Liiketoiminta kehittyy kehity sinäkin! IPMA C-sertifiointivalmennus Harjoituskokeen vastaus Tieturi Oy Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg www.tieturi.fi
C-tason teoriakokeen osiot Tavoite- ja vaiheistusmääritys Ositusrakenne Aikataulutus- ja toimintaverkkotekniikka Riskit Resurssisuunnittelu- ja hallinta Kustannussuunnittelu- ja hallinta Tuloksen arvoanalyysi Projektin ohjaus ja organisointi
CASE: KESÄMÖKIN RAKENNUTTAMINEN ONNELA-PROJEKTI Sinulla on ollut pitkään unelma kesämökin rakennuttamisesta. Olet unelmoinut tulevan juhannuksen vietosta omalla mökillä, yhdessä elämänkumppanin ja lasten perheiden kanssa. Olet säästänyt mökkitilille 1. ja pahan päivän varallekin on säästössä 2.. 1) Vaiheista mökkiprojekti, ja osita se seuraavalle sivulle (työt / tehtävät seur.sivulla) 2) Perustele: a) minkä tyyppinen projekti on kyseessä, b) mihin sen vaiheistus perustuu? 3) Millä projektin toteutumista esitetyn vaiheistuksen mukaan ohjataan käytännössä? Seuraavalla sivulla on satunnaisessa järjestyksessä erilaisia tehtäviä tai tehtäväkokonaisuuksia. Sijoita ne edelleen seuraavalla sivulla olevaan osituskaavioon. Huomaa, että kaaviossa on tahallaan enemmän soluja kuin tehtäviä on. Tehtävään saattaakin olla useampi kuin yksi oikea ratkaisu.
Tehtäviä ja kokonaisuuksia tapetointi Tarvikkeet ja työkalut rakennuslupa hankintojen suunnittelu talkooväen organisointi harjakaiset Yksityiskohtaiset piirustukset rungon pystytys sisustustyöt toimitusten hyväksyminen juhannusjuhlat Hankinnat Juhlat Rakentaminen perustuksen kaivuu talon hyväksyminen (=rakennustarkastus) Alustava suunnittelu Rakennusmateriaalit Suunnittelu Projektinhallinta valutyöt Hallinnolliset työt
ONNELA Projektinhallinta Hallinnolliset työt Suunnittelu Hankinnat Rakentaminen Juhlat Talkooväen organisointi rakennuslupa Alustava suunnittelu Tarvikkeet ja työkalut perustuksen kaivuu harjakaiset Toimitusten hyväksyminen Talon hyväksyminen ( rakennustarkastus) Yksityiskohtaiset piirustukset Rakennusmateriaalit valutyöt juhannusjuhlat Hankintojen suunnittelu rungon pystytys sisustustyöt tapetointi
Tehtävä 1: Lisää vastauksia Projektinhallinta Hallinnolliset työt Suunnittelu 2) Hankinnat Rakentaminen Juhlat A) Kyseessä on rakennusprojekti, investointiprojekti B) Vaiheistus perustuu työn ositukseeen (WBS) (ei lopputuotteen) 3) Kukin vaihe jaetaan tehtäviin, joille määritellään tarkat lopputulokset. Tehtävät aikataulutetaan ja niiden toteutumista aikataulun mukaan seurataan. Vaiheiden loppuihin sijoitetaan vielä erilliset tarkastuspisteet, milestonet, joissa etenemistä arvioidaan projektin ohjausryhmän tasolla.
Aikataulutus- ja toimintoverkkotekniikka: Onnela -projektin aikatauluttaminen toteutetaan toimintoverkkosuunnittelun avulla. Alla tehtäväluettelo: NO TEHTÄVÄN NIMI KESTO EDELTÄJÄ RIIPPUVUUS- LIMITYS/ 1 tee esisuunnittelu 1 (pv) TYYPIT VIIVE (pv) 2 tee piirustukset 5 1 loppu-alku 3 hanki osat 45 2 alku-alku +1 4 viranomaisluvat 3 2 loppu-alku 5 runkotoimitus 25 2 & 3 loppu-alku 6 toim. hyväksyntä 1 4 loppu-alku 7 pystytys 9 5 loppu-alku 8 lopputarkastus 2 6 & 7 loppu-alku Täytä seuraavan sivun toimintoverkko yllä olevilla tiedoilla.
SEN JÄLKEEN KUN OLET MERKINNYT EDELLISEN SIVUN TIEDOT: Merkitse aikaiset alut (AA) ja aikaiset loput (AL) kullekin tehtävälle Merkitse myöhäiset alut (MA) ja myöhäiset loput (ML) kullekin tehtävälle Laske tehtäväkohtaiset kokonaispelivarat (KPV) ja sijoita tulokset toimintaverkkoon Laske tehtäväkohtaiset vapaat pelivarat (VPV) ja sijoita tulokset toimintaverkkoon Merkitse kriittinen polku toimintaverkkoon PAKSULLA VIIVALLA: AA KPV AL Tehtävänum ero Tehtävän kesto MA VPV ML Varmista, että riippuvuudet ja limitykset / viiveet on merkitty. Täydennä tarvittaessa.
1 1 tee esisuunnittelu 1 1 6 2 tee piirustukset 5 6 8 9 4 viranomaisluvat 3 9 8 1 6 toim. hyväksyntä 1 18 2 8 lopputarkastus 2 1 1 65 14 17 17 8 18 18 2 + 1 2 65 3 hanki osat 65 9 5 runkotoimitus 9 18 7 pystytys 45 25 9 2 65 65 9 9 18 Kriittinen polku 1-2-3-5-7-8
Tee jana-aikataulu käyttäen aikaisimpia ajankohtia (aikaisin aloitus ja lopetus); juoksevat päivänumerot Tunnus Tunnus Tehtävän nimi 1 1 tee esisuunnittelu 2 2 tee piirustukset 3 3 hanki osat 4 4 viranomaisluvat 5 5 runkotoimitus 6 6 toim. hyväksyntä 7 7 pystytys 8 8 lopputarkastus Nelj. 1, 27 Nelj. 2, 27 Nelj. 3, 2 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä 5 1 15 2 Määritä projektin kokonaiskesto päivinä: 2
Tee jana-aikataulu käyttäen myöhäisimpiä ajankohtia (myöhäisin aloitus ja lopetus); juoksevat päivänumerot Tunnus Tunnus Tehtävän nimi 1 1 tee esisuunnittelu 2 2 tee piirustukset 3 3 hanki osat 4 4 viranomaisluvat 5 5 runkotoimitus 6 6 toim. hyväksyntä 7 7 pystytys 8 8 lopputarkastus Nelj. 1, 27 Nelj. 2, 27 Nelj. 3, 2 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä 5 1 15 2
Resurssilaskenta Tehtävä Kesto Palkattu resurssi Arvioitu työmäärä Keskimäärin per päivä ID (päivää) (tuntia) (tuntia) 1 15 insinööri 6 4 2 6 insinööri 24 4 3 2 toimistotyöntekijä 8 4 5 3 kirvesmies 72 24 3 hlöä 6 1 insinööri 8 8 7 8 insinööri 192 24 3 hlöä 8 1 insinööri 2 2 1. Laske yllä olevaan taulukkoon tarvittava keskimääräinen päivittäinen työmäärä tunteina edellyttäen, että henkilöstön työmäärä jakautuu tasaisesti koko tehtävän/projektin ajalle. 2. Osoita taulukossa ne tehtävät, joihin tarvitaan yhtä aikaa enemmän kuin yksi henkilö (oletus: 8 tuntinen työpäivä, ei ylitöitä): mikä tehtävä, mitä resurssia, kuinka monta henkilöä?
Resurssien käyttö Tehtävä (ID) viikoilla 1 tee esisuunnittelu 1-3 2 tee piirustukset 4-15 3 hanki osat 8-11 4 viranomaisluvat 16-21 5 runkotoimitus 16-21 6 toimituksen hyväksyntä 22-23 7 pystytys 22-37 8 lopputarkastus 39-4 Kuvaa resurssin insinööri käyttö (KESKIMÄÄRIN TUNTIA/ PÄIVÄ) seuraavalle sivulle.
Resurssien käyttö / profiilikaavio Insinöörin käyttö keskimäärin tuntia per päivä 32 28 24 2 16 12 8 4 1 4 7 1 13 16 19 22 25 28 31 34 37 4 viikko
Resurssien käyttö / profiilikaavio Insinöörin käyttö keskimäärin tuntia per päivä 32 28 24 2 16 12 8 4 1 4 7 1 13 16 19 22 25 28 31 34 37 4 viikko lopputarkastus pystytys toim. hyväksyntä tee piirustukset tee esisuunnittelu
Kustannuslaskenta *) = 6 + 6t * 4 /t = 6 + 24 = 3 Tehtävä Kustannuslaji Kiinteät Kokonais- Viikoittaiset kustannukset ID kustannukset kustannus keskimäärin 1. erilliskust. 6 3* 1 2. materiaalikulut 24 12 1 3. materiaalikulut 224 24 6 4. erilliskust. 3 3 3 (kohdistuu vkolle 1) 5. materiaalikulut 36 18 3 6. erilliskust. 8 4 2 7. materiaalikulut 32 8 5 8. erilliskust. 12 2 1 YHTEENSÄ: 146. Onnela-projektia varten tarvitaan kustannuslaskelma. Se koostuu työvoimakuluista sekä muista kustannuksista ja kuluista. On sovittu seuraavat tuntipalkat: insinööri 4, toimistohenkilö 2, kirvesmies 2.
Kustannuslaskenta 1. Määritä jokaisen tehtävän kokonaiskustannukset ja lisää ne edellisen sivun taulukkoon. Esitä laskentamenetelmä (vähintään yhdestä tehtävästä). 2. Laske projektin kokonaisbudjetti: _146. 3. Määritä jokaisen tehtävän keskimääräiset viikoittaiset kustannukset. Viikossa on viisi työpäivää. Kaikki kustannukset jaetaan tasan tehtävän koko toiminta-ajalle, lukuun ottamatta tehtävää no 4: toimilupien hankkimisen erilliskustannukset kohdistuvat jo projektin ensimmäiselle viikolle. Lisää nämä edelliseen taulukkoon. 4. Piirrä kokonaiskustannusten profiili seuraavan sivun taulukkoon. (KUSTANNUSTEN YKSIKKÖ: 1 EUROA, AIKAYKSIKKÖ: VIIKKO)
Kustannuskertymä viikoittain, tuhansia euroja 16 14 12 1 8 6 4 2 4 5 6 7 8 9 1 17 24 31 38 39 4 41 42 45 48 51 54 57 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 15 16 17 18 19 2 21 22 23 24 25 26 27 28 29 3 31 32 33 34 35 36 37 38 39 4 67 74 79 84 89 19 114119124 14 99 94 129 134139144144 145146
per viikko Kustannukset viikoittain 8 7 6 5 4 3 2 1 1 5 9 13 17 21 25 29 33 37 Viikko lopputarkastus pystytys toim. hyväksyntä runkotoimitus viranomaisluvat hanki osat tee piirustukset tee esisuunnittelu
Kustannuskertymä Kumulatiiviset kustannukset, 16 14 12 1 8 6 4 2 1 5 9 13 17 21 25 29 33 37 lopputarkastus pystytys toim. hyväksyntä runkotoimitus viranomaisluvat hanki osat tee piirustukset tee esisuunnittelu Viikko
Projektin edistymä / tuloksen arvo Projektin tilanne viikon 18 jälkeen: - edistymisaste on 55 % (valmiusaste/prosenttia) - kokonaiskustannukset maksettujen laskujen mukaan ovat tällä hetkellä 87. 1. Arvioi projektin tuloksen arvo ko. hetkellä: EV = 55 % * 146. = 8.3 2. Arvioi projektin valmistumishetken kokonaiskustannukset, jos toiminta jatkuu samanlaisena EAC = BAC * AC / EV = 158.182 3. Löytyy laskuja, jotka osoittavat, että tehtävän 7 materiaaleista on jo maksettu 18.. Tee uusi arvio kokonaiskustannuksista ottaen tämä huomioon. AC = 87. + 18. = 15. EV = pysyy samana EAC = BAC * AC / EV = 146. * 15. / 8.3 = 19.99
Projektin riskien hallinta Mitkä ovat yleiset projektin riskien hallinnan (riskienhallintaprosessin) päävaiheet? 1. Tunnista 2. Arvioi 3. Toimenpiteiden ja varasuunnitelmien tekeminen 4. Seuranta ja valvonta Miksi projektin riskejä tulisi hallita systemaattisesti?
Organisaatio Kenelle projektiryhmän jäsenet tyypillisesti raportoivat työstään: 1. Puhtaassa linjaorganisaatiossa? Linjaesimiehelle. 2. Matriisiorganisaatiossa? Linjaesimiehelle ja projektipäällikölle 3. Puhtaassa projektiorganisaatiossa? Projektipäällikölle
Projektin ohjaus Miksi projektilla on ohjausryhmä (tai johtoryhmä)? Luo edellytykset projektin onnistumiselle Päättää tavoitteista, muutoksista Mitkä ovat projektin ohjausryhmän tärkeimmät ominaisuudet? Päätöksentekokyky ja valta Liiketoiminnan tarpeiden ymmärrys
Monivalintakysymys 1 1. Mikä seuraavista PITÄÄ aina paikkansa? A. SWOT-analyysi, sidosryhmäanalyysi ja riskianalyysi ovat toisensa korvaavia ja siten vaihtoehtoisia projektin suunnittelun ryhmätyömenetelmiä B. WBS-hierarkian käyttö markkinointiprojekteissa seuraa PBS-kaavion lanseerausta C. Tuloksen osittaminen sopii vain tietojärjestelmien toimitusprojekteihin D. Työn osittaminen (WBS) kannattaa tehdä myös pieniin projekteihin OIKEA VASTAUS: D
Monivalintakysymys 2 2. Mikä seuraavista EI pidä paikkaansa? A. Tuloksen arvo (EV) voidaan laskea kaavalla: EV = budjetti x valmiusaste B. Negatiivinen aikatauluero (SV) tarkoittaa, että projekti on edellä aikataulustaan SV = EV PV C. Tuloksen arvo menetelmässä yhdistetään aikataulu- ja kustannusseuranta projektissa tehdyn työn tulokseen D. Kustannuserolla tarkoitetaan tehdyn työn suunniteltujen kustannusten ja sen toteutuneiden kustannusten erotusta tietyllä ajan hetkellä CV = EV AC OIKEA VASTAUS: B
Monivalintakysymys 3 Mikä seuraavista PITÄÄ paikkansa? A. Kriittinen polku on löydettävissä vain projektinhallinnan ohjelmistoa käyttämällä B. Projektin pelivaroja pitää kohdentaa mahdollisimman tasaisesti eri projektin vaiheisiin ja tehtäviin, ja käyttää kaikki annetut pelivarat, jotta pysytään aikataulussa C. Varasuunnitelmien oikeaoppinen käyttö edellyttää projektin riskianalyysiä D. Kaikki projektiin liittyvät riskit ovat on aina viime kädessä projektipäällikön vastuulla OIKEA VASTAUS: C
Monivalintakysymys 4 Valitse seuraavista paikkansa pitävä väite: A. Sanojen merkitys vuorovaikutuksessa on 1 % luokkaa B. Sanat merkitsevät vuorovaikutuksessa eniten C. Sanojen merkitys vuorovaikutuksessa on suunnilleen sama kuin eleiden ja ilmeiden merkitys yhteensä D. Sanojen merkitys vuorovaikutuksessa on 2 % luokkaa OIKEA VASTAUS: A IPMA C Harjoituskoe www.tieturi.fi
Monivalintakysymys 5 Mikä seuraavista voidaan liittää proaktiiviseen asenteeseen?: A. En voi asialle mitään.. B. Katsotaan mahdolliset vaihtoehdot C. Jotkut ihmiset aiheuttavat minulle hankalia tunteita D. Minun täytyy tehdä tämä OIKEA VASTAUS: B IPMA C Harjoituskoe www.tieturi.fi
Monivalintakysymys 6 Valitse oikea/oikeat vaihtoehdot: Delphi-tekniikan käytön tarkoitus on A. Parantaa projektin lopputulosten laatua B. Arvioida tehtävien työmääriä C. Löytää kriittinen polku D. Aikatauluttaa kalastukseen liittyviä projekteja OIKEA VASTAUS: B IPMA C Harjoituskoe www.tieturi.fi