio kokonaan uusi tuote!! toimittaja ja maahantuoja vaihtunut laajentunut toiminnallisuus, moduloitu Niku Planner - Metodit, Profilointi, Työmääräarviot Niku Workbench - Vanha pemari Niku Resourcer - Resurssien ja kompetenssin hallinta Niku Time - Ajankirjaus ja tiedonvälitys Niku Publisher - Tiedottaminen, Projektin webbisivut Niku Director - Projektisalkun hallinta Saatavissa WEB-liittymä tuntien syöttöön
Räätälöintiä ajankäytön hallintaan - Notes Paperihärdelli generoi uuden työkalun -> syntyi lokaali Notes kanta muutaman projektin käyttöön - omat tarpeeni saivat tarttumaan Notes Designeriin... Tarve pitää olla meillä se oli erittäin vaativa asiakas ja paperin pyörittämiseen väsynyt tiimi Tiedät mitä haluat!!! oleellista oli toteutumien ja statuksen seuranta statusraportit samaan kantaan Sinulla on osaavia tekijöitä tai itselläsi on aikaa
Mitä hyötyjä saavutetaan tekemällä projektinhallintaratkaisu itse? Milloin se voi olla tarkoituksenmukaista? Työkaluna esimerkiksi Lotus Notes Todellisuus varmasti yhdistelmä useammasta työkalusta/menetelmästä. taskien hallinta tunnuslukujen hallinta issuet, SIR t riskit resurssit (roll-in, roll-out, osaamisen kehitys) yms. Make or buy?
Muita projektipäällikön työkaluja 1 Riskien seuranta, muutosten seuranta, asioiden seuranta Nordic CM PAM Conference - Naantali May 27-28, 1999 Project progress 2/2 10 8 6 4 2 Project s progress Project s budget is on track Productivity is good and as planned Project s is on time and will reach the intermediate goals High-quality final deliverbles Project risks are at normal level and they are managed proactively Successful co-ordination with other projects and their requirements Probability 5 5 2 4 6 8 10 Impact 1 3 3 4 2 1 4 NEW DOWN SAME 250 200 150 100 50 0 Risk development curve Original 15.2.1999 9.3.1999 29.3.1999 20.4.1999 Risk point = risk s probability x risk s effect 2: DBC s commitment, resource availability and project schedule might not be synchronized with FCSD s project. 4: Collisions with the other FCSD projects. It might also lead to conflicts using system resources. Possible version control problems, because both projects possibly modify the same code. 1: Unavailability of resources with the right skill profile (FCSD, DBC, AC, Dycom) 3: Project team needs to change unfamiliar program code (Ramses and Gateway). Program documentation is not up to date, possible errors and original programmers not available). 5: Transition from new business capabilities development into operations fails, because operations people are not identified on time or transition poorly executed.
Projektipäällikön työkalupakki Muita projektipäällikön työkaluja 2
A tools is always a tool... Automatisoi ja ohjaa tehtävien suorittamista, mutta ei korvaa projektipäällikköä... Työkalua pitää AINA osata käyttää ja muokata hallintatarpeiden mukaan > älä kopioi, ajattele ensin!!! Työkalu synnyttää aina ohjelmistonhallintahaasteen kuka tukee sovellusta (vrt. make vs. buy)? joku muu organisaatiossasi tekee oman suunnitelmansa toisella työkalulla pitää (aina) myydä organisaatiolle!!!!!! jonain päivänä käytät vanhaa versiota
Projektien hallinnassa EI OLE tärkeintä työkalut Projekteja hallinnoitiin ennen aikaan mm. Klubiaskin kanteen, nykyinen viimeistelty teknologia mahdollistaa enemmän, mutta ei ole poistanut tarvetta hallita muitakin muutoksen osia. Lack of sponsorship and leadership Poor planning prior to action Attempt to take on too much change Do not continuously monitor impact of changing external dynamics upon projected project benefits Impractical or unimplementable concept Focused on project rather than business deliverables Do not adequately address all components of change