Kunnanhallitus 284 09.09.2013 Tarkastuslautakunta 32 11.09.2013 Sisäisen valvonnan ohjeet ja tarkastussääntö 1272/01/010/2008 KHALL 284 1272/01/010/2008 KHALL 607 Johtoryhmän ja tilintarkastajien keskusteluissa keväällä 2008 todettiin, että kunnalle on laadittava uudistetut si säi sen valvonnan ohjeet vuoden 2008 aikana. Kunnanjohtaja on laatinut luonnostekstin, jota tar kas tus lau ta kun ta on käsitellyt kokouksessaan 16.10.2008 /28. Si säi sen valvonnan ohjeen liitteenä on tietoturvaohje ja siihen lii te tään vielä kunnan ja kuntakonsernin kiinteistöjen ris ki kar toi tus, joka valmistuu vuoden 2009 alkupuolella. Tämän kar toi tuk sen laativat kiinteistöpäällikkö ja yhtiöt omalta osal taan. Tietoturvaohjeen on laatinut Tietolatva Oy, joka teki myös laa jan tietoturvapoliittisen selvityksen haastatteluineen vuon na 2007. Lautakunta käsitteli samassa yhteydessä myös tar kas tus sään nön. Siinä lautakunnan kanta on, että kokoonpano, jos sa on puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja kolme (3) muuta jä sen tä olisi nykyistä toimivampi. Tarkastussäännön vah vis taa valtuusto. Liitteenä olevaan asiakirjaan on tarkastuslautakunnan ko kouk sen jälkeen kohtaan 5 kirjattu ATK - järjestelmää kos ke va teksti. Tarkastuslautakunta huomautti seuraavista asioista: *sivu 4: Talouden seuranta ja kustannustietoisuus kap pa lees sa voitaisiin ottaa huomioon esimiesten suorittama työ ajan seuranta *sivu 6: Omaisuuden vahinkoriskit - kappaleen voisi kir joit taa uudelleen muotoon "Kunnan omaisuus on vakuutettu omai suus la jeittain. Vakuutuksen kilpailutetaan säännöllisin vä li ajoin, viimeksi vuonna 2008. Muutosten yhteydessä va kuu tuk sen käydään läpi ja vakuutusten kattavuus tar kis te taan ja niihin tehdään tarvittavat muutokset". Kunnan kiinteistöillä tulee olla myös asianmukaiset hä ly tys lait teet. Sisäisen valvonnan järjestäminen on kunnanhallituksen teh tä vä. Tarkastussäännön hyväksyy valtuusto. Kj:n ehdotus: Kunnanhallitus päättää vahvistaa sisäisen valvonnan ohjeet täy dennet ty nä tarkastuslautakunnan huomautuksilla sivulle 4/ Talouden seuranta ja kustannustietoisuus sekä sivulle 5/ Omai suu den vahinkoriskit.
Lisäksi sivun 7/ Maksut tekstin 3. kappaleen teksti muu te taan: Toimittajarekisterin ylläpito ja uusien toimittajien aukaisu hoi de taan keskitetysti. Talouspäällikkö tarkistaa uusien toi mit ta jien luettelon ja aikaisemmin avattujen toimittajien pank ki yh teys tie to muu tok set neljännesvuosittain. Samoin sivun 7/ Maksut tekstin 4. kappaleen viimeinen lau se muutetaan: Pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta päättävät kun nan joh ta ja ja hallintopäällikkö yhdessä. Liitteen mukainen tietoturvaohje liitetään sisäisen valvonnan oh jeisiin. Kunnan ja kuntakonsernin yhtiöiden omistamille kiinteistöille laa ditaan riskikartoitus, joka valmistuttuaan liitetään osaksi si säi sen valvonnan ohjeita. Kunnanhallitus antaa tehtävän teknisen toimen kiin teis tö pääl li köl le, joka ohjeistaa asiasta kuntakonsernin yhtiöitä. Ris ki kar toi tus tuodaan kunnanhallituksen käsiteltäväksi al ku vuo des ta 2009. Sisäisen valvonnan ohjeet ovat voimassa valtuustokauden 2009-2012. Niihin tehdään muutoksia ja tarkennuksia tar peen mukaan. Kunnanhallitus päättää lähettää liitteen mukaisen tar kas tus sään nön valtuuston vahvistettavaksi. Tarkastussääntöä nou da te taan ensimmäisen kerran vuoden 2008 toiminta- ja ta lous tar kas tuk ses sa. Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että tar kas tus lau ta kun nan kokoonpanossa on puheenjohtajan ja va ra pu heen joh ta jan lisäksi kolme (3) muuta jäsentä. Kh:n päätös: Kunnanhallitus hyväksyi sisäisen valvonnan ohjeet kun nan joh ta jan esittämässä muodossa. Liitteen mukainen tie to tur va oh je liitetään sisäisen valvonnan ohjeisiin. Kunnan ja kuntakonsernin yhtiöiden omistamille kiinteistöille laa ditaan riskikartoitus, joka valmistuttuaan liitetään osaksi si säi sen valvonnan ohjeita. Kunnanhallitus antoi tehtävän teknisen toimen kiin teis tö pääl li köl le, joka ohjeistaa asiasta kuntakonsernin yhtiöitä. Ris ki kar toi tus tuodaan kunnanhallituksen käsiteltäväksi al ku vuo des ta 2009. Sisäisen valvonnan ohjeet ovat voimassa valtuustokauden 2009-2012. Niihin tehdään muutoksia ja tarkennuksia tar peen mukaan. Kunnanhallitus päätti lähettää liitteen mukaisen tar kas tus sään nön valtuuston vahvistettavaksi. Tarkastussääntöä nou da te taan ensimmäisen kerran vuoden 2008 toiminta- ja ta lous tar kas tuk ses sa Kunnanhallitus esittää valtuustolle, että tar kas tus lau ta kun nan kokoonpanossa on puheenjohtajan ja va ra pu heen joh ta jan lisäksi kolme (3) muuta jäsentä.
Liitteet 8-10. KHALL 284 Kuntalaissa ei ole aiemmin erikseen säädetty sisäisen val von nan järjestämisestä. Kuntalain 75 :ssä on edellytetty ti lin tar kas ta jan lausuntoa siitä, onko sisäinen valvonta asian mu kai ses ti järjestetty. Eduskunta on 22.5.2012 hyväksynyt hal li tuk sen esityksen kuntalain muuttamisesta. Laki kun ta lain muuttamisesta tuli voimaan 1.7.2012. Lainmuutoksen tar koi tus on uudistaa kunnan talouden sisäistä ohjausta kos ke via säännöksiä. Lainmuutosten tavoitteena on turvata kun nan päätöksentekijöille nykyistä paremmat tiedot kun nan taloudellisesta tilanteesta sekä riskeistä. Muutoksen kes kei set keinot ovat tilinpäätösinformaation parantaminen ja nykyistä yhtenäisempien sisäistä valvontaa ja ris kien hal lin taa koskevien rakenteiden luominen kuntiin. Muutoksen myö tä myös luovutaan velvoitteesta valita tilintarkastajat val tuus to kau dek si. Sisäisen valvonnan ohje: Siikajoen sisäisen valvonnan ohje ja tarkastussääntö ovat päi vi tet tävi nä liittyen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ke hit tä mis teh tävään. Sisäisen valvonnan ohjetta on käsitelty joh to ryh mäs sä 9.8.2013. Sisäisen valvonnan ohje liitetään osak si päivitettävää hallintosääntöä. Hallintosäännön hy väk syy valtuusto. Sisäisen valvonnan ohjeeseen on tehty seuraavat muu tok set: Lisätty sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet: sisäisen valvonnan organisaatiokaavio sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tarkoitus ja ta voit teet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävät ja vas tuut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kytkentä joh ta mis jär jestel mään, talousarvioon ja pää tök sen te ko pro ses siin sisäisen valvonnan toteuttaminen riskienhallinnan kokonaisvaltaisuus ja ulottuminen ul kois tet tuihin palveluihin sekä koko kuntakonserniin riskeihin suhtautuminen, riskeistä ja ris kien hal lin nas ta raportointi
Kappaleeseen kunnan talouden hoito on sisällytetty osiot: maksuliikenne ja kirjanpito atk järjestelmä asiakirjahallinta vastuualueet ja vastuuhenkilöt Uutena asiana ovat tilivelvollisuus ja tilivelvolliset henkilöt. Ti li vel vol lisis ta esityksen tekee tarkastuslautakunta kun nan val tuus tol le päätettäväksi. Lisäksi ohjeeseen on sisällytetty johtavien viranhaltijoiden si jai set. Tarkastussääntö: Tarkastussäännön kohta 1 on tarkennettu (ulkoinen val von ta ja sisäinen valvonta). Tarkastussäännön kohta 5 tilintarkastajan valinta on toi mi kau den pituudeksi muutettu kuusi (6) vuotta. Kun nan val tuus to on asian hyväksynyt 10.10.2012 65. Kj:n esitys: Kunnanhallitus päättää hyväksyä sisäisen valvonnan ohjeet ja tarkastussäännön. Molemmat ohjeet lähetetään tar kas tus lau ta kunnal le käsiteltäviksi ja sen jälkeen valtuuston hy säk syt tä vik si. Ehdotuksen tilivelvollisista sisäisen valvonnan ohjeeseen te kee tarkastuslautakunta valtuustolle. Kh:n päätös: TARK 32 Hyväksyttiin. Liitteet 2 ja 3. Siikajoen hallintosääntö päivitetään mm. sisäisen valvonnan oh jeistuk sen osalta. Samoin ohjeeseen liittyvät tilivelvollisia kos ke vat kohdat, jotka tarkastuslautakunnan tulee käsitellä esi tet tä väk si valtuustolle. Myös Siikajoen tarkastussäännön päivitykset käydään läpi. Talouspäällikkö Krista Kustula esittelee asiat. Päätös:
Talouspäällikkö Krista Kustula esitteli päivitetyt sisäisen val von nan ohjeet ja tarkastussäännön. Tarkastuslautakunta käsitteli asiakirjat. Tar kas tus sään töön tehdään seuraava korjaus: 2 Tarkastuslautakunnan ko koon pa no, lautakunnassa on puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja kol me (3) muuta jäsentä. Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että sisäisen val von nan ohjeisiin lisätään kohta TILIVELVOLLISET. Lisäys kir ja taan liitteessä esitetyssä muodossa (liite 1).